Modalitati de training al angajatilor si utilizarii eficiente a comunicarii interne

Modalitati de training al angajatilor si utilizarii eficiente a comunicarii interne

Coordonarea este unirea eforturilor in toate directiile necesare. Pentru coordonare sunt necesare obiective clare si cuantificabile pentru a aloca resursele necesare. Coordonarea specialistilor in cadrul organizatiei presupune realizarea unui training adecvat si a unei comunicari interne eficiente. Comunicarea inseamna informatie iar informatia inseamna fortǎ. Angajatii se asteapta ca firma sa cunoasca si sa comunice obiectivele echipei, oferindu-le cat mai multe informatii despre evenimentele care au loc in structura organizatiei. Acestia trebuiesc a fi pregatiti in primul rand la locul de munca asupra modului de abordare al clientului, asupra mijloacelor de comunicare in cadrul unei vizite efectuate la clientii firmei, etc.

Un personal calificat si instruit poate face diferenta dintre succes si rutina intr-o organizatie. Cei care vor succesul apeleaza intotdeauna la training.

Destul de multe firme, indeosebi cele slab capitalizate sau axate numai pe anumite segmente ale activitatii au obtinut profituri scazute din cauza lipsei de eficienta in randul angajatilor sau a experientei insuficiente a acestora. Dimpotriva, firmele puternic capitalizate si care dispun de fonduri suficient de mari pentru pregatirea personalului si-au crescut considerabil profitul si au inregistrat o mai buna organizare a angajatilor numai in urma unui proces riguros de evaluare a acestora si aplicarea unei politici de promovare a personalului pe criterii de competente in pozitii manageriale, care aveau cunostintele si abilitatile necesare coordonarii activitatii din domeniul de activitate specific firmei.

In Romania importanta trainingului a fost inteleasa mai greu si s-au pierdut niste ani numerosi. Acum se recupereaza decalajul fata de firmele din Europa. Dar costurile sunt pe masura. Dupa ce au pierdut timp pretios datorita in principal costurilor aferente unui training de calitate atat la locul de munca, in centre de perfectionare proprii sau apartinand altor institutii specializate din tara si din strainatate, firmele din Romania au descoperit in training o modalitate de a imbunatati substantial cunostintele angajatilor in atingerea tintelor si de avea si cresteri puternice de productivitate si implicit de profitabilitate ca mijloc de utilizare eficientǎ a finantelor firmei.

In prezent marimea pietei este greu de determinat datoritǎ criteriilor diferite dupa care s-au facut evaluarile, dar si faptul ca multe companii nu si-au evidentiat foarte clar activitatile de training. Intrarea pe piata a unor companii de nivel international are efecte in momentul de fata asupra disparitiei multora din actualii jucatori, incapabili sa ofere programele de instruire bune si traineri bine pregatiti.

Firmele romȃnesti constientizeaza tot mai mult importanta unor astfel de programe de instruire, cererea este tot mai mare, dar si asteptarile. Firmele vor ca in schimbul unor preturi destul de ridicate sa primeasca cursuri de pregatire eficiente, care sa aduca apoi un plus de valoare pentru firma.

In ultimii ani s-a observat o sporire a presiunii pentru atragerea candidatilor cu specializari si competente compatibile cu cerintele Uniunii Europene. Este evidenta necesitatea dezvoltarii competentelor la nivelul fortei de munca pentru a imbina mai multe specializari sau pentru a acoperi zona de suprapunere a unor departamente. Intrarea pe piata a tot mai multe firme straine a crescut numarul solicitarilor pentru posturile aferente functiilor la nivel inalt.

Firmele romȃnesti au reusit in scurt timp sa evolueze de la simpla administrare de personal la stabilirea unor politici riguroase de recrutare a personalului in functie de criterii bine stabilite situate la nivel european. Sunt firme cu capital strain in Romania care practicǎ recrutarea de personal in anumite spatii care nu au nimic in comun cu activitatea firmei. Spre exemplu se inchiriaza o salǎ de dimensiuni reduse in cadrul unui hotel renumit care dispune de sali de conferintǎ si primul contact cu potentialul angajat are loc in cadrul unui asemenea loc de o calitate deosebita din punct de vedere al conditiilor ambientale. Abordarea are un impact pshihologic deosebit similar cu conditiile de stres in care viitorul angajat isi va desfasura activitatea. Nu multe persoane sunt obisnuite cu ambientul marilor companii care dispun de sali de conferinta unde au loc prezentari efectuate chiar de catre sefi de guverne ale unor state.

A te concentra la dialogul organizat de o anumitǎ firmǎ de prestigiu in aceste conditii reprezinta si un test care poate fi ratat daca efortul emotional il depaseste pe cel al prezentarii activitatii tale profesionale, al aportului adus de propria persoana in anii anteriori la imbunatatirea muncii si a modului in care esti pregatit sa lucrezi in echipa pentru a obtine performantele dorite de firmǎ. In cele din urmǎ toate activitǎtile sunt trecute prin filtrul obiectivelor si sarcinilor finantelor firmei.

Acesta reprezinta un simplu exercitiu de comunicare internǎ cu potentialii colegi. Toate firmele comerciale isi propun, sa atraga personal bine pregatit din cel existent la alte firme comerciale dar acestea nu se limiteaza numai la astfel de actiuni Trainingul continua in cadrul noii organizatii si imbraca diveresele forme ale acestuia, incluzand perfectionari pe anumite segmente ale activitatii, modalitati de crestere a vanzarilor, standardizari ale produselor si serviciilor oferite clientilor, in final obtinerea de performanta in gestionarea finantelor. In aceste conditii trainingul, desi costisitor este o alternativa sigura pentru implementarea celor mai noi tehnici de vanzari in cadrul firmei, utilizarii cu succes al canalelor alternative de distributie a produselor si realizarii unei activitati profitabile. Chiar daca trainingul este adresat tuturor activitatilor unei firme, exista insa unele domenii vizate cu prioritate atat pentru coordonatori cat si pentru angajati. Acestea se refera indeosebi la activitatile operationale, cunoasterea obiectivelor performantei, vanzarilor, alocarea timpului, orientarea spre obtinerea de performantta. modalitati de abordare si atigere a tintelor pe segmente de clienti, etc.

La nivelul firmei orientarea trainingului in momentul actual este spre  abilitatile de project manager si leadership.

Multe firme apeleaza la training care este implementat numai de catre o anumitǎ firma specializatǎ sau de catre un grup restrans de firme dar care ofera intreaga gama de solutii pentru diferitele activitati. De cele mai multe ori dispun de un personal bine specializat insa comunicarea lasa foarte mult de dorit. Nu putine sunt cazurile in care caracterul interactiv lipseste iar cursurile capata un caracter stereotip cu solutii standard, precise si cu un pronuntat suport teoretic de cele mai multe ori solutiile aduse din occident neavand posibilitatea de a fi adaptate specificitǎtilor locale. Desigur ele constituie un cȃstig in dezvoltarea cunostintelor angajatilor dar nu au aplicabilitate, cel putin in etapa actuala in practica de zi cu zi.

In cazul marilor firme cu numar mare de angajati sau cu retea de subsidiare puternic dezvoltata, e-learning-ul este solutia de training cea mai potrivita. Firmele comerciale doresc sa implementeze aceleasi standarde la nivel national, in conditiile optimizarii costurilor de formare profesionala.

Instruirea angajatilor se face, de regula, fara a fi nevoie ca acestia sa fie scosi din activitatile curente. Multe din traininguri se organizeaza la sediul companiei-client, dupa orele de program.

In alte cazuri trainingul se organizeaza in activitatile de team building, ocazie pentru angajati de a se cunoaste mai bine intre ei si a-si exprima mai relaxat opiniile decat in mediul de lucru de zi cu zi.

Un program de training, chiar si atunci cand nu este vorba de un MBA, este mare. Stabilirea unei valori depinde de multi factori: tipul trainingului, locatie, numar de participanti, durata, reputatia companiei, numarul si experienta trainerilor, calitatea tehnologiei si a metodologiei folosite in implementarea proiectului, ctc.

Cererea tot mai mare de programe si costurile de pregatire a personalului ce vor fi puse la dispozitie de catre Uniunea Europeana in urmatorii 2-3 ani pana la un nivel de peste 3 miliarde de euro, au ca principala destinatie cunoasterea si aplicarea programelor de dezvoltare a resurselor umane dar si al altor activitati esentiale pentru firme precum cunoa;terea riscurilor, managementelor vanzarilor, managementul stabilirii clientilor tintǎ,etc.

Beneficiile generate de parcurgerea programelor de training se pot concretiza in:

Practici manageriale imbunatatite.

Reducerea erorilor operationale.

Scaderea numarului de reclamatii din partea clientilor.

Cresterea productivitatii muncii angajatilor si imunatatirea performantelor organizatiei printr-o mai bunǎ utilizare a finan'elor firmei.

Atingerea tintelor de vanzari pentru fiecare produs sau serviciu sau produse apartinand societatilor din cadrul organiza'ei nationale sau internationale.

Cresterea satisfactiei pentru munca depusa.

Comunicarea interna reprezinta in cadrul unei firme procesul prin care are loc schimbul de informatii intre membrii organizatiei astfel incat sa fie protejate procesele care se desfasoara in firmǎ dar si ca acestea sa fie standardizate si universal aplicabile, indeosebi in cadrul firmelor care dispun de o retea de subsidiare bine dezvoltatǎ. Comunicarea interna devine o componenta din ce in ce mai necesara avand in vedere ca in prezent clientul poate fi servit on line de catre orice subsidiarǎ a firmei. Clientul cunoaste de cele mai multe ori modul de rezolvare al solicitarii sale iar o schimbare in fluxul cunoscut al procesului operational nu poate aduce beneficii de imagine firmei. In plus se pierd resurse importante de timp si de personal cu explicatii ce pot fi usor inlaturate printr-o buna comunicare interna. De multe ori un caz deja inregistrat in care se actioneaza diferit fata de standardul stabilit este bine sa fie popularizat prin e-mail catre toate unitatile firmei, fara exemplificarea subsidiarelor la care s-a produs evenimentul. Este o modalitate de comunicare interna deosebit de eficienta si cu rezultate imediate.

Comunicarea interna urmareste realizarea unei bune receptii a solicitarii clientului, o intelegere corecta, promptitudine in rezolvarea unei probleme reale, reactie rapida, etc. prin care firma urmareste sa-si consolideze brandul si sa-si dovedeasca capabilitatea de adaptare la diversitatea de actiuni intreprinse in scopul satisfacerii cerintelor clientilor si obtinerii performantei scontate.

Raportarile periodice reprezinta o alta componenta a comunicarii interne iar termenele de raportare sunt stabilite de fiecare firmǎ (zilnic, saptamanal, lunar, trimestrial, anual). Rolul specialistilor in finantele firmei este de a dezvolta acest sistem de raportari financiare necesare conducerii cu succes a afacerii. Managementul general si finantele firmei au ca scop principal obtinerea de profit si de aceea trebuie cunoscute si intelese toate coordonatele generale ale rolului performantei in activitatea firmei.

Sistemul de raportari in domeniul finantelor cuprinde doua mari componente: analize economice si diagnosticul financiar al activitatilor firmei, planificarea financiarǎ si bugetele organizatiei. Analizele economice si diagnosticul financiar al firmei realizat cu ajutorul rapoartelor se realizeza prin prisma relatiei dintre rezultatele obtinute si resursele consumate intr-o perioada anterioara predeterminata.

Pe baza analizelor se determinǎ punctele tari si punctele slabe din activitatea organizatiei. De exemplu, pentru analiza vanzarilor firmei se pot elabora rapoarte periodice privind evolutia si structura vanzarilor pe categorii de produse si servicii, pe canale de distributie, pe puncte de desfacere, pe categorii de clienti etc.

Suplimentar, pentru analiza eficientei vanzarilor vor fi evaluate politicile in domeniul finantelor firmei care au determinat aceste performante si anume: preturile si tarifele practicate, discount-urile acordate, termenele de incasare stabilite, etc.

In concluzie, comunicarea interna are un rol deosebit de complex in activitatea unei firme, astfel incat imbunatatirea performantei finantelor firmei sa se realizeze pe baza analizei diagnostic a indicatorilor economico-financiari, ca sinteza a rezultatelor obtinute. Premisele de baza pentru dezvoltarea cu succes a sistemului de raportari sunt de natura unui management performant prin precizarea tipurilor de rapoarte, de natura tehnicǎ - programe informatice si de naturǎ financiarǎ prin comunicare interdepartamentala.