Sa intelegem relatiile publice

Sa definim rel publice:

Rel pub sau PR aduc o contributie substantiala firmei. Pentru a dobandi insa o reputatie solida tb sa faceti diferenta dintre rel publice efective si improvizatiile publicitare ieftine.

Intelegerea bazelor teoretice

Rel pub reprez modul de comunicare - prob si mesaje- intre firma si public, disciplina care se ocupa de reputatia firmei respective. Scopul PR este de a castiga intelegerea si sprijinul pub-tinta, dar si de a-i infl optiunile si atitudinea. Toate acestea se pot obtine doar printr-o serie de actiuni planificate si sustinute.

Dobandirea reputatiei

Adevararul scop al PR este crearea unei reputatii solide. Acest lucru poate insemna peocuparea fata de clienti, comunicare efectiva cu publicul si responsabilitatea fata de angajati, fata de comunitatea locala si fata de mediu. Improvizatiile publicitare ieftine, menite sa insele publicul sau sa va prezinte activit in culori convenabile pt a distrage atentia de la sit reala a firmei, compromit PR si nu au ce cauta intr- campanie eficienta.

Anticiparea evenimentelor

Activit PR eficienta se concentreaza mai mult asupra prob viitoare decat asupra scuzelor, fata de personal si clienti, pt decizii mai putin inspirate. Exploatand la maximum PR veti reusi sa imbunatatiti reputatia firmei dar si sa le aratati colegilor cum munca lor poate deveni mai usoara. Demonstrati modul in care activitatea de PR poate ajuta departamentul de res umanesa optimizeze comunicarea dintre angajati si rolul pe care-i are in marketing. Verificati dc directorul executiv stie ca rel pub pozitive det rel mai bune cu investitorii si, deci un curs mai vun al actiunilor.

Rezultate bune

Rezultate proaste

Relatiile publice si marketingul :

Desi pare sa nu existe o diferenta clara intre PR si marketing, fiecare dintre acestea are rolul sau bine stabilit in succesul firmei. Folositi PR pentru a sprijini marketingul si coordonarile cele doua activitati pt un impact maxim.

Locul PR in mixul de marketing

Marketingul pune de acord un produs cu pretul potrivit, stabileste piata de desfacere si se ocupa de promovarea lui. Aceste componente sunt numite mix de marketing, sau cei 4 P :

produs ;

pret

piata

promovare.

Activitatea de Pr este considerata adesea cel de-al cincilea P al combinatiei : perceptia. Consumatorii prefera sa aiba de-a face cu firme despre care au o parere buna, iar rel pub eficiente creeaza o perceptie pozitiva, dezvoltand un cadru propice marketingului de succes.

Cum sa colaborati ?

Pentru un impact maxim, activitatile de PR si marketing trebuie coordonate. Cand departamentul de marketing promoveaza produse sau servicii noi, asigurati-le bunavointa presei. Folositi site-ul web ca instrument de marketing, dar si pentru activitatea de PR, prin crearea unui spatiu pentru diverse declaratii de presa, informatii generale si fotoreportaje. Numai campaniile combinate de PR si marketing aduc avantaje maxime.

Comunicarea eficienta

Relatiile publice se mai numesc si comunicare, deoarece la baza lor sta dialogul constructiv. Pentru asigurarea succesului, comunicarea trebuie sa fie reciproca. Fiti atent si la mesajele nonverbale sau neintentionate

Intelegerea comunicarii

O buna comunicare va permite sa stabiliti relatii durabile cu publicul- tinta, sa schimbati perceptiile negative si sa evitatti neintelegerile care genereaza rea-vointa. O comunicare ineficienta ii face pe clienti sa se simta ignorati si ii indeparteaza de dvs. Recurgeti la toate mijloacele de comunicare: scrisori, e- mail, discutii fata in fata si materiale publicitare.

Asigurarea comunicarii reciproce

Comunicarea in sine este un proces bidirectional. Pe langa transmiterea mesajelor in conditii bune, firma trebuie sa puna punct la punct si mecanismele de primire a lor de la personal, furnizori si public. ajutati oamenii sa comunice cu dvs. Trimiteti chestionare si asteptati feedback-ul. Folositi cutii pentru sugestii sau fluturasi pentru comentarii. Pe site-ul web instalati un dispozitiv de raspuns la mailuri. Cand primiti mesaje, aratati-va aprecierea raspunzand prompt celor care au avut amabilitatea de a va contacta.

Trimiterea mesajelor corecte

Nu transmiteti mesaje neintentionate. Bodyguarzi solizi la usa,afise cu reglementari severe ori personal nepoliticos, nepriceput sau indiferent, toate acestea transmit mesaje puternice, dar negative, aratand o firma neprimitoare si nepasatoare. Nu subestimati impactul pe care il pot avea atitudinea personalului sau diversele reglementari in crearea unei imagini nefavorabile. Priviti-va firma ca si cum ati vedea-o pentru prima impresie a noilor angajati, a noilor clienti sau a celor care va viziteaza firma pentru prima data. Ascultati ce va spun si incercati sa inlaturati mesajele negative neintentionate.

Receptarea mesajelor nonverbale:mesajele nonverbale sunt foarte puternice. Atitudinea indiferenta, refractara a unui angajat deterioreaza increderea in firma;un limbaj corporal plin de solicitudine si intelegere atrage bunavointa

Abordarea strategica

Planificarea strategica a PR pe termen lung este mult mai eficienta decat activitatea in salturi, dezordonata. Stabiliti jaloanele campaniei dvs. Pentru ca obiectivele sa fie clare, activitatea planificata, progresul monitorizat, iar rezultatele masurate.

Intelegerea strategiei

Pentru o abordare dinamica a acestei activitati trebuie sa va stabiliti o strategie care, impreuna cu cea de marketing, va sprujini strategia generala a firmei. De aceea, cand schitatti strategia generala a firmei. De aceea, cand chitati strategia PR ar fi bine sa-i implicati si pe cei responsabili de strategia firmei si de cea de marketing. Ei va vor explica strategia de ansamblu a organizatiei, iar dvs le veti arata modul in care activitatea de PR va contribui la atingerea obiectivelor comune.

Stabilirea obiectivelor

Primul pas in planificarea strategica este stabilirea obiectivelor, care vor defini ce doriti sa realizati: imbunatatirea reputatiei firmei, o mai buna cunoastere a ei ori stabilirea unor relatii mai solide cu grupuri -cheie. Un set de obiective clare va vor ajuta sa ajungeti la tinta, sa progresati, sa cuantificati rezultatele si sa apreciati eficienta. Stabiliti-va obiectivele de la inceput, dar alocati suficient timp pentru a le realiza. Intreaga activitate Pr va fi focalizata spre aceasta finalitate.

Identificarea publicului-tinta

Cea mai mare parte a firmelor se adreseaza unui public, unor grupuri de audienta, iar o abordare strategica implica identificarea acestora.

Unele dintre sunt mai importante.

Audienta poate cuprinde:

• Clienti;
• Personal;
• Mass-media;
• Public;
• Investitori/actionari;
• Analisti de marketing;
• Alte persoane;
• Comunitatea locala;
• Autoritati locale, regionale/statale, guvern.

Definirea mesajelor-cheie

Toate firmele vor sa transmita anumite mesaje-cheie. De exemplu, doriti sa aratati cat de novatoarea sau cat de atenta este organizatia dvs. Pe langa acestea, exista si anumite mesaje personalizate pentru principala audienta. Cand lansati un nou produs, investitorii vor sa cunoasca orive impact asupra cursului actiunilor. Centrul de interes al mass-media si al comunitatii poate fi impactul asupra mediului.incercati sa dati fiecarui segment de audienta informatia de care are nevoie.

Realizarea obiectivelor

Activitatea de PR presupune o cercetare temeinica, planificare si discutii. Cum va puteti realiza obiectivele? Ce idei aveti pentru a transmite mesajele dorite principalelor segmente de audienta? Schitati un plan de idei care va va ajuta. Calculati costul fiecarei idei in parte, decideti pe care le puneti in practica, apoi stabiliti programul activitatii. Includeti si detalii de tipul: cine raspunde de fiecare activitate, datele de incepere si cele de finalizare. Organizati sedinte regulate cu toticei implicati pentru a inregistra progresul si pentru a rezolva problemele.

Planul de actiune:

Strategia PR un document scris nu doar o serie de idei de memorat. Scriind, va veti concentra mai bine asupra a ceea ce trebuie sa realizati, cum si cand. Notati informatii despre principalele segmente de audienta si mesajele pentru fiecare. Includeti, de asemenea, obiectivele si - linii mari - modalitatile de a le atinge. Specificati ce masuri veti lua pentru a evalua succesul si stabiliti o data pentru evaluarea provizorie. Partea finala a strategiei cuprinde programul dvs. de activitate.

Evaluarea eficientei.

Cuantificarea eficientei este un element important al unor relatii publice strategice, o activitate prin care stabiliti daca obiectivele au fost sau nu atinse,. Folositi chestionare, grupuri-tinta si alte metode de cercetare pentru a stabili daca mesajele dvs au avut rezultatul dorit. Efectuati cercetarea atat inainte, cat si dupa campania publicitara, pentru a avea o imagine exacta a schimbarilor de comportament sau de atitudine. Folositi evaluarea pentru a afla tacticile si tehnicile pe care sa le aplicati si pe care nu. Aceste informatii va vor ajuta sa fiti mai eficient in viitor.

Comunicarea cu personalul

O buna activitate de PR incepe "de acasa". Un personal binevoitor creeaza o imagine favorabila, deci nu considerati angajatii doar "forta de munca", ci si audienta-tinta. Mentineti-le devotamentul printr-o comunicare eficienta.

Informati personalul

Folositi tehnicile PR pentru a stabili o relatie reala si profitabila cu angajatii. Este nevoie ca oamenii sa stie ce se intampla in firma si trebuie sa le comunicati de la inceput actiunile care-i vor afecta. Informati-i despre noii angajati sau posturi, promovari, produse sau servicii noi,publicitate, marketing, rezultate financiare si perspective. O comunicare eficienta in firma este in avantajul tuturor.

Stabilirea unui dialog real

Nu neglijati avantajele transmiterii informatiei si stabiliti un canal real, deschis, bidirectional intre angajati si conducere. Oamenii sunt uneori sceptici atunci cand este vorba despre comunicarea interna, folosita adesea doar pentru vesti proaste. Neincrederea este justuficata daca personalul trebuie sa asculte doar propaganda firmei. Oamenii doresc sa stie toate noutatile, bune sau rele, prezentate intr-o maniera directa si sincera. Fluxul informational trebuie sa fie bidirectional. Membrii echipei pot avea o contributie importanta daca ii incurajati sa-si spuna ideile.

Evaluarea comunicarii

Ati putea fi surprins de modul in care personalul apreciaza eficienta comunicarii interne sau lipsa acesteia. Incercati sa aflati ce gandesc oamenii. Care sunt blocajele informationale? Le souneti angajatilor preamult sau prea putin?inteleg ei mesajele dvs? Le cred? Alcatuiti un chestionarcare sa cuprinda intrebari relevante pentru a identifica problemele. Studiati raspunsurile. Faceti un plan, comunicati-l personalului si aplicati-l.

Grija fata de reputatia firmei.

Buna imagine a unei firme este oproblema de fond si construirea ei implica mai mult decat un exercitiu cosmetic. Evaluati-va cu atentie imaginea, alcatuiti un plan de actiune pentru a rezolva aspectele critice si straduiti-va sa va mentineti reputatia.

Evaluarea imaginii:

Incercati sa aflati ce crede publicul despre dvs, prin chestionare si grupuri focus, combinate cu o evaluare a principalelor metode decomunicare de care dispuneti. Cautati mesajele neintentionate. De exemplu, ce mesaj transmite un camion pentru livrare murdar ? Examinati toate aceste aspecte ale muncii dvs carepot « spune » ceva legat de firma, inclusiv sediul, strategia sau preocuparea fata de clienti. Intrebati-va "daca as stu doar asta, ce as crede eu despre firma noastra?"

Stabilirea unui plan de actiuni.

Dupa ce ati identificat aspectele negative ale imagini dvs, trebuie sa le corectati, stabilind o serie deidei practice si punand la punct un plan de actiune viabil, menit sa imbunatateasca perceptiafata de dvs. Atribuiti fiecare actiune unei persoane care sa aiba competentele, autoritatea si timpul necesar pentru a o duce la indeplinire. Acordati-le acestor persoane un buget suficient si stabiliti impreuna datele de incepere si de finalizare. Organizati un instructaj general pentru ca oamenii sa vada activitatea in ansamblu si sa inteleaga motivele actiunii. Cereti sa fiti informat tot timpul pentru a urmari aplicarea planului.

Mentinerea reputatiei

O mai buna imagine se creeaza in zile si poate fi distrusa in cateva secunde. Straduiti-va sa va pastrati imaginea castigata cu greu. Aratati angajatilor ca ii apreciati, tratati-i bine si fiti deschis in comunicare. Oamenii nemultumiti le spun prietenilor necazurile lor si pericliteaza imaginea debun patron. Personalul dezamagit presteaza de obicei servicii proaste, care va vor eroda imaginea. Tratati clientii cu atentie pentru a nu avea reclamatii; cand acestea apar totusi, rezolvati-le cu delicatete, corectitudine si amabilitate.

Grija fata de clienti

Grija fata de clienti reprezinta punctul central al unor PR eficiente, factorul de care depinde reputatia dvs. Asigurati multumirea deplina a clientului prin perfectionarea personalului, introducerea "cartei clientului" si rectificarea prompta a greselilor.

Asigurarea unei bune serviri.

Una dintre cele mai eficiente metode de a va crea si pastra o buna imagine este munca asidua pentru multumirea clientului. Ignorarea clientului va pericliteaza reputatia. Extrem deputini angajati sunt capabili sa fie amabili in mod firesc. Majoritatea au nevoie de indrumare, dar, in acelasi timp, trebuie sa se simta motivati. Verificati daca oamenii stiu ceea ce asteptati de la ei. Concepeti un set de standarde cuantificabile de buna servite si stimulati personalul sa le respecte.

Alcatuirea "cartei clientului".

Alcatuiti o "carta a clientului": ce anume pot astepta clientii de la dvs sice masuri veti lua daca nu va respectati promisiunile. Procedand astfel, va puteti imbunatati reputatia, castigand increderea oamenilor. Specificati termenul de raspuns la telefon, scrisori, faxuri si mailuri, sau cel de onoare a comenzilor. Aratati modalitatea clara de a rezolva reclamatiile si primiti marfa inapoi cu defecte sau pe cea nedorita. Faceti in asa fel incat oamenii sa doreasca sa lucreze si alta dat cu dvs.

Fiti indatoritor.

Adoptati o atitudine de tipul "pot face". Regulile, reglementarile, strategia sau atitudinea pesonalului dintr-o organizatie se opun adesea unei bune serviri a clientului. De exemplu, a insista ca toate cererile sa fie inaintate in scris dovedeste inflexibilitate si ostilitate. Verificati reglementarile care se refera la clienti: sunt toate necesare? Incercati sa fiti flexibil atunci cand se poate. Instruiti personalul sa fie binevoitor si sa satisfaca toate cererile rezonabile ale clientilor. Multumirea totala a clientului ar trebui sa fie obiectivul intregului personal.

Nu uitati:

• Nu folositi strategia si reglementarile ca scuza pentru proasta servire a clientului;
• Nu subestimati puterea "pasiunii": angajatii care lucreaza cu placere si sunt pasionati de munca lor contribuie la reputatia firmei si ii confera o buna imagine.
• Angajatii care sunt tratati bine vor sustine organizatia; ceilalti o vor critica.

Planificarea unei campanii

Campaniile reprezinta cea mai populara metoda de a face cunoscuta firma si de a-i construi o imagine pozitiva. Pregatiti campania cu grija, lansati-o cu multa publicitate si sustineti-o pana la atingerea obiectivelor

Organizarea campaniei

Firmele pot organiza campanii in srpijinul lansarii unor produse sauisi pot uni fortele intr-o campanie comerciala care sapromoveze o anumita ramura industriala ori care sa sustina o serie de aspecte - locale, nationale, internationale - ce afecteaza industria respectiva. Inainte de lansarea campaniei, luati in considerare toate aceste aspecte. Stabiliti-va obiectivele (ce doriti sa realizati), tinta (pe cine vreti sa influentati), tactica si metodele (cum va veti atinge obiectivele). Examinati, de asemenea, ce atuuri aveti, dar si punctele slabe, adunati faptele si anticipati argumentele opozitiei.

Dati un nume campaniei

Este bine sa dati un nume campaniei. Puteti transforma astfel o serie nebuloasa de obiectivele intr-o entitate cu propria-i identitate, care-i va ajuta pe sustinatori sa se identifice cu cauza dvs. Numele trebuie sa fie obiect, usor de retinut si, de preferinta, scurt. Individualizati si mai mult campania printr-o sigla inspirata si dati-i identitate vizuala, folosind diverse materiale publicitare,pentru a-i promova si a-i sublinia obiectivele. Un slogan "vioi" care sa-i sintetizeze scopul nu este o idee rea.

Nu uitati:

• Numele campaniilor internationale trebuie verificate pentru a evita traducerile inadecvate.
• Un nume lung se poate reduce la un acronim usor de pronuntat.
• Adaugarea unui slogan poate mari impactul.
• Dezbaterile sunt o buna metoda pentru a stabili numele campaniei.

35. Anuntati succesele pentru a mentine interesul.

Alte materiale necesare.

Cele mai multe campanii au nevoie si de materiale scrise pentru informare si educare, pentru a convinge si a castiga sustinatori, pentru a-si face cunoscute obiectivele. Acestea pot fi pliante de prezentare, postere si alte materiale promotionale, baloane, ecusoane, pixuri si pungi cu indemnele campaniei. O alta metoda buna de a va face cunoscut este campania video. Daca doriti sa incurajati suporterii sa se implice in campanie, pregatiti materiale care sa le arate cum va pot sprijini si editati brusuri cu informatiile de care au nevoie atunci cand va sustin.

36. Invitati mass-media la lansarea campaniei.
37. Fiti creativ si inventiv pentru ava mentine in centrul atentiei.

Mentierea interesului.

Un plan al desfasurarii campaniei in viitor va evita intrarea acesteia intr-un con de umbra dupa o lansare de succes. Alcatuiti un program dupa lansare, pe saptamani si luni. Ganditi-va la modalitati de a va face publicitate si a populariza mesajul campaniei. Promovati informatiile noi care le aveti. Ganditi-va si la eventuale fotografii cu personalitati. Organizati expozitii si prezentari.

Organizarea unor actiuni

38. Lasati-va ajutat inca din faza de planificare.

O mare parte din activitatea de relatii publice se bazeaza pe diverse actiuni, a caror organizare presupune anumite abilitati de baza. Aduceti idei creative, selectati cu grija actiunii si planificati si ultimul detaliu pentru a face o zi de neuitat.

39. Incercatu sa fiti original pentru a organiza o actiune memorabila.
40. Alegeti un loc sau invitati un VIP care sa aiba legatura cu actiunea.

Planificarea actiunii

Puteti avea in vedere diverse actiuni de PR, de la lansare de produs si inaugurari de fabrici, magazine say sedii pana la diverse petreceri, zile de vizita in firma, conferinte de presa, expozitii, actiuni de protocol. Toate acestea au ca scop consolidarea loialitatii clientilor si asigurarea unei mai bune reputatii a firmei. Unele necesitadoar abilitati organizationale, pentru altele se cere si creativitate. Pentru organizarea unei actiuni memorabile aveti nevoie de idei interesante si originale. In aceasta situatie puteti sa inchiriati un spatiu mai deosebit - un muzeu, un studio de film - sau sa invitati un sportiv renumit, un actor sau un cantaret.

41. Atentie: nu organizati o actiune in aer liber iarna!

Stabilirea datei.

Data unei actiuni poate fi prestabilita, ca in cazul aniversarii firmei. Adesea insa aveti posibilitatea de a o influenta. Daca sunteti in masura sa hotarati cand va avea loc o actiune, incercati s-o legati de o alta sau de un eveniment la ordinea zilei. O actiune dedicata cuplurilor poate fi organizata, de exemplu , de Ziua Indragostitilor. Atentie la evenimente care v-ar putea concura: ar fi foarte neplacut ca o alta actiune sa focalizeze toata atentia.

Ce e de facut :

1. stabiliti o data care sa nu se suprapuna peste alte evenimete majore;
2. alegeti un loc adecvat pentru lansare;
3. stabiliti invitatii - suporteri, politicieni si mass- media;
4. stabiliti ce fel de lansare doriti - conferinta de presa, seminar etc.

Alegerea unui comitet.

Actiunile de mica amploare pot fi organizate de o singura persoana, dar pentru planificarea uneia mai importanta aveti nevoie de sprijin. Formati o echipa de planificare pentru actiuni majore, implicandu-se pe cei care au timpul si abilitatile necesare pentru a va asista. Cautati oameni bine organizati si entuziasti, si implicati-i cat mai devreme posibil pentru a contribui la succesul actiunii. In timpul actiunii puteti trece cu usurinta peste unele aspecte aparent minore, dar foarte importante, asa ca intocmiti o lista cu tot ceea ce trebuie facut si stabiliti persoanele din echipa care sa raspunda de fiecare detaliu.

42. verificati referintele vorbitorulor pentru a nu avea surprize.

Instruirea participantilor-cheie.

Daca aveti invitati care au un rol in desfasurarea actiunii - sa tina un discurs sau sa oficieza ceremonia de deschidere - trebuie sa le data instructiuni precise, mai ales daca nu sunt familiarizati cu firma. Cu cat vor fi mai informati, cu atat mai bine isi vor indeplini rolul. Explicati-le, de preferat intr-o discutie directa, si confirmati-le apoi in scris tot ce doriti de la ei. Comunicati-le clar obiectivele, ce trebuie sa faca si cine va mai participa. Spuneti-le cand trebuie sa ajunga si cat trebuie sa stea. Daca este nevoie, dati-le informatii generale despre firma, o harta, instructiuni pentru parcarea masinii etc.

[pregatirea materialului pentru un oaspete vorbitor: dati-i invitatului in scris, din timp, o schita de discurs si principalele puncte care trebuie atinse. El isi va putea pregati notite pentru ca toutl sa se desfasoare.]

43. Alegeti locul care sa avantajeze imaginea firmei.

Inchirierea unui loc

Alcatuiti o lista a principalelor locuri pentru a compara avantajele si dezavantajele fiecaruia, tinand mereu cont de costuri, localizare, capacitate si facilitati. Concentrati-va asupra atmosferei pe care o doriti s-o creati: va fi o ocazie "serioasa", de distractie sau una neprotocolara? Locul va imprima atmosfera actiunii. Ganditi-va daca este accesibil oaspetilor - se ajunge usor cu mijloacele de transport in comun sau va trebui sa va ocupati de transport?

[Confirmarea detaliilor: Cand stabiliti ceva - echipament, vorbitori, local, mancare, si altele - confirmati aranjamentul si pretentiile in scris. Pastrati toata corespondenta si notati convorbirile telefonice.]

Stimata Janet Smith

Va scriu pentru a va confirma ceea ce am discutat in timpul vizitei mele de la inceputul saptamanii.

As dori sa inchiriez, pentru seminarul nostru anual, sala de conferinte si cele doua sali alaturate de la Grand Hotel pe 20 august, de la ora 9 la 17. De asemenea, avem nevoie in exclusivitate de sala de receptii, de la 12.30 la 13.30 si de 15 la 15.30.

[specificati data si orele]

In total vor fi 150 de participanti, 140 de oaspeti si 10 angajati. La sosirea delegatilor, la ora 9.30 (eu voi sosi la 9), ii vom primi cu ceai, cafea si biscuiti, servite de personalul dvs in sala de conferinte. Dupa cum am convenit, veti pregati si ceaiuri de plante. La ora 15 se vor servi din nou cu ceai, cafea si biscuiti, in sala de conferinte.

[confirmati toate cererile]

Delegatii vor trece la ora 12.30 in sala de receptii, unde vor lua masa de pranz. Preferam meniul B. Cu o saptamana inainte va voi contacta pentru a stabili detaliile legate de meniurile speciale si de numarul lor. In orice caz, veti avea pregatite cinci portii vegetariene in plus pentru delegatii care nu au facut comanda din timp. La fiecare masa de patru persoane vor fi o sticla de vin rosu si doua de apa minerala. Toate mesele vor fi decorate cu buchetele de garoafe.

Vom acea nevoie de cate un retroproiector si cate un ecran in fiecare din cele trei Sali, precum si de un suport pentru rechizite in cele doua Sali alaturate. Noi vom aduce ecusoanele, hartia de scris si pixurile.

[precizati toate facilitatile de care aveti nevoie si verificati daca se acceota ceea ce doriti sa aduceti dvs]

Va rog sa-mi confirmati in termen de sapte zile daca sunteti de acord cu cererile noastre.

[cereti sa va confirmati in scris ca sunt de acord cu tot ceea ce ati cerut]

Cu stima

Paula Wilson

Director Relatii Publice

[Fiti pregatit: alcatuiti lista facilitatilor si echipamentul de care aveti nevoie: sistem de sonorizare; toalete portabile; mese si scaune; retroproiectoare; videoproiectoare; lumini; pupitru pentru vorbitori; ecusoane; corturi; barieire pentru restrictionarea trecerii. Nu uitati personalul: oameni de ordine si pentru parcare, tehnicieni. Fiti atent la detalii si nu uitati nimic.]

Rezolvarea aspectelor legale si de siguranta.

Cand organizati o actiune, raspundeti si de siguranta participantilor si trebuie sa luati toate masurile pentru-i proteja. Interesati-va ce trebuie sa faceti pentru ca actiunea dvs sa se desfasoare in siguranta si sa fie legala. S-ar putea sa aveti de-a face cu legi sau reglementari locale conform carora trebuie, de exemplu, sa obtineti licenta pentru servirea bauturilor alcoolice sau aprobarea politiei. Ar trebui sa existe si anumite reglementari de igiena alimentatiei pe care trebuie sa le aveti in vedere. Nu uitati nici oamenii de ordine sau personalul de prim ajutor. Uneori sunt necesare bariere de protectie. Luati-va toate aprobarile necesare. Daca organizati un eveniment de amploare, cereti sfatul unui profesionist.

Expozitie in cadrul actiunilor.

44. ganditi-va bine ce vreti sa realizati prin expozitie.

O expozitie va da prilejul de a prezenta publicului mesajul dvs    si de a-l informa asupra activitatii pe care o desfasurati. Hotarati ce vreti sa realizati, alegati-va locul de expunere cu grija si planificati totul pentru ca actiunea sa fie o reusita.

E bine sa expuneti?

Expozitiile menite sa stimuleze vanzarea (la targurile comerciale) sunt organizate de departamentul de marketing. De cele care au ca scop convingerea, educarea, promovarea unei imagini sau ridicarea profilului firmei se ocupa personalul de la PR. Cumpararea unui stand, personalul necesar pentru a-l deservi si panourile publicitare pot fi scumpe, dar va ofera ocazia de a ajunge fata in fata cu publicul-tinta si de a-l angaja in discutii referitoare la activitatea dvs.

Alegerea locului.

Cheia succesului in cazul unei expozitii este alegerea locului potrivit - care va atrage publicul-tinta. Daca vreti sa expuneti in cadrul unei expozitii importante, cereti organizatorilor detalii asupra profilului publicului pentru a decide daca locul este potrivit pentru dvs. intrebati cine va mai expune acolo. Informati-va asupra strategiei promotionale a organizatorilor (reclame, articole de presa, pliante etc.) pentru a face cunoscut evenimentul. Asigurati-va ca expozitia va atrage oamenii care va intereseaza.

[Locul standului:vizitati locul dinainte pentru a stabili unde instalati standul. Cautati ca standul dvs sa ocupe o pozitie centrala, luminoasa, care va atrage un numar mare de vizitatori.]

Personalul de la stand.

Afisele si panourile informative de la standul dvs va promoveaza destul de bine mesajul, dar standurile cu personal sunt un mijloc mult mai eficient (si mai scump) de comunicare. Alegeti oameni sociabili, carora le place sa stea de vorba si care sa aiba nivelul cerut de evenimentul respectiv. De exemplu, personalul de la o conferinta cu directori executivi trebuie sa fie format din oameni pregatiti, care sa poate vorbi fluent si in cunostinta de cauza cu invitatii. Instruiti personalul pentru a sti ce promoveaza si a putea raspunde la intrebari. Organizati ture, pentru ca la stand sa se afle mereu cineva.

[Transmiterea mesajului: instruiti personalul pentru a sti ce sa le ofere vizitatorilor, indiferent daca este vorba de obiecte sau d eo demonstratie video. Vizitatorii trebuie sa plece de la stand cu mesajul dvs - in mana sau in minte.]

45. prea multi oameni stand indeparteaza vizitatorii.

Atragerea publicului la stand.

A sta la stand poate fi uneori destul de neplacut. Oamenii trec pe l;anga dvs si este dificil sa-i faceti sa se opreasca pentru a privi. Ganditi-va cum ati putea totusi atrage vizitatorii: organizand o tombola, oferind gratis racoritoare sau consultatii? Ce ati putea expune in stand pentru ca oamenii sa-l viziteze? Computerele interactive, demonstratiile, discutiile si renumite - toate acestea pot atrage vizitatorii. Aranjati standul in asa fel incat sa fie accesibil, sa nu aiba bariere la intrare, sa fie atragator, colorat si placut. Personalul amabil si atent contribuie mult la sporirea numarului de vizitatori.

[Nu uitati:

negociati inainte de a plati pentru stand. Veti fi in castig.

Standul si exponatele trebuie asigurate.

Materialul informativ trebuie sa fie suficient.

Urmariti cu atentie reactiile dupa actiune.]

Perfectionati-va abilitatile de prezentare.

46. notati-va punctele-cheie pentru a vi le aminti.

O activitate eficienta in domeniul relatiilor publice necesita mai ales abilitati de comunicare, indiferent daca vorbiti cu un om sau cu 100. invatati sa va pregatiti prezentarile, stapaniti-va emotiile, iar la sfarsit evaluati-va performanta in mod corect,

47. Dozati ritmul si nu incheiati brusc.

Pregatiti-va pentru prezentare.

Doar putini dintre noi sunt oratori innascuti. In majoritatea cazurilor, succesul unei prezentari depinde de o pregatire minutioasa. Incepeti prin a afla cat mai multe despre cei carora va adresati, pentru a va alege tonul potrivit. Cay de numeros va fi publicul? Participantii vor veni de buna voie? Stiu ceva despre subiectul respectiv? Care sunt varsta si sexul predominante? Exista afiliere relevante? Ganditi-va ce stil veti adopta:usor si anecdotic sau serios si academic?

48. Alegeti stilul in functie de public.

Nu neglijati detaliile.

Pentru a avea incredere in dvs cand va aflati in fata publicului, informati-va asupra locului actiunii si a organizarii. Scaunele vor fi aranjate ca la teatru, in jurul unei mese sau in forma de potcoava? Apoi, concentrati-va asupra discursului. Definiti-i scopul si rezultatul scontat, stabiliti tema, adunati materialul necesar si organizati-l intr-o structura logica. Impartiti-l in capitole pentru a va fi mai usor. Pregatiti-va notite si distribuiti publicului copii sau alte materiale.

[Ce e de facut:

1. aflati daca trebuie sa tineti un discurs, o prelegere sau sa conduceti o discutie.
2. aflati daca actiunea este protocolara sau nu.
3. intrebati cat timp aveti la dispozitie.
4. intrebatu cat de numeroasa va fi asistenta.]

Gasiti-va propriul stil.

Oratorii de succes au prestanta si un stil personal, iar imitarea lor pare tentanta. Trebuie sa va dezvoltati un stil care sa vi se potriveasca. In acest fel veti fi sincer, lucru care va va ajuta in cucerirea asistentei. Folositi cuvinte si expresii uzuale. Incercati sa fiti dvs insiva si imaginati-va ca va adresati unei persoane, nu unui public. Vorbiti cu entuziasm, chiar cu pasiune. Incercati sa transmiteti ceea ce simtiti. Amintiti-va ca entuziasmul este contagios.

[contactul vizual stabileste un raport pozitiv.=>vorbeste cu incredere: siguranta de sine emana credibilitate. Vorbiti intr-un ritm natural si incercati sa pastrati contactul cu publicul.]

[limbajul unui trup relaxat transmite incredere (haina deschisa creeaza impresia de onestitate.) => arata si se simte bine: limbajul unui trup relaxat transmite sinceritate si deschidere. Faceti pauze pentru a observa reactia auditorului.]

[gesturile cu mana deschisa indica integritate=>gesticuleaza: gesturile cu mana deschisa subliniaza punctele-cheie. Gesticulati corect pentru a atrage atentia auditorului.]

49. daca folositi un microfon, nu va ascundeti in spatele lui.

Stapaniti-va emotiile.

Este normal sa deveniti emotionat la gandul ca veti vorbi in fata unei asistente, oricat de mica. De fapt, surplusul de adrenalina datorat nervozitatii va ajuta sa faceti fata stresului prezentarii. Emotiile prea mari trebuie insa controlate. Increderea in faptul ca stapaniti subiectul actioneaza ca un calmant nervos. Repetati inainte, pentru a va convinge ca veti reusi. Apelati la tehnicile respiratorii pentru a va controla si a va stapani respiratia. Folositi o parte din energia nervoasa pentru a va insufleti discursul. Luati-va un pahar cu apa pentru a-l avea la indemana daca vi se usuca gura, respirati adanc si incepeti. Uneori e bine sa recunoasteti ca aveti emotii: sparg gheata si astrag bunavointa.

50. N uitati sa zambiti - dar numai cand e normal s-o faceti.

In fata asistentei.

Primele minute ale discursului sunt cele mai dificile. Dupa ce incepeti, totul va fi mai usor. Stabiliti un raport cu auditoriul. Folositi-va de contactul vizual pentru a starni si a mentine interesul. In introducere prezentati si cuprinsul comunicarii. Anuntati canf veti termina, daca faceti pauze, daca le veti da copii ale discursului si daca veti raspunde la intrebari. Pana ce terminati introducerea veti fi deja mai calm. Imediat dupa incheierea discursului, evaluati-va performanta. V-ati descurcat bine? Ce nu a fost tocmai bun? Respectati-va promisiunile facute, de exemplu furnizati si alte informatii.

51. incepeti prin a arata caldura, prietenie si entuziasm.

Construirea unui site pe internet.

52. Cautati in alte site-uri web idei pe care sa le adoptati.

Pe masura ce milioane de oameni se conecteaza la internet, site-ul web se transforma rapid intr-un instrument esential in comunicare. Instalati-va un site informativ si convingator pentru a reusi sa comunicati cu publicul-tinta.

53. toate graficele trebuie sa se incarce usor.

Crearea unui site web.

Un site web profesionist va imbunatateste imaginea sistimuleaza comunicarea. Daca firma nu are inca un site web, ganditi-va serios sa creati unul. Publicul caruia va adresati poate trage concluzii in defavoarea dvs daca nu sunteti prezent in spatiul cibernetic. Puteti cumpara sau descarca software care va va ajuta sa creati un site, dar acesta trebuie sa fie profesionist, deoarece contribuie la imaginea firmei. Evitati crearea unui site care poate parea opera unui amator. Daca nu aveti un specialist in firma, angajati un designer di site-uri web.

54. includeti adresa web pe toate materialele publicitare.

[instruirea designerului web: hotarati-va cum vreti sa folositi site-ul. Doriti sa informati si sa educati, sa va faceti cunoscut sau sa initiati o campanie? Scopul site-ului ii va dicta continutul. Explicati-i designerului ce doriti pentru a-l putea crea in functie de trebuintele dvs.]

Construirea unui site web.

Continutul site-ului web este adesea considerat ca apartinand departamentului de marketing, pentru a fi folosit de consumatori sau pentru vanzari. Site-ul firmei trebuie utilizat si pentru PR. Creati un spatiu pentru comunicate de presa, imagini si informatii relevante. Numerosi jurnalisti cauta intai pe internet date despre o firma. Asigurati un acces rapid pentru analisti si investitori. Aratati-le colegilor de la marketing ca site-ul dvs poate fi folosit pentru a convinge si influenta un public larg. Site-ul web trebuie sa exploateze natura interactiva a internetului si sa asigure transmiterea bidirectionala a mesajelor. A asculta publicul-tinta este la fel de important ca si a va adresa acestuia.

Rezolvarea crizelor

55. organizati sedinte frecvente pentru a inlatura zvonurile si speculatiile.

Managementul crizei este esential in PR. O situatie de criza rezolvata cu succes poate chiar imbunatati imaginea firmei. Identificati potentialele crize, faceti planuri pentru posibila lor rezolvare si pastrati-va calmul in cazul unui dezastru.

56. intocmiti o lista cu potentiale pericole.

Pregatiti-va pentru situatiile de criza.

O situatie de criza poate aparea in orice organizatie sub diverse forme: frauda, scurgere de informatii, o licitatie ostila, jaf, produse periculoase sau defecte de design, sabotaj, santaj, rapire, boicot, un dezastru natural(inundatii de exemplu), distrugerea mediului ambiant si poluarea sau accidente(cum ar fi incendiile). Situatiile de criza se pot produce oricand, dar, in ciuda naturii sale impredictibile, poate fi prevenita. Examinati punctele vulnerabile si luati masuri preventive pentru a reduce riscurile. Identificati toti factorii din firma care pot genera, oricat de putin probabil ar parea acest lucru.

57. decideti daca aveti nevoie de consiliere juridica pentru a evita un litigiu.

Alcatuirea unui plan de criza.

Ganditi-va la orice posibilate si fiti pregatit sa reactionati. Studiati lista de potentiale pericole si intocmiti un plan de criza. Includeti informatiile in legatura cu ce se va intreprinde si de catre cine pentru a informa conducerea, oficialitatile si publicul. Nu comunicati aceste lucruri doar conducerii: o situatie de criza poate aprea oriunde, iar angajatii trebuie sa faca fata primului impact. Luati in considerare orice eventualitate.

Ce e de facut:

• Aratati compasiune reala daca exista victime.
• Exprimati-va preocuparea daca a fost afectata proprietatea.
• Promiteti o ancheta cimplexa.
• Aratati ce ati intreprins pentru a remedia situatia.

Punerea in aplicare a planului de actiune.

Oricate planuri ati gfacut, in cazul unei nenorociri nivelul de strs este foarte ridicat. Este important ca membrii echipei pentru gestionarea crizei sa-si pastreze calmul si stapanirea de sine. Oamenii din echipa trebuie sa aiba cate o copie a planului de criza si sa stie ce se asteapta de la ei, care sunt atributiile si responsabilitatile fiecaruia. S-ar putea sa fiti nevoit sa instalati linii de asistenta telefonica gratuita, sa organizati retragerea unui produs, inclusiv cu publicitate in mass-media ori prin posta la cei care detin, sau sa sustineti imediat o conferinta d epresa. Manualul dvs pentru situatiile de criza ar trebui sa contina detalii despre acesteactiuni-cheie, pentru a va ajuta sa intervenitii cu promptitudine.

Planurile de criza:

adunatii membrii de criza pentru a le spune fiecaruia ce are de facut, care-i sunt responsabilitatile si pentru a discuta planul de actiune. Un plan bine pus la punct poate mari sansa unui rezultat pozitiv.

folositi site-ul web pentru a comunica in perioada de criza.

Relatia cu mass-media.

Vestile despre dezastre se propaga repede. Firme prea putin cunoscute se pot trezi brusc in centrul atentiei. Este foarte important sa stiti cum sa abordati mass-media in timpul unei crize, mai ales daca doriti ca mesajul dvs sa fie transmis corect si sa ajute la conturarea imagini pozitive pentru firma, chiar in conditii vitrege. Atentia mass-media in tipul unei crize nu poate fi evitata. Intocmiti un protocol care sa arate cine poate si nu poate comenta situatia si instruiti personalul asupra acestui lucru inainte de producerea crizei. Este foarte greu sa faceti fata jurnalistilor agresivi si curiosi, asa ca numiti purtatori de cuvant cu experienta in media si care stiu cum sa raspunda la intrebarile dificile. Organizati conferinte de presa ori dati comunicate sau declaratii de presa. Actionati imediat pentru a nu fi nevoit sa raspudeti la intrebarile jurnalistilor. Nu exista un mod unic de actiune, deoarece fiecare criza trebuie abordata in mod diferit.

Actionati prompt:

pretejati-va reputatia informand publicul asupra actiunilor intreprinse pentru a indrepta erorile facute de firma dvs - proceduri gresite, atitudininesigure sau inacceptabile. Demonstrati ca ati ameliorat lucrurile si aratati doza cuvenita de regret.

observati cum au gestionat crizele alte firme.

Grija fata de angajati .

Personalul este un public avizat, asa ca informati angajatii in perioadele critice. Intr-o criza majora explicati oamenilor ce s-a intamplat si de ce. Organizati sedinte regulat pentru a le anunta ultimile evenimente. Folositi intranetul firmei, informati oamenii prin note oficiale sau prin sedinte. Cand perioada dificila se apropie de sfarsit, nu treceti cu vederea posibilele ei efecte asupra personalului. In functie de natura incidentului, oamenii pot fi deprimati sau traumatizati. Ajutati-i sa-si revina dupa o experienta dificila sau stresanta. Daca este cazul, permiteti-le sa intrerupa lucrul o perioada, asigurati consiliere medicala sau gasiti alte modalitati de a-i asista pe cei afectati.

Avantajele instructajului de criza:

fiind instruiti cum sa actioneze in situatii de criza, Tom, Caitlin si Peter au stiut ce sa faca atunci cand a intervenit ceva grav. Problema a fost rezolvata repede si eficient, fara deteriorarea pe termen lung a reputatiei firmei.

Studiu de caz:

Tom, paznic de noapte la o fabrica de biscuiti, a primit un telefon de la un jurnalist care aflase ca intr-un pachet au fost gasite cioburi de sticla. Tom i-a telefonat lui Caitlin, responsabila in relatiile cu media, iar aceasta a dat publicitatii un comunicat care fusese pus la punct de    catre avocatii firmei si se directorul executiv. Apoi, i-a contactat pe toti cei de pe lista de criza pentru a-i informa, inclusiv pe Peter, directorul de productie. Peter a oprit productia, i-a instiintat pe angrosisti si a organizat retragerea produsului. Caitlin a inserat in presa nationala anunturi prin vare ruga oamenii sa returneze pachetele din lotul 201. clientii care le-au returnat si-au lasat numele si adresa si au orimit scrisori personalizate si o punga cu bunatati, drept recompensa.

GESTIONAREA EFICIENTA A CRIZELOR

dupa trecerea crizei, discutati cu personalul si revizuiti modul de intervenrie.

Colaborarea cu mass-media: managementul mass-media este un aspect esential al activitatii de PR. Construiti relatii puternice cu jurnalistii si monitorizati aparitiile in presa pentru a fi sigur ca mesajul dvs este transmis corect.

Imprieteniti-va cu mass-media.

trebuie sa intelegeti cum lucreaza oamenii din presa, radio si televiziune.

bunele relatii cu mass-media au adesea ca rezultat o prezentare avantajoasa in presa. Incercati sa cunoasteti jurnalisti importanti si sa fiti cinoscuti de ei. Exploatati apoi aceste contacte pentru a asigura bunavointa presei fata de firma.

familiarizati-va cu modul de redare a stirilor in publicatiile-tinta.

atrageti atentia: abordarea dinamica a managementului media va ajuta sa devniti cunoscut si sa va imbunatatiti imaginea, sa va promovati produsele, sa va sustineti cauza sau sa informati politicienii, specialisti sau cumparatorii. O relatie in care va asteptati sa fiti contactati nu va scoate niciodata in fata. Trebuie sa stiti cine ce face. Cand jurnalistii incepe sa va caute sau sa va invite, veti sti ca ati stabilit o relatie buna cu presa.

[realizarea contactelor cu presa: alcatuiti o lista cu jurnalistii si corespondentii pe care vreti sa-i intalniti si apoi telefonati-le si prezentati-va. Invitati-i la masa sau la o cafea pentru a-i cunoaste mai bine. Trebuie sa munciti mult pentru a crea si mentine relatiile cu mediile-tinta.]

construirea relatiilor: firmele care au contacte bune cu media si relatii stranse si de durata cu jurnalistii sunt, in general, mai prezente in presa, si de obicei, in mod pozitiv. Urmariti programele de televiziune, ascultati radioul, cititi ziarele si revistele pentru a va familiariza cu stilul si limbajul folosit si cu tipul de evenimente care intereseaza. Indentificati programele si publicatiile cele mai potrivite pentru informatiile dvs. Incercati sa-l cunoasteti pe editorul publicatiei locale sau pe celei care acopera domeniul dvs. Contactati jurnalistii: intoarceti-le vizitele, respectati termenele-limita si incercati sa-i pastrati de partea dvs.

Organizarea vizitelor media: aranjati o vizita protocolara pentru a invita reporterii pe care doriti sa-i cunoasteti. Organizati vizitarea sediului sau a fabricii pentru a le arata cum se desfasoara activitatea. Faceti un program care sa cuprinda masa de pranz, la care vor veni si angajatii mai importanti. Spuneti-le oamenilor ce pot sa declare si ce nu pentru ca multi reporteri culeg informatii de la cei care spun multe la un pahar de vin. Puneti la punct varianta pentru presa si oferiti-le-o, impreuna cu produsele dvs ori o sticla de vin sau whisky. Jurnalistii nu trebuie mituiti, dar asa ii veti face sa fie mai ingaduitori.

Nu uitati:

jurnalistii sunt ocupati. Pregatiti-le dvs o "poveste" buna.

Jurnalistilor le plac informatiile in exclusivitate, dar subiectele bune trebuie date tuturor, nu doar reportului preferat.

S-ar putea ca jurnalistii sa va ocupe mult timp, dar dvs nu-l ocupati pe al lor daca vreti sa pastrati o relatie buna.

Termenele-limita sunt foarte importante pentru media si trebuie respectate.

Fiti prezent in media

rugati editorul de specialitate sa publice un articol despre firma dvs.

Articolele si reportajele favorabile din media intaresc reputatia firmei si creeaza credibilitate in randul publicului. Identificati lucruri demne de a fi date publicitatii, transmiteti informatii relevante si asigurati-va sprijinul "greilor" din media.

identificati spatii pentru reclama in presa scrisa.

Declaratia de presa: principalul mijloc de a ajunge la televizor, radio sau in presa scrisa este declaratia de presa, adica "povestea" dvs prezentata in stil jurnalistic. Jurnalistii din presa scrisa si vorbita se bazeaza pe aceste declaratii cand isi fac reportajele, articolele si programele. La primirea declaratiei, redactorul de stiri se uita la titlu si la primul paragraf pentru a-si da seama despre ce este vorba. Daca nu-i atrage atentia nimic specila, va fi data la o parte. Se estimeaza ca 97% din declaratiile de presa au aceeasi soarta. Pentru ca declaratia dvs sa capteze atentia si pentru a se evidentia intre sutele primite zilnic, scrieti ceva interesant, neobisnuit, controversat, unic, neasteptat sau important.

declaratiile trebuie sa aiba margini mari, pentru notitele jurnalistilor.

Pentru a fi prezent in titluri:

pentru a va asigura o buna acoperire in media, dati o declaratie de presa cu fapte pozitive menite sa atraga atemtia. Acestea pot include:

noi produse si servicii;

perfectionarea produselor si serviciilor;

angajati noi si promovari;

premii sau distinctii castigate;

noi magazine sau sedii;

anunturi importante, precum crearea de posturi sau deschiderea unei noi filiale;

progrese inregistrate;

extinderi si preluari.

[cum intocmiti o declaratie de success: o declaratie poate fi folosita drept baza a unui reportaj sau poate declansa reactia unui reporter care doreste sa afle mai multe lucruri. Declaratia trebuie difuzata cu aprobarea directorului executiv saual altei persoane cu raspundere.]

relatati toate faptele, dar fiti concis.

Regula celor cinci intrebari:

daca vreti ca declaratia dvs sa starneasca interesul, trebuie sa contina raspunsurile la cele cinci intrebari de baza, sau faptele-cheie pe care este construita relatarea:

CINE desfasoara activitatea? Poate fi o persoana, o firma sau ambele

CE vor face? Poate fi o activitate sau un anunt.

CAND o vor face? Puneti data si, daca se poate, perioada de timp.

UNDE va avea loc evenimetul?

DE CE faceti acest lucru? Care este motivul ?

capsati paginile declaratiei pentru a nu se rataci

Difuzarea declaratiei

Dupa ce ati scris declaratia, ati verificat-o si a fost autorizata, difuzati-o in mediul-tinta. Daca nu sunteti sigur unde trebuie trimisa, cautati adresele mass-media locale din cartea de telefoane. Pentru presa nationala, comerciala, tehnica si pentru radio si televiziune procurati-va carti de telefon specializate (ghidurile). Sunt scumpe, dar foarte importante daca vreti sa folositi mass-media ca piesa de rezistenta a strategiei dvs publicitare.Ghidurile sunt extrem de diferite. Unele sunt organizate pe criterii geografice, altele alfabetic pe domenii (aviatie, sistem bancar, frumusete, nimismatica etc.). unele includ doar publicatii comerciale si tehnice, altele consumatori sau denumiri de activitati. Ghidurile specializate in radio si televiziuni sau denumiri deprograme si cateva randuri despre cuprinsul lor, plus nume de productori.

trimiteti declaratia in timp util.

Un pachet media

Daca organizati o campanie delansarea unui nou produs, trebuie sa transmiteti presei mai multe informatii decat cele continute intr-o declaratie. In acest caz, este nevoie sa pregatiti un pachet media in care veti pune o copie a declaratiei de presa si toate informatiile utile. Puteti include, de exemplu, informatii relevantedespre firma, despre campanie sau despreprodus. Studii de caz, biografii ale angajatilor-cheie, brosuri, o lista cu intrebarile cele mai frecvente (si raspunsurile) si fotografii- toate acestea pot face parte dintr-un pachet destinat presei. Pachetele media pot fi trimise jurnalistilor sau inmanate in cadrul unei actiuni cu mass-media: conferinte de presa, vizite ale presei sau sedinte foto.

in conferintele de presa evitati jargonul

Organizarea unei conferinte de presa

Organizati o conferinta de presa doar daca aveti ceva care sa starneasca interesul mass-media- cand anuntati reduceri masive de personal, de exemplu, sau cand aveti noutati importante, cum ar fi deschiderea unei fabrici care creeaza multe locuri de munca. Este important sa reuniti mass-media si pe reprezentantii-cheie din firma dvs pentru a face anuntul si a realiza interviurile cu aceeasi ocazie. Pregatiti sali linistite pentru interviuri si verificati daca vorbitorii au fost bine instruti. Organizarea unei conferinte de presa cere mult timp si este stresanta, asa ca nu apelati la ea decat atunci cand este necesar. Daca este suficienta o declaratie de presa, trimiteti-o. Economisiti timp si efort.

oferiti presei numele expertilor dvs si domeniul lor de activitate.

Interviuri in presa

scrieti notitele pentru radio pe cartonase. Foile fosnesc.

Intervievarea de catre mass-media poate fi o experienta destul de stresanta. Pregatiti-va bine si invatati cum sa raspundeti la intrebarile dificile pentru a fi sigur ca interviul va prezinta pe dvs si firma intr-o lumina favorabila.

controlati-va ticurile. Distrag atentia

vorbiti clar pentru ca mesajul sa fie receptat.

Pregatiti-va pentru interviul la radio sau la televiziune.

Interviurile la radio sau la televiziune produc mai multa anxietate decat cele pentru presa scrisa, desi nu aveti nici un motiv de teama. Daca interviul nu este in direct, nu trebuie sa va ingrijorati pentru ca o intrebare poate fi pusa din nou si reinregistrata pentru a raspunde cat mai succint si la obiect. De cele mai multe ori, cei care iau interviul doresc sa apareti intr-o lumina favorabila si au tot interesul ca dvs sa fiti relaxat si sa raspundeti bine. Sunt nerabdatori doar cand aveti un rol negativ. Pregatiti-va pentru interviu raspunzand la posibilele intrebari in fata unui coleg. Acest lucru va va da mai multa incredere.

[Faceti fata unui interviu ostil: uneori firma atrage, fara voia dvs, atentia media. Acest lucru se poate intampla cand se fac reduceri de personal, cand se inchide o fabrica sau in cazul unei situatii de criza. Cand va aflati in fata camerelor, a casetofoanelor sau a reporterilor ostili, pastrati-va calmul, accentuati punctele-cheie si incheiati interviul printr-o concluzie.]

Faceti fata intrebarilor ostile.

Cei vare iau interviuri pun intrebari care sa-i faca pe cei intervievati sa dea raspunsuri interesante, edificatoare, captivante sau amuzante. Doar in situatii de criza intrebarile devin riguroase sau agresive. Hotarati-va ce doriti sa spuneti si ce nu. Ganditi-va cum sa faceti fata intrebarilor dificile si exersati raspunsurile. Cand vi se pune o intrebare-capcana nu raspundeti cu "Nu comentez", pentru ca acest lucru arata ca ascundeti ceva. Nu trebuie sa pareti evaziv. Expuneti punctele-cheie si, daca este necesar, reimterpretati intrebarea. Daca sunteti intrebat cum va simtiti stiind ca lasati oamenii pe drumuri, scoateti in evidenta aspectele pozitive, cum ar fi asistenta acordata personalului si asigurarea altor locuri de munca. Aratati, de exemplu, ca toti angajatii vor fi platiti pentru timpul in care isi vor cauta serviciu si ca vor primi asistenta gratuita pentru alternative profesionale.

[nu uitati:

imbracati-va corespunzator pentru TV si pentru interviurile date in presa la care veti fi fotografiat.

Trebuie sava ganditi dinainte la punctele-cheie pe care vreti sa le atingeti si sa gasiti prilejul de a le mentiona

Nu este recomandabil sa spuneti lucruri "confidentiale" decat daca aveti incredere totala intr-un report si daca aveti motive intemeiate sa faceti acest lucru.]

Un bun purtator de cuvant: cele mai multe organizatii au cel putin un purtator de cuvant oficial. Toti cei care vorbesc in numele firmei dvs trebuie sa aiba abilitatile necesare si o personalitate pe masura acestei functii.

Realizati un fotoreportaj

cand e posibil, insotiti informatiile de fotografii.

Invatati cum sa creati ocazii plauzibile de a vi se publica fotografii,identificand elementele componente ale unui bun fotoreportaj. Contactati apoi fotoreporterii pentru a le "vinde" ideea sau angajati pe cineva sa faca fotografiile pentru presa.

Organizarea unei sedente foto.

Organizati o sedinta foto pentru o actiune la care doriti sa atrageti fotoreporteri si cameramani TV daca evenimentul este important. Redactati o invitatie si trimiteti-o la departamentul foto al publicatiilor-tinta, cu o saptamana inainte. Daca un ziar considera sedinta foto relevanta, o include in programul sau. Nu uitati insa ca acest lucru nu garanteaza si participarea, mai ales daca apare alt eveniment mai important.

[Redactarea invitatie pentru sedinta foto:

trimiteti-le fotografilor o invitatie pentru sedinta foto. Evenimentul de mai jos justifica si prezenta televiziunii. In acest caz, va fi invitat si radioul, deoarece materialul-muzica si fani in deli-este potrivit pentru emisiunile pop].

SEDINTA FOTO FORMATIA LIGHTENING, NR.1 IN TOP, VA INAUGURA UN MAGAZIN DE DISCURI Formatia Lightening, nr.1 in top, seva afla in orasul X, unde va interpreta piesa Heartbreack in fata cumparatorilor si va deschide un nou magazin de discuri in High street. PROGRAM 10.00 formatia soseste cu o limuzina si va fi intampinata de fani 10.30 interpreteaza hitul Heartbreack, in fata magazinului Vinyl Groove 10.35 johnny splitz, solistul trupei, va deschide in mod oficial magazinul 10.40 membrii formatiei vor da autografe in magazin Data:18 iulie. Ora de incepere :10.00 Locul: magazinul de muzica Vinyl Groove, high sreet, nr.27, orasul X SUNTETI INVITATI SA TRIMITETI UN FOTOGRAF Persoane de contact pentru informatii suplimentare: Jenny stone, directoarea magazinului Vinyl Groove 0160 122 5567 (magazin) sau 0160 556 3232 (acasa) ; Zak McClone, impresarul trupei-0998 678 6356 (birou) sau 070 765438 (mobil)

trimiteti fotografii cu produse doar publicatiiloe economice.

Pregatirea fotografiilor

Ziarele locale, publicatiile economice si unele reviste comerciale folosesc doar fotografiile de buna calitate care le sunt trimise. Pentru a fi sigur ca fotografiile dvs au calitatile necesare pentru a fi acceptate, asigurati-va serviciile unui fotoreporter liber-profesionist care cunoaste pretentiile presei. Daca e posibil, trimiteti si informatiile o data cu fotografiile. Mentionati in declaratia de presa ca fotografiile se gasesc si pe site-ul web. Toate fotografiile pe care le trimiteti trebuie sa aiba pe verso explicatii clare. Mentionati pe cine sau ce repezinta fotografia si faceti o lista o persoanelor de la stanga la dreapta. Nu scrieti direct pe spatele fotografiei pentru ca s-ar putea deteriora. Folositi un "post-it" pe care il veti atasa.

[Profitati de sedinta foto: salutati fotografii cand sosesc la sedinta foto, explicati-le ce urmariti si spuneti-le cine sau ce poate fi fotografiat].

un fundal inspirat face fotografia mai interesant.

Monitorizarea prezentei media

folositi specialisti in soft pentru a evalua prezenta in media.

Dupa ce ati reusit ca reportajele despre firma sa apara in ziare sau TV, trebuie sa va ocupati ca si in continuare sa vi se faca publicitate in mod constant si sa apareti intr-o lumina favorabila.

Evidenta telefoanelor din media.

Cu cat munciti mai mult pentru ridicarea profilului companiei, cu ata veti atrage atentia presei. Inregistrati de cate ori sunteti contactat, pentru a avea o evidenta clara a reactiei mass-media. Notati cine suna, publicatia sau programul pe care-l reprezinta, si ceea ce-i intereseaza. Notati si raspunsul dvs sau comentariile facute. Intrebati cand va aparea stirea si verificati daca este corecta.

[Tineti un junal media:

usurati-va munca, folosind un formular pentru a nota cine a sunat si care a fost rezultatul. Completati dupa fiecare convorbire si faceti o copie pentru colegii care trebuie informati]

inregistrati stirile TV pentru a vedea cum s-a transmis mesajul-cheie.

Verificati acoperirea media.

Ori de cate ori trimiteti o declaratie de presa sau o invitatie pentru o sedinta foto, pastrati o copie. Atasati o lista cu adresele la care ati trimis-o si verificati apoi cate aparitii ati avut in media pentru a stabili rata de "impact". Daca majoritatea au fost publicate, inseamna ca sunteti foarte eficient. In caz contrar, verificati daca ati depasit termenul-limita, ati trimis o declaratie proasta sau v-ati adresat unui segment media neinteresat.

apelati la un birou specializat pentru a monitoriza acoperirea media.

Birouri specializate.

Pentru a monitoriza aparitiile in media, colaboarti cu un birou specializat care va poate furniza articole din ziare, casete audio ale emisiuniloe    radio, casete video a celor televizate si transcrieri aleunor emisiuni. Unele birou au si un serviciu de evaluare. Apelati la un birou pentru monitorizarea presei scrise si la altul pentru televiziune si radio. Cele specializate in urmarirea ziarelor percep o taxa lunara pentru citirea stirilor si un procent pentru materialul oferit. Celelalte nu percep taxa in avans.

pastrati articolele din ziare in arhica dvs.

MATERIALELE PUBLICITARE

Materialele tiparite sunt importante pentru activitatea de PR. Invatati sa scrieti reclame sugestive, cereti tehnoredactare si fotografii corespunzatoare si tipar decalitate pentru a avea rezultatele dorite.

Ganditi-va la publicitate.

nu scrieti in graba lucruri importante.

Intocmirea unui document de PR, de exemplu o brosura promotionala, pornind de la niste ciorne este o treaba dificila. Pentru a crea material publicitar cu impact maxim si efort minim, planificati fiecare pas si alocati-va timpu suficient.

alocati-va timp pentru a evalua toate parerile.

Perfectionarea rezultatelor.

Secretul alcatuirii materialelor publicitare eficiente este organizarea. Alocati-va timp suficient si faceti un plan de actiune, stabilind termenele pentru eclame, corecturi si produsul final. Dati cate o copie colegilor de echipa, stabilind clar responsabilitatile. Luati in calcul eventualele interzaieri si tineti cont si de parerea autorilor de reclame, a fotografilor si a tipografiilor.

[lucrati cu echipa: este mai usor sa produceti materiale publicitare de calitate daca echipa cunoaste obiectivele care trebuie atinse. Concepeti impreuna materialul si apoi prezentati ideile autorilor de reclame, designerilor si graficienilor].

Sa intelegem AIDCA

Fiecare material pe care-l produceti trebuie sa atraga atentia. Folositi-va de culoare, tehnoredactare, ilustratie si text pentru a crea un material care sa nu poate trece neobservat. In continuare, mentioneti interesul cititorului printr-un text convingator, clar si usor de parcurs. Sustineti textul printr-un design inteligent si o pagina inspirata. Ganditi-va la ceea ce doriti. Stabiliti tipul de reactie din partea celor care-l citesc si concepeti-l intr-un mod convingator. Introduceti apoi faptele propriu-zise, incontestabile. Testul suprem pentru un material de succes este forta de a determina publicul sa treaca la actiune.aceste stadii sunt cunoscute ca AIDCA:atentie, interes, dorinta, convingere si actiune.

Cum folositi materialele publicitare.

Se cheltuiesc adesea sume mari de bani pentru materialul publicitar de calitate care ramane apoi folosit. Asigurati-va ca brosurile si celelalte materiale sunt distribuite publicului-tinta. Alcatuiti un plan de distribuire si puneti-l in aplicare de indata ce finalizati materialul. Interesati-va daca personalul stie de existenta lui si daca exista suficiente exemplare. Prezentati-le la discutii, seminarii si expozitii. Lasati exemplare la indemna in locuri frecventate de publicul-tinta. Puneti aceste materiale publicitare "la treaba".

Textul reclamelor

cand scrieti ganditi-va la un om, nu la o categorie abstracta.

Cateva cuvinte bine alese pot starni emotii si pot convinge oamenii sa-si schimbe punctul de vedere. Alegeti cuvintele potrivite. O reclama eficienta ii are in vedere pe cei care o citesc, foloseste un limbaj direct si presupune multa munca.

exersati scrierea de reclame pana ce va obisnuiti cu stilul.

Stilul reclamelor.

Materialele publicitare trebuies scriese intr-un limbaj total nou, care nu este nici limbajul de afaceri, nici cel al unei compuneri clasice. Avem de-a face cu un stil creativ, care sfideaza toate regulile. In scrierea reclamelor se poate chiar renunta la unele structuri gramaticale. In masura in care nu este afectata comunicarea, puteti adopta un stil mai relaxat, ceva mai apropiat, poate, de limba vorbita.

	CUM SCRIETI RECLAMA

Diferentele culturale

Engleza este o limba universala, dar exista diferente de stil si uz de la o tara la alta. Daca exprimati data in cifre, de exemplu, 2.6.01 se va citi 2 iunie 2001 in Marea Britanie si 6 februarie 2001 in SUA. Alt exemplu: francezii, germanii, romanii folosesc, pentru a grupa cifrele, punctul, iar pentru zecimale, virgula, in vreme ce in tarile anglo-saxone situatia este exact pe dos. Astfel, 1,000 poate insemna unu (cu trei zecimale) sau o mie. In Germania si Scandinavia, pentru scoaterea un evidenta a unei idei se foloseste un paragraf nou, in SUA si Marea Britanie ideea principala se subliniaza sau se scrie litere italice.

inainte de a incepe, ganditi-va cui va adresati.

Folositi un limbaj simplu.

Jargonul firmei este foarte util si la indemna, atunci cand comunicati cu colegii sau specialistii care-l inteleg. Materialele publicitare sunt destinate insa unor persoane din afara si acest jargon trebuie evitat. Folositi cuvinte uzuale, din limbajul de zi cu zi, si propozitii scurte. Nu apelati la cuvintele tehnice decat daca sunt necesare si nici la cuvinte pretentioase. Ganditi-va la cei care le citesc. Stilul trebuie sa fie direct si transparent, nu pompos si obscur. In locul cliseelor si al expresiilor greoaie folositi cuvinte succinte, de exemplu "acum" in loc de "la ora actuala".

folositi titlurile si subtitlurile pentru a "sparge" textul.

Aplicati tehnicile de scriere a reclamelor.

Specialistii in reclame folosesc o serie de tehnici pentru ca textele sa fie interesante si atractive. Printre acestea, rima sau aliteratia (doua sau mai multe cuvinte in vecinate incep cu aceeasi litera). Jocurile de cuvinte sunt, de asemenea, destul de utilizate. Si unjoc de propozitii mai lungi si mai scurte poate ajuta textul. O propozitie formata dintr-un cuvant va starni interesul, ca si schimbarea ritmului pe neasteptate. Evitati monotonia, schimband topica in propozitie sau in fraza. De exemplu, in loc sa scrieti : " trebuie sa cumparati catalogul acestui an deoarece prezinta o varietate mai mare de produse", incercati " varietatea mai mare a produselor prezentate in catalogul acestui an este cea mai buna recomandare pentru a-l cumpara.

evitati textele lungi. Indeparteaza citirorii.

Cautati inspiratie.

Cand sunteti presat sa scrieti un tet publicitar este foarte dificil sa gasiti cea mai buna idee. Cu cat incercati mai mult, cu atat devine mai vaga. Cautati idei originale la cei din jur si alcatuiti-va o "colectie" pentu materialele publicitare. Cand va lipseste inspiratia, consultati colectia, poate gasiti cateva idei. Analizati reclame bune si identificati tehnicile folosite. Incercati sa le folositi, reinterpretandu-le si reluandu-le in propriile dvs. Cuvinte. Uneori puteti gasi inspiratie in cele mai neasteptate locuri: carti de copii, ambalaje pentru cadouri, felicitari si reviste. Toate aceste pot stimula creativitatea. Daca tot nu reusiti, organizati o intalnire cu colegii. Deconteaza si inspira.

[unde gasiti idei: alcatuiti un dosar cu taieturi din presa sau reclame, pe care sa-l consultati cand sunteti in pana de idei. Nu uitati ca puteti sa va inspirati si din carti pentru copii sau felicitari.]

Revedeti ceea ce ati scris.

Faceti o prima ciorna a materialului publicitar, apoi puneti-o deoparte timp de o zi sau doua. Cand veti relua, veti reusi sa-i depistati mai usor defectele. Identificati-le si refati daca este necesar. Repetati procedeul pana cand sunteti multumit de rezultat. Cand revedeti lucrarea, cautati cliseele, cuvintele sau expresiile care se repeta, cuvintele de jargon si pe cele redundante (care dau aceeasi informatie). Verificati daca ati fost consecvent. Evitati "betia de cuvinte", ambiguitatile si pretiozitatea. Textul trebuie sa fie clar si scurt. Dupa ce ati finalizat materialul, aratati-l catorva persoane reprezentative pentru publicul dvs tinta. Modificati textul in functie de feedback.

[cum faceti corecturile: de cate ori revedeti textul, cititi-l cu atentie, concentrandu-va asupra consecventei, claritatii si greselilor de ortografie si punctuatie. Cu cat sunteti mai profesionist, cu atat mai in serios va fi luat materialul dvs publicitar].

[Apelati la un specialist: reclama este un material publicitar esential. Daca nu aveti incredere absoluta in abilitatile dvs de a scrie un text bun, apelati la autori de reclame profesionisti. Acestia stiu cum sa atraga si sa mentina atentia cititorilor si se pricep sa introduca idei complexe intr-un text placut si usor de citit].

Inlaturarea blocajului.

Toti scriitori trec uneori printr-un asa-numit "blocaj", mai ales cei fara experienta. Principalul simptom este o inexplibabila lipsa de concentrare sau imposibilitatea de a scrie. Daca sunteti intr-o astfel de situatie, incercati una dintre tehnicile garantate care va va ajuta sa incepeti sau sa terminati. Faceti o pauza, iesiti putin la aer sau schimbati decorul. Gasiti un loc linistit in care salucrati sau luati-va de lucru acasa. Stimulati-va energia alergand cateva sute de metri sau luand o gustare. Probabil ca la inceputul zilei sunteti mai in forma, asa ca, daca blocajul ramane o problema, programati-va scrierea reclamei dimineata.

Prezentarea materialelor publicitare

alegeti caractere suficient de mari pentru a fi citite usor.

O prezentare atragatoare este la fel de importanta ca si un text bine scris. Realizati tehnoredactarea in firma sau apelati la profesionisti. Instruiti-va tehnoredactorul, verificati corecturile si evaluati rezultatul.

ochiul trebuie sa urmareasca textul cu usurinta

Tehnoredactarea in firma.

Orice firma care are programe de editare poate efectua o tehnoredactare elementara. Formulare precum facturi si comenzi, regulamentele de ordine interioara si listele de preturi se pot tehnoredacta in orice firma. Adoptati un stil simplu. Limitati-va la cateva fonturi si marimi de litera. Folositi sabloane (template), dar personalizati-le pentru a se potrivi stilului firmei. Daca este necesar, urmati un curs de editare pe calculator. Pe langa competenta tehnica e nevoie si de un ochi de designer.

sigla firmei trebuie sa apara pe toate materialele.

cu imprimantele personalizate obtineti rezultate rapide.

Folosirea imprimantelor.

Puteti avea un design de calitate folosind imprimante profesionist intocmite si atragatoare, fara a mai fi nevoie sa apelati la un design original. Exista azi numeroase modele de brosuri, meniuri, antete, pliante, postere si alte materiale publicitare. Cu ajutorul unei imprimante laser sau al unui fotocopiator, puteti introduce propriul dvs text, adresa si alte informatii. Exista si postere sau pliante personalizate, ceva mai scumpe. In principiu, sunt similare cu imprimantele, dar sunt facute la comanda, cu sigla si culorile firmei.

Gasirea unui designer.

De cate ori este posibil, apelati la designeri, pentru ca o prezentare proasta a materialului va afecteaza reputatia. Datorita pregatirii si cunostintelor lor profesionale, acestia fac o treaba mai buna decat cel mai priceput amator. Cautati un designer buna cu care sa lucrati. Apelatie fie la o firma care ofera consultanta in design, fie la un liber profesionist. Unii designeri au tarife mault mai mari decat altii, dar calitatea si pretul nu concorda intotdeauna, asa ca este bine sa prospectati putin. Interesati-va de tarife inca din prima faza a discutiei. Cei mai multi va arata lucrarile lor cele mai bune si mai scumpe. Cereti-le sa va arate si lucrari mai ieftine sau la pretuir moderate. Acceptarea unei lucrari mai simple cu u tarif redus le demonstreaza abilitatea si creativitatea.

folositi fotografii relevante.

cautati talente la scoala locala de arte.

Nu uitati ilustratiile.

Designerii (tehoredactorii) iau textul il pagineaza cu ajutorul computerului. Graficienii se ocupa de desene, schite si alte ilustratii, pe care le fac, deobicei, pe hartie. Designerul trebuie sa va puna in legatura cu un grafician care va poate oferi genul de ilustratii pe care il doriti. Ca orice artist, graficienii au propriul lor stil, care poate fi abstract sau realist. Studiati-i mapa pentru a fi sigur ca va place stilul.

verifiacti daca nu sunt greseli de ortografie.

cautati in alte pliante idei interesante de design.

Dezvoltati stilul casei.

Creati un stil propriu al firmei dvs pentru a asigura o percepere unitara a materialelor prezentate. Specificati fontul si culorile care trebuie folosite si care vor fi, probabil, cele ale firmei. Specificati dimensiunea siglei si locul unde trebuie plasata. Stilul casei are in vedere atat cuvintele cat si designul. Oferiti toate indicatiile necesare, de exemplu cum vreti sa scrieti, cu "i" ori cu "a". Reuniti toate aceste linii directiare intr-un ghid al propriului stil si oferiti cate un exemplar tuturor celor care au atributii in acest domeniu.

[Verificati temeinic corecturile.

Cand faceti corecturile, trebuie sa urmariti o multime de lucruri. Puteti descoperi ca in cuvant se repeta prea des sau caexista greseli de ortografie. Un cuvant poate lipsi cu desavarsire. Este important sa cititi exact ceea ce scrie, nu ceea ce credeti ca scrie. Nu cititi repede. Cititi cu atentie fiecare cuvant, fiecare litera. Vedeti daca nu exista pauze in interiorul unui cuvant, daca nu se repeta unele litere. Nu amestecati "sunt" cu "sint". Regula de aur este consecventa].

Apelati la fotografi profesionisti.

nu uitati: o fotografie buna are mai multa forta decat cuvintele.

Indiferent daca puneti fotografii pe site-ul web sau pe materialele publiciatre, produsele, cladirile si oamenii arata mai bine daca sunt fotografiati de un profesionist. Alcatuiti o maoa de fotografii de buna calitate care sa reflecte activitatea dvs.

verificati priceperea fotografului.

Gasirea unui fotograf.

Fotografii sunt destul de specializati si ar putea fi nevoie sa apelati la mai multi pentru diverse tipuri de fotografii. Unii sunt fotoreporteri excelenti, altii se pricep mai bine la munca in studio, altii se pricep mai bine la munca in studio, altii sunt maestri in fotografii de persoane. Interesati-va de specializarea fiecaruia, cereti sa vedeti mapele si decideti.

Ce ii spuneti fotografului.

Spuneti-i fotografului exact ceea ce doriti de la el. Anuntati-l daca fotografiile vor fi facute in interior sau afara si, daca este nevoie, faceti-i o schita. Dat-i o lista cu cine sau cu ce trebuie fotografiat si ceea ce doriti sa aratati sau sa demonstrati prin fiecare fotografie, apoi informati-l despre dara la care doriti fotografiile. Prezentati-i matariale despre firma pentru a putea intelege activitatea dvs. Confirmati toate aceste detalii in scris si cereti-i drepturile de publicare pentru fotografii, de asemenea in scris.

[stabiliti formatul: specificati marimea pe care doriti s-o aiba fotografiile, de exemplu format diapozitiv color. Daca nu stiti exact, explicati pentru ce le veti folosi si intrebati care ar fi cel mai bun format].

[folositi fotografiile: folositi fotografiile cat mai des. Prezentati-le la expozitii si pe panouri publicitare. Introduceti poze relevante in pachetele de presa, folositi-le pentru a ilustra site-ul web si oferiti fotografii descarcabile pentru media. Utilizati-le in materialele publicitare si ilustrati discutiile si prezentarile cu diapozitive].

Apelati la fototeci.

Puteti obtine fotografii executate de profesionsti din fototeci, unde vi sa ofera, practic, milioane de imagini de cea mai buna calitate. Este o optiune demna de luat in seama daca doriti fotografii excelente pe care este scump sa le comandati - un loc exotic, modele sau recuzita speciala. Descrieti cat mai detaliat ce anume doriti si cereti sa vi se faca o selectie. Se percep o taxa mica de cautare, la care se renunta daca vreti sa "cumparati" imaginea. In general, platiti pentru permisiunea de a folosi fotografia o singura data, iar tariful depinde de variabile precum: unde va aparea si cat de mare va fi imaginea. Exclusivitatea de a folosi fotografia este foarte scumpa si, probabil, inutila. Majoritatea fototecilor scot cataloage CD-ROM cu o parte din fotografiile detinute. Nu uitati insa ca acestea nu reprezinta tot ceea ce au in stoc, pentru ca pe CD intra un numar mic de imagini.

rugati fotograful sa confirme detaliile inscris.

Compararea pretuirlor.

Desi pretul ar trebui sa dicteze daca alegeti un fotograf sau altul, el poate influenta selectia. Cand intrebati pretul, verificati urmatoarele:

tarif - pe ora, zi, jumatate de zi sau pe lucrare;

materiale - vi se pot cere bani in plus pentru film, developare si hartie;

cheltuieli - intrebati daca in pret intra si benzina sau mesele;

copiile - intrebati pretul in functie demarime.

Calculati costul total si comparati. Un tarif scazut pe ora nu inseamna intotdeauna si o nota de plata mica.

[nu uitati:

inainte de sedinta foto faceti ordine la "locul actiunii".

Fotografii trebuie sa fie cat se poate de creativi si plini de imaginatie.

Nu fotografiati multimi de oameni.

Fotografiile nu trebuie sa aiba prea multe elemente diferite.

Se pot face economii, anticipand trebuintele viitoare si facnd fotografii care pot fi folosite si alta data].

Tiparirea materialelor publicitare

verificati cu grija corecturile inainte de tiparire.

Este bine ca directorii de relatii publice sa cunoasca anumite lucruri legate de tipar. In primul rand trebuie sastiti cum sa alegeti tipografia potrvita si sa invatati ce factori influenteaza costul si cum sa faceti economii ocupand-va singur de tiparire.

Alegerea tipografiei

Inainte de a apela la o tipografie, prospectati putin piata - nu numai pentru a obtine cel mai bun pret, dar si pentru a gasi ceea ce se potriveste nevoilor dvs. Majoritatea firmelor tipografice mari au agenti comerciali care va pot vizita. Verificati ce fel de echipament si aparatura foloseste tipografia respectiva si ce poate realiza. Cereti-i agentului sa va ducamostre. Verificati-le calitatea. Culorile sunt bune? Paginile sunt faltuite bine? Sunt cusute, lipite sau capsate? Poate mergeti sa vedeti chiar dvs cum lucreaza tipografia. Este un bun prilej pentru a cunoaste procesul tehnologic si jargonul folosit si pebtru a pune intrebari.

Bugetul pentru tipar.

Preturile tipografice sunt influentate de mai multi factori. Unii sunt interni - cat de ocupata este tipografia sau cat de mult doreste comanda dvs. Un alt factor ar fi specificatia. Costul creste in functie de anumite operatii. Tiparirea in patru culori este mai scumpa decat cea doua. Numarul de pagini (volumul), numarul de exemplare (tirajul) si tipul de hartie folosit influenteaza costurile. La acestea se adauga cerneala, faltuirea, lacuirea, celofanarea - toate maresc pretul. Se vor taxa, de asemenea, scanarea (trecerea fotografiilor intr-o forma care sa permita tiparirea) si cromalinele (corecturi fotografice speciale).

[nu uitati:

luati in considerare si taxele suplimentare pentru aranjarea paginilor, faltuire, coasere si distributie;

hartie mai neobisnuita sau nestandard poate ridica pretul;

hartia mai groasa arata mai bine, dar ridica cheltuieli de distributie prin posta;

este mult mai ieftin sa faceti cateva exemplare in plus pentru situatia in care mai aveti nevoie, decat sa retipariti materialul dupa mai mult timp].

negociati costurile de tiparire pentru a fi in castig.

Folosirea tiparului digital.

Tiparul clasic, executat cu presa tipografica, este ideal pentru tiraje de cel putin 500 de exemplare. Cu cat creste tirajul, scade pretul per exemplu. Pentru tiraje mici insa - in special pentru cele color - cea mai avantajoasa este folosirea tiparului digital. In cazul acestuia, diferenta intre pretul pentru un exemplar si pentru 1000 de exemplare este nesemnificativa. Numeroase tipografii ofera ambele tipuri de tipar. Intrebati care este cel mai potrivit pentru ceea ce doriti dvs.

ocupati-va singur de tiparire pentru a economisi.

Ocupati-va singur de tipaire.

Daca nu aveti timp sa va ocupati de tiparirea materialelor sau daca prospectarea pietei este un domeniu nou, in care vreti sa capatati putina experienta, apelati la serviciile unui grafician. Pe termen lung, este insa mai avantajos sa va asumati aceasta sarcina. Tehnicienii adauga la costuri si propriu lor comision, destul de mare - un fel de "taxa de operare".