Contabilitatea si auditul sub impactul noilor tehnologii

Contabilitatea si auditul sub impactul noilor tehnologii

1. Introducere

Integrarea rapida a tehnologiilor informationale si de comunicatii in vietile noastre profesionale si private este pe cale sa transforme societatea intr-o 'societate informationala', in care volumul de informatii si cunoastere devine o resursa economica de baza. In felul acesta, un spatiu de oportunitati economice si sociale se deschide aducand cu el noi provocari.

Rolul major pe care il au tehnologiile inteligente in viata sociala este acela de a obtine avantaje strategice prin rezolvarea problemelor si adoptarea deciziilor, cresterea productivitatii, cresterea calitatii serviciilor oferite clientilor prin utilizarea tehnologiilor bazate pe achizitia, memorarea si exploatarea cunoasterii. Se incearca imitarea inteligentei umane cu ajutorul calculatoarelor electronice si a unor programe performante. Apare astfel notiunea de inteligenta artificiala. Aceasta reprezinta domeniul care isi propune sa explice si sa modeleze comportamentul inteligent in termenii proceselor de calcul si nu este o noua stiinta inginereasca ci are caracter interdisciplinar, care implica informatica, matematica, psihologia, procesele cognitive, lingvistica, etc. De-a lungul timpului s-au dat mai multe definitii inteligentei artificiale. Ea poate fi considerata acel domeniu al informaticii care are ca obiect proiectarea si construirea de sisteme capabile sa realizeze functii ale intelectului uman, cum sunt invatarea din experienta, intelegerea limbajului natural sau utilizarea unui rationament pentru rezolvarea problemelor. Trei caracteristici ale inteligentei artificiale sunt foarte importante:

flexibilitatea - trebuie sa fie capabila sa se adapteze permanent la situatii noi;

memorarea - pastrarea rezultatelor in vederea folosirii lor in viitor;

retroactivitatea - capacitatea de a compara rezultatele cu asteptarile si modificarea ulterioara a actiunilor astfel incat sa se obtina rezultatele scontate.

Obiectivul inteligentei artificiale il reprezinta abordarea reprezentarii cunoasterii ca pe un factor fezabil. Cunoasterea si capitalul intelectual reprezinta cele mai valoroase resurse pentru progresul economic, pentru sanatatea oricarei economii si pentru viabilitatea oricarei organizatii in noile conditii ale globalizarii.

In cazul sistemelor de inteligenta artificiala cunoasterea este depozitata in baza de cunostinte care cuprinde fapte, concepte, proceduri si relatiile dintre acestea si se adreseaza unui anumit domeniu, avand o arie de cuprindere mult mai restransa decat cea a unui specialist in domeniul respectiv. Pentru ca un sistem sa fie considerat inteligent trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

sa fie capabil sa prelucreze limbajul natural;

sa poata reprezenta cunoasterea, informatiile apriori precum si cele capatate in timpul dialogului;

sa dispuna de rationament automat, pentru utilizarea informatiilor pe care le detine in raspunsuri, concluzii sau pentru a formula propriile intrebari;

sa aiba capacitatea de invatare pentru a se adapta noilor situatii aparute.

Toate aceste aspecte au facut ca inteligenta artificiala sa atraga atentia specialistilor din diverse domenii de activitate, in prezent aplicatiile sale (sistemele expert, sistemele bazate pe algoritmi genetici, sistemele hibride, sistemele multiagent, sistemele fuzzy si sistemele neuronale) avand un rol tot mai important si in continua crestere in viata profesionala, dar si sociala a oamenilor.

2. Incursiune in noile tehnologii

Tehnologiile informationale au patruns puternic in prezent atat in viata economica cat si viata sociala a fiecarei natiuni. In domeniul economic problema care se pune nu se refera la cat vor afecta aceste tehnologii activitatea intreprinderii, ci daca acestea vor fi capabile sa le foloseasca cat mai eficient pentru a-i spori productivitatea.

Impactul acestor tehnologii dupa opinia lui R. Vassant asupra mediului afacerilor se manifesta in cel putin trei moduri:

au crescut posibilitatile de procurare, memorare, analiza si procesare a datelor si informatiilor. Acest lucru a dus inevitabil la cresterea eficientei procesului decizional;

tehnologia are efect asupra controlului. In timp ce obiectivele controlului au ramas relativ constante (cu exceptia unor domenii de activitate specifice), tehnologia influenteaza modul in care sistemele pot fi controlate. De exemplu, protejarea activelor organizatiei este un obiectiv constant al controlului atat in conditiile prelucrarii manuale cat si in cazul prelucrarii automate a datelor. Dar modul in care acest obiectiv poate fi atins este diferit in cele doua situatii;

impactul tehnologiei se manifesta si in cazul auditului, mai ales vizavi de cunostintele pe care trebuie sa le aiba auditorul pentru a-si indeplini misiunea. Nevoia de auditori care sa aiba cunostinte din domeniul tehnologiei informationale a fost recunoscuta formal de ISACA (Information Systems Audit and Control Associations) inca din 1969.

In cadrul tehnologiilor informationale utilizate in prezent, o categorie aparte cu impact puternic si care aduce beneficii multiple, o reprezinta sistemele expert.

Acestea reprezinta o aplicatie a inteligentei artificiale, care urmare cunoasterea unui expert sau a unui grup de experti pentru a rezolva o problema specifica in vederea realizarii unui scop. Ele folosesc procesul gandirii unui expert pentru a ajunge la o concluzie sau decizie care necesita un nivel inalt de expertiza.

Sistemele expert sunt asadar programe care emuleaza gandirea umana pentru a rezolva problemele cu care se confrunta oamenii. Scopul acestora este sa produca aceleasi rezultate pe care le-ar produce si gandirea umana, utilizandu-se insa un program inteligent. Pot fi utilizate de non-experti la fel de bine ca si de experti in rezolvarea problemelor cu care se confrunta si pot asigura asistenta in domenii cum sunt: contabilitatea, auditul, controlul intern, fiscalitatea, planificarea financiara, dar si pregatirea profesionala in toate domeniile.

In Romania, in ultimii cinci ani a crescut simtitor interesul pentru realizarea si utilizarea sistemelor expert. Ele sunt folosite la interpretarea rezultatelor testelor medicale, la diagnosticarea anumitor probleme sau la determinarea motivelor pentru care au cazut liniile telefonice. Cercetatorii si practicienii din domeniul economic au incercat si au reusit sa introduca sistemele expert si in contabilitate si audit ceea ce duce la cresterea complexitatii acestor activitati si a competitiei dintre firmele specializate.

In tarile avansate, sistemele expert au fost dezvoltate de numeroase firme si organizatii pentru o mare varietate de aplicatii. In prezent exista pe piata un numar mare de sisteme expert ce pot fi achizitionate, iar generatoarele de sistem expert disponibile faciliteaza utilizatorilor dezvoltarea propriilor aplicatii.

Sistemele expert contin urmatoarele trei componente principale: baza de cunostinte, motorul de inferente si interfata de dialog cu utilizatorii.

Baza de cunostinte contine fapte dintr-un domeniu specific si reguli pentru utilizarea acestor fapte. De obicei, regulile sunt de forma declaratiilor de tipul 'ifthen'. Multe din aceste reguli sunt adevarate 'reguli de baza' dezvoltate de expertii umani (sau grupuri de experti) pe baza experientei acumulate de ei. Aceste reguli, denumite euristici, sunt extrase de la experti din domeniul problemei studiate si reprezinta ipoteze, fapte reale si situatii evidente. Expertii umani detin aceste cunostinte ca urmare a experientei si cercetarii in domeniu si le pun de regula la dispozitie cognoticienilor care le prelucreaza si le introduc in baza de cunostinte.

Motorul de inferente este un program de calculator care utilizeaza cunoasterea existenta in baza de cunostinte pe care o proceseaza in scopul obtinerii rezultatelor dorite. El examineaza regulile si le inlantuieste in rationamente cu faptele din baza de cunostinte sau cu fapte noi obtinute de la utilizator. Pe baza acestor operatiuni motorul de inferente va genera concluzia sistemului.

Interfata de dialog cu utilizatorii face legatura dintre motorul de inferente si utilizatori. Ea asigura facilitatile de comunicare dintre acestia si asadar accesul utilizatorilor la faptele si regulile din baza de cunostinte. Este o componenta critica a sistemului. Se recomanda construirea unei interfete care sa utilizeze un limbaj cat mai apropiat de cel natural care trebuie sa afiseze intrebari si raspunsuri si sa permita utilizatorului selectarea optiunilor din meniuri, a icoanelor, introducerea de comenzi etc.

3. Beneficii si potentiale probleme ale utilizarii tehnologiilor informationale in contabilitate si audit

Utilizarea sistemelor expert in contabilitate si audit are numeroase beneficii dar poate ridica si probleme. Ambele categorii sunt prezentate in cele ce urmeaza.

3.1 Beneficii ale utilizarii tehnologiilor informationale in contabilitate si audit

Implementarea sistemelor expert in audit si contabilitate poate aduce numeroase beneficii printre care:

eficientizarea. Sistemele expert pot reduce semnificativ timpul angajatilor necesar pentru realizarea planului si a lucrarilor de audit si contabilitate;

distribuirea expertizei. Deoarece numarul expertilor umani nu este foarte mare, introducerea sistemelor expert permite utilizarea cunoasterii pe care acestea o contin intr-un numar mare de locuri fara prezenta efectiva a expertilor umani.

calitatea controlului. Sistemele expert incurajeaza consistenta si profesionalismul. Ele nu ghideaza numai la realizarea sarcinilor ci furnizeaza informatii privind performanta acestora ceea ce asigura calitatea controlului.

educare si instruire. O investitie importanta de timp si bani este destinata pregatirii profesionale a auditorilor si contabililor. Sistemele expert furnizeaza informatii pentru pregatirea acestora, pentru a-si imbunatati performantele si capacitatile, reducand substantial investitiile necesare in acest scop.

3.2 Probleme privind utilizarea tehnologiilor informationale in contabilitate si audit

Una din problemele care preocupa profesionistii contabili reprezinta eventualele efecte adverse pe care le-ar putea aduce utilizarea sistemelor expert. O caracteristica importanta a acestora este capacitatea de a contura concluzii obiective. In orice caz un sistem expert reducere riscurile subiectivitatii furnizand o analiza mai obiectiva si mai structurata prin introducerea gandirii in solutia inteligenta specifica.

O alta problema este data de calitatea controlului. In general reducerea riscului nedetectarii erorilor de catre contabili si in special de auditori in munca acestora este un subiect de cercetare continua. Daca sistemul expert nu este verificat permanent de om exista riscul cresterii numarului de erori nedetectate. Si situatia opusa trebuie avuta in vedere: daca calculatorul alege o optiune si omul alta, firma se gaseste in situatia dificila de a dovedi ca omul greseste.

In sfarsit, se pune problema daca oamenii se pot bizui suficient de mult pe sistemele expert sau nu vor putea fi realizate astfel de sisteme care sa ajunga la o performanta egala cu expertiza umana.

Sistemele expert nu au fost folosite suficient timp pentru a se putea raspunde la toate aceste probleme care ar putea apare motiv pentru care va trebui sa mai treaca suficient timp pana cand sa se vada daca aceste temeri sunt fondate sau nu.

O alta problema survine si din rezistenta oamenilor la schimbare. Auditorii si contabilii isi pun adesea intrebarea daca sistemele expert vor inlocui specialistul in domeniu. Desigur raspunsul este nu. Rolul lor este sa sprijine munca acestora si nu sa o inlocuiasca in totalitate. Va fi mereu nevoie de contabili si auditori care sa dezvolte bazele de cunostinte si sa interactioneze cu sistemul in scopul dezvoltarii informatiei ce va fi necesara in procesul de luare a deciziei. Masinile spre deosebire de oameni nu pot gandi creativ. Ele au nevoie de instructiuni care sa le spuna pas cu pas ce sa faca si pe care le urmeaza mecanic. Prin contrast, oamenii rationeaza abstract si recunosc intuitiv relatiile si legaturile dintre variabile. Este foarte dificil pentru motoarele de inferente sa capteze acest mod de a rationa pentru ca uneori chiar si oamenii au probleme cu explicarea si intelegerea propriului mod de gandire.

In plus, exista adesea deosebiri de opinie chiar si intre experti referitoare la calea pe care trebuie sa o urmeze. Acest dezacord influenteaza si el dezvoltarea sistemelor expert pana cand se va hotari a cui opinie va fi luata in considerare.

4. Concluzii

Domeniul Inteligentei Artificiale este interesant atat prin prisma aplicatiilor practice importante, dar mai ales datorita schimbarii opticii asupra activitatii oamenilor. Astfel, consideram ca aparitia unor medii de programare extrem de puternice si flexibile bazate pe astfel de tehnologii inteligente poate transforma procesul de dezvoltare a software-ului dintr-un proces de proiectare si implementare care implica un grup relativ mare de programatori intr-un proces de prototipizare rapida urmat de rafinari succesive implicand un numar mic de programatori, dar foarte calificati.

Contabilitatea si auditul sunt doua domenii deosebit de provocatoare pentru cercetarea si dezvoltarea solutiilor de sisteme inteligente. Datorita numeroaselor avantaje pe care le prezinta utilizarea acestora in contabilitate si audit, printre care enumeram reducerea timpului necesar planificarii si efectuarii auditului, distribuirea expertizei catre persoane mai putin calificate, folosirea lor in pregatirea si instruirea noilor auditori etc., acestea vor ocupa un loc tot mai important in activitatea de contabilitate si audit din fiecare firma, ducand astfel si la cresterea competitivitatii acesteia in mediul concurential.

In aceasta lume a agentilor inteligenti, de astazi, domeniul economic nu poate face altceva decat sa se adapteze la noile coordonate sociale si tehnologice pentru a asigura un standard de viata cat mai ridicat. Contabilitatea si auditul sunt componente esentiale ale acestui domeniu si ca atare trebuie sa se adapteze la noile cerinte cu atat mai mult cu cat schimbarile care se impun prin dezvoltarea si implementarea tehnologiilor inteligente vor duce la cresterea eficientei activitatilor si la reducerea timpului necesar desfasurarii lor.

Romania este mult ramasa in urma inclusiv in acest domeniu. Se impune ca si la noi sa fie amplificata importanta cercetarilor, sa se extinda invatarea unor materii de specialitate in universitati, sa se evidentieze rolul profesionistului cognotician si sa se pregateasca specialisti in tehnologii inteligente pentru a se alinia la nivelul occidentului in aceasta privinta.

Bibliografie

***, Colectia Contabilitatea, Expertiza si Auditul Financiar, Bucuresti, 2002-2003;

Verboncu, I., Zalman, M. -Management si Performante Editura Universitara,Bucuresti 2005

Andone, I, Dologite, D, Mockler, R, Tugui, Al, Dezvoltarea sistemelor inteligente in economie - metodologie si studii de caz, Ed. Economica, Bucuresti, 2001

Vassant, R, "Today's Information Systems Audits: Opportunities and Challenges", in IS Audit & Control Journal, mai, 1998

Stefanescu, A. -Performanta financiara a intreprinderii intre realitate si creativitate, Editura Economica Bucuresti 2005.

Andone, I, Tugui, Al, Sisteme Inteligente in Management, Contabilitatea, Finante-Banci si Marketing, Editura Economica, Bucuresti, 1999

Andone, I, Tugui, Al, Baze de date inteligente in managementul firmei, Ed. Dosoftei, Iasi, 1997

Mironiuc, M. - Analiza economico-financiara, Elemente teoretico-metodologice si Aplicatii, Editura Sedcom Libris Iasi 2006.

https://www.csupomona.edu, sistemele expert in audit, articol;

https://www.luca.com, sistemele expert in contabilitate;

https://www.nysscpa.org, sistemele expert in contabilitate, cercetare realizatǎ la Florida Institute of CPA's;

https://accounting.rutgers.edu, exemple de sisteme expert utilizate in contabilitate si audit;

https://www.auditnet.org, sistemele expert in audit si auditul sistemelor expert;

https://www.contab-audit.ro, programul de dezvoltare a sistemului contabil din Romania;

https://www.cafr.ro, Camera Auditorilor Financiari din Romania;

https://www.ceccaro.ro, Corpul Expertilor Contabili si a Contabililor Autorizati din Romania.