AUDITUL IN SISTEME DE MANAGEMENT DE MEDIU

UNIVERSITATEA "AUREL VLAICU" DIN ARAD

Facultatea de Inginerie Alimentara si Protectia Mediului

Master : IAMI

AUDITUL IN SISTEME DE MANAGEMENT DE MEDIU

Controlul efectiv al poluarii nu se poate realiza exclusiv pe solutii tehnologice, ci trebuie abordat in baza unui sistem de management de mediu, integrat managementului general al intreprinderii.

Sistemul de Management de Mediu (SMM) este definit ca fiind o "componenta a sistemului general de management ce include structura organizatorica, activitatile de planificare, responsabilitatile, practicile, procedurile, procesele si resursele pentru elaborarea, implementarea,

realizarea, revizuirea si mentinerea politicii de mediu".

Un Sistem de Management de Mediu are ca obiectiv principal sa ajute o companie in:

. identificarea si controlul aspectelor de mediu, a impacturilor si riscurilor relevante din companie;

. satisfacerea politicii de mediu a obiectivelor si tintelor, inclusiv conformarea cu legislatia de mediu;

. definirea unui set de principii de baza care sa orienteze activitatile viitoare vizand responsabilitatile de mediu;

. stabilirea unor cresteri ale performantei de mediu a companiei, pe baza unui bilant costuri-beneficii;

. determinarea resurselor necesare pentru atingerea obiectivelor;

. definirea responsabilitatilor, autoritatii si a procedurilor care sa asigure implicarea fiecarui angajat al companiei, in reducerea impactului negativ asupra mediului;

. realizarea unui sistem eficient de comunicare in interiorul companiei si asigurarea unei instruiri a personalului.

Analiza efectuata de conducere

Pentru a sustine imbunatatirea continua, adaptarea si eficienta sistemului de management de mediu si prin aceasta, a performantei de mediu, se recomanda conducerii organizatiei sa analizeze si sa evalueze sistemul de management de mediu la intervale stabilite. Se recomanda ca domeniul acestei analize sa fie cuprinzator, desi nu este necesar ca toate elementele sistemului sa fie analizate in acelasi timp, procesul de analiza putandu-se desfasura intr-o anumita perioada de timp.

Principii de auditare

Auditarea se caracterizeaza prin faptul ca se bazeaza pe un numar de principii. Acestea fac din audit un instrument eficace si de incredere in sustinerea politicilor si controalelor managementului care furnizeaza informatii pe baza carora o organizatie poate actiona pentru a-si imbunatati performanta.

Principiile urmatoare se refera la insasi auditorii:

. Comportament etic - baza profesionalismului Increderea, integritatea, confidentialitatea si discretia sunt esentiale pentru auditare.

. Prezentare corecta - obligatia de raporta adevarul si cu acuratete

Constatarile auditului, concluziile auditului si raportul de audit reflecta cu fidelitate si acuratete activitatile de audit. Obstacolele semnificative intalnite pe parcursul auditului si opiniile divergente si nerezolvate intre echipa de audit si auditat sunt raportate.

. Responsabilitatea profesionala - aplicarea perseverentei si a judecatii in auditare

Atitudinea profesionala practicata de auditori este in concordanta cu importanta sarcinii pe care o efectueaza si cu increderea acordata de catre clientii auditului si de alte parti interesate. O conditie prealabila importanta este sa aiba competenta necesara.

Urmatoarele principii de auditare se refera la procesul de audit. Un audit este prin definitie independent si sistematic iar aceste caracteristici sunt strans legate de urmatoarele principii de auditare:

. Independenta - baza pentru impartialitatea si obiectivitatea concluziilor auditului

Auditorii sunt independenti de activitatea pe care o auditeaza si sunt liberi de orice influente si conflicte de interese. Auditorii mentin o gandire obiectiva pe intreg parcursul unui proces de audit pentru a se asigura ca se bazeaza numai pe dovezi in stabilirea constatarilor si a concluziilor auditului.

. Utilizarea dovezilor - baza rationala pentru a ajunge la concluzii de incredere si reproductibile intr-un proces sistematic de audit.

Dovada auditului este verificabila. Se bazeaza pe esantioane ale informatiei disponibile, din moment ce auditul este efectuat intr-o perioada finita de timp si cu resurse limitate. Utilizarea corespunzatoare a esantionarii este strans legata de increderea care poate fi plasata in concluziile auditului.

Evaluarea ciclului de viata

Cresterea constientizarii asupra importantei protectiei mediului si a impacturilor posibile asociate produselor fabricate si consumate, a marit interesul pentru dezvoltarea metodelor pentru o mai buna intelegere si reducere a acestor impacturi. Una dintre tehnicile dezvoltate in acest scop

este Evaluarea Ciclului de Viata (ECV).

EVC este o tehnica pentru evaluarea aspectelor de mediu si a impacturilor potentiale asociate unui produs, prin:

. realizarea unui inventar pentru elementele relevante de intrare si iesire ale unui sistem-produs;

. evaluarea impacturilor potentiale de mediu asociate acelor intrari si iesiri;

. interpretarea rezultatelor analizei inventarului si a fazelor de evaluare a impacturilor in relatie cu obiectivele studiate.

ECV studiaza aspectele de mediu si impacturile potentiale pe durata ciclului de viata al produsului, de la achizitia materiilor prime, continuand cu productia, utilizarea si postutilizarea. Categoriile generale ale impacturilor de mediu care este necesar sa fie luate in considerare includ utilizarea resurselor, sanatatea umana si consecintele ecologice.

ECV poate ajuta la:

. identificarea oportunitatilor de imbunatatire a aspectelor de mediu generate de produse in diferite puncte din ciclul lor de viata;

. luarea deciziilor in industrie, organizatii guvernamentale si neguvernamentale (de exemplu, planificarea strategica, stabilirea prioritatilor, proiectarea sau reproiectarea produselor sau a

proceselor);

. selectarea indicatorilor relevanti ai performantei de mediu, inclusiv a tehnicilor de masurare; si

. marketing (de exemplu, declaratii de mediu, schema de ecoetichetare sau declaratia de mediu pentru produs).

Limitele sistemului

Limitele sistemului determina care dintre unitatile de proces trebuie incluse in ECV.

Mai multi factori determina limitele sistemului, inclusiv aplicarea intentionata a studiului, ipotezele facute, criteriile eliminatorii, constrangerile determinate de costuri si date si auditoriul tinta.

Selectia intrarilor si iesirilor, nivelul de agregare in cadrul unei categorii de date si modelarea sistemului trebuie sa fie consecvente cu scopul studiului. Sistemul trebuie modelat astfel incat intrarile si iesirile la limitele sale sa fie fluxuri elementare.

Criteriile utilizate in stabilirea limitelor sistemului trebuie identificate si justificate in domeniul de aplicare al studiului. Studiile ECV utilizate pentru a face o declaratie comparativa, care este prezentata publicului, trebuie sa realizeze o analiza a fluxurilor materiale si energetice pentru a determina includerea acestora in domeniul de aplicare al studiului.

Cerinte referitoare la calitatea datelor

Cerintele referitoare la calitatea datelor specifica in termeni generali caracteristicile datelor de care este nevoie pentru studii. Cerintele referitoare la calitatea datelor trebuie sa fie definite pentru a permite ca scopul si domeniul de aplicare al studiului ECV sa fie indeplinite. Cerintele privind calitatea datelor trebuie sa se refere la:

. acoperirea in timp;

. acoperirea geografica;

. acoperirea tehnologica;

. exactitatea, caracterul complet si reprezentativitatea datelor;

. consecventa si reproductibilitatea metodelor utilizate pe durata ECV;

. sursele datelor si reprezentativitatea lor;

. incertitudinea informatiilor.

Atunci cand un studiu este utilizat pentru a sustine o declaratie comparativa care este prezentata publicului, trebuie sa se faca referire la cerintele privind calitatea datelor mentionate mai sus.

Descrierea generala a inventarului ciclului de viata

Analiza inventarului implica proceduri pentru colectarea si calculul datelor, pentru cuantificarea intrarilor si iesirilor relevante ale unui sistemprodus.

Aceste intrari si iesiri pot include utilizarea resurselor si evacuarile in aer, apa si sol asociate sistemului. Interpretarile care pot rezulta din aceste date, depind de scopurile si domeniul de aplicare al ECV. De asemenea, aceste date constituie intrarea pentru evaluarea impactului ciclului de viata.

Procesul de conducere a analizei inventarului este iterativ. Pe masura ce datele sunt colectate si se cunoaste mai mult despre sistem, pot fi identificate cerinte de date noi sau limitari care cer modificarea procedurilor de colectare a datelor astfel incat scopurile studiului sa fie indeplinite.

Uneori, pot fi identificate probleme care impun revizuirea scopului sau a domeniului de aplicare al studiului.

Evaluarea impactului ciclului de viata

Faza evaluarii impactului ciclului de viata are ca scop sa evalueze semnificatia impacturilor potentiale de mediu utilizand rezultatele analizei inventarului ciclului de viata. In general, acest proces implica asocierea datelor inventarului cu impacturile de mediu specifice si incercarea de a

intelege impacturile acestora. Nivelul de detaliere, alegerea impacturilor evaluate si metodologiile utilizate depind de scopul si domeniul de aplicare al studiului.

Aceasta evaluare poate include procesul iterativ al analizei scopului si domeniului de aplicare al studiului ECV pentru a determina cand au fost atinse obiectivele studiului sau pentru a modifica scopul si domeniul de aplicare daca evaluarea arata ca acestea nu pot fi realizate.

Faza de evaluare a impactului poate include printre altele elemente cum ar fi:

. impartirea datelor inventarului pe categorii de impact (clasificare);

. modelarea datelor inventarului in interiorul categoriilor de impact (caracterizare);

. agregarea posibila a rezultatelor in cazuri foarte specifice si numai cand este semnificativ (ponderare).

Interpretarea ciclului de viata

Interpretarea reprezinta faza ECV in care constatarile din analiza inventarului si din evaluarea impactului sunt combinate impreuna. In cazul studiilor inventarului ciclului de viata, pentru a ajunge la concluzii si recomandari, se pot folosi numai constatarile analizei inventarului, in

functie de scopul definit si domeniu.

Constatarile acestei interpretari pot lua forma unor concluzii si recomandari pentru cei care iau decizii, in conformitate cu scopul si domeniul de aplicare al studiului.

Faza de interpretare poate implica atat procesul iterativ de analiza si revizuire a domeniului de aplicare al ECV, cat si natura si calitatea datelor colectate, in conformitate cu scopul si domeniul studiului.

Constatarile fazei de interpretare ar trebui sa reflecte rezultatele oricarei analize de senzitivitate care este efectuata. Desi deciziile si actiunile ulterioare pot introduce implicatii de mediu identificate in constatarile interpretarii, acestea se afla in afara domeniului de aplicare al studiului ECV, in timp ce alti factori, cum sunt performanta tehnica, aspectele economice si sociale sunt luati in considerare.

Colectare date

Procedurile utilizate pentru colectarea datelor variaza in functie de fiecare unitate de proces din diferitele sisteme modelate printr-un studiu ECV.

Procedurile pot varia datorita componentei echipei si calificarii participantilor la studiu si a necesitatii de a satisface atat cerintele de proprietate, cat si de confidentialitate. Astfel de proceduri si motive trebuie argumentate. Colectarea datelor impune o cunoastere profunda a fiecarei unitati de

proces. Pentru a evita numararea dubla sau omisiunile trebuie inregistrata descrierea fiecarei unitati de proces. Aceasta presupune descrierea cantitativa si calitativa a intrarilor si iesirilor necesare stabilirii punctelor de incepere si terminare ale unui proces si functia fiecarei unitati de proces.

Atunci cand unitatea de proces are intrari multiple, (de exemplu, mai multi efluenti intr-o statie de tratare a apei) sau iesiri multiple, datele relevante pentru procedurile de alocare trebuie documentate si raportate. Intrarile si iesirile de energie trebuie cuantificate in unitati de energie. Acolo unde este cazul trebuie sa se inregistreze masa sau volumul de combustibil.

Atunci cand datele sunt colectate din literatura de specialitate trebuie mentionata sursa utilizata. Pentru datele colectate din literatura, care sunt importante pentru concluziile studiului, trebuie sa se mentioneze referintele bibliografice care furnizeaza detalii despre procesul important de colectare a

datelor, data cand au fost colectate, precum si despre alti indicatori de calitate ai datelor. Daca aceste date nu respecta cerintele initiale de calitate, acest lucru trebuie precizat.

Validare date

O verificare a validitatii datelor trebuie efectuata in timpul procesului de colectare a datelor. Validarea poate presupune de exemplu, stabilirea bilanturilor de masa, de energie si/sau analize comparative ale

factorilor de emisie. Abaterile evidente ale datelor, care apar in urma acestor proceduri de validare necesita alte valori ale datelor, care sa fie in concordanta cu cerintele de calitate.

Pentru fiecare categorie de date si pentru fiecare loc analizat unde se constata lipsa datelor, tratarea datelor care lipsesc poate conduce la:

. o valoare "diferita de zero" care este justificata;

. o valoare "zero" daca aceasta este justificata; sau

. o valoare calculata pe baza valorilor raportate din unitatile de proces care utilizeaza tehnologie similara.

Concluzii

Conturarea concluziilor studiilor trebuie sa se faca intr-un mod interactiv cu alte elemente din faza de interpretare a ciclului de viata.

O secventa logica a procesului este urmatoarea:

a) Identificarea problemelor semnificative.

b) Evaluarea metodologiei si a rezultatelor pentru completitudine, sensibilitate si consecventa.

c) Pregatirea concluziilor preliminare si verificarea, daca acestea sunt consecvente cu cerintele scopului si domeniului de aplicare, inclusiv, in mod special, cerintele de calitate a datelor, prezumtiile predefinite si valorile, si cerintele orientate pe aplicare.

d) Daca concluziile sunt consecvente, raportul ca intreg al concluziilor.

Altfel se impune intoarcerea la fazele anterioare a), b) sau c), dupa cum este cazul.

Recomandari

Ori de cate ori este relevant scopului si domeniului studiului, recomandari specifice ar trebui justificate celor care iau decizii.

Recomandarile trebuie sa se bazeze pe concluziile finale ale studiului si trebuie sa reflecte consecventa logica si rezonabila a concluziilor.

Raportarea

Raportul trebuie sa ofere apreciere completa si impartiala a studiului, asa cum este detaliat in ISO 14040. La raportarea fazei de interpretare, transparenta totala in termeni de valori alese, judecati rationale si facute de experti trebuie sa fie observate in mod strict.

Standardul are si o anexa cu prezentarea unui exemplu de interpretare a "Ciclului de Viata".

Sunt prezentate proceduri de intocmire a unor tabele/matrici de repartitie, pentru diferite procese:

. a intrarilor;

. a iesirilor;

. a domeniilor;

. a rezultatelor inventarului.

Indicatori de stare a mediului

Dezvoltarea si aplicarea ICM este frecvent functia agentiilor locale, regionale, nationale sau internationale, guvernamentale, organizatiilor neguvernamentale si institutiilor stiintifice si de cercetare. Pentru scopuri, cum sunt investigatiile stiintifice: standardele si regulamentele de mediu sau comunicarea cu opinia publica aceste agentii, organizatii si institutii pot strange date si informatii despre:

. proprietatile si calitatea principalelor cursuri de apa;

. calitatea regionala a aerului;

. speciile aflate in pericol;

. cantitatile sau calitatea resurselor;

. temperaturile oceanelor;

. concentratiile de contaminanti din tesuturile organismelor vii;

. distrugerea ozonului;

. modificarea globala a climei;

. si multi alti parametri.

Unele dintre aceste informatii pot fi sub forma ICM care pot fi utili unei organizatii in conducerea aspectelor sale de mediu sau indicarea problemelor specifice pe care o organizatie trebuie sa le ia in considerare la implementarea EPM.

Unele organizatii pot identifica o relatie intre activitatile lor si conditiile anumitor componenti ai mediului si pot alege sa-si stabileasca proprii ICM ca un ajutor in evaluarea performantei lor de mediu

corespunzator capacitatilor, intereselor si necesitatilor.

Raportul de mediu

Scopul raportului de mediu este sa informeze publicul si alte parti interesate din exterior despre impactul asupra mediului si performanta de mediu a organizatiei, precum si despre imbunatatirea continua a performantei de mediu. Raportul de mediu este totodata si un mijloc de a raspunde ingrijorarilor partilor interesate, si considerate importante pentru organizatie. Informatiile de mediu trebuie prezentate intr-o maniera clara si coerenta, in forma tiparita, pentru cei care nu au alte mijloace de a le obtine. Dupa prima inregistrare si la fiecare trei ani, organizatia trebuie sa puna la dispozitie informatii detaliate, intr-o forma tiparita unica.

Dupa prima inregistrare, organizatia furnizeaza informatii de mediu, luand in considerare criteriile din raportul de mediu si care trebuie validat de catre verificatorul de mediu. Dupa validare, informatiile sunt transmise Comitetului consultativ EMAS si sunt puse la dispozitie publicului.

Raportul de mediu este un instrument de comunicare si dialog cu publicul si cu alte parti interesate din exterior, referitor la performanta de mediu. La elaborarea si redactarea raportului de mediu organizatia trebuie sa tina seama de necesitatile de informare a publicului si a altor parti interesate din exterior.

Cerintele minime pentru aceste informatii sunt:

a) descrierea clara si univoca a organizatiei care se inregistreaza in cadrul EMAS si un sumar al activitatilor, produselor si serviciilor sale, precum si un sumar al relatiilor cu organizatia-mama (acolo

unde este cazul);

b) prezentarea politicii de mediu si descrierea succinta a sistemului de management de mediu al organizatiei;

c) descrierea tuturor aspectelor de mediu semnificative, directe si indirecte, din care rezulta un impact semnificativ asupra mediului, precum si explicarea naturii impactului in raport cu aceste aspecte;

d) descrierea obiectivelor generale si a tintelor in raport cu aspectele de mediu semnificative si impactul de mediu;

e) sinteza datelor existente despre performanta organizatiei in raport cu obiectivele generale si tintele, precum si cu impactul semnificativ asupra mediului. Sinteza poate include valori ale emisiilor de poluanti, producerii de deseuri, consumului de materie prima, consumului de energie si apa, nivelurilor de zgomot si alte aspecte relevante. Datele trebuie sa permita compararea anuala pentru a evalua evolutia performantei de mediu a organizatiei;

f) prezentarea factorilor privind performanta de mediu, inclusiv performanta fata de respectarea prevederilor legale, precum si performanta in raport cu impactul semnificativ asupra mediului;

g) mentionarea numelui si numarului de acreditare ale verificatorului de mediu si data validarii.

Supravegherea verificatorilor de mediu

a. Supravegherea verificatorilor de mediu efectuata de organismul care a acordat acreditarea.

Verificatorul de mediu informeaza imediat organismul de acreditare despre orice schimbare care are influenta asupra acreditarii sau domeniului de acreditare. Se instituie modalitati de supraveghere, la intervale regulate, dar nu mai mari de 24 de luni, pentru asigurarea respectarii continue a cerintelor de acreditare ale verificatorului de mediu si pentru a se monitoriza calitatea verificarilor efectuate. Supravegherea consta in audituri administrative, audieri la nivelul organizatiilor, chestionare, evaluari ale rapoartelor de mediu aferente organizatiilor, validate de verificatorii de mediu, si ale rapoartelor de verificare elaborate de verificatori. Supravegherea trebuie sa fie in concordanta cu activitatea desfasurata de verificatorul de mediu.

Decizia organismului de acreditare de a suspenda sau retrage acreditarea sau de a restrange domeniul de acreditare se ia numai dupa ce verificatorul de mediu este audiat.

b. Supravegherea verificatorilor de mediu acreditati intr-un stat membru care desfasoara activitati de verificare pe teritoriul Romaniei. Inainte de a desfasura activitati de verificare pe teritoriul Romaniei, verificatorii de mediu acreditati intr-un stat membru sau intr-un stat cu legislatia armonizata cu legislatia Uniunii Europene notifica, cu cel putin patru saptamani inainte, organismul de acreditare din Romania, privind:

. detaliile de acreditare, competenta si componenta echipei, dupa caz;

. locul si perioada de desfasurare a verificarii, adresa si coordonatele organizatiei, masurile luate pentru solutionarea problemelor legate de aspectele legale si de limba, dupa caz.

Organismul de acreditare are dreptul sa ceara orice clarificari suplimentare privind aspectele sus-mentionate. Aceasta notificare este comunicata inaintea fiecarei verificari. Organismul de acreditare nu solicita alte conditii care sa aduca atingere dreptului verificatorului de mediu de a presta servicii intr-un alt stat decat cel in care i s-a acordat acreditarea. In special, nu se aplica tarife discriminatorii de notificare. Organismul de acreditare nu trebuie sa foloseasca procedura de notificare pentru a intarzia sosirea verificatorului de mediu. Orice dificultate survenita in supravegherea verificatorului de mediu, la data comunicata, trebuie justificata in mod corespunzator. Daca survin costuri suplimentare de supraveghere, organismul de acreditare are dreptul sa perceapa tarifele corespunzatoare pentru acestea.

Daca organismul de acreditare care supravegheaza activitatea verificatorului de mediu nu este satisfacut de activitatea acestuia, raportul de supraveghere trebuie sa fie inaintat catre:

. verificatorul de mediu in cauza;

. organismul care i-a acordat acreditarea;

. Comitetul consultativ EMAS; si

. forul organismelor de acreditare, in cazul oricarui litigiu care decurge din aceasta situatie.

Organizatiile nu trebuie sa refuze organismelor de acreditare dreptul de a supraveghea verificatorii de mediu prin evaluarea audierilor in timpul desfasurarii procesului de verificare.

Frecventa verificarilor

In urma consultarii cu organizatia, verificatorul de mediu stabileste un program pentru a se asigura ca toate elementele necesare inregistrarii in cadrul EMAS sunt verificate pe o perioada nu mai mare de 36 de luni. In plus, verificatorul de mediu valideaza, la intervale nu mai mari de 12 luni, orice informatii actualizate din raportul de mediu. Abaterile de la frecventa de efectuare a actualizarilor sunt permise in conditiile prevazute in ghidul elaborat de Comisia consultativa EMAS.

Bibliografie:

1. ROJANSCHI - Evaluarea impactului ecologic si auditul de mediu notite de curs