STUDII DE CAZ - APLICATIE CONTABILITATE FINANCIARA

STUDII DE CAZ - APLICATIE CONTABILITATE FINANCIARA

1. AUDITUL APLICATIEI DE CONTABILITATE FINANCIARA

1.1. Prezentarea generala a aplicatiei

Principalele fisiere

Fisierul PLAN CONTABIL

Fisierul permanent PLAN CONTABIL reprezinta un nomenclator al tuturor conturilor cuprinse in planul contabil aprobat, retinandu-se pentru fiecare cont: simbolul, denumirea, functia contabila si eventual lista utilizatorilor care pot avea acces la acest fisier cu precizarea autorizarilor (consultare sau actualizare).

Fisierul NOTELOR CONTABILE

Contine totalitatea notelor contabile introduse. Fiecare inregistrare va trebui sa cuprinda:

- numarul notei contabile

- data notei contabile

- contul (conturile) debitoare si sumele aferente

- contul (conturile) creditoare si sumele aferente

- data introducerii notei contabile

- eventual elementul de identificare a persoanei care a introdus nota contabila. Aceasta informatie este deosebit de utila in cazul unor controale interne sau expertize determinate de eventuale litigii.

Fisierul SOLDURILOR

Pentru problema soldurilor aplicatiile de contabilitate pot prezenta una din urmatoarele solutii:

sa existe un fisier al soldurilor, actualizat la sfarsitul fiecarei luni,
soldul final al lunii n devenind apoi soldul intial al lunii n+1;

soldurile sa fie incluse in fisierul PLAN CONTABIL actualizarea pe
campul sold facandu-se lunar ca si in solutia precedenta. Aceasta
solutie prezinta totusi dezavantajul de a impune actualizari periodice
intr-un fisier nomenclator afectand intr-o oarecare masura rolul initial al acestui fisier.

Alte fisiere

În aceasta categorie putem include:

- fisiere intermediare care stocheaza inregistrari (de exemplu note contabile) nevalidate definitiv pentru a fi stocate in fisierele permanente;

- fisiere de tip balanta al caror rol este de a retine: soldul initial al perioadei de gestiune (an), total rulaj debitor, total rulaj creditor, rulajul debitor curent (lunar), rulajul creditor curent, date necesare determinarii soldului final curent al fiecarui cont (sintetic si analitic).

1.2. Prelucrarile

a) Introducerea si validarea inregistrarilor

Aplicatiile de contabilitate permit introducerea in mod interactiv a datelor. În cazul actualizarii fisierului NOTE CONTABILE datele sunt validate chiar in momentul introducerii lor: se verifica corectitudinea simbolului de cont, totalului sumelor debitoare si creditoare etc.

Solutiile pentru actualizarea fisierului note contabile presupun una din urmatoarele variante:

crearea unui fisier temporar ale carui inregistrari vor fi varsate in fisierul NOTE CONTABILE dupa o validare finala a acestora.

Înaintea validarii, inregistrarile pot fi corectate sau sterse.

Înscrierea directa a inregistrarilor in fisierul NOTE CONTABILE dupa validarea automata realizata de procedura de introducere a datelor.

Înregistrarea notelor contabile de un anumit tip (vanzari sau cumparari) poate genera automat inregistrari in jurnale specializate cum ar fi: jurnalul cumpararilor, jurnalul vanzarilor etc.

b) Consultarea in timp real

Consultarea in timp real este in general standardizata, aplicatiile de contabilitate permitand:

vizualizarea planului de conturi

consultarea soldului unui cont la nivel sintetic sau cu desfasurarea pe analitice

consultarea unei clase sau grupe de conturi la nivelul soldului si rulajelor curente

consultarea inregistrarilor operate la nivelul unui cont de la inceputul perioadei sau intr-o anumita perioada de timp precizata.

c) Listari

Operatiunile de listare vizeaza in principal registrele contabile obligatorii prevazute prin normele contabile:

- Jurnalele obligatorii sunt:

Balantele de verificare

Cartea mare

Registrul jurnal

Jurnalul vanzarilor

Jurnalul cumpararilor

Jurnalul de banca

Jurnalul de casa

Jurnalul de operatiuni diverse.

Unele dintre aceste jurnale sunt listate lunar (balanta de verificare sintetica, cartea mare, etc) altele sunt listate la cerere. Obligatia legala consta in arhivarea fisierelor continand aceste registre pentru a oferi posibilitatea unor consultari ulterioare.

- Listari optionale:

În aceasta categorie se cuprind listarile inregistrarilor contabile zilnice sau pe loturi necesare verificarii corectitudinii acestora de catre operator sau de catre persoana cu rol de control si autorizare a intrarilor.

Aceste liste se dovedesc foarte utile in procedurile de refacere a bazei de date in urma producerii unor incidente care au afectat continutul fisierelor. Se pleaca in acest caz de la ultima salvare si se reintroduc inregistrarile din aceste jurnale.

Se poate prevedea doar listarea inregistrarilor care nu au trecut de testul de validare automata a datelor in vederea identificarii erorilor si reintroducerii datelor.

1.3. Auditul aplicatiei Auditul functionalitatii aplicatiei

Auditarea functionalitatii aplicatiei inseamna a verifica in ce masura aceasta corespunde nevoilor organizatiei si normelor contabile in vigoare.

Auditorul isi va fixa urmatoarele obiective de control:

Fisierele permanente

Fiecare aplicatie presupune existenta nomenclatorului de conturi. Aplicatia trebuie sa permita introducerea de noi conturi sintetice si analitice. Auditorul va verifica existenta acestei facilitati si modalitatea in care se realizeaza controlul privitor la modificarea planului de conturi.

Aplicatia trebuie sa permita accesul la acest fisier doar persoanelor autorizate. Daca modificarile in plan normativ implica actualizari ale planului contabil si noi corespondente intre conturi, aceasta aducere la zi a nomenclatorului de conturi poate fi restrictionata doar la firma de soft care a oferit respectiva aplicatie.

Deschiderea de noi analitice poate ramane atributul contabilului in a carui sarcina sta tinerea respectivului cont (furnizori, materiale, clienti etc).

Introducerea inregistrarilor contabile

Auditul introducerii inregistrarilor contabile vizeaza mai multe probleme:

Controlul competentei

Aplicatia trebuie sa permita atribuirea de competente fiecarui utilizator. Acest lucru este posibil prin atribuirea de parole si limitarea accesului la anumite conturi. Aceasta face ca un contabil cu atributii limitate la contabilitatea materialelor sa nu poata accesa conturi de venituri sau trezorerie spre exemplu. O astfel de limitare a competentelor este justificata in cazul aplicatiilor de contabilitate financiara pentru firme mari unde exista o delimitare clara a responsabilitatilor in cadrul colectivului serviciului contabilitate. Aplicatiile de contabilitate utilizate in cadrul firmelor mici, unde o singura persoana realizeaza intreaga evidenta contabila va necesita existenta doar a delimitarilor intre competentele contabilului si dupa caz ale gestionatului care poate introduce in sistem doar documentele primare privind miscarea stocurilor.

Controlul introducerii inregistrarilor contabile

Presupune verificarea existentei si consistentei unor teste automate la nivelul aplicatiei cum ar fi:

Testul de existenta a conturilor: pe masura introducerii conturilor debitoare si creditoare se valideaza simbolul contului generandu-se automat pe ecran numele contului sau mesaje de eroare atentionand asupra inexistentei contului solicitat. Testul de control incrucisat validand :

corectitudinea corespondentei conturilor

testul de egalitate intre sumele debitoare si creditoare.

În practica a ramas incetatenita o modalitate de control specifica perioadei in care introducerea datelor era realizata de operatoarele calculator si nu de contabili. Aceasta tehnica de control presupune verificarea corectitudinii sumelor introduse prin compararea totalului sumelor generate de calculator cu un total al acelorasi sume determinat in mod separat.

Controlul automat al introducerii inregistrarilor contabile poate viza chiar semantica inregistrarii. De aceasta data aplicatia prevede insumarea simbolurilor conturilor din notele contabile introduse. Valoarea astfel obtinuta se compara cu un total al acelorasi simboluri de cont calculat independent. O diferenta intre cele doua sume indica fie ca s-a omis introducerea unei inregistrari, fie s-au preluat gresit simboluri de conturi.

Pentru a preveni introducerea de note contabile eronate din punct de vedere semantic, corespondenta conturilor putand fi valida, aplicatia poate oferi prin meniu o lista a celor mai uzuale note contabile generand automat nota contabila, contabilul introducand doar sumele debitoare si creditoare.

Controlul datei contabile

Controlul datei contabile urmareste masura in care aplicatia permite specificarea perioadei la care se refera inregistrarile contabile care urmeaza a fi introduse eliminandu-se astfel posibilitatea de a introduce note contabile aferente unor perioade de gestiune inchise.

De altfel auditorul trebuie sa verifice masura in care aplicatia impiedica efectuarea de modificari asupra fisierelor contabile aferente perioadelor de gestiune inchise.

Audit trail

Fiecare inregistrare trebuie sa cuprinda 'semnatura' utilizatorului care a creat-o. Acest lucru este posibil prin retinerea codului de identificare (introdus in momentul in care a accesat aplicatia) a utilizatorului. Se poate reface astfel oricand istoricul fiecarei inregistrari sau modificari in notele contabile stocate.

c) Modificarea inregistrarilor contabile

Controlul modificarii inregistrarilor contabile inseamna verificarea masurii in care, prin solutiile implementate, aplicatia nu permite efectuarea de modificari:

asupra inregistrarilor (notelor contabile) validate, devenite definitive; orice eroare in acest caz se corecteaza prin stornari.

asupra inregistrarilor privind perioade de gestiune inchise.

d) inchiderea exercitiului

Controlul inchiderii exercitiului urmareste :

existenta facilitatii de inchidere automata a conturilor de venituri prin creditarea conturilor de cheltuieli;

posibilitatea introducerii de inregistrari pentru exercitiul in curs inaintea inchiderii exercitiului anterior (in luna ianuarie trebuie sa introduc inregistrarile contabile aferente acestei luni desi nu am inchis luna decembrie).

e) Generarea automata de inregistrari

Se refera la :

- inregistrari determinate de cheltuieli, plati inregistrate lunar: chirii, rate, leasing, abonamente etc.

- inregistrari generate de alte aplicatii din amonte: plati, facturari, gestiunea imobilizarilor etc.

Aceste inregistrari trebuie cunoscute de auditor care va verifica corectitudinea lor si masura in care ele se regasesc in jurnalele specifice.

j) Respectarea dispozitiilor legale

Auditorul va verifica masura in care aplicatia respecta prevederile:

- legii contabilitatii si planului de conturi privind:

organizarea sistemului de prelucrare astfel incat sa se poata desfasura controlul ulterior;

generarea registrelor contabile si pastrarea in conditii de securitate a acestora pe suport de hartie sau medii de stocare electronice, aceste registre contabile reprezentand probe in justitie;

pastrarea documentelor primare certificand realitatea si corectitudinea inregistrarilor sistematice.

dispozitiile fiscale

schimburile electronice de date - EDI (Electronic Data Interchange) si EFT (Electronic Found Transfer) impun un tratament aparte in planul prelucrarilor si auditului, in sensul ca:

- facturile emise si primite in varianta electronica pot fi considerate

ca originale (in masura in care legislatia prevede expres acest lucru);

- pastrarea acestor documente electronice in conditii de securitate trebuie

asigurata pe toata perioada prevazuta de lege;

se impune listarea (si arhivarea) mesajelor emise si primite pe cale electronica

EDI si EFT impun realizarea de controale specifice asupra tranzactiilor, prelucrarii tranzactiilor, securitatii sistemului si retelei;

induc riscuri suplimentare legate de:

duplicarea tranzactiilor

alterarea mesajelor in timpul transmisiei prin retea si asigurarea

confidentialitatii datelor transmise;

rutarea eronata a tranzactiilor;

intarzieri sau esecuri in procesarea tranzactiilor;

lipsa interventiei umane si a documentelor scrise.

verificarea respectarii standardelor : pentru EDI cel mai cunoscut fiind EDIFACT.

În cazul schimbului electronic de date (EDI) principalele etape ale prelucrarii sunt precizate in figura 1:

Unde:

Interfata aplicatiei are rolul de a transmite tranzactiile spre/dinspre aplicatie.

Translator EDI: aduce tranzactia in formatul standard folosit de transmisia EDI din formatul folosit la nivelul aplicatiei organizatiei.

Interfata de comunicatii: transmite tranzactiile EDI partenerilor sau VAN-urilor (Value Added Network) folosite pentru transmisie.

În cazul aplicatiilor utilizand EDI sau EFT auditorul trebuie sa verifice existenta si eficacitatea urmatoarelor tipuri de controale ale aplicatiei:

a) Completitudinea intrarilor: pentru transmisiile primite controlul completitudinii intrarilor urmareste sa asigure ca toate tranzactiile trimise sunt primite si procesate, ca nu se inregistreaza tranzactii duplicate. Controlul privind transmisiile efectuate este similar.

b)  Acuratetea intrarilor in cazul transmisiilor primite presupune controlul asupra acuratetei datelor receptionate si procesate de sistemele EDI si EFT precum si certificarea faptului ca aplicatia in mod corect a preluat respectivele intrari.

c)   Autorizarea tranzactiilor: este foarte important ca transmisiile trimise sau primite prin EDI sau EFT sa aiba autorizarile stabilite.

O alta categorie de controale este reprezentata de controalele IT vizand:

- implementarea sistemelor

intretinerea sistemelor

securitatea programelor si a datelor stocate

operarii calculatorului.

Auditul exploatarii aplicatiei

Vizeaza urmatoarele probleme:

a) Validarea datelor introduse pe baza listelor continand inregistrarile introduse in sistem si presupune:

verificarea cu documentele justificative din care s-a realizat preluarea datelor

verificarea de catre persoana cu rolul de autorizare a intrarilor mai ales in cazul semnalarii de erori la introducerea datelor.

b) Validarea prelucrarilor presupune verificarea:

- totalului sumelor din registrul jurnal care trebuie sa fie egal cu rulajul curent din balanta de verificare, dar si cu totalul sumelor din listele de control al inregistrarilor introduse;

suma rulajelor din jurnalele lunare trebuie sa fie egala cu suma rulajelor din registrul Cartea mare;

calculului soldului final al conturilor pe baza soldului initial si al rulajelor debitoare si creditoare;

- soldul final al conturilor in luna n sa fie egal cu soldul intial al aceluiasi cont in luna urmatoare (n+1);

- suma soldurilor conturilor analitice sa fie egala cu soldul

c) Controlul operarii corecte:

Auditorul trebuie sa verifice masura in care utilizatorii cunosc procedurile pe care trebuie sa le execute si modul de solutionare a posibilelor erori.

d) Controlul documentatiei aplicatiei:

Presupune verificarea completitudinii si masurii in care s-a realizat actualizarea documentatiei.

2. AUDITUL ALICATIEI DE CALCUL AL SALARIILOR

2.1 Prezentarea aplicatiei

Aplicatia de calcul a salariilor face parte din subsistemul informatic privind gestiunea resurselor umane. Aria de cuprindere a aplicatiei se reduce la determinarea drepturilor salariale ale angajatilor.

Principalele fisiere

a) Fisierul PERSONAL

Reprezinta un fisier permanent al carui rol este de a stoca informatiile definitorii pentru fiecare angajat: cod de identificare, nume, cod numeric personal, data angajarii, functie, salariu, codul locului de munca, adresa, stare civila, studii etc.

Fisierul este actualizat permanent printr-o procedura interactiva, pe baza miscarilor de personal inregistrate (angajari, plecari de personal etc).

b) Fisierul PREZENTA

Contine pentru fiecare luna, pentru fiecare angajat, numarul de: ore efectiv prestate, ore absente, ore concediu medical, ore concediu de odihna, ore nelucrate din cauze tehnice etc.

Lunar continutul acestui fisier se varsa intr-un fisier istoric, sa-1 numim ISTORIC PREZENTA, care stocheaza datele referitoare la prezenta angajatilor de-a lungul unui an calendaristic. El va servi ca sursa de date pentru situatiile statistice si analizele privind utilizarea fondului de timp de munca de exemplu.

c) Fisierul RETINERI

Stocheaza informatii privind creantele unor terti sau chiar ale firmei angajatoare fata de angajati, cum ar fi: chirii, cumparari cu plata in rate, credite, popriri etc.

În fisier vor fi stocate urmatoarele informatii: numele creditorului, codul sau fiscal, codul de identificare a angajatului, suma datorata, numarul documentului care atesta creanta, tipul retinerii, numarul de rate ce urmeaza a fi retinute, suma de retinut etc.

d) Fisierul AVANS

Stocheaza informatia referitoare la avansul lunar platit fiecarui angajat.

e) Fisierul PARAMETRII

Stocheaza informatia privitoare la cotele de impunere si plafoanele asociate lor pentru calculul retinerilor pe destinatiile legale: fond de sanatate, fond de somaj, impozit pe salariu etc.

f) Fisier intermediar

In majoritatea aplicatiilor, calculul salariilor la sfarsitul lunii se deruleaza in doua etape, ceea ce impune folosirea unui fisier intermediar de lucru in vederea generarii ulterioare a situatiilor de plata (state de salarii, fluturasi etc).

g) Fisierul CONTURI CARD

Extinderea utilizarii cardurilor a determinat necesitatea alimentarii conturilor de card din salarii. Fisierul conturilor de card stocheaza informatia referitoare la numarul contului de card detinut de fiecare angajat.

h) Fisierul VIRAMENTE

Fisierul viramente are rolul de a stoca date cu privire la sumele (net de plata cuvenit) care vor alimenta fiecare cont de card.

i) Fisierul SALARII

Este un fisier istoric al salariilor, rolul lui fiind de a stoca informatia referitoare la salariile cuvenite angajatilor si retinerilor facute din salarii. Fisierul este foarte util pentru generarea fiselor fiscale 1 si 2 precum si la solutionarea oricaror probleme legate de litigii determinate de debitele retinute angajatilor fara a mai fi necesara consultarea statelor de plata arhivate.

j) Alte fisiere

Este vorba de fisierele de tip SPORURI (toxicitate, izolare, periclitate etc.) specifice unor firme cu activitate de productie (constructii, exploatari miniere, forestiere etc.) sau fisiere PRIME specifice situatiilor in care prin contractul colectiv de munca s-au prevazut astfel de drepturi salariale.

2.2. Principalele prelucrari

a) Prelucrari legate de calculul avansului

Aceste prelucrari asigura calculul avansului, generarea statului de plata a avansului, actualizarea fisierului avans si a fisierului viramentelor.

b) Prelucrari privind salariile lunare

În fiecare luna, dupa actualizarea fisierelor PERSONAL, RETINERI si PREZENTA se ruleaza procedura de calcul a salariilor lunare. Aceste prelucrari se desfasoara de obicei in doua etape si anume:

Rularea procedurii de calcul a salariilor si generarea unei situatii de calcul si a fisierului intermediar necesar apoi generarii statelor de plata. Situatia de calcul obtinuta va fi validata de serviciul personal. in cazul depistarii unor erori, vor fi efectuate modificarile necesare in fisierele de intrare (PERSONAL, RETINERI, PREZENTA) si procedura va fi reluata.

Generarea statelor de plata, a fluturasilor, statelor recapitulative si a fisierelor istoric si de viramente.

c) Prelucrari privind analiza salariilor si utilizarii timpului de munca

Vom preciza doar situatiile de analiza ce pot fi generate pe baza datelor procesate in cadrul acestei aplicatii, majoritatea situatiilor privind utilizarea fortei de munca fiind generate de subsistemul de gestiune a resurselor umane:

situatia dinamicii salariilor

structura salariilor pe locuri de munca

situatia utilizarii fondului de timp de munca etc.

d) Prelucrari privind generarea fiselor fiscale

La sfarsitul anului, pe baza fisierului istoric al salariilor, vor fi generate fisele fiscale.

2.3. Auditul aplicatiei

Auditorul aplicatiei va verifica urmatoarele probleme:

Cum este rezolvata problema parametrilor necesari calculului salariilor?

In cadrul aplicatiei sunt utilizati o multitudine de astfel de parametri necesari calculului: sporului de vechime, impozitului pe salarii, contributiilor la fondul de somaj, fondul de asigurari de sanatate etc.

Este de preferat ca acesti parametri sa fie stocati intr-un fisier separat si nu inclusi direct in programe. Acest lucru este necesar datorita actualizarilor periodice efectuate ca urmare a modificarilor legislative.

Un alt aspect auditat vizeaza responsabilitatile privind actualizarea acestor parametri. Cine va efectua periodic actualizarea - departamentul resurse umane sau departamentul IT pe baza notelor transmise de departamentul resurse umane? O solutie corecta consideram a fi actualizarea parametrilor de catre persoanele imputernicite in acest sens din cadrul departamentului de resurse umane deoarece controlul corectitudinii acestor parametri revine acestui colectiv.

- Corectitudinea calculelor efectuate in vederea calculului , salariilor si al retinerilor aferente acestora.

Aceasta verificare impune o munca foarte laborioasa si o corecta esantionare a datelor de test utilizate in procesul auditarii.

Verificarile se vor realiza pe baza datelor obtinute de auditor din rularea propriului program de salarii (utilizarea CAAT in procesul auditarii).

Situatiile generate corespund structurii stabilite prin normele Ministerului Finantelor?

Statul de salarii reprezinta o situatie a carei structura, mod de arhivare si durata a arhivarii face obiectul unor prevederi speciale in normele de specialitate.

Auditorul va trebui sa constate in ce masura aceste prevederi sunt respectate.

- Aplicatia permite generarea celorlalte situatii si fisiere necesare functiei de salarizare?

Auditorul va urmari in ce masura aplicatia asigura generarea recapitulatiilor statelor de salarii (necesare in contabilitate), a fisierelor istoric, a fisierelor de viramente.

Se actualizeaza automat fisierele istoric privind : prezenta, salariile angajatilor etc?

- Aplicatia asigura coerenta datelor intre diferitele fisiere si situatiile generate?

În primul rand trebuie verificata coerenta intre fisierul intermediar al calculului salariilor si statele de plata, fluturasi si fisierul istoric al salariilor. Un alt control vizeaza fisierele AVANS, RETINERI, PERSONAL, PREZENTA si fisierul intermediar al calculului salariilor sau dintre statul de plata si fisierele de virament.

- Prezinta aplicatia o faza de validare a calculului salariilor inaintea generarii statelor de plata?

Aceasta etapa este deosebit de importanta pentru controlul ce trebuie exercitat de departamentul resurse umane permitand corectarea posibilelor erori (ex. omisiunea introducerii unor noi angajati, actualizarii unor salarii de incadrare pentru unii angajati etc).

- Cum se realizeaza protectia accesului la fisiere si a functionarii aplicatiei?

Auditorul va urmari daca:

s-au atribuit parole de acces diferitilor utilizatori;

aplicatia limiteaza drepturile utilizatorilor in functie de natura sarcinilor pe care utilizatorii le au;

nu pot fi modificate fisierele istoric;

exista un control al tranzactiilor la nivelul aplicatiei;

se asigura protectia fisierelor de virament si cum se realizeaza acasta protectie etc.

- Cum se realizeaza aplicarea principiului separatiei functiilor incompatibile ?

Spre exemplu, persoana care realizeaza introducerea prezentei lunare nu va fi aceeasi cu persoana care actualizeaza fisierul de personal. Persoana care executa procedura de calcul a salariilor nu are si responsabilitatea controlului salariilor.

- Permite aplicatia generarea unor situatii necesare analizei privind structura si dinamica salariilor?

Auditorul verifica masura in care aplicatia ofera utilizatorilor posibilitatea generarii unor situatii necesare analizei cheltuielilor privind salariile.

Utilizarea programelor de audit

Am aratat in capitolul precedent posibilitatea utilizarii programelor de audit specializate in cazul verificarii corectitudinii calculului salariilor.

Programele auditorului pot servi insa la derularea si a altor controale cum ar fi:

controlul coerentei remuneratiilor in raport cu datele stocate in fisierul PERSONAL;

controlul salariilor care au inregistrat cresterile cele mai semnificative pentru a vedea masura in care respectivele majorari sunt justificate;

controlul sporurilor si al primelor acordate angajatilor.

Bibliografie