TIPURI DE FORMULE CONTABILE

TIPURI DE FORMULE CONTABILE

Formula contabila

Formulele contabile de inregistrare curenta sunt acele formule contabile (simple si compuse) ce se intocmesc pentru inregistrarea tranzactiilor economice care au loc in mod obisnuit si care au cea mai mare frecventa in practica de contabilitate. Inscrierea sumelor in cadrul acestor formule contabile se face in negru. Sumele respective se aduna intre ele atat in debitul cat si in creditul contului.

Formula contabila, se scrie sub forma unei egalitati, respectiv sub forma unei ecuatii, in stanga egalitatii, se afla contul sau conturile care se debiteaza, iar in dreapta se afla contul, sau conturile care se crediteaza.

La intocmirea formulei contabile, iau parte de cele mai multe ori, doar doua conturi: unul care se debiteaza si se afla in partea stanga e egalitatii si altul care se crediteaza si se afla in partea dreapta a egalitatii. Suma se scrie in partea dreapta si inseamna ca ambele conturi sunt afectate cu aceasta suma.

Acest tip de formula contabila se numeste formula contabila simpla si are modelul:

Cont "A" = Cont "B" Suma

Reiese ca a fost debitat contul "A", deoarece se afla inscris in stanga egalitatii si a fost creditat contul "B", deoarece se afla in dreapta a egalitatii.

Exista insa tranzactii economice mai complexe, la care iau parte mai multe elemente patrimoniale si deci care trebuie inregistrate in mai multe conturi corespondente. Formulele contabile care se intocmesc in acest caz se numesc formule contabile compuse. In acest caz, unui cont care se afla intr-o parte a egalitatii ii corespund doua sau mai multe conturi, aflate in partea cealalta, cu conditia respectarii egalitatii. Aceasta inseamna ca valoarea cu care s-a inregistrat un cont, aflat intr-o parte a egalitatii, sa fie egala cu suma valorilor conturilor din partea opusa. In aceste conditii, reiese clar ca exista doua modele de formule contabile compuse, astfel:

suma "Cont "A" = %

Cont "B" suma

Cont "Y" suma

Deci, unui cont care se debiteaza ii corespund mai multe conturi care se crediteaza, cu conditia respectarii egalitatii din punct de vedere valoric. In acest caz, in partea unde sunt mai multe conturi se scrie semnul "%", care in contabilitate inseamna "urmatoarele conturi".

Al doilea model de formula contabila compusa are forma:

% = Cont "A" suma

suma Cont "C"

suma Cont "B"

In unele lucrari de contabilitate se practica si un alt model de formula contabila, in care termenii articolului se inscriu unul sub altul, in dreptul lor, in dreapta se trece si suma, iar in stanga, in dreptul fiecarui cont se trece, dupa caz, litera "D", semn ce a fost debitat, sau litera "C", semn ca a fost creditat, astfel:

"D" Cont "C" suma

"C" Cont "D" suma

Consideram ca primul mod de a prezenta formula contabila, sub forma de egalitate, este mai expresiva din punct de vedere didactic, de altfel se foloseste in marea majoritate a cazurilor. Dupa cum in matematica reprezentarea marimilor prin simboluri, figuri sau linii, se face cu multa grija, pentru a reda cat mai sugestiv legaturile reciproce dintre fenomene, tot astfel in contabilitate trebuie sa existe preocupare pentru ca formulele contabile, care rezulta din siruri intregi de rationamente, sa apara intr-o forma cat mai expresiva, sa fie redate cu multa acuratete si in deplin acord cu cerintele logicii.

In activitatea practica, solutia contabila apare insa sub forma articolelor contabile, care cuprind formula contabila si in plus data cand a avut loc operatia economica, o succinta explicatie, dar semnificativa, documentul care a stat la baza inregistrarii si semnatura persoanei care l-a intocmit si care poarta raspunderea pentru corectitudinea lui.

Articolele contabile se intocmesc de multe ori direct pe documentele de evidenta economica, pe care se aplica o stampila care contine egalitatea caracteristica si loc rezervat pentru data si semnatura. Operatia se numeste "contarea documentelor", explicatia se gaseste in insasi documentul contat. In alte situatii, pentru intocmirea articolelor contabile, se intocmeste un document caracteristic, numit "nota contabila", document tipizat care contine elementele articolului contabil.

Formulele contabile de stornare se utilizeaza pentru corectarea unor erori efectuate anterior cu ocazia inregistrarii in conturi a sumelor din tranzactiile care au avut loc. Se procedeaza la utilizarea acestor formule contabile, deoarece inregistrarile in contabilitate nu pot fi corectate prin stergere sau taiere.

Dupa modul de inscriere a sumei in formulele contabile de stornare, acestea pot fi de doua feluri: formule contabile de stornare in negru si formule contabile de stornare in rosu.

Formulele contabile de stornare in negru constau in anularea inregistrarii efectuate anterior gresit, prin inversarea conturilor corespondente din formula contabila anterior gresita (suma se inscrie tot in negru) si apoi intocmirea si inregistrarea formulei contabile corecte.

Pentru exemplificare, presupunem urmatoarea situatie:

Intreprinderea se aprovizioneaza cu marfuri in suma de 1.000 lei, conform facturii furnizorului.

Formula contabila a acestei tranzactii s-a stabilit gresit, astfel:

1) 301 Materii prime = 462 Creditori diversi 1.000 lei

Ulterior, printr-o analiza contabila atenta, se observa ca formula contabila este incorect intocmita. Cum procedam pentru a anula formula contabila inregistrata eronat prin stornarea in negru? Vom inversa conturile corespondente din formula de mai sus, adica:

2) 462 Creditori diversi = 301 Materii prime 1.000 lei

Se reprezinta cele doua inregistrari in forma sistematica in conturile de mai jos, se calculeaza soldurile conturilor, din care rezulta ca sumele inregistrate anterior au fost anulate (conturile nu mai prezinta sold).

Dupa anularea inregistrarii efectuate gresit, se procedeaza la intocmirea formulei contabil corecte, astfel:

3) 371 Marfuri = 401 Furnizori 1.000 lei

In forma sistematica, aceasta inregistrare se prezinta astfel:

Formulele contabile de stornare in rosu constau in anularea unei formule contabile efectuate anterior gresit, prin intocmirea si inregistrarea unei noi formule contabile, similara cu cea eronata, insa cu suma inscrisa in rosu (sau in negru, dar incadrata in chenar). Inscrierea unei sume in rosu are semnificatia, in contabilitate, a unor valori cu semnul "minus", avand ca efect anularea sumei inscrise anterior in mod eronat.

Pentru exemplificare, se porneste de la aceeasi formula contabila efectuata anterior gresit, adica:

1) 301 Materii prime = 462 Creditori diversi 1.000 lei

Pentru corectarea formulei contabile, se procedeaza la stornarea in rosu, astfel:

2) 301 Materii prime = 462 Creditori diversi 1.000 lei

Ambele formule contabile se inregistreaza in forma sistematica in conturile deschise mai jos, iar pentru a constata daca inregistrarea efectuata anterior gresit a fost anulata, se stabileste soldul conturilor, care trebuie sa fie zero.

Se procedeaza apoi la intocmirea formulei contabile corecte, astfel:

3) 371 Marfuri = 401 Furnizori 1.000 lei

Inregistrarea sistematica a acestei formule contabile (corecte) va fi urmatoarea: