Pregatirea elaborarii actelor administrative

PREGATIREA ELABORARII ACTELOR ADMINISTRATIVE

Formele sau fazele etapei pregatitoare sunt: a) aparitia necesitatii elaborarii deciziei; b) documentarea decizionala; c) fundamentarea deciziilor potentiale, intreaga etapa fiind dublata de formalitatile procedurale prealabile adoptarii actelor juridice.

Procesul si procedura decizionala sunt declansate de aparitia necesitatii si de declansarea formelor procedurale pregatitoare. In cazul actelor administrative normative pregatirea elaborarii acestora este declansata de cele mai multe ori de aparitia unui act normativ cu putere juridica superioara. In cazul actelor individuale, necesitatea emiterii lor poate fi declansata din motive diverse.

In aceasta faza se disting mai multe perioade: cunoasterea faptelor si fenomenelor sociale care urmeaza a fi solutionate prin decizie, precum si alegerea si determinarea obiectului deciziei potentiale.

O alta etapa pregatitoare este documentarea decizionala. Adoptarea deciziei se bazeaza pe cunoasterea prealabila si aprofundata a faptelor de anumita semnificatie juridica. Aceste fapte parvin factorilor de decizie prin intermediul datelor sau informatiilor care au calitatea de a corespunde realitatii si de a o reflecta. In sens material notiunea de „informatie” desemneaza ideea mesajului sau elementul de cunoastere ce se transmite sau se ia la cunostinta, iar in sensul formal desemneaza „datele” sau materialul de prelucrat, indiferent de continutul pe care il exprima.

In afara informatiei, documentul este suportul material de fixare a cunostintelor si care poate fi identificat, transmis si consultat fara a i se altera continutului. Sunt documente actele sau inscrisurile constatatoare, planurile, inregistrarile fonice si video, hartile, sigiliile etc.

Procesul de informare cuprinde mai multe faze: culegerea, inregistrarea, transmiterea, prelucrarea si pastrarea informatiilor. In sens larg, orice activitate de informare se numeste documentare. Documentarea se clasifica, in principal, in documentare teoretica si documentare asupra situatiei de fapt.

Documentarea cuprinde mai multe etape si anume: strangerea, inregistrarea, transmiterea, prelucrarea si pastrarea informatiilor.

Strangerea datelor se poate realiza direct de catre organul de decizie sau indirect prin intermediul unor organe sau servicii interne specializate. Accesul la documentele secrete este permis numai lucratorilor institutiilor administrative respective si care pentru indeplinirea atributiilor de serviciu trebuie sa lucreze sau sa le consulte.

Inregistrarea datelor consta in transpunerea lor pe documente in vederea prelucrarii, sistematizarii, pastrarii si analizei lor.

Transmiterea datelor se face in scopul prelucrarii si analizei lor. Ea se realizeaza oral, in scris, prin telefon, fax etc. Deoarece majoritatea datelor sunt consemnate pe documente scrise, in realitate transmiterea informatiilor este o transmitere de documente.

Prelucrarea se face in functie de volumul datelor, de mijloacele tehnice si de posibilitatea de codificare, realizandu-se o prelucrare manuala, mecanica sau electronica, rezultand astfel date de sinteza.

Pastrarea datelor se face in functie de suportul material, de importanta documentelor si de natura acestora.

O a treia etapa este fundamentarea deciziilor potentiale. Metodele de fundamentare a deciziei pot fi metode clasice (metoda constructiva a variantelor care presupune elaborarea mai multor variante de solutii pentru aceeasi problema, iar prin compararea indicatorilor de eficienta se alege varianta optima) si metode moderne, cum este cea oferita de calculul operational.

Factorii de fundamentare ai deciziei pot fi factori obiectivi sau factori subiectivi, controlabili sau necontrolabili. Principiul care guverneaza fundamentarea proiectelor de decizie este cel al optimizarii lor si consta in transpunerea fenomenului real intr-un model matematic sau din transformarea situatiilor particulare in situatii generale in cazul actelor normative. Fiecare varianta reprezinta o alternativa pentru atingerea aceluiasi scop prin mijloace diferite.