Lucrari contabile de inchidere

LUCRARI CONTABILE DE INCHIDERE

1. INVENTARIEREA PATRIMONIULUI INSTITUTIILOR PUBLICE

Institutiile publice au obligatia, in conformitate cu dispozitiile legale in vigoare, sa efectueze inventarierea patrimoniului potrivit Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 20 din 20 ianuarie 200 si potrivit Normelor privind organizarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin OMFP nr. 2.388/1995, sa intocmeasca registrul-inventar conform normelor legale in vigoare si sa reflecte rezultatele acestuia in bilantul contabil de la finele anului.

Prin inventariere se intelege o actiune de constatare faptica, la o anumita data, a existentei tuturor elementelor care constituie patrimoniul institutiei respective. Inventarierea este o modalitate specifica de control contabil si anume un mijloc de verificare a concordantei datelor evidentei contabile cu situatia reala existenta.

Ordonatorii de credite au obligatia de a analiza structura stocurilor inventariate si de a stabili materialele aflate in stoc fara utilizare, cauzele acestora, precum si raspunderea persoanelor vinovate de imobilizarea fondurilor in astfel de bunuri.

Institutiile publice au obligativitatea inventarierii tuturor bunurilor materiale, a valorilor, precum si a altor bunuri ce se afla la dispozitia unitatilor temporar, fie ca urmare a incheierii unor procese verbale de primire-predare, fie primite spre prelucrare de la terti sau detinute in custodie.

2. CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV

1. Scopul controlului financiar preventiv si categoriile de operatiuni asupra carora se exercita:

1.1. Controlul financiar preventiv are drept scop identificarea proiectelor de operatiuni (denumite in continuare operatiuni) care nu respecta conditiile de legalitate si regularitate si/sau, dupa caz, de incadrare in limitele si destinatia creditelor bugetare si de angajament si prin a caror efectuare s-ar prejudicia patrimoniul public si/sau fondurile publice.

1.2. Fac obiectul controlului financiar preventiv operatiunile care vizeaza, in principal:

- angajamentele legale si angajamentele bugetare*);

- deschiderea si repartizarea de credite bugetare;

- modificarea repartizarii pe trimestre si pe subdiviziuni a clasificatiei bugetare a creditelor aprobate, inclusiv prin virari de credite;

- ordonantarea cheltuielilor;

- constituirea veniturilor publice, in privinta autorizarii si stabilirii titlurilor de incasare;

- concesionarea sau inchirierea de bunuri apartinand domeniului public al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale;

- vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri apartinand domeniului privat al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale;

- alte categorii de operatiuni stabilite prin ordin al ministrului finantelor publice.

1.3. In functie de specificul entitatii publice, conducatorul acesteia decide exercitarea controlului financiar preventiv si asupra altor categorii de operatiuni.

2. Continutul controlului financiar preventiv

2.1. Potrivit art. 23 din Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, controlul financiar preventiv se exercita asupra tuturor operatiunilor care afecteaza fondurile publice si/sau patrimoniul public.

2.2. Controlul financiar preventiv se exercita asupra documentelor in care sunt consemnate operatiunile patrimoniale, inainte ca acestea sa devina acte juridice, prin aprobarea lor de catre titularul de drept al competentei sau de catre titularul unei competente delegate in conditiile legii. Nu intra in sfera controlului financiar preventiv analiza si certificarea situatiilor financiare si/sau patrimoniale, precum si verificarea operatiunilor deja efectuate.

2.3. Controlul financiar preventiv consta in verificarea sistematica a operatiunilor care fac obiectul acestuia, din punct de vedere al:

a) respectarii tuturor prevederilor legale care le sunt aplicabile, in vigoare la data efectuarii operatiunilor (control de legalitate);

b) indeplinirii sub toate aspectele a principiilor si a regulilor procedurale si metodologice care sunt aplicabile categoriilor de operatiuni din care fac parte operatiunile supuse controlului (control de regularitate);

c) incadrarii in limitele si destinatia creditelor bugetare si/sau de angajament, dupa caz (control bugetar).

2.4. Controlul financiar preventiv al operatiunilor se exercita pe baza actelor si/sau documentelor justificative certificate in privinta realitatii, regularitatii si legalitatii, de catre conducatorii compartimentelor de specialitate emitente.

2.5. Operatiunile ce privesc acte juridice prin care se angajeaza patrimonial entitatea publica se supun controlului financiar preventiv dupa avizarea lor de catre compartimentele de specialitate juridica si financiar-contabila. La entitatile publice unde nu sunt organizate compartimente de specialitate juridica si/sau financiar-contabila, controlul financiar preventiv se va exercita exclusiv prin viza persoanei desemnate de conducatorul entitatii publice.

2.6. Conducatorii compartimentelor de specialitate raspund pentru realitatea, regularitatea si legalitatea operatiunilor ale caror acte si/sau documente justificative le-au certificat sau avizat. Obtinerea vizei de control financiar preventiv pentru operatiuni care au la baza acte si/sau documente justificative certificate sau avizate, care se dovedesc ulterior nereale, inexacte sau nelegale, nu exonereaza de raspundere sefii compartimentelor de specialitate sau alte persoane competente din cadrul acestora.

3. Organizarea controlului financiar preventiv propriu

3.1. In Muzeul National de Arta al Romaniei, controlul financiar preventiv s-a organizat in structura Serviciului economic in cadrul Biroului CFPP.

3.2. Controlul financiar preventiv se exercita, prin viza, de persoanele desemnate in acest sens de catre conducatorul entitatii publice. Actul de numire va cuprinde limitele de competenta in exercitarea acestuia. Persoanele care exercita controlul financiar preventiv sunt altele decat cele care aproba si efectueaza operatiunea supusa vizei.

3.3. Viza de control financiar preventiv se exercita prin semnatura persoanei desemnate si prin aplicarea sigiliului personal, care va cuprinde urmatoarele informatii: denumirea entitatii publice; mentiunea 'vizat pentru control financiar preventiv'; numarul sigiliului (numarul de identificare a titularului acestuia); data acordarii vizei (an, luna, zi).

3.4. Documentele prezentate la viza de control financiar preventiv se inscriu in Registrul privind operatiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.

3.5. Termenul pentru pronuntare (acordarea/refuzul vizei) se stabileste, prin decizie interna, de conducatorul entitatii publice in functie de natura si complexitatea operatiunilor cuprinse in Cadrul general si/sau specific al operatiunilor supuse controlului preventiv.

4. Procedura de control

4.1. Documentele care privesc operatiuni asupra carora este obligatorie exercitarea controlului financiar preventiv se transmit persoanelor desemnate cu exercitarea acestuia de catre compartimentele de specialitate care initiaza operatiunea.

4.2. Documentele privind operatiunile prin care se afecteaza fondurile publice si/sau patrimoniul public vor fi insotite de avizele compartimentelor de specialitate, de note de fundamentare, de acte si/sau documente justificative si, dupa caz, de o 'Propunere de angajare a unei cheltuieli' si/sau de un 'Angajament individual/global', intocmite conform anexei nr. 1 si, respectiv, anexei nr. 2 la normele metodologice aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.792/2002.

4.3. Persoanele desemnate pentru exercitarea controlului financiar preventiv vor prelua documentele si vor proceda, intr-o prima etapa, la verificarea formala a acestora cu privire la: completarea documentelor in concordanta cu continutul acestora; existenta semnaturilor persoanelor autorizate din cadrul compartimentelor de specialitate; existenta actelor justificative specifice operatiunii prezentate la viza.

4.4. Daca nu sunt respectate cerintele enuntate la pct. 4.3, documentele sunt returnate emitentului, precizandu-se, in scris, motivele restituirii.

4.5. Dupa efectuarea controlului formal, persoanele desemnate sa exercite controlul financiar preventiv inregistreaza documentele in Registrul privind operatiunile prezentate la viza de control financiar preventiv si efectueaza verificarea operatiunii din punct de vedere al legalitatii, regularitatii si, dupa caz, al incadrarii in limitele si destinatia creditelor bugetare si/sau de angajament.

4.6. Daca necesitatile o impun, in vederea exercitarii unui control preventiv cat mai complet, se pot solicita si alte acte justificative, precum si avizul compartimentului de specialitate juridica. Intarzierea sau refuzul furnizarii actelor justificative ori avizelor solicitate va fi comunicat conducatorului entitatii publice, pentru a dispune masurile legale.

4.7. Daca in urma verificarii de fond operatiunea indeplineste conditiile de legalitate, regularitate si, dupa caz, de incadrare in limitele si destinatia creditelor bugetare si/sau de angajament, se acorda viza prin aplicarea sigiliului si a semnaturii pe exemplarul documentului care se arhiveaza la entitatea publica.

4.8. Documentele vizate si actele justificative ce le-au insotit sunt restituite, sub semnatura, compartimentului de specialitate emitent, in vederea continuarii circuitului acestora, consemnandu-se acest fapt in Registrul privind operatiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.

5. Refuzul de viza

5.1. Daca in urma verificarii se constata ca operatiunile nu intrunesc conditiile de legalitate, regularitate si, dupa caz, de incadrare in limitele si destinatia creditelor bugetare si/sau de angajament, persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv vor, consemnand acest fapt in Registrul privind operatiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.

5.2. Refuzul de viza, insotit de actele justificative semnificative, va fi adus la cunostinta conducatorului entitatii publice, iar celelalte documente se vor restitui, sub semnatura, compartimentelor de specialitate care au initiat operatiunea.

5.3. Cu exceptia cazurilor in care refuzul de viza se datoreaza depasirii creditelor bugetare si/sau de angajament, operatiunile refuzate la viza se pot efectua pe propria raspundere a conducatorului entitatii publice.

5.4. Efectuarea pe propria raspundere a operatiunii refuzate la viza de control financiar preventiv se face printr-un act de decizie interna emis de conducatorul entitatii publice. O copie de pe actul de decizie interna va fi transmisa persoanei care a refuzat viza, compartimentului de audit public intern al entitatii publice.

5.5. Persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv vor informa Curtea de Conturi, Ministerul Finantelor Publice si, dupa caz, organul ierarhic superior al entitatii publice asupra operatiunilor refuzate la viza si efectuate pe propria raspundere.

Informarea organului ierarhic superior se va face de indata ce efectuarea operatiunii a fost dispusa, prin transmiterea unei copii de pe actul de decizie interna si de pe motivatia refuzului de viza. Conducatorul organului ierarhic superior are obligatia de a lua masurile legale pentru restabilirea situatiei de drept.

Daca prin operatiunea refuzata la viza, dar efectuata pe propria raspundere de catre conducatorul entitatii publice, se prejudiciaza patrimonial entitatea si daca conducatorul organului ierarhic superior (dupa caz) nu a dispus masurile legale, atunci vor fi sesizate inspectia centrala si/sau inspectiile teritoriale ale Ministerului Finantelor Publice.

Informarea Curtii de Conturi se va face cu ocazia efectuarii controalelor de descarcare de gestiune sau a altor controale ce intra in competenta sa.

6. Dispozitii finale

6.1. In anexa nr. 3 se prezinta Proceduri scrise privind documentele supuse controlului financiar preventiv si actele justificative anexate acestora pentru persoanele care desfasoara activitatea de control financiar preventiv propriu.

3. SISTEMUL DARILOR DE SEAMA SPECIFICE INSTITUTIILOR PUBLICE

Conform art. 172 din Regulamentul de aplicare a Legii Contabilitatii nr. 82/1991, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 20 din 20 ianuarie 200, ordonatorii de credite principali au obligatia de a prezenta la Ministerul de Finante trimestrial si anual, dari de seama, precum si contul de executie privind bugetul de venituri si cheltuieli, in structura si la termenele prevazute in instructiunile emise de Ministerul de Finante.

Anual, Ministerul Finantelor emite 'Norme metodologice privind incheierea exercitiului bugetar', precum si Norme metodologice privind inchiderea conturilor, intocmirea si centralizarea darilor de seama contabile privind executia bugetara. Acestea constituie un indrumar al ordonatorilor de credite si organelor de specialitate ale acestora in vederea intocmirii corecte a bilantului contabil si a situatiilor anexe.

Aceleasi obligatii le au institutiile publice, care au calitatea de ordonator de credite secundar sau tertiar catre organul ierarhic superior.

Ministerul Finantelor, potrivit art. 36 si 37 din Legea Contabilitatii nr. 82/1991, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 20 din 20 ianuarie 200, intocmeste in fiecare an bilantul pe ansamblul economiei nationale, avand la baza bilanturile contabile ale unitatilor patrimoniale care desfasoara activitate economica, precum si darile de seama ale institutiilor publice, sau ale celorlalte persoane juridice care au obligatia conform legii sa depuna bilant contabil. Acest bilant centralizat este prezentat guvernului odata cu contul general de executie a bugetului de stat.

Pe baza analizei acestui cont de executie bugetara si a prognozelor efectuate asupra raportarilor la nivel central, guvernul elaboreaza noul buget de venituri si cheltuieli pe anul financiar urmator, fapt ce impune ca bilantul contabil al institutiei publice sa reflecte realitatea, sa fie corect intocmit si verificat din punct de vedere al legalitatii operatiunilor

cuprinse. Aceste verificari se efectueaza de catre experti independenti, in conformitate cu art. 29 din Legea Nr. 82/1991, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 20 din 20 ianuarie 200.

Sectorul public reprezinta singurul domeniu in care respectarea legalitatii operatiunilor este urmarita indeaproape de organele de control financiar propriu al institutiei publice respective sau de catre cele ale Ministerului Finantelor si Curtii de Conturi a Romaniei.

Ca urmare, obiectul activitatii de audit financiar-contabil este reprezentat de controlul atestarii sau certificarii documentelor de sinteza, cu privire la legalitatea si realitatea operatiunilor inscrise in acestea.

Compartimentul de audit se organizeaza in mod independent din persoane specializate care nu sunt implicate in activitatile pe care le auditeaza sau controleaza, dupa caz si au ca sfera de desfasurare activitatea proprie a ordonatorului principal (organului superior) si activitatea unitatilor subordonate fara personalitate juridica (cu personalitate juridica).

Desfasurarea auditului intern se face conform planului anual de audit intern, defalcat pe trimestre, unitati, obiective, oameni si perioade si aprobat de conducatorul institutiei.

Auditorii interni isi desfasoara activitatea pe baza de ordin de serviciu aprobat de catre conducatorul institutiei, care prevede unitatea, obiectivele si durata auditului.

Constatarile auditului intern sunt cuprinse in raportul de audit intern care cuprinde constatarile facute, concluziile si recomandarile acestora.

Raportul de audit intern se semneaza de catre auditori pe fiecare pagina, se inregistreaza si se pastreaza 10 ani. Reprezentantii Curtii de Conturi au dreptul sa examineze rapoartele de audit intern.

Raportul de audit intern este un act unilateral intocmit in 1 exemplar (cu exceptia celui de certificare a bilantului si contului de executie care se intocmeste in 3 exemplare), care exprima opinia auditorilor in baza constatarilor facute. El cuprinde obligatoriu elementele cerute de art. 17 din norme referitoare la:

a) scopul si obiectivele raportului de audit intern;

b) structura minimala a raportului de audit intern:

date de identificare a actiunii de audit intern;

modul de desfasurare a actiunii de audit intern;

constatari efectuate;

concluzii si recomandari;

documentatia anexa la raport.

c) prezentarea sistematica a concluziilor derivate din actiunea de audit intern desfasurata si recomandarile ori masurile, dupa caz, care se impun pentru remedierea sau prevenirea deficientelor constatate in viitor.

Toate documentele anexa la raportul de audit intern se semneaza pentru intocmire sau conformitate de cel auditat.

Pentru exercitarea calitatii de auditor intern se vor folosi urmatoarele tehnici de audit:

Sondajul (a cel putin 1/3 din documentele perioadei urmarite)

Confruntarii prin control incrucisat a datelor furnizate de unitatea auditata cu cele ale organelor fiscale, bancilor finantatoare, trezoreriilor, furnizorilor, creditorilor, clientilor, debitorilor etc..

Analiza realitatii datelor din bilant cu cele din anexele la bilant sau din balanta de verificare pentru solduri si rulaje, din BVC pentru limitele de cheltuieli admise, din darile de seama statistice privind incasarile etc..

Descompunerii posturilor de activ si de pasiv ale bilantului pe conturi componente si gruparea lor pe categorii de mijloace si pe sursele de finantare a acestora;

Analiza fenomenelor prin folosirea metodei substituirii in lant a influentei factorilor

Alte tehnici si analize impuse de specificul fenomenelor auditate.

Intocmirea bilantului contabil se realizeaza de regula de catre conducatorul compartimentului financiar-contabil, ulterior fiind verificat de catre organele ierarhic superioare.

Darea de seama este compusa din urmatoarele documente:

Bilant contabil;

Contul de executie bugetara;

Anexe: - Detalierea cheltuielilor;

- Disponibil din mijloace cu destinatie speciala;

- Contul de executie al fiecarui fond special;

- Finantarea bugetara;

- Situatia obligatiilor de plata restante la finele perioadei.

Raportul de analiza pe baza de bilant a situatiei economico-financiare la data raportarii;

Indicatori de calcul si fundamentare, pe structura proiectului de buget.

Darea de seama contabila se intocmeste trimestrial sau la sfarsitul exercitiului bugetar. Aceasta sintetizeaza indicatori de baza ai activitatii contabile, statistice si tehnic-operative din activitatea unitatii. Darea de seama contabila se depune la organul ierarhic superior, la termenele stabilite de acesta. Darile de seama centralizate privind executia bugetului de stat pe anul 2003, intocmite de ministere, celelalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale, precum si darile de seama contabile privind executia bugetului local pe anul 2003 intocmite de Directiile generale ale finantelor publice si controlului financiar de stat judetene si a municipiului Bucuresti, se depun la Ministerul Finantelor (DIRECTIA GENERALA TREZORERIE SI CONTABILITATE PUBLICA), cel mai tarziu pana la data de 15 februarie 2004.

Darile de seama bugetare au un caracter unitar in ceea ce priveste structura si continutul lor, intrucat sunt supuse unor reglementari speciale si conditii unitare de intocmire.

Bilantul contabil cuprinde in activ totalitatea mijloacelor aflate in folosinta institutiei, iar in pasiv sursele din care s-au procurat aceste mijloace.

Operatiunile economico-financiare efectuate in anul 2003 se vor reflecta in contabilitate in conformitate cu prevederile Legii nr. 500 / 2002 privind finantele publice, ale Legii nr. 189/1998 privind finantele publice locale, ale Normelor metodologice privind incheierea exercitiului bugetar al anului 2003, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor nr. 1658/20 decembrie 2000, ale Normelor metodologice privind contabilitatea institutiilor publice si ale planurilor de conturi pentru institutiile publice, consiliile locale, unitati de asigurari sociale de stat si instructiunile de aplicare ale acestora cu modificarile si completarile ulterioare, precum si a " Precizarilor metodologice privind inchiderea si centralizarea darilor de seama contabile privind executia bugetara'.

Posturile din bilant corespund conturilor sintetice de gradul intai sau doi, care sunt preluate din balanta de verificare intocmita la sfarsitul exercitiului.

In vederea elaborarii bilantului contabil se intocmesc lucrari contabile premergatoare, si anume:

inregistrarea in conturi a tuturor operatiunilor economice si financiare aferente intregii activitati;

inchiderea conturilor la sfarsitul exercitiului bugetar;

Verificarea exactitatii sumelor inregistrate in contabilitatea sintetica si analitica prin utilizarea balantei de verificare sintetica sau analitica;

Inventarierea patrimoniului si regularizarea diferentelor rezultate in urma inventarierii;

Efectuarea verificarilor finale si a corelatiilor intre lucrarile contabile specifice, pe baza instructiunilor emise de Ministerul de Finante.

Odata intocmit, bilantul contabil este verificat, iar ulterior el va fi semnat de conducatorul institutiei publice respective si conducatorul compartimentului financiar - contabil.

Ordonatorii de credite au obligatia sa prezinte la trezoreriile statului sau la unitatile BCR din municipiul Bucuresti si judetul Ilfov (unde nu functioneaza trezorerii ale statului) bilantul contabil si contul de executie, pentru certificarea exactitatii platilor de casa pe capitole si titluri( la unitatile BCR numai pe capitole) si a soldurilor conturilor de disponibilitati, cu datele din contabilitatea trezoreriilor sau unitatilor BCR, dupa caz.

Este interzis ordonatorilor de credite principali si secundari sa centralizeze bilanturile si conturile de executie ale institutiilor din subordine fara viza trezoreriilor statului sau organelor bancare, dupa caz.

Bilanturile contabile care nu corespund cu datele din evidenta trezoreriilor statului sau unitatilor BCR se vor restitui institutiilor publice respective pentru a se introduce corecturile corespunzatoare.

Bilantul se intocmeste pe baza ultimei balante de verificare a conturilor sintetice, puse de acord cu soldurile din balanta conturilor analitice, incheiata dupa inregistrarea tuturor documentelor in care au fost consemnate operatiunile financiar-contabile aferente perioadei raportate. Acestea au fost vizate in prealabil de persoanele care, potrivit legii exercita controlul financiar preventiv. Pentru operatiunile supuse controlului Curtii de Conturi documentele de angajare a cheltuielilor vor avea si viza acestuia.

Se vor verifica in prealabil:

- soldurile conturilor, astfel incat acestea sa reflecte operatiunile patrimoniale efectuate si sa corespunda functiunii stabilite in planul de conturi in vigoare;

- clarificarea sumelor ce se mentin in conturile 220 ' Debitori ', 225 ' Clienti ', 231 ' Creditori ' urmarindu-se achitarea obligatiilor si incasarea creantelor in lei si valuta, dupa caz;

analiza sumelor incasate de la debitori sau clienti din anii precedenti, care, potrivit legii, se vireaza la buget.

Metoda de inregistrare in contabilitate este metoda 'contabilitatii pe baza de numerar' (executie de casa) care recunoaste veniturile si cheltuielile in momentul incasarii, respectiv platii. In acest caz, orice venit neincasat si orice cheltuiala neefectuata pana la data de 31 decembrie se va incasa sau se va plati, dupa caz, in contul bugetului pe anul urmator.

Avand in vedere cele de mai sus, precum si prevederile art. 80 din Legea privind finantele publice nr. 500 / 2002, muzeul nu poate angaja cheltuieli decat in limita creditelor bugetare aprobate.

4. CERTIFICAREA BILANTULUI CONTABIL LA INSTITUTIILE PUBLICE

Prin verificarea bilantului contabil se asigura ca acesta ofera o imagine fidela, clara si complexa a patrimoniului, a situatiei financiare si a rezultatului executarii bugetului institutiei respective. Darea de seama bugetara se depune la organul ierarhic superior, la termenele stabilite de acesta.

Cu ocazia verificarii si certificarii bilantului contabil se va intocmi raportul in forma scurta pentru organele Ministerului de Finante, si in forma detaliata pentru ordonatorul de credite, precum si pentru organele ierarhic superioare. Principiile care stau la baza realizarii certificarii sunt:

exhaustivitatea(integralitatea)- toate operatiunile care privesc institutia publica sunt inregistrate in contabilitate pe baza documentelor justificative;

realitatea - toate elementele patrimoniale din evidentele contabile corespund cu cele identificate fizic si toate elementele de activ, pasiv, venituri si cheltuieli reflecta valori reale, exista si privesc institutia publica in cauza; toate informatiile prezentate prin conturile anuale trebuie sa poata fi justificate si certificate;

corecta inregistrare in contabilitate si corecta prezentare in conturile anuale a operatiunilor, adica aceste operatiuni trebuie:

1. sa fie contabilizate in perioada corespunzatoare, urmarindu-se deci respectarea independentei exercitiilor financiare;

sa fie corect evaluate, adica sumele sa fie bine determinate, aritmetic exacte, urmarindu-se respectarea tuturor regulilor si principiilor contabile, precum si a metodelor de evaluare;

sa fie inregistrate in conturile corespunzatoare, conform planului de conturi pentru institutiile publice;

sa fie corect totalizate, centralizate, astfel incat sa li se asigure o prezentare in conturile anuale conforma cu regulile in vigoare.

Certificarea se va face la nivelul fiecarei institutii care, potrivit legii are obligatia sa intocmeasca bilant contabil si cont de executie bugetara si are organizat compartiment de audit intern.

Documentatia necesara pentru certificare se compune din:

bilantul contabil

contul de executie bugetara

acte financiare si de gestiune

orice alte documente justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate

Auditul bilantului se poate realiza din punct de vedere al formei, cat si al continutului.

Din punct de vedere al formei se verifica:

. completarea corecta a denumirii institutiei, precum si a datelor de identificare ale acesteia (adresa, cod fiscal, etc);

existenta formularului tipizat aprobat de Ministrul Finantelor;

completarea corecta si fara stersaturi a coloanelor de indicatori bilantieri;

. existenta semnaturilor autorizate

viza de confirmare de la trezoreria statului prin care se certifica soldurile de disponibilitati existente la sfarsitul perioadei.

Din punct de vedere al continutului se pot aplica o serie de tehnici de control specifice.

In analiza bilantului contabil se porneste de la urmatoarea premisa: intre grupele de activ si cele de pasiv exista o legatura bine stabilita, in sensul ca mijloacele materiale prezentate in activul bilantier au o corespondenta in pasiv.

Aceasta grupare a mijloacelor materiale si a surselor da posibilitatea separarii fondurilor bugetare de cele speciale, precum si separarea mijloacelor si surselor privind investitiile.

Egalitatea de baza a bilantului este cea existenta intre grupele de activ si cele de pasiv. Fara existenta acestei egalitatii bilantul contabil este eronat. Erorile pot fi de calcul sau de inregistrare.

Concomitent se va verifica existenta altor egalitati necesare corectei duble reprezentari a patrimoniului:

Soldul mijloacelor fixe din activul bilantier(cont 01) trebuie sa fie egal cu fondul corespunzator din pasivul bilantier (cont 310);

Valoarea obiectelor de inventar de mica valoare sau scurta durata din activul bilantului (conturile 602, 603, 604) trebuie sa coincida cu valoarea fondului obiectelor de inventar din pasivul bilantului (cont 311);

Verificarea soldurilor conturilor sintetice prin totalizarea soldurilor analitice in situatiile care necesita aceste corelatii. Spre exemplu: finantarea de la bugetul de stat (prin unitati bancare sau trezorerie), finantarea de la bugetul local ( prin unitati bancare sau trezorerie), etc.

Calculul indicatorilor bilantieri.

Indicatorii bilantieri se sprijina pe datele contabilitatii curente a caror baza o constituie documentele justificative. Exactitatea acestor indicatori se asigura prin mai multe modalitati de audit:

reflectarea completa si exacta in conturi a tuturor veniturilor si cheltuielilor care se refera la perioada pentru care se intocmeste bilantul;

respectarea regulilor de evaluare a elementelor cuprinse in bilant;

confruntarea datelor din contabilitate cu realitatea, prin inventariere, care constituie o premisa obligatorie a exactitatii datelor contabile si a bilantului.

Spre exemplu se verifica cu ocazia auditului bilantier indicatorul 'DISPONIBILITATI ALE INSTITUTIEI PUBLICE '. Ca urmare se procedeaza mai intai la totalizarea soldurilor de disponibilitati ce compun suma acestui indicator al activului bilantier, dupa cum urmeaza:

Disponibil al institutiei (cont 105);

Disponibil pentru sume de mandat si sume in depozit ( cont 110);

Disponibil in contul colector de venituri incasate pentru bugetul statului(cont

Disponibil pentru investitii ( cont 115);

Dupa efectuarea calculelor de control, auditorul procedeaza la verificarea prin sondaj a soldurilor de disponibilitati prin confruntarea rulajelor si soldului contului sintetic cu miscarile si soldurile conturilor analitice, pentru descoperirea erorilor strecurate cu ocazia operatiunilor economice si financiare.

Pentru corectarea erorilor de calcul sau inregistrare exista mai multe variante:

in cazul in care eroarea este descoperita cu ocazia verificarii darii de seama anuale de catre organul ierarhic superior, modificarile efectuate vor fi operate prin note contabile intocmite, in contabilitatea anului expirat si implicit a anului curent pentru rectificarea soldurilor initiale, pe baza dispozitiei primite in scris de la organul ierarhic superior.

2. in cazul descoperirii erorilor dupa aprobarea darii de seama contabile anuale, acestea vor fi corectate in anul curent.

Concomitent, in cadrul operatiunii de verificare a bilantului contabil se urmareste:

- daca dinamica soldurilor conturilor de debitori, clienti, creditori, creditori, furnizori, si a altor conturi care caracterizeaza activitatea financiar-contabila a institutiei este normala, precum si masurile propuse in raportul de gestiune cu privire la recuperarea pagubelor sau a debitorilor restanti,

- modul in care au fost respectate normele fata de tertii care s-au prescris, precum si a celor privind scaderea din activ, a createlor care nu mai pot fi recuperate.

Conducatorul unitatii si cel al compartimentului financiar-contabil, raspund de realitatea si exactitatea datelor cu privire la modul de realizare a indicatorilor economico-financiari raportati prin bilantul contabil si contul de executie in conformitate cu prevederile Legii Nr. 500 / 2002 privind finantele publice coroborate cu prevederile Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 20 din 20 ianuarie 2000.

Raportul privind certificarea bilantului contabil si a contului de executie bugetara se caracterizeaza prin urmatoarele:

se refera la verificarile efectuate, constatarile facute si la concluziile desprinse in procesul de certificare a bilantului contabil si a contului de executie bugetara;

cuprinde o prezentare sintetica a modului in care s-a efectuat verificarea materialelor, documentelor, precum si a tehnicilor, metodelor si procedurilor utilizate pentru indeplinirea obiectivelor certificarii;

se intocmeste in trei exemplare, din care unul insoteste bilantul contabil si contul de executie bugetara, al doilea ramane la auditor, iar al treilea la cel auditat.

Voi prezenta in cele ce urmeaza o schita model de raport explicativ privind analiza pe baza de bilant a situatiei economico - financiare :

In Partea I   a raportului se analizeaza:

a) modul de indeplinire a indicatorilor fizici si valorici programati, in functie de specificul activitatii, conform BVC aprobat;

b) modul de indeplinire a planului de cheltuieli (pe baza Anexei 14 la bilant) in raport cu :

limitele de cheltuieli aprobate prin BVC pentru cheltuielile finantate din venituri extrabugetare sau fonduri speciale in raport cu modul de realizare a veniturilor acestora;

modul de realizare a planului de finantare a investitiilor , fizic si valoric si corelarea lor cu darea de seama statistica de raportare a acestora (plan, realizari valorice, cheltuieli efective = platile la sfarsitul anului obligatoriu, pe structura listei de investitii aprobata), cu specificarea lucrarilor in continuare ramase de executat la sfarsitul anului;

analiza modului de realizare a veniturilor pe fiecare sursa in raport cu cifrele aprobate din BVC (Anexa 10 la bilant);

2. In Partea a II - a a raportului se analizeaza:

a) dinamica detaliata a soldurilor grupelor si posturilor conturilor de activ si pasiv din bilant pe surse de finantare:

- din mijloace bugetare, venituri extrabugetare, fonduri speciale, sponsorizari, donatii etc.

prin descompunerea posturilor de activ si de pasiv ale bilantului pe conturi componente si grupelor pe categorii de mijloace fixe si pe sursele de finantare ale acestora in urmatoarea structura:

a.1. la mijloace fixe:

mijloace fixe procurate prin investitii;

mijloace fixe primite prin transfer;

mijloace fixe casate, valorificate sau dezmembrate, cheltuielile efectuate si veniturile realizate;

mijloace fixe transferate;

mijloace fixe fara utilizare si disponibile.

a.2. la materiale:

- dinamica si structura stocurilor de materiale cu intrebuintare lenta, cauzele si masurile de lichidare a lor (stoc la inceputul anului, achizitii in perioada raportata, lichidat cumulat in perioada raportata, rest de lichidat);

a.3. la decontari cu tertii:

- dinamica debitorilor: scaderea din evidenta a debitorilor insolvabili, disparuti sau intrati in termenul de prescriptie si graficul de recuperare a debitorilor insolvabili, disparuti sau intrati in termenul de prescriptie si gradul de recuperare a debitorilor, pe vechimi: 1-3 luni, 3-6 luni, 6-9 luni, peste un an;

dinamica creditorilor si graficul de lichidare al acestora

dinamica obligatiilor catre furnizori si salariati si graficul de lichidare al acestora

b) dinamica pagubelor materiale si masurile luate pentru recuperarea lor, precum si programul de masuri propuse a fi luate si graficul elaborat pentru lichidarea lor si eliminarea cauzelor generatoare de pagube;

3. In Partea a III - a a raportului se face analiza:

a) modul cum s-a respectat disciplina bugetara in perioada raportata;

b) concluziile si propunerile de masuri pentru remedierea deficientelor existente in activitatea institutiei in vederea imbunatatirii pe viitor a activitatii de executare a planului de venituri si cheltuieli si intaririi disciplinei bugetare si fiscale;

c) cheltuielile neeconomicoase: cauzele producerii comparativ cu perioada corespunzatoare din anul precedent, masuri de lichidare si prevenire a producerii altor cheltuieli de acest gen

4. In Partea a IV - a. Concluzii si propuneri:

Se vor face referiri cu privire la abaterile constatate cu ocazia verificarilor efectuate de organele de control si audit intern propriu sau de alte organe de control din afara unitatii.

Se vor trage concluziile care reies din analiza situatiei economico - financiare pe baza de bilant la sfarsitul perioadei de raportare si se vor face propuneri de masuri pentru redresarea situatiei economico - financiare, inclusiv de modificare a legilor in vigoare sau de adoptare a unor legi necesare.

La raportul explicativ intocmit pentru bilantul anual se vor adauga obligatoriu urmatoarele capitole de analiza distincta:

A. Analiza conturilor de decontare cu tertii

La soldurile cu vechime mai mare de 3 luni se vor arata cauzele nominalizate, cauzele si sumele, iar la cele 3 luni numai cazurile nominalizate cu sume mari (ex. peste 10 milioane)

B. Analiza rezultatelor inventarierii anuale, cu referire la:

a) modul in care s-a organizat si desfasurat inventarierea tuturor bunurilor;

b) daca s-a efectuat inventarierea la toate bunurile, daca s-a valorificat si inregistrat in evidenta contabila rezultatele si daca nu, ce masuri de sanctionare sau efectuare a inventarierii s-au dispus;

c) recapitulatia pe conturi analitice de materiale, obiecte de inventar si mijloace fixe a rezultatelor inventarierii, care va cuprinde:

soldul valoric din evidenta contabila;

soldul valoric faptic;

plusuri;

minusuri totale: din care : imputabile

d) constatarile organelor de control gestionar cu privire la modul de gospodarire, gestionare, securitate si conservare a bunurilor, stocuri peste necesar, stocuri greu vandabile si fara miscare etc..

In cuprinsul raportului se vor sistematiza datele ce se gasesc in formularele ce compun darea de seama contabila, evitandu-se repetarea lor ca mod de prezentare identic.

Situatiile care stau la baza intocmirii schitei raportului explicativ nu vor fi prezentate si separat ca situatii distincte daca ele nu sun cerute ca formular introdus de M.F. prin normele sau precizarile date pentru inchiderea exercitiului financiar respectiv sau exercitiilor financiare anterioare.

Raportul explicativ la bilant trebuie sa scoata la iveala cu simt de raspundere toate deficientele aparute in executarea planului de venituri si cheltuieli ale institutiei.

Obligatoriu, trimestrial si anual, la nivelul organului de conducere colectiva se face analiza rezultatelor economico - financiare pe baza bilantului contabil si se dispun masurile necesare inlaturarii deficientelor constatate.

BIBLIOGRAFIE

Virginia Greceanu - Cocos - Contabilitatea institutiilor publice comentata si actualizata, Societatea "Adevarul" S.A., Bucuresti, 2002

Cecilia Ionescu - Bazele contabilitatii, Editura Fundatiei Romania de Maine, 2000

Florin Coman - Contabilitate financiara, Editura Fundatiei Romania de Maine

Petre Deaconu si Victor Stoica - Bani si Credit, Editura Economica, Bucuresti, 2003

Constanta Iacob, Baluta Aurelian - Virgil, Victoria Firescu, Popescu   Lucian, Doina Mihai, Dobrin Marinica - Costurile - Calculatie, contabilizare, previziune, Editura fundatiei Romania de Maine, 2002

Doina Leonte, Mariana - Cristina Cioponea - Finante publice, Editura fundatiei Romania de Maine, 2001

Marin Dumitru - Gestiunea financiara a intreprinderii, Editura fundatiei   Romania de Maine, 2003

Legea Nr. 82 din 24 decembrie 1991 *** Republicata

Standardele internationale ale contabilitatii