Mediul extern al firmei lider import export

MEDIUL EXTERN AL FIRMEI LIDER IMPORT EXPORT

Firma Lider Import Export, care desfasoara activitatea de import de produse alimentare

cat si desfacerea acestora pe pietele din Romania, se raporteaza, ca agent economic, mediului sau

extern. Mediul extern al firmei este alcatuit dintr-o retea de variabile exogene, carora firma le opune propriile sale resurse umane, materiale si financiare.

Putem afirma ca inca de la infintarea firmei Lider, in 1994, mediul extern cu care acesta s-a confruntat a fost unul turbulent, datorita situatiei economica, sociala si politica din tara noastra. Dupa anul 1989, firmele noi aparute s-au confruntat cu o serie de probleme datorita incapacitatii acestora de adaptare la schimbarile bruste ale componentelor mediului extern, multe dintre acestea fiind nevoite sa se retraga. Referitor la firma Lider, ca urmare a analizei evolutiei acesteia, se poate afirma ca se numara printer putinele firme de comert exterior care au supravietuit si asta se datoreaza,in mare parte , capacitatii de perceptie a semnalelor primate din mediul economic si respective autoreglarea acesteia prin actiuni permanente de corectare si adecvare(feedback). In anul 1997, ca urmare a incapacitatii de a riposta la actiunile concurentilor sai,firma a trecut printr-o perioada de decline, fiind la un pas de a esua.In perioada 1994-1999, intreaga activitate de piata a firmei Lider a fost marcata de prezenta, in spatiul micromediului sau, a celor mai puternici concurenti ai sai, Germa Import-Export si Free Land. Asa cum este bine stiut, relatiile de concurenta sunt relatii de confruntare,in care, atat cele doua firme cat si Lider Import-Export au cautat in permanenta sa obtina o pozitie pe piata superioara in raport cu adversarii sai, si de ce nu chiar anihilarea acestora. Relatia de concurenta dintre firma Germa Import-Export si Free Land s-a transformat treptat intr-o relatie de cooperare, acestea ajungand la un consens cu privire la excluderea de pe piata a firmei Lider Import-Export.

MICROMEDIUL FIRMEI

In cazul firmei Lider Import Export, firma de comert exterior, furnizorii de marfuri sunt firmele producatoare din strainatate care desfasoara activitati de productie cat si de export. In present, firma Lider detine contracte de vanzare-cumparare internationale cu peste 20 firme producatoare de bunuri de larg consum din Franta, Danemarca, Italia si Ungaria, situandu-se printer cele mai mari firme importatoare de produse alimentare. La doi ani de la infintarea firmei, numarul furnizorilor externi cu care firma detinea contracte de vanzare-cumparare internationale era de numai cinci (Arla, Galbani, Granarolo, Bongrain si Riches Monts) iar numarul de produse importate era de 60. Intre cele 5 firme exportatoare si firma Lider Import-Export s-a creat o relatie de fidelitate pe parcursul a celor 13 ani de existenta ai firmei. In present firma detine toate informatiile necesare despre acesti agenti de mediu referitoare la dimensiunile si calitatea ofertelor, preturile practicate de acestia, politicile comerciale utilizate, localizarea lor geografica, climatul intern al firmelor furnizoare, astfel eliminand eventuali factori neprevazuti care ar putea perturba buna desfasurare a aprovizionarii cu marfa.Tot din aceasta categorie fac parte furnizorii de mijloace materiale,cum ar fi:firme producatoare de echipamente frigorifice din tara si strainatate (Frigo Exim,Rommanel), firme producatoare de echipamente de birotica si papetarie (ProdArt, MoBitt, Modiflex si SunLine), firme producatoare de utilaje si masini unelte din Germania pentru achizitionarea motostivuitoarelor si a lizelor electrice si mecanice, firme exportatoare de masini de ambalat din Belgia si Italia etc.

De asemeni din micromediul firmei fac parte prestatorii de servicii, respective agentiile de publicitate, agentiile de consiliere juridical si prestari de servicii bancare (Banca Comerciala Romana si Banca Romana de Dezvoltare). Cea mai importanta componenta a micromediului este reprezentata de clienti, fata de care activitatea firmei Lider nu s-ar putea desfasura. La fel de importanta este si categoria firmelor concurente, cum ar fi: Germa Import Export (importator de branzeturi), Free Land (importator de produse UHT, mezeluri, branzeturi), Defne (importator de uleiuri de masline) etc. Organele de stat (organelle de justitie, organelle vamale, organelle financiare) asigura firmei functionarea intr-un cadru legal a tuturor activitatiilor prestate de firma.

MACROMEDIUL FIRMEI LIDER IMPORT EXPORT

Un prim factor de ordin general care influenteaza activitatea firmei Lider Import Export, firma de comert exterior, este mediul demographic care se refera la populatia aflata in zona sa de activitate cat si la factorii formative ai cererii de marfuri. Premisa de la care firma Lider Import Export a pornit, a fost satisfacerea clientilor prin oferirea spre vanzare a unor produse de cea mai buna calitate. Astfel ca, pietele internationale au fost atent selectionate pe baza unor criterii riguroase. Franta, spre exemplu, este renumita pentru productia de branzeturi fine, avand o tehnologie dezvoltata si o gama de sortimente variata.

Cei mai renumiti producatori de branzeturi, respective exportatori, din Franta sunt: Bongrain - renumita pentru branzeturile in combinatie cu nuci si somon, Riches Monts - renu-mita pentru varietatea branzeturilor cu mucegai verde si alb si Soignon - renumita pentru productia de branza din lapte de capra, sortimente de branza cu ierburi fine si usturoi.

In decursul a patru ani de la infiintare, firma Lider a incheiat contracte de vanzare-cumparare internationale cu toti cei trei mari producatori de branzeturi fine. De asemeni, Italia este recunoscuta ca "mama" pastelor fainoase proaspete, a sosurilor pentru paste, a branzeturilor tip mozzarella, mascarpone, ricotta si nu in ultimul rand a aperitivelor, cum ar fi mortadella cu fistic, pate de rata, prosciutto crudo si Coppa di Parma. Producatorii de mezeluri cu renume din Italia sunt cele doua firme, Casa Modena si Fiorucci iar in categoria exportatori cu renume si ani de experienta in domeniu branzeturilor sunt Galbani si Granarolo. O alta tara cu renume in productia de branzeturi este Danemarca, care s-a remarcat prin produse de cea mai buna calitate.

Desi calitatea acestor produse este de necontestat si mult superioara celor existente pe piata romaneasca, firma Lider Import-Export a fost nevoita sa depuna eforturi financiare suplimentare pentru promovarea acestora. Este de inteles faptul ca mentalitatea oamenilor nu se poate schimba intr-o perioada scurta de timp, asa cum firma Lider si-ar fi dorit si oricat si-ar fi dorit un consummator sa beneficieze de un consum de alimente sanatoase si 100% naturale nu si-ar fi putut permite din punct de vedere financiar.

Un atu al firmei Lider Import Export, cat si a celorlalte firme importatoare, a fost aparitia supermarketurilor, hipermarketurilor si a magazinelor tip cash and carry care, atat prin amplasamentul acestora in zone cu trafic intens cat si datorita politicilor de promovare a produselor importate, au sustinut si influentat pozitiv activitatea firmei. Mai mult decat atat, acestea au alocat spatii de amplasare a produselor importate special amenajate pentru a atrage atentia consumatorilor straini si romani.

Inainte de aparitia acestor centre comerciale, firma isi desfasura activitatea de desfacere in restaurante cu specific,cofetarii,patiserii amplasate in zone centrale ale Bucurestiului, locatii frecventate de clase sociale peste nivelul mediu si de catre turistii straini.

Un alt factor care influenteaza activitatea firmei este mediul economic, care in stransa legatura cu mediul demographic ofera elementele necesare pentru o mai corecta evaluare a patrmoniului de piata,respective volumul si structura ofertei de marfuri,nivelul veniturilor banesti, marimea cererii de marfuri,miscarea preturilor, nivelul concurentei etc.

In decursul celor 13 ani de existenta, firma Lider a urmarit evolutia nivelului tehnologic,in primul rand pentru a putea tine piept concurentei cat si de a stabili legaturi de cooperare cu firmele producatoare din strainatate. Aparitia noilor tehnologii in domeniul computerelor si a unor baze de date au facilitate stocarea si trazmiterea informatiilor, comunicarea dintre parteneri de afaceri, clienti si organizarea in detaliu a activitatilor firmei Lider. Progresul tehnologic si-a pus amprenta atat in latura organizatorica, comunicare cat si in procesele functionale, respective achizitionarea unor compartimente frigorifice pentru depozitarea marfurilor care ofereau cu pana la 20 % mai mult spatiu, controlul automat al temperaturii, sisteme de alarma pentru detectarea defectiunilor tehnice si intreruperi ale furnizarii cu energie electrica, sisteme de aparare si prevenire a infestarii marfurilor. Toate aceste achizitii au condos la pastrarea si manevrarea relative simpla a produselor alimentare in cele mai bune conditii, eliminarea posibilitatilor de infestare bacteriologica, controlul permanent asupra marfurilor existente in depozitul firmei. Achizitionarea sistemelor de ventilatie pe baza de senzori si cu capacitate de racier si evacuare a aerului, amplasarea acestora in depozitul firmei si pe culoarele de incarcare a marfurilor au generat reale beneficii atat pentru firma cat si pentru siguranta consumatorilor.

Dupa anul 1989, manifestarea dorintei de schimbare, de noutate in randurile populatiei a generat o conjuctura favorabila desfasurarii activitatii firmei Lider.Poporul roman, desi, adept al consumului de produse traditionale romanesti, a demarat un process de cunoastere pornind de la satisfacerea nevoilor primare si anume a informarii asupra produselor consummate zilnic. In ciuda faptului ca produsele firmei Lider Import Export nu erau destinate consumului zilnic de catre consumatorii cu potential de cumparare mediu, ele au avut success pe piata din Romania datorita calitatii acestora si a efectelor benefice asupra sanatatii.

Se poate spune ca dupa doi ani de la infintarea firmei, aceasta a reusit sa fidelizeze clientii din toate clasele sociale datorita promovarii eficiente.

Mediul institutional al firmei Lider reprezinta supunerea deciziilor acesteia la conditiile legale existente, atat pe piata din Romania cat si la nivel international. In tara noastra au fost adoptate o serie de acte normative care protejeaza concurenta, respectiv efectuarea actelor de piata intr-o maniera corecta. De asemeni, pe o linie similara se inscriu si reglementarile privind protectia consumatorului si cele privind interesele societatii. La nivel international, firma trebuie sa respecte toate acele prevederi ale legii referitoare la operatiunile de comert exterior.

DEPARTAMENTUL DE MARKETING

In primii ani de existenta ai firmei Lider Import Export, structura organizatorica nu era una tocmai complexa, tinand cont de marimea redusa a firmei si de activitatea sa puerile, insa dupa patru ani , odata cu marirea dimensiunii firmei si a activitatilor sale,cu dezvoltarea dinamicii si complexitatii mediului extern s-a impus o riguroasa organizare interna si o incadrare corespunzatoare cu personal de specialitate.Astfel, s-a construit in cadrul structurii organizatorice a firmei un department specializat de marketing, subordonat direct conducerii, in cadrul caruia sunt grupate toate activitatiile de marketing (figura 1).

Delimitarea atributiilor departamentului de marketing se realizeaza prin structura acestora pe principalele domenii ale activitatii de marketing. Un prim domeniu de atributii cuprinde activitatiile desfasurate pentru elaborarea si fundamentarea programelor de marketing, respective cele legate de formularea obiectivelor globale urmarite de firma si a strategiilor si a tacticilor necesare pentru atingerea lor, elaborarea politicii generale de marketing si a variantelor strategiei de piata pentru activitatea curenta sau pentru situatii neprevazute ale evolutiei relatiilor de piata, controlul si evaluarea executarii programelor de marketing.

Un alt domeniu de atributii se refera la activitatiile din sfera cercetarilor de piata, a mediului intern si extern al firmei, studierea nevoilor consumatorilor si a comportamentului acestora; efectuarea previziunilor de marketing; cercetari pentru fundamentarea politicii de marketing, a strategiei de piata si a mixului de marketing, evaluarea performantelor realizate.

De asemeni, departamentului de marketing ii revin atributii in procesul fundamentarii deciziilor. El indeplineste rolul unui organ de sinteza, avand sarcina coordonarii activitatiilor desfasurate in toate celelalte departamente.

Pe langa aceste domenii de atributii cu caracter de coordonare si sinteza, departamentului de marketing ii revin si importante sarcini de executie cum ar fi activitatiile din domeniul politicilor de produs, pret si promotionale. Organizarea departamentului de marketing s-a realizat avand la baza criteriul functiilor, astfel ca s-au delimitat atributiile functionale de cele operationale.

Incadrarea departamentului cu personal de specialitate precum si stabilirea marimii acestuia au reprezentat deciziile directorului general dupa o atenta evaluare a evolutiei firmei in raport cu activitatiile sale comerciale. Astfel ca, in present, departamentul de marketing este format din:

- un director de marketing care coordoneaza intreaga activitate a departamentului, atat in activitatiile functionale cat si in cele operationale si stabileste legatura cu toate celelalte departamente ale firmei

- patru specialisti in cercetari de marketing, doi dintre ei sunt implicate in activitatile de coordonare si planificare strategica si ceilalti doi fac parte din sectorul de executie (vanzari)

- sase agenti de vanzari care realizeaza cercetari privind ansamblul activitatiilor pro-motionale, intocmesc rapoarte cu privire la pozitia firmei pe piata, conduc actiunile de relatii publice.

Pentru posturile de specialisti de marketing au fost alese personae cu studii superioare in domeniul cercetarilor de marketing,cu vechimea de minim cinci ani in domeniul marketingului.

Prin adoptarea acestei forme de organizare s-a constatat o maximizare a rezultatelor si o minimalizare a atributiilor fiecarui angajat din departamentul de marketing. Cu toate acestea atat la nivelul departamentelor firmei cat si intre specialistii de marketing pot aparea diverse stari de tensiune, in principal, datorita unei slabe comunicari si a perceptiei diferite a fiecarui specialist. Datorita unei experiente de peste 13 ani a firmei Lider Import Export, depasirea unor astfel de momente nefaste in existenta firmei nu este greu de realizat.

SERVICIUL DE IMPORT

Serviciul de import este format din specialisti in afaceri internationale si are ca sarcina derularea importurilor firmei.In acest sens,el realizeaza doua functii principale:una de cercetare a pietei externe si obtinere de informatii care sa contribuie la definirea strategiei viitoare a firmei si o a doua functie, operative, de selectare a clientilor, contractare si derulare a tranzactiilor.

In faza de debut, firma Lider a adoptat o forma de organizare simpla in care operatiunile de import se reslizau in cadrul directiei de marketing (figura 1). Aceasta forma de organizare a fost posibila in conditiile in care numarul furnizorilor internationali cat si a produselor importate era restrans. De altfel, firma nu isi putea permite crearea unor noi locuri de munca, acordarea de comisioane agentilor existenti iar de majorarea salarilor nici nu putea fi vorba datorita lipsei fondurilor banesti.

La opt ani de la infintarea firmei,odata cu cresterea veniturilor din import si distributie,cat si cu cresterea numarului de produse importate si comercializate in Romania a aparut necesitatea schimbarii structurii organizatorice. Trecerea de la structura organizatorica a firmei in care serviciul de import era subordonat directiei de marketing, la structura cu serviciul de import subordonat in mod direct directorului general s-a realizat treptat ca urmare a actiunii mai multor factori.In primul rand este vorba despre accentuarea angajarii internationale a firmei,atat in plan operational, cat si strategic,care impune conducerea operatiunilor internationale de la un nivel ierarhic mai inalt (director) si crearea unei structuri organizatorice separate. Apoi, concentrarea tuturor activitatilor internationale intr-o singura unitate organiza-torica este cel mai bun mod de a face fata complexitatii pietei mondiale si de a exploata oportunitatiile mediului global de afaceri.In al treilea rand, este necesara formarea specialistilor pentru afaceri internationale si actiunea lor concentrate intr-o structura separata. Astfel putem spune ca aceasta organizare permite trecerea de la o atitudine reactiva la una proactive in raport cu cerintele si schimbarile din mediul inconjurator.

Avantajul crearii unui astfel de serviciu este realizarea unei strategii unice si cuprinzatoare a activitatii sale internationale,respectiv asigurarea unui cadru de formare a unor manageri internationali experimentati. Concentrarea eforturilor managerilor in domeniul aface-rilor in strainatate au condos la o mai buna valorificare a oportunitatiilor oferite pe piata mon-diala, cat si la evaluarea cerintelor de consum ale consumatorilor romani.

O prima problema cu care firma Lider Import Export s-a confruntat, ca urmare a structurii organizatorice, a fost comunicarea deficitara intre departamente, in special intre servi-ciul de import si serviciul commercial. Ca urmare a lipsei de cooperare au rezultat o serie de probleme, cum ar fi: suprastocari de marfa in depozitul firmei, expirarea unor cantitati impor-tante de marfa, intarzieri ale livrarilor de marfa catre magazine etc.

Pentru remedierea acestor probleme majore s-a recurs la investitii masive in pro-grame computerizate performante pentru o evidenta cat mai clara, efectuarea unor rapoarte de previziune atat de catre personalul din serviciul de importuri cat si de cei din serviciul commercial, confruntari periodice a rapoartelor effectuate, organizarea de intalniri saptamanale sau ori de cate ori era nevoie pentru dezbaterea acestora si atenuarea efectelor negative.

In present serviciul de import este format din:

- directorul de import,avand ca atributii:pregatirea obiectivelor ce urmeaza a fi realizate, realizarea studiilor de piata,coordonarea si verificarea oportunitatiilor de import si asigurarea trasmiterii informatiilor directorului general si a directorilor din celelalte servicii si departa-menteale firmei, raspunde de bugetul alocat serviciului, primeste clientii

- doi responsabili de zona,avand ca atributii:mentinerea relatiilor cu firmele furnizoare din strainatate, aplicarea politicii firmei in aria geografica pentru care a fost desemnat, gestionarea directa a furnizorilor de marfa, studierea pietelor si trasmiterea informatiilor catre directorul de import si participarea la definirea strategiei de import a firmei.

- patru lucratori comerciali de import, care urmaresc realizarea operatiunilor de prospectare a pietelor din Romania, furnizarea informatiilor despre concurenta, urmareste realizarea platiilor, intocmesc facturi, ofera informatii privind desfasurarea operatiunilor de import.

Angajarea acestora s-a realizat printr-o actiune de recrutare formala prin publicarea unor anunturi in presa. Procesul de selectie a fost obiectiv, tinandu-se cont ca studiile de specialitate sa fie in domeniul relatiilor internationale, sa cunoasca cel putin doua limbi straine-una de circulatie internationala, experienta in domeniu sa fie de minim cinci ani iar abilitatiile personale sa corespunda posturilor. La actiunea de recrutare s-au prezentat pentru interviu circa 30 persoane in decursul a trei luni, dintre care trei personae pentru postul de director de import, noua personae pentru postul de responsabil de zona ( patru persoane pentru zonele din Italia si Danemarca si cinci persoane pentru zonele din Franta si Ungaria ).

In marea majoritate a cazurilor, firma Lider Import Export a ales ca modalitate de prospectare a pietelor externe si contactare a potentialilor furnizori, delegatiile din strainatate. Echipa formata pentru astfel de activitati era formata din trei sau patru personae si anume: directorul general, responsabilul de zona, directorul de import si directorul de marketing.

De asemeni in ultimi sase ani,reprezentatii firmei au mai participat la targuri si expozitii in scopul obtinerii unor informatii cat mai exacte despre potentialii furnizori,validarii rezultatelor studiului de piata si testari ale produselor.

O modalitate de prospectare recent folosita este cea care utilizeaza servicile Internet si care permite realizarea unei baze de date personalizate a fiecarui furnizor extern, imbogatita si actualizata periodic.

Odata cu intrarea in posesie a listelor cu furnizorii externi si dupa o evaluare atenta a ofertelor din partea acestora, Responsabilul de import ii va contacta telefonic sau prin inter-mediul internetului pe fiecare dintre acestia. Discutiile precontractuale cu producatorii straini sunt purtate in urma unor intalniri directe sau, in cazuri exceptionale, prin corespondenta.Italia este recunoscuta pentru numarul mare de producatori de branzeturi precum mozzarella, mascarpone si parmesan, de aceea firma Lider Import Export a avut o sarcina dificila in ceea ce priveste alegerea uneia dintre ele. Ca urmare a trimiteri cererii de oferta la toate firmele produ-catoare de astfel de branzeturi, alegerea s-a realizat in urma studierii tuturor aspectelor din fisele de profil trimise de acestia. Punctele esentiale analizate au fost:pretul, modalitatea de transport si termenul de livrare, intru-cat descrierea produselor, ambalajul, cantitatea erau asemanatoare. Un exemplu concret sunt firmele Galbani si Zott. Ambele produc mozzarella, mascarpone cat si par-mesan, modalitatea de prezentare este asemanatoare iar diferentele in ceea ce priveste calitatea acestora fiind nesemnificative. In urma analizelor acestora si a comparatiei dintre ofertele celor doua firme, urmarind obtinerea conditiilor contractuale cele mai avantajoase, s-a luat decizia ca firma aleasa sa fie Galbani. Un prim criteriu ce a favorizat firma producatoare Galbani a fost pretul,respective costul previzional de achizitie, acesta incluzand pe langa pretul cerut de vanzator pentru marfa sa si cheltuielile legate de transport al marfurilor la destinatie, cele cu plata taxelor vamale, precum si costurile implicate de utilizarea anumitor monede si tehnici de plata. Alte criterii de selectie au fost:termenul de livrare, respectarea termenelor, garantiile acor-date si serviciile oferite.

In cadrul Serviciului de importuri, compararea ofertelor s-a realizat atat analitic cat si grafic (anexa). Metoda grafica presupune trasarea unui grafic prin inregistrarea pe abcisa eva-luarea furnizorilor externi notata cu note de la 1 la 10 ( 1=rau; 10=excellent ) iar pe ordonata criteriile: A= pret; B= calitate; C= termen; D= securitate. Curba situatiei reale, realizata pe baza ofertelor furnizorilor Galbani, Granarolo si Zott este comparata cu cea ideala, care reflecta cerin-tele firmei Lider iar in final se allege furnizorul cu oferta cea mai apropiata de asteptarile cumparatorului, in cazul de fata firma Lider. Aceasta metoda de comparare a ofertelor furni-zorilor externi este una subiectiva, de aceea realizarea compararii prin matoda analitica este, in mod cert, necesara (anexa). Aceasta presupune doua elemente:unul subiectiv in care cumpara-torul atribuie procente de importanta diferitilor parametrii utilizati pentru comparative, precum si o notare de la 1 la 5 pentru aspectele necantitative ale firmelor producatoare si altul obiectiv prin aplicarea grilei de comparative.

Pe masura ce s-au stabilit relatiile de afaceri, serviciul de import a intocmit si actualizat fisele a circa 15 parteneri internationali de afaceri. In primii ani de viata ai firmei Lider, atat fisele furnizorilor (anexa) cat si a produselor erau intocmite si gestionate de catre di-rectorul general, ulterior, odata cu schimbarea organizatorica a firmei, aceasta indatorire a fost preluata de catre serviciul de importuri. Primul contract de vanzare - cumparare internationala al firmei Lider a fost semnat cu compania No.1 in exporturi de branzeturi italiene, Galbani, in 1995. La trei ani de la infintare firma Lider detinea contracte de afaceri internationale cu Galbani, Granarolo, Arla Foods si Riches Monts, cele mai mari firme exportatoare de branzeturi din Italia, Danemarca si Franta.

Ca urmare a completarii,actualizarii si gestionarii organizate a tuturor dosarelor ale operatiunilor de import respective contracte cu furnizorii externi, bonurile de comanda,copiile acreditivelor documentare, facturilor vanzatorului, documentelor de logistica, documentelor va-male, bonuri de receptie si borderouri de analiza, au permis firmei, ca in momentul de fata, sa aiba o evidenta exacta a evolutiei performantelor firmelor exportatoare, o capacitate de triere a acestora si o situatie echilibrata a evolutiei preturilor si cantitatilor comandate.

In procesul de livrare internationala a marfurilor, pe langa partile contractului commercial, vanzatorul-firma exportatoare si cumparatorul-firma importatoare (Lider Import-Export), mai sunt implicate o serie de firme si organisme prestatoare de servicii specializate, cum ar fi: casele de asigurari, organelle vamale, institutiile de control al calitatii. In ceea ce priveste continutul contractelor incheiate intre firma Lider, pregatirea livrarii, depunerea documentelor pentru incasarea pretului, transportul, asigurarea marfurilor si vamuirea sunt atributiile firmei exportatoare iar receptia marfurilor si efectuarea platilor pentru marfa cumparata revin firmei Lider Import Export.

In ceea ce priveste efectuarea platilor, firma Lider a ales ca mijloc de plata vira-mentul (ordinal de plata), acesta fiind un ordin dat de catre firma bancii (Banca Comerciala Romana) de a transfera in beneficial furnizorului strain, intr-un cont la o banca straina, suma pentru plata datoriei sale. Astfel, Banca Comerciala Romana va efectua operatiuni pentru ca ba-nii sa ajunga in contul precizat de exportator iar odata avizat furnizorul de catre banca, suma va fi disponibila in contul acestuia (figura 1).

Relatia dintre firma Lider si Banca Comerciala Romana este asigurata prin intermediul Directorului de import, in vederea punerii la dispozitie a tuturor actelor necesare si oferirea informatilor despre Contul firmei Lider, valoarea facturii, valuta contractului, modali-tatea de transfer a ordinului (SWIFT), denumirea exportatorului, adresa exportatorului si numa-rul contului ce va fi creditat, numarul facturii,toate acestea fiind puse la dispozitia Bancii Comerciale Romane.

Ca modalitate de trasmitere a ordinului, corespondenta si telexul au fost utilizate pana in anul 1999 cand au fost inlocuite de reteaua de comunicare interbancara international ape support electronic, SWIFT, care confera un plus de siguranta, rapiditate si cost redus, facilitate de utilizare in comparatie cu celelalte doua modalitati de transfer.

Ca tehnica de plata este utilizat Incasso Documentar ce consta in acordarea de catre exportator bancii sale a unui mandate de a incasa suma reprezentand contravoloarea unei tranzactii comerciale si de a vira in contul sau.

Derularea mecanismului Incasso-ului documentar se realizeaza in mai multe faze (figura 2)

Marfa este expediata de catre exportator in conformitate cu contractul,acesta obtinand documentele care atesta livrarea. Aceste documente sunt depuse la banca exportatorului, odata cu prezentarea mandatului de incasare. Exportatorul intocmeste o "scrisoare de instructiuni prin care se precizeaza natura si numarul documentelor necesare pentru efectuarea platii, marimea sumei de incasat,precum si modalitatile de incasare si transfer.

Banca exportatorului trimite documentele si scrisoarea de instructiuni bancii impor-tatorului. Bancile fiind obligate sa respecte cu exactitate instructiunile ordonatorului. Banca im-portatorului remite documentele firmei Lider Import Export numai dupa ce aceasta a dispus plata. Astfel importatorul, firma Lider, poate intra in posesia marfii. In cazul in care firma nu accepta documentele, va fi nevoita sa indice bancii sale motivele, aceasta din urma trasmitand firmei exportatoare informatiile referitoare la plata, acceptare, amanare, refuz.

Plata documentelor se realizeaza in conformitate cu Incasso-ul utilizat si anume documente contra plata, ceea ce presupune ca banca sa elibereze documentele de livrare numai contra platii facturii ce indica valoarea tranzactiei.

In derularea Incasso-ului documentar, Directorul Serviciului de Import are obligatia de a completa rubricile corespunzatoare din formularul dispozitiei de plati valutare externe (DPVE) care cuprinde (anexa formularul DPVE)

- numele bancii ordonatorului

- numele, adresa si codul fiscal al ordonatorului

- modalitate de plata "incasso"

- suma de plata,in cifre si litere

- felul valutei

- numele complet, adresa si numarul contului beneficiarului

- numele complet, adresa bancii beneficiarului

- numarul contractului extern

- lista documentelor

- speze si comisioane

- plata prin SWIFT

- import marfa

- tara vanzatorului

- numarul de bulletin vamal de import

- felul marfii

- instructiuni suplimentare pentru banca

Ca urmare a completarii formularului DPVE, Directorul Serviciului de Import se va prezenta la banca si o va instructa sa efectueze plata la extern, urmand sa ridice de la banca factura si documentele de transport semnate si stampilate.

Formularul de dispozitie a platii valutare externe (DPVE) se emite in trei exemplare: cel rosu ii va fi eliberat clientului (firma Lider), cel albastru se remite cu adresa de insotire la Banca Nationala a Romaniei iar cel negru se va retine impreuna cu copia extrasului de cont care dovedeste efectuarea platii.

FIRMA LIDER IMPORT EXPORT-HYPERMARKETUL CARREFOUR

Aparitia noilor forme de comert cu amanuntul a reprezentat o oportunitate pentru fir-ma Lider Import Export, oferindu-i posibilitatea de desfacere a produselor sale in cele mai cu-noscute grupuri europene de distributie. Ideea introducerii formulei de distributie de tip hyper-market in Romania a fost a conducerii societatii Hiproma, companie mixta, detinuta de Carrefour si Hyparlo Group. Pe data de 10 iunie 2001 a fost inaugurat hypermarketul Carrefour Militari, la km 11.4 Autostrada Bucuresti-Pitesti intr-un centru commercial cu suprafata de 20 ha, repre-zentand o investitie totala de 50 milioane USD. Acesta ofera spre vanzare clientilor finali (consumatorilor) o gama variata de produse (50000), dintre care 75% sunt oferite de firmele pro-ducatoare din Romania iar 25% sunt furnizate de firme importatoare,intr-un spatiu de vanzare de 9000 mp.In numai 6 ani de la aparitia pe piata romaneasca a primului hypermarket, societatea Hiproma s-a extins rapid atat in Bucuresti cat si in orasele mari din Romania, respective Brasov, Ploiesti si Constanta. Pe langa hypermarketurile existente, societatea franceza intentioneaza sa isi deschida, in urmatorii doi ani, alte patru hypermarketuri in Oradea, Arad, Pitesti si Suceava.

Efectele produse ca urmare a colaborarii firmei Lider cu Hypermarketul Carrefour Militari au fost vizibile prin cresterea procentului de vanzari cu 4.5% fata de anii anteriori in numai 8 luni.Tinand cont de faptul ca firma Lider importa produse alimentare destinate clien-tiilor cu un anumit statut social iar politica hypermarketului Carrefour se va baza tocmai pe vanzarea produselor destinate tuturor categoriilor sociale, a permis firmei Lider stabilirea unei relatii de cooperare pe termen lung si desfacerea a mai bine de 85% din produsele sale importate.

Publicitatea la nivel national a aparitiei pe piata romaneasca a primului hypermarket din Romania, realizat printr-o serie de mijloace publicitare, indirecte (presa, radio, televiziune, afisaj, materiale tiparite) adresate clientilor finali (consumatorilor) si directe (scrisori perso-nale, trasmiteri prin posta a brosurilor) adresate posibililor furnizori de marfuri a oferit posibilitatea multor firme sa spere la incheierea de contracte de vanzare cumparare cu societatea Hiproma.

Ca efect la toata aceasta actiune ampla de promovare a hypermarketului Carrefour, firmele furnizoare au raspuns provocarii prin trimiterea ofertelor societatii Hiproma.

Procesul de stocare a informatiilor primate de la firmele furnizoare in baza de date a societatii Hiproma a durat 46 zile iar selectia a fost realizata ca urmare a ofertelor primate si,respective, a proceselor de negociere. Instructiunile de negociere s-au realizat la sediul firmei Hiproma, in strada Tudor Vladimirescu, nr.16, Otopeni, in urma carora s-au incheiat 1842 contracte de vanzare cumparare din 2485 primite.

In cadrul negocierilor s-au discutat aspecte cu privire la continutul contractelor de vanzare cumparare:

- definirea marfurilor: felul acestora, cantitatea si calitatea

- momentul si locul transferului cheltuielilor si riscurilor de la vanzator la comparator

- modalitatea de livrare a marfurilor si actele necesare de insotire a marfii

- precizarea modului de prezentare a marfurilor (ambalare, marcare)

- punerea la dispozitie a marfurilor in locul stabilit si la data fixata

- plata pretului si preluarea marfii de la locul de livrare

- modalitatiile de plata

- modalitatiile in care se pot face reclamatiile si posibilitati de solutionare a acestora

- termenul de valabilitate a contractului

- clauze convenite de ambele parti ale contractului

Sistemul de gestiune al societatii Hiproma asigura stocarea, prelucrarea si punerea in utilizare a informatiilor. Acesta este realizat prin folosirea echipamentelor de calcul electronic, oferind largi posibilitati pentru constituirea bazelor de date in care sunt inmagazinate informatiile culese. Prelucrarea acestor informatii se realizeaza prin programul in limba franceza METI MAG 2001. In esenta, aceasta baza de date indeplineste o serie de functiuni caracteristice:gestionarea furnizorilor existenti, totalitatea produselor clasificate in grupe si familii de marfuri, comenzile efectuate si cele propuse, livrarile, blocarea/deblocarea articolelor, blocarea / deblocarea comen-zilor catre furnizori.

Firma Lider Import Export primeste comenzile effectuate de catre managerii depar-tamentelor PGC (Produites Generales pour Consume) si APLS ale hypermarketului Carrefour de doua ori pe saptamana (joi si vineri), cu o zi inaintea fiecarei livrari. In cazuri exceptionale, existenta unor stocuri negative sau promotii, firma poate sugera efectuarea unor livrari speciale sau suplimentarea cantitatilor de marfa la comenzile existente.

Comenzile pentru asigurarea necesarului de marfa sunt receptionate de catre personalul departamentului Resurse Umane - Facturari din cadrul firmei Lider Import Export, ulterior realizandu-se facturarea fiecarei comenzi primate. Factura unei comenzi de marfa cuprin-de informatii referitoare la codul fiecarui articol, gramaj, cantitate comandata, cantitatea ce va fi livrata, pret unitar si suma totala facturata, aceasta avand rolul de act de insotire a marfurilor livrate cat si o garantie a platii produselor.

Livrarea marfurilor este asigurata de catre firma Lider Import Export iar transportul efectiv al marfurilo se realizeaza cu masinile frigorifice ale firmei de catre soferi profesionisti. Livrarea se realizeaza la data si ora inscrisa pe comanda, in caz contrar societatea Hiproma are dreptul, specificat in contract, sa refuse marfa. Produsele vor fi predate la receptia fiecarui hyper-market Carrefour in baza prezentarii de catre angajatul firmei Lider a urmatoarelor acte: delegatie in care se specifica ca soferul este delegate de catre firma Lider sa o reprezinte in operatiunea de receptionare a marfii, certificatul fito-sanitar si factura. Receptionarea marfurilor are loc in incinta depozitului Hypermarketului, unde se vor analiza produsele atat din punct de vedere calitativ de catre un medic veterinar al societatii Hiproma cat si cantitativ de catre personalul din cadrul departamentului Receptie Marfa al societatii Hiproma. Odata cu incheierea receptiei, dreptul de proprietate asupra marfurilor se transfera de la firma Lider la societatea

Hiproma, de asemeni si riscurile de expirare, deteriorare sau furt.

Ulterior receptionarii marfurilor, acestea sunt depozitate in camere frigorifice expuse la temperature cuprinse intre 18-22*C in cazul mezelurilor proaspete, branzeturilor si pastelor fainoase proaspete, 12-15*C pentru mezelurile uscate si produse UHT si 5-12*C pentru produ-sele de larg consum.

In ceea ce priveste expunerea produselor la raft, trebuie mentionat ca spatiile alo-cate fiecarui articol (facingul) sunt specificate in contract, nerespectarea acestuia atrage dupa sine obligatia societatii Hiproma de a despagubi firma Lider Import Export.

De asemeni firma Lider poate incheia un accord scris cu societatea Hiproma de a plati o suma stabilita pentru inchirierea unor spatii la raft (elemente promotionale) pe o perioada determinata de timp. Costul unei astfel de operatiuni este conditionat de amplasarea respectivului element iar sumele achitate variaza intre 500-1500 Euro pentru o luna.

Firma Lider Import Export investeste masiv in astfel de actiuni pentru promovarea produselor sale, cresterea vanzarilor pentru produsele slab cotate pe piata, atragerea atentiei cli-entilor asupra produselor mai putin cunoscute si obtinerea unui avantaj in fata concurentei.

Tinand cont de faptul ca 10% dintre clientii lanturilor de hypermarketuri Carrefour sunt turisti straini (francezi, italieni, greci, spanioli in proportie de 7.5% ) interesul pentru promo-varea produselor din import a crescut considerabil.In acest sens s-au amenajat spatii suplimentare de promovare a produselor importate, in special a celor din Franta, marcate cu benzi promo-tionale si panouri, delimitate astfel de restul articolelor.

In cazul produselor cu risc mare de expirare, pentru evitarea pierderilor, reducerile de pret sunt aplicate atat de societatea Hiproma , atunci cand produsele sunt in proprietatea ei pentru a spori vanzarile, cat si de catre firma Lider in cazul in care aceasta se suprastocheaza in depozitul firmei si nu reuseste sa vanda intreaga cantitate, astfel ca, de comun acord cu socie-tatea Hiproma livreaza o cantitate mai mare de marfa decat cea comandata la un pret redus. Un alt exemplu de comun acord intre partile contractului de vanzare cumparare este atunci cand societatea Hiproma dispune de o cantitate de marfa prea mare in raport cu vanzarile efectuate cerand firmei Lider un discount de pret pentru surplusul de marfa, recompensandu-si furnizorul prin suplimentarea comenzilor la produsele cu vanzare mare.

Pana la 1 ianuarie 2007, firma Lider avea obligatia contractuala de a efectua proce-dura de retur pentru 50% din marfa expirata pentru fiecare familie de produse si 20% din produ-sele deteriorate, ulterior insa, conform prevederilor legii privind siguranta si protectia consu-matorului, aceasta clauza prevazuta in contract a fost anulata. Astfel ca, atat societatea Hiproma cat si firma Lider, au convenit la modificarea contractului referitor la urmatoarele aspecte:

- produsele alimentare de origine vegetala sau animala nu vor mai fi receptionate cu un termen de valabilitate mai scurt de 15 zile calendaristice

- nu se vor mai efectua operatiuni de retur,indifferent de cauzele necesitatii efectuarii acestora,cu mentiunea ca firma furnizoare Lider va fi nevoita sa achite catre societatea Hiproma contravaloarea a 1% din totalul vanzarilor firmei annual,astfel ca riscurile vor fi suportate prac-tice in totalitate de catre societatea Hiproma.

- termenele de valabilitate, tara de origine ale produselor vor fi stantate pe ambalajul individual si nu vor mai fi acceptate etichetele atasate decat in cazul traducerilor, a denumirilor si adresei importatorului

In cazul reclamatiilor clientilor finali (consumatorii) adresate catre Oficiul pentru Protectia Consumatorului (OPC) cu privire la efectele asupra sanatatii organisnului uman in ur-ma consumului acestor produse importate de catre firma Lider Import Export sau calitatea neco-respunzatoare, se vor efectua anchete de depistare a cauzelor si veridicitatii reclamatiilor. Daca reclamatiile se dovedesc a fi reale vor fi sanctionati atat furnizorul cat si societatea Hiproma, se vor retrage produsele dupa piata iar atunci cand situatia are o alta amploare se delisteaza furni-zorul de pe piata pentru o perioada de timp.

In anul 2005, firma Lider Import Export a fost delistata din lista furnizorilor socie-tatii Hiproma pentru o perioada de 30 zile, ca urmare a verificarii periodice efectuata de catre personalul din cadrul Oficiului pentru Protectia Consumatorului. In urma verificarii s-au cons-tatat modificari ale caracteristicilor ale mezelurilor importate din Italia, produse de firma PIC (culoarea modificata a produselor aflate in termen de garantie, cantitati de grasime mai mari de 5% asa cum se specifica pe ambalaj si lipsa traducerilor). Ca urmare a acestui fapt societatea Hiproma a fost amendata cu suma de 30 milioane lei, cu termen de plata de 48 ore iar firma Li-der amendata cu 20 milioane lei, somatie de a-si retrage produsele dupa piata pana la remedierea situatiei. Acest incident a cauzat imaginii firmei Lider si tot odata a adus pierderi de mai bine de 1700 milioane lei.