Documentatie utilizare si initializare "contexpert"

DOCUMENTATIE UTILIZARE SI INITIALIZARE "CONTEXPERT"

Mai intai sa enumeram cateva din regulile de baza ale operarii in program cu tastatura si cu mouse-ul :

1. Aveti nevoie de mouse, doar pentru a deschide programul , facand de doua ori click cu butonul din stanga al acestuia pe iconita care simbolizeaza programul ; aceasta este de obicei aceasta :   , dar poate fi si o alta, avand dedesubt textul ContExpert.
2. Dupa ce deschideti programul , va recomand calduros sa nu mai folositi mouse-ul : desi aparent aveti impresia va veti manevra mai usor programul, veti pierde mai mult timp plimband mana dreapta intre mouse si tastatura ; este de preferat sa folositi ambele maini doar pentru manevrarea tastaturii.
3. In program veti vedea cateva tipuri de campuri :

Cel mai des intalnit este cel care arata asa : ; in acest tip de camp se scriu cifre sau caractere si cifre , functie de destinatia campului ; dupa ce se termina de introdus caracterele de exemplu, se tasteaza "Enter" pentru validarea datelor introduse si trecerea automata la urmatorul camp ; campurile dintr-un ecran, sunt ordonate dupa o succesiune logica.

Un alt tip de camp este cel denumit "lista derulanta" care arata asa :

Acestea sunt liste de nume, ordonate alfabetic, care se deschid apasand tasta "Space" (spatiu - cea mai lata tasta de pe tastatura, aflata in partea de jos si in mijlocul acesteia), se selecteaza optiunea dorita navigand cu sagetile ↑↓ sau apasand litera de pe tastatura corespunzatoare primei litere din denumirea optiunii cautate si apoi sagetile, dupa care obligatoriu se apasa tasta "Enter" , pentru inchiderea listei si trecerea la urmatorul camp sau buton.

Un alt tip de camp este cel de introducere a datei : , in care se vor introduce doar cifrele , fara separatoarele dintre zi , luna si an. Atentie ! : anul se va introduce cu toate cele 4 cifre , nu doar ultimele doua ; in acest caz, daca veti tasta 05, se va inregistra anul 1905 si nu 2005 .

Dupa introducerea cifrelor sau caracterelor , sau dupa alegerea optiunii dorite din listele derulante, OBLIGATORIU se apasa tasta ENTER.

Meniurile programului sunt alcatuite din grupuri de butoane si arata astfel :

In fiecare meniu exista un buton care are textul din interior incadrat intr-un chenar punctat ; acel chenar punctat semnifica faptul ca acela este butonul selectat in acel moment si daca se apasa tasta ENTER se executa comanda scrisa pe buton ; selectia se poate muta cu ajutorul sagetilor verticale de pe tastatura. Deasemenea , fiecare buton are o litera din text subliniata : daca se apasa litera corespunzatoare de pe tastatura, se va executa comanda scrisa pe buton. Pentru revenirea la meniul anterior se selecteaza butonul de Iesire si se apasa ENTER sau se apasa Esc (tasta aflata in partea stanga sus a tastaturii).

Mai avem de a face cu ferestre de introducere a datelor (ecrane), care pot contine toate obiectele prezentate mai sus : campuri de date, liste derulante, butoane si , in plus, tabele pentru afisare :

Campurile si butoanele sunt asezate in succesiune logica : in imaginea de mai sus, campul cu fond albastru semnifica faptul ca acel camp este selectat in acest moment pentru introducerea datelor ; daca este cazul se introduc alte date decat cele sugerate de program si se apasa ENTER; selectia se va muta pe urmatorul camp si acesta va avea fond albastru ; Campurile cu fond albastru deschis sunt doar pentru afisarea unor informatii . Daca este nevoie de a ajunge la un buton din fereastra si pentru aceasta trebuie sa treceti peste unele campuri fara a introduce date in ele, folositi sageata laterala dreapta → . In orice moment, puteti renunta la introducerea datelor intr-o fereastra, apasand tasta Esc .

1. INTRAREA IN PROGRAM .

In cazul accesului securizat in aplicatie, primul lucru pe care-l veti vedea la intrarea in program este aceasta fereastra :

In partea stanga, aveti o lista cu utilizatorii autorizati ai programului, care sunt inregistrati de catre administratorul de sistem in meniul : CONFIGURARE -> FISIER UTILIZATORI -> ADAUGARE.

Se selecteaza numele Dvs. Din lista, cu sagetile verticale, se apasa Enter, se introduce parola in campul corespunzator (in locul caracterelor tastate de Dvs, se va afisa in camp ceva de genul XXXXXXXXX) ; daca parola corecta , se va activa butonul Ok ; in caz contrar, nu veti avea acces in program.

Fiecarui utilizator ii este asociat un nivel de drepturi de acces de catre administratorul programului. Este posibil ca unii dintre Dvs. sa nu poata accesa unele din butoanele din meniuri. Utilizatorii care au drepturi de administrator, pot bifa patratul din stanga textului din partea de jos a acestui ecran "Anuleaza acest ecran" ; aceasta comanda are ca si consecinta faptul ca la urmatoarea intrare in program, acest ecran nu va mai apare si toti utilizatorii vor intra in program fara parola. Acest ecran se poate reactiva din meniul :

CONFIGURARE -> FISIER UTILIZATORI -> Activare Parola .

Fiecare utilizator isi poate modifica parola din meniul CONFIGURARE -> FISIER UTILIZATORI -> Modificare Parola.

Odata intrati in program veti vedea meniul principal al programului, care este reprezentat mai jos, si care contine butoane care au ca denumire principalele module ale programului . Meniurile si submeniurile programului sunt organizate arborescent, adica apasand un buton intrati intr-un submeniu, apoi intr-un altul pe un nivel superior, dupa care trebuie sa reveniti in meniul precedent cu ajutorul butoanelor de "Iesire" sau cu tasta Esc.

Meniurile sunt destul de sugestive, si comenzile lor nu le voi explica in amanunt .

Acolo unde meniurile nu contin optiuni de modificare, inseamna ca aceasta posibilitate nu exista si in cazul unei inregistrari gresite a unui document, acesta va fi sters si apoi inregistrat in mod corect.

Acolo unde optiunea de modificare exista, modificarea se face direct in grila de afisare iar salvarea modificarilor se va face conform instructiunilor care apar in bara superioara a ferestrei.

Aceleasi instructiuni din bara superioara vor fi utilizate la optiunea de afisare / tiparire.

Cam acestea ar fi principalele instructiuni de operare a comenzilor programului.

Acum voi prezenta principalele modalitati de lucru cu programul, initializarea acestuia :

La inceperea lucrului cu acest program , trebuie facuti urmatorii pasi :

1. Inregistrarea furnizorilor in nomenclatorul de furnizori (Fisier Furnizori) ;
2. Inregistrarea clientilor in nomenclatorul de clienti (Fisier Clienti) ;
3. Inregistrare Grupe Produse (in meniul Nomenclator Articole) ;
4. Inregistrare articole (in meniul Nomenclator Articole) ; articolele care vor fi folosite in modulul de Productie ca materii prime sau produse finite, trebuie configurate corespunzator scriind cifra 1 in campurile corespondente din fereastra de Adaugare sau Modificare articole.
5. Definirea gestiunilor de marfuri , daca lucrati cu mai mult de o gestiune care este implicit definita in program si denumita .Depozit ;
6. Inregistrarea facturilor neachitate la Furnizori la data inceperii lucrului, in meniul Furnizori / Facturi Intrari ;
7. Inregistrarea facturilor neincasate de la Clienti in meniul Clienti / Facturi / Inregistrare / Sintetice ; Facturile vor fi inregistrate cu data lor reala pentru a avea o imagine reala a datoriilor ; in cazul in care nu aveti o situatie detaliata a datoriilor puteti inregistra soldurile Furnizori / Clienti ca si facturi , cu un numar oarecare si cu o data anterioara datei de incepere a operarii in program ;
8. Inregistrarea stocurilor cantitativ valorice pentru fiecare gestiune in parte, in meniul Gestiuni / Stocuri Gestiuni / Inventare . Inventarul se va defini cu data de sfarsit a perioadei pentru care s-a facut inventarierea, de regula ultima zi a unei luni calendaristice. In lista de inventar vor apare toate articolele inregistrate in Nomenclatorul de Articole, iar Dvs. veti completa cantitatile si preturile doar la cele diferite de zero. Aceste inventare vor fi folosite ca stocuri initiale pentru calculul de stocuri ulterior. De exemplu daca dorim un calcul de stoc pe perioada 01.02.2005 - 28.02.2005 trebuie sa avem salvat un inventar pe data de 31.01.2005. In aceste inventare trebuie sa inregistrati pe langa cantitate si cel putin pretul de cumparare al produselor respective ; acesta este necesar pentru determinarea stocului valoric pe fiecare produs si pe total gestiune. Dupa aceasta initializare a stocului, din calculele de stoc veti putea salva inventare scriptice la data de sfarsit a perioadei de calcul a stocului , 28.02.2005 conform exemplului de mai sus ; aceste inventare le puteti modifica tot din meniul Gestiuni / Stocuri Gestiuni / Inventare introducand data inventarului salvat si vi se va afisa spre modificare inventarul salvat din calculul de stoc. Acest inventar , la randul lui va constitui stoc initial pentru calculul de stoc pe o perioada urmatoare, de ex. 01.03.2005 - .., si asa mai departe. Pentru gestiunile din modulul Productie, inventarele se definesc in meniul Productie / Stocuri Productie / Inventar.  Pentru initializarea stocurilor cantitative in fiecare gestiune in parte trebuie ca dupa inregistrarea inventarelor sa utilizati optiunea "Actualizare Gestiune" astfel : selectati gestiunea dorita (daca aveti definite mai multe gestiuni), si in fereastra in care sunteti intrebat despre data stocului salvat cu care vreti sa faceti actualizarea, introduceti data inventarului pe care l-ati inregistrat anterior : dupa aceasta in gestiunea respectiva se vor regasi stocurile pe care le-ati introdus in inventar. Acest lucru se poate verifica in meniul Gestiuni Marfuri / Nomenclatoare Gestiuni / Afisare, unde veti regasi numai articolele pentru care s-a inregistrat stoc . Comanda de "Actualizare Gestiune" nu se va folosi decat pentru initializarea stocurilor unei gestiuni sau in cazuri extreme pentru corectia stocurilor astfel : in timp, daca se constata diferente intre stocurile afisate in Calcul Stoc si stocurile afisate in Gestiuni Marfuri / Nomenclatoare Gestiuni / Afisare , se face un calcul de stoc de la data ultimului inventar considerat corect + 1 zi pana la ziua curenta, se salveaza stocul calculat , apoi se executa comanda "Actualizare Gestiune" introducand data zilei curente in care s-a salvat stocul calculat. Dupa aceasta operatiune vor dispare diferentele de mai sus. Pentru gestiunile din modulul productie , nu sunt necesare aceste operatiuni.