la disciplina managementulului

Universitatea "Lucian Blaga " din Sibiu

Facultatea de Inginerie"Hermann Oberth"

MANAGEMENTUL PROIECTULUI

Arborele problemei. Obiectivul general

Obiectiv general:

Infintarea unui departament de mentenanta

Obiective specifice:

reducerea rebuturilor cu 40% in urmatorul an

reducerea defectiunilor cu 55% in urmatorul an

reducerea timpului de reparare cu 60% in urmatorul an

cresterea productivitatii cu 20% in urmatorul an

cresterea duratei de viata a utilajului cu 30% in urmatorii ani.

cresterea profitului cu 10% in urmatorul an

Detinatorii de interese

Managerul superior al firmei

Interesul pentru acest proiect este datorat scaderii profitului

Initiatorul ideii

Cel care a identificat costurile ridicate ale productiei.

Firma furnizoare de materii prime

Ca urmare a implementarii proiectului vor scadea cantitatiile de materie prima achizitionata.

Firma furnizoare de aparatura pentru atelier

Scad livrarile de utilaje in cazul in care cele pe care le utilizeaza firma sunt intretinute.

Clientii

Vor primi piese de o calitate superioara

Muncitorii

Le va creste productivitatea si va scade timpul de asteptare in cazut defectiunilor

Agentia de somaj

Se creaza noi locuri de munca.

Grupul tinta

Se adreseaza angajatiilor firmei si clientii acesteia.

Motivatii ale necesitatii proiectului

In ultimii 3 ani s-a inregistrat un volum mare de rebuturi si defectiuni sistematice ale utilajelor este necesar infiintarea unui departament de mentenanta. S-a stabilit ca majoritatea defectiunilor sunt cauzate de utilajele dereglate si uzate fizic cat si lipsa personalului specializat in mentenanta. Ca efecte al acestora sunt pierderile mari de materie prima, pierderea de timp, scaderea productivitatii si scaderea profiturilor.

6. Resursele umane

In chenar este reprezentata organigrama echipei de proiect

Fisa postului

Denumirea postului: MANAGER PROIECT

Relatii ierarhice:

- subordonat: directorului general al societatii;

- are in subordine: echipa de proiect;

Relatii de colaborare:

- interne: cu directorii de nivel ierarhic identic;

- externe:cu departamentele altor companii;

Obiectivele postului:

Identificarea de idei de proiecte, initierea, fundamentarea si realizarea documentatiei de

obtinere a finantarilor.

Atributii,sarcini si responsabilitati:

- Asigura respectarea prevederilor contractuale ale proiectului;

- Este responsabil pentru implementarea cu success a activitatilor proiectului si atingerii

rezultatelor planificate in proiect;

- Supravegheaza desfasurarea zilnica a proiectului si gestioneaza echipa proiectului;

- Participa la diferite sedinte si la toate evenimentele proiectului, asigurand pregatirea

adecvata a acestora;

- este resonsabil cu conducerea implementarii proiectului;

- Este responsabil pentru managementul zilnic al proiectului - organizational si conceptual;

- Asigura un circuit informational adecvat;

- Intocmeste planuri detaliate de lucru si monitorizeaza respectarea implementarii acestora;

- Asigura executarea la timp a activitatilor;

- Organizeaza si coordoneaza procurarea de bunuri si servicii in cadrul proiectului;

- Ghideaza lucrul consultantilor si contractantilor, supraveghind desfasurarea activitatilor

conform planului de lucru negociat;

Faciliteaza cooperarea dintre si intre consultantii/ expertii pe termen scurt si partenerii

proiectului;

Limite de competenta:

- Semneaza documente referitoare la activitatea de implementare a proiectelor si a

lucrarilor proprii in curs sau finalizate.

In general, colaboreaza, la nivelul pozitiilor/functiilor similare sau, dupa caz, cu personal

in pozitii superioare, in limita atributiilor care decurg din sarcinile de serviciu directe si

din cadrul proiectelor implementate

Calitati si aptitudini:

leadership;

empatie;

spirit inovator si de initiativa; 

abilitati de negociere;

fire deschisa ;

abilitati de lucru in echipa;

capacitati de comunicare;

Fisa Postului

Titulatura postului: inspector resurse umane
Relatii ierarhice

se subordoneaza managerului de proiect
Rezumatul postului:
-organizarea si derularea operatiunilor de evidenta a personalului in cadrul organizatiei; evidenta si pastrarea in arhiva organizatiei a tuturor documentelor care se creeaza in societate conform reglementarilor in vigoare.
Atributii si responsabilitati:
- intocmirea formelor de angajare (completare de formulare contract individual de munca, fisa cu datele personale,etc.) si verificarea ca in dosarul personal sa existe fisa medicala eliberata de medicul de medicina muncii, repartitie de la somaj si toate celelalte acte care trebuie sa existe in dosarul oricarui angajat;
- intocmirea formelor de desfacere a contractului individual de munca (dispozitie de desfacere a contractului individual de munca, nota de lichidare);
- inregistrarea contractului individual de munca, deciziei de desfacere a contractului individual de munca sau orice alte modificari survenite in contractul de munca al angajatilor in registrul de evidenta al salariatilor, in carnetul de munca si la Inspectoratul Teritorial de Munca;
-in cazul renegocierii unor clauze din contractul individual de munca, la dispozitia conducerii, intocmirea adresei de instiintare a salariatului cu privire la modificarile care se intentioneaza sa se aduca la acesta (contract individual de munca), conform Codului Muncii;
- inregistrarea in carnetele de munca si in registrul de evidenta al salariatilor a tututror schimbarilor survenite in situatia angajatilor conform legilor si instructiunilor in vigoare;
- evidenta si pastrarea carnetelor de munca si a dosarelor de personal;
- arhivarea dosarelor de personal pentru personalul lichidat, conturilor cu salariile si a altor documente care se creeaza in cadrul biroului;
- intocmirea dosarelor de pensionare conform legislatiei in vigoare pentru angajatii societatii care solicita aceasta;
- eliberarea de adeverinte solicitate de salariati pentru medicul de familie sau alte motive;
-eliberarea de adeverinte pentru grupa de munca si sporuri pentru fostii angajati ai societatii precum si pentru cei plecati in strainatate in conformitate cu datele extrase din dosarele personale si conturile existente in arhiva;
- intocmirea pe calculator si redactarea de adeverinte, formulare si alte acte specifice biroului;
- organizarea si pastrarea documentelor arhivate pe sectii, sectoare, ani, luni;
- tinerea inventarului arhivei la zi;
- primirea documentelor arhivate din anul precedent (numai daca este respectata legea 16/1996 si 358/2002 - copertat, numerotat, snuruit si sigilat);
- legarea dosarelor care s-au deteriorat, desfacut;
- tinerea la zi a registrului de evidenta curenta al arhivei;
- convocarea Comisiei de Selectionare a documentelor care au depasit termenul de pastrare conform Nomenclatorului arhivistic, numita de conducerea societatii;
- selectionarea, scoaterea din evidenta si predarea din arhiva a documentelor care au depasit termenul de pastrare cu aprobarea Comisiei de Selectionare prin proces verbal;
- tinerea evidentei proceselor verbale de predare-primire a dosarelor;
- tinerea legaturii cu arhivele statului;
- executarea altor lucrari privind evidenta de personal, la solicitarea superiorului direct.

Structura fragmentata a activitatiilor

1. Formarea echipei de proiect

1.1 Alegerea membrilor

1.2 Alocarea sarcinilor

2. Partitionarea spatiului

2.1 Gasirea spatiului

2.2 Delimitarea spatiului

2.3 Pregatirea pentru santier

3. Angajarea echipei de constructii si instalatii

3.1 Lansare licitatie

3.2 Studierea ofertelor

3.3 Alegerea firmei

3.4 Incheierea contractului

4. Construire atelier

4.1 Achizitionare materiale

4.2 Construire propriu-zisa

5. Achizitionarea sculelor pentru atelier

5.1 Contractare firme specializate

5.2 Studiere oferte

5.3 Alegere oferta

5.4 Achizitie

6 Angajare personal specializat

6.1 Publicarea anuntului asupra posturilor

6.2 Adunare CV-uri

6.3 Analizare CV-uri

6.4 Organiare interviu

6.5 Selectare personal

6.6 Angajare personal

7 Instruire personal asupra sculelor

7.1 Anunt

7.2 Sedinta

7.3 Memorandum

8.Descrierea activitatiilor

Stabilirea echipei de lucru

Aceasta activitate presupune stabilirea unei intalniri in sala de conferinta a firmei unde se va desemna managerul de proiect prin candidatura directa a acestuia. In cadrul aceleasi intalniri managerul de proiect isi va alege membrii echipei in functie de disponibilitatea acestora. In urmatorul pas membrii echipei proaspat formate isi vor stabili un mod de lucru cu alocarea precisa de sarcini si responsabilitati pentru fiecare dintre membrii echipei in parte si sarcinile care se vor desfasura in echipa.

In urma acestei intalniri se va discuta un plan de lucru ce are in vedere planificarea timpului, a resurselor financiare si umane si a responsabilitatilor , pentru fiecare in parte. Tot in aceasta etapa se va lua in considerare posibilitatea de atragerea de resurse suplimentare pentru derularea proiectului.

Resurse umane: 10 persoane

Resurse financiare: plata consumabilelor necesare acestei intalniri (hartie,pixuri,marker-e,etc), decontul transportului, cazarii si a mesei pentru persoanele care nu sunt din localitate.

Resurse informationale: dosarele propuse si aprobate pentru candidatura managerului de proiect.

Timp: 1 saptamana

Partitionarea spatiului

Aceasta activitate presupune identificarea unui spatiu de 20 mp in interiorul fabricii. Se vor

studia mai multe optiuni pentru ca amplasarea atelierului sa nu obstructioneze procesul tehnologic, aprovizionarea cu materie prima si alte activitati care concura la procesul de fabricatie. Dupa identificarea spatiului acesta se pregateste pentru santier, prin curatare si indepartarea diverselor obiecte existente la fata locului

Resurse umane: 10 persoane

Resurse financiare: plata transportului cazarii si a mesei pentru persoanele care nu sunt din localitate

Resurse informationale: planurile fabricii, planurile liniei de productie

Timp: 2 saptamani

Angajarea echipei de constructii si de instalatii

Aceasta activitate presupune lansarea unei licitatii publice online pe site-uri specializate. Se vor studia ofertele si se va incheia un contract cu firma castigatoare.

Resurse umane: 3 persoane

Resurse financiare: plata transportului cazarii si a mesei pentru persoanele care nu sunt din localitate, plata consumabilelor necesare,

Resurse informationale: internet, ziare.

Timp: 3 saptamani

Construirea atelierului

Aceasta activitate presupune achizitionarea materiei prime necesare constructiei si construirea propriu-zisa a atelierului.

Resurse umane: 3 persoane + echipa de constructii angajata

Resurse financiare: plata transportului cazarii si a mesei pentru persoanele care nu sunt din localitate, plata consumabilelor necesare, plata materialelor de constructii, plata contractului cu firma de constructii

Resurse informationale: internet, ziare, oferte publicitare

Timp: 3 saptamani

Achizitionare de scule necesare atelierului si mobilier pentru acesta

Aceasta activitate presupune achizitionarea sculelor necesare pentru echiparea atelierului si mobilierul pentru acesta. Se vor contracta firme specializare, se studiaza oferta, iar cu firma cu oferta cea mai buna se incheie contractul.

Resurse umane: 3 persoane

Resurse financiare: plata transportului cazarii si a mesei pentru persoanele care nu sunt din localitate, plata contractului de cumparare.

Resurse informationale: internet, ziare, reviste.

Timp: 2 saptamani

Angajarea de personal specializat in domeniul mentenantei

Aceasta activitate presupune angajare personalului necesar mentenantei.Se va publica un anunt de angajare dupa care se vor analiza CV-urile depuse de candidati, se organizaeza interviul si angajearea propriu-zisa a candidatiilor selectionati

Resurse umane: 5 persoane

Resurse financiare: plata transportului cazarii si a mesei pentru persoanele care nu sunt din localitate, plata consumabilelor necesare interviului.

Resurse informationale: internet, ziare.

Timp: 3 saptamani

Instruirea personalului fabricii asuprea atelierului si sculele din acesta

Aceasta activitate presupune o sedinta cu tot personalul fabrici in care managerul le va prezenta directivele de folosinta a atelierului si a echipamentelor din acesta. Decizia finala va fi prezentata printr-un memorandum.

Resurse umane: 2 persoane

Resurse financiare: plata transportului cazarii si a mesei pentru persoanele care nu sunt din localitate, plata consumabilelor necesare sedintei.

Resurse informationale: -

Timp: 1 saptamana.

Graficul de implementare al proiectului.

Rezultatul principal al proiectului

La finalizarea acestui proiect se au in vedere obtinerea urmatoarelor rezultate:

scaderea rebuturilor de fabricatie

scaderea timpilor de reparatie a utilajelor

cresterea productivitatii

folosirea mai buna a materiei prime

Cuantificarea rezultatelor:

piese de calitate;

nivel de lucru crescut;

Mijloacele pentru masurarea rezultatelor pot fi:

stocurile de produse;

timp de functionare a utilajului

Bugetul proiectului

Justificarea bugetului

La categoria resurse umane am considerat ca plata sa aiba loc in functie de nivelul ierarhic al fiecaruia. Din aceasta cauza se observa acele diferente reprezentative dintre salariile persoanelor din conducere si cele din randucl executiei.

Costurile externe reprezinta platile catre firmele pe care le contactam pentru contruirea atelierului.  Acestea reprezinta:

costuri cu materiale de constructii si pentru instalatii: panouri de rigips pentru peretii atelierului, schelet metalic pentru panoutile de rigips, consumabile, vopsele, cabluri electrice, tuburi de PVC, tevi de Cu, calorifere, prize, etc )

costuri pentru constructia propiu-zisa: bugetul alocat pentru firma de constructii, firma cu cererea apropiate de bugetul nostru va castiga licitatia, si va fi angajata pentru construirea atelierului.

Costurile pentru transport reprezinta cu buget alocat pentru plata combustibilului consumat de catre membrii echipei de proiect, in drumurile efectuate in interesul proiectului, cat si plata pentru eventuale cazari . Bugetul alocat este de 100 E pe luna.

Costurile pentru biroul proiectului reprezinta costurile efectuate pe consumabile de birotica (hartie, pixuri, marker-e, calculatoare, imprimanta, xerox) folosite atat in sedinta de formare a echipei cat si pentru sedinta de instruire a muncitorilor cu privire la noul atelier.

Costurile de utilare a atelierul sunt cuprinse in plata tuturor sculelor si aparaturii necesare atelierului cat si mobilierul necesar. In aparatura sunt cuprinse 2 aparate de sudura cu un buget alocat de 1000 E, 4 polizoare unghiulare, 4 seturi chei, 4 seturi surubelnite, 4 seturi ciocane, 4 menghine, 4 bormasini cu un buget alocat de 2000E. Mobilierul pentru atelier cuprinde bancuri de lucru, 4 scaune, 4 dulapuri pentru scule, panouri pentru scule, 4 dulapuri pentru vestiar, toate cu un buget 2000E.