EMSYS

Enterprise Management SYStem

Contabilitate Financiara

- Profil agentie ASI -

Versiunea 1.0

Arhitectura

Contabilitatea financiara se realizeaza de agentiile/sucursalele ASI care au functiuni privind inregistrarea in contabilitate. Toate agentiile vor lucra pe o baza de date unica. O tranzactie introdusa si validata/contata este disponibila in toate raportarile la nivelul organizatiei in ansamblu.

Accesul in aplicatia EMSYS, la nivelul agentiei se realizeaza prin doua module-program: EMSYS Asigurari si EMSYS ERP.

EMSYS Asigurari permite actualizarea tranzactiilor privind activitatea de asigurari: contracte de asigurari (subscrise), incasari rate polite, inregistrare dosare de dauna, plati daune, comisioane.

EMSYS ERP permite preluarea automata sub forma de tranzactii contabile a inregistrarilor din modulul EMSYS Asigurari la nivelul fiecarei sucursale/agentii/punct de lucru, inregistrarea altor documente economico-financiare care intra in sarcina agentiei, vizualizarea unor tranzactii inregistrate de alte agentii sau de sediul central care influenteaza rulajele sau elementele patrimoniale ale agentiei.

Toate agentiile care realizeaza contabilitatea vor utiliza un plan unic de conturi, cat si monografii contabile definite in mod unitar.

Instrumente

Registre de contabilitate

La nivelul ASI, in EMSYS ERP, contabilitatea financiara este organizata pe registre de contabilitate auxiliare. Suma rulajului pe registrele auxiliare constituie rulajul din Registrul Jurnal General si din Balantei de verificare ASI. Pentru fiecare sucursala/agentie care realizeaza inregistrarea documentelor in contabilitate sunt alocate doua registre de contabilitate auxiliare:

1 - Registru Sucursala/Agentie asigurari - unde sunt preluate automat tranzactiile din modulul asigurari sub forma inregistrarilor contabile, printr-o functiune apelata de fiecare agentie

2 - Registru Agentie/Sucursala de operatiuni diverse - unde fiecare sucursala/agentie introduce inregistrarile aferente documentelor contabile

Un registru are un cod usor de identificat, pornind de la codul auto al judetului reprezentativ.

De exemplu, pentru agentia Ialomita, cele doua registre sunt:

IL1 - Ialomita Asigurari

IL2 - Ialomita Operatii Diverse

Introducerea inregistrarilor, listarea lor - se face in modulul 2. Contabilitate financiara

Zona si purtator - Centru de cost/profit

Pentru inregistrarea si raportarea veniturilor si cheltuielilor la nivel de agentie/sucursala se utilizeaza centrele de cost/profit, care in EMSYS sunt zonele de cheltuieli, iar in cadrul acestora purtatorii de cheltuieli.

Zona reprezinta o sucursala/agentie/punct de lucru, iar codul acesteia identifica si structura careia i se subordoneaza. Are lungimea de 6 caractere cu urmatoarea structura:

SSAAPP, unde:

SS - cod sucursala

AA - cod agentie

PP - cod punct de lucru

Spe exemplu, pentru agentia Ialomita ii sunt afectate 3 zone, una corespunzatoare agentiei si inca doua corespunzatoare celor doua puncte de lucru:

Ag. Ialomita

- Ag. Ialomita pct. Fetesti

- Ag. Ialomita pct. Urziceni

Purtatorul reprezinta riscul asigurat pentru care se inregistreaza venituri si cheltuieli. Codul de purtator are o lungime de  10 caractere cu urmatoarea structura:

FFPPPOORRR , unde:

FF - Familia de produs

PPP - Produs

OO - Obiect asigurat

RRR - Risc

Pentru fiecare zona trebuie sa fie definiti toti purtatorii aferenti familiilor de produse/ produselor/ obiectelor / riscurilor care fac obiectul activitatii de baza in ASI.

De regula veniturile/cheltuielile se inregistreaza pe astfel de purtatori cand pot fi identificate la nivel de risc. Pentru cazul in care nu se poate face o astfel de identificare, de exemplu cheltuieli cu utilitatile, materiale, comisioane bancare, la nivelul fiecarei zone a fost creat purtatorul:

9999999999 - Cheltuieli comune

Pentru inregistrarea cheltuielilor si veniturilor din diferente de curs valutar exista la nivelul fiecarei zone a agentiei purtatorul:

8888888888 - Diferente de curs valutar

Analiza cheltuielilor si veniturilor se face in modul 7. Contabilitate de gestiune

Conturi de trezorerie

Sunt conturile care identifica un registru de casa sau un cont de banca. In planul de conturi se defineste un analitic pentru fiecare registru de casa, cont de banca. Structura unui astfel de cont este :

CCCTVBBBAA, unde :

CCC - Contul : 544, 547

T - 1 - Viata

2 - Generale

V - 1 - Cont in lei

2 - Cont in valuta

BBB - Codul bancii

AA - Codul sucursalei/agentiei

De exemplu, 544210204 - Cont Asigurari Generale BRD Arad

Conturile de trezorerie au atributul de domeniu IP si activitatea acestora poate fi urmarita in EMSYS, dupa modelul conturilor de disponibilitati, in modulul 3. Trezorerie

Analitice Statice si Analitice Dinamice

Pentru evidentierea activitatii sucursalei/agentiei in anumite conturi s-a recurs la dezvoltarea acestor conturi pe sucursale/agentii. Modalitatea de dezvoltare poate fi realizata in doua moduri:

Static - prin dezvoltarea in planul de conturi pe agentii a contului respectiv. Este cazul conturilor 481 si 482. Activitatea acestor conturi poate fi raportata in modulul 2. Contabilitate financiara

Dinamic - prin atribuirea pentru cont a domeniului AD - Analitic dinamic. Aceasta modalitate se utilizeaza pentru conturile cu structura eterogena de analiza, dar care prezinta interes la nivel de sucursala/agentie.De exemplu, este cazul contului 5522 Avansuri din trezorerie :

Primul nivel din structura il reprezinta sucursala/agentia. In lista AG - se regasesc codurile de sucursala/agentie, la nivelul carora se face analiza. Pe nivelurile 2 sau 3 de dezvoltare, pot fi elemente de interes pentru un cont sau altul. Pentru aceste conturi pot fi obtinute rapoarte pe sucursala/agentie in modulul 6. Contabilitati analitice

Alte conturi care sunt analitice dinamice, cu nivelul 1 - Agentie:

231 Plasamente - agentie/obiectiv

404 Decontari - agentie/agent

426 Drepturi de personal neridicate - agentie/marca

428 Alte datorii in legatura cu personalul - agentie/marca

46121 Debitor diversi- agentie/debitor

46122 Debitori din regrese - agentie/tip polita/debitor

473 Alte cheltuieli inregistrate in avans - agentie/cheltuiala

474 Venituri inregistrate in avans - agentie

521 agentie/obiectiv

522 agentie/obiectiv

523, 524 agentie/obiectiv

552 Avansuri din trezorerie: agentie/marca

Pentru aceste conturi, la introducerea datelor, vor fi solicitate codurile conform dezvoltatii dinamice a contului.

Gestiuni

Pentru fiecare sucursala/agentie au fost definite un numar de 4 gestiuni:

Gestiune pentru evidenta stocuri de materiale si obiecte de inventar in depozit (1JJ)

Gestiune pentru evidenta obiecte de inventar in folosinta (2JJ)

Gestiune pentru evidenta documente cu regim special (3JJ)

Gestiune pentru evidenta imibilizari (4JJ)

Codul de gestiune are urmatoarea structura :

TJJ

T - tipul gestiunii, conform celor enumerate mai sus

JJ - Codul sucursalei/agentiei

Accesul in aplicatia EMSYS ERP

1. Se apeleaza aplicatia EMSYS ERP pentru Firma 1, cu utilizatorul sucursalei/agentiei si parola comunicata:

2. Se selecteaza luna fiscala pentru care se lucreaza:

Se verifica anul si luna fiscala afisata in coltul dreapta jos al ecranului:

Daca nu este corespunzatoare lunii pe care se lucreaza, se selecteaza luna si anul fiscal corespunzator astfel:

Se apasa <F6> sau se apeleaza in meniul de sus: Selectie → Selectie an si perioada fiscala

Se pozitioneaza pe anul si luna corespunzatoare, numai daca campul Inchisa are valoarea Nu

Se apasa <Enter> pe luna selectata

Pentru a activa codurile modulelor/functiilor apasati butonul « Cod functie » - din bara de unelte superioara

Pentru a citi helpul de operare/procese - apasati <CTRL> + <F2> . Recomandam ca in perioada de acomodare sa cititi paragraful Operare, in care veti identifica uneltele, modul de operare in sistemul EMSYS.

3. Se selecteaza functiunea dorita a se lucra.

Generare tranzactii contabile din Asigurari

Pentru a realiza trecerea in contabilitate a datelor din ASIGURARI se procedeaza in felul urmator:

1) Selectati mai intai perioada fiscala de lucru;

2) Se face selectia 95.5 "Preluare tranzactii din asigurari" si se deschide ecranul 1 Document, unde se completeaza:

Cod doc  = NC (Nota Contabila)

Nr doc   = numarul notei contabile

Data doc   = Data notei contabile

Data efect  =Data efectiva

Perioada doc asigurari = este perioada pentru care se face transferul in contabilitate

Subunitati = Codul subunitatii pentru care se face transferul in contabilitate

Selectati apoi Ecranul 2 Contracte unde apar optiunile : "Subscrieri" , "Incasari", "Reziliere" si "Retur prima".

Ordinea de trecere in contabilitate este: Subscrieri si apoi Incasari.

Daca se face intai trecerea in contabilitate la incasari, nefiind subscrise politele,  toate incasarile vor figura ca incasari in avans.

• Subscrieri

Pentru a trece in contabilitate politele subscrise, bifati "Subscrieri" si apoi apasati butonul de Start.

Dupa ce se efectueaza trecerea in contabilitate, programul afiseaza numarul tranzactiilor create.

Pentru a vizualiza Nota Contabila pentru subscrieri se selecteaza Ecranul 4 Nota contabila.

Aici aveti 4 optiuni:

-Ecran -vizualizarea notei contabile se face pe ecran;

-Fisier -salvarea notei contabile se face intr-un fisier;

-Excel -salvarea notei contabile se face intr-un fisier de tip Excel;

-Imprimanta -listarea notei contabile.

Se verifica apoi rulajul conturilor de venituri din prime brute subscrise (701, 702) din EMSYS, cu sumele din raportul 97.2.1. "Situatii polite intrate in valabilitate", din Asigurari, astfel:

-alegeti din EMSYS functia 2.10 "Recapitulare Registre de Contabilitate"si selectati aceeasi perioada cu a notei contabile si bifati Toate inregistrarile, pentru Un Registru, pentru Toate conturile.

-alegeti din ASIGURARI functia 97.2 Alte rapoarte, selectati raportul 97.2.1. "Situatii polite intrate in valabilitate" completati subunitatea, alegeti aceeasi perioada cu a notei contabile, selectati Grupare dupa produs, pentru inregistrarile Contate.

Puteti face aceeasi verificare si pentru un produs

Pentru aceasta in EMSYS 2.10 "Recapitulare Registre de Contabilitate bifati un singur cont (701 . ), iar in ASIGURARI functia 97.2 Alte rapoarte, pentru raportul 97.2.1. "Situatii polite intrate in valabilitate, bifati optiunea un produs.

• Incasari

Se bifeaza butonul Incasari si apoi se apasa butonul de Start.

Dupa ce se efectueaza trecerea in contabilitate, programul afiseaza numarul tranzactiilor efectuate.

Pentru a vizualiza Nota Contabila se procedati ca si la subscrieri.

Pentru verificare se compara rulajul debitor al conturilor de trezorerie (544, 547, 481, 482 etc) din EMSYS cu raportul 97.2.11. "Situatia contractelor incasate" din ASIGURARI la care se debifeaza perioada de valabilitate a politelor, se bifeaza aceeasi perioada incasari cu a notei contabile si codul subunitatii.

Alegeti din EMSYS functia 3.2 "Recapitulare Registre Disponibilitati"si selectati , Registrul de trezorerie,

completati aceeasi perioada ca a notei contabile, Cont-ul pentru care doriti verificarea, Toate inregistrarile.

Alegeti din ASIGURARI functia 97.2 Alte rapoarte, selectati raportul 97.11. "Situatia contractelor incasate", debifati perioada de valabilitate a politelor, completati subunitatea si perioada incasari- aceeasi cu a notei contabile, selectati ordonare dupa Produs, pentru inregistrarile Validate.

Ecranul 3 Alte fenomene

Ordinea de trecere in contabilitate este: Daune si Plati.

Daca se face intai trecerea in contabilitate la Plati, nefiind inregistrate in contabilitate daunele, programul va atentioneaza ca nu aveti deschis dosar de dauna pentru plata respective.

• Daune : Se bifeaza butonul  Daune si apoi butonul de Start.

Dupa ce se efectueaza trecerea in contabilitate, programul afiseaza numarul tranzactiilor efectuate

Pentru a vizualiza Nota Contabila se procedeaza ca la subscrieri.

Pentru verificare se compara rulajul conturilor de cheltuieli privind rezerva de daune (627) din EMSYS cu raportul raportul 97.2.31."Rezerva de daune" din ASIGURARI.

Alegeti din EMSYS functia 2.10 "Recapitulare Registre de Contabilitate" si completati perioada pentru care doriti selectia- aceeasi ca a notei contabile, Un registru, Cont-ul pentru care doriti verificarea, Toate inregistrarile.

Alegeti din ASIGURARI functia 97.2 Alte rapoarte, selectati raportul 97.2.31."Rezerva de daune", completati subunitatea si perioada incasari- aceeasi cu a notei contabile, pentru inregistrarile Validate.

• Plati : Se bifeaza butonul  Plati si apoi butonul de Start.

Dupa ce se efectueaza trecerea in contabilitate, programul afiseaza numarul tranzactiilor efectuate

Pentru a vizualiza Nota Contabila se procedeaza ca la subscrieri.

Se verifica rulajul creditor al conturilor trezorerie (544, 547, 481, 482 etc) din EMSYS cu raportul 97.2.30. "Daune platite in perioada" din ASIGURARI.

Alegeti din EMSYS functia 3.2 "Recapitulare Registre de Contabilitate si completati perioada pentru care doriti selectia- aceeasi ca a notei contabile, Un registru, Cont-ul pentru care doriti verificarea, Toate inregistrarile.

Alegeti din ASIGURARI functia 97.2 Alte rapoarte, selectati raportul 97.2.30. "Daune platite in perioada" la care se completeaza perioada pentru daune platite-aceeasi cu a notei contabile, codul subunitatii, se bifeaza Validate si Contate.

ERORI

In cazul in care sumele din rapoartele din ASIGURARI nu sunt aceleasi cu cele din EMSYS, comparati sumele din notele contabile rezultate la preluare tranzacii din ASIGURARI cu rapoartele aferente, detaliate, respectiv:

97.2.1. "Situatii polite intrate in valabilitate", pentru subscrieri;

97.2.11. "Situatia contractelor incasate", pentru incasari;

97.2.31."Rezerva de daune", pentru daune;

97.2.30. "Daune platite in perioada", pentru plati.

Daca nu exista diferente, verificati mai departe daca sumele pe tranzactiile transferate in EMSYS sunt egale cu sumele din tranzactiile notelor contabile din ASIGURARI .

Monografia inregistrarilor generate in contabilitate se regaseste in Anexa 1.

Tranzactii financiare

Se refera urmatoarele tranzactii:

Depunere Cash la banca

Incasari din popriri - regresisti

Incasari din dobanzi bancare

Incasari avansuri din trezorerie

Incasari din penalitati

Plati comision bancar

Plati furnizori de servicii, materiale

Virari disponibil la ASB AC

Plati avansuri spre decontare

Plati drepturi salariale, prime, alte drepturi personal

Deconturi de cheltuieli

Facturi furnizori: energie electrica, apa, salubritate, telefon, servicii notariale

Operare cu Fenomene economice monografiate

Pentru documentele inregistrate in mod obisnuit au fost definite fenomene economice, care reprezinta monografieri ale unor documente, care ulterior sunt transformate de program in tranzactii contabile.

Exemplificare se va face pe inregistrarea Platii unui comision bancar. Pasii pentru generarea inregistrarilor contabile pe baza unui fenomen economic:

1. Se apeleaza functia 2.1. Registre de contabilitate
2. Se selecteaza registrul pentru operatii diverse al agentiei, de exemplu in cazul agentiei Ialomita, registrul IL2 - Ialomita Operatii Diverse
3. Se aduce multimea fenomenelor economice definite, tastand <ALT> <E>, sau prin selectia butonului cu litera E din bara de instrumente dele 1. Antet documente.

4. Se selecteaza fenomenul din lista, daca este vizibil, sau daca se stie codul se poate apela la pozitionare prin cautare astfel :

Se apeleaza butonul cu binoclu din bara de instrumente, cand este activa lista din figura de mai sus

Se selecteaza coloana de cautare (cod sau denumire)

Se introduce Expresia de cautare : Incepe cu si se introduce Valoarea de cautare

Se da OK

Din lista se pozitioneaza pe fenomenul dorit

Se apasa pe <Enter>

5. In ecranul macheta se introduc informatiile cerute

Ajutor se poate obtine tastand <F1> pe campurile care au o lista de cautare.

De exemplu Cont banca:

Pe campul Cont banca - se apasa <F1>

Se apasa din bara de instrumente - butonul Binoclu

Se selecteaza Coloana: Cont; Expresie: Se termina cu, Valoare: codul agentiei

Se pozitioneaza pe contul dorit

Se apasa <Enter>

6. Dupa introducerea informatiilor in ecran, se apasa Inregistrare
7. Programul afiseaza numarul de tranzactie generat:

8. Pe documentul introdus se noteaza numarul tranzactiei, astfel: T800 - ultimele caractere din tranzactie. Este util pentru identificarea rapida a inregistrarii documentului in sistem.
9. Se apasa OK
10. Daca se doreste inregistrarea in continuare a unui document de acelasi tip, se continua cu urmatorul document, altfel se apasa Iesire. Atentie in macheta care urmeaza, se copiaza informatiile introduse in ecranul anterior.
11. In registrul de contabilitate, se pozitioneaza pe tranzactia generata prin fenomenul selectat, ecranul de jos - la nivelul inregistrarilor contabile cand se doreste contare inregistrare cu inregistrare, sau in ecranul de sus pe antet documente, cand se doreste contarea tuturor tranzactiilor necontate.
12. Se verifica corectitudinea tranzactiei contabile obtinute, prin selectia functiei Validare tranzactie, sau <ALT> <V>.

13. Daca tranzactia este corecta, se conteaza - prin apasare pe butonul de contare

14. Daca apar erori la contare, inregistrarea se modifica la nivelul liniilor raportate ca eronate, in registrul de contabilitate. O tranzactie contata (Coloana Ct din Antet Documente are valoarea NU) nu mai poate fi modificata, decat daca este stornata. Prin stornare coloana Ct trece din Da in Nu. Butonul Stornare se regaseste tot in bara de instrumente. Modificarea tranzactiilor generate prin fenomene economice este explicata in paragraful urmator.

Lista tranzactiilor contabile monografiate ca fenomene economice se regasesc in Anexa 2.

Actualizare tranzactii in registre de contabilitate

Se utilizeaza in cazul in care se doreste introducerea unor documente pentru care nu sunt definite fenomene economica, sau pentru corectia tranzactiilor generate prin fenomene economice.

Structura unei tranzactii contabile

Tranzactie contabila se poate introduce sub forma uneia sau mai multor formule contabile compuse, astfel :

un cont pe debit si unul sau mai multe pe credit

un cont pe credit di unul sau mai multe pe debit

O linie intr-o formula contabila - are un cont.

Pe functia 2.1. Registre de contabilitate, pe ecranul de tranzactii contabile :

1. Antet Documente - contine informatiile de identificare a tranzactiei contabile
2. Detaliere Document - contine informatiile din liniile din cadrul tranzactiei contabile

Pe ecran exista doua bare de instrumente, care se aplica fie la nivelul registrului, cand ne pozitionam pe Antet documente, fie numai la nivelul tranzactiei curente, cand ne pozitionam pe Detaliere Document

Introducere inregistrare contabila

1. Se apeleaza functia 2.1. Registre de contabilitate
2. Se selecteaza registrul pentru operatii diverse al agentiei, de exemplu in cazul agentiei Ialomita, registrul IL2 - Ialomita Operatii Diverse
3. Se introduce antetul documentului

4. Se introduc formulele contabile, respectand regula de formula compusa
5. Se noteaza pe document numarul tranzactiei contabile generate (ultimele 7 cifre) pentru identificare rapida in rapoarte
6. Se verifica corectitudinea tranzactiei - butonul Validare
7. Se conteaza tranzactia - butonul Contare

Corectie tranzactie contabila

1. Se pozitioneaza in 1. Antet documente pe tranzactie. Se poate utiliza instrumentul de cautare al tranzactiei astfel :

La nivel 1. Antet document - se selecteaza butonul Cautare

Se selecteaza Coloana : Tranz

Se introduce la Expresie : Incepe cu

Se introduce la Valoare - numarul tranzactiei notate (ultimele cifre)

2. Se verifica daca tranzactia este contata (Valoare Da in campul CT)
3. Se merge in panoul 2. Detaliere documente
4. Daca tranzactia este contata, se storneaza - butonul Stornare din bara de instrumente de la nivelul 2. Detaliere documente
5. Se modifica / sterg / adauga linii
6. Se verifica/valideaza - Buton Validare
7. Se conteaza - Buton Contare

Rapoarte si Verificari tranzactii financiar-contabile

Odata tranzactiile contabile preluate din modulul Asigurari sau introduse in registre de contabilitate vor fi raportate sau verificate pe functiunile de rapoartele disponibile, prin selectia elementelor de identificare a sucursalei/agentiei.

In obtinerea rapoartelor de verificare se va tine seama de stadiul de prelucrare al tranzactiilor contabile, corespunzator selectiei din rapoarte :

Toate - in raport vor fi afisate tranzactii introduse indiferent de stadiul de prelucrare : contate si necontate

Contate

Necontate

Tranzactiile contate sunt inregistrate cu activitate la nivelul balantei si in rapoartele sintetice ale companiei.

Instrumente de verificare la nivelul registrelor auxiliare

Se utilizeaza functiile, prin selectia celor doua registre ale sucursalei/agentiei, respectiv Registrul de asigurari si Registrul de operatii diverse :

2.9. Listare Registre de contabilitate - Listeaza cronologic tranzactie cu tranzactie contabila

2.10. Recapitulare Registre de contabilitate - o sinteza pe conturi a inregistrarilor contabile

Aceste rapoarte vor fi listate lunar si arhivate.

Instrumente pentru analiza conturilor de trezorerie

Se utilizeaza functiunile din modulul 3. Trezorerie

Listare registre de trezorerie

Recapitulare registre de trezorerie

Se selecteaza intotdeuna contul pe browse. Se poate utiliza butonul de cautare .

Instrumente pentru analiza activitatii conturilor statice

Se utilizeaza pentru conturile care in planul de conturi au analitic static la nivelul sucursalei/agentiei, de exemplu conturile 481 sau 482. Ca rapoarte se utilizeaza functiunile :

Fise de cont

Fisa sah

2.11. Cartea mare sah

Se selecteaza intotdeauna Contul.

Intrucat conturile de trezorerie sunt aferente fiecarei sucursale/agentii, aceste functiuni pot fi utilizate si pentru analiza acestor conturi.

Instrumente de analiza pentru conturi analitice dinamice

Se utilizeaza functiunile de rapoarte din modulul 6. Contabilitati analitice

6.1. Balante analitice dinamice

6.2. Fise de Cont Dinamice

6.3. Balante Dinamice ABC

Pentru Balante analitice dinamice si Fise de cont dinamice se va selecta intotdeauna Contul. Contul trebuie sa aiba primul nivel dinamic - lista AG - Agentii. Fiecare sucursala/ agentie se va regasi in aceasta lista.

Pentru Balante Dinamice ABC se va selecta pentru nivelul 1 - AG si codul agentiei dupa care in ecranul 3. Ordonare se vor deselecta/selecta conturile pentru care se doreste obtinerea raportului.

Activitatea Furnizorilor

Se utilizeaza 4.2. Fisa Furnizor prin selectia unui furnizor.

Analiza Veniturilor si costurilor la nivel de agentie

Analiza veniturilor si cheltuielilor se va face pe centre de cost/profit, respectiv zone si purtatori in modulul 7. Contabilitate de gestiune. Structura codului de zona si purtator a fost explicata in paragraful 2.2. Sunt disponibile urmatoarele functiuni :

7.2.1. Registru Costuri - unde puteti face o selectie a documentelor cu implicatii in costuri la nivelul sucursalei/agentiei. Se selecteaza codul zonei pentru agentie.

7.2.2. Registru Venituri - unde se face o selectie a documentelor cu inplicatii in venituri la nivelul agentiei/sucursalei. Se selecteaza codel zonei pentru sucursala/agentie.

7.2.11.1. Situatia Profitului pe Purtatori - prin selectia zonei aferente agentiei, pot fi analizate veniturile si costurile, acestea din urma pe structura dupa natura cheltuielii (articol de calculatie, element de cheltuieli, cont financiar). Un purtator este dezvoltat pana la nivel de risc financiar, exceptie facand purtatorul de cheltuieli comune 99999999.

7.2.11.3. Situatia Costului Total - se poate face o analiza a costurilor pe produse si a costului complet pe agentie - prin selectia in ecranul 3. Selectie a zonei aferente agentiei. Conturile de cheltuieli din clasa 9 (921) sunt dezvoltate in analitic pe produse.

7.2.11.4. Situatia Costurilor ABC - permite realizarea unei analize a costurilor dupa natura, pe sucursala, agentie, punct de lucru, familii de produse, produse, obiecte asigurate, riscuri.

La nivel de sucursala faceti selectiile:

3. Selectie zone: Sucursala
4. Selectie puratori: oricare din familie, produs, obiect, risc

Sau

3. Selectie zone: Sucursala/Agentie

4. Selectie puratori: oricare din familie, produs, obiect, risc

La nivel de agentie faceti selectiile:

3. Selectie zone: Agentie

4. Selectie puratori: oricare din familie, produs, obiect, risc

Sau daca are puncte de lucru:

3. Selectie zone: Agentie/Punct de lucru

4. Selectie puratori: oricare din familie, produs, obiect, risc

Evidenta obiectelor de inventar

Obiectele de inventar pot fi gestionate la nivelul sucursalei/agentiei la nivel de gestiune/marca. Gestiunile definite la nivelul sucursalei/agentiei au fost prezentate in paragraful 2.5. Se poate face distinctia intre :

Obiecte de inventar in depozit - obiecte de inventar in gestiunile de tip P - Principala, respectiv cele care incep cu 1. Acestea nu sunt inca date in folosinta pe persoane (marci) si pot avea ca sursa de provenienta : transfer de la centrala sau intrare la sucursala/agentie de la furnizori, plusuri la inventar ;

Obiecte de inventar in folosinta pe gestiuni de tip O - Obiecte de inventar, respectiv cele care incep cu 2. Aceste obiecte sunt gestionate pe marci. Intrarea in aceste gestiuni se face prin Bon de consum.

Evidenta analitica a obiectelor de inventar se realizeaza in modulul 8. Gestiune stocuri

Tranzactii cu obiecte de inventar

Tranzactia privind obiectele de inventar presupune urmatorul flux de prelucrare :

1. Introducere tranzactie :

Antet document : informatii de identificare a documentului

Detaliu document - informatii privind articolele care apartin acelui document. Vor fi introduse atatea pozitii cate articole are documentul respectiv

Programul genereaza automat o tranzactie contabila al carei numar va fi notat de utilizator pe document

2. Verificare document - se realizeaza prin verificarea de catre utilizator a datelor introduse si a valorilor totale in conformitate cu documentul operat
3. Validare document - se apeleaza functia de validare de la nivelul documentului care se doreste a fi validat. Prin validarea documentului - programul realizeaza :

Actualizarea stocului

Generarea propunerii de contare (nota contabila) in registrul sucursalei/agentiei cu numarul de tranzactie al documentului

Nu pentru toate tranzactiile vor fi generate propuneri de contare, cum este cazul transferului de obiecte de inventar intre marci

4. Contarea tranzactiei de stoc :

Se apeleaza butonul de contare de la nivelul documentului de stoc. Programul face acces utilizatorului in registrul de contabilitate numai la nivelul tranzactiei prelucrate

Sau prin acces la nivelul registrului de contabilitate pe functia 2.1. Registre de contabilitate si selectia Registrului auxiliar pentru inregistrari financiar-contabile. Aici pot fi contate toate inregistrarile, asa cum s-a prezentat in capitolul 2. Tranzactii financiare

Din momentul contarii, tranzactia contabila este vizibila in balanta conturilor

Tranzactiile disponibile la nivelul agentiei/ sucursalei si monografiile contabile definite pentru obiecte de inventar :

8.2.1.1. Receptii cu facturi

- Se face intrarea in gestiunea cu 1JJ.

- Se introduce inclusiv factura furnizorului

- Propunerea de contare :

5322 = 46222 Valoare obiecte de inventar aprovizionate

8.2.2.7. Consum obiecte de inventar

- Gestiune expeditoare : 1JJ

- Gestiune primitoare : 2JJ

- Se introduce marca caruia ii este acordat obiectul de inventar

- Se selecteaza codul

- Se introduce cantitatea

- Propunerea de contare :

65 . = 5322 Valoare obiecte de inventar date in folosinta

8343 = 899 Valoare obiecte de inventar date in folosinta (extracontabil)

8.2.2.10. Casare obiecte de inventar

- Se scot din evidenta obiectele de inventar in folosinta evidentiate extracontabil in contul 8343

- Gestiune expeditoare : 2JJ

- Se introduce marca

- Propunere de contare :

899 = 8343 Valoare obiecte de inventar in folosinta casate

8.2.3.4. Transfer obiecte de inventar

- Realizeaza trecerea de la o marca la alta a obiectulelor de inventar in folosinta

- Gestiune expeditoare : 2JJ

- Gestiune primitoare : 2JJ

- Se introduc marca persoanei care preda si marca persoanei care primeste

- Nu genereaza propunere de contare

Rapoarte privind gestiunea obiectelor de inventar in folosinta

- Pentru evidenta obiectelor de inventar in depozit:

8.3.1. Fisa de magazie

8.3.2. Balanta analitica

8.3.3. Balanta sintetica

La obtinerea acestor rapoarte - se va selecta gestiunea 1JJ

- Pentru evidenta obiectelor de inventar in folosinta (pe marci):

8.3.8. Situatia obiectelor de inventar

8.3.9. Fisa obiectelor de inventar

La obtinerea acestor rapoarte - se va selecta gestiunea 2JJ

Avertizari si Corectia inregistrarilor privind obiectele de inventar

Avertizari:

O tranzactie validata nu poate fi stearsa. Corectia acesteia se realizeaza prin introducerea unui document similar de minus.

Daca tranzactia a fost contata, prin introducerea unui document de minus, prin validare se genereaza si tranzactia contabila de rosu.

Daca a fost gresita tranzactia de intrare si deja s-a facut iesirea, pentru corectia tranzactiei de intrare se storneaza iesirea, pentru refacerea stocului si apoi intrarea.

Nu pot fi facute iesiri decat daca exista stoc disponibil in gestiune

Se va acorda atentie la incadrarea in gestiunea stabilita pentru sucursala/agentiei. In caz contrar se afecteaza o alta gestiune.

Corectii:

1. Pentru documentele nevalidate se face stergere, dupa care se reia cu introducerea documentului
2. Pentru documentele validate se introduce un document similar dar cu cantitati negative :

Se utilizeaza aceeasi functie pe care a fost introdus documentul gresit

Se introduce un numar de document, altul decat numarul documentului care se storneaza

Se introduc aceleasi informatii ca in documentul care se storneaza, dar cantitatile si valorile vor fi de minus

Se acorda atentie lotului din care se storneaza. Lotul se identifica la nivelul pozitiei articolului din tranzactia care se storneaza.

Se valideaza tranzactia de stornare

Se conteaza

Pentru stornarea unui document de stoc se poate utiliza functiunea rapida de stornare, dupa procedura :

a) se merge pe antetul documentului care se storneaza, se apeleaza butonul de stornare:

La apelarea butonului de stornare apare o fereastra in care este intrebat utilizatorul de documentul care se storneaza. Pentru stormarea documentului curent se apasa 'DA':

Daca s-a ales documentul curent apare o fereastra cu toate pozitiile din detalierea documentului de stornat, se pot selecta toate pozitiile prin apelarea butonului Toate sau se pot bifa doar anumite pozitii care se vor storna:

Dupa ce s-au selectat pozitiile care se storneaza - apare  antetul documentului de stornat la care se modifica numarul de document si se apeleaza butonul OK:

La apelarea butonului OK se vor genera pozitiile din detaliere cu semnul minus:

Documentul  se verifica si se valideaza.

OBS: Pentru tranzactiile de tip I (Intrari) se pot storna automat doar documentele din care nu s-au facut iesiri.

Evidenta documentelor cu regim special (DRS)

In EMSYS, documentele cu regim special sunt prelucrate in gestiuni locate. O locatie poate fi: o gestiune fizica la nivelul sucursalei/agentiei/punctului de lucru sau un agent de asigurari/broker.

La nivelul sucursalei/agentiei s-a definit o gestiune DRS - codificata 3JJ. O astfel de gestiune poate contine mai multe locatii.

O locatie se actualizeaza pe functia 1.11. Gestiuni, tab-ul 2. Locatii

Introducerea documentelor si raportul privind DRS se realizeaza in submodulul 8.6. Documente cu regim special

Articolele gestionate sunt codificate unitar in Nomenclatorul de articole si au atribut DRS. Evidenta acestora se face pe intervalle de numere.

Fluxul prelucrarii unei tranzactii DRS este similar cu cel explicat in paragraful 7.1. Tranzactii cu obiecte de inventar.

La nivelul agentiei/sucursalei se utilizeaza urmatoarele functii:

8.6.3. Incarcare stoc initial - pentru preluarea stocului de DRS pe agenti/brokeri si in gestiunea agentiei.

8.6.8. Transfer intre gestiuni - prin care se transfera articolele inseriate din gestiunea agentiei in gestiunea agentului/brokerului, sau ca retur de la acestia in gestiunea agentiei. Pot fi transferate DRS si de la agent la agent.

Evidenta acestor documente la nivelul agentiei se face extracontabil si nu produce efecte contabile.

Se raporteaza in Fisa gestiunii DRS prin selectia gestiunii 3JJ.

Scenariu lunar

1. Se apeleaza sistemul EMSYS ERP pentru perioada fiscala pentru care se doreste introducerea documentelor. Un rol important in inregistrarea oricarei tranzactii il are data efectiva, care trebuie sa fie din luna pentru care se fac inregistrarile.
2. Se introduc tranzactii in registrele de contabilitate sau pe functiuni de stocuri
3. Se genereaza periodic inregistrarile contabile din asigurari
4. Se valideaza si conteaza inregistrarile
5. Se verifica rapoartele pe domenii si se fac corectiile necesare
6. Inainte ca luna sa fie declarata inchisa, de administratorul aplicatiei, se verifica :

Au fost transferate toate tranzactiile din asigurari, tranzactii aferente perioadei de raportare

In stocuri (obiecte de inventar si DRS) au fost validate toate tranzactiile. Se utilizeaza selectia pe fiecare functie de tranzactii cu Nevalidate.

In registre de contabilitate au fost contate toate tranzactiile. Se utilizeaza la nivelul registrelor aferente agentiei, selectia Necontate

Avertizari

Pentru cazul in care nu pot fi inregistrate incasari pentru rate in modulul EMSYS Asigurari, inregistrarea se va face in registrul de operatii diverse al agentiei, prin debitul contului de casa/banca si creditul contului debitori 46222. Urmeaza ca incasarea ratei in modulul Asigurari sa se faca prin debitul contului 46222 in luna urmatoare.

Inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli se realizeaza numai la nivel central

Inregistrarea tranzactiilor cu imobilizari si a cheltuielilor cu amortizarea se realizeaza la sediul central

Inregistrarea salariilor si a notei contabile de salarii se face la sediul central, agentiile urmand sa verifice datoriile si creantele cu personalul pe contabilitati analitice dinamice

In rapoartele de costuri din contabilitatea interna de gestiune vor fi evidentiate si cheltuielile cu amortizarea si salariile la agentie

La contarea inregistrarilor se avertizeaza atunci cand un cont de viata se utilizeaza cu un cont de asigurari generale

La contarea inregistrarilor se avertizeaza cand un cont de cheltuiala se utilizeaza pe credit

Cand se declara o perioada inchisa, de catre administratorul aplicatiei, nu mai pot fi actualizate tranzactii la nivelul perioadei respective.

Omisiunile se introduc in perioada urmatoare, cu data documentului, dar cu data efectiva din perioada in care se face inregistrarea

Pentru perioadele inchise, pot fi consultate oricand rapoarte prin selectia perioadei pentru care se doreste obtinerea raportului

Anexa 1 - Inregistrari contabile generate din asigurari

Anexa 2 - Fenomene economice definite

DATA: 21.07.2005