Depozitarea si stocarea marfurilor

DEPOZITAREA SI STOCAREA MARFURILOR

REZUMAT

Depozitarea poate fi vazuta si ca o problema decizionala a afacerii proprii sau straine. Daca se va apela la un depozit propriu sau la unul strain, intreprinderea va evalua capacitatea calitativa si cantitativa a depozitelor, dupa criteriile de incarcare a costurilor. Din punctul de vedere al marketingului si al distributiei - ca un element esential de achizitie in profilarea concurentei - este necesar sa se respecte conditiile de livrare pentru intermediarii de desfacere si pentru beneficiarii finali. In multe piete, conditiile de livrare dau tonul pentru incheieri de contracte.

Nivelul stocurilor influenteaza satisfactia clientului. Problema de baza consta in gasirea unei cai de mijloc; cu alte cuvinte, nici stocuri prea mari, dar nici prea mici. Stocurile exagerat de mari determina costuri de depozitare ridicate si contribuie la uzura morala a produselor aflate in stoc. Stocurile mai mici decat cele necesare conduc la o penurie de produse, la cheltuieli de urgenta pentru expedierea sau producerea marfurilor, ca si la nemultumirea clientilor. In luarea deciziilor legate de stocuri, conducerea firmei trebuie sa puna in balanta costurile (necesare mentinerii unor stocuri mai mari) cu vanzarile si cu profiturile care vor rezulta din aceste stocuri.

Depozitele de produse

Activitatea de concentrare, pastrare, sortare etc. a marfurilor pentru aprovizionarea continua a consumatorilor, are loc in depozite.

In sens larg prin depozit intelegem o unitate comerciala, operativa, subordonata unei verigi economice, in care se realizeaza primirea, acumularea, pastrarea, livrarea produselor.

In sens restrans, din punct de vedere tehnic, depozitul este o incapere, un sistem de incaperi sau alte forme de constructie (soproane, platforme, etc.) dotate cu utilaje si instalatii adecvate efectuarii operatiilor de receptie, pastrare, livrare a produselor.

Functiile depozitului, pot fi rezumate astfel:

concentrarea si acumularea stocurilor de produse;

depozitarea produselor (pastrarea si mentinerea integritatii cantitative si calitative a acestora);

formarea sortimentului comercial prin alegere, sortare pe marimi, calitate, modele, culori, pret etc., corespunzator comenzilor retelei cu amanuntul si a structurii cererii altor consumatori;

controlul calitatii produselor primite si livrate;

efectuarea unor operatii de pregatire a marfurilor pentru productie sau vanzare (preambalare, asamblare, imbuteliere etc.);

gestiunea stocurilor.

Clasificarea depozitelor se poate face dupa criterii care corespund caracteristicilor constructive, operatiilor realizate etc.

Dupa produsele care fac obiectul depozitarii exista:

depozite strict specializate care pastreaza marfuri dintr-un singur sortiment (depozite de cartofi, sare, combustibil etc.);

depozite specializate in care se pastreaza in general o grupa de marfuri (depozite de textile, incaltaminte, confectii, articole de sticlarie etc.);

depozite combinate pentru pastrarea mai multor grupe de marfuri inrudite prin conditiile de pastrare si a obiceiului de cumparare (galanterie si mercerie, sticlarie, portelan, faianta etc.);

depozite universale pentru pastrarea principalelor grupe de marfuri (pot fi alimentare si nealimentare);

depozite mixte in care se pastreaza marfuri alimentare si nealimentare (ele sunt putine la numar, intalnite in localitatile mai mici);

Dupa sistemul constructiv:

depozite deschise, fara acoperis, amenajate sub forma de terenuri pavate, asfaltate, betonate (platforme) pentru produse care nu se degradeaza sub actiunea agentilor atmosferici (unele materiale de constructie, unii combustibili etc.);

depozite semiinchise de tip sopron sau copertina (pentru produse refractare, pentru unele materiale lemnoase etc.);

depozite inchise (terestre, subterane si semisubterane) pentru pastrarea produselor ce trebuie ferite de precipitatii atmosferice, de razele solare, etc. (trebuie sa ofere izolare fata de mediul exterior, sa fie dotate cu instalatii de ventilatie, incalzire, pentru protejarea marfurilor din interior);

Dupa modul de folosire a spatiului:

depozite pe orizontala (suprafata mare);

depozite pe verticala sau pe inaltime (suprafata mica, ofera o mai buna utilizare a spatiului);

Dupa gradul de mecanizare a miscarii marfurilor:

depozite manuale;

depozite cu mica mecanizare;

depozite cu mecanizare complexa;

depozite partial automatizate;

depozite automatizate;

Dupa amplasarea marfurilor si fluxurile de circulatie (Figura nr. 3) :

Figura nr. Tipurile de depozite functie de circulatia marfurilor

P - zona de primire, receptie

E - zona de expeditie (livrari)

L - zona de depozitare a marfurilor cu frecventa lenta la livrare

M - zona de depozitare a marfurilor cu frecventa medie la livrare

I - zona de depozitare a marfurilor cu frecventa inalta la livrare

depozite cu circulatie liniara si marfuri amplasate longitudinal (V₁); se folosesc pentru stocuri cu rulaje medii; ofera posibilitatea efectuarii operatiilor multiple si introducerea, livrarea marfurilor, in depozit, cu aceeasi viteza;

depozite cu circulatie liniara si marfuri amplasate transversal (V₂); sunt folosite pentru marfuri cu frecvente mari la livrare;

depozite cu circulatie in forma de L (V₃); permit depozitari pe durate mari si mici pentru diferite marfuri;

depozite cu circulatie in forma de U (V₄); se folosesc pentru marfuri aprovizionate la intervale mari sau medii;

depozite cu intrare / iesire pe o singura parte (V₅); se folosesc pentru marfuri cu sortimente putine, in general cu frecvente mari la livrare;

depozite cu intrare / iesire pe ambele parti (V₆); permit o mare mobilitate de depozitare si se folosesc pentru grupele de produse cu un sortiment complex.

Dupa modul de depozitare a produselor:

depozite fara palete cu depozitare:

in stiva sau in bloc (cantitati mari in sortiment restrans);

in rafturi sau stelaje (sortiment complex);

depozite cu depozitare paletizata:

in stiva sau in bloc (palete suprapuse);

in mobilier tehnologic (stelaje).

Producatorii, comerciantii angrosisti (si detailisti) trebuie sa acorde o mare atentie dimensionarii depozitelor functie de: natura si cantitatea produselor ce vor fi depozitate; de modul si utilajele cu care se realizeaza manipularea, transportul si depozitarea; functie de frecventa aprovizionarilor si livrarilor de marfuri din depozit etc. Ei pot folosi mai multe criterii de selectie a solutiilor:

criteriul mecanizarii si automatizarii maxime a operatiilor; se tine seama de dotarea cu mijloace performante in domeniu, reducandu-se rolul si aportul factorului uman;

criteriul eficientei maxime; se aplica raportul ; dotarile vor fi astfel alese incat la un pret minim sa se obtina o calitate maxima a aprovizionarii si depozitarii;

criteriul costului minim; se vor utiliza instalatii necostisitoare, dar care sa satisfaca corespunzator desfasurarea aprovizionarii si depozitarii;

criteriul utilizarii maxime a spatiului; se foloseste in cazurile in care spatiul disponibil este limitat.

Exista insa si o serie de restrictii de care trebuie sa se tina cont:

restrictii evidente:

cladirile existente;

finantarea disponibila;

echipamentul existent care trebuie reutilizat;

rata de recuperare a investitiilor etc.

restrictii mai subtile, dar la fel de importante:

preferinta managementului;

obiectiile personalului;

reglementarile guvernamentale(normele de siguranta si sanatate, dispunerea cladirilor, protectia contra incendiilor, spatiile de parcare, accesul stradal etc.)

utilizarile potentiale ale cladirii in viitor; aspectul acesteia;

sugestiile facute de vecini (firme sau persoane fizice) in legatura cu intervalul de timp in care sa se desfasoare activitatea etc.

Daca este proiectat, dimensionat, organizat si condus in mod corespunzator, un depozit poate sa reduca costurile si stocurile necesare, sa creasca profitabilitatea si competitivitatea firmei, sa creasca cota de piata a firmei, sa asigure un nivel superior de servire a clientilor.

Stocurile de marfuri

Stocarea marfurilor reprezinta un proces complementar celui de miscare a marfurilor.

Stocurile sunt cantitati de resurse materiale sau produse finite care se acumuleaza in depozitele si magaziile agentilor economici, firmelor etc. intr-un anumit volum, pe o perioada determinata, cu un scop bine precizat, reprezentand rezultatul activitatii de asigurare materiala si desfacere.

Intr-o alta abordare, stocurile pot fi considerate cantitatile fizice de resurse materiale, de produse sau marfuri, necesare fiecarei faze a ciclului de exploatare (asigurare materiala, productie, desfacere) pentru a asigura desfasurarea continua si ritmica a activitatii de exploatare.

Problematica stocurilor include aspecte legate de dimensionarea, reducerea cheltuielilor de stocare, depozitare, amplasare in teritoriu. Scopul formarii stocurilor este diferit:

Guvernul constituie stocuri sub forma rezervei pentru a pune economia nationala la adapost de influenta factorilor perturbatori ce pot sa apara;

Agentii economici formeaza stocuri pentru alimentarea continua a subunitatilor de consum, pentru buna desfasurare a procesului de productie.

Gestiunea economica a stocurilor asigura alimentarea continua a procesului de productie cu resurse materiale necesare, asigura existenta acestora in depozitele agentului economic, acumularea lor, astfel incat la primirea comenzii sa se poata servi imediat sectiile de fabricatie, locurile de munca, cu cantitatea ceruta.

Stocurile se formeaza, se completeaza si se reinnoiesc in timpul corelatiei: asigurare materiala - productie - desfacere, deoarece, pentru un agent economic, un stoc poate fi destinat pentru desfacere sau vanzare, iar pentru altul acesta poate fi destinat asigurarii cu resurse materiale.

Procesul de stocare influenteaza activitatea economica sub doua aspecte:

asigura desfasurarea normala a activitatii agentului economic, firmei etc. fara ca productia sa fie intrerupta;

diminueaza eficienta activitatii prin scoaterea din circuitul economic a unor cantitati de resurse materiale si implicit de resurse financiare.

Prin urmare importanta stocurilor este foarte mare insa, cu toata aceasta importanta nu trebuie supra-dimensionate stocurile intrucat ele presupun antrenarea, din partea agentului economic, de importante imobilizari de capital. Gestiunea economica a stocurilor poate fi privita ca o constrangere, ca un compromis, intre conditiile de exploatare si cele financiare.

Stocurile indeplinesc in principal doua functii generice si anume:

Functia de regularizare, prin intermediul careia se realizeaza absorbtia decalajelor intre fluxul de vanzare si cel de reasigurare, intre vanzare si consum pe de o parte si intre producere si achizitie pe de alta parte. Aceste actiuni se realizeaza in ritmuri si cu intensitati diferite fiind deci necesara armonizarea lor. Din acest punct de vedere , stocurile au rol de tampon.

Functia de protectie, functie ce vizeaza in principal eliminarea consecintelor pe care le-ar putea avea asupra agentului economic actiunea unor factori aleatori, imprevizibili.

Privite prin prisma activitatii de exploatare a agentului economic, firmei etc., stocurile indeplinesc o functie deosebita, ce poate fi rezumata astfel: functie de decuplare si armonizare a fluxului cumparare - transport - receptie - depozitare - pregatire pentru consum - utilizare a resurselor materiale,trecerea acestora prin fazele de prelucrare pana la magazia de produse finite , expedierea sau livrarea produselor la clienti.

Daca luam ca baza de detaliere, normele contabile in vigoare, compozitia stocurilor este urmatoarea:

Marfuri, bunuri, achizitionate in scopul revanzarii.

Materiile prime, care participa la fabricarea produselor, regasindu-se in produsul finit integral sau partial, in aceeasi stare initiala sau in una transformata.

Materiale consumabile, din care fac parte: materialele auxiliare, combustibili, materiale pentru ambalat, piese de schimb, seminte si materiale de plantat, furaje si alte materiale consumabile. Ele participa sau ajuta la derularea procesului de fabricatie sau de exploatare si de regula se gasesc incorporate in produsul finit.

Semifabricatele , sunt bunuri al caror proces tehnologic s-a incheiat intr-o anumita faza a ciclului de fabricatie si care in continuare fie trec in alte faze ale ciclului de fabricatie, fie sunt livrate, vandute tertilor.

Produsele finite, sunt produse ce au parcurs intreg ciclul de exploatare, toate fazele acestuia, nemaifiind necesare prelucrari ulterioare in cadrul agentului economic, depozitandu-se, stocandu-se sau livrandu-se direct clientilor.

Produsele reziduale, reprezinta rebuturi, materiale recuperabile, deseuri. Sunt un rezultat al duratei ciclului de fabricatie.

Animalele si pasarile, cuprind animalele nou-nascute, animalele tinere crescute pentru reproductie, animalele si pasarile la ingrasat (in scopul valorificarii), coloniile de albine, animalele pentru productie, etc.

Ambalajele, sunt destinate protectiei, prezentarii sau stocarii produsului ce se vinde.

Obiectele de inventar, sunt bunuri care au o durata de utilizare mai mare de un an, dar nu au valoare individuala pentru a fi mijloc fix sau au durata de folosire, durata de serviciu mai mica de un an indiferent de valoarea lor. Intre ele se pot remarca: echipamentul de protectie, echipamentul de lucru, imbracamintea speciala, mecanismele, dispozitivele verificatoare , aparatele de masura si control , matritele folosite la executarea unor produse, s.a.

Baracamentele si amenajarile provizorii, sunt bunuri fie achizitionate, fie construite de unitatea respectiva in scopul executarii lucrarilor si prestatiilor de constructii. In urma demontarii sau demolarii lor rezulta materiale recuperabile.

Aceasta detaliere reliefeaza insa, doar o defalcare din punct de vedere contabil a continutului stocurilor unui agent economic. Pentru productie, stocurile se planifica pe baza normelor de stoc fundamentate din punct de vedere tehnico-economic si legat de ciclul proceselor de productie si de conditiile reale de asigurare materiala ale agentului economic.

Cu ocazia dimensionarii nivelului normelor de stoc, agentii economici, firmele etc. trebuie sa porneasca, in principal de la urmatoarele elemente de conditionare:

Asigurarea desfasurarii continue, ritmice, a proceselor de productie, folosirea intensiva a capacitatilor de productie si a resursei umane.

Reflectarea modificarilor intervenite in structura productiei si consumului, in cresterea complexitatii tehnologiilor si calitatii produselor ce se executa.

Reducerea sistematica a consumurilor materiale pe baza perfectionarii continue a produselor si tehnologiilor, precum si a largirii bazei de resurse materiale interne.

Accelerarea vitezei de rotatie a stocurilor de resurse materiale, respectiv a fondurilor circulante aferente acestora.

Reflectarea masurilor de perfectionare continua a procesului de asigurare materiala, mai ales in ceea ce priveste optimizarea fluxurilor de transport si a bazei de date cu sursele de asigurare.

Adancirea continua a procesului de tipizare a resurselor materiale si produselor, reducand dispersia pe un mare numar de sorto-tipo-dimensiuni.

Corelarea stocurilor de produse finite cu marimea ciclurilor tehnice de livrare si facturare, eliminandu-se imobilizarile de stocuri de produse finite fara desfacere sau cu desfacere lenta.

Pentru majoritatea agentilor economici, o activitate fara stoc nu permite utilizarea judicioasa a capacitatilor de productie, nu se pot satisface clientii ce doresc comenzi neprevazute. Din aceste considerente rezulta ca stocurile indeplinesc o functie vitala. Detinerea de stocuri necesita spatii special amenajate si dotate.

Procesele de stocare sunt caracterizate de un anumit numar de elemente functionale. Aceste elemente aduc un aport consistent in actiunea de dimensionare a stocurilor.

Din randul elementelor functionale se detaseaza, din punct de vedere al aportului si al semnificatiei pe care o au in procesul de stocare, urmatoarele:

cererea pentru consum;

necesarul de asigurat pentru perioada de gestiune luata in calcul;

lotul de livrare;

parametrii de timp (perioada de gestiune, intervalul de timp dintre doua alimentari succesive, durata de comanda-asigurare, momentul de declansare a actiunii de asigurare);

costurile principale (costul de achizitie, costul de lansare a comenzii, costul de stocare, costul datorat lipsei resurselor materiale in stoc).

Cererea pentru consum

Acest element functional al procesului de stocare influenteaza direct nivelul si ritmul descarcarilor de resurse materiale din stocuri. Prin urmare, influenta lui se va transmite si asupra volumului asigurarii cu resurse materiale.

Cererea pentru consum poate fi cunoscuta pe intreaga perioada de gestiune, situatie in care atat procesul de formare a stocurilor cat si modele de dimensionare a acestora vor fi de natura determinista. Atunci cand cererea pentru consum este necunoscuta, ea va trebui previzionata. Aici ea va fi considerata o variabila aleatoare cu distributie data si, prin urmare, modelele economico-matematice de calcul vor fi de natura probabilistica. Pentru a fi previzionata se vor aprecia caracteristicile cererii pe baza de observatii, realizandu-se situatii de previziune, serii de date statistice, etc.; pe baza acestor informatii, prin intermediul statisticii matematice se va opta pentru modelul de calcul optim in concordanta cu caracteristicile determinate.

Un alt aspect semnificativ in ceea ce priveste cererea pentru consum, este acela ca ea poate fi ritmica sau nu, in cantitati fixe sau variabile in intervalul dintre doua asigurari cu resurse succesive; ea poate fi de asemenea programata sau neprogramata.

Necesarul de asigurat pentru perioada de gestiune considerata.

Elementul mentionat exprima cantitatea sau volumul de resurse ce urmeaza a fi asigurat din exterior. Optimizarea acestui indicator se realizeaza, de cele mai multe ori, pornind de la necesarul pentru indeplinirea programului de productie.

Lotul de livrare

Prin lot de livrare se intelege cantitatea de resurse materiale ce se transporta de la un furnizor intr-un anumit moment.

In acest caz, suportul determinarii dimensiunii lotului de livrat il reprezinta necesarul de asigurat. Prin urmare, principalul element de conditionare in determinarea lotului de livrat este dat de cantitatea efectiva de resurse materiale ce este prevazuta a se asigura cu ocazia unei reasigurari.

Parametrii de timp.

Principalii parametri ca elemente functionale in procesul asigurarii materiale sunt:

Perioada de gestiune. Se stabileste de obicei la nivelul unui an de zile, insa poate fi detaliata si la nivel semestrial, trimestrial, sau chiar lunar, in functie de natura si specificul activitatii, de natura cererii pentru consum, de caracteristicile furnizorilor sau de conditiile de transport.

Intervalul de timp intre doua asigurari succesive. Acest interval poate fi definit ca perioada de timp consumata intre ultima intrare de resursa materiala si intrarea urmatoare. Intervalul se determina pornind de la tipul de resursa nu de la sursa de furnizare.

Durata de comanda-asigurare. Este perioada de timp consumata din momentul in care s-a emis comanda de achizitie a resurselor si pana in momentul sosirii efective a resurselor comandate in depozitele agentului economic; limitele acestei durate sunt date de momentul lansarii comenzii si momentul receptiei resurselor.

Momentul calendaristic de declansare a actiunii de asigurare. Este reprezentat de data la care se emit comenzile de asigurare sau se ia legatura cu furnizorul pentru efectuarea livrarilor urmatoare programate.

Costurile.

Cheltuielile ce sunt inregistrate cu achizitia resurselor materiale si derularea procesului de asigurare-stocare pot fi diferentiate in principal, in urmatoarele categorii:

Costul efectiv de achizitie. Acest element de cost exprima valoarea cantitatii de resursa prevazuta a fi achizitionata la un moment dat sau pe intreaga perioada de gestiune. Costul se determina ca produs intre cantitatea fizica achizitionata si pretul de vanzare unitar oferit de furnizor. Acest cost nu influenteaza in general calculele de optimizare a comenzilor de asigurare-stocare.

Costul de lansare a comenzii. Acesta este constituit din totalitatea cheltuielilor ce se inregistreaza cu ocazia urmatoarelor activitati: intocmirea si transmiterea comenzii, cheltuielile de transport a lotului de livrare, cheltuielile de verificare a resurselor materiale, etc.

Costul de stocare. Este reprezentat de totalitatea cheltuielilor ce survin datorita stationarii resurselor materiale in stoc. Principalele categorii de cheltuieli ce se regasesc in acest cost sunt: cheltuieli de receptie, cheltuieli de transport intern, cheltuieli de manipulare, cheltuieli de depozitare propriu-zisa, cheltuieli de paza si evidenta, imobilizarile fondurilor investite in resursele stocate, cheltuieli cu amortizarea spatiilor de depozitare, cheltuieli cu datoriile necesare, cheltuieli cu resursa umana incadrata in acest sector etc.

Costul suplimentar aferent lipsei resurselor materiale in stoc. Un astfel de cost se manifesta numai in situatiile in care cererea de consum depaseste stocul. Intr-o asemenea situatie se inregistreaza cheltuieli suplimentare pentru satisfacerea operativa a cererii sau se accepta lipsa de stoc, suportandu-se pierderile ce vor fi degajate de aceasta stare. Situatiile in care se epuizeaza stocurile inainte de sosirea unui nou lot de resurse materiale conduce intotdeauna la cheltuieli suplimentare, care cresc proportional cu partea din cererea nesatisfacuta si cu durata lipsei de resurse.

Alegerea tipurilor de gestiune a stocurilor necesita o analiza concreta a proceselor de stocare. Exista o gama variata de modalitati de gestiune definite de conditiile practice de la nivelul agentilor economici: in special de natura productiei si a resurselor materiale, dar si de capacitatea de stocare si de obiectivele referitoare la stocuri fixate de management.

Intrebari de autoevaluare

Care sunt principalele functii ale unui depozit?

Enumerati tipuri de depozit identificate dupa gradul de mecanizare a miscarii marfurilor?

Ce intelegeti prin stoc de marfuri?

Care sunt principalele elemente functionale care caracterizeaza procesele de stocare?