Functia de organizare

Functia de organizare

Organizarea este definita ca fiind functia managementului care asigura resursele umane, materiale si financiare necesare crearii unei structuri formale de competenta si autoritate.

Functia de organizare raspunde la intrebarea: "cine si cum contribuie la realizarea obiectivelor organizatiei ?". Raspunsul il constituie combinarea resurselor umane, a celor materiale, informationale si financiare, la nivelul locurilor de munca, compartimentelor si organizatiei in ansamblul sau.

Organizarea implica, in cadrul organizatiei, urmatoarele:

determinarea activitatilor necesare indeplinirii obiectivelor planificate;

gruparea activitatilor intr-o anumita structura logica;

repartizarea grupurilor de activitati pe functii si oameni.

Realizand o sinteza a tuturor acestor elemente, se poate defini functia de organizare ca fiind ansamblul proceselor de management prin intermediul carora se stabilesc si delimiteaza procesele de munca fizica si intelectuala si componentele lor (miscari, timpi, operatii, sarcini, lucrari), precum si gruparea acestora pe costuri, formatii de munca, compartimente si atribuirea personalului, corespunzator anumitor criterii economice, tehnice si sociale, in vederea realizarii in cat mai bune conditii a obiectivelor prevazute.

Punerea in practica a acestei functii prezinta o mare insemnatate pentru managementul organizatiei, pentru aceasta putandu-se apela la metode si procedee specifice de management.

Rezultatul functiei de organizare se regaseste in doua directii in cadrul organizatiei:

a)      organizarea procesuala;

b)      organizarea structurala.

a) Organizarea procesuala consta in descompunerea proceselor de munca fizica si intelectuala in elemente componente (operatii, timpi, miscari etc.), insotita de analiza acestora, in scopul regruparii lor in functie de nivelul obiectivelor la realizarea carora participa. In procesul de organizare se mai tine seama si de omogenitatea si / sau complementaritatea obiectivelor, nivelul si natura pregatirii personalului care le realizeaza, precum si de specificul metodelor, tehnicilor, instrumentelor folosite, in scopul realizarii obiectivelor cu o eficienta sporita. In esenta, organizarea procesuala consta in stabilirea principalelor categorii de munca si a proceselor necesare realizarii ansamblul de obiective ale organizatiei. Rezultatul acestei organizari se concretizeaza in delimitarea si definirea functiunilor organizatiei, precum si a componentelor acestora, respectiv activitatile, atributiile si sarcinile. Descompunerea ansamblului in parti componente este necesara pentru studierea acestora in conditii de interactiune, constituirea de subansambluri perfectionate, care sa asigure ansamblului o functionare superioara.

Functiunea reprezinta totalitatea proceselor de munca omogene, asemanatoare sau complementare, care contribuie la realizarea acelorasi obiective principale. Functiunii ii este specifica utilizarea de concepte, cunostinte, metode si tehnici din aceleasi domenii, inrudite sau complementare. La nivelul organizatiilor moderne de dimensiuni mari sau medii exista 5 functiuni principale: cercetare - dezvoltare, de productie, comerciala, financiar - contabila si de personal.

Fiecare functiune a firmei de divide in mai multe activitati. Activitatea reprezinta ansamblul proceselor omogene sau apropiate ce conduc in mod direct la realizarea acelorasi obiective derivate.

La nivelul fiecarei activitati se intalnesc mai multe atributii. Atributia reprezinta un proces de munca clar definit, care se executa in mod periodic sau continuu si care implica cunostinte specializate si determina realizarea unui obiectiv specific.

O atributie se poate divide in mai multe sarcini. Sarcina reprezinta un element de baza a unui proces de munca complex sau a unui proces de munca simplu, care contribuie la realizarea unui obiectiv individual si, care, de regula, se atribuie unei singure persoane.

Sarcinile se pot diviza si in alte elemente, cum sunt operatia si miscarea.

Operatia si miscarea constituie cele mai simple elemente componente ale activitatilor. De exemplu, in cadrul activitatilor de productie in flux, sunt specificate in detaliu operatiile si miscarile ce revin fiecarui angajat.

Elementele componente (functiuni, activitati, atributii si sarcini) se schimba in cadrul aceleiasi organizatii odata cu dezvoltarea economica, cu evolutia conceptiilor privind managementul, cu dezvoltarea si retehnologizarea ei, prin integrarea de noi sarcini si atributii si disparitia altora.

b) Organizarea structurala reprezinta cea de-a doua componenta de baza a organizarii formale a firmei. Prin organizarea structurala se asigura modelarea organizarii procesuale in conformitate cu necesitatile si posibilitatile fiecarei organizatii.

Organizarea structurala a unei firme consta in gruparea functiunilor, activitatilor, atributiilor si sarcinilor in functie de anumite criterii, si repartizarea acestora in scopul realizarii lor, in subdiviziuni organizatorice pe grupuri si persoane in vederea asigurarii unor conditii cat mai bune pentru indeplinirea obiectivelor firmei. Rezultatul organizarii structurale il reprezinta structura organizatorica.

Structura organizatorica a unei organizatii poate fi definita ca fiind planul organizarii prin care aceasta este condusa, ce include, in primul rand, liniile de autoritate si comunicatiile intre compartimente si cadrele de conducere si, in al doilea rand, datele si informatiile care circula intre aceste linii. Structura organizatorica a unei organizatii reprezinta cadrul in interiorul caruia sarcinile de management si productie sunt realizate. Structura organizatorica este rezultatul organizarii unei firme, respectiv felul in care partile acestui ansamblu reprezentat de firma sunt corelate intre ele. Elementele constitutive ale structurii organizatorice sunt interdependente, fiecare depinzand de toate celelalte si neputand fi ceea ce este decat in cadrul structurii. Ele cuprind in esenta, urmatoarele componente: infrastructura sau elementele de ordin material, elementul uman, cadrul legaturilor si circuitelor informationale rezultate din desfasurarea activitatii.

Structura organizatorica reprezinta sistemul de baza pe care sunt grevate toate celelalte elemente intr-o organizatie. Structura organizatorica, ca subsistem important al sistemului de management, cuprinde doua componente principale:

- structura de conducere (manageriala) sau functionala - reuneste ansamblul persoanelor, al compartimentelor si al relatiilor organizationale, astfel constituite si plasate incat sa asigure conditiile economice, tehnice si de personal necesare desfasurarii procesului managerial si a proceselor de executie. Cu alte cuvinte, ea cuprinde toti managerii de nivel superior si subdiviziunile organizatorice care asigura premisele organizatorice in vederea stabilirii si realizarii obiectivelor previzionate.

- structura de productie sau operationala - este alcatuita din ansamblul persoanelor, compartimentelor si relatiilor organizationale constituite in vederea realizarii directe a obiectului de activitate al firmei. Ea cuprinde totalitatea subdiviziunilor organizatorice ale organizatiei, in cadrul carora se desfasoara activitatile operationale, in principal activitatile de productie.

Structura organizatorica trebuie sa fie supla, rationala si sa se poata adapta la modificarile mediului ambiant, atunci cand "raspunsul" organizatiei la acestea se poate face mai eficient si mai prompt prin modificari de structura.