Managementullor de cercetare stiintifica si dezvoltare tehnologica -LE DE CDI

^{VI . M E T O D O L O G I I L E S I} PROCESELE DE SELECTIE SI MONITORIZARE ALE PROIECTELOR DE CDI

In acest capitol vor fi prezentate informatii referitoare la procesele din cadrul competitiilor de propuneri de proiecte care revin, in mod direct sau indirect, in responsabilitatea Autoritatii contractante. La derularea acestor procese nu participa direct nici un ofertant care elaboreaza si depune oferte de proiect in cadrul competitiei respective.

Aceste procese sunt:

evaluarea propunerilor de proiecte;

ierarhizarea dupa punctajele obtinute a propunerilor de proiecte;

selectia proiectelor castigatoare in limita sumelor de la buget alocate pe program, modul, obiectiv, categorii de proiecte s.a.;

negocierea proiectelor selectate;

contractarea proiectelor care se vor finanta;

monitorizarea proiectelor finantate.

Procedurile, prevazute prin lege, de desfasurare a competitiilor de proiecte de CDI sunt asemanatoare in ambele cazuri generale si anume:

cazul sistemului de 'jos in sus' ('bottom-up') in care se scot la competitie obiective si domenii de activitate si in cadrul carora se pot depune propuneri de proiecte din domeniile sau tematicile respective;

cazul sistemului de 'sus in jos' ('top-down') in care se scot la licitatie proiecte prioritare cu titlu si obiective stabilite de Autoritatea contractanta.

In ambele cazuri, principiile competitiilor sunt asemanatoare diferind doar unele aspecte tehnice. Din acest motiv, se va prezenta doar schema

logica (v. fig. 6.1) a desfasurarii unei competitii de propuneri de proiecte din primul sistem ('bottom-up') care a fost preponderent in cadrul celor 14 programe nationale din PNCDI-1 (1999-2006) si in Programul Cadru 6 al

Uniunii Europene.

In schema sunt prezentate practic toate etapele procedurii si ale proceselor cuprinse intre momentul lansarii competitiei si momentul final al negocierii si contractarii proiectelor castigatoare si a inceperii lucrarilor de cercetare din cadrul acestor proiecte.

Pe baza acestei scheme logice generale, Autoritatea contractanta stabileste Calendarul de desfasurare a competitiei in care se precizeaza, sub forma de cronograma, datele si intervalele de timp aferente fiecarei activitati din cadrul competitiei.

Pe baza informatiilor prezentate de Autoritatea contractanta si a Pachetului de informatii al programului, ofertantii elaboreaza propuneri de proiecte care, in forma lor completa, trebuie sa contina:

documente de baza specifice propunerii de proiect (vezi Tabelul

formulare de ofertare care prezinta profilul organizatiilor partici­pante la proiect, informatii financiare, informatii privind personalul din proiect si informatii referitoare la resursele materiale necesare realizarii proiectului (vezi Tabelul 6.2);

prezentarea continutului tehnico-stiintific al proiectului.

Tabelul 6.1. Documentele specifice propunerii de proiect.

Tabelul 6.2. Formularele de ofertare.

Depunerea propunerilor de proiecte se face, obligatoriu, pana la data si ora anuntate de Autoritatea contractanta, in anuntul de lansare a competitiei.

Forma de depunere a propunerii de proiect este cea solicitata de Autoritatea contractanta. Aceasta poate solicita depunerea numai in format hartie sau in format electronic (on-line sau off-line) si in format hartie.

Pentru demonstrarea eligibilitatii organizatiilor participante la proiect este necesar ca toti participantii sa fie inscrisi in Registrul Potentialilor Contractori - RPC (v. par. 6.2.2) si sa aiba actualizate informatiile din acesta.

Ofertantii de proiecte trebuie sa urmareasca in permanenta anunturile facute de Autoritatea contractanta cu privire la competitia organizata de aceasta.

Pentru exemplificare, in Tabelul 6.3 este prezentat Calendarul de timp al desfasurarii unei competitii de propuneri de proiecte pentru cazul sistemului 'de jos in sus' adica a sistemului prin care se evalueaza propuneri de proiecte de CDI pe tematici sau domenii de cercetare.

Fig. 6.1. Schema logica generala a desfasurarii unei competitii de proiecte de CDI in vederea finantarii.

Fig. 6.1. Schema logica generala a desfasurarii unei competitii de proiecte de CDI in vederea finantarii (continuare).

Fig. 6.1. Schema logica generala a desfasurarii unei competitii de proiecte de CDI in vederea finantarii (continuare).

Fig. 6.1. Schema logica generala a desfasurarii unei competitii de proiecte de CDI in vederea finantarii (continuare).

Fig. 6.1. Schema logica generala a desfasurarii unei competitii de proiecte de CDI in vederea finantarii (continuare).

Fig. 6.1. Schema logica generala a desfasurarii unei competitii de proiecte de CDI in vederea finantarii (continuare).

6.2. Metodologiile, procesele de evaluare si de selectare ale propunerilor de proiecte

Procesul de evaluare a propunerilor de proiecte, din cazul competitiilor de propuneri de proiecte (sistemul bottom-up) este asemanator cu procesul de evaluare a ofertelor de proiecte (sistemul top-down), din cazul licitatiilor de proiecte prioritare sau de proiecte sectoriale.

in primul caz, procedura de evaluare este realizata de catre panelurile de evaluatori, in timp ce in cazul licitatiei de oferte de proiecte, evaluarea este realizata de catre un Comitet de evaluare.

6.2.1. Procesul de evaluare in cazul sistemului "de jos in sus'

In cazul competitiilor de propuneri de proiecte evaluarea cuprinde doua etape si anume:

evaluarea individuala;

evaluarea in panel.

6.2.1.1. Procesul de evaluare individuala

In faza evaluarii individuale, fiecare evaluator acorda o nota pentru fiecare criteriu examinat in etapa respectiva si consemneaza un comentariu atasat notei (Fisa de evaluare individuala). in cazul in care diferenta intre punctajele individuale acordate de catre oricare dintre cei trei evaluatori nu este mai mare numarul de puncte stabilit de Autoritatea contractanta, punctajul final este dat de media aritmetica a punctajelor individuale. Daca diferenta este mai mare decat numarul de puncte stabilit de Autoritatea contractanta, se trece la faza evaluarii in panel.

Evaluarea tehnico-stiintifica

in prima etapa, Autoritatea contractanta asigura ca evaluatorii sa nu cunoasca identitatea ofertantilor ale caror propuneri le examineaza. in aceasta etapa partenerii se pot identifica numai in mod confidential si prin tipul organizatiei.

Este de preferat ca inainte de a acorda puncte pentru evaluare, fiecare evaluator sa parcurga documentele aferente etapei la care participa la evaluare pentru toate propunerile de proiecte care ii sunt repartizate si de abia apoi sa treaca la notarile propriu-zise. Acest mod de abordare a

evaluarii poate asigura premisele unei obiectivitati mai accentuate pentru operatia de evaluare si un mai bun echilibru relativ intre propunerile de proiecte.

Procedura folosita in cadrul primei etape de evaluare cuprinde urmatoarele secvente:

Fiecare evaluator, desemnat de catre Responsabilul de panel, semneaza o Declaratie de impartialitate, confidentialitate si competenta; oricare evaluator care constata, pe parcursul celor doua etape de evaluare, ca este susceptibil de partinire fata de vreunul dintre ofertanti sau ca nu are competenta de a evalua o anumita propunere de proiect trebuie sa declare despre aceasta, in scris, Autoritatii contractante, careia ii revine obligatia de a lua masurile necesare de inlocuire;

Evaluatorii primesc de la Resposabilul de panel numai filele nota­te cu litera B ale formularelor de propuneri de proiecte (Formularul B), care nu contin informatii cu privire la identitatea si caracterizarea ofertantilor;

In faza evaluarii individuale a propunerilor de proiecte, primul criteriu care se analizeaza de catre evaluatori, este acela al incadrarii, specificate de ofertant, a propunerii de proiect in obiectivele generale si specifice ale programului si neidentificarea partenerilor. Daca toti evaluatorii considera ca o propunere de proiect nu respecta acest criteriu, evaluarea individuala este oprita. Daca exista divergente de opinie, toate evaluarile individuale continua pana la sfarsitul primei etape. in ambele situatii, se organizeaza o discutie pentru stabilirea consensului si Panelul isi exprima opinia in aceasta problema. in cazul in care, prin consensul panelului se stabileste ca propunerea de proiect nu corespunde acestui criteriu, panelul elaboreaza o nota explicativa, evaluarea propunerii de proiect se opreste si, daca este posibil, propunerea este directionata spre alt obiectiv al programului, care face obiectul competitiei. Daca redirectionarea nu este posibila, propunerea de proiect este respinsa.

In etapa 1-a de evaluare (evaluarea formularului B) sunt eliminate din competitie propunerile de proiecte care se afla in una dintre situatiile specificate mai jos:

proiectul propus nu se incadreaza in obiectivele programului, respectiv ale modulului vizat;

proiectul propus nu respecta conditiile obligatorii impuse prin tipul de proiect: -

parteneriatul obligatoriu;

structura de activitati eligibile specifice tipului de proiect;

modul de finalizare, activitatile si rezultatele obligatorii.

Rezultatele evaluarii individuale din cadrul primei etape sunt consemnate de fiecare evaluator in Fisa individuala de evaluare a propunerilor de proiectele, Etapa I: Evaluarea tehnico - stiintifica.

Pentru diferitele categorii de proiecte, evaluarea tehnico-stiintifica se face pe baza criteriilor de eligibilitate si de evaluare cuprinse in fisele de evaluare aferente.

Evaluarea economico-financiara si manageriala

Si pentru aceasta a doua etapa a evaluarii, se recomanda ca inainte de a acorda puncte pentru evaluare, fiecare evaluator sa parcurga documentele aferente acestei etape pentru toate propunerile de proiect care ii sunt repartizate si de abia apoi, sa treaca la notarile propriu-zise. Acest mod de abordare a evaluarii poate asigura premisele unei obiectivitati mai accentuate pentru operatia de evaluare si un mai bun echilibru relativ intre propunerile de proiecte.

Evaluatorii primesc de la Responsabilul de panel doua seturi de documente, care contin informatii cu privire la identitatea si caracterizarea ofertantilor, asa cum rezulta din Tabelul 6.1 si respectiv Tabelul 6.2.

in cazul in care un evaluator constata ca este susceptibil de partinire a vreunuia dintre ofertanti, acesta va anunta in scris Autoritatea contractanta care trebuie sa actioneze conform obligatiilor ce ii revin, de inlocuire cu alt evaluator.

Rezultatele din etapa a doua a evaluarii, inclusiv sumele de la buget necesare pentru realizarea proiectului, se consemneaza de catre evaluatori in rubricile corespunzatoare ale Fiselor de evaluare individuala a propunerilor de proiecte pentru Etapa a II - a: Evaluare economico-financiara si manage­riala, conform celor de mai sus si ale Fisei de evaluare in panel care s-a utilizat si in prima etapa, stabilindu-se, in final, nota generala pentru propu­nerea de proiect si suma de la buget apreciata de catre panel.

Pentru diferitele module si categorii de proiecte, evaluarea managementului, a oportunitatii, a impactului si a costurilor se face pe baza 'Fiselor de evaluare individuala a propunerilor de proiecte pentru Etapa a II - a: Evaluarea economico-financiara si manageriala' care cuprind crite­riile de eligibilitate si de evaluare.

6.2.1.2. Procesul de evaluare in panel

Dupa finalizarea etapei a doua a unei propuneri de proiect si inscrierea rezultatelor notarilor de catre evaluatori in Fisa de panel urmeaza analiza finala a evaluarii.

Daca notarile din etapa de evaluare stiintifica, tehnica si manageriala, a celor trei evaluatori, difera intre oricare doua dintre ele, cu mai mult de 10 puncte sau alt numar de puncte stabilite in Pachetul de informatii al programului respectiv, atunci se procedeaza la o analiza coordonata de responsabilul de panel, a notelor acordate si a justificarilor scrise pe fisele individuale, cu participarea tuturor celor trei evaluatori.

Daca prin medierea responsabilului de panel, cei trei evaluatori pot ajunge la un consens al evaluarii* in sensul reducerii tuturor diferentelor mai mari sau egale de 10 puncte sau alt numar de puncte stabilite in Pachetul de informatii al programului respectiv, la valori de sub valoarea fixata de puncte, atunci se intocmeste raportul de consens, exprimat in scris pe Fisa de panel si se vor trece sub semnatura, noile note de consens acordate de catre fiecare evaluator. Pe baza noilor note acordate se stabileste nota medie de consens care va reprezenta nota obtinuta la prima etapa de evaluare de catre propunerea de proiect respectiva. Dupa aceasta se trece la etapa a II-a de evaluare si anume etapa de evaluare economico-financiara si manageriala.

Daca insa in urma analizei notarilor nu se poate ajunge la un consens prin care sa se realizeze criteriul amintit, al unei diferente mai mici sau egala cu valoarea fixata de puncte intre notarile celor trei evaluatori, responsabilul de panel consemneaza in Fisa de panel acest lucru iar propunerea de proiect este dirijata spre alt panel de evaluatori care va fi stabilit de catre Responsabilul de panel.

Daca notarile din etapa a II-a, de evaluare economico-finanaciara, ale celor trei evaluatori, difera intre oricare doua dintre ele, cu mai mult de 7 puncte sau alta valoare fixata prin Pachetul de informatii, atunci se procedeaza similar cu situatia de la prima etapa de evaluare. Astfel, sub coordonarea responsabilului de panel, se analizeaza rezultatele obtinute int urma evaluarii si cu participarea celor trei evaluatori se incearca obtinerea unui consens. Daca, prin medierea responsabilului de panel cei trei evalua­tori pot ajunge la uri consens al evaluarii, in sensul celor de mai inainte, atunci se intocmeste un raport de consens care va fi exprimat in scris pe Fisa de panel si se vor trece sub semnatura, noile notele acordate de catre fiecare evaluator. Pe baza noilor note acordate se calculeaza nota medie de con­sens obtinuta la a II-a etapa de evaluare a propunerii de proiect respective.

Daca sumele de la buget estimate de cei trei evaluatori, in etapa a Ii-a, de evaluare manageriala si economico-finanaciara, ca fiind necesare pentru realizarea proiectului, difera intre oricare doua dintre ele, cu mai mult de 25% sau alt procent fixat prin Pachetul de informatii, din valoarea maxima, atunci se procedeaza similar cu situatia de la prima etapa de evaluare. Astfel, sub coordonarea responsabilului de panel, se analizeaza sumele estimate in urma evaluarii si cu participarea celor trei evaluatori se incearca obtinerea unui consens. Daca, prin medierea responsabilului de panel cei trei evaluatori pot ajunge la un consens, in sensul celor de mai inainte, atunci se intocmeste un raport de consens care va fi exprimat in scris pe Fisa de panel si se vor trece sub semnatura, noile sume estimate de fiecare evaluator. Pe baza noilor sume acordate se calculeaza suma medie de consens obtinuta de catre propunerea de proiect respectiva.

Intocmirea fiselor de rezerva in panel in cazul nerealizarii consensului intre evaluatori

Asa cum s-a aratat anterior, in situatia in care nu s-a realizat consensul, fie in urma primei etape de evaluare fie in urma celei de a doua etape, inclusiv privind sumele acordate de la buget pentru realizarea proiectului, propunerea de proiect este dirijata de catre presedintele Comisiei de evaluare catre un alt panel de evaluatori.

In cadrul celui de al doilea panel de evaluatori, propunerea de proiect parcurge toate etapele de evaluare ca si cum ar participa pentru prima data la evaluare.

In aceasta a doua runda de evaluare, se procedeaza la finalizarea evaluarii, daca este posibil, pe baza punctajului rezultat sau convenit prin consensul final si se intocmeste fisa de rezerva in panel. Daca insa nu se poate ajunge la concilierea dintre evaluatori si finalizarea raportului de con­sens, atunci responsabilul de panel inregistreaza media aritmetica a notelor individuale ale evaluatorilor din ambele paneluri si comentariile consemnate de fiecare evaluator al propunerii de proiect si acest punctaj este cel cu care propunerea de proiect intra in competitia de selectie a proiectelor.

Responsabilul de panel are rol de arbitru si de decizie finala, in situatiile in care exista decizii diferite ale evaluatorilor referitoare la respingerea sau nerespingerea unei propuneri de proiect ca urmare a neindeplinirii conditiilor de eligibilitate.

6.2.2. Procesul de evaluare in cazul sistemului "de sus in jos' (cazul licitatiei de oferte)

Competitiile de oferte de proiecte in sistemul de "sus in jos' sunt cele care se organizeaza in cazul proiectelor prioritare scoase la licitatie Planul National de CDI sau al proiectelor din Programele Sectoriale ale

ministerelor. Proiectele prioritare reprezinta acel proiecte de cercetare, cu obiective cunoscute si cu rezultate solicitate, care au o importanta cu totul deosebita in cadrul Strategiei Nationale de CDI sau in cadrul procesului de dezvoltare al unui domeniu economic.

Pentru fiecare Proiect prioritar, Conducatorul de program numeste un Comitet de evaluare format din cinci persoane (un presedinte si patru membri).

Conducatorul de program stabileste grila de punctaj si metodologia de evaluare tehnica si financiara. Aceste documente sunt avizate de catre Comitetul de evaluare si aprobate de catre Monitorul de program, adica de catre persoana desemnata de catre Ordonatorul principal de credite al programului respectiv, sa raspunda de program.

Evaluarea tehnica

Comitetul de evaluare primeste de la Autoritatea contractanta Propunerile tehnice.

Fiecare din cei cinci membri ai Comitetului de evaluare examineaza in mod independent fiecare Propunere tehnica si atribuie punctajul corespunzator in Fisa de evaluare, etapa I, Evaluarea stiintifica/tehnica.

Documentele rezultate sunt cinci fise de evaluare pentru fiecare oferta, completate si semnate de membrii Comitetului de evaluare.

Comitetul de evaluare stabileste (prin mediere) punctajul acordat fiecarei Propuneri tehnice si decide intreruperea procesului de evaluare pentru ofertele care nu au obtinut cel putin 60% din punctajul maxim acordabil la Evaluarea tehnica.

Evaluarea financiara

Comitetul de evaluare primeste de la Autoritatea contractanta Propunerile financiare ale ofertelor care au obtinut cel putin 60% din punctajul maxim acordabil la Evaluarea tehnica.

Fiecare din cei cinci membri ai Comitetului de evaluare examineaza in mod independent fiecare Propunere fmaciara si atribuie punctajul corespunzator in Fisa de evaluare, etapa a Ii-a, Evaluarea financiara.

Documente rezultate sunt cinci fise de evaluare pentru fiecare oferta, completate si semnate de membrii Comitetului de evaluare.

Comitetul de evaluare efectueaza Evaluarea financiara a criteriului Tarif, in conformitate cu metoda de punctare recomandata si intocmeste Fisa de evaluare a criteriului Tarif, semnata de Presedintele

Comitetului de evaluare. Prin tarif se intelege suma solicitata de catre ofertant pentru cheltuielile de conducere a proiectului.

Punctajele acordate la Evaluarea tehnica, la Evaluarea financiara si la Evaluarea criteriului tarif sunt transferate in tabelul centralizator din Raportul de evaluare. Pentru fiecare oferta se calculeaza: punctajul mediu la Evaluarea tehnica si punctajul mediu la Evaluarea financiara.

Punctajul total (suma celor doua punctaje medii si a punctajului criteriului Tarif) se calculeaza numai pentru ofertele care au punctajul mediu la Propunerea financiara de cel putin 60% din punctajul maxim acordabil.

Este declarata castigatoare a licitatiei oferta cu punctajul total cel mai mare.

Desfasurarea si rezultatele evaluarii se consemneaza intr-un Raport de evaluare, care se semneaza de toti membrii Comitetului de evaluare. Raportul de evaluare nu se face public si nu se comunica nici unui ofertant. Pe baza acestui raport se intocmeste Procesul verbal.

Metodologia, procesul de rezolvare a contestatiilor si de
selectare finala a propunerilor de proiecte

In urma procesului de evaluare, proiectele se ordoneaza in functie de punctajele obtinute si corelat cu specificul programului si prevederilor Pachetului de informatii se grupeaza pe module, module, obiective specifice.

Dupa afisarea rezultatelor preliminare ale competitiei, ofertantii de proiecte pot depune conestatii in termenul si conditiile cunoscute din Pachetul de informatii sau Termenii de referinta ale programului respectiv.

Dupa analiza contestatiilor si dupa eventualele reevaluari ale propunerilor de proiecte, se stabileste Lista finala a proiectelor finantabile, in limitele fondurilor disponibile pentru respectiva competitie.

Metodologia, procesul de negociere si contractare a
proiectelor

Procesul de contractare necesita o foarte buna pregatire, fiind unul din procesele importante din ciclul acceptarii proiectului la finantare.

in primul rand este necesar a se pregati textul de contract de finantare in functie de tipul de proiect si de instrumentele si prevederile din

Pachetul de informatii. Dupa aceea se definesc elementele principale ale propunerii de proiect in corelare cu prevederile legale generale si specifice, corelat cu propunerile facute in procesul evaluarii.

Proiectului, definit prin domeniul stiintific al propunerii, instrumentele specifice adoptate, titlul si acronimul propunerii, i se asociaza de catre Autoritatea contractata, prin SILMO, ca informatii noi ,expertul evaluator pe partea tehnica, expertul evaluator pe partea financiara, monitorul proiectului si panelul evaluatorilor care au evaluat proiectul.

Se definesc apoi informatiile legate de structura consortiului constituit pentru realizarea proiectului si anume pentru fiecare participant se selecteaza organizatia si informatiile caracteristice ei: denumire, acronim; CUI, tip, forma, aria de activitati specifice (NACE), adresa si altele.

Coordonatorul proiectului este definit prin: nume, prenume, sex, titlu, numar telefon si fax, e-mail, conducerea administativa a societatii -Director, Director Economic, cont banca, buget total al proiectului din care cofinantare, data de inceput, durata, coordonator UCP.

Expertul se defineste prin nume, prenume, adresa, aria de competen­ta, perioada de evaluare (zile lucru pe expert). Sunt astfel pregatite toate elementele specifice generarii contractului de finantare.

Prin negocierea proiectului se pun in valoare recomandariile facute in procesul evaluarii proiectului, se definesc clar fazele de raportare, se definitiveaza Planul de valorificare si diseminare pentru rezultatele de etapa si finale si, pentru unele proiecte in functie de specificul acestora, Planul de implementare tehnologica. Cu aceste elemente se editeaza textul de contract si se semneaza contractul pentru finantare.

Dupa operarea modificarilor convenite in procesul de negociere se procedeaza la intocmirea Contractului de finantare.

Dupa semnarea contractului, pentru fiecare contract si pentru fiecare proiect se initieaza o fisa de urmarire a derularii contractului care va permite urmarirea stadiului derularii proiectului, atat a partii stiintifice tehnice cat si a partii financiare, platile efectuate, actele aditionale incheiate etc.

Fisa de urmarire a proiectului (v.fig.6.2) asigura informatii la zi privind stadiul proiectului si permite luarea deciziilor rapide referitoare la derularea proiectului.

Fig. 6.2. Schema referitoare la fisa de urmarire a executiei proiectelor.

Fiecare proiect va fi caracterizat prin urmatoarele informatii:

Coordonatele lansarii expresiei de interes (competitiei);
~ Numarul de contract;

Acronimul proiectului;

Tipul de instrument folosit (proiect, program);

Data semnarii contractului;

Data de inceput;

Data de sfarsit;

Durata;

Data ultimului raport receptionat;

Valoarea de la buget (pe ani);

Cofinantarea (pe ani);

Valoarea pe etape;

Valoarea avansurilor;

Etc.

Fisa stiintifica-tehnica a proiectului contine informatii pentru despre etapa din derularea proiectului, obtinute pe baza rapoartelor de etapa. Raportarile au o periodicitate de 3-6 luni si depunerea lor se face conform cu prevederile contractuale. Pe baza raportului de etapa corelat cu Planul de realizare si cu Planul de valorificare si diseminare a rezultatelor de etapa, Expertul stiintific este cel care receptioneaza si avizeaza lucrarea, participand la prezentarea rezultatelor de etapa alaturi de alti specialisti si intocmind referatul de receptie sau de respingere al lucrarii. Fiecare etapa se finalizeaza cu rezultate definite prin caracteristici si indicatori precum si prin alte informatii specifice conform datelor din capitolul rezultate.

Coordonatorul proiectului inainteaza raportul de etapa, in format hartie sau in format electronic la Autoritatea contractanta. Raportul este analizat de catre expertul stiintific, iar primirea lui este evidentiata simultan si in Fisa proiectului. in Fisa proiectului sunt evidentiate informatiile din Planul de valorificare si diseminare care definesc si caracterizeaza clar rezultatele obtinute la etapa si posibilitatea de diseminare si valorificare a acestora si aria de aplicabilitate a rezultatului.

Fisa financiara a proiectului este asociata Fisei stiintifice si tehnice a proiectului si urmareste incadrarea si efectuarea cheltuielilor in corelare cu cele prevazute documentele finaciare ale proiectului in etapa de contractare. Pe baza receptiei financiare, facuta prin analiza Raportului de etapa primit de catre expertul financiar, se efectueaza plati corelat cu avansul primit, in functie de prevederile contractului. Exista posibilitatea ca expertul financiar sa solicite un audit financiar si toate aceste informatii se inregistreaza in Fisa de urmarire a proiectului. Pentru realizarea auditului tehnic sau financiar se prevede posibilitatea selectarii auditorilor si primirii raportului de audit.

Plata proiectului se face pe baza de cerere de plata si se evidentiaza in Fisa de urmarire a proiectului.

Pe parcursul derularii proiectului pot interveni diverse situatii care duc la modificarea elementelor contractuale si care, conform prevederilor contractuale, sunt bine definite si pot conduce la:

Schimbarea de Listei de personal;

Modificarea termenelor de predare ale Rapoartelor de etapa;

Modificarea categoriilor de cheltuieli;

Schimbarea contului de efectuarea platilor;

Modificarea bugetului alocat;

Interventii legale s.a.

Toate aceste modificari se fac prin notificari aprobate si urmate de adaugarea unui addendum la contract numit Act aditional, care specifica modificarea si da posibilitatea derularii in continuare a contractului.

Modificarile aduse contractului se inregistreaza si se retin inclusiv in Fisa de urmarire a proiectului.

Pentru fiecare contract la care se executa modificari se inregistreza lista cu modificarile efectuate si regasite in Actul aditional astfel asa cum rezulta din Tabelul 6.4. in care s-au trecut neprecizat doua din cele "n' modificari.

Tabelul 6.4. Modificari ale Contractului de finantare.

Metodologia si procesul de monitorizare a executiei proiectelor contractate si finantate

Dupa semnarea contractului de finantare si inceperea derularii proiectului, Autoritatea contractanta incepe procesul de monitorizare.

Activitatea de monitorizare a proiectelor de cercetare se desfasoara la nivelul Unitatilor de Conducere a Programelor (UCP). Activitatea desfasurata de Unitatilor de Conducere a Programelor (UCP) este planificata, la nivel de an si trimestru si raportata periodoc, trimestrial sau anual, atat la nivelul proiectelor contractate cat si la nivelul Programelor Nationale de CD.

Procesul de Monitorizare reprezinta procesul care pune in evidenta calitatea activitatii de cercetare desfasurata si la care se pot evidentia

rezultate comensurabile care permit evaluarea atingerii obiectivelor preva­zute si garantia indeplinirii prevederilor inscrise in Contractul de finantare la nivelul proiectului si a rezultatelor finale.

Procesul de monitorizare la nivelul Autoritatii contractante cuprinde urmatoarele etape importante:

primirea documentelor de la contractori;

verificarea existentei tuturor documentelor de etapa si inregistrarea primirii lor;

analiza documentelor de catre expertii tehnici si financiari;

elaborarea Raportului de analiza;

avizarea Raportului de analiza, la nivelul sectoarelor si persoane­lor responsabile;

aprobarea Raportului de analiza;

efectuarea platilor si Arhivarea documentelor.

Primirea documentelor si verificarea acestora

Responsabilii de proiecte din partea Autoritatii contractante (monitorii), nominalizati pe module de catre Directorul de Program, primesc documentele pentru monitorizarea si decontarea unei etape de la directorii de proiect, le inregistreaza (atribuindu-le un numar unic).

Atributiile monitorilor de proiecte sunt:

verifica existenta tuturor documentelor si satisfacerea conditiilor precizate pentru decontarea etapelor;

verifica concordanta dintre titlurile documentelor si obiectivele etapei propuse pentru decontare, prezentata in Planul de realizare a proiectului;

verifica concordanta dintre suma decontata si suma planificata (suma decontata poate fi mai mica sau cel mult egala cu suma planificata);

verifica existenta semnaturilor autorizate si a stampilelor pe fiecare document;

certifica prin semnatura toate filele documentelor primite;

completeaza documentul din Anexa cu situatia decontarii etapei;

introduc ^ dosar Foaia de urmarire;

predau toate documentele pe baza de borderou referentului, la Departamentul de Monitorizare- Evaluare a Autoritatii contractante.

Activitati preliminare de monitorizare si evaluare

Documentele depuse pentru decontarea etapelor, precum si cele

existente la dosarele contractelor, sunt analizate de expertii tehnico-

stiintifici si financiari.

Monitorizarea se face pe baza informatiilor continute in documentele de planificare, rapoartelor prezentate de catre contractori, rapoartelor intocmite de experti dupa analiza stadiului de realizare a obiectivelor, verificandu-se daca:

strategia urmata este adecvata atingerii obiectivelor imediate;

obiectivul global si obiectivele imediate pot fi atinse;

rezultatele intermediare planificate pot fi atinse;

ipotezele au fost confirmate prin activitatea depusa;

stadiul realizarii proiectului este conform planului de realizare.

in functie de rezultatele acestei analize, Planul de realizare ai proiec­tului poate fi revizuit. Recomandarile de revizuire ale Planului de realizare trebuie sa se reflecte in documentele de planificare pentru etapa urmatoare.

Pregatirea activitatilor de monitorizare si evaluare

in vederea intocmirii rapoartelor este necesara numirea unor experti, care sa evalueze stadiul realizarii proiectelor, atat prin analiza documentelor depuse cat si prin vizite la contractori.

Experti tehnico-stiintifici si experti financiari sunt numiti de catre Autoritatea contractanta.

Activitatea expertilor se desfasoara dupa semnarea prevederilor din Declaratiei de impartialitate, confidentialitate, competenta si raspundere si cu respectarea prevederilor acestora.

Atributiile referentului din cadrul Departamentului de Monitorizare-Evaluare in aceasta etapa sunt:

verifica concordanta dintre continutul documentelor primite si cel impus prin proiect;

anunta expertii despre primirea documentelor de raportare, cu maxima operativitate;

pune la dispozitia expertilor, pentru fiecare proiect, cele doua dosare si formularele necesare intocmirii rapoartelor de evaluare.

Evaluarea tehnico-stiintifica

Expertul tehnico-stiintific primeste de la referentul din cadrul Departamentului de Monitorizare-Evaluare, spre analiza, dosarele privind Raportul de etapa respectiv. Pentru analiza documentelor de planificare are acces la dosarele de contractare ale proiectelor pe care le monitorizeza, puse la dispozitie de responsabilii (monitorii) de proiecte.

La cererea Conducerii Programului, sau atunci cand considera ca este necesar, efectueaza vizite la contractor, pe baza unei imputerniciri a Directorului de Program, pentru a verifica stadiul implementarii proiectului.

Expertul tehnico-stiintific are urmatoarele atributii:

prezentarea in timp cat mai scurt dupa rpimirea invitatiei, pentru expertiza;

intocmirea unui raport referitor la:

fezabilitatea obiectivelor planificate pentru etapa respectiva;

modul de realizare a obiectivelor planificate;

recomandari de masuri corective pentru indeplinirea obiecti­velor etapei;

verificarea si certificarea faptului ca obiectivelor realizate permite sau nu permite continuarea derularii proiectului;

prezentarea unei rezolutii privind acceptarea sau neacceptarea rezultatelor etapei;

completarea rubricii corespunzatoare Situatiei decontarii etapei in documentul de expertizare;

propunerea de revizuire a bugetului alocat perioadei urmatoa­re, precum si de replanificare a platilor daca constata abateri in ceea ce priveste realizarea proiectului.

Evaluarea financiara

Expertul financiar primeste spre analiza de la Departamentul de Monitorizare dosarul si are acces la documentele financiare ale contractului de finantare al proiectului.

Expertul financiar efectueaza urmatoarele operatii:

verifica corectitudinea intocmirii documentelor financiare si concordanta cu actele prezentate;

verifica daca documentatia financiara este completa;

verifica concordanta dintre suma ceruta si suma cheltuita, deter­minata pe baza documentelor prezentate;

participa la activitatile de monitorizare si auditare la sediul contractorului;

completeaza rubrica corespunzatoare din Situatia decontarii etapei.

Daca exista abateri in ceea ce priveste realizarea proiectului, expertul financiar poate solicita discutii cu directorul de proiect si poate propune o revizuire a planificarii alocarilor, a bugetului alocat pe perioada urmatoare, precum si a planificarii platilor. 

Analiza documentelor si aprobarea decontarii etapelor de lucru si efectuarea platilor

in vederea aprobarii decontarii etapelor, dupa evaluarile tehnico-stiintifica si financiara, documentele sunt analizate de catre directorul de modul, care le supune spre aprobare conducerii programului.

Dupa avizul favorabil al factorilor mentionati, Contabilul sef al programului si Directorul executiv aproba decontarea etapelor.

Directorul de modul are urmatoarele atributii in ceea ce priveste fiecare contract:

constata existenta tuturor documentelor de etapa;

analizeaza raportul de evaluare stiintifica si tehnica;

analizeaza documentele financiar-contabile si avizul expertului financiar;

verifica completarea documentului Situatia decontarilor;

propune aprobarea sau neaprobarea decontarii etapei, sau eventuale modificari in planificarile financiare;

supune avizarii Directorului de Program propunerea sa referitoare la decontarea etapei.

Departamentul de Monitorizare aproba raportul expertului tehnico-stiintific, analizeaza documentele depuse, rezolutia (si observatiile) Directorului de modul si oportunitatea decontarii etapei.

Avizul favorabil se consemneaza in Situatia decontarii etapei.

Proiectele cu probleme sesizate de experti sunt supuse, de catre Departamentul de Monitorizare-Evaluare, atentiei directorilor de modul.

Directorii de modul, prin responsabilii de proiecte solicita directori­lor de proiecte completarile necesare. Completarile primesc numar de inregistrare si au acelasi traseu cu documentele de decontare depuse initial.

in situatia in care problemele semnalate nu sunt solutionate, proiectele sunt supuse atentiei unei Comisii de analiza privind continuarea sau rezilierea contractului de finantare.

Dupa efectuarea expertizelor tehnico-stiintifice si financiare si dupa avizarea decontarii etapelor de catre conducerea programului, documentele pentru proiectele a caror decontare este propusa sunt preluate de responsabilul de proiecte.

Responsabilul de proiecte are urmatoarele atributii:

inainteaza contabilului sef si directorului executiv al programului, spre aprobare, documentele corespunzatoare etapei;

urmareste stadiul aprobarilor.

Atributiile contabilului sef sunt:

analizeaza documentele financiare;

aproba decontarea etapei, semnand in rubrica din Situatia decontarii;

Atributiile directorului executiv sunt:

aproba decontarea;

dispune eliberarea ordinului de plata.

Numarul ordinului de plata, suma si valoarea avansului restituit, sunt trecute pe 'Situatia decontarii etapei'.

Dupa aprobarea decontarii etapei si eliberarea ordinului de plat[ responsabilul (monitorul) de proiect:

inapoiaza directorului de proiect dosarul pentru arhivare, sub semnatura, insotit cu Situatia decontarilor (copie) si un exemplar din Raportul de activitate, cu aprobarile necesare;

arhiveaza dosarul in biblioraft si introduce in calculator datele referitoare la etapa incheiata.

in ceea ce priveste finalizarea proiectului aceasta presupune indeplinirea de catre contractor a tuturor obligatiilor sale referitoare la executarea fazelor. Plata finala se face numai dupa ce raportul final de activitate si decontul final au fost inaintate de catre contractor si aprobate de catre Autoritatea contractanta. Aprobarea platii finale se face dupa parcurgerea etapelor prevazute in 'Metodologia privind finalizarea unui proiect' si prezentate pe scurt in continuare.

Contractorul depune, in termen, la Autoritatea contractanta documentele necesare pentru decontarea ultimei etape si Raportul final de activitate.

Raportul final de activitate contine, in general, urmatoarele:

prezentarea, pe scurt, a stadiului cercetarilor din domeniu la data initierii proiectului si necesitatea temei;

analiza modului de desfasurare, din punct de vedere tehnic, al activitatilor comparativ cu etapele planificate (tematica, realizari, termene);

analiza financiara a contractului, comparativ cu valorile prevazute prin devizul antecalcul (incadrarea in valorile propuse pentru diferite elemente din deviz, incadrarea in valorile propuse pentru etape etc);

obiective realizate - sustinute cu documente si materiale grafice;

beneficiarul si modul de implementare (etape, ani).

Raportul final de activitate este analizat prin aceeasi procedura ca si documentele de decontare a unei etape. Dupa efectuarea raportului de expertiza de catre expertul tehnico-stiintific, in termen de doua saptamani de

la depunerea Raportului final de activitate, propune o comisie de efectuare a evaluarii finale.

Din comisie vor face parte obligatoriu:

directorul de modul;

expertul tehnic care a monitorizat proiectul;

un expert financiar;

reprezentantul Departamentului de Monitorizare-Evaiuare;

monitorul de proiect (secretar).

Comisia este numita prin Decizia Directorului de Program. Comisia de evaluare analizeaza intreaga activitate desfasurata de catre contractor pentru rezolvarea temei propuse:

activitatea tehnica si documentele tehnice;

activitatea financiara si documentele financiare;

activitatea desfasurata de cofinantatori;

obiectivele realizate, comparativ cu obiectivele planificate. Comisia intocmeste un Raport de evaluare finala, in doua exemplare,

continand detaliat concluziile asupra activitatii desfasurate si obiectivelor realizate, impreuna cu o propunere privind achitarea garantiei.

Raportul de evaluare finala este prezentat Directorului de program spre aprobare.

In baza aprobarii Directorului de program, se efectueaza plata finala de 10 % din valoarea contractului sau contractorul va fi anuntat, in scris, asupra concluziilor comisiei privind elementele ce trebuie remediate si termenele de remediere.

Dupa aprobare, un exemplar din Raportul final de activitate si din Raportul de evaluare finala se inmaneaza contractorului si cate un exemplar din fiecare document se pastreaza la dosarul contractului.

Schema logica simplificata a procesului de monitorizare tehnico-stiintifica a unui proiect de CDI este prezentata in fig. 6.3.

Autoritatea Contractanta poate aplica penalizari sau poate rezilia un contract atunci cand clauzele contractuale nu sunt respecatate sau cand obiectivele proiectului nu sunt indeplinite.

Cererea de penalizare sau propunerea de reziliere a unui contract este facuta de catre directorul de modul, printr-o Notificare.

Fig. 6.5. Schema logica pentru expertiza tehnico-stiintifica.

Componenta minima a comisiei de analiza a cererii de penalizare sau a propunerii de reziliere este:

expertul tehnico-stiintific;

directorul de modul;

expertul financiar;

contabilul sef;

juristul consult;

monitorul de proiect.

Comisia elaboreaza, un proces verbal de analiza, care se finalizeaza printr-o propunere de penalizare sau de reziliere a contractului. in procesul verbal de analiza, Comisia prezinta cauzele care au impus hotararea si temeiul legal al acesteia.

Procesul verbal de analiza este prezentat spre aprobare sau infirmare Consiliului Director al programului.

Pe baza aprobarii Consiliul Director, monitorul de proiect intocmeste instiintarea catre contractor, prin care i se comunica acestuia hotararea, anexand o copie a procesului verbal de analiza (constatare). Documentele se transmit prin posta cu confirmare de primire.

In cazul in care contractorul contesta hotararea Comisiei de analiza, in termen de 7 zile de la inregistrarea contestatiei, Comisia de analiza dezbate contestatia primita, in prezenta reprezentantilor legali ai contracto­rului. Hotararea luata, pe baza acestei dezbateri, este definitiva si va fi mentionata intr-un proces verbal de conciliere, care este prezentat spre aprobare Consiliului Director al programului iar apoi se supune aprobarii Directorului de program care emite decizia de penalizare sau de reziliere a contractului.