Metode de management și tehnici de creativitate

Metode de management și tehnici de creativitate

Metode de management

Metoda de management: o modalitate practica de acțiune manageriala, prin care sunt valorificate cunoștințele teoretice și experiența manageriala acumulata; o modalitate de alocare in timp și spațiu a resurselor firmei.

2 tipuri:

Metode generale: vizeaza intreaga activitate, sunt aplicate incontinuu.

Metode parțiale: vizeaza doar anumite compartimente sau proiecte și sunt aplicate ocazional.

Principalele metode de management:

1. Managementul prin bugete (G)
2. Managementul prin obiective (G)
3. Managementul prin excepții (G)
4. Managementul pe produs (G)
5. Managementul prin proiecte (P)

A.    Managementul prin bugete (MPB)

Ideea de baza: descentralizarea managementului, prin acordarea unei autonomii cat mai ridicate subunitaților de producție.

Firma este imparțita in cateva centre de gestiune (fabrici, secții de producție, ateliere etc.), fiecare primind cate un buget de venituri și cheltuieli pe care ca trebui sa-l gestioneze singur.

MPB: Cerinte

Exprimarea in forma baneasca a obiectivelor fiecarei subunitați bugetate.

Divizarea firmei in cateva centre de gestiune, delimitate structural (compartimente distincte) și procesual (activitați independente).

Existența unui sistem informațional adecvat.

Existența unui mecanism adecvat de decontare intre subunitați.

Folosirea unui sistem de contabilitate analitica (manageriala) care sa permita stabilirea exacta a contribuției fiecarui centru de gestiune la venituri, cheltuieli și profit.

MPB: Etape

1. Elaborarea bugetelor: buget director, imparțit intre subunitați.
2. Aprobarea bugetelor.
3. Execuția bugetara: activitatea specifica a subunitaților.
4. Controlul și analiza bugetare.

MPB: Avantaje

Evidențierea clara și corecta a contribuției fiecarei subunitați la realizarea obiectivelor.

Identificarea punctelor slabe (compartimente cu activitate mai puțin eficienta).

Motivarea mai puternica a personalului: acesta va ști ca rezultatele muncii sale vor fi cunoscute cu precizie.

Economisirea timpului, datorita descentralizarii.

"Forțarea" fiecarei subunitați sa aiba o activitate cat mai rentabila.

MPB: Limite

Dificultați de adaptare a sistemului informațional și a contabilitații manageriale.

Efort sporit pentru urmarirea cu precizie a tuturor fluxurilor materiale și banești la nivelul fiecarei subunitați.

Dificultați de imparțire a bugetului director intre subunitați.

Colaborarea defectuoasa intre subunitați, din cauza concurenței dintre ele.

B.    Managementul prin obiective (MPO)

Ideea de baza: succesul și dezvoltarea unei organizații depind de corelarea obiectivelor generale cu cele ale subunitaților organizatorice și cu cele ale personalului.

Se stabilesc obiective, prin derivare, pentru fiecare nivel ierarhic, pentru fiecare compartiment și pentru fiecare angajat (cate 3-7 obiective per compartiment).

MPO: Etape

1. Stabilirea obiectivelor generale ale organizației.
2. Derivarea obiectivelor.
3. Obținerea rezultatelor.
4. Analiza atingerii obiectivelor.

MPO: Avantaje

Motivarea superioara a tuturor angajaților.

Participarea activa a fiecarui angajat la realizarea obiectivelor compartimentului sau.

Imbunatațirea relațiilor interumane și largirea campului de responsabilitați comune.

Eliminarea unor contradicții dintre conducatori și executanți.

Stimularea creativitații individuale și colective.

Stimularea autocontrolului fiecarui angajat.

Stimularea raspunderii individuale pentru atingerea obiectivelor.

Dezvoltarea unui stil participativ al fiecarui manager.

MPO: Limitari

Posibilitatea apariției unor neconcordanțe intre obiectivele diferiților angajați/compartimente.

Formularea cu o precizie insuficienta a unor obiective.

Abordarea necorespunzatoare, de forma, a obiectivelor de catre unii manageri.

C.    Managementul prin exceptii (MPE)

Urmarește descentralizarea managementului și eliberarea managerilor de "tirania" activitaților de rutina.

Se bazeaza pe tehnica delegarii de autoritate.

Activitatea curenta a fiecarui compartiment, atata timp cat se incadreaza intre niște limite stabilite, se va desfașura fara intervenția managerului.

Managerul se va putea concentra asupra activitaților importante, de nivel superior, intervenind in activitatea curenta, de rutina, doar in cazul unor situații excepționale.

MPE: Conditii de aplicare

Existența unui mediu favorabil delegarii de autoritate (managerii: incredere in subalterni, stil democratic de leadership; subalternii: competența profesionala, spirit de inițiativa).

Reglementarea adecvata a raporturilor dintre manageri și subalterni, pentru a elimina confuziile și starile conflictuale.

Folosirea unui sistem informațional modern, eficient, care sa detecteze și sa transmita corespunzator orice abatere de la limitele prestabilite ale activitații.

MPE: Etape

1. Stabilirea valorilor planificate.
2. Stabilirea unui camp de toleranța.
3. Compararea valorilor planificate cu cele efective.
4. Acțiunea corectiva.

MPE: Avantaje

Identificarea punctelor critice ale activitații organizației.

Precizarea clara a obiectivelor, sarcinilor și cailor de realizare a activitații.

Diviziunea raționala a muncii.

Degrevarea managerilor de problemele de rutina sau fara o importanța prea mare.

Utilizarea adecvata a competențelor managerilor.

Formarea profesionala a subalternilor (invața sa conduca activitatea).

Aprecierea obiectiva a activitații angajaților.

Stimularea comunicarii intre manageri și subalterni.

MPE: Limitari

Rol tactic, nu strategic - vizeaza doar sarcini de rutina, cu importanța redusa.

Subalternii sunt tentați sa ascunda abaterile de la campurile de toleranța fixate.

In primele doua etape nu pot fi luați in considerarea anumiți factori cu impact puternic asupra activitații.

Neapariția situațiilor de excepție o perioada mai lunga poate conduce la dezvoltarea unui sentiment de siguranța, de autoliniștire, slabind rezistența in fața dificultaților serioase.

D.    Managementul pe produs (MP)

Urmarește descentralizarea managementului prin gestionarea distincta a fiecarei grupe omogene de produse din portofoliul firmei.

Firma este imparțita in mai multe subunitați (structura pe produse), fiecareia revenindu-i intreaga activitate care vizeaza o anumita grupa de produse (CD, producția, desfacerea).

MP: Conditii

Existența unei activitați diversificate, realizate prin tehnologii variate.

Realizarea unor produse rentabile pe termen lung.

Posibilitatea informarii cat mai fidele cu privire la piețele de desfacere.

1. Evaluarea factorilor de succes și insucces ale produselor pe piața.
2. Elaborarea programelor de fabricație a produselor.
3. Coordonarea realizarii fiecarui produs.
4. Bilanțul activitații și angajarea de sarcini noi.

MP: Structura PROCTER & GAMBLE

MP: Structura BRISTOL-MYERS

MP: Structura GILLETTE

MP: Avantaje

1. Descentralizarea managementului.
2. Asigurarea unui management și a unei producții specializate.
3. Impulsionarea indeplinirii planurilor de asimilare și lansare a produselor, fabricației, desfacerii etc.
4. Realizarea unei legaturi flexibile și puternice cu piața.
5. Individualizarea fiecarui produs in funcție de caracteristicile lui.

MP: Dezavantaje

1. Complicarea structurii organizatorice.
2. Apariția unor stari conflictuale, din cauza incalcarii unor competențe.
3. Existența unor paralelisme in organizare (mai ales daca mai multe produse utilizeaza aceleași materiale, utilaje, linii tehnologice).

E.    Managementul prin proiecte (MPP)

Metoda parțiala, utilizabila intr-o perioada limitata in vederea rezolvarii unor probleme complexe, care necesita activitați foarte variate, realizate de catre specialiști in domenii foarte diferite.

Aplicabilitate ridicata: fabrici noi, secții noi, instalații complexe, asimilarea unor produse complexe, modernizarea sistemului informațional, blocuri de locuințe, modificari organizatorice ample, expoziții etc.

Exemple concrete: primul zbor in cosmos, avionul Concorde, nave cosmice, sateliți artificiali, stații interplanetare.

MPP: Proiectul

Proiectul: un ansamblu de procese de munca de natura difera, cu un caracter inovațional pronunțat, prin care se urmarește indeplinirea unei misiuni complexe, cu o specificitate ridicata.

Rezultatul final este un numar redus de unitați dintr-un produs (chiar una singura).

Un singur cumparator al fiecarei unitați de produs.

Participa specialiști in domenii foarte diferite.

Realizarea produsului este temporara, adesea nerepetata.

Structuri organizatorice temporare, funcționand in paralel cu structura organizatorica de baza.

MPP: Conditii

Problema sa aiba caracter de unicat.

Problema sa fie foarte complexa.

Problema sa fie limitata din punct de vedere material, financiar, ca timp de execuție etc.

Problema sa poata fi descompusa sub forma unei piramide de sarcini parțiale.

Piramida de sarcini sa poata fi finanțata independent de activitatea curenta.

Sa fie create structuri organizatorice independente, temporare.

MPP: Etape

1. Definirea proiectului.
2. Organizarea managementului proiectului.
3. Executarea proiectului.
4. Recepția finala.

MPP: Avantaje

Sunt rezolvate eficace si rapid probleme foarte complexe

Managementul este dinamizat, scos din rutina

Este favorizat schimbul de experienta intre subdiviziunile organizatorice ale firmei sau intre firme

Personalul isi dezvolta o conceptie sistemica si interdisciplinara de rezolvare a problemelor

Personalul este folosit intr-un mod rational

Este incurajata formarea de manageri indrazneti, dinamici, competenti

MPP: Limitari

Aplicabilitatea redusa (probleme complexe)

Aplicabilitate doar la nivel de proiecte temporare

Dificultatea armonizarii structurii organizatorice a firmei cu cea temporara a proiectului

Dezvoltarea unor stari conflictuale, mai ales pe fondul stresului produs de necesitatea finalizarii la timp a unor sarcini diferite de cele curente

Dificultatea descoperirii de manageri de proiect buni

Dificultatea convingerii managerilor sa-si asume riscurile implicate

Tehnici de creativitate

Creativitatea: capacitatea de a furniza elemente noi, de a stabili legaturi inca necunoscute intre elemente vechi, cunoscute.

Trasaturile creatorului:

-Esențiale: imaginație, fantezie, curiozitate, gandire libera (fara prejudecați), flexibilitatea gandirii (fara clișee), spirit critic, spirit de observație.

-Neesențiale: inteligența, autocontrol, simț estetic, perseverența, capacitate de a rezista in fața conflictelor și a presiunilor etc.

Tipurile de creativitate

Dupa natura sa: tehnica | artistica.

Dupa numarul de persoane implicate: individuala | colectiva (de grup).

Dupa gradul de noutate și obiectul cercetarii:

Cercetare pura: caracter teoretic, urmarind obținerea unor elemente total noi » se depisteaza regulile existenței.

Cercetare fundamentala: bunuri care satisfac nevoi noi sau care satisfac nevoi vechi intr-un mod foarte diferit.

Cercetare aplicativa: caracter practic, grad redus de noutate » bunuri realizate concret.

Sursele de creativitate

I. Surse interne

Activitați organizate pentru producerea noutații: compartimente de CD, ședințe de creativitate, universitați, institute de cercetare etc.

Activitați prin care noutatea este obținuta spontan: preocupari individuale ale unor persoane, procesul de producție etc.

II. Surse externe: achiziționarea de know-how, achiziționarea de licențe, producția in comun, spionajul industrial, importul etc.

Creativitatea individuala

Concentrare mai buna.

Motivație mult mai mare (ambiție), datorita unei satisfacții individuale mult mai puternice in cazul reușitei.

Lipsa inhibiției.

Creativitate colectiva

Problema este privita mai obiectiv.

Problema este gandita din mai multe puncte de vedere (dupa mai multe criterii).

Sunt utilizate cunoștințe mai multe, din domenii diferite.

Ideea unei persoane poate genera idei ale altor persoane.

A. Cutia cu idei

O cutie de forma unei casuțe poștale, amplasata intr-un loc in care au acces toți salariații, cutie in care aceștia pot depune bilete cu ideile lor.

Avantaje:

Cost extrem de mic.

Lipsa inhibiției.

Dezavantaje/limitari:

Atitudinea conducerii (neincredere, superficialitate).

Autorii ideilor nu beneficiaza de recunoașterea valorii și de recompense materiale.

A.     Brainstorming

Fundament: gandirea omului este turbulenta, asemanatoare cu o furtuna - ideile vin ca niște fulgere, nu sunt programare sau anticipate, de aceea trebuie notate la apariția lor, judecarea facandu-se mai tarziu.

Se dorește obținerea unui numar cat mai mare de idei (conteaza cantitatea, nu calitatea lor).

Etape:

1. Pregatirea ședinței.
2. Analiza problemei (2 faze: introductiva | a discuțiilor).
3. Selectarea ideilor.

Dezlanțuirea ideilor și gasirea soluțiilor au loc pe trei cai:

1. Progresiv-liniara: o idee o continua pe o alta.
2. Catalitica: idei emise prin analogie, soluții fara legatura cu cele anterioare sau chiar opuse lor.
3. Mixta.

Selectarea ideilor: inutilizabile | utilizabile in viitor | utilizabile imediat.

Principiul de baza: amanarea criticii ideilor emise - oricat ar parea de fantezista o idee, nu poate fi criticata!

B.     Philips 66

Varianta a Brainstorming, cu mai multe echipe funcționale, formate din cate 6 persoane.

2 faze:

1. Discuția pe grupe.
2. Dezbaterea in plen.

Philips 66: Discutia pe grupe

C.    Frisco

Scopul: gasirea pentru probleme foarte dificile a unor soluții foarte diferite de cele obișnuite (cat mai simple, dar eficiente).

2 echipe:

1. Echipa de investigare: 12-15 persoane [varstnice] de competențe diferite, care examineaza problema, inventariaza metodele clasice și le analizeaza critic, insistand pe dificultațile majore.
2. Echipa de concluzionare: 5-6 persoane [tinere] inalt calificate care, pe baza informațiilor primite de la echipa de investigare, cauta soluții noi.

D.    Sinectica (Gordon)

Se bazeaza pe asociații libere de idei și folosirea unor principii și mecanisme pentru stimularea creativitații indivizilor.

Fundamentare: constatarea ca numeroase invenții și soluții originale și valoroase nu sunt rezultatul unor eforturi indelungate de gandire, ci s-au nascut dintr-o idee spontana (o sclipire).

Sinectica: Participanti

1. Liderul: "arunca problema in mijlocul grupului", este un bun ascultator, animator și interlocutor, stimuleaza potențialul creativ al celorlalți.
2. Expertul: este reprezentantul problemei, are cea mai completa ințelegere a problemei, orienteaza grupul pe caile care i se par mai bogate in soluții.
3. Grupul: maximum 6-8 persoane, din profesii cat mai diferite, cu nivel de pregatire asemanator - "paseaza" problema de la una la alta, pana se gasește soluția potrivita.

Sinectica: Etape

1. Prezentarea problemei [lider].
2. Analiza problemei [lider + expert].
3. Emiterea unor sugestii de rezolvare [expert].
4. Reformularea problemei [membri, dupa cum ințelege fiecare problema].
5. Selectarea formularii problemei - e aleasa cea mai sugestiva și stimulanta [lider].
6. Detașarea de problema - analogii [toți].
7. Revenirea la problema și valorificarea materialului analogic.
8. Valorificarea soluției [expert sau un grup de specialiști].

Sinectica: Analogii

1. Analogia directa: compararea elementelor cu cele corespunzatoare din alte domenii.
2. Selectarea analogiei directe [lider].
3. Examinarea analogiei directe.
4. Analogia simbolica: modul personal al fiecaruia de a sesiza esența problemei.
5. Selectarea analogiei simbolice [lider].
6. Analogia personala: fiecare participant identifica elementele analogiei simbolice cu cele din domeniul sau.
7. Analogia fantastica: legaturi improbabile intre lumea reala și una imaginara, in care este posibil orice.