Pozitionarea functiei de audit intern fata de diferite tipuri de control, in cadrul institutiilor publice

Pozitionarea functiei de audit intern fata de diferite tipuri de control, in cadrul institutiilor publice

Pentru a clarifica mai bine functia de audit intern - unele persoane considerand inutila existenta acesteia - dar si cu scopul de a evita confuziile, trebuie trasate frontierele actiunii sale in raport cu celelalte controale care intersecteaz` domeniul sau de aplicare.

Astfel, auditul intern are legaturi cu controlul intern si, implicit cu controlul financiar preventiv si controlul de gestiune, intre ele existand anumite asemanari dar mai ales deosebiri esentiale.

1. Legatura controlului intern cu auditul intern

Primii (din Franta) care au dezvoltat si au aprofundat notiunea de 'control intern' au fost, dupa cum era de asteptat, auditorii externi, comisarii de conturi si expertii  contabili, cu scopul de a atinge obiectivele specifice atribuite functiei lor: certificarea regularitatii, sinceritatii si a imaginii fidele a conturilor si a rezultatelor.

Astfel, in anul 1977, definiia data controlului intern de catre Ordinul Experilor Contabili a fost urmatoarea:

' Controlul intern reprezinta totalitatea masurilor de securitate care contribuie la detinerea controlului asupra intreprinderii. Are drept scop, pe de o parte, asigurarea protectiei, asigurarea patrimoniului si calitatea informatiei si pe de alta parte, aplicarea instructiunilor conducerii si favorizarea imbunatatirii performantelor. Se manifesta prin organizarea, metodele si procedurile fiecarei activitati a intreprinderii, pentru a-i mentine perenitatea.'

Intre timp s-au dat si alte definitii dar, in esenta termenii nu sunt contradictorii, toate precizand de comun acord ca este vorba de 'un ansamblu de dispozitive implementate de catre responsabilii de la toate nivelurile pentru a deine controlul asupra activit`ii lor'.

In primul act legislativ privind auditul intern si controlul financiar preventiv (Ordonanta Guvernului nr. 119/1999) la art.2 lit.i), controlul intern era definit ca fiind 'ansamblul masurilor intreprinse la nivelul unei institutii publice cu privire la structurile organizatorice, metodele, procedurile si sistemele de control si de evaluare, instituite in scopul: realizarii atributiilor la un nivel calitativ corespunzator si indeplinirii cu regularitate, in mod economic, eficace si eficient, a politicilor adoptate; respectarii legalitatii si a dispozitiilor conducerii; protejarii activelor si resurselor; efectuarii si mentinerii de inregistrari contabile corecte si complete; furnizarii la timp de informatii corecte si complete pentru fundamentarea deciziilor conducerii'.

 S-a nascut atunci intrebarea 'De ce serviciul nou infiintat - independent dar subordonat directorului general al fiecarei directii generale a finanelor publice judetene - se numeste Serviciul de Control si Audit Intern si nu se numeste - simplu, Serviciul de Audit Intern?'. De ce nu a fost infiintat, separat, un compartiment de control intern? Deoarece, la toate nivelele de conducere exista un control intern iar auditul intern are rolul de a finaliza acest control printr-un 'supra-control'. Pentru auditorii interni, controlul intern este un obiectiv, urm`rindu-se obtinerea unui diagnostic al mediului de control intern, tinandu-se cont de existenta numeroaselor riscuri.

Prin urmare, nu se poate vorbi despre audit intern fara a aminti si de controlul intern, deoarece auditul intern are rolul de a finaliza controlul intern.

Ultima definitie a controlului intern, prevazuta la art.2 lit.b) din Legea nr. 672/19.12.2002 privind auditul public intern, este: 'control intern - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitatii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere in concordanta cu obiectivele acesteia si cu reglementarile legale, in vederea asigurarii administrarii fondurilor in mod economic, eficient si eficace; include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele si procedurile'.

Conform Normelor proprii privind exercitarea activit`ii de audit public intern in cadrul Ministerului Finanelor Publice, mediul de control este 'atitudinea ]i aciunile conducerii cu privire la importana controlului in entitate. Mediul de control reprezinta cadrul ]i structura necesara realizarii obiectivelor primordiale ale sistemului de control intern. Mediul de control inglobeaza urmatoarele elemente:

- integritatea si valorile etice;

- conceptia si stilul conducerii;

- structura organizatorica;

- atributiile de competenta si de responsabilitati;

- politicile si practicile referitor la resursele umane;

- competenta personalului.'

In sfera controlului intern, pe langa controlul administrativ intern (exercitat de catre persoanele cu functii de conducere asupra birourilor sau compartimentelor si persoanelor din subordine), controlul reciproc (exercitat intre compartimente si salariati pe baza fluxurilor de informatii si fluxurilor materiale si pe baza separarii sarcinilor),  autocontrol (verificarea lucrarilor executate chiar de c`tre persoanele care le-au intocmit), mai sunt incluse si controlul financiar preventiv propriu si cel de gestiune.

2. Legatura cu controlul financiar preventiv propriu

In cadrul entitatilor publice, persoanele care gestioneaza fonduri publice sau patrimoniul public au obligatia sa realizeze o buna gestiune financiara prin asigurarea legalitatii, regularitatii, economicitatii, eficacitatii si eficientei in utilizarea fondurilor publice si in administrarea patrimoniului public.

Controlul financiar preventiv este activitatea prin care se verifica legalitatea si regularitatea operatiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, inainte de aprobarea acestora.

Controlului financiar preventiv propriu este organizat, in cadrul compartimentului contabil. Acest tip de control se exercita, prin viza, de persoane din cadrul compartimentelor de specialitate, desemnate in acest sens de c`tre conducatorul entitatii publice. Actul de numire va cuprinde si limitele de competenta in exercitarea controlului financiar preventiv propriu. Persoanele desemnate sa efectueze aceasta activitate sunt altele decat cele care initiaza operatiunea supusa vizei deoarece acestea nu trebuie sa fie implicate, prin sarcinile de serviciu, in efectuarea operatiunii supuse controlului financiar preventiv propriu. Aceste persoane trebuie sa aiba competenele profesionale solicitate de aceasta activitate.

De mentionat ca, viza de control financiar preventiv propriu se exercita prin semnatura persoanelor in drept si prin aplicarea de catre acestea a sigiliului personal.

Conducatorii entitatilor publice au obligatia sa stabileasca proiectele de operatiuni supuse controlului financiar preventiv, documentele justificative si circuitul acestora.

Proiectele de operaiuni trebuie sa respecte in totalitate cerintele de legalitate, regularitate si incadrare in limitele creditelor bugetare aprobate si sa poarte viza de control financiar preventiv propriu. Numai aceste proiecte se supun aprobarii ordonatorului de credite.

In vederea acordarii vizei de control financiar preventiv propriu, proiectele de operatiuni trebuie sa se prezinta insotite de documentele justificative corespunzatoare,  certificate in privinta realitatii si legalitatii prin semnatura conducatorilor compartimentelor de specialitate care initiaza operatiunea respectiva.

Concluzionand, controlul financiar preventiv consta in verificarea sistematica a proiectelor de operatiuni care fac obiectul acestuia din punct de vedere al legalitatii si regularitatii precum si incadrarii in limitele creditelor bugetare stabilite potrivit legii.

Privit prin prisma controlului financiar preventiv, auditul intern are un caracter concomitent din perspectiva anului financiar dar si un caracter ulterior din perspectiva operatiunii, activitatii sau actiunii.

Controlul financiar preventiv se va integra in mod treptat in sfera raspunderii manageriale, proces ce trebuie finalizat pana la data aderarii Romaniei la Uniunea Europeana, pe masura ce controlul managerial va asigura eliminarea riscurilor in administrarea fondurilor publice. Atingerea acestui nivel va fi evaluata de auditul public intern din cadrul Ministerului Finantelor Publice.

2. Legatura cu controlul de gestiune

Asa cum auditul intern a trecut de la un simplu control al activitatilor de ansamblu ( actualul Serviciu de Control si Audit Public Intern a avut la inceput denumirea de Serviciul de Control al Activitatii Interne si, implicit si alte atributii) la asistenta acordata managementului pentru a avea un bun control asupra operatiunilor, tot asa si controlul de gestiune a trecut de la simpla analiza a costurilor la controlul bugetar, apoi la un adevarat pilotaj al unitatii.

Chiar daca intre ele exista relatii de complemetaritate, ambele contribuind la o evaluare reala, estimand corectitudinea procedurilor utilizate pentru intregul sistem, sunt suficiente diferente demne de specificat:

1. Din punct de vedere al obiectivelor, controlul de gestiune are rolul de a asigura meninerea echilibrului unitatii (achizitii, investitii etc.) ocupandu-se mai mult de informare - efectuand studii economice - decat de sisteme si proceduri;

2. Controlul de gestiune va lua in considerare tot cea ce este exprimat sau exprimabil in cifre iar auditul intern va menge dincolo de acesta dimensiune;

3. Activitatea controlului de gestiune este uneori perturbat` de priorit`ile unitatii in timp ce auditul intern este planificat si sistematizat;

4. Metodele de lucru difera (in controlul de gestiune raportarea este referitoare la previziuni si realizari).

Auditul intern va gasi la controlul de gestiune informatii asupra unor puncte slabe ce vor trebui luate in considerare in cadrul misiunilor de audit.

In concluzie, ambele sunt de folos in vederea optimiz`rii activitatilor unitatilor, atat institutiilor publice cat si companiilor, regiilor autonome, diferitelor tipuri de societati comerciale.