Disciplina Managementullor - Informatizarea administrarii resurselor financiare publice la nivelul Primariei Municipiului Barlad

 

 

Titlul: "Informatizarea administrarii resurselor financiare publice la nivelul Primariei Municipiului Barlad

Localizarea: Municipiul BARLAD, judetul Vaslui, regiunea Nord-Est

Suma solicitata de la finantator:

Rezumat

(a) Scopul proiectului

Ideea pentru care s-a trecut la realizarea acestui proiect consta in ridicarea gradului de eficienta a sistemului de coordonare si administrare a fondurilor publice din cadrul Primariei Municipiului Barlad prin organizarea tuturor informatiilor financiar contabile intr-un sistem informatic integrat, unitar, care sa contribuie la cresterea performantelor si eficientei institutiei.

(b) Grupurile tinta

Grupul tinta este format din personalul care activeaza in compartimentele Buget-prognoze, Financiar-contabil, Audit Intern si Venituri, Impozite si Taxe si Serviciul de Stare Civila din cadrul Primariei Barlad, cu abilitati scazute in domeniul tehnologiei informatiei, ale caror competente sunt insuficiente in raport cu nevoile existente in cadrul institutiei si cu asteptarile comunitatii locale.

(c) Principalele activitati

Proiectul de informatizare a administrarii resurselor financiare publice are ca principale activitati urmatoarele:

1. Achizitionarea echipamentelor de calcul si instalarea unei retele informatice (echipamente IT);

2. Achizitionarea si instalarea unui software financiar-contabil;

3. Sustinerea unor cursuri de instruire cu tematica specifica ( incluzand managementul fondurilor publice, elaborarea bugetelor locale, gestiunea fondurilor structurale - avand in vedere perspectivele integrarii ) pentru functionarii publici din compartimentele vizate de proiect ;

(c) Rezultatele estimate ale proiectului

In ceea ce priveste rezultatele obtenabile prevedem realizarea unor actiuni de informare integrata a tuturor cetatenilor din municipiul Barlad privind sistemul electronic de plata a taxelor si impozitelor locale, care va facilita o buna desfasurare a activitatii de colectare a taxelor si impozitelor, cat si reducerea timpului alocat de catre contribuabili la efectuarea acestei actiuni imperios necesara.

Justificarea proiectului

a) relevanta proiectului fata de obiectivele generale ale programului

Reforma si modernizarea structurala si functionala in Administratia publica locala este o conditie a Integrarii in structurile Uniunii Europene astfel incat acestea sa functioneze cat mai eficient si sa satisfaca necesitatile comunitatii cu o reducere considerabila a costurilor.

Se urmareste, astfel, sustinerea eforturilor de modernizare a administratiei publice locale din Municipiul Barlad deoarece obiectivele proiectului sunt in concordanta cu obiectivul general al Fondului de modernizare pentru dezvoltarea administratiei la nivel local

Multi din angajatii din administratia publica care nu au acces la un sistem IT performat se pierd in situatii de criza, urgenta. Aceasta constituie un mare dezavantaj pentru populatia care solicita serviciile administrative. Ce se poate face pentru solutionarea acestei situatii? Raspunsul este realizarea unei mai bune gestionari a informatiilor din cadrul institutiei, prin apelul la tehnologii moderne. Exista numeroase motive care stau la baza cerintei de modernizare structurala si functionala a administratiei publice din Romania, toate fiind generate de necesitatea functionarii mai eficiente a institutiilor guvernamentale.

Strategia guvernamentala privind informatizarea administratiei publice este o stategie care are ca deziderat demararea schimbarii culturii organizationale a administratiei publice, respectiv dintr-o administratie dirijata, descendenta, segmentata, intr-o administratie orizontala, cu un schimb intensiv de informatii, atat intre toate partile sale componente, cat si cu exteriorul.

Administratiile locale, in special cele orasenesti si municipale, sunt institutiile vizate in Strategia Guvernului Romaniei privind informatizarea; ele sunt acelea care trebuie sa creeze interfata pentru furnizarea serviciilor unitare catre cetateni. Utilizarea corespunzatoare, atat intensiv, cat si extensiv a noilor tehnologii informationale este esentiala pentru implementarea reformei guvernamentale.

Primaria Municipiului Barlad, tinand cont de toate aceste considerente, care este  initiatorul proiectului, isi fundamenteaza intentia , ca prin finalizarea cu succes a proiectului, sa se asigure sinergia cu demersurile guvernamentale integrate si pregatirea sustinuta a structurii administrative proprii pentru aderarea Romaniei la Uniunea Europeana

(b) concordanta proiectului cu prioritatile programului

Prioritatea 1 a Fondului de modernizare pentru dezvoltarea administratiei la nivel local, referitoare la: "introducerea de noi instrumente, proceduri si mecanisme care sa conduca la imbunatatirea gestionarii fondurilor la nivel local".

Prin acest proiect se urmareste achizitionarea si implementarea unui sistem integrat de management financiar pentru administratia publica care sa cuprinda modulele: taxe si impozite, domeniul public, managementul documentelor, financiar-contabilitate, evidenta personalului, cadastru si urbanism. Aceasta actiune are ca implicatii dotarea cu echipamentele informatice necesare implementarii si functionarii sistemului. Realizarea acestui obiectiv permite imbunatatirea calitatii si diversificarea serviciilor oferite cetatenilor, maximizarea eficientei, cresterea transparentei activitatilor desfasurate in compartimentele financiare, crearea de noi canale de acces si comunicare pentru cetateni, companii si institutii, cu partajarea si diseminarea rapida si sigura a informatiei, odata cu scaderea costului comunicatiei.

Prioritatea nr. 2 a Fondului: "cresterea calificarii personalului specializat la nivelul colectivitatilor locale in gestionarea banilor publici".

Realizarea introducerii de noi metodologii de tehnica de calcul si aplicatii informatice de management financiar in cadrul unei administratii publice in care modul si metodele de lucru existente sunt "depasite", cu un volum foarte mare de munca manuala, nu va avea impactul scontat daca personalul direct afectat de proiect nu va beneficia de instruire specifica. Acest aspect a fost luat in calcul in momentul elaborarii proiectului, pentru a evita orice sursa de esesc caracteristica implementarii unor programe noi (esecuri cauzate printre altele si de manifestarea mentalitatilor conservatoare la nivelul functionarilor publici). Din acest motiv, au fost prevazute in cadrul proiectului o serie de cursuri cu continut dedicat, adresate grupului tinta

(c)identificarea nevoilor si constrangerilor in zonele tinta

La baza initierii acestui proiect, stau urmatoarele motive: motive sociale, economice, tehnologice, institutionale

Astfel, cetatenii, ca beneficiari ai serviciilor publice, sunt tot mai exigenti in relatia cu institutiile care ii reprezinta, pentru ei fiind prioritara rezolvarea unor probleme precum: reducerea timpului de asteptare si de acces la informatie, solutionarea rapida si interactiva a cererilor, reducerea cozilor si a blocajelor la ghiseu, scurtarea timpului procedurilor de rutina.

Cresterea economica redusa, determina sporirea intr-un ritm prea lent a veniturilor proprii ale Primariei, respectiv diminuarea resurselor bugetare alocate Primariei Barlad si nevoia comunitatii locale de a avea o administratie moderna, flexibila si deschisa parteneriatului public-privat.

Introducerea tehnologiei informatiilor si a comunicatiilor in administratia publica este extreme de necesara, in prezent, asistam la o transformare organizatorica a structurilor administratiei publice pe care noile tehnologii o provoaca si o permit in egala masura.

Integrarea Romaniei in structurile Uniunii Europene implica un alt mod de administrare a serviciilor, cu atat mai mult cu cat va fi vizata cresterea capacitatilor de gestionare a fondurilor structurale.

Datorita faptului ca nu a fost prevazuta nici o strategie privind integrarea tuturor echipamentelor si aplicatiilor intr-o retea nationala, in cele mai multe cazuri lipsesc echipamenete de comunicatie si posibilitati de conectare la Internet. Comunicatiile se realizeaza in majoritatea cazurilor tot clasic, prin corespondenta in plic sau prin fax. Comunicatiile prin posta electronica (e-mail), acolo unde exista, au un caracter optional si dispersat.

Echipamentele livrate in ultima perioada beneficiaza licente preinstalate, in cazul pachetelor de programe auxiliare (editoare de texte, foi de calcul, baze de date) frecventa existentei licentelor este foarte mica. Programele care au fost realizate pentru diverse sectoare ale administratiei publice au fost, in majoritatea cazurilor, proiectate de personalul propriu. Mai mult, din cauza unei politici salariale nefericite pentru bugetari, in compartimentele informatice ale administratiei publice au ramas foarte putini oameni capabili, pusi in mari dificultati pentru gestionarea slabelor resurse de care dispun pentru a-si indeplini atributiile.

Aplicatiile, cu precadere cele tangente cu domeniul financiar, sunt, in majoritatea cazurilor, proiectate in tehnologii invechite, care cu greu se preteaza la lucrul in retea, putin fiabile, greu generalizabile. Bazele de date existente sunt incomplete, defectuos proiectate, neactualizate, in majoritatea cazurilor o informatie existand duplicata in mai multe baze de date, care nu sunt sincronizate (politie, evidenta populatiei, registrul starii civile, administratia financiara, camera de comert, primarii). In cele mai multe din cazuri au fost folosite formate de baze de date neadecvate scopului, pentru ca nu pot asigura un nivel de fiabilitate, securitate si performanta necesar administratiei publice. Nu exista poiectate mecanisme pentru transferul bazelor de date, pentru actualizarea acestora de la distanta sau pentru consultarea on-line prin intermediul canalelor securizate prin Internet.

Efectele Strategiei Guvernamentale de Informatizare a Administratiei Publice se regasesc doar la nivelul institutiilor din orasele mari, restul neavand bani si nici instrumentele necesare. De altfel, la nivelul intregului judet Vaslui, peste 80% dintre autoritatile locale nu sunt pregatite sa faca fata problemelor ridicate de reforma in administratia publica si de procesul de modernizare.   Principalele probleme identificate la nivel local in legatura cu acest subiect sunt:

activitatea de colectare si urmarire a taxelor si impozitelor,

lipsa unei structuri informationale,

posibilitati limitate de planificare si previziune financiara,

instruirea ineficienta,

o implementare incununata de esec.

Astfel activitatea de colectare si urmarire a taxelor si impozitelor este realizata intr-un sistem informatic lipsit de fiabilitate, invechit, care nu se preteaza la lucrul in retea, limitand astfel posibilitatea personalului de a lucra interdepartamental si lipseste o structura informationala care sa permita accesul la date in timp real, la momentul dorit, menita sa scurteze lantul obositor si inutil care incarca activitatea zilnica a institutiei. Datorita posibilitatii limitate de planificare si previziune financiara si datorita faptului ca nu se reuseste gestionarea in mod unic a tuturor categoriilor de date si de informatii de natura financiara, necesare in procesul decizional (lipsa unei baze relationale de date) nu se realizeaza in mod eficient procesul administrative dezideat de catre cetateni si de catre adminstratiile publice. Aceasta este cauzata si de insuficienta instruire specializata la nivelul angajatilor responsabili din cadrul compartimentelor finaciar-contabile;

Insuficienta resurselor financiare locale pentru a acoperi toate necesitatile legate de dotarea cu echipamente si implementarea unei aplicatii software specializate de management financiar-contabil contribuie la implimentarea incununata de esec.

Primaria Municipiului Barlad a derulat un proiect de modernizare a infrastructurii IT, reusind sa achizitioneze o serie de echipamente de calcul, in compartimentele financiar-contabile, inca mai sunt utilizate calculatoare vechi, neperformante, fabricate in anii 1990.

Nivelul de dotare al administratiei publice locale din Municipiul Barlad cu aplicatii software necesare eficientizarii activitatii curente este mult sub-dimensionat, realizarea numai prin eforturi bugetare proprii a unei dotari corespunzatoare fiind practic imposibila. Lipsa sistemelor informatice este semnul unui regres dificil de stopat. Orice intarziere in asigurarea accesului la un sistem informational integrat in cadrul Primariei Municipiului Barlad incurajeaza stagnarea.

(d) lista grupurilor tinta si numarul estimat al beneficiarilor directi si indirecti:

Beneficiari directi (cei sprijiniti prin program)

. Functionarii din Primaria Municipiului Barlad, care vor beneficia de activitatea imbunatatita a compartimentelor Buget-prognoze, Financiar-contabil, Audit Intern si Venituri, Impozite si Taxe

Grup tinta

. Functionarii publici din cadrul Primariei Municipiului Barlad, care fac parte din compartimentele Buget-prognoze, Financiar-contabil, Audit Intern si Venituri, Impozite si Taxe

Beneficiari indirecti

. Consiliul Local al Municipiului Barlad

. Consiliul Judetean Vaslui

. Societatile comerciale care vor interactiona cu administratia publica locala

. Intreaga comunitate din Municipiul Barlad, care va beneficia pe termen lung de capacitatile imbunatatite ale administratiei publice locale

(e) motivele alegerii grupurilor tinta si a activitatilor

Autoritatile locale s-au concentrat mai mult asupra actvitatilor cotidiene sau a celor pe termen scurt, in timp ce proiectiile pe termen mediu si lung au fost elaborate pornind de la date insuficiente. Lipsa instrumentelor informatice, dar si o anumita rigiditate la nivelul aparatului administrativ au impiedicat de cele mai multe ori functionarii publici in a realiza un act administrativ de calitate. Functionarii publici din cadrul Primariei Municipiului Barlad, care fac parte din compartimentele finaciar-contabil si impozit-taxe, au un nivel scazut de competente sau competente nerelevante in ceea ce priveste utilizarea tehnologiei informatiilor, cauzate in principal de lipsa de fonduri, dar si de reticenta in a introduce mecanisme moderne in activitate curenta

Alegerea grupului tinta este justificata de dorinta de a defini si indeplini functiile de Crearea unui corp al funtionarilor publici profesionist, impartial, stabil si efficient, dezvoltarea mecanismelor ce au ca rezultat cresterea mobilitatii functionarilor in cadrul functiei publice, resterea performantelor functionarilor din compartimentele financiar-contabil si impozite-taxe in raport cu nevoile si asteptarile comunitatii locale.

Activitatile din cadrul proiectului sunt fost alese astfel incat sa se asigure cea mai avantajoasa modalitate de implementare a proiectului. La baza alegerii activitatilor a stat o analiza de ansamblu a administratiei locale, care a debutat cu o evaluare generala a compartimentelor financiar-contabile si a dotarii tehnice a acestora, urmata de analiza SWOT si elaborarea planului de implementare a proiectului.

Principalele activitati ale proiectului constau in:

1. Achizitionarea echipamentelor de calcul si instalarea unei retele informatice;

2. Achizitionarea si instalarea unui software financiar-contabil;

3. Programarea unor cursuri de instruire cu tematica specifica (incluzand managementul fondurilor publice, elaborarea bugetelor locale, gestiunea fondurilor structurale - avand in vedere perspectivele integrarii) pentru functionarii publici din compartimentele vizate de proiect;

4. Realizarea unor actiuni de informare integrata a tuturor cetatenilor din Municipiul Barlad privind sistemul electronic de plata a taxelor si impozitelor locale.

Pentru a se ajunge la indeplinirea obiectivelor si a scopului proiectului: cresterea eficientei si performantelor sistemului de gestionare fondurilor publice din cadrul Primariei Municipiului Barlad si furnizarea, intr-o maniera superior calitativa si transparenta, a serviciilor publice locale, s-au ales aceste activitati cu impact major asupra calitatii serviciului public.

Pe termen lung se urmareste redefinirea relatiei intre cetatean si administratia publica, respectiv intre mediul de afaceri si administratia publica, in sensul facilitarii accesului acestora la serviciile si informatiile publice, prin intermediul tehnologiei informatiei.

(f) impactul proiectului asupra grupurilor tinta

Evident, proiectul raspunde atat nevoilor imediate, cat si celor pe termen lung ale membrilor grupului tinta, astfel:

. in primul rand, se asigura o imbunatatire a cunostintelor functionarilor publici in ceea ce priveste utilizarea tehnicii de calcul;

. se asigura o imbunatatire a cunostintelor compartimentelor finaciar-contabil si impozite -taxe in ceea ce priveste utilizarea aplicatiilor informatice de management financiar;

. ofera mobilitate profesionala crescuta, ca urmare a instruirii personalului;

. creeaza premisele unei gestiuni eficiente, corecte si transparenta fondurilor publice;

. creeaza beneficii pe termen lung pentru grupul tinta datorita extinderii aplicabilitatii tehnologiei informatiei intr-o comunitate cu un potential semnificativ de absorbtie a acesteia.

In ceea ce priveste indicatorii de impact ai proiectului asupra grupurilor tinta, efectele se vor materializa astfel:

. 15% imbunatatire a nivelului serviciilor publice adresate locuitorilor din Barlad

. 20% imbunatatire a performantelor functionarilor publici din Primaria Municipiului Barlad

. 10% dintre functionari promovati in functie sau beneficiari ai unui alt tip de mobilitate organizationala

. 10% imbunatatire a moralului in organizatie;

1.6 Obiective si jaloane

Obiective pe termen lung:

1. Se urmareste modernizarea structurala si functionala a administratiei publice a Municipiului Barlad

2. Dezvoltarea si consolidarea aptitudinilor in folosirea echipamentului IT de catre angajati, in perspectiva dezvoltarii structurilor informatice din administratia publica locala a Municipiului Barlad

3. Imbunatatirea sistemului de colectare si gestionare a resurselor financiare ale Primariei Municipiului Barlad

Obiectivele specifice (pe termen scurt) ale proiectului:

1. Imbunatatirea managementului resurselor financiare in cadrul Primariei Municipiului Barlad prin informatizarea compartimentului financiar-contabil;

2. Cresterea eficientei si performantelor functionarilor publici implicati in activitatea de gestionare a fonurilor Primariei Barlad prin facilitarea accesului la resurse materiale si de know-how corespunzatoare ;

3. Cresterea nivelului de colectare a taxelor si impozitelor locale la nivelul Primariei Barlad prin intermediul sistemului electronic de plata

Noile abilitati dobandite prin proiect (de utilizare a calculatorului si de utilizare a programului de management financiar la un nivel ridicat de competenta) de catre functionarii publici barladeni, vor facilita cresterea eficientei si performatelor functionarilor din compartimentele vizate din cadrul administratiei locale Barlad

Jaloanele proiectului

J1: Echipa de management

J2: Compartimente financiar-contabil si impozite-taxe dotate cu infrastructura IT moderna

J3: Aplicatie software de management financiar implementata

J4: Functionari publici instruiti sa utilizeze in mod corespunzator aplicatia

J5: Functionari publici instruiti in domeniul managementului financiar

J6: Materiale de informare difuzate

J7: Intalnire organizata cu reprezentanti ai societatilor comerciale si reprezentanti mass-media

II. PLANIFICAREA PROIECTULUI

2.1 Descrierea detaliata a activitatilor

O1: Imbunatatirea calitatii managementului resurselor financiare publice in cadrul Primariei Municipiului Barlad prin informatizarea compartimentelor financiar-contabil si impozite-taxe;

J1: Echipa de management stabilita

J2: Compartimente financiar-contabil si impozite-taxe dotate cu infrastructura IT

J3: Aplicatie software de management financiar implementata

Activitati J1: Echipa de management stabilita

J1.A1 - Constituirea Echipei de Management a Proiectului (EMP);

J1.A2 - Amenajarea Biroului Local al Proiectului.

In cadrul primei intalniri, membrii EMP vor stabili rolurile si responsabilitatile care revin fiecarui membru al echipei si vor stabili graficul de timp pentru realizarea sarcinilor.

Se vor analiza toate activitatile ce trebuie desfasurate in prima parte a proiectului si licitatiile care trebuie organizate.

Biroul local va fi amenajat astfel incat sa asigure buna desfasurare a proiectului. Acesta va fi dotat cu mobilier si echipamente de tehnica de calcul. Biroul local al proiectului va fi infiintat tinand cont de activitatile ce vor fi realizate pe parcursul proiectului. Ideea infiintarii unui astfel de birou este data de intentia de a cuprinde toate activitatile proiectului intr-un management integrat.

Echipa de implementare a fost constituita tinand cont de experienta si pregatirea demonstrata de implementare a proiectelor de finantare. Membrii echipei se vor intruni in sedinte ordinare si extraordinare (atunci cand este cazul) menite sa evalueze stadiul de evolutie a proiectului. Coordonatorul proiectului va avea ca responsabilitate planificarea si analizarea etapelor de implementare a proiectului, tinand seama de clauzele Contractului de Finantare si de durata maxima de 1 an. Planificarea etapelor de implementare se face in functie de specificul activitatilor de achizitie, de instalarea echipamentelor, de implementarea aplicatiei informatice.

Resurse necesare:

- resursele umane pentru constituirea echipei

- spatiu, 150 mp

- mobilier

- infrastrucura telecomunicatii & IT

Primaria Municipiului Barlad va pune la dispozitie infrastructura necesara pentru infiintarea biroului local al proiectului, prin reorganizarea unui spatiu utilat (care dispune de mobilierul si dotarile necesare), aflat in administrarea sa.

Activitati J2: Compartimente financiar-contabil si impozite-taxe dotate cu infrastructura IT

J2.A1. Organizarea licitatiei publice

. Realizarea caietelor de sarcini;

. Lansarea anuntului in presa pentru organizarea licitatiei;

. Identificarea potentialilor ofertanti si transmiterea invitatiilor de participare;

. Receptionarea ofertelor;

. Constituirea Comisiei de Evaluare;

. Selectarea firmei specializate in conformitate cu criteriile de selectie stabilite;

. Comunicarea catre ofertanti a rezultatelor evaluarii;

. Semnarea contractului de furnizare de bunuri cu castigatorul licitatiei.

Resurse:

- personal pentru organizarea licitatiei

- personal pentru comisia de evaluare

- consumabile

- anunt in presa

- afise

In conformitate cu regulile aplicabile contractelor pentru finantare nerambursabila pentru proiecte externe ale Comunitatii Europene, beneficiarul va trebui sa selecteze ofertantul care asigura cea mai buna valoare pentru suma alocata, deci cel mai bun raport pret-calitate, in baza principiilor transparentei si tratamentului egal al potentialilor contractori, cu evitarea oricaror conflicte de interese.

Conform procedurii de achizitie mentionate, Primaria Barlad va intocmi documentatia de elaborare si prezentare a ofertei si o va trimite, impreuna cu invitatiile de participare, companiilor din domeniu. De asemenea, va constitui o Comisie de Evaluare si va desemna presedintele acesteia.

In baza analizei ofertelor corespunzatoare, Comisia de Evaluare va hotari care este oferta castigatoare si va trimite comunicari privind rezultatul aplicarii procedurii catre toti ofertantii. Ulterior se vor incheia contractele de achizitie publica cu furnizorii castigatori.

J2.A2.Instalarea echipamentelor de tehnica de calcul

. Primirea ehipamentelor la sediul beneficiarului;

. Instalarea si punerea in functiune a calculatoarelor si a imprimantelor;

. Conectarea calculatoarelor la o retea locala prin intermediul unui server de retea;

. Efectuarea receptiei cantitative si calitative a lucrarii efectuate.

Resurse:

- personal pentru receptia echipamentelor

- personal pentru instalarea echipamentelor

- personal pentru monitorizarea si verificarea lucrarii

Distribuitorul de tehnica de calcul va aduce la Primarie toate echipamentele IT si va asigura, impreuna cu Responsabilul Tehnic din cadrul EMP, instalarea si punerea in functiune a calculatoarelor si imprimantelor. Toate calculatoarele vor fi conectate la o retea locala prin intermediul unui server de retea. Instalarea echipamentelor se va realiza in confomitate cu procedurile si standardele

furnizorului de echipamente. Calculatoarele vor fi instalate in compartimentele financiar-contabile din cadrul Primariei, iar reteaua va fi pozata astfel incat sa nu afecteze activitatea curenta a functionarilor. Serverul va fi amplasat intr-o incapere separata astfel incat sa fie accesat numai de catre persoane autorizate.

Activitati J3: Aplicatie software de management financiar implementata

J3.A1. Organizarea licitatiei pentru desemnarea furnizorului de aplicatii informatice

. Realizarea caietelor de sarcini;

. Lansarea anuntului in presa pentru organizarea licitatiei;

. Identificarea potentialilor ofertanti si transmiterea invitatiilor de participare;

. Receptionarea ofertelor;

. Constituirea Comisiei de Evaluare;

. Selectarea firmei specializate in conformitate cu criteriile de selectie stabilite;

. Comunicarea catre ofertanti a rezultatelor evaluarii;

. Semnarea contractului de furnizare de produse si servicii informatice cu castigatorul licitatiei.

Resurse:

- personal pentru organizarea licitatiei

- personal pentru comisia de evaluare

- consumabile

- anunt in presa

In caietul de sarcini din cadrul licitatiei pentru selectia furnizorului de aplicatii informatice se va solicita - pe langa specificatiile tehnice corespunzatoare - ca firma castigatoare sa fie certificata intr-unul din sistemele recunoscute de management al calitatii. In aceste conditii, furnizorul de aplicatii va implementa sistemul informatic tinand cont de reglementarile acestor sisteme. Toate etapele si metodele aplicate in cazul acestei implementari vor fi aprobate si avizate de catre Beneficiar. Editarea manualului de utilizare revine in responsabilitatea furnizorului, care, pe baza experientei si calificarii specifice, va trebui sa adapteze manualul standard al aplicatiei la caracteristicile compartimentelor financiar-contabil si impozite-taxe din cadrul Primariei Barlad

J3.A2: Dezvoltarea si instalarea software-ului pe specificul activitatii Primariei Municipiului Barlad

. Analiza mediului organizational;

. Consultarea cu beneficiarul si stabilirea solutiei optime;

. Crearea aplicatiei pe specificul Primariei Municipiului Barlad

. Analiza nevoilor specifice grupului tinta

. Instalarea software-ului in cadrul compartimentelor vizate;

. Acodarea asistentei de specialitate post-implementare.

O2: Cresterea nivelului de eficienta si a performantelor functionarilor publici implicati in activitatea de gestionare a fondurilor Primariei Barlad prin facilitarea accesului la resurse materiale si de know-how corespunzatoare.

J4: Functionari publici instruiti sa utilizeze in mod corespunzator aplicatia

J5: Functionari publici instruiti in domeniul managementului financiar

Activitati J4: Functionari publici instruiti sa utilizeze in mod corespunzator aplicatia

J4.A1: Organizarea si desfasurarea cursurilor de instruire

. Stabilirea necesarului de instruire a functionarilor publici din cadrul compartimentelor vizate;

. redactarea manualului de utilizare a aplicatiei soft implementate, adaptata nevoilor organizatiei;

. Distribuirea manualului functionarilor publici din cadrul compartimentelor vizate;

. Pregatirea materialelor didactice pentru cursurile de instruire;

. Desfasurarea cursurilor.

Cursurile de instruire vor fi impartite in doua module, primul fiind de instruire generala privind utilizarea aplicatiei software. Al doilea modul va fi unul practic, de lucru individual la locul de munca al fiecarui participant, astfel incat sa se asigure asimilarea cunostintelor teoretice.

Activitati J5: Functionari publici vor fi instruiti in domeniul managamentului financiar

J5.A1: Organizarea licitatiei pentru desemnarea firmei specializate in instruirea personalului din domeniul financiar

. Realizarea caietelor de sarcini;

. Lansarea anuntului in presa pentru organizarea licitatiei;

. Identificarea potentialilor ofertanti si transmiterea invitatiilor de participare;

. Receptionarea ofertelor;

. Constituirea Comisiei de Evaluare;

. Selectarea firmei specializate in conformitate cu criteriile de selectie stabilite;

. Comunicarea catre ofertanti a rezultatelor evaluraii;

. Semnarea contractului cu firma castigatoare.

Resurse:

- personal pentru organizarea licitatiei;

- personal pentru comisia de evaluare;

- consumabile;

- anunt in presa

J5.A2: Organizarea si desfasurarea cursurilor de pregatire cu tematica specifica

. Evaluarea necesarului de instruire a functionarilor publici din cadrul compartimentelor care gestioneaza fondurile publice;

. Conceperea suporturilor de curs, cu urmatoarea tematica

- Managementul fondurilor publice;

- Elaborarea bugetelor locale;

- Gestiunea fondurilor structurale;

- Accesarea fondurilor nerambursabile

. Pregatirea metodei de instruire si a materialelor didactice necesare;

. Desfasurarea sesiunilor de instruire (pentru fiecare tema stabilita

. Testarea cursantilor pe parcursul si la finalul fiecarei sesiuni.

Avand in vedere tematica stablita (managementul fondurilor publice, elaborarea bugetelor locale, gestiunea fondurilor structurale, accesarea fondurilor nerambursabile), vor fi utilizate tehnici de invatare activa care vor asigura eficienta si eficacitatea procesului de invatare. In cadrul sesiunilor de instruire vor fi efectuate exercitii practice care sa asigure o buna intelegere a informatiilor transmise. Fiecare curs va avea la baza un suport scris care va fi distribuit fiecarui participant. La finalul fiecarei sesiuni se vor organiza testari prin care se va verifica eficacitatea instruirii prin modul in care au fost asimilate informatiile.

O3: Cresterea nivelului de colectare a taxelor si impozitelor locale la nivelul Primariei Barlad prin intermediul sistemului electronic de plata

J6: Materiale de informare difuzate

J7: Intalnire organizata cu reprezentanti ai mediului de afaceri si reprezentanti mass-media

Activitati J6: Materiale de informare difuzate

J6.A1:Organizarea licitatiei pentru desemnarea furnizorului de productie Publicitara

. Realizarea caietelor de sarcini;

. Lansarea anuntului in presa pentru organizarea licitatiei;

. Identificarea potentialilor ofertanti si transmiterea invitatiilor de participare;

. Receptionarea ofertelor;

. Constituirea Comisiei de Evaluare;

. Selectarea firmei specializate in conformitate cu criteriile de selectie stabilite;

. Comunicarea catre ofertanti a rezultatelor evaluaii;

. Semnarea contractului cu firma castigatoare.

Resurse:

- personal pentru organizarea licitatiei;

- personal pentru comisia de evaluare;

- consumabile;

- anunt in presa

J6.A2:Conceperea si tiparirea materialelor de informare

. Consultarea cu beneficiarul si stabilirea continutului materialelor de informare;

. Conceperea si tiparirea pliantelor

. Conceperea si tiparirea afiselor

. Conceperea si tiparirea mapelor

J6.A3:Difuzarea materialelor de informare

. Stabilirea strategiei de distributie a materialelor, astfel incat acestea sa ajunga la destinatarii finali

. Receptionarea afiselor si pliantelor

. Distribuirea pliantelor

. Postarea afiselor in locurile publice din oras, in special in piete si in mijloacele de transport in comun

Conceperea si tiparirea materialelor publicitare vor fi realizate de catre o companie specializata in productie publicitara. Beneficiarul va pune la dispozitia echipei de creatie toate informatiile care vor aparea in pliante si pe afise, iar designerul va realiza matrita si o va supune aprobarii beneficiarului. Dupa aceasta etapa, se va trece la tiparirea materialelor publicitare.

Activitati J7: Intalnire organizata cu reprezentanti ai societatilor comerciale si reprezentanti mass-media

J7.A1: Intocmirea listei participantilor si invitarea acestora

. Conceperea unei liste a participantilor (reprezentanti ai administratiei publice locale si judetene, agenti economici, mass-media)

. Conceperea invitatiilor

. Transmiterea invitatiilpr prin fax si e-mail

. Contactarea telefonica a invitatilor pentru confirmarea participarii.

J7.A2: Pregatirea suportului informational

. Conceperea materialelor de informare pentru mapa participantilor

. Realizarea mapelor

J7.A3: Asigurarea cadrului de desfasurare a seminarului

. Amenajarea salii

. Dotarea cu echipamente tehnice necesare

J7.A4: Desfasurarea intalnirii

. Inregistrarea participantilor

. Sustinerea prezentarii

. Demonstratii practice

In cadrul acestei activitati se vor prezenta informatii referitoare la sistemul electronic de plata. Totodata, cea de- a doua parte a intalnirii va fi dedicata prezentarii obiectivelor, activitatilor si rezultatelor proiectului. De asemenea, vor fi prezentate informatii despre finantatorul acestui proiect. Prezentarile vor fi realizate de catre membrii EMP.

Jalon 8: Proiect evaluat

J8.A1: Raportarea si evaluarea proiectului

. Intocmirea rapoartelor trimestriale

. Intocmirea raportului anual

Activitatea de raportare si evaluare a proiectului se va realiza prin intermediul rapoartelor tehnice si financiare intocmite de membrii echipei. Ea va avea ca suport documentele financiar-contabile ale firmei si rapoartele furnizorilor cu privire la desfasurarea activitatilor; evaluarea specifica a proiectului va cuprinde evaluarea resurselor umane implicate in proiect, nivelul de realizare a activitatilor, gradul de indeplinire a obiectivelor si de obtinere a rezultatelor asteptate, toate componente ale serviciului ce va fi subcontractat unei companii specializate.

Rapoartele vor contine informatii despre stadiul proiectului si vor avea un caracter specific in functie de activitatea raportata. Se vor intocmi:

- Rapoarte de licitatie

- Rapoarte tehnice si narative

- Rapoarte financiare

Acestea vor avea o periodicitate trimestriala, iar dupa finalizarea proiectului se vor realiza rapoartele finale. Primaria Municipiului Barlad , in calitate de beneficiar al proiectului, va asigura colectarea tuturor informatiilor necesare raportarii, va realiza rapoartele periodice si le va transmite finantatorului pentru avizare si va superviza evaluarea specifica a proiectului. Evaluarea interna a proiectului se va realiza in conformitate cu urmatoarele proceduri:

Proceduri de evaluare a rezultatelor pe parcursul derularii proiectului la momentul evenimentelor de referinta: Echipa de Management a Proiectului va analiza, in cadrul sedintelor de progres, indicatorii de indeplinire mentionati in proiect si va compara gradul de realizare real cu cel estimat. Rezultatele evaluarii vor fi inregistrate in rapoarte periodice tehnice si financiare;

Proceduri de evaluare a rezultatelor finale: dupa implementarea software-ului, Echipa de Management a Proiectului si membrii grupului tinta vor discuta rezultatele proiectului si modalitatile de continuare a acestuia. Aspectele care vor fi luate in considerare in cadrul evaluarii finale sunt: eficienta - beneficiile proiectului raportate la resursele alocate;

eficacitatea - rezultatele obtinute raportate la rezulatele planificate;

economia - costurile reale raportate la costurile din buget, impactul rezultatelor proiectului;

participarea - numarul real de beneficiari raportat la numarul de beneficiari estimat;

adresabilitatea - numarul de membri ai grupului tinta carora li s-a adresat proiectul;

disponibilitatea - nivelul de servicii oferite raportate la gradul de satisfactie al beneficiarilor.

Echipa de Management a Proiectului are obligatia de a intocmi un raport final la incheierea proiectului. Evaluarea specifica a proiectului: va cuprinde evaluarea resurselor umane implicate in proiect, nivelul de realizare a activitatilor, gradul de indeplinire a obiectivelor si de obtinere a rezultatelor asteptate, toate componente ale serviciului ce va fi subcontractat unei companii specializate.

2.2 Echipa de implementare

2.2.1 Echipa propusa pentru implementarea proiectului

Echipa de Management a proiectului (EMP) este formata din 3 reprezentanti ai solicitantului (Primaria Barlad si un reprezentant al partenerului in proiect (Consiliul Judetean), avand urmatoarea structura

- Manager proiect;

- Responsabil IT;

- Responsabil administrativ

- Supervizor.

Alaturi de cele 3 firme selectate, in urma licitatiilor, 3 angajati ai Primariei Barlad vor participa in mod direct la implementarea proiectului. Va participa si un functionar public din cadrul CJ Vaslui, care detine experienta in derularea proiectelor de finantare. Echipa de management a proiectului va desfasura activitatea pe toata durata de derulare a proiectului, 9 luni, si va fi retribuita complet din bugetul proiectului. In acest scop se va aloca suma de 4050 Euro aferenta fondului de salarii de 150 Euro lunar, managerul nefiind salarizat din buget.

2.2.2 Organizatiile implicate

In cadrul proiectului vor fi implicate, pe langa echipa de implementare, si institutii partenere, respectiv firme, care sa asigure derularea in bune conditii a proiectului:

Primaria Municipiului Barlad

Rol: Primaria Municipiului Barlad este solicitant al finantarii, indeplinind rolul de coordonator al proiectului, asumandu-si responsabilitatea pentru activitatile realizate in cadrul programului.

Atributii:

. Pune la dispozitie trei persoane competente pentru constituirea echipei de management a proiectului;

. Pune la dispozitie infrastuctura necesara pentru infiintarea biroului local al proiectului;

. Organizeaza licitatiile publice;

. Pune la dispozitie resurse umane in cadrul Comisiei de Evaluare;

. Semneaza contractele de furnizare de bunuri cu castigatorii licitatiilor;

. Monitorizeaza toate activitatile si asigura asistenta specifica necesara

. Gestioneaza bugetul proiectului;

. Asigura promovarea proiectului;

. Asigura colectarea tuturor informatiilor necesare raportarii;

. Realizeaza rapoartele periodice si le transmite finantatorului pentru avizare;

. Supervizeaza evaluarea specifica a proiectului.

Consiliul Judetean Vaslui

Rol: Consiliul Judetean Vaslui este partener al Primariei orasului in cadrul proiectului

Atributii:

. Pune la dispozitie 1 reprezentant al Consiliului Judetean care va face parte din Echipa de Management a Proiectului;

. Identifica potentiali ofertanti;

. Pune la dispozitie resurse umane in cadrul Comisiei de Evaluare;

. Ofera asistenta de specialitate beneficiarului;

. Monitorizeaza prin reprezentantul sau in EMP, derularea implementarii softwareului;

. Asigura distribuirea materialelor publicitare;

. Asigura diseminarea rezultatelor;

. Asigura promovarea finantatorilor si a beneficiarului proiectului.

Consiliul Judetean Vaslui are experienta in ceeea ce priveste elaborarea proiectelor cu finantare nerambursabila si in implementarea proiectelor. Acesta va avea un rol central in ce priveste promovarea modelului de buna practica pentru modernizarea administratiei publice ca element suport al dezvoltarii durabile(creat prin prezentul proiect) la nivelul altor comunitati din judet

Distribuitorul de echipamente de tehnica de calcul

Rol: Distribuitorul de echipamente este furnizorul calculatoarelor si imprimantelor

Atributii:

. Transporta echipamentele la sediul beneficiarului;

. Asigura instalarea calculatoarelor si a imprimantelor;

. Asigura service in perioada stabilita prin contract.

Compania de productie publicitara

Rol: Compania de productie publicitara este furnizorul de pliante si afise

Atributii:

. Creeaza macheta pliantelor, afiselor si mapelor;

. Realizeaza pliantele, afisele si mapele.

Compania de profil IT

Rol: Compania de profil IT este furnizorul de aplicatii informatice in cadrul proiectului

Atributii:

. Asigura furnizarea si instalarea software-ului pe calculatoarele primariei;

. Dezvolta aplicatia pe specificul Primariei Barlad

. Asigura asistenta de specialitate pe perioada implementarii;

. Realizeaza pregatirea personalului pentru utlizarea aplicatiilor;

. Asigura servicii post-implementare.

Furnizorul de instruire

Rol: Compania de training este furnizorul de instruire specifica in cadrul proiectului

Atributii:

. Asigura instruirea functionarilor publici din Primaria Barlad pe tematica:

- Managementul fondurilor publice

- Elaborarea bugetelor locale

- Gestionarea fondurilor structurale

- Accesarea fondurilor nerambursabile.

. Personalizeaza instruirea pe specificul angajatilor Primariei Municipiului Barlad

. Realizeaza sesiunile de instruire

. Asigura evaluarea eficacitatii instruirii.

Elaborarea bugetului proiectului

2.5 Indicatori de urmarire si evaluare

a) Situatia grupurilor tinta

Implementarea proiectului va avea urmatoarele efecte pozitive, de durata, asupra grupului tinta

1. Informatizarea compartimentelor financiar-contabil si impozite taxe din cadrul Primariei Barlad

Functionarii publici vor beneficia de acces la echipamente performante, ceea ce le va permite imbunatatirea activitatii curente. Acest fapt, in convergenta cu sesiunea de instruire, va determina cresterea performantelor acestor compartimente in domeniul managementului fondurilor publice concomitant cu o reducere semnificativa a costurilor.

Unele dintre efectele imediate vor fi: reducerea timpului de indeplinire a procedurilor financiar-contabile si imbunatatirea gradului de colectare a impozitelor si taxelor.

Pe termen lung, se va realiza integrarea informatiilor financiare intr-un sistem de monitorizare si control al veniturilor si chletuielilor publice plus imbunatatirea sistemului de previzionare a acestora.

2. Dobandirea de abilitati si cunostinte in ceea ce priveste utilizarea aplicatiilor software de gestiune financiara

Functionarii publici din compartimentele financiar-contabile si impozite-taxe vor fi instruiti in legatura cu utilizarea aplicatiilor informatice in cadrul activitatii curente, fapt ce va determina eficientizarea de ansamblu a serviciilor publice furnizate de Primaria Barlad

La nivel organizational, beneficiile proiectului asupra functionarilor publici din cadrul Primariei Barlad se va materializa in:

. dobandirea de abilitati si cunostinte in privinta utilizarii aplicatiilor software de gestiune financiara

. niveluri ale satisfactiei si motivatiei superioare;

. cresterea performantelor profesionale;

. cresterea nivelului de expertiza in managementul fondurilor publice, elaborarea bugetelor locale, gestiunea fondurilor structurale;

. cresterea mobilitatii profesionale in cadrul Primariei Barlad.

Pe ansamblul, proiectul va determina:

. imbunatatirea cu 20 % a performantelor functionarilor publici;

. imbunatatirea cu 15% a nivelului serviciilor publice adresate cetatenilor din Barlad

b) Indicatori de evaluare a fiecarui jalon

2.6 Managementul riscurilor

Ca in orice activitate manageriala, exista riscuri dar cel mai important este cunoasterea modalitatilor de evitare si/sau eliminare a efectelor acestora.

1. Oferte insuficiente pentru achizitia echipamentelor necesare si pentru contractarea furnizorului de aplicatii. In vederea realizarii licitatiei sunt necesare minim 3 oferte, care sa indeplineasca criteriile stabilite in documentatii. O prima masura ar fi organizarea unei campanii eficiente de informare prin folosirea tuturor cailor media locale si regionale: posturi de televiziune, radio, presa scrisa, cu respectarea legislatiei in vigoare.

2. Nerespectarea clauzelor contractuale. Acestea se pot referi la nerespectarea termenelor de livrare, bunuri si servicii necorespunzatoare. O intarziere de 5 zile lucratoare este permisa, pentru acestea calculandu-se penalizari. Depasirea acestui termen va da dreptul autoritatilor locale sa recurga la actiuni precum rezilierea contractului. In cazul rezilierii contractelor si pentru incadrarea in programul de desfasurare a proiectului, se va incheia un nou contract cu urmatorul furnizor care a participat la licitatie si care respecta criteriile de eligibilitate.

3. Nepromovarea cursurilor de instruire. Ca masura de evitare a acestui risc, functionarii publici ce vor participa la cursuri vor fi informati ca in cazul nepromovarii vor suporta din surse proprii o reexaminare in vederea obtinerii certificatului de absolvire a cursului sau a intregului curs.

4. Neincadrarea in bugetul stabilit initial. Pe parcursul desfasurarii proiectului pot exista situatii in care cheltuielile angajate depasesc prevederile initiale, datorita instabilitatii economice. Pentru evitarea acestui risc se va face o analiza riguroasa a tuturor categoriilor de cheltuieli necesare desfasurarii proiectului si vor stabili procente, in limitele admise de finantator, de cheltuieli neprevazute, din care se vor suporta eventualele depasiri.

Matricea cadru logic - vezi anexe

2.8 Efecte multiplicatoare

Se vehiculeaza din ce in ce mai des in Romania posibilitatea utilizarii sistemelor informatice de plata impozitelor si taxelor, formarea de retele. Ca o consecinta a acestui aspect, informatizarea compartimentului financiar-contabil trebuie percepute integrat in cadrul demersurilor de modernizare globala, sistemica a aparatului public Barlad

Multiplicarea efectelor proiectului va conduce la schimbarea perceptiei asupra perfectionarii profesionale la nivelul aparatului public prin:

. constientizarea functionarilor asupra necesitatii introducerii sistemului informatizat de impozite si taxe;

. constientizarea colectiva asupra existentei unui proces de reforma a administratiei publice locale si a respectarii unor standarde calitative in domeniul serviciilor publice.

Extinderea rezultatelor proiectului consta, in esenta, in implementarea aplicatiei informatice de management financiar si in alte institutii publice ca urmare a unei constientizari macro asupra informatizarii administratiei publice. In mod specific si cu aplicabilitate imediata, prin prezentul proiect se creeaza premisele integrarii informationale a tuturor compartimentelor din cadrul Primariei Barlad

a) Sub aspect financiar - utilizarea mijloacelor electronice duce la economii majore din costurile aferente gestionarii fluxului de documente din cadrul unei primarii.

b) Sub aspect institutional - existenta tehnologiilor informationale in cadrul Primariei faciliteaza accesul comunitatii la un sistem electronic de plata a impozitelor si taxelor locale, simplificand, in mod simultan, si modalitatile de raportare catre administratia centrala. Atat managementul sistemului informatic integrat, cat si al sistemului electronic de plata a impozitelor si taxelor revin, dupa implementarea proiectului, Primariei Barlad, prin compartimentul specializat.

Dotarile realizate si aplicatia informatica de management financiar vor ramane in patrimoniul primariei Barlad, dupa finalizarea proiectului.

Cu toate acestea, vor fi necesare actiuni viitoare care sa asigure o buna functionare a Primariei. Desi pe piata exista numerosi furnizori de aplicatii informatice, pentru acestea nu exista standarde in domeniu. Apelarea la un sistem standardizat de management financiar-contabil, care sa includa, pe langa modulele clasice de contabilitate si gestiune, si un modul de plata electronica a impozitelor si taxelor poate fi interpretata ca o preconditie a cresterii competitivitatii serviciilor publice. In mod esential, proiectul va contribui la schimbarea unor mentalitati specifice managementului traditional din administratia publica. El va reprezenta o provocare la adresa afirmatiei ca intreaga responsabilitate pentru schimbare si imbunatatire revine personalului cu functii decizionale.

O reforma corecta a Sistemului Administrativ romanesc vizeaza nu numai managementul administratiei, ci si intreg personalul cu functii de executie cat si educarea populatiei. Prin aceasta initiativa, proiectul reprezinta un model de buna practica pentru toate demersurile ulterioare care isi propun ca obiectiv schimbarea unor perceptii ale vechiului sistem.

III. Bibliografie

Oprea, Dumitru; Mesnita Gabriela - Suport curs managementul proiectelor, Iasi, 2006;

Oprea, Dumitru - Managementul proiectelor, teorie si cazuri practice, Ed. Sedcom Libris, Iasi, 2001;

Chirlesan, Dan - Gestiunea proiectelor, teorie si modele, Ed. Univ. "Al.I.Cuza", Iasi, 2006;

ANEXE

ANEXA 1.

Matricea Cadru Logic