PARTICULARITATILE CONSTITUIRII SI CONTABILIZARII GARANTIILOR

Pentru participarea la licitatie in vederea adjudecarii executiei lucrarii de investitii publice oferta va cuprinde obligatoriu si garantia pentru ofertare sau de participare la licitatie. Rolul constituirii acestei garantii consta in asigurarea persoanei juridice achizitoare ca, in cazul adjudecarii ofertei, contractantul (ofertantul) va semna contractul.

Marimea acestei garantii se stabileste de persoana juridica achizitoare, reprezentand 0,5% pana la maximum 1,5 din valoarea estimata a lucrarilor conform studiului de fezabilitate. Durata de valabilitate a acestei garantii trebuie sa acopere perioada de valabilitate a ofertei. Garantia de participare se poate exprima in lei sau intr-o valuta liber convertibila si se constituie prin scrisoare de garantie bancara, care se prezinta in original.

Aceasta garantie poate fi constituita sub mai multe modalitati, si anume:

Sub forma sumelor cash depuse la casieria achizitorului pe baza de chitanta;

Sub forma ordinelor de plata sau cecuri, acceptate de o banca;

Sub forma scrisorii de garantie bancara, acreditiv sau alte forme stabilite de persoane juridice achizitoare prin documentatia de licitatie(bonuri de tezaur, titluri de stat si altele asemenea)

Scrisorile de garantie bancara vor fi eliberate de o banca din Romania sau, dupa caz, de o banca din strainatate. Autoritatea contractanta nu are dreptul de a impune eliberarea garantiei pentru participare de catre o anumita banca, nominalizata in mod expres.

Contractantilor (ofertantilor) necastigatori ai licitatiei li se restituie garantia pentru oferta depusa fara nici un fel de retinere.

Restituirea trebuie efectuata dupa incheierea contractului de executie cu contractantul castigator sau dupa expirarea perioadei de valabilitate a ofertelor.31

Garantia pentru participare este necesara pentru a proteja autoritatea contractanta fata de riscul unui eventual comportament necorespunzator al ofertantului pe intreaga perioada derulata pana la semnarea contractului de achizitie publica si pana la constituirea garantiei de buna executie.

Astfel, autoritatea are dreptul de vira garantia pentru participare in bugetul, ofertantul pierzand suma constituita, atunci cand aceasta din urma se afla in oricare din urmatoarele situatii:

Isi retrage oferta in perioada de valabilitate acesteia;

Oferta sa fiind stabilita castigatoare, nu constituie garantia de buna executie si garantia de restituire a avansului in perioada de valabilitate a ofertei, in care urmeaza sa se semneze contractul;

Oferta sa fiind stabilita castigatoare, ofertantul refuza sa semneze contractul de achizitie publica in perioada de valabilitate a ofertei.

Achizitorul are obligatia de a elibera garantia pentru participare si de a emite ordinul de incepere a contractului numai dupa ce executantul a facut dovada constituirii garantiei de buna executie.

Contractantul caruia i s-a incredintat executia lucrarilor de investitii publice, ca urmare a unei proceduri de licitatie, inainte de semnarea contractului este obligat sa constituie o garantie de buna executie, in scopul asigurarii achizitorului la calitatea si in termenul convenit prin contract.

Garantia de buna executie a contractului reprezinta un depozit valoric, titluri de credit sau alte forme de garantie acceptate de catre autoritatea contractanta si puse la dispozitie autoritatii contractante de catre ofertantul invitat sa incheie contractul de achizitie publica.

Suma pentru care se constituie garantia pentru buna executie se stabileste de persoana juridica achizitoare, sub forma procentuala din valoarea contractului adjudecat.32

Autoritatea contractanta are obligatia de a stabili in documentatia pentru depunerea si elaborarea ofertelor modalitatea de constituire a garantiei de buna executie, precum si cuantumul acesteia, care va fi cuprins intre 5%-10% din pretul contractului, fara T.V.A si poate fi constituita in lei sau intr-o valuta convertibila.

Garantia de buna executie se constituie prin una din cele 2 forme:

scrisoare de garantie bancara privind cuantumul valoric al garantiei de buna executie, cuantum valoric care se actualizeaza trimestrial, astfel incat la terminarea lucrarilor sa aiba aceeasi valoare cu cea rezultata din aplicarea procentului garantiei de buna executie la valoarea totala a lucrarilor real executate;

scrisoare de garantie bancara privind garantarea contului garantiei de buna executie constituit de contractant si alimentat de persoana juridica achizitoare prin retineri succesive din situatiile de plata lunara, in procentul stabilit prin contractul de lucrari.

Daca autoritatea contractanta solicita constituirea garantiei de buna executie prin scrisoare de garantie bancara, aceasta se constituie in anexa la contract.

Daca partile convin, garantia de buna executie se poate constitui si prin inscrisuri de valoare; in acest caz contractantul are obligatia de a depune inscrisurile de valoare agreate de autoritatea contractanta, la sediul acesteia, inainte de semnarea contractului, iar autoritatea contractanta are obligatia de a pastra si contabiliza aceste inscrisuri intr-un cont distinct fata de averea sa. Nu se admit drept garantie actiuni ale societatilor comerciale si amanetarea sau ipotecarea unor bunuri ale contractantului.

Daca partile convin, garantia de buna executie se poate constitui si prin retineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. In acest caz contractantul are obligatia de a deschide un cont la dispozitia autoritatii contractante, la o banca agreata de ambele parti. Suma initiala care se depune de catre contractant in contul astfel deschis nu trebuie sa fie mai mica de 0,5% din pretul contractului.

Pe parcursul indeplinirii contractului autoritatea contractanta urmeaza sa alimenteze acest cont prin retineri succesive din sumele datorate si cuvenite contractantului, pana la concurenta sumei stabilite drept garantie de buna executie in documentatia pentru elaborarea si prezentarea ofertei. Autoritatea contractanta va dispune ca banca sa instiinteze contractantul despre varsamantul efectuat, precum si despre destinatia lui. Contul astfel deschis este purtator de dobanda in favoarea contractantului.

Autoritatea contractanta are dreptul de a emite pretentii asupra garantiei de buna executie, in limita prejudiciului creat, daca contractantul nu isi indeplineste obligatiile asumate prin contract. Anterior emiterii unei pretentii asupra garantiei de buna executie autoritatea contractanta are obligatia de a notifica pretentia contractantului, precizand obligatiile care nu au fost respectate.

In cazul contractului de furnizare, autoritatea contractanta are obligatia de a elibera/restitui garantia de buna executie in cel mult 14 zile de la data intocmirii procesului-verbal de receptie finala a produselor, daca nu a ridicat pana la acea data pretentii asupra ei.

In cazul contractului de servicii, autoritatea contractanta are obligatia de a elibera/restitui garantia de buna executie in cel mult 14 zile de la data indeplinirii integrale de catre contractant a obligatiilor asumate prin contractul respectiv, daca nu a ridicat pana la acea data pretentii asupra ei.

In cazul contractelor de servicii de proiectare, autoritatea contractanta are obligatia de a elibera/restitui garantia de buna executie dupa cum urmeaza:

a) 30% din valoarea garantiei, in termen de 14 zile de la data predarii, dupa caz, a studiilor de prefezabilitate si/sau fezabilitate, daca nu a ridicat pana la acea data pretentii asupra ei;

b) restul de 70% din valoarea garantiei, la data incheierii procesului-verbal de receptie la terminarea lucrarilor executate in baza proiectului respectiv, daca nu a ridicat pana la acea data pretentii asupra ei, iar riscul pentru vicii ascunse este minim.

In cazul contractelor de lucrari, autoritatea contractanta are obligatia de a elibera/restitui garantia de buna executie dupa cum urmeaza:

a) 70% din valoarea garantiei, in termen de 14 zile de la data incheierii procesului-verbal de receptie la terminarea lucrarilor, daca nu a ridicat pana la acea data pretentii asupra ei, iar riscul pentru vicii ascunse este minim;

b) restul de 30% din valoarea garantiei, la expirarea perioadei de garantie a lucrarilor executate, pe baza procesului-verbal de receptie finala.

Procesele-verbale de receptie finala pot fi intocmite si pentru parti din lucrare, daca acestea sunt distincte din punct de vedere fizic si functional.

In cazul atribuirii unui contract de furnizare sau de servicii, cu exceptia serviciilor de proiectare, a carui valoare estimata este mai mica decat echivalentul in lei a 40.000 euro, autoritatea contractanta are dreptul de a nu solicita ofertantilor constituirea garantiei de buna executie.

In cazul aplicarii procedurii de negociere cu o singura sursa, autoritatea contractanta are dreptul de a nu solicita ofertantului constituirea garantiei de participare, constituirea garantiei de buna executie fiind insa obligatorie.

Perioada de garantie de buna executie pentru lucrarile de constructii montaj se stabileste de partile contractante, dar nu poate fi mai mica decat cea stabilita prin dispozitiile legale.

In cazul echipamentelor si utilajelor tehnologice, perioada de garantie este cea precizata de producator prin cartea tehnica, incepand cu data receptiei la terminarea lucrarilor si pana la data receptiei finale, insa contractantul raspunde pentru viciile ascunse ale constructiei ivite intr-un interval de 10 ani de la receptia lucrarilor si dupa indeplinirea acestui termen, pe toata durata de existenta a constructiei, pentru viciile structurii de rezistenta rezultate din nerespectarea normelor de proiectare si executie, in vigoare la data realizarii ei.

Garantia pentru restituirea avansului intervine numai in cazul cand, prin contract, persoana juridica achizitoare a convenit, in contextul reglementarilor legale sa acorde contractantului avansuri. Din acest considerent se opteaza pentru denumirea de 'garantii pentru primire de avans'34.

Acesta se poate constitui sub oricare dintre modalitatile mentionate, insa, cel mai frecvent se constituie prin obtinerea unei scrisori de garantie bancara de restituire a avansului.

Obtinerea scrisorii de garantie bancara de restituire a avansului genereaza in contabilitatea contractantului inregistrarea cheltuielilor cu comisionul bancar perceput pentru acest inscris, presupunand constituirea gajului pretins de unitatea bancara emitenta. Banca emitenta a scrisorii de garantie pretinde fie constituirea de depozite colaterale, fie ipotecarea sau gajarea unor elemente patrimoniale, de obicei de natura imobilizarilor si in special terenuri.

Marimea garantiei pentru restituirea avansului corespunde valorii celei mai mari de avans lunar din anul respectiv.

Lunar, din valoarea lucrarilor realizate, se va retine avansul acordat. Daca valoarea lucrarilor realizate este mai mica decat avansul lunar acordat, diferenta se retine din garantia constituita, iar luna urmatoare valoarea avansului nu poate depasi valoarea garantiei ramase.

Garantiile pentru participare la licitatie, in vederea adjudecarii executiei  investitiilor, se constituie pentru o perioada scurta de timp, contabilizandu-se diferit, in functie de modul concret de formare a acestora, si anume:

Daca garantia se constituie prin depunere de lichiditati, in baza chitantelor, in contabilitatea ofertantului (contractantului) se inregistreaza:

x

461 "Debitori diversi"  = 5311 "Casa in lei"

x

In locul contului 461 'Debitori diversi', in practica unii ofertanti folosesc conturile 542 'Avansuri de trezorerie' sau 409 'Furnizori-debitori'.

Restituirea sumelor reprezentand garantiile pentru participarea la licitatie pentru ofertantii necastigatori se inregistreaza intr-o formula contabila inversa.

Daca garantia pentru participare la licitatie se constituie sub forma unor scrisori de garantie bancare sau alte inscrisuri valorice asimilate, se impune deschiderea de conturi analitice in cadrul contului 8021 'Giruri si garantii primite', astfel incat garantiile sa poata fi cunoscute pe investitori, feluri de garantii si pe perioade.

Contul 8021 'Giruri si garantii primite' poate fi detaliat in analitic pentru a asigura informatiile pentru toate felurile de garantii, si anume:

8021.1 'Giruri'

8021.2 'Garantii pentru participarea la ofertare'

8021.2.1 'Garantii pentru adjudecarea proiectului'

8021.2.2 'Garantii pentru adjudecarea executiei investitiei'

8021.2.3 'Garantii pentru achizitii de bunuri si servicii'

8021.3 'Garantii pentru aplicarea proiectului'

8021.4 'Garantii pentru buna executie'

8021.5 'Garantii pentru restituirea avansului'

8021.6 'Garantii pentru exploatarea normala in timp a bunului sau serviciului pe durata de garantie'

Pierderea garantiilor pentru participarea la licitatie, ca urmare a retragerii de la licitatie, nesemnarii contractului de executie a investitiei, neconstituirii garantiei pentru buna executie, va impune efectuarea urmatoarelor inregistrari:

Trecerea pe cheltuieli a sumelor reprezentand garantii, in baza chitantelor, extraselor de cont:

x

6718 "Alte cheltuieli exceptionale = %

privind operatiile de gestiune" 461 "Debitori diversi"

542 "Avansuri de trezorerie"

409 "Furnizori - debitori"

5311 "Casa in lei"

5121 "Conturi la banci in lei"

x

Scoaterea din evidenta a garantiilor pierdute:

CREDIT: 8021.2.2 'Garantiile pentru adjudecarea executiei investitiei'

Partile pot conveni constituirea garantiei pentru toate felurile de garantii sau toate modalitatile; insa frecvent se apeleaza la scrisoarea de garantie bancara si uneori la retineri succesive din platile cuvenite pentru facturile partiale, pana la cuantumul garantiei. In acest caz, sumele retinute de investitor se comunica la banca agreata de acesta, consemnandu-se intr-un cont distinct, cont de blocaj. Avand in vedere ca garantia se constituie pe o perioada mai mare de un an, ea se considera imobilizare financiara. Reglementarile legale prevad pentru aceste garantii constituirea de provizioane de exploatare care sunt deductibile din punct de vedere fiscal.

Taxa pe valoarea adaugata aferenta acestor feluri de garantii este neexigibila pentru perioada garantiei. Aceste garantii se reflecta cu ajutorul contului 2677 'Alte creante imobilizate'

Indiferent de felul garantiei constituite, in cazul cand aceasta s-ar constitui din lichiditati sau prin retineri din facturile partiale, pentru sumele din cont, de obicei se formeaza depozite pentru care se calculeaza dobanda care se trateaza ca venit financiar, cuvenindu-se contractantului.

Garantiile considerate imobilizari financiare din lichiditati, in contabilitate se inregistreaza in debitul contului 2677"Alte creante imobilizate", in corespondenta cu conturile de trezorerie.

x

2677 'Alte creante imobilizate' = Conturi de trezorerie

x

Garantiile ce reprezinta imobilizari financiare se constituie din sumele retinute de investitor din facturile partiale, in contabilitate facandu-se urmatoarele inregistrari:

Incasarea valorii lucrarilor executate, mai putin garantia si taxa pe valoarea adaugata aferenta acesteia:

x

5121 "Conturi la banci in lei"  = 411 "Clienti"

x

Evidentierea garantiei retinute si nevirate in contul de blocaj si a taxei pe valoarea adaugata aferenta acesteia:

x

% = 411 "Clienti"

2677.2.2"Garantii pentru buna executie

retinute si nevirate in contul

de blocaj"

x

Indiferent de felul garantiei ce constituie imobilizare financiara, taxa pe valoarea adaugata, inregistrandu-se:

x

4427 "T.V.A. colectata" = 4428 "T.V.A. neexigibila"

x

Constituirea, de obicei la sfarsitul anului, a provizioanelor pentru garantiile considerate imobilizari financiare, se inregistreaza:

x

6812"Cheltuieli de exploatare  = 1512 "Provizioane pentru garantii

privind provizioanele pentru acordate clientilor"

riscuri si cheltuieli"

x

Avand caracter deductibil, aceste provizioane amana la plata impozitul pe profit aferent pana la expirarea perioadei de garantie.

Dobanda cuvenita contractantului si neincasata la sfarsitul anului, aferenta disponibilului din contul de blocaj sau calculata pentru depozitul constituit pe perioada de garantie se inregistreaza:

x

2678 "Dobanzi aferente creantelor  = 763 "Venituri din creante imobilizate"

imobilizate"

x

Incasarea creantelor imobilizate, constituite sub forma de garantii si a dobanzilor aferente acestora, s-ar inregistra:

x

5121"Conturi in lei la banci" = %

2677 "Alte creante imobilizate"

2678 "Dobanzi aferente

creantelor imobilizate"

x

Retragerea scrisorilor de garantie bancare, la expirarea termenului de valabilitate a acestora, s-ar inregistra in creditul contului 8021 "Giruri si garantii primite".

Dupa expirarea perioadei de garantie, provizioanele pentru garantii ramase fara obiect se reiau la venituri, efectuandu-se inregistrare:

x

1512"Provizioane pentru garantii  = 7812 "Venituri din provizioane pentru

acordate clientilor" riscuri si cheltuieli"

x

Trecerea taxei pe valoarea adaugata neexigibila la taxa pe valoarea adaugata exigibila aferenta garantiilor cu termene expirate, se inregistreaza:

x

4428 "T.V.A. neexigibila" = 4427 "T.V.A. colectata"

x

Cheltuieli cu remedierea defectiunilor in perioada de garantie, suportate de contractant pe baza documentelor justificative, se inregistreaza:

x

6xx Cheltuieli = %

300 "Materii prime"

301"Materii consumabile"

421 "Personal-remuneratii datorate"

5311 "Casa in lei"

5121 "Conturi la banci in lei"

...etc.

x

In cazul in care contractantul nu remediaza defectiunile retinute de investitor in cadrul termenului de garantie, investitorul este in drept sa dispuna de sumele din contul de blocaj, de oricare dintre valorile de schimb constituite drept garantie bancara.

In cazul in care garantia a fost constituita prin retinerea si virarea sumei in contul de blocaj, in contabilitate se inregistreaza:

Obligatia de plata a sumei ce reprezinta garantia de buna executie catre investitor:

x

6718 "Alte cheltuieli exceptionale  = 462 "Creditori diversi"

privind operatiile de gestiune"

sau

658 "Alte cheltuieli de exploatare"

x

Suma ce urmeaza a se restitui investitorului pentru garantii de buna executie se contabilizeaza separat prin contul 658 "Alte cheltuieli de exploatare", aceasta este nedeductibila din punct de vedere fiscal.

Retragerea sumei de catre investitor:

x

462 "Creditori diversi" = 2677.2.3 "Garantii pentru buna

executie retinute si virate in contul

de blocaj"

x

Garantiile de buna executie retinute de unitatile contractante la lucrarile de anvergura derulate pe perioada  mai multor exercitii sunt supuse in conditiile economiei romanesti unor puternice deprecieri.

Conform principiilor generale de contabilitate, aceste creante tehnice contabilizate la valoarea nominala in bilant, trebuie sa figureze la valoarea neta de realizare ce cuprinde nivelul valorii nominale a creantei diminuat cu un comision de depunere. In acest sens, edificatoare sunt prevederile normei americane APB21, ce reglementeaza evaluarea creantelor pentru diferentele dintre valorile actuale si nominale. Pentru creantele scadente sub trei luni, diferenta este neglijata, iar pentru scadente peste trei luni, diferenta trebuie constatata si amortizata prin rezultat pe durata existentei creantei, rata de actualizare aplicata fluxurilor de trezorerie este data de rata efectiva de piata.