DEPARTAMENTUL FINANCIAR CONTABILITATE

Contabilitatea in cadrul societatii comerciale Magnetti Prefabricate se tine intr-un departament distinct cu personal angajat cu pregatire de specialitate si este format din :

1 Contabil sef – in sudordonarea directa a Administratorilor societatii ;

2 Contabil – in subordonarea directa a contabilului sef.

Organizarea si functionarea acestui departament se realizeaza in conformitatea cu Legea Contabilitatii 82 din 1991 cu modificarile si completarile ulterioare.

In cadrul Departamentului financiar contabilitate al S.C. MAGNETTI PREFABRICATE S.R.L. sunt folosite urmatoarele programe informatice :

ISCALA – pentru programul de contabilitate generala ;

PLATFORMA – pentru contabilitatea si calculul salariilor ;

IBM – ACG – pentru gestiune materiilor prime si materialelor necesare executarii lucrarilor ce fac obiectul activitatii principale a scoietatii.

Prin intermediul Departamentului si a mijloacelor puse la dispozitie, se asigura intocmirea documentelor justificative privind operatiunile patrimoniale, tinerea la zi si corecta a contabilitatii conform prevederilor OMFP 1752/2005 pentru aprobarea reglementarilor contabile conforme cu Directivele europene (cu modificarile si completarile ulterioare); intocmirea bilanturilor contabile, a contului de rezultate si a anexelor acestuia; pastrarea si arhivarea documentelor justificative si registrelor contabile prevazute de lege; intocmirea si pastrarea altor documente ce sunt obligatorii din punct de vedere legal.

Deasemenea se intocmesc periodic situatii financiare ce sunt prezentate conducerii si administratorilor societatii pentru a verifica situatia financiara si patrimoniala a societatii si a putea decide in privinta viitorului entitatii.

Cap. II. Intocmirea documentelor contabile a registrelor contabile si deconturilor.

Datele consemnate in documentele justificative primare ca de exmplu:

Facturii pentru materiale si prestari servicii;

Bonuri de casa, Chitante, dispozitii de plata;

Ordine de plata, extrase de cont; alte documete fiscale prevazute de lege

se inregistreaza in ordine cronologica in progamele de informatica detinute de departament si sunt grupate si inregistrate si in registre contabile.

Registrele contabile se prezinta in forma unor carnete legate sau fise si situatii ale caror continut si forma corespund scopurilor pe care le sustin. Principalele registre contabile care se intocmesc sunt :

a)     Registru jurnal – este documentul contabil obligatoriu in care se inregistreaza, prin

note contabile, in mod cronologic operatiile patrimoniale, prin respectarea succesiunilor documentelor, dupa data de intocmire sau intrare a acestora. In cadrul societatii Magnetti Prefabricate SRL acest jurnal este emis de programul de contabilitate, pe baza inregistrarilor efectuate zilnic. Se listeaza la sfarsitul lunii , iar totalurile (rulajul) se inscriu manual in registrul jurnal (formularul tipizat) snuruit si inregistrat la Administratia finantelor publice – Jud. Giurgiu.

b)     Registrul Cartea Mare, deasemenea un document contabil obligatoriu, unde se inscriu

direct sau prin grupare pe conturi corespondente, inregistrarile efectuate in Registru jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont, respectiv soldurile initiale, rulajele debitoare, rulajele creditoare si soldurile finale.

Formularele pot fi in diverse forme, ca de exemplu :

Fise de cont pentru operatiuni diverse ;

Fise cont sah sau pe conturi corespondente, forma Cartea Mare Centralizatoare.

Forma folosita drept registru Cartea-mare de societate, este cea de fise de cont pentru operatiuni diverse. Aceasta fisa (cartea mare) este emisa din programul de contabilitate si se listeaza si arhiveza odata pe an – la sfarsitul anului.

c)      Registrul Inventar este documentul contabil in care se inregistreaza elementele de pasiv

si de activ, grupate in functie de natura lor si conform posturilor din bilantul contabil, inventariate potrivit normelor legale. Elementele patrimoniale inscrise in Registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil. Registrul-inventar cuprinde doua parti: listele de inventariere si recapitulatia inventarului. In cadrul recapitulatiei, datele preluate din listele de inventariere sunt grupate pe structurile patrimoniale de activ si pasiv.

Acest registru in cadrul societatii Magnetti Prefabricate SRL se completeaza odata pe an, de regula la sfarsitul anului, avand la baza inventarele intocmite in fiecare gestiune (materii prime, materiale auxiliare, marfuri si produse) si in fiecare departament (mijloacele fixe si obiectele de inventar, solduri in ron sau valuta, terti).

d)     Registrul general de evidenta a salariatilor Se completateaza electronic si se

reporteaza obligatoriu inspectoratului teritorial de munca. Angajatorul are obligatia completarii registrului in ordinea incheierii contractelor individuale de munca.

Registrul cuprinde elementele de identificare a tuturor salariatilor , data incheierii contractului individual de munca , data inceperii activitatii, modificarea si suspendarea contractului, durata acestuia , durata muncii eta in ore/zi, respectiv codul acesteia potrivit Clasificarii ocupatiilor din Romania(C.O.R.), salariul de baza la data incheierii contractului, data incetarii contractului si temeiul legal al incetarii acestuia, numele, prenumele si semnatura persoanei care face inscrierea.

Societatea Magnetti Prefabricate adopta aceasta metoda legala in cazul acestui registru.

e)     Registrul unic de control are ca scop evidentierea tuturor controalelor desfasurate la

contribuabil de catre toate organele de control specializate, in domeniile : financiar-fiscal, inspectia muncii, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea in constructii, protectia consumatorului, protectia impotriva incediilor, precum si in alte domenii prevazute de lege .

Societatea Magnetti Prefabricate SRL un asemensi ea tip de Registru se afla la sediul social, in cadrul serviciului Financiar-Contabilitate.

f)      Registrul de evidenta fiscala are ca scop inscrierea tuturor informatiilor care au stat la

determinarea profitului impozabil si a calculului impozitului pe profit cuprins in declaratia privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat.

Informatiile din Registrul de evidenta fiscala sunt inregistrate in ordine cronologica si corespund cu operatiunile fiscale si cu datele privind impozitul pe profit din declaratia privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat. Registrul de evidenta fiscala se pastreaza la sediul fiscal al societatii, in cadrul serviciului Financiar-Contabilitate , unde se fac si inregistrarile in acesta.

Deasemenea exista documente privind :

organizarea contabilitatii materialelor

Nota de Intrare Receptie (N.I.R) document justificativ pentru receptia bunurilor aprovizionate, incarcare in gestiune, diferentele constatate la receptie, act de proba in eventualele litigii cu transportatorii si furnizorii. Circula in gestiune, pentru incarcarea in gestiune a bunurilor si materiale receptionate, la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor privind reglementarea diferentelor constatate, precum si pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica , atasata la documentele de livrare(factura sau avizul de insotire a marfi).

Bonul de consum - document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur

material, respectiv mai multor materiale, dupa caz;

- document justificativ de scadere din gestiune;

- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in evidenta contabila in partida simpla.

- document justificativ in calculul costurilor de productie ;

Se intocmeste in doua exemplare, pe masura lansarii, respectiv eliberarii materialelor din magazie pentru consum.

Aviz de insotire a marfii este un formular tipizat cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare, comun pe economie , executat pe hartie autocopiativa securizata.

Se foloseste ca - document de insotire a marfii pe timpul transportului, ce sta la baza intocmirii facturii fiscale. Circula la furnizor ; la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire; la compartimentul financiar-contabil, atasat la factura; la cumparator ;la magazie , pentru incarcarea de gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor; la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate sintetica si analitica.

Fisele de magazie sunt documente de evidenta la locul de depozitare a intrarilor, iesirilor si stocurilor de valori materiale si o sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de valori materiale. Se intocmesc intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material, si se completeaza de gestionar sau de persoana desemnata, care completeaza coloanele privitoare la intrari, la iesiri si stoc.

Fise de magazie a formularelor cu regim special sunt formulare tipizate cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare, comun pe economie, executat pe carton securizat si servesc drept documente de evidenta a intrarilor , iesirilor si stocurilor de formulare, care au un regim special de inseriere, numerotare , evidenta si urmarire .

organizarea contabilitatii mijloacelor banesti

Foaia de varsamant este un formular tipizat, specific fiecarei banci ,cu ajutorul caruia se depun la banca banii. Se intocmeste de casier in dexemplare , unul insoteste banii la banca iar celalalt (vizat de banca ) ramane la registrul de casa.

CEC-ul de numerar este CEC-ul cu ajutorul caruia se ridica banii din banca pentru efectuarea diferitelor plati prin casa. Se completeaza de casiera si cu aprobarea (semnatura administratorului si stampila unitatii) administratorului si se prezinta la banca pentru ridicarea de numerar.

Dispozitia de plata / incasare este un formular tipizat cu ajutorul caruia se ridica sau se depun banii in casierie . Se intocmeste de contabilul care tine evidenta Avansurilor de trezorerie pe baza unui REFERAT semnat in prealabil de administrator sau in urma decontului de cheltuieli (ordinului de deplasare). Se inregistreaza intr-un registru de numere (cu evidenta avansurilor de trezorerie) si se semneaza de contabilul care l-a intocmit si de administrator . In baza documentului astfel intocmit casierul elibereaza – plateste sumele de bani ( Dispozitia de plata) sau elibereaza chitanta pentru sumele de bani incasate (dispozitia de incasare).Acestea raman la Registrul de casa ca documente justificative.

Chitanta se elibereaza de casiera in momentul in care incaseaza sume de bani, se semneaza de casiera si se stampileaza cu stampila casieriei .

Registrul de casa lei si valuta se intocmeste zilnic de casier. In cazul societatii Magnetti Prefabricate SRL exista varianta informatica care se listeaza de doua ori, un exemplar ramane la casierie iar celalalt se arhiveaza in compartimentul financia-contabil unde se si opereaza inregistrarile in evidenta contabila a unitatii.

Monetar – se intocmeste zilnic de casier iar cu ajutorul acestuai se inventariaza monetarul disponibil in casa la sfarsitul zilei si se face si un control faptic al disponibilitatii banesti.

organizarea contabilitatii drepturilor salariale

Statul de plata salarii in cazul societatii Magnetti Prefabricate este intocmit in baza pontajului realizat de Responsabilul fiecarui departament cu ajutorul unui program informatic de pontare. Se listeaza sub doua forme

Sub forma de fluturas se listeaza in dublu exemplar, un exemplar se distribuie salariatilor iar celalalt se arhiveaza in deparamentul financiar contabilitate.

Sub forma de stat de plata salarii in care sunt specificate toate datele conform legii un exemplar se semneaza de persoana care-l intocmeste si Contabilul sef si se arhiveaza in cadrul departamentului, iar alt exemplar semnat si stampilat cu stampila unitatii se depune la ITM .

Declaratiile privind evident nominal a asiguratiilor (salalriatiilor). Statul de salarii sta la   baza intocmirii tuturor ;

declaratiilor priviind evident nominal a asiguratiilor si a obligatiilor de plata catre bugetulasigurariilor sociale de stat;

- declaratiilor priviind evident nominal a asiguratiilor si a obligatiilor de plata catre bugetulasigurarilor de somaj;

lista nominal cuprinzand persoanele asigurate pentru care se plateste contributia de asigurari sociale de sanatate;

- lista nominal cuprinzand persoanelor asigurate (coasigurate).

Centralizator referitor la obligatiile de plata ale angajatorului la FNUASS;

Declaratie privind evident obligatiilor de plata catre bugetul FNUASS pentru concedii si indemnizatii.

Declaratia fiscala privind stabilirea comisionului datorat Inspectoratului teritorial de munca.

Declaratia cu obligatiile de plata la bugetul consolidat(declaratia100 si 102 )– declaratie privind obligatiile de plata la bugetele asigurarior sociale si fondurilor special.

organizarea contabilitatii cheltuielilor si veniturilor :

Jurnalul de vanzari este un formulat tipizat fara regim special si este utilizat pentru inregistrarea vanzarilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii, Serveste ca document de stabilire lunara a taxei pe valoarea adaugata colectata si document de control a unor operatii de inregistrare in contabilitate.

Jurnal de cumparari este deasemenea un formulat tipizat fara regim special si serveste ca jurnal auxiliar pentru inregistrarea cumpararilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii, document de stabilire lunara a taxei pe valoarea adaugata deductibila si document de control a unor operatii de inregistrare in contabilitate.

Factura (furnizor / client) este un formular tipizat cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare , comun pe economie, executat pe hartie autocopiativa securizata si serveste ca document de baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a produselor si marfurilor , a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate ; document de insotire a marfii pe timpul transportului ; document de incarcare in gestiunea primitorului ; document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului.

Se intocmeste si circula conform prevederilor art. 155 din Codul Fiscal.

organizarea contabilitatii generale

Balanta de verificare analitica in 4 egalitati ce cuprinde solduri initiale (debit – credit), rulaje lunare (debit – credit), total rulaje (debit – Credit), total sume (debit – credit) si solduri finale (debit – credit). Se intocmeste pe baza notelor contabile care se inregistreaza in fisa contului si din fisa contului totalul rulajelor din luna curenta se preiau in balanta.

organizarea inventarierii patrimoniului

Principalele documente utilizate in activitatea de inventariere a elementelor patrimoniale de activ si de pasiv sunt :

Decizia de inventariere - emisa de seful contabil cu acordul scris al conducerii societatii.

Declaratia de inventar - serveste ca declaratie scrisa a gestionarului raspunzator de gestionarea valorilor materiale si banesti, pe care o prezinta comisiei de inventariere.

Lista de inventariere - se listeaza din programul de contabilitate , listele de inventariere fara cantitati (doar cu simbolul si denumirea ). Aceste liste se completeaza cu numar de bucati gasite in timpul inventarului  faptic  in gestiune si la sfarsit se constata plusurile si minusurile. Listele sunt semnate pe fiecare fila de catre gestionar si comisia de inventariere si impreuna cu Delaratia de inventar si Procesul verbal (intocmit de comisia de inventariere cu concluziile inventarului) se predau la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrarea in contabilitate si arhivare.

Registrul-inventar acest registru in cadrul firmei SC Magnetti Prefabricate SRL se completeaza odata pe an avand la baza liste de inventariere intocmite in fiecare gestiune (materii prime, materiale auxiliare, marfuri si produse) si in fiecare departament (mijloacele fixe si obiectele de inventar).

• organizarea contabilitatii imobilizarilor

Evidenta operativa a imobilizarilor corporale intrate si iesite din unitatea patrimoniala ,in functie de categoria din care fac parte si locul unde se afla, se tine cu ajutorul registrului numerelor de inventar.

Fiecarui mijloc fix i se acorda un numar de inventar , in ordine cronologica, pe baza documentelor primite.Este intocmit de seviciul Financiar-Contabilitate, pe grupe de mijloace fixe, prin inregistrarea cronologica a mijloacelor fixe intrate in unitate.

• Nota de intrare –receptie a mijlocului fix – se realizeaza cu ajutorul programului de contabilitate si prin   inregistrarea ei se efectueaza si inregistrarea in contabilitate a mijlocului fix.

•Fisa mijlocului fix serveste ca document pentru evidenta analitica a mijloscelor fixe. Se intocmeste de serviciul Financiar-Contabilitate , intr-un exemplar, pentru ficare mijloc fix.

•Procesul-verbal de punere in functiune a mijlocului fix se intocmeste pentru utilajele si instaltiile care necesita montaj si probe tehnologice , precum cladirile si constructile speciale care deservesc procese tehnologice, acestea considerandu-se puse in functiune la terminarea probelor tehnologice.Se intocmeste de catre secretarul comisiei numite pentru receptionarea obiectivului de investitii , in prezenta membrilor comisiei care este formata din : presedinte, specialisti-consultanti,asistenti la receptie.

•Procesul-verbal de scoatere din functiune a mijloculi fix serveste ca :

Document de constatre a indeplinirii conditiilor scoaterii din functiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz .

Document de consemnare a scoaterii efective din functiune a mijloacelor fixe.

Document justificativ de inregistrare in gestiune si in contabilitate.

Lucrari de sinteza si raportare financiar-contabila. Situatii financiare

Situatiile financiare in cadrul SC SRL se intocmesc de contabilul sef si au la baza balanta de verificare si listele de inventariere. Sunt semnate pentru aprobare de unul din Administratori Societatii.

Situatiile financiare (Anexa 5 – Bilant contabil decembrie 2007) anuale se compun din :

Bilantu format din

Bilant prescurtat– formular 10

cont de profit si pierdere – formularul 20

date informative – formularul 30

situatia activelor imobilizate , amortizarii activelor

note explicative.

Se depun Administratia financiara Jud. Giurgiu.