AUDITUL PUBLIC INTERN

Auditul public intern

Audit public intern[1] reprezinta o activitatea functional independenta si obiectiva, care da asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice, perfectionand activitatile entitatii publice; ajuta entitatea publica sa isi indeplineasca obiectivele printr-o abordare sistematica si metodica, care evalueaza si imbunatateste eficienta si eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor de administrare.

1. Organizarea auditului public intern

Obiectivele auditului public intern sunt:

a) asigurarea obiectiva si consilierea, destinate sa imbunatateasca sistemele si activitatile entitatii publice;

b) sprijinirea indeplinirii obiectivelor entitatii publice printr-o abordare sistematica si metodica, prin care se evalueaza si se imbunatateste eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor administrarii.

Sfera auditului public intern cuprinde

a) activitatile financiare sau cu implicatii financiare desfasurate de entitatea publica din momentul constituirii angajamentelor pana la utilizarea fondurilor de catre beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din asistenta externa;

b) constituirea veniturilor publice, respectiv autorizarea si stabilirea titlurilor de creanta, precum si a facilitatilor acordate la incasarea acestora;

c) administrarea patrimoniului public, precum si vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat/public al statului ori al unitatilor administrativ-teritoriale;

d) sistemele de management financiar si control, inclusiv contabilitatea si sistemele informatice aferente.

Auditul public intern este organizat astfel

a) Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI);

b) Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI);

c) compartimentele de audit public intern din entitatile publice.

S-a infiintat Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI) pe langa Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI), organism cu caracter consultativ, pentru a actiona in vederea definirii strategiei si a imbunatatirii activitatii de audit public intern, in sectorul public.

CAPI cuprinde 11 membri, astfel:

a) presedintele Camerei Auditorilor Financiari din Romania;

b) profesori universitari cu specialitate in domeniul auditului public intern - 2 persoane;

c) specialisti cu inalta calificare in domeniul auditului public intern - 3 persoane;

d) directorul general al UCAAPI;

e) experti din alte domenii de activitate, respectiv contabilitate publica, juridic, sisteme informatice - 4 persoane.

Membrii CAPI, cu exceptia directorului general al UCAAPI, nu pot face parte din structurile Ministerului Finantelor Publice.

În realizarea obiectivelor sale CAPI are urmatoarele atributii principale

a) dezbate planurile strategice de dezvoltare in domeniul auditului public intern si emite o opinie asupra directiilor de dezvoltare a acestuia;

b) dezbate si emite o opinie asupra actului normativ elaborat de UCAAPI in domeniul auditului public intern;

c) dezbate si avizeaza raportul anual privind activitatea de audit public intern si il prezinta Guvernului;

d) avizeaza planul misiunilor de audit public intern de interes national cu implicatii multisectoriale;

e) dezbate si emite o opinie asupra rapoartelor de audit public intern de interes national cu implicatii multisectoriale;

f) analizeaza importanta recomandarilor formulate de auditorii interni in cazul divergentelor de opinii dintre conducatorul entitatii publice si auditorii interni, emitand o opinie asupra consecintelor neimplementarii recomandarilor formulate de acestia;

g) analizeaza acordurile de cooperare intre auditul intern si cel extern referitor la definirea conceptelor si la utilizarea standardelor in domeniu, schimbul de rezultate din activitatea propriu-zisa de audit, precum si pregatirea profesionala comuna a auditorilor;

h) avizeaza numirea si revocarea directorului general al UCAAPI.

În cadrul Ministerului Finantelor Publice se constituie Uniunea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI), structurata pe compartimente de specialitate, in subordinea directa a ministrului finantelor publice.

UCAAPI este condusa de un director general, numit de ministrul finantelor publice, cu avizul CAPI.

Directorul general este functionar public si trebuie sa aiba o inalta calificare profesionala in domeniul financiar-contabil si/sau al auditului, cu o competenta profesionala corespunzatoare, si sa indeplineasca cerintele Codului privind conduita etica a auditorului intern.

În realizarea obiectivelor sale UCAAPI are urmatoarele atributii principale

a) elaboreaza, conduce si aplica o strategie unitara in domeniul auditului public intern si monitorizeaza la nivel national aceasta activitate;

b) dezvolta cadrul normativ in domeniul auditului public intern;

c) dezvolta si implementeaza proceduri si metodologii uniforme, bazate pe standardele internationale, inclusiv manualele de audit intern;

d) dezvolta metodologiile in domeniul riscului managerial;

e) elaboreaza Codul privind conduita etica a auditorului intern;

f) avizeaza normele metodologice specifice diferitelor sectoare de activitate in domeniul auditului public intern;

g) dezvolta sistemul de raportare a rezultatelor activitatii de audit public intern si elaboreaza raportul anual, precum si sinteze, pe baza rapoartelor primite;

h) efectueaza misiuni de audit public intern de interes national cu implicatii multisectoriale;

i) verifica respectarea normelor, instructiunilor, precum si a Codului privind conduita etica a auditorului intern de catre compartimentele de audit public intern si poate initia masurile corective necesare, in cooperare cu conducatorul entitatii publice in cauza;

j) coordoneaza sistemul de recrutare si de pregatire profesionala in domeniul auditului public intern;

k) avizeaza numirea/destituirea sefilor compartimentelor de audit public intern din entitatile publice;

l) coopereaza cu Curtea de Conturi si cu alte institutii si autoritati publice din Romania;

m) coopereaza cu autoritatile si organizatiile de control financiar public din alte state, inclusiv din Comisia Europeana.

Compartimentul de audit public intern se organizeaza astfel

a) conducatorul institutiei publice sau, in cazul altor entitati publice, organul de conducere colectiva are obligatia instituirii cadrului organizatoric si functional necesar desfasurarii activitatii de audit public intern;

b) la institutiile publice mici (cu buget anual in echivalent a 100.000 Euro pe o perioada de 3 ani consecutivi), care nu sunt subordonate altor entitati publice, auditul public intern se limiteaza la auditul de regularitate si se efectueaza de catre compartimentele de audit public intern ale Ministerului Finantelor Publice;

c) conducatorul entitatii publice subordonate poate stabili si mentine un compartiment functional de audit public intern, cu acordul entitatii publice de la nivelul ierarhic imediat superior, iar daca acest compartiment nu se infiinteaza, auditul entitatii respective se efectueaza de catre compartimentul de audit public intern al entitatii publice de la nivelul ierarhic imediat superior.

Compartimentul de audit public intern se constituie in subordinea directa a conducerii entitatii publice si, prin atributiile sale, nu trebuie sa fie implicat in elaborarea procedurilor de control intern si in desfasurarea activitatilor supuse auditului public intern.

Conducatorul compartimentului de audit public intern este numit/destituit de catre conducatorul entitatii publice, cu avizul UCAAPI; pentru entitatile publice subordonate numirea/destituirea se face cu avizul organului ierarhic superior. Conducatorul compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea si desfasurarea activitatilor de audit.

Functia de auditor intern este incompatibila cu exercitarea acestei functii ca activitate profesionala orientata spre profit sau recompensa.

Atributiile compartimentului de audit public intern sunt

a) elaboreaza norme metodologice specifice entitatii publice in care isi desfasoara activitatea, cu avizul UCAAPI sau al organului ierarhic superior, in cazul entitatilor publice subordonate;

b) elaboreaza proiectul planului anual de audit public intern;

c) efectueaza activitati de audit public intern pentru a evalua daca sistemele de management financiar si control ale entitatii publice sunt transparente si sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta si eficacitate;

d) informeaza UCAAPI despre recomandarile neinsusite de catre conducatorul entitatii publice auditate, precum si despre consecintele acestora;

e) raporteaza periodic asupra constatarilor, concluziilor si recomandarilor rezultate din activitatile sale de audit;

f) elaboreaza raportul anual al activitatii de audit public intern;

g) in cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, raporteaza imediat conducatorului entitatii publice si structurii de control intern abilitate.

2. Cadrul si cerintele desfasurarii auditului public intern

Tipurile de audit sunt urmatoarele

a) auditul de sistem, care reprezinta o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere si control intern, cu scopul de a stabili daca acestea functioneaza economic, eficace si eficient, pentru identificarea deficientelor si formularea de recomandari pentru corectarea acestora;

b) auditul performantei, care examineaza daca criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor si sarcinilor entitatii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor si apreciaza daca rezultatele sunt conforme cu obiectivele;

c) auditul de regularitate, care reprezinta examinarea actiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectarii ansamblului principiilor, regulilor procedurale si metodologice care le sunt aplicabile.

Auditul public intern se exercita asupra tuturor activitatilor desfasurate intr-o entitate publica, inclusiv asupra activitatilor entitatilor subordonate, cu privire la formarea si utilizarea fondurilor publice, precum si la administrarea patrimoniului public.

Compartimentul de audit public intern auditeaza, cel putin o data la 3 ani, fara a se limita la acestea, urmatoarele:

a) angajamentele bugetare si legale din care deriva direct sau indirect obligatii de plata, inclusiv din fondurile comunitare;

b) platile asumate prin angajamente bugetare si legale, inclusiv din fondurile comunitare;

c) vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat al statului ori al unitatilor administrativ-teritoriale;

d) concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul public al statului ori al unitatilor administrativ-teritoriale;

e) constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare si stabilire a titlurilor de creanta, precum si a facilitatilor acordate la incasarea acestora;

f) alocarea creditelor bugetare;

g) sistemul contabil si fiabilitatea acestuia;

h) sistemul de luare a deciziilor;

i) sistemele de conducere si control, precum si riscurile asociate unor astfel de sisteme;

j) sistemele informatice.

Pentru desfasurarea activitatii de audit public intern se elaboreaza de catre compartimentul de audit public intern, un proiect de plan, pe baza evaluarii riscului asociat diferitelor structuri, activitati, programe/proiecte sau operatiuni, precum si prin preluarea sugestiilor conducatorului entitatii publice, prin consultare cu entitatile publice ierarhic superioare, tinand seama de recomandarile Curtii de Conturi. Conducatorul entitatii publice aproba anual proiectul planului de audit public intern. Auditorul intern poate desfasura audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter exceptional, necuprinse in planul anual de audit public intern, in anumite conditii.

În realizarea misiunilor de audit auditorii interni isi desfasoara activitatea pe baza de ordin de serviciu, emis de seful compartimentului de audit public intern, care prevede in mod explicit scopul, obiectivele, tipul si durata auditului public intern, precum si nominalizarea echipei de auditare. Seful compartimentului de audit public intern elaboreaza, de altfel, o Carta a auditului intern, prin care defineste obiectivele, metodele de audit, misiunea de audit, drepturile si obligatiile auditului intern. Carte se aproba de catre conducatorul entitatii publice.

Compartimentul de audit public intern notifica structura care va fi auditata, cu 15 zile inainte de declansarea misiunii de audit; in notificare se precizeaza scopul, principalele obiective si durata misiunii de audit. Compartimentul de audit public intern notifica, de asemenea, tematica in detaliu, programul comun de cooperare, precum si perioadele in care se realizeaza interventiile la fata locului, conform normelor metodologice.

Auditorii interni au acces la toate datele si informatiile, inclusiv la cele existente in format electronic, pe care le considera relevante pentru scopul si obiectivele precizate in ordinul de serviciu.

Personalul de conducere si de executie din structura auditata are obligatia sa ofere documentele si informatiile solicitate, in termenele stabilite, precum si tot sprijinul necesar desfasurarii in bune conditii a auditului public intern.

Auditorii interni pot solicita date, informatii, precum si copii ale documentelor, certificate pentru conformitate, de la persoanele fizice si juridice aflate in legatura cu structura auditata, iar acestea au obligatia de a le pune la dispozitie la data solicitata. Totodata auditorii interni pot efectua la aceste persoane fizice si juridice orice fel de reverificari financiare si contabile legate de activitatile de control intern la care acestea au fost supuse, care vor fi utilizate pentru constatarea legalitatii si a regularitatii activitatii respective.

Reprezentantilor autorizati ai Comisiei Europene si ai Curtii de Conturi Europene li se asigura drepturi similare celor prevazute pentru auditorii interni, cu scopul protejarii intereselor financiare ale Uniunii Europene; acestia trebuie sa fie imputerniciti in acest sens printr-o autorizatie scrisa, care sa le ateste identitatea si pozitia, precum si printr-un document care sa indice obiectul si scopul controlului sau al inspectiei la fata locului.

Ori de cate ori in efectuarea auditului public intern sunt necesare cunostinte de stricta specialitate, conducatorul compartimentului de audit public intern poate decide asupra oportunitatii contractarii de servicii de expertiza/consultanta din afara entitatii publice.

Auditorii interni elaboreaza un proiect de raport de audit public intern la sfarsitul fiecarei misiuni de audit public intern; proiectul de raport de audit public intern reflecta cadrul general, obiectivele, constatarile, concluziile si recomandarile. Raportul de audit public intern este insotit de documente justificative. Proiectul de raport de audit public intern se transmite la structura auditata; aceasta poate trimite, in maximum 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vor fi analizate de auditorii interni. În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere compartimentul de audit public intern organizeaza reuniunea de conciliere cu structura auditata, in cadrul careia se analizeaza constatarile si concluziile, in vederea acceptarii recomandarilor formulate.

Seful compartimentului de audit public intern trimite raportul de audit public intern finalizat, impreuna cu rezultatele concilierii, conducatorului entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza si avizare; pentru institutia publica mica, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducatorului acesteia. Dupa avizare recomandarile cuprinse in raportul de audit public intern vor fi comunicate structurii auditate.

Structura auditata informeaza compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandarilor, incluzand un calendar al acestora. Seful compartimentului de audit public intern informeaza UCAAPI sau organul ierarhic superior, dupa caz, despre recomandarile care nu au fost avizate; aceste recomandari vor fi insotite de documentatia de sustinere.

Compartimentul de audit public intern verifica si raporteaza UCAAPI sau organului ierarhic superior, dupa caz, asupra progreselor inregistrate in implementarea recomandarilor.

Auditorii interni trebuie sa isi indeplineasca atributiile in mod obiectiv si independent, cu profesionalism si integritate, potrivit normelor si procedurilor specifice activitatii de audit public intern. Pentru actiunile lor, intreprinse cu buna-credinta in exercitiul atributiilor si in limita acestora, auditorii interni nu pot fi sanctionati sau trecuti in alta functie.

Auditorii interni nu vor divulga nici un fel de date, fapte sau situatii pe care le-au constatat in cursul ori in legatura cu indeplinirea misiunilor de audit public intern. Ei sunt responsabili de protectia documentelor referitoare la auditul public intern desfasurat la o entitate publica. Raspunderea pentru masurile luate in urma analizarii recomandarilor prezentate in rapoartele de audit apartine conducerii entitatii publice.

Auditorii interni trebuie sa respecte prevederile Codului privind conduita etica a auditorului intern, care cuprinde un ansamblu de principii si reguli de conduita si care trebuie sa guverneze activitatea auditorilor interni pentru a le asigura independenta, obiectivitatea si competenta profesionala.

Auditorii interni au obligatia perfectionarii cunostintelor profesionale; seful compartimentului de audit public intern, respectiv conducerea entitatii publice, va asigura conditiile necesare pregatirii profesionale, perioada destinata in acest scop fiind de minimum 15 zile pe an.

Persoanele care sunt soti, rude sau afini pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul entitatii publice nu pot fi auditori interni in cadrul aceleiasi entitati publice. Auditorii interni nu pot fi desemnati sa efectueze misiuni de audit public intern la o structura/entitate publica daca sunt soti, rude sau afini pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectiva.

Auditorii interni nu trebuie implicati in vreun fel in indeplinirea activitatilor pe care in mod potential le pot audita si nici in elaborarea si implementarea sistemelor de control intern al entitatilor publice. Nici auditorii interni care au responsabilitati in derularea programelor si proiectelor finantate integral sau partial de Uniunea Europeana nu trebuie implicati in auditarea acestor programe.

3. Obiectivele si derularea misiunii de audit public intern

a) Obiectivele principale ale unei activitati de audit public intern sunt:

Evaluarea managementului riscurilor (de organizare, operationale, financiare, generale)

Auditul public intern trebuie sa sprijine conducatorul entitatii publice in identificarea si evaluarea riscurilor semnificative contribuind la imbunatatirea sistemelor de management al riscurilor. Auditul public intern trebuie sa supravegheze si sa evalueze eficacitatea acestui sistem.

Auditul public intern trebuie sa evalueze riscurile aferente operatiilor si sistemelor informatice ale entitatii publice, privind:

fiabilitatea si integritatea informatiilor financiare si operationale;

eficacitatea si eficienta operatiilor;

protejarea patrimoniului;

respectarea legilor, reglementarilor si contractelor.

În cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, in cazul in care acestea sunt semnificative.

Evaluarea sistemelor de control

Auditul public intern ajuta entitatea publica sa mentina un sistem de control adecvat prin evaluarea eficacitatii si eficientei acestuia, contribuind la imbunatatirea lui continua.

Evaluarea pertinentei si eficacitatii sistemului de control intern se va face pe baza rezultatelor evaluarii riscurilor si va viza operatiile si sistemele informatice ale entitatii publice din urmatoarele puncte de vedere:

- fiabilitatii si integritatii informatiilor financiare si operationale;

- eficacitatii si eficientei operatiilor;

- protejarii patrimoniului;

- respectarii legilor, reglementarilor si procedurilor.

În cursul misiunilor, auditorul intern trebuie sa examineze procedurile de control intern in acord cu obiectivele misiunii in vederea identificarii tuturor deficientelor semnificative ale acestora.

Auditorii interni trebuie sa analizeze operatiile si activitatile si sa determine masura in care rezultatele corespund obiectivelor stabilite si daca operatiile/activitatile sunt aplicate sau realizate conform prevederilor.

Pentru evaluarea sistemului de control sunt necesare utilizarea unor criterii adecvate. Auditorii interni trebuie sa determine masura in care conducatorul entitatii publice a definit criterii adecvate de apreciere si daca obiectivele au fost realizate. Daca aceste criterii sunt adecvate, acestea pot fi utilizate si de auditorii interni in evaluarea sistemului de control intern. Daca acestea sunt inadecvate, auditorii interni trebuie, impreuna cu conducerea entitatii publice, sa elaboreze in mod corespunzator aceste criterii.

b) Derularea misiunii de audit public intern poate fi redata in graficul prezentat mai jos, care ofera o viziune globala asupra procesului de audit public intern. În partea stanga a graficului sunt prezentate etapele procesului de audit public intern, cu referire la procedurile de urmat, iar in partea dreapta rezultatele obtinute cu referire la documentele corespunzatoare.

Derularea misiunii de audit public interne

Etape  Proceduri Documente