Contabilitatea operatiilor privind circulatia marfurilor

CONTABILITATEA OPERATIILOR PRIVIND CIRCULATIA MARFURILOR

1. Forme de aprovizionare si vanzare a marfurilor si documente specifice

1.1. Formele de aprovizionare si documente specifice

Stocurile de marfuri ocazioneaza numeroase operatii care pot fi grupate dupa continutul lor in operatii de aprovizionare si consumare, operatii de eliberare din depozite si operatii de inventariere. Aceste operatii sunt consemnate in diferite documente si evidente operative specifice.

Pentru indeplinirea programului de aprovizionare, unitatile patrimonale emit catre furnizori comenzi, iar in baza comenzilor incheiate cu acestia, contracte economice. In anumite conditii, contractele economice sunt inlocuite de catre furnizori prin confirmare de comanda.

Pentru urmarirea modului in care sunt realizate contractele de aprovizionare, serviciul de aprovizionare organizeaza o evidenta operativa care cuprinde: registrul de comenzi si fisa de urmarire a executarii comenzii. In aceste evidente se inscriu comenzile emise catre furnizori, termenele de livrare stabilite de comun acord prin contractele economice sau prin confirmarea de comanda trimisa de furnizor, data la care a fost executata comanda precum si mentiuni privind urgentarea executarii comenzilor, penalizari datorate pentru neindeplinirea conditiilor contractuale.

Aprovizionarea cu marfuri se face de la intreprinderile industriale producatoare din tara, prin import direct sau prin intermediul intreprinderilor de comert exterior si de la alte intreprinderi de comert.

Procesul de aprovizionare se desfasoara pe baza contractelor incheiate cu furnizorul si are loc prin 4 forme, fiecare dintre ele presupunand o anumita procedura de desfasurare si anumite documente specifice:

a)      Aprovizionarea fara delegat (pe raspunderea furnizorului), se practica mai ales daca furnizorul se gaseste in alta localitate decat societatea beneficiara si are loc in baza contractelor incheiate intre parti si a graficelor de livrare anexate la acestea. Procesul de aprovizionare parcurge fazele: receptie, expeditie, transport, primirea si verificarea marfurilor si a ambalajelor.

Pe baza graficului de lucrari, furnizorul procedeaza la autoreceptia lotului de marfuri si ambalaje la depozitul lui cu ajutorul unei comisii formata din reprezentantul conducatorului intreprinderii furnizoare, reprezentantul compartimentului C.T.C., gestionarul din a carui gestuine se livreaza marfurile si persoana care se ocupa cu expeditia marfurilor. Comisia procedeaza la identificarea si verificarea cantitativa si calitativa a marfurilor conform prevederilor din contract, STAS-urilor, normelor interne, etc. si consemneaza constatarile in Procesul - Verbal de autoreceptie, parte componenta (verso) a Dispozitiei de livrare.

Dupa executarea fazei de autoreceptie, furnizorul intocmeste DispozitIa de livrare, Factura si Certificat de calitate.

In faza de expeditie personalul furnizorului procedeaza la ambalarea marfurilor, incarcarea lor in mijloacele de transport sau predarea lor unitatilor de transport, intocmind documentele specifice de transport: Scrisoare de transport, Buletinul de mesagerie, Scrisoare de trasura, Bonul de transport, etc. in functie de mijlocul de transport utilizat. Faza de expeditie se interfereaza cu cea de transport, deoarece prima se finalizeaza, iar ultima abia incepe cu intocmirea documentatiei prin care se atesta primirea marfurilor pentru transport de catre caraus si totodata se traseaza prestatia de transport prin documentele de transport.

In urma primirii marfurilor pentru transport care cade in sarcina furnizorului acesta poate fi efectuat cu mijloace de transport proprii sau prin intreprinderi de transport specializate pana la beneficiari.

Pe timpul transportului carausul raspunde de integritatea marfurilor sub raport cantitativ si calitativ, de sosirea in timpul cel mai scurt sI pe ruta stabilita, in localitatea si statia de destinatie. El efectueaza eventualele manipulari si transbordari ce se impun pe timpul transportului conform conditiilor si mijloacelor de transport folosite. La sosirea mijloacelor de transport si a marfurilor in localitatea de destinatie carausul anunta beneficiarul pentru ca acesta sa procedeze la preluarea marfurilor.

Preluarea marfurilor de la caraus se face, de regula, de catre un delegat sau un primitor al societatii cu ridicata. Beneficiarul numeste o comisie de receptie care procedeaza la receptia cantitativa si calitativa a lotului de marfa. Din comisia de receptie fac parte: reprezentantul controlului de calitate, seful depozitului, gestionarul, delegatul sau primitorul care a preluat marfa de la caraus.

Daca se constata nereguli in privinta integritatii mijlocului de transport cu care au sosit marfurile sau al ambalajului, acestea nu se vor deschide sau descarca pana nu se incheie un proces verbal de verificare sau constatare in prezenta si cu semnatura reprezentantilor societatii cu ridicata, carausului si a unui delegat neutru.

Comisia de primire (receptie) verifica din punct de vedere calitativ si cantitativ marfurile si ambalajele, concordanta acestora cu datele inscrise in documentele de livrare, cu prevederile contractuale. Aceasta verificare are ca obiective dimensionarea corecta a raspunderii materiale a gestionarului caruia i se incredinteaza marfurile, evitarea formarii unor stocuri mai mari decat cele normale si respectarea normativelor financiare pentru mijloacele circulante, prevenirea patrunderii in reteaua comerciala a unor marfuri necorespunzatoare conditiilor de calitate prevazute si a formarii unor stocuri de marfuri greu vandabile sau nevandabile.

Pentru marfurile si ambalajele corespunzatoare sub aspectul calitatii, cantitatii si sortimentului, comisia intocmeste Nota de receptie si constatare de diferente.

Pentru neregulile constatate cu ocazia primirii marfurilor, diferente calitative, diferente cantitative se opreste receptia, se intocmeste un Proces - verbal de constatare si se instiiteaza furnizorul. Receptia se reia in prezenta delegatului acestuia sau, daca nu se prezinta in termenul legal, in prezenta unui delegat neutru. Pe timpul intreruperii receptiei pana la sosirea delegatului furnizorului sau daca marfurile sunt necorespunzatoare calitativ sau prezinta plusuri cantitative neacceptate de societate se preiau in custodia acesteia pe baza unui "Proces - verbal de luare in custodie" care este parte integranta a "Procesului - verbal de constatare sau de verificare" (verso). Marfurile si ambalajele neacceptate sunt restituite furnizorului pe baza "Notei de predare - restituire". Dupa incheierea operatiunilor de receptie se completeaza formularul "Confirmare de primire a marfurilor" in doua exemplare din care unul se transmite carausului, iar al doilea compartimentului comercial pentru confirmarea actelor de transport si avizarea platii.

In "Nota de receptie" marfa se evalueaza la pretul ei de cumparare sau costul de achizitie. Pe baza documentelor primare se fac inregistrari in evidenta operativa (fisa de magazie sau raport de gestiune) si se intocmesc documentele centralizatoare (recapitulatii sau borderouri ale marfurilor intrate) in baza carora se fac inregistrarile centralizatoare.

b) Aprovizionarea prin delegat propriu are loc cand furnizorul si beneficiarul se afla in aceeasi localitate. In scopul aprovizionarii delegatului societatii cu ridicata i se inmaneaza o "Comanda", o "Delegatie" pentru ridicarea marfurilor si eventual CEC-ul necesar efectuarii platii. La depozitul furnizorului are loc receptia cantitativa si calitativa a marfurilor si ambaljelor de catre delegat in prezenta reprezentantilor furnizorului pe care le preia, si semneaza documentele de livrare: "Dispozitia de livrare" si "Factura" si pentru a caror integritate cantitativa si calitativa este raspunzator pana la predarea acestora gestionarului depozitului (magaziei) socitatii. Furnizorul intocmeste documentele de livrare, expediere si decontare: "Avizul de insotire al marfii", "Dispozitia de livrare", "Certificatul de calitate" si "Factura" pe care le incredinteaza delegatului sau carausului.

La sosirea marfurilor in depozitul societatii se procedeaza la verificarea cantitativa si calitativa si primrea marfurilor de catre comisia constituita in acest scop, intocmindu-se "Nota de receptie si constatare de diferenta". Pentru diferentele constatate (minusuri valorice cantitative sau calitative) se intocmeste "Procesul verbal de constatare sau de verificare", "Decizia de imputare" sau se ia delegatului un "Angajament de plata". "Nota de receptie si constatare de diferente" precum si documentele privitoare la diferente circula, se prelucreaza, centralizeaza si inregistreaza in evidentele operative de la depozit (fisele de magazie), la serviciul comercial precum si in contabilitatea sintetica si analitica ca si in cazul aprovizionarii fara delegat.

c) Aprovizionarea cu delegat al intreprinderii furnizoare presupune pezentarea acestuia la unitatea beneficara unde se primesc si se verifica marfurile de catre comisia de receptie si se intocmesc documentele de receptie. Documentarea necesita fie asteptarea documentelor de decontare de la furnizor, fie intocmirea lor din proprie initiativa de catre beneficiar.

d) Aprovizionarea prin intermediul depozitelor de repartizare. Este forma specifica de aprovizionare care se intalneste in cadrul societatilor "en-gros" si de alimentatie publica.

Depozitul de repartizare efectueaza doua operatii: prima se refera la receptia marfurilor sosite de la furnizor, prin una din formele prezentate anterior, iar cea de-a doua o constituie distribuirea marfurilor catre magazie sau unitati de alimentatie publica. Aceasta se efectueaza pe baza "Graficului de distributie" si a "Notei de predare - restituire" care justifica descarcarea gestiunii depozitului si incarcarcarea gestiunii beneficiarului.

"Nota de predare - restituire" in aceasta situatie sta la baza intocmirii "Raportului de gestiune" cu intrarile de marfuri si a fisei de magazie cu iesirile de marfuri. Tot pe baza acesteia se intocmeste si recapitulatia marfurilor iesite din depozit si intrate in gestiunea primitoare.

2. Metode de contabilizare a stocurilor si operatiilor cu  marfuri - caracterizare generala

Metodele de organizarea contabilitatii stocurilor sunt folosite pentru reflectarea marfurilor in toate fazele procesului circulatiei (aprovizionare, depozitare, desfacere), inclusiv determinarea rezultatelor financiare ale societatii comerciale.

Pentru intelegerea si studierea principalelor metode de contabilizare a stocurilor si operatiunilor cu marfuri se impune cunoasterea criteriilor de constituire si difentiere a lor si anume:

momentul (data) stabilirii si inregistrarii in contabilitate a nivelului stocurilor de marfuri care poate fi permanent sau periodic;

preturile utilizate in evaluarea stocurilor si miscarilor de marfuri (preturile de vanzare, cost de aprovizionare);

structurile de conturi utilizate in societate pentru reflectarea stocurilor si operatiunilor cu marfuri;

modalitatea de a privi intrarile de marfuri, fie ca o afectare directa a nivelului stocurilor, fie ca o cheltuiala determinata de procurarea unei marfi.

Indiferent de metodele aplicate, privite in ansamblu, toate converg spre cunoasterea unor elemente indispensabile atat intocmirii bilantului cat si contului "Profit si pierdere" si anume:

a)      Nivelul stocurilor:

ca obiect al inventarului in scopul evaluarii si controlului gestionar;

ca element de bilant care defineste o marime patrimoniala;

ca termen in relatia de calcul a costului marfurilor vandute (variatia stocurilor);

pentru calculul provizioanelor in caul deprecierii de valoare.

b)      Calculul rezultatelor generate de activitate:

identificarea si separarea reducerilor cu caracter comercial de cele financiare;

stabilirea corecta a nivelului veniturilor;

dimensionarea costului marfurilor vandute.

In functie de particularitatile proprii metodelor, acestea se pot grupa in doua mari categorii:

1) metoda inventarului permanent;

2) metoda inventarului intermitent.

Utilizarea notiunii de inventar semnifica posibilitatea pe care o ofera contabilitatea de a stabili scriptic, permanent sau periodic nivelul stocurilor.

Potrivit art. 13 din legea contabilitatii, contabilitatea valorilor materiale si mijlocit a marfurilor se tine cantitativ si valoric sau numai valoric prin folosirea inventarului permanent sau a inventarului intermitent.

1. Metoda inventarului permanent asigura cunoasterea in orice moment a stocurilor cu ajutorul conturilor de marfuri, realizandu-se si in acest fel un inventar scriptic continuu. In acest sens in contabilitate se inregistreaza toate operatiile de intrare si iesire ceea ce permite stabilirea si cunoasterea in orice moment a stocurilor, atat cantitativ cat si valoric, conform formulei:

S_f = S_i + I - E

unde:

S_f - soldul final

S_i - soldul initial

I - intrarile

E - iesirile

Determinarea nivelului stocurilor impune ca toate operatiunile de intrare - iesire sa fie evaluate la acelasi pret, indiferent care ar fi acesta.

Plecand de la posibilele preturi de evaluare, metoda inventarului permanent se poate prezenta in mai multe variante:

inventarul permanent la cost de achizitie;

inventarul permanent la pret standard;

inventarul permanent la pret de vanzare.

Metoda inventarului intermitent are in vedere necesitatea simplificarii evidentei si reducerii costurilor lucrarilor de contabilitate la societatile mici si mijlocii, unde posibilitatea de urmarire si control a gestiunii si miscarii stocurilor de marfuri poate suplini cu succes valentele functionale ale unei evidente contabile mai riguroase, dar si mai costisitoare.

Aceasta metoda presupune stabilirea si inregistrarea iesirilor in contabilitate pe baza unei inventarieri fizice a stocurilor la finele perioadei.

Valoarea iesirilor de marfuri se determina conform relatiei:

Costul de achizitie al marfurilor vandute ( C_amv ) = valoarea stocului initial ( Si ) + valoarea iesirilor ( I ) - valoarea stocului final ( S_f ),

sau altfel spus:

C_amv = I + ( S_i - S_f )

Cand Sf este mai mare decat Si, Camv este mai mare decat costul de achizitie al intrarilor ( C_amv = I + S_i - S_f ), are loc diminuare de stoc.

Cand S_f este mai mare decat S_i, C_amv este mai mica decat costul de achizitie al intrarilor perioadei ( C_amv = I - ( S_f - S_i ) ), are loc o marire a stocului.

Generalizand, relatia se poate prezenta astfel:

C_amv = I + Variatia stocurilor

Pentru a determina aceste relatii se folosesc elemente din structura conturilor de marfuri (rulaje si solduri) si cele din inventarul stocurilor la sfarsitul exercitiului.

Mai simplu si mai putin costisitor decat inventarul permanent, inventarul intermitent prezinta inconvenientul ca o eroare sau o omisiune in inventarul fizic duce la deformarea informatiei contabile de sinteza in sensul ca o lipsa de marfa este considerata ca o vanzare.

Principalele conturi utilizate de metoda inventarului intermitent sunt:

Contul 371 "Marfuri" inregistreaza stocul initial la deschiderea exercitiului si stocul final la inchiderea lui.

Stocul initial este stabilit la sfarsitul exercitiului precedent, prin inventariere, prin metoda de evaluare folosita de obicei de societate.

Contul de marfa functioneaza astfel:

se debiteaza la deschiderea exercitiului cu S_i;

se crediteaza la inchiderea exercitiului cu S_i, pentru a-l anula, deoarece el a fost disponibilizat pentru vanzare;

se debiteaza la inchiderea exercitiului cu soldul final stabilit prin inventariere.

Contul 607 "Cheltuieli privind marfurile" - se debiteaza in cursul exercitiului cu intrarile de marfuri la cost de achizitie.

Se debiteaza la inchiderea exercitiului cu stocul initial la cost de achizitie, pentru a completa cheltuielile cu marfa (vanzarile s-au efectuat si din stocul initial).

Se crediteaza la inchiderea exercitiului cu stocul final la cost de achizitie in vederea diminuarii cheltuielilor cu marfa (stocul final se disponibilizeaza in vederea vanzarilor in exercitiul urmator).

Pe baza acestor informatii se determina costul de achizitie al marfurilor vandute prin relatia:

C_amv = S_i + I - S_f

Contul 707 "Venituri din vanzarea marfurilor" tine evidenta vanzarilor de marfuri la pret de vanzare mai putin T.V.A.

In credit se inregistreaza pretul de vanzare al marfurilor (exclusiv T.V.A.) livrate clientilor si sumele incasate in avans care nu reprezinta venituri ale exercitiului in curs.

Debitarea are loc la finele periodei cu ocazia calcularii rezultatului.

3. Contabilizarea stocurilor si operatiilor cu marfuri prin metoda inventarului permanent la pret de vanzare

Permanenta inventarului la pret de vanzare se caracterizeaza prin evaluarea stocurilor si miscarilor de marfuri la pret de vanzare, care de regula este fluctuant pentru aceleasi marfuri. Pretul de vanzare include costul de achizitie si marja bruta (adaosul comercial).

Pentru contabilizarea curenta a operatiunilor privind stocurile si miscarile de marfuri, Planul de conturi general mentioneaza urmatoarele conturi:

Contul 371 "Marfuri" cu ajutorul caruia se tine evidenta marfurilor societatea .Este un cont de activ.

In general, se debiteaza cu pretul de vanzare al marfurilor intrate in patrimoniu si se crediteaza cu pretul mediu de vanzare al marfurilor iesite din patrimoniu.

Soldul debitor reflecta stocul de marfa la pret mediu de vanzare.

Contul 378 "Diferente de pret la marfuri" reflecta marja aferenta intrarilor, iesirilor si stacului. Rolul rectificativ al contului se mentine in vederea stabilirii stocului la nivelul costului de achizitie. Functioneaza ca un cont de pasiv: se crediteaza cu marja bruta a intrarilor de marfa si se debiteaza cu marja bruta aferenta iesirii acestora.

Avand in vedere ca societatea practica coeficienti diferentiati pe sortimente de marfa, marja aferenta iesirilor se calculeaza la sfarsitul perioadei pe baza coeficientului de repartizare :

Marja bruta aferenta marfurilor iesite = K x Rc ct. 371

Soldul final al contului 378 "Diferente de pret la marfuri" este creditor si reflecta marja bruta aferenta stocului de marfa. El se scade din soldul final al contului 371 "Marfuri" pentru a se determina costul de achizitie al marfii ramase in stoc.

Contul 607 "Cheltuieli privind marfurile" este un cont de activ si tine evidenta costurilor marfurilor vandute de catre unitatea patrimoniala.

Se debiteaza cu costul mediu de achizitie al marfurilor iesite din patrimoniu si se crediteaza la inchiderea exercitiului cu repartizarea sumei totale a cheltuielilor cu marfa asupra rezultatului financiar. Cu aceasta ocazie se soldeaza.

Contul 707 "Venituri din vanzarea marfurilor" este cont de pasiv.

Se crediteaza in cursul exercitiului cu pretul de vanzare al marfurilor vandute si se debiteaza la inchiderea exercitiului cu suma totala a veniturilor din vanzare transferata in contul de rulare. Nu prezinta sold.

Alaturi de contul de marfuri apare si contul 381 "Ambalaje", atunci cand este cazul. Este cont de activ cu ajutorul caruia se tine evidenta existentei si miscarii stocurilor de ambalaje, achizitionate sau confectionate in unitate care sunt destinate ambalarii marfurilor pe timpul transportului.

Soldul contului reprezinta valoarea la pret de inregistrare a ambalajelor existente in stoc.

Datorita faptului ca societarea este platitoare de T.V.A., metoda inventarului permanent la pret de vanzare se aplica in conditiile taxei pe valoarea adaugata.

Taxa pe valoarea adaugata este un impozit indirect care se stabileste asupra operatiilor privind transferul proprietatii bunurilor, precum si a celor privind prestarile de servicii. Valoarea adaugata este echivalenta cu diferenta dintre vanzarile si cumpararile aceluiasi stadiu al circuitului economic.

In cadrul societatii, T.V.A. care se deconteaza cu statul se calculeaza prin aplicarea coeficientului de 19% asupra valorii adaugate aferente livrarilor de marfuri.

Sfera de aplicare a T.V.A. o constituie operatiile cu plata precum si cele asimilate acestora, efectuate de o maniera independenta de catre persoanele juridice sau fizice privind:

a)      livrari de bunuri mobile si prestari de servicii;

b)      transferul proprietatii bunurilor imobiliare intre agentii economici precum si intre acestia si institutii sau sau persoane fizice;

c)      import de bunuri si servicii.

Obligatia de a plati T,V.A. ia nastrere la data facturarii de bunuri mobile, transferului proprietatii bunurilor imobile si prestarii serviciilor.

Cota de impozitare este:

de 19% pentru operatii impozabile obligatoriu;

de 9% pentru operatii cu cota redusa;

de 0% pentru operatii de export;

scutite - pentru anumite marfuri precizate prin H.G.

CONTABILIZAREA ALTOR OPERATII

CU MARFURI

1 Inventarierea marfurilor

1.1 Necesitatea, rolul si organizarea inventarierii.

Necesitatea organizarii inventarierii se face simtita in doua momente:

- in cursul exercitiului financiar pentru controlul gestiunilor;

- la inchiderea execitiului financiar pentru stabilirea situattiei patrimoniale reale sI in vederea evaluarii marfurilor.

Controlul gestionar reprezinta una din parghiile prin intermediul caruia se realizeaza functia de control a contabilitatii. Prin acest control contabilitatea urmareste si asigura integritatea elementelor patrimoniale societatii comerciale in scopul asigurarii activitatii.

Rolul inventarierii, in cadrul actiunii de control gestionar, consta in stabilirea integritatii patrimoniului, dar cu aceasta ocazie se pot realiza sI alte obiective: cunoasterea structurii fondurilor de marfa, a dinamicii si vechimii stocurilor. Inventarierea de control poate avea loc o data sau de mai multe ori in cursul anului, precum si in urmatoarele situatii: predarea - primirea gestiunilor, la aparitia unor indici asupra existentei unor plusuri sau minusuri in gestiune,la cererea organelor de control sau altor persoane imputernicite, in cazul comasarii unor unitati, a desfintarii lor, in cazuri de forta majora conform legii.

Datorita volumului mare de marfuri, a numarului de sortimente, de gestiuni in care sunt pastrate sI manipulate marfurile si freventei operatiilor de control care trebuie efectuate conform legii, structura organizatorica a societatii comerciale cuprinde compartimentul de control financiar, care organizeaza si executa inventarierea, incheie acte de control gestionar, stabileste diferentele de inventar si propune masuri de solutionare a lor.

Inventarierea se executa pe baza unui plan de control gestionar in care sunt prevazute gestiunile de valori supuse contrlului, numarul operatiilor de inventariere conform dispozitiilor legale si perioadelor de executare. La intocmirea planurilor de control gestionar se tine seama de numarul gestiunilor, termenele la care trebuie inventariate, durata normata pentru efectuarea inventarierii.

Numarul de inventarieri se diferentiaza intre unu sI trei inventarieri pe an la aceeasi gestiune, in functie de modalitatea de organizare a evidentei operative sI a contabilitatii analitice a marfurilor, a formei lor de vanzare.

Legea 5/1970 atribuie intreaga raspundere pentru organizarea controlului privind inventarierea conducerii societatii comerciale, deoarece inventarierile constituie mijlocul cel mai direct de verificare a angajatilor cu functii de gestionare, asupra modului in care gospodaresc mijloacele materiale si, in principal, asupra existentei acestor bunuri, 1n conformitate cu documentele primire - predare, consemnate in evidentele contabile .

Obiectul inventarierii poate fi reprezentat de:

- marfuri aflate in stoc in unitati operative ale intreprinderii;

- marfuri aflate la terti;

- marfuri in curs de aprovizionare;

- marfuri apartinind altor persoane fizice sau juridice primite in pastrare sau in custodie, spre vinzare, in comision etc.

Inventarierea cade in sarcina comisiilor de inventariere formate din cel putin doua persoane numite prin dispozitie scrisa de conducerea unitatii. In afara revizorilor de gestiune, din comisia de inventariere pot face parte si alti specialisti din cadrul unitatii, cu exceptia contabilului care tine evidenta gestiunii care se inventariaza. Gestionarul asista obligatoriu la desfasurarea inventarierii.

Atunci cand se ia decizia inventarierii tuturor gestiunilor existente in cadrul societatii se constituie:

- o comisie centrala de inventariere, numita prin dispozitie scrisa a conducatorului societatii, la propunerea conducatorului compartimentului financiar - contabil; din aceasta comisie fac parte, de regula, cadre cu functie de raspundere din compartimentele comerciale, aprovizionare, desfacere, administrativ, tehnic etc. De asemenea, trebuie sa faca parte in mod obligatoriu, contabilul sef sI este prezidata de conducatorul unitatii;

- mai multe subcomisii de inventariere compuse de regula, din revizorul de gestiune si un salariat din cadrul unui compartiment al societatii.

Comisia centrala de inventariere are urmatoarele sarcini: sa instruiasca subcomisiile, sa supravegheze si sa controleze modul cum se efectueaza operatiile de inventariere, sa prezinte conducerii societatii rezultatele inventarierii, cu propunerile corespunzatoare. Principala sarcina a subcomisiilor de inventariere este aceea de a efectua operatiunea faptica a inventarierii si de a stabilii rezultatele.

1.2 Etapele inventarierii:

Actiunea de inventariere se imparte in mai multe faze : pregatirea, desfasurarea, stabilirea si regularizarea diferentelor de inventarin functie de operatiile si procedura de urmat, documentatia care se intocmeste etc.

a)      In faza de pregatire a inventarierii se intocmeste "Dispozitia de inventariere" ce se inmaneaza comisiei de inventariere. Dispozitia este elaborata de seful revizorilor de gestiune (intr-un exemplar) avizata de seful contabil si aprobata de conducatorul societatii. Ea contine obiectul inventarierii, gestiunea, comisia de inventariere, perioada de efectuare a inventarierii si revizorul care va incheia actele de control gestionar. Pe baza dispozitiei de inventariere, comisia se deplaseaza la gestiunea care urmeaza sa fie inventariata, instiinteaza gestionarul si responsabilul de unitate despre sarcina primita si opreste procesul de aprovizionare -desfacere. In continuare, comisia controleaza dispunerea marfurilor si accesul acestora la gestiune procedand la sigilarea incaperilor si intocmind cu acesta ocazie un " Proces verbal de sigilare" .Tot in faza de pregatire a inventarierii se verifica aparatele de masura si se cere gestionarului sa grupeze marfurile pe sortimente, sa separe marfurile degradata precum si marfurile primite spre pastrare, in custodie s.a..

b)      Inainte de a proceda la inventarierea propriu-zisa, comisia verifica ultimele operatii din evidenta operativa a gestiunii, solicita ultimele documente de miscare a marfurilor si ii cere gestionarului o " Declaratie de inventar ". In ea se specifica incaperile si locul de pastrare al marfurilor, ultimele documente de miscare a marfurilor si ultimul raport de gestiune, faptul ca toate documentele de gestionare a marfurilor au fost inregistrate in evidenta operativa si soldurile dupa aceste operatii, daca are in gestiune sau a eliberat din gestiune valori materiale si banesti fara documente sau daca are cunostinta de plusuri sau minusuri in gestiune. In mod exceptional daca operatiile de predare-primire a marfurilor nu pot fi suspendate, ele urmeaza sa se desfasoare in continuare, dar numai in prezenta comisiei de inventariere care este obligata sa scrie pe documentele respective "primite si eliberate in timpul inventarierii.

Dupa pregatirea inventarierii in acest mod, comisia procedeaza la desfasurarea propriu-zisa a acesteia.Ea duce la constatarea faptica a marfurilor si ambalajelor aflate in gestiune si inscrierea acestora in lista de inventariere. Constatarea faptica se face pe fiecare sortiment si fel de marfa in parte prin masurare, cantarire, numarare in functie de natura si caracteristicile acestora.

Marfurile aflate in ambalaje originale se pot inventaria prin sondaj precizandu-se acest lucru in listele de inventariere. De asemenea, marfurile de mare volum sau greutate a caror inventariere prin cantarire sau masurare ar duce la degradarea lor sau la cheltuileli importante, sunt inventariate pe baza de calcule tehnice conform normelor stabilite. Aceasta modalitate se mentioneaza in listele de inventariere.

Pentru marfurile reprezentand stocuri fara miscare, deteriorate, greu vandabile se intocmesc liste de inventariere distincte, la care se anexeaza " Procesele verbale de constatare ", cu mentionarea caracterului si gradului deteriorarii a cauzelor care le-au determinat si a persoanelor vinovate. De asemenea, se intocmesc liste de inventar separate pentru marfurile aflate in custodie, in ele mentionandu-se actul de luare in custodie. De pe aceste liste se trimit copii unitatilor carora le apartin, pentru confirmare.

Listele de inventar se intocmesc in trei exemplare din care unul ramane la gestionar, iar doua sunt preluate de comisia de inventariere. La sediul societatii, serviciul comercial verifica si certifica prin semnatura valabilitatea preturilor unitare inscrise in liste la fiecare sortiment de marfa. In continuare, comisia evalueaza stocurile de marfuri inventariate la preturile de inregistrare specifice pe categorii de marfuri si gestiuni si totalizeaza inventarul atat cantitativ cat si valoric semnand fiecare pagina a acestuia. Pe ultima fila gestionarul da o declaratie scrisa prin care confirma ca operatiunea de inventariere a decurs conform prevederilor legale.

In cazul in care inventarierea are loc in scopul inlocuirii gestionarului, listele se intocmesc in cinci exemplare din care: un exemplar se scrie de gestionarul predator, un exemplar de gestionarul primitor, iar trei exemplare se scriu cu indigo de catre un membru al comisiei. Listele se semneaza pe fiecare fila de membrii comisiei de inventariere si de gestionari. In cazul unei gestiuni colective listele de inventariere se semneaza atat de gestionarul predator cat si de gestionarul primitor.

Se procedeaza apoi la totalizarea listelor de inventariere intocmindu-se o "Recapitulatie a listelor". Cu aceasta ocazie, comisia si-a epuizat atributiile si inainteaza intregul set de documente plus " Listele de inventariere ", "Dispozitia de inventariere ", " Procesul verbal de sigilare ", "Declaratia de inventar " etc.- biroului revizorilor de gestiune, unde se continua controlul gestionar cu celelalte faze ale inventarierii, respectiv de regularizare a diferentelor si se incheie " Procesul verbal de inventariere ".

Raspunderea materiala a unei persoane implica existenta unui raport juridic de munca intre o persoana incadrata si unitatea prejudiciata.

Gestionarul raspunde material si integral pentru pagubele cauzate gestiunii pentru fapte care nu constituie infractiuni. Pagubele pot interveni pentru primirea bunurilor in cantitati inferioare celor inscrise in documentele insotitoare, cu vicii aparente pentru care nu s-au intocmit acte de constatare sau in orice alte cazuri in care exista o paguba in gestiune in timpul activitatii gestionarului.

Potrivit practicii judiciare exista prezumtie de vinovatie pana la proba contrarie si produce toate efectele, in cazul in care lipsurile sunt lipsuri de inventar sau lipsuri de numerarin casa.Acest pricipiu al raspundrii materiale intemeiat pe prezumtia de culpa prevazut de legea 22/1969 este preluat de codul civil aricolul 998.

Pentru neefectuarea inventarierilor H.C.M. nr.1885/1970 ( art.11 ) intrata in vigoare la 1 ianuarie 1971 stabileste raspunderea largita in sensul ca pe langa raspunderea materiala opereaza si o raspundere disciplinara, contraventionala sau penala, in finctie de natura faptei culpabile, precum si de urmarile acesteia.

2. Contabilitatea provizioanelor pentru

deprecierea stocurilor

La sfarsitul exercitiului in cadrul lucrarilor de inventariere, odata cu constatarea existentei cantitative a stocurilor de marfuri se face si o apreciere a utilitatii si a valorii de piata a stocurilor.

Daca cu ocazia inventarierii se constata anumite cantitati a stocurilor de marfuri care au suferit degradari, ca nu mai prezinta aceasi utilitate sau ca pretul pietii posibil de obtinut este inferior valorii de intrare si ca urmare in viitor se va crea in patrimoniu un minus de valoare, se apeleaza la principiul prudentei, inregistradu-se pe cheltuieli minusul de valoare prin constituirea unor rezerve sub forma de provizioane.

Deprecierea marfurilor reprezinta constatarea pierderii valorii de utilitate a marfurilor din cauze accidentale ale caror efecte nu sunt neaparat ireversibile.

In contabilitate comisioanele pentru depreciere reprezinta o diminuare a valorii unui activ.

Conturile de provizioane sunt conturile de dedublare a activului si care nu pot exista fara existenta activului si sunt dependente de elementele care le determina aparitia.

In perioada urmatoare, la finele fiecarui exercitiu sau la iesirea din patrimoniu a marfurilor, provizioanele se suplimenteaza, diminueaza sau anuleaza.

Conturile folosite in contabilizarea provizioanelor sunt:

- contul 397 "Provizioane pentru deprecierea marfurilor", care este un cont de pasiv.

Se crediteaza cu valoarea provizioanelor constituite sau suplimentate conform legii, pe baza cheltuielilor si se debiteaza cu sumele reprezentand reluarea provizioanelor pentru depreciere. Soldul creditor reprezinta valoarea provizioanelor ramase la finele perioadei.

- contul 681 "Cheltuieli de exploatare privind amortizarile si provizioanele" tine evidenta cheltuielilor de exploatare privind provizioanele.

Se debiteaza cu valoarea provizioanelor constituite pentru riscuri si cheltuieli, daca privesc exploatarea  cu valoarea provizioanelor pentru deprecierea marfurilor si cu valoarea provizioanelor constituite pentru creante neancasabile. Se crediteaza la finele perioadei cu ocazia includerii contului si calculul rezultatului.

- contul 781 "Venituri din provizioane privind activitatea de baza" tine evidenta veniturilor obtinute din anularea sau diminuarea provizioanelor pentru riscuri si cheltuieli, pentru deprecierea marfurilor.

Se crediteaza : -cu sumele reprezentand anularea sau diminuarea provizioanelor pentru riscuri si cheltuieli;

-cu sumele reprezentand anularea sau diminuarea provizioanelor pentru deprecierea stocurilor de marfuri.

Se debiteaza la finele perioadei cu ocazia inchiderii contului si calculul rezultatului.

Trebuie subliniat faptul cu privire la provizioane ca metoda de determinare si luare in calculul de gestiune a deprecierilor reversibile, comparativ cu amortizarile, ca in cazul conturilor de amortizare acestea intra in corespondenta cu conturile de active imobilizate la iesirea acestora din patrimoniu, spre deosebire de situatia provizioanelor la care nu se realizeaza corespondenta direct intre conturi de provizioane si conturile de stocuri pentru care au fost determinate si inregistrate provizioanele.

CONCLUZII SI PROPUNERI

Metoda inventarului permanent la pret de vanzare, este agreata de peste 80% din societatile care au ca obiect de activitate vanzarea cu amanuntul si de alimentatie publica din Romania, deoarece a fost practicata in perioada existentei economiei planificate si centralizate, cand pretul de vanzare se caracteriza prin unicitate si caracter fix pentru acelasi sortiment de marfa. De aceea era posibila aplicarea ei in conditiile organizarii unei contabilitati analitice global -valorice pe gestiune.

In prezent, metoda prezinta nenumarate dezavantaje si in plus permite fie incalcarea unor principii contabile, fie denaturarea situatiei patrimoniale si a rezultatului financiar.

Astfel, pretul de vanzare la care se evalueaza marfa la intrarea in patrimoniu, nu mai este de actualitate la vanzarea ei. Evident, societatea poate vinde marfa la pretul de vanzare al pietii, dar atunci pretul de vanzare la care s-a evaluat marfa devine un simplu pret de inregistrare fara valoare informationala.

Se remarca faptul ca aplicarea acestei metode nu este posibila in conditiile unei contabilitati analitice global - valorice pe gestiune, deoarece pretul de cumparare al aceleiasi marfi se diferentiaza in functie de calea de intrare a ei si de perioada intrarii. Desi, considerand procentul de marja constant, plecand de la preturi de cumparare diferite, pretul de vanzare va fi diferit pentru acelasi sortiment de marfa. In acest caz, in lipsa unei contabilitati analitice cantitativ valorice nu se poate determina ce cantitate se va vinde la un pret si ce cantitate la alt pret.

Multe societati reevalueaza marfa ramasa in stoc la pretul de vanzare al ultimului lot intrat. Astfel se incalca principiul costului istoric, conform caruia marfa iese din patrimoniu la valoarea la care a intrat. Si, in plus, marfa nu a fost supusa unei prelucrari suplinmentare pentru a-i adauga sau scadea din valoare. Se incalca si principiul prudentei conform caruia plusvaloarea nu se inregistreaza in contabilitate.

In situatia in care se descarca gestiunea pentru marfurile vandute global-valoric, pe baza de monetar din vanzari este posibila denaturarea rezultatului financiar si a situatiei patrimoniale. Astfel daca marfa s-a vandut la ultimul pret de vanzare calculat, si acesta este si cel mai mare, in situatia vanzarii intregii cantitati existente in societate, soldul contului "Marfuri" nu ar fi zero ci creditor. Calculand marja aferenta vanzarii pe baza unui coeficient aplicat la suma incasata pe baza de monetar se denatureaza si costul de achizitie al marfii vandute si implicit rezultatul financiar.

In consecinta, exista nenumarate argumente pentru renuntarea la aceasta metoda. Evident, orice alta varianta a metodei inventarului permanent reclama o contabilitate analitica cantitativ - valorica, pe sortiment de marfa, lucru imposibil in conditiile inexistentei unei retele de calculatoare in punctele de vanzare si a unor programe corespunzatoare.

Bibliografie

Contabilitate Aprofundata - Luminita Ionescu

Bazele Contabilitatii - Cicilia Ionescu

Bazele Contabilitatii - Oprea Calin, Mihai Ristea