Operatiunile precontractuale

Operatiunile  precontractuale

n     Inaintea incheierii contractului de vanzare internationala, atat exportatorul cat si importatorul vor trebui sa efectueze unele operatiuni precontractuale.

n     Exportatorul va trebui sa pregateasca si sa lanseze oferta sau sa analizeze si sa reactioneze la cererea de oferta, adoptand una dintre variantele:

n     acceptare

n     respingere

n     acceptare conditionata

n     invitare la negocieri

n     Importatorul va trebui sa pregateasca

n     cererile de oferta in lipsa de oferte

n     sa analizeze ofertele primite si sa le accepte

n     sau sa lanseze contraoferte

n     In cazuri bine determinate, el poate da comenzi ferme sauconditionate, pe baza relatiilor traditionale.

Operatiunile precontractuale sunt:

n     oferta

n     factura pro forma

n     cererea de oferta

n     comanda

OFERTA

n     Oferta este scrisoarea de initiativa sau de raspuns la o cerere de oferta, prin care ofertantul face cunoscut unor potentiali clienti (persoane fizice sau juridice) ca pune la dispozitia acestora marfuri sau servicii in anumite conditii.

n     Oferta este a doua scrisoare comerciala importanta si, alaturi de cererea de oferta, este foarte frecventa in relatiile interne si externe.

n     In mod obisnuit, ofertele se transmit

n     prin posta

n     fax

n     e-mail

n     in cadrul reclamei comerciale prin presa, radio, televiziune, afisaj

n     prin reprezentanti 

n     pe cale telefonica (daca in prealabil se realizeaza o intelegere pe baza unor discutii intre delegati, este bine sa fie confirmata letric).

n     Cu cat oferta cuprinde mai multe elemente si acestea sunt mai precis formulate, cu atat obligatiile pe care si le asuma ofertantul sunt mai numeroase si mai stricte.

n     In tarile occidentale, nici nu este nevoie de o descriere in cele mai mici amanunte a produsului sau serviciului oferit, pentru ca acolo exista standarde minime de calitate si reguli de comert consacrate, exista legi pentru protectia consumatorului etc.

n     O oferta comerciala nu este neaparat o oferta scrisa.

n     Putem vorbi de oferte

n     scrise sau verbale

n     explicite sau tacite.

n     Mesaje tacite pot fi, in anumite conditii, si mesajele publicitare lansate pe canalele mass-media.

Tipuri de oferta

Criterii de clasificare a ofertei

n     Din punct de vedere comercial

n     Din punct de vedere juridic

Din punct de vedere comercial, deosebim patru categorii de oferte, si anume:

n     oferta nesolicitata - este o scrisoare trimisa de ofertant din proprie initiativa si se adreseaza unor clienti cunoscuti sau necunoscuti;

n     oferta solicitata - este raspunsul la o cerere de oferta;

n     oferta repetata - in situatia cand este reinnoita o mai veche oferta sau se transmite o varianta a acesteia;

n     oferta la contraoferta - se practica atunci cand clientul raspunde la o oferta anterioara printr-o contraoferta, in care el accepta doar o parte din marfa oferita sau din conditiile mentionate.

Din punct de vedere juridic, respectiv al obligatiilor pe care si le asuma ofertantul, distingem mai multe tipuri de oferte

n     oferta ferma

n     oferta fara clauze speciale

n     oferta cu termen

Oferta ferma

n     Este oferta asupra careia vanzatorul nu mai poate reveni.

n     In cazul in care destinatarul a acceptat o oferta ferma, atunci aceasta devine obligatorie pentru ambele parti, ca si un contract.

n     Pentru acest motiv, in cazul in care se utilizeaza oferta ferma, nu se mai incheie contract de vanzare-cumparare intre parti, comenzile si executia lor, facandu-se pe baza ofertei ferme

Oferta fara clauze speciale

n     chiar daca nu include precizari privind o anumita data pentru primirea comenzii sau alte indatoriri deosebite, si acest tip de oferta genereaza obligatii, de o parte si de alta, astfel:

n     a) atunci cand oferta este prezentata direct unei persoane, aceasta trebuie sa o accepte imediat sau sa o decline. In caz contrar, oferta se stinge;

n     b) regula de mai sus este valabila si pentru cazul in care oferta este prezentata telefonic sau prin fax;

n     c) oferta prezentata printr-o scrisoare este considerata valabila intr-un interval de timp suficient, pentru a se trimite o comanda sau orice alt tip de raspuns. In cazul corespondentei postale, acest interval este de 7-14 zile;

Oferta cu termen

n     Este practicata in situatia in care ofertantul nu are certitudinea ca poate asigura aceleasi conditii dincolo de o anumita limita de timp.

n     In acest caz, se mentioneaza un termen in intervalul caruia oferta ramane valabila.

Conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca o oferta pentru a produce efecte juridice sunt urmatoarele:

n     sa fie completa (sa contina toate datele esentiale ale viitoarei intelegeri: obiectul, determinari cantitative si calitative, pret, alte clauze);

n     sa fie ferma;

n     sa fie neechivoca (trebuie sa exprime clar, fara dubiu, vointa ofertantului de a incheia contractul, in eventualitatea acceptarii ofertei), sa fie exprimata in scris sau verbal (se recomanda ca ofertele exprimate verbal sa fie dublate de o oferta scrisa; in acest fel va exista un document de referinta in caz de litigiu).

Putem spune ca se constituie in oferta:

n     un document scris care indeplineste conditiile de mai sus, expediat prin posta, fax, e-mail etc.;

n     un anunt publicitar care mentioneaza toate datele necesare efectuarii tranzactiei;

n     un produs etalat in raftul unui magazin, pretul acestuia fiind afisat sau comunicat verbal de vanzator.

Oferta trebuie sa contina

n     elemente de identificare a ofertantului;

n     denumirea exacta a produselor;

n     descrierea detaliata a marfii, caracteristici (eventual insotita de mostre);

n     calitatea produselor;

n     cantitatea ce poate fi livrata, greutatea, volumul;

n     pretul, cu mentiunea daca cheltuielile de transport si ambalaj sunt incluse in pret; se poate indica pretul total sau partial in detaliu, pentru anumite cantitati.

Tot legat de pret, se pot acorda clientilor diverse reduceri de pret:

n     rabatul reprezinta reducerea de pret, acordata pentru acceptarea unei anumite cantitati de marfa, fie clientilor fideli - rabatul de fidelitate, fie distribuitorilor - rabatul comercial, fie in legatura cu diverse prilejuri - rabatul special;

n     bonusul reprezinta un rabat acordat ulterior realizarii tranzactiei, in special la sfarsit de an, acordarea lui fiind dependenta de atingerea unui anumit nivel al vanzarilor;

n     discountul reprezinta reducerea sumei debitoare cu un anumit numar de procente, ca stimulent pentru efectuarea platii intr-un anumit termen.

Forma ofertei

n     Pentru oferte nu exista reguli speciale in ceea ce priveste forma.

n     Trebuie formulate, pe cat posibil propozitii scurte si clare.

n     Daca trebuie sa redactam des oferte si daca ele sunt deosebit de lungi (de mai multe pagini), este bine sa realizam niste formulare in acest scop, sau sa introducem componentele de baza ale textului in computer (sabloanele).

Astfel de formulare sau pagini-model pot contine urmatoarele:

n     titlul - oferta;

n     numarul clientului / numarul ofertei;

n     adresa client / adresa destinatar;

n     formula de adresare;

n     o introducere general-valabila - pentru oferta solicitata: "Ne bucuram de interesul dumneavoastra pentru produsele noastre";

n     descrierea generala a obiectului, date despre producator, despre model etc.;

n     in legatura cu continutul efectiv al ofertei, se va alcatui o lista suficient de cuprinzatoare cu urmatoarele date: pozitia, numarul de bucati, numarul articolului, descrierea lui etc.;

n     indicatii precise despre conditiile de livrare, de plata, regulile de comert pe care le avem in vedere;

n     multumiri pentru solicitarea de oferta, ca incheiere;

n     semnatura;

n     eventual, un formular care sa poata fi completat de destinatar cu titlul de comanda.

Oferta cu tenta publicitara

n     Uneori, notiunile de reclama si oferta isi pot suprapune intelesurile.

n     Cine redacteaza o oferta pentru a raspunde unei solicitari face reclama, mai mult sau mai putin evident, pentru firma sa si pentru produsele sale.

n     Ofertele nesolicitate, deseori, nu sunt altceva decat scrisori de reclama care cuprind o oferta.

n     Acceptarea ofertei trebuie sa fie exprimata in scris sau verbal, explicit sau implicit (tacit), intr-o forma din care sa decurga consimtamantul in raport cu oferta.

Refuzul la oferta

n     Orice oferta primita prin posta sau fax merita sa fie citita.

n     Daca oferta nu intereseaza, neraspunzand la ea, implicit, inseamna refuzul.

n     A nu raspunde este modalitatea cea mai comoda de a refuza o oferta.

n     A raspunde unei oferte in situatia de refuz este un act de politete. El nu este costisitor, mai ales cand exista deja un raspuns tip in calculator.

n     Daca o oferta este refuzata prin telefon, de multe ori ofertantul nu poate sa ofere direct conditii mai bune; el trebuie sa-si calculeze in liniste castigul.

n     Exista in afaceri cel putin doua situatii in care se recomanda a se formula un raspuns in scris, si anume:

n     atunci cand oferta intereseaza, dar nu convin preturile, si exista posibilitatea ca ofertantul sa revina cu o noua oferta mai convenabila;

n     atunci cand se considera ca ofertantul este o firma interesanta si este posibil ca in viitor ofertele lui sa ne fie de folos.

n     Refuzul in scris are, inainte de toate, scopul de a tine deschisa "usa" pentru afaceri viitoare.

CEREREA DE OFERTA

n     Cererea de oferta este propunerea facuta de cumparator prin care acesta isi manifesta vointa de a cumpara o anumita marfa, in conditii determinate de calitate, pret, termen de livrare, plata.

n     Aceasta poate fi facuta in scris sau verbal, urmata de confirmarea scrisa.

n     Cererea de oferta poate fi adresata sub forma de circulara catre ofertanti potentiali sau individual.

n     Cererile de oferta pot fi determinate de necesitatea obtinerii de informatii in vederea cunoasterii dinamicii preturilor si nivelului tehnic si de calitate al concurentei caracteristice.

n     Cererile de oferta ferme sunt angajamente adresate firmelor individuale si confirmarea lor neconditionata duce la incheierea contractului.

n     In acestea se vor preciza elementele de baza cu privire la marfurile solicitate, cantitatea, pretul, termenul de livrare, conditia de livrare si conditia de plata.

Mijloacele de informare pentru cererea de oferta sunt:

n     calea publicitara cu ajutorul cataloagelor, prospectelor, ziarelor si revistelor, Internetul;

n     calea discutiilor directe intre parteneri;

n     calea comunicarilor telefonice;

n     calea scrisorilor (cereri de oferta);

Intr-o cerere de oferta se poate solicita partenerului potential:

n     a) trimiterea de cataloage, mostre, modele, brosuri, prospecte sau specificatii ale marfurilor;

n     b) o cotatie sau o oferta completa, detalii cu privire la pret, conditii de plata si livrare.

n     In primul caz, cererea de oferta poate fi scurta, iar in al doilea caz este necesar sa se intocmeasca o cerere de oferta mai ampla care sa indice caracteristicile marfurilor dorite, cantitatea necesara, detalii despre livrare si ambalaj, conditii de plata etc.

Cererea de oferta poate fi:

n     1) Cererea de oferta circulara - in care beneficiarul se adreseaza mai multor ofertanti, in vederea obtinerii unor conditii mai avantajoase. De exemplu, cererea de oferta adresata mai multor producatori de mobila de birou. O astfel de cerere are caracter de sondaj.

n     2) Cererea de oferta generala - beneficiarul se adreseaza unui singur destinatar, dar fara obiect precis.

n     3) Cererea de oferta speciala - se adreseaza unui singur destinatar, cu obiect precis.

Redactarea cererii de oferta

n     In redactarea unei cereri de oferta, trebuie ca scopul scrisorii sa fie enuntat cat mai precis si concis, iar fraza finala trebuie sa invite ofertantul sa actioneze cat mai rapid.

n     Raspunsul la cererea de oferta trebuie trimis imediat.

n     Daca partenerul comercial este deja cunoscut, se va incepe cu o formula de multumire si, eventual, de exprimare a satisfactiei pentru noua cerere de oferta.

n     Daca partenerul este nou, se folosesc formulari care sa exprime satisfactia de a incheia o tranzactie si speranta ca aceasta va marca inceputul unor legaturi de afaceri de lunga durata.

n     Daca insa cererea de oferta nu poate primi o rezolvare imediata, solicitantul va fi informat in scris, specificandu-se motivul amanarii trimiterii catalogului sau ofertei.

n     In cazul in care se refuza solicitarea, in scrisoare trebuie folosite formulari care sa exprime regretul de a nu putea trimite oferta cu explicatiile adecvate.

Factura pro forma

n     Factura pro forma insoteste uneori oferta sau chiar aceasta este substituita de factura pro forma emisa de exportator.

n     Factura pro forma este necesara in avans, inainte de expedierea marfii, pentru unul sau mai multe din urmatoarele scopuri:

n     pentru ca importatorul sa poata obtine de la banca sa valuta necesara importului;

n     pentru ca importatorul sa poata obtine licenta de import de la organele guvernamentale abilitate;

n     banca importatorului cere o factura pro forma pentru a perfecta un credit documentar;

n     vamile din unele tari cer importatorului o factura pro forma consulara (vizata de consulatul tarii importatorului) pentru certificarea originii, chiar daca se prezinta si certificatul de origine.

n     Ca aspect, factura pro forma este similara facturii comerciale, cu exceptia faptului ca nu include marcajele de expediere si trebuie sa contina clar denumirea - pro forma.

n     In timp ce factura comerciala este o cerere de plata pentru marfurile livrate, factura pro forma este o invitatie la cumparare, trimisa unui cumparator potential.

n     La completarea facturii pro forma, daca aceasta este ceruta de o banca, in legatura cu un acreditiv, trebuie avute in atentie urmatoarele elemente:

n     descrierea marfurilor din factura trebuie sa corespunda exact celei din acreditivul documentar;

n     factura pro forma trebuie sa includa numarul exact de licenta de import, cerut de acreditiv;

n     factura trebuie sa includa conditia de livrare corecta.

COMANDA

n     Comanda este documentul comercial emis de cumparator prin care acesta se angajeaza sa cumpere, in conditii determinate, un bun material sau serviciu.

n     Comanda poate sa fie emisa din proprie initiativa a cumparatorului sau in baza unei oferte de principiu.

n     In ambele cazuri se vor preciza conditiile de calitate, cantitate, pret, termen de livrare, modalitatea de plata, conditia de livrare si alte elemente esentiale ale contractului, in functie de natura marfii si a tranzactiei.

n     Comanda poate sa fie ferma sau conditionata.

n     Confirmarea comenzii ferme de catre vanzator echivaleaza cu incheierea contractului, iar confirmarea conditionata duce la intrarea in negocieri sau la retragerea comenzii.

In urma analizei ofertei (acceptarii ei), cumparatorul transmite ofertantului comanda de marfuri sau servicii, sau dupa incheierea contractului, de regula, prin:

n     formular de comanda tip;

n     scrisoare de comanda inregistrata sau recomandata;

n     ambele - in acest caz, scrisoarea avand ca scop precizarea anumitor detalii ale comenzii sau ale unor instructiuni ale cumparatorului;

n     returnarea ofertei sau a facturii pro forma contrasemnata de cumparator;

n     telex sau fax.

Mai rar, comanda se transmite telegrafic, telefonic sau verbal.

n     Comanda este obligatorie din punct de vedere legal, de aceea trebuie sa se acorde cea mai mare atentie claritatii si preciziei formularii.

n     Scrisoarea de comanda cuprinde toate elementele unei scrisori oficiale: antet, numele si adresa destinatarului, numar de ordine dupa specificatia actului (comanda numarul . data . ).

n     Textul comenzii este compus din enumerarea produselor ce urmeaza a fi livrate, simbolul acestora, unitatea de masura, cantitatea, pretul unitar, valoarea totala, termenul de livrare, modul de plata, modul de expediere etc.

n     Calitatea de baza a comenzii este precizia, de aceea scrisoarea trebuie sa cuprinda toate datele necesare identificarii produsului.

n     In cazul in care comanda tine loc de contract (de exemplu, pentru marfurile sau serviciile de mica valoare), ea va cuprinde in mod obligatoriu toate elementele contractului.

n     In multe cazuri, pentru intocmirea comenzii, beneficiarul solicita date suplimentare fata de cele cuprinse in oferta, iar furnizorul comunica eventualele modificari ale ofertei, face precizari care nu au fost cuprinse in oferta.

Confirmarea comenzii

n     Imediat ce furnizorul a primit comanda, el trebuie sa confirme acest lucru beneficiarului.

n     Exista mai multe posibilitati de redactare a confirmarii comenzii (de raspuns la comanda):

n     furnizorul este de acord sa execute comanda integral (nu are nici un fel de modificari in ce priveste continutul comenzii);

n     furnizorul nu accepta integral comanda;

n     furnizorul nu poate executa comanda beneficiarului.

Confirmarea comenzii trebuie:

n     sa se transmita imediat ce se primeste comanda;

n     sa exprime multumiri pentru comanda;

n     sa specifice data si numarul comenzii;

n     sa repete elementele esentiale ale comenzii, pentru a evita orice neintelegere;

n     sa asigure cumparatorul de respectarea tuturor indicatiilor sale cu privire la derularea comenzii si sa specifice data expedierii.

n     In cazul cand comanda clientului necesita lamuriri suplimentare, in scrisoarea de raspuns a furnizorului se vor solicita acele lamuriri, desi in acest caz furnizorul este in situatia de a intarzia efectuarea livrarii si de a creste costurile cu corespondenta, dar nu din vina sa. 

n     Scrisoarea prin care furnizorul cere anumite lamuriri trebuie sa fie amabila

n     Oferta, confirmarea ofertei, factura pro forma, cererea de oferta, comanda si confirmarea comenzii in relatia dintre exportator si importator se elaboreaza in limbi de uz international, accesibile celor implicati.