MultiFix 4.0 - manual

Manual de utilizare pentru aplicatia de mijloace fixe

MultiFix 4.0

Introducere

Optiuni configurare

Operatii cu mijloace fixe

Liste

Introducere

MultiFix 4.0 este un program pentru gestiunea mijoacelor fixe si evidenta amortizarii lunare a mijloacele fixe respective. Acest program a fost creat de firma S.C. Multisoft S.R.L. si este protejat de Legea Dreptului de Autor si de tratatele intrnationale in vigoare.

Programul este structurat astfel incat ofera o usoara utilizare a acestuia prin gruparea operatiunilor in meniuri si submeniuri dupa cum urmeaza:

Sistem - meniul cuprinde optiuni de configurare generala (configurare gestiuni si locuri de folsinta, note contabile, grupe de mijloace fixe, catalog de clasificare, cote de amortizare);

Operatii - cuprinde optiuni legate de initializarea bazei de date, de miscarile ce se pot opera asupra mijloacelor fixe, functia de calcul a amortizarii, inchiderea lunii curente;

Liste - cuprinde optiuni pentru vizualizarea si imprimarea diverselor liste necesare tinerii unei gestiuni si evidente corecte a mijloacelor fixe, liste grupate dupa mai multe criterii (amortizare, miscari, fisa de magazie, registru de inventar si liste de inventar, balante etc)

Fiecare optiune din program poate fi folosita in doua moduri:

pozitionand mouse-ul deasupra optiunii respective si apoi se da clik sau se apasa tasta Enter de la tastatura ;

utilizand tasta Alt + litera subliniata din denumirea optiunii respective

Optiuni configurare

Meniul Sistem   ofera utilizatorului posibilitatea de a-si configura singur datele de care are nevoie pentru a lucra cu mijloacele fixe, de a-si stabili luna in care opereaza, de a-si alege firma (in cazul in care tine gestiunea si evidenta mijloacelor fixe pentru mai multe firme) pe care face operarile respective si de a parasi programul.

2.1. Configurare generala

Utilizand tagul Gestiuni/Locuri folosinta se pot introduce (prin utilizarea butoanelor Adauga gestiune / Alt+A sau Adauga loc folosinta / Alt+L), sterge (prin utilizarea butoanelor de Sterge gestiune / Alt+g sau Sterge loc folosinta / Alt+l) sau modifica (prin dublu clik in campul in care se doreste modificarea) gestiunile si locurile de folosinta aferente acestora.

Alegand tagul Note contabile se pot configura conturile de mijloace fixe care, in functie de de codul de clasificare al mijloacelor fixe din patrimoniul firmei respective, pot fi: 212. , 214. , 2131. , 2132. , 2133. , 2134. (respectiv analiticele aferente lor daca e cazul).

Atentie! Fiecare cont se termina cu caracterul "." (punct), exceptie facand conturile analitice!

Pentru fiecare cont de mijloace fixe configurat trebuie definite contul debitor, contul creditor precum si nota contabila necesare calculului amortizarii.

Pentru stergerea unei inregistrari se pozitioneaza cursorul pe campul respectiv si se apasa butonul Sterge / Alt+S.

Pentru modificarea unei inregistrari se da dublu clik in campul respectiv si se modifica.

Atentie! Modificarea sau stergerea unui cont presupune ca pe contul respectiv sa nu existe mijloace fixe. In cazul in care se doreste modificarea unui cont pe care sunt deja mijloace fixe se anunta personalul de la S.C. Multisoft S.R.L. care se ocupa de program, in vederea modificarii si in baza de date a conturilor pentru mijloacele fixe respective!

Pentru adaugarea unei noi inregistrari se pozitioneaza cursorul pe ultima inregistrare libera si sa adauga.

La Grupe de mijloace fixe se pot aduaga sau modifica grupa mijloacelor fixe.

In tagul denumit Catalog de clasificare se gaseste catalogul cu clasificare a mijloacelor fixe utilizate in economie si duratele normale de utilizare a acestora, care corespund cu duratele de amortizare in ani, aferente regimului de amortizare liniar.

In prezentul catalog pentru fiecare mijloc fix nou achizitionat se utilizeaza sistemul unor plaje de ani cuprinse intre o valoare minima si una maxima, existand astfel posibilitatea alegerii duratei normale de functionare cuprinsa intre aceste limite.

La Cote amortizare se regaseste Tabelul - Anexa la Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 15 / 1994 privind amortizarea capitalului imobilizat in active corporale si necorporale, modificata si completata prin Ordonanta Guvernului nr. 54 / 1997.

Pentru parasirea ferestrei de Configurare generala se apasa butonul Ok sau tastele Alt + O

2.2. Arhiva luni lucrate

SubMeniul Arhiva luni lucrate va deschide o ferestra in care apar lunile in care ati lucrat cu programul MultiFix 4.0 icepand cu luna in care ati initializat baza de date.

Cursorul este pozitionat pe ultima inregistrare (ultima zi lucrata). Daca se doreste redeschiderea unei luni anterioare ultimei luni in care s-au operat deja miscari si / sau s-a apelat functia de calcul al amortizarii, se poate muta cursorul pe linia lunii respective si se apasa butonul Redeschide luna / Alt+E .

Atentie! Lunile din urma se pot redeschide pentru a putea fi consultate anumite date / liste care va intereseaza insa pentru a reveni la luna curenta se parcurg din nou pasii necesari schimbarii lunii (Sistem - Arhiva luni lucrate - Selectare si redeschidere luna dorita). Daca nu se respecta acesti pasi si se apeleaza din meniul Operatii - Ichidere luna atunci toate miscarile operate lunii urmatoare se vor pierde!

In partea de jos a ferestrei programului apare scris luna care este deschisa in momentul utilizarii programului (Ex. Luna curenta: 1 / 2006).

2.3. Schimbare firma

In cazul in care programul functioneaza pentru mai multe firme (posibilitatea de a initializa o noua firma pentru programul MultiFix 4.0 apartine personalului SC Multisoft SRL) cu ajutorul acestei optiuni se poate inchide firma curenta si se redeschide firma pe care se doreste operarea.

Ca si luna curenta in care se afla programul deschis pentru operare si numele firmei apare in partea de jos a ferestrei programului.

Operatii

Meniul cuprinde operatiile ce se pot aplica asupra asupra mijloacelor fixe a caror evidenta se tine cu ajutorul programului: Initializarea bazei de date, Miscari, Calculul amortizarii pe luna curenta, Inchiderea lunii, Export in format Excel a datelor.

3.1. Initializare baza de date

Pentru initializarea bazei de date este nevoie de o evidenta exacta a tuturor mijloacelor fixe in ultima luna pentru care exista calculata amortizarea acestora (luna precedenta lunii in care se doreste inceperea tinerii gestiunii lor cu acest program). Pentru aceasta este nevoie sa se cunoasca pentru fiecare mijloc fix urmatorele date:

numarul de inventar;

denumirea mijlocului fix;

cod de clasificare;

data punerii in functiune;

durata normala de utilizare in ani;

gestiunea si locul de folosinta;

valoarea de inventar a mijlocului fix;

valoarea amortizata pana la luna cu care se doreste initializarea;

valoarea ramasa de amortizat;

amortizarea lunara;

numarul lunilor amortizate si a lunilor ramase de amortizat;

contul de mijloace fixe;

tipul amortizarii.

Introducerea inventarului mijloacelor fixe se realizeaza alegand din meniul Operatii optiunea Initializare baza de date. Se va deschide fereastra de initializare ce cuprinde mai multe optiuni:

Adauga: de fiecare data cand este accesat va deschide o fereastra in care se poate adauga un nou mijloc fix in baza de date initializata. Pentru aceasta este necesar sa se cunoasca toate datele mentionate mai sus despre mijlocul fix respectiv. Se poate renunta la introducerea mijlocului fix respectiv prin apasarea butonului Renunta / Alt +R. Daca se doreste salvarea in initializare dupa ce s-au completat toate datele se apasa butonul Salveaza / Alt + S

Atentie! Completarea codului de clasificare al mijlocului fix in initializare trebuie sa fie exact ca in catalogul de clasificare; adica trebuie sa se termine cu caracterul punct "."

Dupa ce se salveaza in tabela de initializare fereastra pentru adaugarea mijloculi fix se inchide, iar noua intrare va apare in fereastra de initializare baza de date cu toate datele introduse .

Salveaza toata initializarea in tabela de lucru curenta: Dupa ce s-au introdus toate mijloacele fixe in tabela de initializare se apasa pe acest buton pentru ca toate datele sa fie luate in calcul in procesul de gestionare si calculul amortizarii al mijloacelor fixe.

Sterge: Inainte de a se salva initializarea se poate sterge un mijloc fix introdus (fie a fost introdus din greseala fie datele lui sunt introduse gresit).

Renunta: se utilizeaza pentru a parasi fereastra de initializare.

Se poate iesi din fereastra chiar daca nu s-a terminat de introdus toate mijloacele fixe si se poate reveni cand se doreste continuarea.

3.2. Miscari

Selectarea acestei optiuni va deschide o fereastra in care se pot vedea toate miscarile efectuate in luna curenta. Exista posibilitatea selectarii miscarilor care se doresc a fi vazute dupa mai multe criterii si anume dupa tipul miscarii, gestiunea, locul de folosinta sau data introducerii miscarii.

In partea dreapta a ferestrei se gasesc butoane cu miscarile care se pot aplica mijloacelor fixe.

Achizitie: pentru a introduce achizitionarea unui mijloc fix. Operarea documentului ce

priveste achizitia mijloacelor fixe trebuie sa tina cont de urmatorii pasi: introducerea numarului documentului care sta la baza achizitiei in campul Nr. miscare Data documentului, Gestiunea in care intra mijlocul fix si Locul de folosinta

In spatiul destinat detaliului achizitiei se trec datele mijlocului fix achizitionat: nr.-ul de inventar asociat mijlocului fix respective, denumirea. Pentru clasificarea mijlocului fix nou achizitionat se poate apasa pe butonul Catalog clasificare. Optiunea va deschide catalogul de clasificare al mijloacelor fixe, iar in momentul in care se selecteaza din el grupa din care face parte mijlocul fix achizitionat se va completa automat in campurile respective Cod clasificare DNU minima (durata normala de utilizare minima), DNU maxima DNU si Luni de amortizat , conform datelor gasite in catalog la grupa respective. Programul completeaza automat, ca si durata normala de utilizare, durata minima din plaja data de catalog si lunile de amortizat aferente acestei durate. In momentul in care durata difera se modifica in campul pentru DNU si Luni de amortizat durata corecta.

Atentie! Durata nu are voie sa depaseasca plaja data in catalogul de clasificare!

Se completeaza apoi valoarea de inventar, contul pentru care se calculeaza amortizarea in fiecrare luna, gruparea mijlocului fix si daca se doreste se poate introduce si diverse mentiuni pentru mijlocul fix respective in campul Descriere.

In functie de lunile de amortizat si valoarea de inventar introduse programul va calcula rata de amortizare lunara a mijlocului fix.

Atentie! Pentru luna in care a fost achizitionat mijlocul fix nu se calculeaza amortizare! Calculul amortizarii incepe in luna urmatoare.

Atentie! In cazul in care si contabilitatea se tine cu programul financiar contabil al firmei S.C. Multisoft S.R.L. este important de stiut ca, in ceea ce priveste comunicarea intre cele doua programme, in programul de contabilitate se va regasi doar nota de amortizare al mijloacelor fixe. Achizitionarea sau orice alta operatie asupra unui mijloc fix se va opera si in programul financiar - contabil.

Pentru a se salva operatia de achizitie se apasa butonul Salveaza / Alt+S . Ferestra de achzitie se va inchide, iar achizitia va apare ca si operata in fereastra de miscari.

Casare: pentru casarea mijloacelor fixe. Optiunea va deschide fereastra in care se pot opera casarile din luna curenta. La fel ca si la achizitie, este necesar nr.-ul de miscare, data, gestiunea si locul de folosinta, date ce se completeaza in partea de antet al operatiunii de casare. Apoi, pentru completarea datelor despre mijlocul fix casat se allege optiunea Selectie mijloace fixe / Alt + E. Se va deschide o ferestra ce va contine toate mijloacele fixe din gestiunea respective si locul de folosinta cmpletate in partea de antet al miscarii. Se selecteaza mijlocul fix care se caseaza si se apasa Selecteaza/ Alt + S. Exista posibilitatea selectarii tuturor mijloacelor fixe din gestiunea - locul de folosinta respective prin alegerea optiunii Selecteaza tot / Alt + T sau se poate renunta.

Dupa selectie se revine la ferestra de operare a casarii, iar in cazul in care sunt mai multe mjloace fixe de casat si s-a selectat doar unul sau o parte se repeta operatia de selectare a mijlocului fix.

Daca s-a introdus unul sau mai multe mijloace fixe pentru casare si se doreste stergerea lui sau a tuturor mijloacele fixe introduse exita optiunile de Sterge pozitie/ Alt + P sau Sterge toate MF/ Alt + T.

Dupa terminarea completarii datelor ce tine de casarea respectiva se apasa Salveaza / Alt + S si casarea va aparea in fereastra de miscari.

Vanzare: pentru vanzarea mijoacelor fixe. Are acelasi mod de operare ca si operatia de cassare: se completeaza nr. - ul miscarii, data, gestiunea si locul de folosinta, iar in partea de detaliu exista posibilitatea selectarii mijlocului fix din lista mijloacelor fixe de pe gestiunea si locul de folsinta din care se face vanzarea. Exista si aici posibilitatea renuntarii la unul sau toate mijloacele fixe introduse la detaliu sau la toata operatia de vanzare, revenindu-se la fereastra de miscari.

Alte Iesiri: are acelasi mod de operare ca si casarea sau vanzarea mijloacelor fixe dintr-o gestiune, avand drept urmare scoaterea unui mijloc fix din evidenta si renuntarea la calcularea amortizarii pentru mijlocul fix respectiv.

Transfer: pentru transferul mijloacelor fixe dintr-o gestiune in alta gestiune pentru care se tine evidenta. Are acelasi mod de operare in program ca la cassare sau vanzare cu exceptia ca se completeaza gestiunea si locul de folosinta in care vor fi transferate. Dupa transfer evidenta si calculul amortizarii mijloclui fix / mijloacelor fixe respective / respective se vor regasi in noua gestiune in care au fost transferate.

Investitie: pentru modificarea valorii unui mijloc fix. In cazul in care asupra unui mijloc fix se realizeaza o investitie care ii modifica valoarea de inventar, aceasta operatie se va introduce prin completarea datelor din fereastra aferenta operatiei de investitie. Se completeaza Nr. - ul miscarii, data, data si getsiunea din care face parte mijlocul fix respective. Se alege optiunea Selectie mijloc fix / Alt +E . Dupa selectarea mijlocului fix se va completa automat toate datele gasite in baza de date despre mijlocul fix respectiv: nr. inventar, denumire, cod clasificare, valoarea de inventar, valoarea amortizata, valoarea de amortizat, luni amortizate, luni ramase. In campul Val. investitie se va completa valoarea cu care s-a modificat valoarea de inventar initiala a mijlocului fix respectiv. Pentru calculul amortizarii , rata lunara se va modifica in functie de valoarea de investitie.

In cazul in care se doreste si marirea numarului de luni ramase de amortizat se va completa Nr. luni suplim. cu nr.-ul de luni cu care se doreste marita durata.

Conservare: pentru conservarea unui mijloc fix. Modul de operare este acelasi cu cel de la vanzare sau cassare.

Scoaterea din conservare: Are acelasi mod de operare ca si conservarea cu mentiunea ca se vor selecta din gestiunea - locul de folosinta mijloace fixe asupra carora s-au aplicat candva operatia de conservare.

Sterge miscarea si Sterge pozitia: In momentul in care in fereastra de miscari sunt operate miscari si se doreste stergerea unei miscari sau a unei pozitii din detaliu miscarii respective, se pozitioneaza cursorul pe miscarea / pozitia respective si se alege optiunea Sterge miscarea / Alt + M respectiv Sterge pozitia/ Alt + P , programul atentionandu-va daca sunteti sigur de modificarea pe care vreti sa o efectuati.

3.3. Calcul amortizare

La sfarsitul lunii, dupa ce s-au terminat de operat toate miscarile (daca acestea exista) asupra mijloacelor fixe, se apeleaza aceasta functie ce calculeaza amortizarea pe luna curenta (luna pe care este deschis programul).

Amortizarea se calculeaza pentru mijloace fixe a caror luni ramase de amortizat sunt mai mari decat 0, pentru mijloacele fixe care nu mai au luni ramase de amortizat nu se va mai lua in calcul amortizarea.

Atentie! In momentul in care ati dat calcul amortizare apoi ati revenit asupra miscarilor cu o noua modificare, este necesar sa apelati iar functia de calcul a amortizarii pentru a fi luate in calcul si noile modificari operate. De altfel programul nu va da posibilitatea listarii rapoartelor daca nu este dat calcul amortizare.

Daca folositi si programul financiar -contabil "MULTI - FIN", nota de amortizare se preia automat.

3.4. Inchidere luna

Aceasta optiune se apeleaza dupa ce s-a dat calcul amortizare si s-au listat toate rapoartele necesare tinerii corecte a evidentei mijloacelor fixe si amortizarii acestora.

Se va creea automat luna urmatoare lunii curente, preluand datele legate de mijloacele fixe tinute in evidenta, valoarea lor de inventar, valoarea amortizata, valoarea ramasa de amortizat si duratele acestora si va deschide programul in noua luna creeata.

3.5. Schimbare denumire, grupare si descriere

Daca se doreste schimbarea gruparii interne proprii unitatii economice curente sau descrierea unui mijloc fix se pozitioneaza cursorul pe mijlocul fix respectiv si se apasa Selecteaza sau se da dublu clik pe mijlocul fix si in fereastra aparuta se pot face modificari asupra gruparii sau descrierii dupa cum se doreste.

3.6. Export luna curenta in Excel

Aceasta optiune va va exporta intr-un fisier in format Excel in folder-ul Applic97 de pe Drive C, datele din luna curenta legate de mijloacele fixe. Aceasta functie se apeleaza dupa apelarea calcul amortizare altfel o sav a atentioneze ca amortizarea nu este calculata.

Fisierul in Excel va avea denumirea "MF" urmata de anul si luna din care se doresc datele exportate.

Liste

Rapoartele pentru tinerea unei evidente corecte se gasesc grupate in meniul Liste. In functie de tipul rapoartelor ce se doresc a fi listate, exista diverse criterii de selectie care usureaza alegerea si tinerea unei evidente corecte a mijloacelor fixe a unitatii economice respective .

4.1. Amortizare

Dupa apelarea functiei Calcul amortizare se pot lista rapoartele cu amortizarea mijloacelor fixe, in functiile de criteriile dorite.

Una din criteriile existente in program, in functie de care se pot lista rapoartele este intervalul de valori de inventar (o limita minima si una maxima din care fac parte valoarea mijloacelor fixe ce se doresc listate).

Se pot alege rapoarte pe o singura gestiune, un singur loc de folosinta sau o grupa de clasificare.

O alta optiune oferita de program este aceea a listarii rapoartelor mijloacelor fixe selectate dupa valoarea amortizata: toate mijloacele fixe (selectata implicit), numai mijloacele fixe in curs de amortizare sau numai cele amortizate integral.

Dupa tipul listei pot fi:

- analitica (cu fiecare mijloc fix detaliat) - selectia rapoartelor facandu-se de asemeni dupa mai multe criterii:

grupata dupa grupa de clasificare;

grupata dupa gestiune, grupa de clasificare;

grupata dupa cont, gestiune, loc folosinta, grupa de clasificare;

grupata dupa gestiune, loc folosinta, stare, grupa de clasificare.

- sintetica (doar valoric):

grupata dupa grupa de clasificare;

grupata dupa cont;

grupata dupa gestiune, grupa de clasificare;

grupata dupa gestiune, cont;

grupata dupa cont, gestiune, loc folosinta, grupa de clasificare.

Miscari

Se pot lista rapoarte cu evidenta miscarilor pe luna in curs sau pe o perioada data. Programul ofera posibilitatea aceasta prin optiunile Data inceput si Data sfarsit , punand implicit prima zi din luna curenta, respectiv ultima zi din luna curenta.

Alte optiuni oferite sunt acelea de a lista numai dupa un numar de miscare, o gestiune sau un loc de folosinta, sau numai dupa un tip de miscare.

Tipurile listelor cu miscari care se pot obtine sunt:

grupate pe tipuri de miscari si documente;

grupate pe tipuri de miscari, conturi si gstiuni;

grupate pe tipuri de miscari, conturi (cu valoarea miscarii).

Fisa mijlocului fix

Exista urmatoarele criterii de selectie pentru a arata mijloacele fixe dorite: o gestiune sau un loc de folosinta, dupa un numar de inventar sau o denumire.

Se poate lista numai lista unui mijloc fix sau pentru toate mijloacele fixe.

Fisa mijlocului fix cuprinde toate datele introduse referitoare la mijlocul fix respectiv, la luna curenta: nr. inventar, denumire, cod clasificare, DNU, val. inventar, val. amortizata, val. de amortizat, amortizare lunara, luni amortizate, luni de amortizat, grupare, descriere, tip amortizare, stare, data intrarii, data iesirii, cont, gestiunea si locul de folosinta.

Registru de inventar si lista de inventariere

Criteriile de selectie sunt : gestiune - loc de folosinta; dupa toate grupele de clasificare, toate grupele de clasificare mai putin grupa 4 de imobilizari necorporale, sau doar grupa 4 (numai imobilizarile necorporale).

Tipurile de liste ce pot fi obtinute sunt:

registrul numerelor de inventar;

registrul numerelor de inventar complet;

lista de inventariere;

lista de inventariere fara valori;

lista de inventariere cu valori initiale.

Balanta mijloacelor fixe

Pot fi selectate dupa: gestiune - loc de folosinta sau dupa grupa de clasificare.

Tipurile de liste ce pot fi obtinute sunt:

balanta sintetica pe grupe de clasificare;

balanta sintetica pe conturi;

balanta sintetica pe gestiuni, grupe de clasificare;

balanta sintetica pe gestiuni, conturi;

balanta analitica pe gestiuni, grupe de clasificare;

balanta analitica pe gestiuni, conturi.

Diverse

La optiunea Diverse se pot obtine urmatoarele rapoarte:

mijloacele fixe amortizate integral in luna curenta pe conturi;

mijloacele fixe amortizate integral in luna curenta pe grupe de clasificare;

mijloacele fixe amortizate pe gestiuni, grupe de clasificare;

mijloacele fixe in conservare grupate pe gestiuni, grupe de clasificare.

Nota contabila

Dupa calculul amortizarii se poate lista nota contabila pe luna curenta.

Aceasta cuprinde numarul notei contabile, data notei, explicatia contarii, cont debitor, cont creditor, suma contata si cod partener.

Tipurile de liste ce se pot obtine cu notele contabile sunt:

note contabile;

note contabile pe gestiuni;

note contabile pe gestiuni, conturi.