SISTEMUL INFORMATIC AL UNEI SOCIETATI COMERCIALE

SISTEMUL INFORMATIONAL -COMPONENTA A SISTEMULUI DE MANAGEMENT

In cadrul sistemului de management al unei societati comerciale interactioneaza o serie de subsisteme prin care se asigura conducerea activitatilor economice ale acesteia in conditii de eficienta economica. In viziunea majoritatii specialistilor aceste subsisteme sunt:

Subsistemul decizional;

Subsistemul metodelor si tehnicilor de management;

Subsistemul organizatoric;

Subsistemul informational.

Intr-o abordare sistemica, componenta informationala realizeaza legatura dintre sistemul decizional si celelalte subsisteme la nivel microeconomic.Prin componentele sale, sistemul informatinal asigura atat transmiterea informatilor necesare diverselor nivele de decizie,cat si a continutului deciziilor catre nivelele operationale.

Pe plan mondial nu exista in prezent o terminologie unanim acceptata, referitoare la continutul sistemelor informationale si nici o definitie a acestora care sa intruneasca in totalitate sufragiile specialistilor. In acceptiunea majoritatii specialistilor in management si a firmelor consacrate in dezvoltarea de aplicatii informatice pentru conducere,sistemul informational este definit ca un ansamblu interconectat intr-o conceptie sistemica a datelor, informatiilor,circuitelor si fluxurilor informationale,procedurilor informationale si a mijloacelor de culegere, prelucrare, transmitere si stocare a informatiilor care actioneaza intercorelat in vederea realizarii obiectivelor fundamentale ale unei organizatii.

Din definitia data se pot evidentia urmatoarele componente ale sistemului:

1. Datele, care reprezinta ansamblul descrierilor unui fenomen sau proces.

2. Informatiile,reprezentand acele date care aduc un spor de cunoastere adresantului.

3. Circuitele informationale, care semnifica ansamblul legaturilor existente intre diferite verigi organizatorice din cadrul agentilor economici.

4. Fluxurile informationale, constand in totalitatea informatiilor care parcurg circuitele informationale.

Fluxurile informationale se pot imparti in trei categorii:

a. Fluxurile informationale ascendente ca totalitate a informatiilor care circula intre doua nivele ierarhice aflate in relatie de subordonare.

b. Fluxurile informationale orizontale reprezentand acele informatii care circula intre subdiviziuni organizatorice aflate pe acelasi nivel ierarhic si care ajuta la buna desfasurare a activitatii din acele subdiviziuni.

c.           Fluxuri informationale oblice, care apar aleator si reprezinta totalitatea datelor vehiculate intre subdiviziuni organizatorice aflate pe nivele ierarhice diferite, dar nu in relatii de subordonare.Astfel de fluxuri se nasc in cazul elaborarii unor proiecte de tip "stat major" ce implica constituirea unor colective de lucru cu specialisti din mai multe compartimente ale firmei.

Procedurile informationale, sunt definite prin totalitatea metodelor si tehnicilor de reprezentare a informatiilor primare prin care se asigura interfata om-calculator.Eficienta procedurilor informationale este strans legata, in timp, de evolutia performantelor sistemelor de calcul.

Mijloacele de tratare a informatiilor, care reprezinta ansamblul suporturilor fizice(hardware) si a celor logice (software) prin care se asigura prelucrarea informatiilor si obtinerea rezultatelor finale.

La nivelul agentilor economici se pot defini o serie de subsisteme informationale folosindu-se diferite criterii, cum ar fi:

Criteriul compartimentului, care presupune definirea subsistemului informational la nivel de compartiment. Acesta reprezinta dezavantajul abordarii partiale, in procesul de analiza a acelor activitati economice care se desfasoara in mai multe compartimente.

Criteriul activitatii, care implica definirea subsistemului informational la nivel de activitate economica. Dezavantajul acestuia este neluarea in considerare , decat partiial, a interdependentelor existente intre activitatile din societatea comerciala.

Criteriul functiunii, care presupune abordarea subsistemelor informationale la nivelul activitatilor de baza din cadrul fiecarei functiuni a societatii (functiunea de personal, functiunea de productie, functiunea comerciala, functiunea financiar-contabila, functiunea de cercetare-dezvoltare).

In functionarea sistemului informational se pot manifesta o serie de deficiente care pot fi grupate in doua categorii reprezentative:

deficiente caracteristice in general tuturor sistemelor informationale

deficiente generate de particularitatile activitatilor economice din   fiecare sistem.

Cele din prima categorie, acceptate de majoritatea specialistilor drept aspecte critice indentificabile in procesul de analiza a sistemului informational, sunt:

a.         Filtrajul, care reprezinta modificarea intentionata in cadrul sistemului a continutului unor informatii, de-a lungul fluxului informational pe care il parcurg.

b.         Distorsiunea, manifestata prin modificarea neintentionata acontinutului informatiilor in timpul parcurgerii de catre acestea a circuitelor informationale.

c.         Redundanta, identificata prin fenomenul de inregistrare repetata a acelorasi informatii sau a unor informatii cu un continut asemanator pe suporturi fizice diferite. In ceea ce priveste fenomenul de redundanta se impune precizarea ca, in cazul subsistemelor informatice, manifestarea sa nu inseamna neaparat o deficienta.Este cazul de exemplu, a existentei fisierelor de tip arhiva care provoaca fenomenul de redundanta in mod obiecti, fara ca aceasta sa fie insa o deficienta a subsistemului informatic in care se manifesta.

d.         Supraincarcarea canalelor de informatii, ce defineste fenomenul prin care se transmite la diverse nivele ierarhice, un volum prea mare de informatii a caror analiza nu intra in totalitate in competenta nivelului respectiv.

Manifestarea acestor deficiente in planul sistemului de management al unei societati comerciale afecteaza negativ procesul de implementare a unor metode de management specifice economiei de piata dintre care mentionam doar managementul prin exceptie si cel prin bugete si costuri.

Experienta de peste doua decenii acumulata in activitatea de analiza si proiectarea de sisteme unformatice ne conduce la concluzia ca deficientele semnalate mai sus sunt principelele cauze care genereaza neincrederea utilizatorilor ,in general si a unor manageri in particular,in posibilitatile informaticii de a fi un instrument deosebit de util pentru eficientizarea activitatilor economice.

In acelasi timp deficientele specifice activitatii economice, manifestate in functionarea sistemelor informationale, au stat la randul lor, in atentia proiectantilor de software aplicativ si a firmelor specializate in dezvoltarea software-ului de baza.Consideram ca deficienta majora ,cu grad mare deraspandire, o constituie defectuasa codificare a informatiilor cu impact deosebit asupra calitatii prelucrarii informatiilor dintr-un sistem informational si, implicit din cadrul componentelor sale informatice.

Deoarece validarile efectuate de sistemele de gestiune a bazelor de date sau de limbajele de nivel inalt nu pot elimina in totalitate erorile generate de exploatarea defectuoasa a produselor informatice, a aparut necesitatea introducerii unor validari suplimentare a informatiilor, caracteristice fiecarei aplictii informatice dezvoltata in cadrul fiecarei societati comerciale. Metoda cea mai des folosita in controlarea corectitudinii codurilor de acces la o baza de date, o constituie introducerea in structura codului a cifrei de control.

Acesta­_­­­_­­­, ca ultim caracter in cod, se obtine printr-un algoritm in care intervin o serie de ponderi care se prelucreaza modullo N. Cel mai uzual algoritm este cal al firmei IBM care foloseste ponderile 8,7,5,4,2,1 si prin care se calculeaza cifra de control modullo 9, in urmatorii pasi de algoritm

Se asociaza fuicarui caracter din cod, in ordinea de mai sus, cate o pondere.Daca lungimea codului este mai mare decat numarul ponderilor se continua atribuirea pondrilor incepand cu prima.

Se inmulteste fiecare caracter din cod cu ponderea asociata si se aduna rezultatele, caracter cu caracter.Suma obtinuta se imparte la noua si se pastreaza restul

Cifra de control este data de diferenta dintre cifra 9 si restul obtinut anterior.Programul de validarec a cifrei de control simuleaza calculul cifrei pentru primele n-1 caractere din cod. Daca cifra de control calculata este diferita de cifra de control tastata, se refuza accesul la baza de date si se afiseaza pe ecran un mesaj corespunzator.

INFORMATICA IN SISTEMUL DE MANAGEMENT

Avand in vedere ca cerinta de baza care sta in fata oricarui sistem informatic este aceea de a asigura informarea corecta in timp util a tuturor factorilor de decizie dintr-o societate comerciala, activitatea de realizare a sistemelor informatice este acceptata de majoritayea specialistilor prin prisma utilizarii tehnicii de calcul pe doua planuri:

Utilizarea calculatoarelor electronice ca instrumente de lucru in activitatea de fundamentare a deciziilor;

Folosirea echipamentelor ce calcul ca instrumente de lucru in cadrul componentelor informatice ale sistemelor informationale.

Primul plan se caracterizeaza prin existenta unor produse software specializate in analiza alternativelor decizionale, urmarindu-se gasirea celei mai favorabile decizii pentru societatea comerciala, in momentul adoptarii ei. Subliniem astfel necesitatea dezvoltarii in continuare a unor produse informatice capabile sa simuleze influenta manifestarii factorilor aleatorii de mediu asupra comportamentului sistemului economic.Consideram ca acest lucru este o conditie de baza in asigurarea unei eficiente coresounzatoare a aparatului informatic in cadrul subsistemului decizional. IN acest context, un rol deosebitb revine sistemelor automate de asistare a deciziilor si simularilor manageriale ale comportamentului firmelor intr-un mediu concurential.

Cel de al doilea plan, urmareste dezvoltarea de aplicatii informatice de gestiune economica la nivel de activitate sau grup de activitati in cadrul societatii comerciale. Implementarea aestora a dus la aparitia conceptului de sistem sau subsistem informatic pentru management. Folosind principiile teoriei sistemelelor, prin el se intelege acea componenta a unui sistem informational in care procedurile informationale si prelucrarile sunt preponderent automatizate ele fiind destinate asigurarii unei calitati sporita a actului decizional. Deoarece obiectivul fundamental al oricarui subsistem informatic consta in informarea prompta si cu o rigurozitate ridicata a factorilor de decizie, in litratura de specialitate se utilizeaza conceptul de subsistem informatic pentru management.

Daca un subsistem informatic cuprinde, la randul sau o sarie de aplicatii distincte dar intercorelate, el poate fi privit ca un sistem in raport cu subsistemele informatice pe care le contine.

Dupa cum se cunoaste, conceptele metodologice de realizare a subsistemelor informatice au suferit o serie de modificari in timp si de cresterea performantelor sistemelor de calcul.

Astfel, caracteristica principala a subsistemelor informatice din perioada anilor 1965-1980, a fost organizarea informatiilor sau datelor sub forma de fisiere de date. Acestea sunt definite ca fiind un ansamblu de date omogene din punct de vedere al semnificatiei lor si a cerintelor de prelucrare. In perioada amintita, aceste fisiere se constituiau, de regula la nivelul activitatilor sconomice.

Software-ul aolicativ corespunzator acestor aplicatii a fost dezvoltat, imdeosebi ion prima etapa, sub limbajele ALGOR,FORTRAN sau PL/I, iar in a doua etape, sub limbajul COBOL(orientat pe probleme economice).

Cea de-a doua perioada (dupa 1980) se caracterizeaza prin satisfacerea necesitatilor cerute de viziunea integratoare care trebuie avuta asupra activitatii unei firme. In acest sens, au inceput sa se dezvolte subsisteme informatice ce functioneaza pe principiul bazelor de date si carora le sunt asociate sisteme de gestiune specifice. O baza de date, impreuna cu sistemul de gestiune asociat ei defineste conceptul de banca de date.

Folosirea bazelor de date printr-un software corespunzator a inceput sub calculatoarele din generatiie III si IV si in utimul timp sub microcalculatoarele cu procesoare de 8 si 16 biti.

SGBD-urile cu performante deosebite folosite pe plan mondial si national sunt:

SGBD din familia dBASE cu variantele:

dBASE II, III PLUS,

dBASE IV (cu procedura Run Time)

SGBD PARADOX

SGBD din familia FOX cu variantele:

FoxBaze

FoxBase+

FoxProLan(1.0 -2.6)

SGBD INFORMATICS

SGBD PROGRES etc.

SGBD-urile dBAZE, PARADOX, FOX permit exploaterea lor sub sistemele de operare CP/M, MS-DOS, NOVELL si WINDOWS in regim de lucru local sau multiuser. Primele doua sisteme de operare permeit o exploatare a acestor produse soft de baza in regim local. Sistemele NOVELL si WINDOWS permit atat regimul de lucru local (cu sau fara retea) cat si regimul de lucru multiuser(dBASE IV, PARADOX, FoxPro etc.).SGBD-ul INFORMATICS lucreaza sub sistemul de operare UNIX care prezinta facilitatiti suplimentare in ceea ce priveste partajarea accesului la bazele de date, protectia acestora cat si protejarea si viteza de lucru a produselor soft de aplicatii.

De regula, intre SGBD dBASE, PARADOX, FOX si INFORMATICS pe de-o parte si PROGRES pe de alta parte nu exista comapatibilitate. Ea se poate totusi realiza in conditiile utilizarii unor microcalculatoare mai puternice de tip RISC pe care se poate genera versiunea 4000 a sistemului de operare NOVELL.