Academia de Studii Economice - Bucuresti

Facultatea de Cibernetica, Statistica si Informatica Economica

Sistem Informatic pentru contabilitatea si gestiunea Leasingului

1. Descrierea Problemei

Leasingul a devenit necesar datorita ritmului alert al concurentei, al cererii si ofertei, al progresului tehnic, care implica decizii si inventii imediate ce depasesc uneori posibilitatile de autofinantare ale intreprinzatorului, cat si capacitatile de creditare de care dispune.

Societatea X are ca profil activitatea de achizitionare si comercializarea de autoturisme. Comercializarea lor se face sub forma de leasing.

In momentul de fata gestionarea autoturismelor se face in cea mai mare parte pe baza evidentei tinute scriptic in mai multe documente contabile completate manual de catre angajatii societatii si partial informatizat, folosindu-se un program recent achizitionat.

Programul informatizat este o baza de data periodic actualizata, accesibila online printr-un site, ce contine date cat mai complete legate de autoturismelor comercializate de societate (model, aspecte tehnice, de confort, pret CIP si DIP calculate in functie de numarul de rate pe care clientul le doreste etc.)

Nota:

DDP este prescurtarea de la Delivery Duty Paid: pentru bunurile importate, pretul furnizorului include toate taxele aferente importului (taxe vamale, accize, taxa pe valoare adaugata).
La polul opus, CIP: Cost Insurance Paid. Pentru bunurile importate pretul furnizorului include costul asigurarii transportului, dar nu include taxele aferente importului.

1. Gestiunea Autoturismelor

1.1. Planificarea Achizitionarii de noi Autoturisme

Este rezultatul deciziilor obtinute pe baza unei analize bazate pe mai multe surse:

sondaje

firmele producatoare de autoturisme

clienti (cererea pentru un anumit model/marca sau altul de autoturism), persoane fizice sau juridice;

1.2. Intrarea In Gestiune

Intrarea se va face pe baza unui document de intrare in gestiune. Documentul va primi un numar de ordine si va contine date despre: data facturii, tip factura, responsabil achizitie, nume furnizor, numar document.

Pe fiecare factura pot intra unul sau mai multe autoturisme de acelasi tip si valoare.

Fiecare autoturism va avea o fisa personal ape care vor fi specificate; marca autoturismului, modelul, anul de productie, aspecte tehnice ( motor, dotari :AC,...), pretul de achizitionare si un numar de inventar unic pentru fiecare autoturism.

1.3. Ordonarea (Catalogarea) Autoturismelor

Vor fi retinute in aceasta grupa de ordonare urmatoarele: marca autoturism, model, nr unic de inventar, an productie, nr. Autoturismelor care sunt aceasi marca, model, si an de productie, repartizare pe categoria de autoturisme (sedan, elegance, lux, sport etc)

1.4. Iesirea din gestiune

Autoturismele vandute pentru care a fost achitata intreaga contravaloare a acestora vor fi scoase din gestiune

Cele la care clientii platesc in continuare rate vor ramane in gestiune pana la achitarea integrala a acestor rate.

2. Gestiunea Clientilor

Fiecare client va avea o fisa personala cu nume prenume (nume firma si reprezentantul acesteia in cazul persoanelor juridice), CNP/R firma, adresa/sediu etc.

In functie de situatia lor, de felul de achizitie al autoturismelor, de cat de buni platnici sunt, nr. autoturismelor achizitionate etc. acestia vor fi grupati pe diferite grupuri.

Acelasi client poate face parte din unul sau mai multe grupuri.

Nivelul cazurilor de utilizare (Use Case View)

Cazul Principal de Utilizare

Diagrama

Primul caz de utilizare al acestei probleme va fi urmatorul:

Figura 1. Cazul Principal de Utilizare

Prezentare:

Urmatoarele servicii vor fi puse la dispozitia beneficiarului prin intermediul noului sistem informatic: gestiunea Autoturismelor, gestiunea Clientilor si gestiunea site-ului Firmei.

Gestiunea Site-ului este doar un model de interfata ce depinde de functionalitatea celorlalte doua.

Acest caz de utilizare este o sinteza generala a numeroaselor functii indeplinite de cele doua mari categorii de gestiuni.

Actorul principal al sitemului care interactioneaza cu sistemul este simbolizat in cazul nostru de "Administrator Sistem".

Acum vom face o detaliere a cazurilor de utilizare Gestiunea Autoturismelor si Gestiunea Clientilor.

Gestiunea Autoturismelor

Diagrama Cazului de Utilizare

Figura 2: Gestiunea Autoturismelor

Prezentarea cazurilor de utilizare pentru Gestiunea Autoturismelor:

Actorul = Angajati Firma → se ocupa cu planificarea achizitiei de noi autoturisme

aceasta operatiune este rezultatul direct al opiniilor exprimate de angajatii responsabili cu aprovizionarea , ai vizitatorilor site-ului, ai clientilor firmei, a sondajelor de piata legate de cererea de autoturisme.

toate aceste date provenite din surse diferite sunt mai intai filtrate, analizate, iar rezultatul acestor analize va fi adus la cunostinta persoanelor responsabile cu aprovizionarea, acestea facand demersurile necesare pentru achizitionarea autoturismelor respective;

Intratea in gestiune peresupune introducere unor informatii primare (de baza), furnizate prin intermediul unui document care insoteste autoturismul ce intra in firma.

Aceste informatii despre autoturismul ce intra in firma vor fi ulterior utilizate pentru catalogarea (ordonarea).

Iesirea din gestiune presupune o serie de operatii pentru a evidentia autoturismul iesit din gesiune: proprietatea asupra autoturismului respective trece in totalitate asupra cumparatorului in momentul in care acesta a achita toate ratele de leasin prevazute in contract si conform contractului.

Iesirea din gestiune presupune o serie de operatii pentru a evidentia autoturismul iesit din gesiune: proprietatea asupra autoturismului respective trece in totalitate asupra cumparatorului in momentul in care acesta a achita toate ratele de leasin prevazute in contract si conform contractului.

Catalogarea (ordonarea dupa anumite criterii) serveste la informarea clientilor intr-un mod rapid asupra autoturismelor firmei in functie de criteriile stabile de acestia, angajatii firmei fiind mai promti.

Autoturismul se afla in posesia clientului, acesta a platit avans pentru obtinerea lui, si in continuare plateste rate, corespunzator contractului de leasing realizat cu firma. Autoturismul in leasing va trece in starea de Iesire din Gestiune in momentul in care clientul a achitat integral toate ratele aferente autoturismului achizitionat.

Gestiunea Clientilor

Diagrama Cazului de Utilizare

Figura 3: Gestiunea Clientilor

Prezentarea Cazului de Utilizare

Actorul = Client - interactiunea lui cu sistemul: creare(inregistrare) cont, autentificare.

Contul acestuia pe site poate servi la serviciul plati, poate efectua plati online prin transfer de bani din contul sau in contul firmei. Fiecare client/ utilizator poate face parte din unul sau mai multe grupuri. De ex grupul clientilor care au achizitionate autoturisme in leasing de la firma respectiva dar care mai au de platit rate in continuare ( nu au devenit proprietari unici ai autoturismului achizitionat), grupul utilizatorilor care nu au achizitionat nici un autoturism momentan dar care sunt inregistrati pe site, platind taxa anuala/lunara, beneficiind de anumite servicii de informare mai amanuntita fata de un simplu utilizator, au drept de a rezerva un autoturism spre a fi achizitionat etc, grupul clientilor care au achizitionat complet un autoturism ( au platit toate ratele de leasing, autoturismul a devenit proprietatea lor in totatlitate).

Prin autentificare se intelege : introducerea numelui de utilizator (unic) si a parolei.

In cazul realizarii de plati online, clientul poate introduce de ex un cod unic pe care l-a primit in momentul crearii contului, pentru o mai buna verificare a identitatii acestuia.

Actorul = Administratorul Aplicatiei este cel care stabileste ce rate de leasing mai au de platit clientii, cotele de penalizare pentru intarzieri plata.

Un client poate interactiona direct cu cu serviciul de plati atunci cand se deplaseaza personal la caseria firmei de leasing, indirect cand realizeaza un transfer bancar, iar firma ii raspunde electronic sau postal pentru a confirma primirea banilor.

Prin actor (utilizator) se inteleg acele persoane ce au legatura cu firma de Leasing ; client, personal firma, utilizatori inregistrati ca membri pe site-ul firmei.

Nivelul Logic (Logica View)

Diagrame de ClaseGestiunea Autoturismelor

Figura 4. Diagrama Claselor pentru cazul de utilizare "Gestiunea Autoturismelor"

Descrierea Claselor:

Furnizor - reprezinta sursa unei intrari de autoturisme in firma.

Furnizorul poate fi o alta sucursala, un producator principal de autoturisme.

Documente - se refera la documente efectuate asupra unui autoturism (exemplar de autoturism) aflat in gestiunea firmei de Leasing.

Acestea pot fi de mai multe tipuri :

documente de intrare,

documente de iesire (autoturismul respective a fost dat in leasing unui client si acesta a achitat toate ratele de leasin aferente si toate taxele intrand in totalitatea in proprietatea masinii sau vandut direct cu pret intreg),

documente de leasing (autoturismul respectiv este dat in leasing unui client)

documente de transfer (de la o alta sucursala),

documente de precomanda (firma face o precomanda la un furnizor de autoturisme in momentul cand a terminat planificarea achizitiilor pe perioada respective)

Document de Intrare - reprezinta legatura intre clasele Furnizor si Document, adica orice intrare a unui autoturism in firma este redat in gestiune printr-un document de intrare.

Un document poate corespunde la un singur furnizor, iar unui furnizor ii pot corespunde 0, 1 sau mai multe documente, in functie de numarul de comenzi pe care furnizorul l-a onorat catre firma de Leasing.

Legatura dintre Autoturism si Document : reprezinta o intrare in gestiune (adica un document care sa ateste acest lucru). Aceasta legatura se caracterizeaza prin numarul de autoturisme. Un document poate atesta intrarea unuia sau mai multor autoturisme (autoturisme la fel), dar un autoturism nu poate figura decat pe un document de intrare.

Inventar - reprezinta un numar asociat autoturismelor intrate in firma. Intrarea in gestiune presupune de obicei si asocierea unui numar de inventar. Aceasta asociere este realizata de regula in mod automata, odata cu crearea documentului de intrare.

Un exemplar poate avea un numar de inventar, iar un numar de inventar poate corespunde unui singur exemplar sau la nici unul.

Gestiunea Clientilor

Figura 5. Diagrama claselor pentru cazul de utilizare "Gestiune Clienti"

Descrierea claselor:

Client - este accea persoana care a realizat contracte de leasing cu firma

Clientii pot fi persoane fizice sau juridice (alte firme), pot fi chiar angajatii firmei de leasing la care ne referim.

O persoana fizica/juridical odata devenita client al firmei de leasing, va fi incadrata intr-un grup clienti pentru o mai buna evidenta a clientilor firmei.

Un grup poate contine unul sau mai multi utilizatori, iar un client poate apartine unuia sau mai multor grupuri ( un client care a achizitionat in trecut un autoturism in leasing, iar acum achizitioneaza un alt autoturism platindu-l integral - "cu banii jos" va apartine atat grupului de clienti cu contracte in leasing cat si celui de clienti cu plata integrala de la bun inceput)

Grup Clienti - aceste grupuri vor fi desemnata de administratorul aplicatiei, care va tine evidenta tuturor clientilor si ii va clasifica pe grupul corespunzator acestora.

Diagrame de stare

Figura 6. Diagrama de stare a Clasei "Model"

Model de autoturism respectiv poate aparea in faza de planificare a noilior achizitii sau in faza de achizitie efectiva de la furnizor. In aceasta faza se vor completa informatiile initiale referitoare la modelul respectiv, urmand ca in etapa de catalogare (grupare intr-o categories sau alta de autoturisme) aceasta entitate sa contina toate datele necesare.

Figura 7. Diagrama de stare a unui Autoturism

Figura 8. Diagrama de Activitate " Client"

Figura9. Diagrama de Activitate "Verificare Rate Leasing Client"

Diagrama de secventa: "Achizitie autoturisme"

Diagrama de Secventa : "Gestiune Clienti & Grup Clienti"

Diagrama de secventa : "Planificarea achizitiilor"

Prototipul de interfata

Scopul acestui prototip de interfata este de a oferi clientului un aspect vizual al aplicatiei.

S-au realizat cateva ferestre pentru a fi prezentate clientului; anagajatii firmei au fost chestionati in legatura cu schemele preliminarii; pe baza raspunsurilor si observatiilor acestora se vor face modificari sau adaugiri la ferestrele initiale.

S-a dorit realizarea unei interfete cat mai simple si la obiect astfel incat odata implementat programul de leasing sa fie usor de invatat, deoarece personalul firmei de leasing nu are cunostinte solide in domeniul calculatoarelor.

Se vor lua in considerare toate aspectele (chiar si cele mai mici detalii) pe care clientul le face ca observatii in momentul analizarii ferestrelor temporare.

In acest sens clientul va fi intebeta asupra culorii ferestrelor, butoanelor, doreste sau nu anumite butoane de access rapid, doreste ca accesul sa se faca numai prin cont si parola la programul respectiv. Se doreste sau nu crearea unui "help" implementat in program.

Prin acest prototip nu se doreste a se pune accentul pe detalli ca "butonul respectiv trebuie sa fie cu 19pixeli mai sus sau mai jos".Prin prototip se doreste in primul rand a se vedea daca modul in care interfata utilizator se 'potriveste' cu modelul mental al utilizatorului despre o anumita functionalitate. De abia pe urma se va lua in vedere modul in care acesta arata, deoarece e mai usor de realizat decat o buna scheme logica a modului de operare. Pe ultimul loc se vor afla acele mici detalii de genu "butonul respectiv sa fie un pic mai sus sau mai jos".

In ex ce urmeaza vom fereastra principala in forma ei bruta in care sunt prezente 3 butoane importante :

- accesare BD clienti : realizeaza accesul intr-o fereastra noua asa cum se vede in urmatoarea figura

- accesare stoc auto : ca si mai sus va conduce intr-o fereastra noua

- contabilitatea documente

Fiecare din aceste butoane conduce pe o alta ramura, si nu se poate renunta la nici unul, deoarece se doreste o evidenta a clientilor, una a autoturismelor presente in stoc pentru o accesare si cautare rapida (pt situatia in care de ex un client suna si intreaba daca exista un anumit auto cu modelul x), si evident nu se poate renunta la evidenta documentelor contabile : de intrare, de iesire, acte de leasing , furnizori etc.

Nefiind inca sigur daca se va dori ca accesul la program sa se faca prin autentificare cu cont si parola, s-a considerat ca in situatia de cont si parola ferestra respectiva poate fi realizata ultima, neimplicand obstacole sau neajunsuri.

Main Window - Fereastra A.

Fereastra A3

Fereastra A1 Fereastra A2

Accesare Accesare Contabilitate

BD Stoc Documente

Clienti Auto

Back Fereastra A1

Fereastra B1 Fereastra B2 Fereastra B3

Adaugare Gestionare Cautare

Client Clienti Client

Vizualizare

Client

Diagrama de Desfasurare:

Diagrama de legatura cu BD

CREATE TABLE STUDENT.DOCUMENT_LEASING (

NRDOCUMENT INT NOT NULL,

DATA DATE NOT NULL,

VALOARE_RATA INT NOT NULL,

VAL_AVANS INT NOT NULL,

NR_RATE INT NOT NULL,

NUME_CLIENT CHAR(30) NOT NULL,

ADRESA_CLIENT CHAR(40) NOT NULL,

CNP_CLIENT INT NOT NULL UNIQUE,

VAL_TOT_AUTOTURISM INT NOT NULL,

MODEL_AUTO CHAR(20) NOT NULL,

CONSTRAINT DATAIDX PRIMARY KEY (DATA));

CREATE INDEX STUDENT.NRDOCIDX ON STUDENT.DOCUMENT_LEASING (NRDOCUMENT);

CREATE TABLE STUDENT.DOCUMENTE (

NRDOCUMENT INT NOT NULL UNIQUE,

DATA DATE NOT NULL,

TIPDOCUMENT CHAR(20),

CONSTRAINT NRDOCIDX PRIMARY KEY (NRDOCUMENT));

CREATE INDEX STUDENT.DATAIDX ON STUDENT.DOCUMENTE (DATA);

CREATE TABLE STUDENT.DOCUMENTCLIENT (

NUME_CLIENT CHAR(40) NOT NULL,

CNP_R INT NOT NULL UNIQUE,

ADRESA CHAR(40) NOT NULL,

TELEFON INT NOT NULL UNIQUE,

PROFESIE_PROFIL CHAR(30),

EMAIL CHAR(20),

NRDOCUMENT INT NOT NULL,

DATA DATE NOT NULL,

NRDOCUMENT1 INT,

CONSTRAINT CNP_RIDX PRIMARY KEY (CNP_R),

CONSTRAINT NRDOCFK FOREIGN KEY(NRDOCUMENT1) REFERENCES STUDENT.DOCUMENTE(NRDOCUMENT));

CREATE TABLE STUDENT.FURNIZOR (

NUME_FURNIZOR CHAR(30) NOT NULL,

DATA DATE NOT NULL,

ADRESA CHAR(40) NOT NULL,

COD_FURNIZOR CHAR(20) NOT NULL,

NRDOCUMENT INT NOT NULL,

CONSTRAINT NRDOCIDX PRIMARY KEY (NRDOCUMENT));

CREATE INDEX STUDENT.DATAIDX ON STUDENT.FURNIZOR (DATA);

CREATE OR REPLACE VIEW STUDENT.VDOC_DOCLEASING (NRDOCUMENT, DATA,VALOARE_RATA, VAL_AVANS, NR_RATE, NUME_CLIENT, ADRESA_CLIENT, CNP_CLIENT,VAL_TOT_AUTOTURISM, MODEL_AUTO) AS

SELECT DOCUMENT_LEASING.NRDOCUMENT, DOCUMENT_LEASING.DATA, DOCUMENT_LEASING.VALOARE_RATA, DOCUMENT_LEASING.VAL_AVANS, DOCUMENT_LEASING.NR_RATE, DOCUMENT_LEASING.NUME_CLIENT, DOCUMENT_LEASING.ADRESA_CLIENT, DOCUMENT_LEASING.CNP_CLIENT, DOCUMENT_LEASING.VAL_TOT_AUTOTURISM, DOCUMENT_LEASING.MODEL_AUTO

FROM STUDENT.DOCUMENT_LEASING

WHERE DOCUMENTE.DATA=DOCUMENT_LEASING.DATA;

CREATE OR REPLACE VIEW STUDENT.VDOC_LEASING_DOCUMENTE (NRDOCUMENT, DATA, TIPDOCUMENT, VALOARE_RATA, VAL_AVANS,NR_RATE, NUME_CLIENT, ADRESA_CLIENT, CNP_CLIENT, VAL_TOT_AUTOTURISM, MODEL_AUTO) AS

SELECT DOCUMENTE.NRDOCUMENT, DOCUMENTE.DATA, DOCUMENTE.TIPDOCUMENT, DOCUMENT_LEASING.VALOARE_RATA, DOCUMENT_LEASING.VAL_AVANS, DOCUMENT_LEASING.NR_RATE, DOCUMENT_LEASING.NUME_CLIENT, DOCUMENT_LEASING.ADRESA_CLIENT, DOCUMENT_LEASING.CNP_CLIENT, DOCUMENT_LEASING. VAL_TOT_AUTOTURISM, DOCUMENT_LEASING.MODEL_AUTO

FROM STUDENT.DOCUMENTE, STUDENT.DOCUMENT_LEASING

WHERE DOCUMENT_LEASING.NRDOCUMENT = DOCUMENTE.NRDOCUMENT;

Diagrama componentelor

Diagrama pachetelor