INTREPRINDEREA SIMULATA

suport de curs

Cap. 1 Posturile de lucru din cadrul intreprinderii simulate - UGALSIM

FISA POSTULUI - SECRETARIAT - ASISTENT MANAGER (AM)

Functii operative: Functia de secretara presupune omniprezenta ei la diferite activitati organizate de conducere, consemnarea lucrarilor respective, preluarea, plasarea si arhivarea documentelor rezultate, etc.

1. RESPONSABILITATILE POSTULUI:

• preia si transmite mesaje,
• redacteaza corespondenta simpla,
• expediaza corespondenta,
• primeste vizitatorii,
• organizeaza sedinte, conferinte,
• organizeaza agenda managerului,
• are cunostinte de contabilitate (Stocuri),
• participa la intalnirile de afaceri,
• traduce din si in limbi straine,
• tine Registrul intrarilor si Registrul iesirilor in care consemneaza toate documentele iesite respectiv intrate in intreprindere.

FISA POSTULUI - EVIDENTA PERSONAL (P)

Functii operative - gestioneaza personalul;

- elaboreaza ROF, ROI, Protectia muncii

1. GESTIONEAZA PERSONALULUI

• Tine legatura cu oficiul fortei de munca;
• Gestioneaza posturile vacante;
• Elaboreaza si actualizeaza fisele de post cu conditiile necesare pentru ocuparea fiecarei functii in parte stabilita conform COR (Clasificarea Ocupatiilor din Romania);
• Asigura anuntarea la AJOFM a locurilor vacante, precum si in presa, in incinta intreprinderii si stabileste data concursului;
• Organizeaza si participa la concursul pentru ocuparea posturilor vacante;
• Intocmeste dosarul personal de incadrare care cuprinde:

cerere de incadrare;

curriculum vitae;

talon de control medical la incadrarea in munca

fisa de control medical la incadrarea in munca;

comunicare cu privire la incadrarea in munca;

fisa personala;

cartea de munca

• Elaboreaza CCM (Contractul colectiv de munca) si CIM (Contractul individual de munca) pe care le supune aprobarii M;
• Urmareste si raspunde de activitatea de stimulare a personalului, prin premii si sanctionarea persoanelor, conform normelor legale si prevederilor CCM si CIM;
• Introduce si actualizeaza datele legate de personal in programul de salarii;
• Completeaza la zi carnetele de munca ale salariatilor;

2. ELABORARE ROF, ROI, PROTECTIA MUNCII

• Intocmeste Regulamentul de organizare si functionare (ROF);
• Intocmeste Regulamentul de ordine interioara (ROI);
• Intocmeste evidenta fiselor de protectia muncii, completeaza fisele de protectia muncii;
• Realizeaza instructaje de protectia muncii.

FISA POSTULUI - SALARIZARE (S)

Functii operative - gestioneaza prezenta personalului

- intocmeste statul de plata al salariilor

1. GESTIONEAZA PREZENTA PERSONALULUI

• Preia zilnic condica de prezenta de la AM o verifica si o indosariaza;
• Verifica si centralizeaza datele privind prezenta personalului si inregistreaza aceste date in programul de salarii;
• Gestioneaza concediile medicale si concediile de odihna;

2. INTOCMESTE STATUL DE PLATA A SALARIILOR

• Introduce in programul de salarii datele necesare intocmirii Statul de plata lunar:

salariului de baza;

sporuri;

adaosuri;

retineri salariale catre stat: impozit pe salariu, CASS, pensie suplimentara, somaj

alte retineri: cotizatii, rate, popriri, penalizari, chirii, amenzi, pensie alimentara, sanctiuni;

• Preda la CIP centralizatorul de salarii pentru plata salariilor catre angajati;
• Intocmeste si preda la CIP declaratiile obligatorii lunare pentru efectuarea platilor catre stat;
• Elibereaza adeverinte salariatilor pentru diferite scopuri;

FISA POSTULUI - MARKETING (MK)

Functii operative - cercetari de marketing

- activitate promotionala

1. CERCETARI DE MARKETING

• Elaboreaza catalogul de produse al firmei;
• Elaboreaza chestionare pentru analiza activitatii firmei si le trimite la GPF pentru a insoti produsele vandute sau la GMP pentru analize legate de materii prime si furnizori;
• Primeste chestionarele si le prelucreaza;
• Elaboreaza rapoarte de sinteza;
• Face propuneri pentru introducerea unor noi produse in fabricatie pe care le inainteaza Managerului si acesta mai departe Adunarii generale a asociatilor.
• Consulta periodic rapoartele privind situatia vanzarilor realizeaza analize pe baza acestora, pe care le prezinta Managerului;
• Efectueaza previzionari ale vanzarilor si le transmite la AP;
• Realizeaza statistici cu vanzarile pe clienti, regiuni, produse;
• Stabileste pe baza rezultatelor cercetarilor aplicative intervale de pret psihologic si le transmite la D.

2. ACTIVITATEA PROMOTIONALA

• Stabileste, pe baza rezultatelor cercetarilor aplicative, mediile, canalele si mesajele publicitare pentru piata tinta;
• Emite cereri de oferta pentru actiuni publicitare si le transmite furnizorilor de astfel de servicii;
• Primeste si analizeaza ofertele de la furnizorii de servicii de marketing;
• Trimite cereri de oferta catre potentiali furnizori, decide ofertele acceptate, si le transmite la AP pentru intocmirea comenzilor;
• Transmite oferte de produse catre potentiali clienti, primeste raspunsurile si/sau comenzile le analizeaza si pe cele acceptate le transmite la D;
• Realizeaza materiale publicitare.

FISA POSTULUI - APROVIZIONARE (AP)

Functii operative  - aprovizionari functionale curente necesare productiei

- realizare aprovizionari nefunctionale,

1. APROVIZIONARI FUNCTIONALE

• Colaboreaza cu MK in ceea ce priveste evaluarea pietei actuale sau potentiale si functie de acestea stabileste sursele de aprovizionare care sa asigure calitatea materialelor in cantitatile necesare;
• Introduce datele furnizorilor si tine evidenta acestora (adresa , nr. telefon , etc.) folosind programul de gestiune;
• Participa la actiunea de evaluare si selectare a furnizorilor;
• Intocmeste Planul de aprovizionare pe baza Necesarului de productie intocmit de LUP;
• Emite comenzile de aprovizionare conform Planului de aprovizionare si le trimite furnizorilor;
• Primeste acceptarea sau refuzul comenzilor din partea furnizorilor;
• Urmareste realizarea comenzilor de aprovizionare tinand in permanenta evidenta comenzilor lansate, comenzilor in lucru si a comenzilor incheiate;
• Arhiveaza toate aceste documente;
• Defineste in programul de gestiune materiile prime si materialele precum si grupele acestora;
• Stabileste stocurile de siguranta pentru materii prime si materiale;
• Intocmeste periodic situatia aprovizionarilor pe care o confrunta cu documentele primare arhivate;

2. APROVIZIONARI NEFUNCTIONALE

• Primeste de la celelalte departamente Necesar (Decizii) de aprovizionat;
• Cauta furnizorii si intocmeste Comenzile de aprovizionare;
• Trimite comenzile intocmite furnizorilor;
• Primeste acceptarea sau refuzul comenzilor din partea furnizorilor;
• Urmareste realizarea comenzilor lansate;
• Intocmeste periodic situatia aprovizionarilor pe care o confrunta cu documentele primare arhivate;

FISA POSTULUI - DESFACERE (D)

Functii operative - verificarea si acceptarea comenzilor;

- rezolvarea comenzilor;

- mentinerea legaturii cu clientii;

1. VERIFICAREA SI ACCEPTAREA COMENZILOR

• Primeste cererile de oferta din partea clientilor. Verifica daca acestea se incadreaza in obiectul de activitate si nomenclatorul firmei (catalogul de produse).
• Formuleaza raspunsul catre client in cazul refuzului;
• In cazul acceptarii trimite clientului Oferta de produse;
• Negociaza, primeste, verifica si accepta comenzile ferme ale furnizorilor pe care le va inregistra in programul de gestiune;
• Va emite Confirmarea de comanda catre clienti;

2 REZOLVAREA COMENZILOR

• Zilnic consulta comenzile in lucru si le rezolva in mod secvential, respectand data livrarii indicate de client;
• Verifica disponibilitatea produselor, consultand stocul acestora;
• Daca produsele sunt disponibile emite Dispozitia de livrare catre GPF;
• Daca produsele nu sunt disponibile se semnaleaza lipsa acestora la PUR;
• Urmareste rezolvarea comenzilor de la clienti tinand in permanenta evidenta comenzilor primite, comenzilor acceptate si a comenzilor incheiate;
• Intocmeste periodic situatia vanzarilor pe care o confrunta cu documentele primare arhivate;

FISA POSTULUI - GESTIUNE MATERII PRIME (GMP)

Functii operative - gestionarea intrarilor de materii prime si materiale;

- gestionarea iesirilor;

-efectuarea periodica a inventarului;

-organizarea gestiunilor;

1. GESTIONAREA INTRARILOR

• Primeste materiile prime si materialele;
• Organizeaza si efectueaza receptia acestora;
• Inregistreaza factura de intrare si intocmeste NIR-ul conform rezultatelor receptiei;
• Exemplarul din factura si un exemplar din NIR le trimite la contabilitate pentru inregistrare si arhivare;
• Un exemplar al NIR-ului il arhiveaza ca document justificativ al operarii intrarii in stoc;
• Opereaza intrarile prin transferuri intre gestiuni prin inregistrarea/intocmirea documentului Bon de transfer intre gestiuni;

2. Gestionarea iesirilor

• Primeste de la PUR Bonurile de consum, elibereaza materiile prime si materialele din stoc pe baza lor dupa care trimite un exemplar la contabilitate pentru inregistrare si arhivare;
• Opereaza iesirile prin transferuri intre gestiuni prin inregistrarea/intocmirea documentului Transfer intre gestiuni dupa care trimite un exemplar la contabilitate pentru inregistrare si arhivare;

3. Efectuarea periodica a inventarului

• Efectuarea inventarului lunar impreuna cu contabilul pentru confruntarea stocurilor scriptice cu cele faptice;
• In cazul constatarii de diferente, intocmirea Procesului verbal de constatare diferente;
• Stabilirea cauzelor lipsei/plusului si a imputarilor precum si persoanele carora li se imputa lipsa;
• Intocmirea lunara a Balantei stocurilor;

4. organizarea gestiunilor

• Stabilirea numarului de gestiuni, denumirea acestora si definirea lor in programul de gestiune;
• Actualizeaza datele despre materiile prime si materialele aflate in gestiune;
• Gestionarea claselor de echivalenta;

FISA POSTULUI - GESTIUNE PODUSE FINITE (GPF)

Functii operative - gestionarea intrarilor de produse finite;

- gestionarea iesirilor de produse finite;

-efectuarea periodica a inventarului;

-organizarea gestiunilor;

1. GESTIONAREA INTRARILOR

• Primeste produsele finite din atelierele de fabricatie pe baza Bonului (notei) de predare a produselor finite;
• Opereaza intrarile in Fisa de magazie;
• Opereaza intrarile prin transferuri intre gestiuni prin inregistrarea/intocmirea documentului Bon de transfer intre gestiuni;

2. GESTIONAREA IESIRILOR

• Elibereaza produsele finite din gestiune pe baza Dispozitiilor de livrare primite;
• Intocmeste factura sau dupa caz Avizul de insotire;
• Opereaza iesirile in Fisa de magazie;
• Preda documentele justificative la contabilitate pentru inregistrarea in contabilitate;
• Opereaza iesirile prin transferuri intre gestiuni prin inregistrarea/intocmirea documentului Bon de transfer intre gestiuni;

3. Efectuarea periodica a inventarului

• Efectuarea inventarului lunar impreuna cu contabilul pentru confruntarea stocurilor scriptice cu cele faptice;
• In cazul constatarii de diferente, intocmirea Procesului verbal de constatare diferente;
• Stabilirea cauzelor lipsei/plusului si a imputarilor precum si persoanele carora li se imputa lipsa;
• Intocmirea lunara a Balantei stocurilor;

4. organizarea gestiunilor

• Stabilirea numarului de gestiuni, denumirea acestora si definirea lor in programul de gestiune;
• Actualizeaza datele despre produsele finite aflate in gestiune;

FISA POSTULUI - CONTABILITATE (C)

Functii operative  - Asigura evidenta contabila a stocurilor, a relatiilor cu tertii, si evidenta veniturilor si cheltuielilor

- Intocmeste si verifica situatiile si rapoartele financiar-contabile

- Organizeaza periodic si participa la inventarierea patrimoniului;

1. EVIDENTA CONTABILA

• Contabilizeaza facturile emise catre clienti;
• Inregistreaza facturi de servicii prestate de furnizori;
• Inregistreaza intrarile de materii prime si materiale in baza documentelor primite de la GMP (Facturi, Avize de insotire si NIR-uri);
• Inregistreaza oricare alta operatie/tranzactie efectuata in firma care afecteaza patrimoniul acesteia;
• Realizeaza operatiile de inchidere de luna;

2. rapoarte financiar - contabile

• Intocmeste Registrele obligatorii: Registrul jurnal si Registrul Cartea mare;
• Intocmeste Jurnalul de vanzari si Jurnalul de cumparari;
• Intocmeste Balanta de verificare lunara;
• Intocmeste declaratiile obligatorii: Ex: Decontul TVA;
• Intocmeste periodic o serie intreaga de rapoarte cum ar fi: Lista facturilor emise si neincasate, Balanta de verificare pentru clienti, Balanta de verificare pentru furnizori, etc.

3. ORGANIZAREA SI PARTICIPAREA LA INVENTARIEREA PATRIMONIULUI

• Initiaza si organizeaza activitatea de inventariere conform cadrului legal;
• Asigura intocmirea tuturor documentelor legate de inventariere;
• Opereaza in contabilitate diferentele (plus/minus) gasite la inventariere;

FISA POSTULUI - CONTABILITATEA INCASARILOR SI PLATILOR (CIP)

Functii operative  - Realizeaza incasarile si platile

- Contabilizeaza operatiunile de incasare si plata

1. Realizarea Incasarilor si platilor

• Intocmeste corect si la zi chitantele pentru sumele incasate de la clienti la vanzarea cu plata pe loc in numerar;
• Intocmeste Ordinele de plata;
• Ridica zilnic de la banca Extrasul de cont si contabilizeaza incasarile si platile cuprinse pe acesta;
• Elibereaza numerar din casierie numai pe baza unei Dispozitiei de plata semnata de contabilul sef/ manager;
• Raspunde de depunerea integrala a numerarului incasat in fiecare zi la banca, in contul intreprinderii;
• Respecta plafonul de casa, plafonul de plati/zi si incasarea maxima/client/zi, conform legislatiei in vigoare;

2. Contabilizarea Incasarilor si platilor

• Intocmeste zilnic Registrul de casa si opereaza in contabilitate incasarile si platile efectuate prin casa;
• Preda zilnic la contabilitate primul exemplar din Registrul de casa impreuna cu celelalte documente de casa pentru verificare si ulterior arhivare;
• Contabilzeaza incasarile si platile efectuate prin banca in Registrul de banca dupa care preda extrasul de cont la contabilitate pentru verificare si arhivare;

CAP 2 Activitatea departamentelor

2.1 Departamentul Comercial

Posturile care intra in componenta departamentului comercial sunt:

Activitatile desfasurate in cadrul departamentului comercial sunt:

• Activitatea de intocmire si urmarire comenzi
• Activitatea de aprovizionare
• Activitatea de desfacere
• Activitati legate de operatiuni interne

Activitatea de aprovizionare

AP emite Cereri de oferte catre potentialii furnizori identificati, le inregistreaza in Registrul de cereri de oferta emise (RCOF), transmite aceste cereri fie prin posta electronica partenerilor fie le transmite in plic cu adresa la AM (Asistent Manager). Acesta le inregistreaza in Registrul de intrare-iesire RIE si se ocupa de expedierea lor. Se primeste oferta de la partener care poate fi primita fie prin posta electronica fie prin posta traditionala. In cazul din urma, AM inregistreaza oferta in Registrul de intrari/iesiri si o transmite la AP. Acesta verifica gradul de conformitate cu Cererea de oferta, analizeaza oferta si cu alte oferte primite de la alti parteneri, decide asupra furnizorului, arhiveaza ofertele si emite Comanda (COM) in 2 exemplare. Un exemplar il arhiveaza in Registrul comenzi in lucru (RCL) si un exemplar este trimis fie prin posta electronica furnizorului fie transmis la AM sa se ocupe de transmiterea lui. AM inregistreaza Comanda in RIE si o expediaza la furnizor.

De la furnizor se primeste Confirmarea de comanda (CCOM) fie prin posta electronica fie prin posta traditionala, se transmite la AP care o arhiveaza in RCL.

GMP va primi Factura, sau Avizul de insotire dupa caz, va receptiona marfa impreuna cu comisia de receptie din care obligatoriu trebuie sa faca parte si un delegat din partea furnizorului si intocmeste Nota de receptie si constatare diferente in 2 exemplare sau in 3 atunci cand se constata diferente la receptie. Exemplarul 1 ramane la gestiune si pe baza lui GMP opereaza intrarea in Fisa de magazie (FM) a reperelor intrate. Exemplarul 2 impreuna cu Factura sau Avizul de insotire dupa caz se trimit la C (Contabilitate) pentru inregistrarea intrarii din punct de vedere contabil. Dupa inregistrare, Factura cu NIR-ul atasat este trimis la CIP (Contabilitatea incasarilor si platilor) pentru urmarirea incasarii facturii. Dupa incasare, Factura impreuna cu NIR-ul se trimit la Contabilitate pentru arhivare.

Documentele intocmite in cadrul activitatii de aprovizionare.

Model Cererea de oferta (COF).

S.C. UGALSIM S.R.L 

Str.Nicolae Balcescu,nr 59-61,Galati

CUI : 16266602

ugalsim@yahoo.com

"Eleganta si stil, drumul spre success"

Catre ,

ROMSIM

Bd. D. Mangeron, 53, Tex2, Et3

IASI

Tel/Fax: 0232/2777736

E-mail: romsim2000@yahoo.com

Domnule director,

Societatea noastra este o societate tanara infiintata in Galati in 2007. Avem ca principal obiect de activitate confectionarea de costume office, atat pentru femei cat si pentru barbati.

Prin prezenta dorim sa va solicitam sa ne trimiteti catalogul dumneavoastra de produse si oferta o oferta in care sa specificati cotatiile de pret si conditiile de plata.

In speranta unei viitoare colaborari, asteptam raspunsul dumneavoastra.

Data: 15/11/2007 Serviciul aprovizionare,

Stoica Ion

Model Comanda (COM).

S.C. UGALSIM S.R.L 

Str.Nicolae Balcescu,nr 59-61,Galati

CUI : 16266602

ugalsim@yahoo.com

"Eleganta si stil, drumul spre succes"

Catre ,

ROMSIM

Bd. D. Mangeron, 53, Tex2, Et3

IASI

Tel/Fax: 0232/2777736

E-mail: romsim2000@yahoo.com

COMANDA

Nr. comanda 001

Total 1400.60

Va rugam sa ne confirmati aceasta comanda

Director Serviciu Aprovizionare Data

Stoica Ioan 03.12.2007

NIR - Nota de receptie si constatare diferente

Nota de receptie se intocmeste pe baza datelor din Factura sau Avizul de insotire primit de la furnizor.

a) Serveste ca:

document pentru receptia bunurilor aprovizionate;

document justificativ pentru incarcare in gestiune;

act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie;

document justificativ de inregistrare in contabilitate.

b) Se foloseste ca document distinct de receptie in cazul:

bunurilor materiale cuprinse intr-o Factura sau Aviz de insotire a marfii, care fac parte din gestiuni diferite;

bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare;

bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;

bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;

bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie;

marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare cu amanuntul sau en gros.

In alte cazuri decat cele mentionate la lit. b), receptia si incarcarea in gestiune, dupa caz, si inregistrarea in contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insotire a marfii etc.).

Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare pe masura efectuarii receptiei. In situatia in care la receptie se constata diferente, Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita.

In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la Factura sau la Avizul de insotire a marfii.

Datele de pe verso formularului se completeaza numai atunci cand se constata diferente la receptie.

Circula:

la gestiune, pentru incarcarea in gestiune a bunurilor materiale receptionate (toate exemplarele);

la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor privind reglementarea diferentelor constatate (toate exemplarele), precum si

pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasata la documentele de livrare (Factura sau Avizul de insotire a marfii);

la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

denumirea unitatii;

denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

numarul facturii/avizului de insotire al marfii;

numarul curent; denumirea bunurilor receptionate; U/M; cantitatea conform documentelor insotitoare; cantitatea receptionata, pretul unitar si valoarea;

numele, prenumele si semnatura membrilor comisiei de receptie; data primirii in gestiune si semnatura gestionarului;

Fisa de magazie

Serveste ca:

document de evidenta la locul de depozitare a intrarilor, iesirilor si stocurilor bunurilor, cu una sau cu doua unitati de masura, dupa caz;

document de contabilitate analitica in cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri);

sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de valori materiale.

Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material si se completeaza de catre:

compartimentul financiar-contabil la deschiderea fisei (datele din antet) si la verificarea inregistrarilor (data si semnatura de control). In coloana 'Data si semnatura de control' semneaza si organul de control financiar cu ocazia verificarii gestiunii;

gestionar sau persoana desemnata, care completeaza coloanele privitoare la intrari, iesiri si stoc.

Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau in ordine alfabetica.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terti sau in custodie se intocmesc fise distincte care se tin separat de cele ale valorilor materiale proprii.

In scopul tinerii corecte a evidentei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar-contabil verifica inopinat, cel putin o data pe luna, modul cum se fac inregistrarile in Fisele de magazie.

Inregistrarile in Fisele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili dupa fiecare operatiune inregistrata si obligatoriu zilnic.

Nu circula, fiind document de inregistrare.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

denumirea formularului; numarul paginii;

denumirea unitatii; magazia; materialul (produsul), sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea;

U/M; pretul unitar;

data (ziua, luna, anul), numarul si felul documentului; intrari; iesiri; stoc; data si semnatura de control.

Model Fisa de magazie

___UGALSIM_____(beneficiar)

Activitatea de desfacere

Procedurile comerciale, deci si procedurile de vanzare difera de la o intreprindere la alta in functie de anumiti factori cum ar fi: marimea intreprinderii, experienta acesteia, natura produselor, etc.

Procedura de vanzare este declansata de primirea unei Cereri de oferta (COF) de la un client. Aceasta poate fi primita prin posta electronica, prin fax sau prin posta clasica. Ea va fi transmisa la Desfacere (D). La Desfacere aceasta se inregistreaza in Registrul de cereri de oferta (RCOF) si se realizeaza oferta (OF) care se va inregistra in Registrul de Oferte emise (ROFE) si va fi transmisa clientului.

De la client se primeste Comanda (COM). D analizeaza Comanda din punct de vedere cantitativ o inregistreaza in registrul de comenzi primite (RCP), verifica stocul de magazie si daca exista cantitatea ceruta, emite Confirmarea de Comanda (CCOM) in 2 exemplare. Un exemplar il trimite clientului iar un exemplar ramane la dosarul de Comenzi primite. Pe baza Comenzii primite si a Confirmarii de comanda se intocmeste Dispozitia de livrare in doua exemplare. Un exemplar ramane la Desfacere pentru evidenta, iar un exemplar este transmis la GPF pentru eliberarea produselor si pentru intocmirea Facturii sau Avizului de insotire dupa caz. GPF opereaza iesirile conform DL in Fisa de magazie a produselor respective si arhiveaza DL pentru a servi ca document justificativ. Factura (Avizul de insotire) se intocmeste in 3 exemplare. Un exemplar va insoti marfa la client , un exemplar va fi transmis la D pentru a fi arhivat cu Comanda iar exemplarul 3 este transmis la Contabilitate pentru inregistrarea iesirii din punct de vedere contabil. Dupa inregistrarea in contabilitate este trimis la CIP pentru urmarirea incasarii facturii. Dupa incasare, Factura impreuna cu documentul de incasare sunt trimise la Contabilitate pentru arhivare.

Documentele intocmite in cadrul activitatii de desfacere.

Model de Oferta (OF).

S.C. UGALSIM S.R.L 

Str.Nicolae Balcescu,nr 59-61,Galati

CUI : 16266602

ugalsim@yahoo.com

"Eleganta si stil, drumul spre succes"

Catre ,

ROMSIM

Bd. D. Mangeron, 53, Tex2, Et3

IASI

Tel/Fax: 0232/2777736

E-mail: romsim2000@yahoo.com

Domnule director,

Societatea noastra este o societate tanara infiintata in Galati in 2007. Avem ca principal obiect de activitate confectionarea de costume office, atat pentru femei cat si pentru barbati.

Prin prezenta oferta dorim sa va prezentam catalogul nostru de produse primavara- iarna 2008. Atasam de asemenea o lista de preturi valabile pentru aceasta oferta.

In speranta unei viitoare colaborari, asteptam raspunsul dumneavoastra.

Data: 15/11/2007 Director serviciu Desfacere,

Popa Ioana

LISTA PRETURI valabile ianurie-mai2008

* Cf -costum pentru femei, Cb - Costum pentru barbati

Data: 11.12.2007 Director Marketing

Vasilescu Elvira

Model Confirmare comanda

S.C. UGALSIM S.R.L 

Str.Nicolae Balcescu,nr 59-61,Galati

CUI : 16266602

ugalsim@yahoo.com

"Eleganta si stil, drumul spre succes"

Catre ,

ROMSIM

Bd. D. Mangeron, 53, Tex2, Et3

IASI

Tel/Fax: 0232/2777736

E-mail: romsim2000@yahoo.com

CONFIRMARE COMANDA

Va confirmam prin prezenta ca am primit comanda dvs. cu Nr. 01 din data 3.12.2007 si va comunicam disponibilitatea noastra de a o onora.

Va multumim pentru colaborare si speram in dezvoltarea ei pe viitor.

Data 06/12/2007 Departamentul Comercial,

Dispozitie de livrare

Serveste ca:

document pentru eliberarea din magazie a produselor, marfurilor sau altor valori materiale destinate vanzarii;

document justificativ de scadere din gestiunea magaziei predatoare;

document de baza pentru intocmirea Avizului de insotire a marfii sau a Facturii, dupa caz.

Se intocmeste in doua exemplare de catre serviciul desfacere.

Circula:

la magazie, pentru eliberarea produselor, marfurilor sau altor valori materiale si pentru inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator pentru cantitatile livrate (ambele exemplare);

la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in evidentele acestuia si pentru intocmirea Avizului de insotire a marfii sau Facturii, dupa caz (exemplarul 2).

Se arhiveaza:

la magazie (exemplarul 1);

la compartimentul desfacere (exemplarul 2).

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

denumirea furnizorului;

numarul curent; denumirea produselor; U/M; cantitatea dispusa; cantitatea livrata; pretul unitar;

semnaturi: intocmit, dispus livrarea, gestionar, primitor.

Model Dispozitie de livrare

Furnizor: UGALSIM

DISPOZITIE DE LIVRARE

Nr. 124

Data(ziua, luna anul): 11/12/2007

Veti elibera produsele de mai jos catre: SC ROMSIM Iasi

Prin delegatul Popa Ionut cu delegatia nr. 58 din 9/12/2007

Buletin de identitate seria CD nr. 457657 emis de Pol Iasi 

Factura

Formular cu regim intern de tiparire si numerotare.

Serveste ca:

document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a bunurilor livrate si a serviciilor prestate;

document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz;

document de incarcare in gestiunea cumparatorului;

document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului;

alte situatii prevazute expres de lege

Se intocmeste, in doua sau mai multe exemplare pentru livrari de bunuri si/sau prestari de servicii.

In situatia in care factura nu se intocmeste in momentul livrarii, bunurile livrate sunt insotite pe timpul transportului de Avizul de insotire a marfii. In vederea corelarii documentelor de livrare, numarul si data Avizului de insotire a marfii se inscriu in formularul de Factura.

Circula, dupa caz:

la furnizor:

la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in evidentele operative si pentru eventualele reclamatii ale clientilor;

la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate;

la cumparator:

la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea platii, precum si pentru inregistrarea in contabilitate.

Se arhiveaza, dupa caz:

la furnizor:

la compartimentul desfacere;

la compartimentul financiar-contabil;

la cumparator:

la compartimentul financiar-contabil.

Norme privind regimul intern de numerotare a facturii:

persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente facturilor emise de intreprindere.

Factura va avea un numar de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, numar ce trebuie sa fie secvential, stabilit de societate, astfel incat sa se asigure necesarul in functie de numarul de facturi emise. Anual, se stabileste numarul de la care se va emite prima factura. In alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.

Intreprinderea va emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul de la care se emite prima factura.

Model Factura