Formele comunicarii interne

Formele comunicarii interne

Folosind drept prim criteriu scopurile servite de comunicare in mediul oganizațional, comunicarea poate fi grupata in urmatoarele categorii:

Comunicarea operaționala interna: intreg ansamblul de mesaje ce-i leaga pe angajați in acțiunile de infaptuire a planului sau operațional pentru realizarea obiectivului specific de activitate.Comunicarea operationala interna cuprinde: instrucțiuni date de supraveghetori lucratorilor, dialogul oral intre lucratori in problemele de munca.

Comunicarea operaționala externa: face legatura organizației cu oameni și grupuri din afara ei, dar legat de misiunea și obiectivul activitații sale, respectiv cu furnizori, clienti, cu publicul.

Comunicarea interpersonala: este schimbul de informatii si sentimente pe care oamenii le angajeaza oriunde și oricand sunt impreuna, fara ca acestea sa aiba neaparat scopuri sau obiective precum cele ale organizației.

In raport cu sensul circulatiei mesajelor și poziția emitentului fața de primitor, tipurile de comunicare formala in organizatii sunt: descendente, ascendente si orizontale/oblice.

In comunicarea descendenta, informațiile circula pe canale ierarhice, de la nivelele superioare ale managementului la cele inferioare, de la șefi la subordonați.

In comunicarea ascendenta, sensul circulației mesajelor este de la subordonați la șefi, luand forma unui feedback sau a unui raport.

Comunicarea orizontala/oblica are loc intre persoane de pe acelasi nivel ierarhic sau intre persoane aflate pe nivele diferite, dar pe linii ierarhice distincte.

O alta grupare, al carei criteriu este mijlocul de transmitere a mesajelor, distinge: comunicarea orala, in scris și nonverbala.

Comunicarea orala este principala forma de comunicare. Intr-o organizație circa 75% din schimbul de informații de realizeaza oral.

Formele obișnuite utilizate in comunicarea orala interpersonala include:

individ-individ (face to face);

telefonul;

ședința (consilii profesorale, de catedra și de administrație - in școli)

prezentarea (expunerea).

Buletinul informativ

Comunicarea individ-individ, pentru un manager, este forma potrivita pentru: delegarea sarcinilor, instruire (pregatire), informare, dezvoltarea și menținerea relațiilor umane.

Telefonul, ca mijloc de comunicare, face posibil un rapid schimb de informații prin economisirea timpului necesar deplasarii.

Ședințele sunt forme de comunicare directa in cadrul unei organizații. Ședintele pot fi informale (consiliul profesoral) , de delegare de sarcini, coordonarea resurselor ( consiliul de administrație).

Prezentarile pe care managerii trebuie sa le faca, din cand in cand sunt, de regula, formale , spre deosebire de formele mai sus analizate care obișnuit sunt informale.

Șansele de a avea o expunere, cuvantare, care sa mareasca audiența și interesul publicului sau grupului caruia va adresați, vor spori cu siguranța, daca veți pregati cu atentie conținutul mesajului in toate cele trei clasice parți ale sale: introducere, cuprins, incheiere.

Pregatirea incepe cu colectarea informațiilor de care aveți nevoie pentru intreaga expunere.

Introducerea are drept scop pregatirea auditoriului pentru primirea mesajului, precum și deschiderea interesului pentru expunere.

Urmarind obținerea atentiei inca de la inceputul expunerii, este potrivit sa fie spusa audienței tema.

Continutul va fi organizat in parți comparabile.

Incheierea trebuie sa reafirme, in final, scopul comunicarii și ea include:

reamintirea temei (subiectului);

o sinteza a punctelor cheie din expunere;

concluzia, principalul mesaj al expunerii.

Ca și inceputul comunicarii, incheierii i se cere sa rețina atenția auditoriului, scop ce va fi servit de cuvinte pline de forța, ce pot ramane in memoria participanților.

Odata expunerea pregatita, trebuie sa optați pentru o metoda de prezentare care poate fi: libera (aparent improvizata), memorata si citita.

Prezentarea libera este de departe metoda cea mai populara și mai eficace. Intregul mesaj trebuie sa fie clar in mintea vorbitorului, insa fara a fi memorat. Prezentarea libera este cea mai atractiva atragand atenția publicului vostru cel mai bine. Prin prezentarea libera apareți in fata publicului prin naturalețe si creativitate.

Memorarea este pentru mulți oameni dificila. De cele mai multe ori sunt memorate secvențe de cuvinte și nu idei. Pentru a simplifica metoda, nu memorați intregul text, ci numai parți, ajutandu-va de note in expunerea lor. Prezentarea de acest fel este o combinație cu metoda expunerii libere și are in plus avantajul coerenței ideilor. Metoda este de preferat daca nu aveți foarte multa experiența in prezentari publice. Pina și profesioniștii o folosesc in mod curent in cazul prezentarilor lungi sau cu informații multe.

Citirea o puteți folosi cand doriți transmiterea intocmai a unui mesaj, atat in conținut cit și in forma sa. Mesajele oficiale ale unei companii, anunțurile sau comunicarile publice sunt cateva exemple in care este recomandat sa folosiți citirea.

In pregatirea prezentarii, trebuie sa aveți in vedere și alte aspecte importante pentru succesul comunicarii și anume: caracteristicile auditoriului, prezența și imaginea personala, mediul fizic in care are loc expunerea.

Analiza auditoriului se face atat inainte cit și in timpul prezentarii.

Inainte de a incepe sesiunea de prezentare este indicat sa știm marimea auditoriului, structura sa, varsta , educația, experiența, cunostințele in domeniu.

In timpul prezentarii se poate invața foarte mult de la auditoriu in beneficiul unei mai bune comunicari, mai ales prin feedback-ul direct sau indirect pe care audiența il ofera prezentatorului.

In ceea ce privește prezența și imaginea personala, vorbitorul nu poate ignora faptul ca, in comunicarea orala, face parte din mesaj. Oamenii ii aud vorbele, privesc si recepteaza imagini ale aspectului sau fizic, gesturilor si mișcarii sale, cat și ale mediului fizic proxim in care se afla.

Sintetizand putem reține ca pe cale orala se realizeaza contactul direct intre subiecții comunicarii, comunicarea in aceasta forma avand urmatoarele avantaje:

rapiditatea si reacție(feedback) imediata;

posibilitatea de a pune intrebari și de a clarifica problema;

poate fi observat efectul produs de mesaj;

Comunicarea in scris este potrivita pentru transmiterea informațiilor de interes general, a mesajelor oficiale, formale sau pe termen lung, precum și a mesajelor ce vizeaza un numar mare de oameni a caror activitate este interdependenta. Ca și in cazul comunicarii orale, mesajul scris trebuie sa fie adecvat, adaptat la caracteristicile cititorilor.

Selectarea cuvintelor potrivite este componenta majora a adaptarii mesajului la caracteristicile cititorului. In categoria celor mai potrivite cuvinte ce servesc comunicarii sunt cuvintele familiare, adica cele folosite in discutiile cotidiene.

Sintetizand recomandarile pentru alcatuirea mesajelor in scris, ce pot ajuta la creșterea eficacitații comunicarii, consideram util urmatorul ghid, sugerat de specialistul american Keith Davis:

Folosiți cuvinte si fraze simple;

Folosiți cuvinte scurte si familiare;

Alcatuiți fraze si paragrafe scurte;

Utilizați pronumele personal, ori de cate ori este posibil, la persoana a doua;

Folositi ilustrațiile, graficele, exemplele;

Apelați la verbele active, precum "Managerul propune . ";

Economisiți adjectivele;

Eliminați cuvintele ce nu sunt necesare;

Exprimați ideile logic si direct.

Comunicarea nonverbala este a treia forma prin care puteti transmite mesaje. Eficacitatea sa implica faptul ca a comunica inseamna ceva complex, cu mult mai mult decat a selecta cuvintele potrivite. In sens larg, comunicarea nonverbala este generata de orice transmite un mesaj.

De fiecare data, in comunicarea orala, directa, fața in fața, oamenii transmit mesaje prin intermediul expresiilor faciale, modulațiilor vocii, gesturilor și a pozitiei (posturii), care mai sunt generic numite 'limbajul corpului'.

Expresiile faciale. Sunt comune aprecierile potrivit carora o persoana care zambește este bine dispusa și prietenoasa, in timp ce una incruntata este indispusa și nemulțumita. Sprancenele ridicate sunt interpretate a fi semn de neincredere sau uimire. Buzele stranse sugereaza manie.

Vocea. Expresiile feței, timbrul, tonul, volumul si ritmul vorbirii transmit prin voce atitudini - caldura, prietenie, suparare, manie etc. Modulațiile și calitatea vocii joaca un rol semnificativ in comunicare.

Gesturile si poziția corpului. Pozițiile și miscarile mainilor și corpului, calificate intr-un ansamblu de coduri, numite generic gesturi, exprima o varietate de stari psihice sau atitudini ce sunt percepute in comunicarea nonverbala.

Pozitia mainilor / corpului Mesajul transmis

O mana pe gura    * Obiecție, plictiseala

Mainile in cap    * Uimire, disperare

Maini in șolduri    * Manie, defensiva

Maini ridicate in afara    * Neincredere, incurcatura,

incertitudine

Maini incrucișate * Inchis comunicarii

Aratator intins    * Autoritate, neplacere, lectura

Pozitia in scaun (drept,

tolanit,agitat)    * Interes, dezinteres, plictiseala

Umeri ridicați * Indiferența, necunoaștere

Adesea nu suntem conștienti de gesturile noastre și de efectele pe care acestea le produc. Excesul in gesturi distrage sau devine plicticos. E folositor sa-i intrebi pe alții, prieteni de obicei, daca anumite gesturi sunt suparatoare.

Mediul si comunicarea nonverbala. O mare parte din ceea ce auditoriul vede sunt elemcntele fizice ce va inconjoara cand vorbiți: podiumul, lumina, decorațiunile de pe pereti etc.

Acțiunile. Deseori oamenii uita ca faptele lor au semnificație in comunicare și ca acestea sunt interpretate de alții. Atat acțiunile infaptuite cat și cele nerealizate constituie o importanta cale de a comunica. Pe termen lung faptele spun mai mult decat vorbele.

Diferența dintre ceea ce spuneți și ce faceți definește "fisura credibilitații" voastre in comunicare.

Feedback-ul este procesul de verificare a mesajelor, a ințelegerii corecte a semnificației lor. O cale potrivita de obținere a feedback-ului de la primitorul mesajului, in cazul comunicarii orale, este chestionarea si parafraza.

Calea cea mai utilizata de a avea confirmarea ca mesajul transmis a fost ințeles corect consta in a intreba. Oamenii au, in general, tendinta de a pune intrebari datorita urmatoarelor trei motive:

Se simt ignorați. Fie nu au fost suficient de atenți, fie nu sunt destul de capabili sa ințeleaga deplin subiectul;

Sunt ignoranți. Cunosc prea puțin sau nimic despre subiect și nu pot aprecia daca mesajul este incorect, incomplet sau interpretabil. Totul pare corect pentru ca subiectul le este strain și nu stiu ce sa intrebe;

Au rezerve in a evidenția ignoranța vorbitorului, mai ales daca interesele lor viitoare depind de poziția vorbitorului (șef, persoana influenta).

O alta cale de a obține feedback este sa puneți intrebari dupa ce transmiteți mesajul.

In sfarșit, modalitatea cea mai potrivita de a verifica daca mesajul a fost recepționat și ințeles corect este sa parafrazați. Adica sa solicitați primitorului sa reformuleze mesajul cu propriile sale cuvinte.

Fiind unul din elementele cheie ale performanțelor inalte, feedback-ul trebuie sa fie:

Imediat, cit mai apropiat de momentul realizarii performanței;

Concret și precis;

Concentrat pe performanța. Feedback-ul trebuie sa se concentreze pe sarcina și nu pe persoana. Faceți distincție intre salariat și perfomanța sa;