Sisteme de management al mediului - Cerinte si ghid de utilizare

STANDARDUL INTERNATIONAL ISO/FDIS 14001

Versiunea finala

ISO/TC207/SC 1

Secretariat: BSI

Votarea incepe la 12.08.2004

Votarea se incheie la 12.10.2004

Sisteme de management al mediului -

Cerinte si ghid de utilizare

Persoanele care primesc acest proiect sunt invitate sa depuna, impreuna cu comentariile lor, notificari privind orice drept semnificativ de autor, despre care au cunostinta, impreuna cu documentatia justificativa.

Pe langa faptul ca sunt evaluate ca acceptabile sau nu in scopuri industriale, tehnologice, comerciale si din punct de vedere al utilizatorului, proiectele de Standarde Internationale vor putea fi, ocazional,   evaluate si din perspectiva posibilei lor deveniri ca standarde la care s-ar putea face referiri in regulamentele nationale.

Numar de referinta ISO/FDIS 14001:2004(E)

Procesare paralela ISO/CEN

Secretarul General al CEN l-a informat pe Secretarul General al ISO in legatura cu faptul ca acest proiect final de Standard International trebuie sa acopere un subiect de interes pentru standardizarea europeana. Consultarea asupra ISO/DIS a avut acelasi efect in randurile membrilor CEN, ca si ancheta CEN asupra unui Standard european. In conformitate cu modalitatea de colaborare impusa de ISO, asa cum a fost definita ea in Acordul de la Viena, acest proiect final, stabilit pe baza comentariilor primite, este supus timp de doua luni unui vot paralel FDIS, in cadrul ISO si unui vot formal in cadrul CEN.

Voturile pozitive nu vor fi insotite de comentarii.

Voturile negative vor fi insotite de motivatiile tehnice relevante.

Continut Pagina

1. Arie de competenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
2. Referinte normative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
3. Termeni si definitii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1
4. Cerinte ale sistemului de management al mediului . . . . . . . . . . 4

Cerinte generale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Politica de mediu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Planificare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..4

Implementare si operare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

Verificare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Revizuirea managementului.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Anexa A (informativa) Indrumare pentru folosirea acestui Standard International . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Anexa B (informativa) Corespondenta dintre ISO 14001: 2004 si ISO 9001: 2000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..19

Bibliografie . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

Cuvant inainte

ISO (Organizatia Internationala pentru Standardizare) este o federatie mondiala de organisme nationale pentru standardizare (organisme membre ISO). Activitatea de pregatire a Standardelor Internationale este de obicei desfasurata prin intermediul comitetelor tehnice ale ISO. Fiecare organism membru, interesat intr-o activitate pentru care a fost stabilit un comitet tehnic, are dreptul de a fi reprezentat in comitetul respectiv. Organizatiile internationale, guvernamentale si neguvernamentale impreuna cu ISO, iau de asemenea parte la activitate. ISO lucreaza indeaproape cu Comisia Internationala pentru Electrotehnica (IEC), pentru orice aspect de standardizare electrotehnica.

Standardele Internationale sunt intocmite in acord cu Directivele ISO/IEC, Partea a doua.

Principala sarcina a comitetelor tehnice este aceea de a pregati Standardele Internationale. Proiectele de Standarde Internationale, adoptate de comitetele tehnice, sunt trimise organismelor membre pentru a fi votate. Publicarea ca Standard International reclama aprobarea a cel putin 75 % din organismele membre care voteaza.

Trebuie avuta in vedere si posibilitatea ca anumite elemente din acest document pot fi supuse dreptului de proprietate intelectuala. ISO nu va fi responsabila in situatia identificarii unuia sau mai multor astfel de drepturi.

ISO 14002 a fost pregatit de Comitetul Tehnic ISO/TC 207, Managementul Mediului, Subcomitetul SC 1, Sisteme de management al mediului.

Aceasta a doua editie anuleaza si inlocuieste prima editie (ISO 14001:1996), care a fost revizuita tehnic.

Introducere

Organizatiile de orice fel sunt tot mai preocupate de obtinerea si demonstrarea performantei vizavi de mentinerea unui mediu sanatos, prin controlul impacturilor activitatilor, produselor si serviciilor proprii asupra mediului, in concordanta cu politicile si obiectivele lor de mediu. Preocuparea lor se manifesta intr-un context caracterizat prin legislatie tot mai stringenta, dezvoltarea politicilor economice si a altor masuri care vizeaza protectia mediului, precum si prin ingrijorarea exprimata de partile interesate asupra problemelor de mediu si a dezvoltarii sustinute.

Multe organizatii au initiat "analize" sau "auditari" de mediu, pentru a evalua care este performanta lor privind mediul. Considerate separat, aceste "analize" sau "auditari" pot fi insuficiente pentru a oferi organizatiei garantia ca performanta respecta si va continua sa respecte politica si cerintele legale. Pentru a fi eficiente, aceste auditari vor trebui sa fie desfasurate in cadrul unui sistem de management structurat, integrat organizatiei.

Standardele Internationale care acopera managementul de mediu sunt menite sa ofere organizatiilor elementele unui sistem de management eficient al mediului (EMS), ce poate fi integrat altor cerinte de management si care poate ajuta organizatia sa atinga obiective de mediu si economice. Scopul acestor standarde, ca si al altor Standarde Internationale, nu este acela de a crea bariere comertului liber sau acela de a creste sau modifica obligatiile legale ale organizatiilor.

Acest Standard International specifica cerintele necesare unui sistem de management al mediului, care sa permita unei organizatii sa dezvolte si sa implementeze o astfel de politica si obiective ce respecta termenii legali si informatiile privitoare la aspectele semnificative de mediu. El este gandit sa poata fi aplicat organizatiilor de orice tip si dimensiune si sa se modeleze unor conditii geografice, culturale si sociale diferite. Esenta acestui tip de abordare este prezentata in Figura 1. Succesul sistemului depinde de implicarea tuturor nivelurilor si functiilor organizatiei, in special a managementului de varf. Un astfel de sistem permite organizatiei sa dezvolte o politica de mediu, sa stabileasca obiectivele si procesele necesare obtinerii angajamentelor luate, sa intreprinda actiunile necesare imbunatatirii performantelor sale si sa demonstreze conformitatea sistemului fata de cerintele acestui Standard International. Scopul general al acestui Standard International este acela de a ajuta la echilibrarea raportului dintre protectia mediului, prevenirea poluarii si nevoile socio-economice. Ar trebui sa se retina ca asupra multora dintre cerinte se poate reveni in orice moment sau se pot face referiri concomitente la ele.

Cea de-a doua editie a acestui Standard International se concentreaza asupra clarificarii primei editii si a luat in considerare prevederile ISO 9001, pentru a spori compatibilitatea celor doua standarde in beneficiul comunitatii de utilizatori.

Din ratiuni simplificatoare, numerele sub-paragrafelor Sectiunii 4 din interiorul acestui Standard International si din Anexa A au fost relationate. De exemplu, 4.3.3 si A.3.3 vizeaza - deopotriva - obiectivele, scopurile si programul(e), iar 4.5.5 si A.5.5 vizeaza, deopotriva, auditul intern. In plus, Anexa B identifica numeroase corespondente tehnice intre ISO 14001:2004 si ISO 9001:2000 si invers.

Exista o diferenta importanta intre acest Standard International, care descrie cerintele necesare unui sistem de management al mediului pentru o organizatie, ce poate fi folosit pentru certificare/inregistrare si/sau pentru auto-declararea unui sistem de management de mediu al unei organizatii - si intre o linie directoare ne-certificabila, menita sa ofere asistenta generica in vederea stabilirii, implementarii sau imbunatatirii unui sistem de management al mediului. Managementul mediului cuprinde o serie intreaga de probleme, inclusiv pe acelea cu implicatii strategice si competitive. Demonstrarea implementarii cu succes a Standardului International poate fi folosita de o organizatie pentru a asigura partile interesate asupra faptului ca exista un sistem corespunzator de management al mediului.

Instructajul privind tehnicile auxiliare de management al mediului este continut in alte Standarde Internationale, mai ales acelea referitoare la managementul mediului in documentele intocmite de ISO/TC 207. Orice referire la alte Standarde Internationale are doar scop informativ.

Figura 1 - Model de sistem de management al mediului pentru acest Standard International

Nota:   Acest Standard International se bazeaza pe metodologia cunoscuta sub numele de Planifica-Intreprinde(implementeaza)-Verifica-Actioneaza (PDCA). PDCA poate fi descrisa pe scurt astfel:

Planifica: stabileste obiectivele si procesele necesare obtinerii rezultatelor in concordanta cu politica de mediu a organizatiei

Intreprinde: implementeaza procesele

Verifica: monitorizeaza si masoara procesele in raport cu politica de mediu, obiectivele, scopurile, cerintele legale si de alta natura si raporteaza rezultatele

Actioneaza: stabileste actiuni pentru a imbunatati performanta sistemului de management al mediului

Multe organizatii isi gestioneaza operatiunile prin aplicarea unui sistem de procese si a interactiunilor din acestea, care pot fi numite "abordare procesuala". ISO 9001 incurajeaza utilizarea abordarii proces. Intrucat PDCA poate fi aplicata tuturor proceselor, cele doua metodologii pot fi considerate ca fiind compatibile.

Acest Standard International cuprinde doar acele cerinte care pot fi auditate in mod obiectiv. Acele organizatii care au nevoie de un instructaj mai general asupra unei palete largi de probleme ale sistemului de management al mediului, au la dispozitie ISO 14004.

Acest Standard International nu stabileste cerinte absolute pentru performanta de mediu dincolo de angajamente luate deja - la nivel de politica de mediu - de a respecta cerintele legale aplicabile si alte cerinte la care organizatia subscrie, prevenirea poluarii si imbunatatirea permanenta. Astfel, doua organizatii desfasurand operatiuni similare dar avand performanta de mediu diferita pot, ambele, sa se conformeze cerintelor acestui Standard.

Adoptarea si implementarea unei serii de tehnici de management al mediului intr-o maniera sistematica poate contribui la obtinerea de rezultate optime pentru toate partile implicate. Cu toate acestea, adoptarea acestui Standard International nu va garanta de la sine rezultate de mediu optime. Pentru a indeplini obiective de mediu, se doreste ca sistemul de management al mediului sa incurajeze organizatiile sa ia in considerare implementarea celor mai bune tehnici disponibile, acolo unde este cazul si unde este viabil din punct de vedere economic, dorindu-se in acelasi timp sa se ia in considerare si eficienta din punct de vedere al costurilor al unor asemenea tehnici.

Acest Standard International nu include cerinte specifice altor sisteme de management, asa cum este managementul calitatii, al sanatatii si sigurantei, managementul financiar si al riscului, desi elementele lui pot fi considerate impreuna cu sau integrate celor apartinand altor sisteme de management. Este posibil ca o organizatie sa-si adapteze sistemul(le) de management existent pentru a stabili un sistem de management al mediului conform cu cerintele acestui Standard International. Cu toate acestea, se atrage atentia asupra faptului ca aplicarea diverselor elemente ale sistemului de management ar putea diferi in functie de scopul avut in vedere, ca si de partile implicate.

Nivelul de detaliere si complexitate al sistemului de management al mediului, gradul de documentare si resursele alocate acestuia vor depinde de o serie de factori, precum aria de interes a sistemului, marimea unei organizatii si natura activitatilor, produselor si serviciilor acesteia. Acesta ar putea fi cazul, mai ales, a intreprinderilor mici si mijlocii.

Sisteme de management al mediului - Cerinte si ghid de utilizare

1 Arie de competenta

Acest Standard International specifica cerintele necesare unui sistem de management al mediului sa permita unei organizatii sa dezvolte si sa implementeze acea politica si obiective care sa tina cont de cerintele legale, ca si de alte cerinte, la care organizatia subscrie - sau de informatiile ce privesc aspecte semnificative de mediu. Standardul se aplica acelor aspecte de mediu pe care organizatia considera ca le poate controla si influenta. Acest standard nu enunta prin el insusi criterii de performanta de mediu.

Acest Standard International este aplicabil oricarei organizatii care doreste sa:

a)      stabileasca, implementeze, mentina si imbunatateasca un sistem de management de mediu,

b)      se asigure de conformitate cu politica de mediu enuntata,

c)      demonstreze conformitatea cu Standardul International prin

luarea unui angajament si stabilirea unei declaratii sau

obtinerea confirmarii asupra acestei conformitati de la partile ce detin interes in organizatie, asa cum sunt clientii, sau

obtinerea confirmarii propriei declaratii de la o parte din exteriorul organizatiei, sau

cautarea certificarii/ inregistrarii sistemului de management de mediu, de catre o organizatie exterioara

Toate cerintele din acest Standard International sunt gandite sa fie incorporate oricarui sistem de management al mediului. Gradul de aplicare va depinde de factori precum politica de mediu a organizatiei, natura activitatilor, produselor si serviciilor acesteia ca si de locatia si de conditiile in care organizatia functioneaza. Acest Standard International ofera, de asemenea, in Anexa A, indrumare asupra folosirii acesteia.

Referinte normative

Nu sunt mentionate referinte normative. Acest paragraf este inclus pentru a evita numerotarea identica a sectiunilor cu editia precedenta (ISO 14001:1996).

3 Termeni si definitii

Termenii si definitiile urmatoare se aplica, in cadrul documentului:

auditor

persoana competenta sa intreprinda un audit

[ISO 9000:2000, 3.9.9]

imbunatatire continua

proces continuu de perfectionare a sistemului de management al mediului (3.8) in scopul obtinerii de imbunatatiri in cadrul performantei de mediu (3.10), in concordanta cu politica de mediu a organizatiei (3.11)

Nota: Procesul nu trebuie sa se desfasoare in toate domeniile de activitate simultan.

actiune corectiva

actiune de eliminare a cauzei unei neconformitati depistate (3.15)

document

informatie si suportul acesteia

Nota 1: Suportul poate fi hartie, disc magnetic, electronic sau optic, o mostra sau o combinatie a acestora.

Nota 2: Adaptat dupa ISO 9000:2000, 3.7.2

mediu

mediul inconjurator, in care organizatia (3.16) opereaza, incluzand aerul, apa, solul, resursele naturale, flora, fauna, umanul si interrelatiile dintre acestea

Nota: Mediul inconjurator se extinde, in acest caz, de la interiorul organizatiei (3.16) la sistemul global.

aspect de mediu

element al activitatii, produselor sau serviciilor unei organizatii (3.16) care poate interactiona cu mediul (3.5)

Nota Un aspect semnificativ de mediu are sau poate avea un impact de mediu semnificativ (3.7).

impact asupra mediului

orice modificare adusa mediului (3.5), benefica sau nociva, totala sau partiala, rezultata din aspectele de mediu (3.6) ale organizatiei (3.16)

sistem de management al mediului

EMS

parte a sistemului de management al organizatiei (3.16), folosita pentru a dezvolta si implementa politica de mediu (3.11) si pentru a controla aspectele de mediu (3.6)

Nota 1: Un sistem de management este un set de elemente interrelationate, folosite pentru a stabili politica si obiectivele, dar si pentru a obtine aceste obiective.

Nota 2: Un sistem de management include structura organizationala, activitati de planificare, responsabilitati, practici, proceduri (3.19), procese si resurse.

obiectiv de mediu

obiectivul general de mediu, conform cu politica de mediu (3.11), pe care o organizatie (3.16) isi propune sa il obtina

performanta de mediu

rezultatele masurabile ale aspectelor de mediu (3.6), realizate de managementul unei organizatii (3.16)

Nota: In cadrul sistemelor de management al mediului (3.9), rezultatele pot fi masurate in comparatie cu politica de mediu (3.11) a organizatiei (3.16), cu obiectivele de mediu (3.12) si cu alte cerinte de performanta de mediu.

politica de mediu

intentiile si directia de ansamblu pe care le are o organizatie (3.16), in raport cu performanta sa de mediu (3.10), asa cum au fost ele enuntate de catre managementul de varf

Nota: Politica de mediu ofera un cadru de actiune si de fixare a obiectivelor de mediu (3.9), precum si a tintelor privind mediul (3.12)

tinte privind mediul

cerinta de performanta detaliata, aplicabila organizatiei (3.16) sau partilor acesteia, care rezulta din obiectivele de mediu (3.9) si care trebuie stabilita si respectata pentru a atinge acele obiective

parte interesata

persoana sau grup preocupat de sau afectat de performanta de mediu (3.10) a unei organizatii (3.16)

audit intern

proces sistematic, independent si documentat pentru obtinerea dovezilor de audit si pentru evaluarea obiectiva a acestora, in scopul determinarii gradului in care sunt respectate criteriile de audit a sistemului de management al mediului, criterii stabilite de catre organizatie (3.16)

Nota: In multe cazuri, mai ales in organizatiile mici, independenta poate fi demonstrata prin neresponsabilizarea activitatii supuse auditarii.

neconformitate

neindeplinirea unei cerinte

{ISO 9000:2000, 3.6.2]

organizatie

companie, corporatie, firma, intreprindere, autoritate sau institutie, parte din sau combinatie a acestora, incorporate sau nu, publica sau privata care are propriile functii si propria administratie

Nota: Pentru organizatii cu mai mult de o unitate de operare, o singura unitate de operare poate fi definita ca si organizatie.

actiune preventiva

actiune care elimina cauza unei potentiale neconformitati (3.15)

prevenirea poluarii

utilizarea proceselor, practicilor, tehnicilor, materialelor, produselor, serviciilor sau energiei pentru a evita, reduce sau controla (separat sau combinat) crearea, emisia sau deversarea oricarui tip de poluant sau reziduu, in scopul reducerii impacturilor adverse asupra mediului (3.7)

Nota: Prevenirea poluarii poate include reducerea sau eliminarea sursei, procesului, produsului sau serviciilor, utilizarea eficienta a resurselor, substituirea materialului si a energiei, reutilizarea, recuperarea, reciclarea, reconditionarea si tratamentul.

procedura

mod specific de indeplinire a unei activitati sau a unui proces

Nota 1: Procedurile pot fi documentate sau nu.

Nota 2: Adaptata din ISO 9000:2000, 3.4.5.

inregistrare

document (3.4) ce precizeaza rezultatele obtinute sau ofera dovezi ale activitatii desfasurate

Nota: Adaptata din ISO 9000:2000, 3.7.6.

4 Cerinte ale sistemului de management al mediului

4.1 Cerinte generale

Organizatia va stabili, documenta, implementa, mentine sau imbunatati continuu un sistem de management al mediului in concordanta cu cerintele acestui Standard International si va stabili cum va respecta aceste cerinte.

Organizatia va defini si documenta aria de competenta a sistemului de management.

4.2 Politica de mediu

Nivelul de conducere va defini politica de mediu a organizatiei si se va asigura ca - in cadrul ariei de activitate a propriului sistem de management al mediului, aceasta

a)      este adecvata naturii, marimiii si impactului asupra mediului pe care il au activitatile, produsele si serviciile proprii,

b)      include un angajament de imbunatatire si prevenire continua a poluarii,

c)      include angajamentul de a respecta cerintele legale aplicabile sau alte cerinte la care organizatia subscrie si care au legatura cu aspectele de mediu,

d)      ofera cadrul pentru stabilirea si revizuirea obiectivelor si tintelor de mediu,

e)      este documentata, implementata si mentinuta,

f)       este comunicata tuturor persoanelor care lucreaza in numele organizatiei - si

g)      este disponibila pentru public.

4.3 Planificare

4.3.1 Aspecte de mediu

Organizatia va stabili, implementa si mentine o procedura (proceduri)

a)      pentru a identifica aspectele de mediu pe care le implica activitatile, produsele si serviciile sale, in cadrul ariei definite a sistemului de management al mediului, pe care sa le poata controla si influenta, tinand cont de evolutiile planificate sau nou aparute, de activitatile, produsele si serviciile noi sau modificate, sau

b)      sa determine acele aspecte care au sau pot avea impact(uri) semnificative asupra mediului (adica aspecte de mediu semnificative).

Organizatia va documenta aceasta informatie si o va tine la zi.

Organizatia va garanta ca aspectele semnificative de mediu sunt tinute sub control in momentul stabilirii, implementarii si mentinerii sistemului de management al mediului.

4.3.2 Cerinte legale si de alta natura

Organizatia va stabili, implementa si mentine procedura(urile)

a)      pentru a identifica si a avea acces la cerintele legale aplicabile, precum si la celelalte cerinte la care organizatia subscrie si care au legatura cu aspectele de mediu, si

b)      a determina cum se aplica aceste cerinte aspectelor de mediu.

Organizatia va garanta ca aceste cerinte legale aplicabile, ca si celelalte cerinte la care organizatia subscrie sunt luate in considerare la stabilirea, implementarea si mentinerea sistemului de management al mediului.

4.3.3 Obiective, scopuri si program(e)

Organizatia va stabili, implementa si mentine obiective si tinte de mediu documentate, la niveluri si functii relevante in interiorul organizatiei.

Obiectivele si tintele vor fi masurabile, acolo unde este cazul, si conforme cu politica de mediu, inclusiv cu angajamentele privind prevenirea poluarii, respectarea cerintelor legale aplicabile sau a altor cerinte la care organizatia subscrie sau privind imbunatatirea continua.

Atunci cand isi stabileste si revizuieste obiectivele si tintele, organizatia respecta cerintele legale sau celelalte cerinte la care subscrie, ca si aspectele de mediu semnificative. Organizatia va avea de asemenea in vedere si optiunile tehnologice, cerintele financiare, operationale si de afaceri, ca si opiniile partilor interesate.

Organizatia va stabili, implementa si mentine un program(e) pentru obtinerea obiectivelor si a tintelor. Programul(ele) va (vor) include

a)      desemnarea responsabilitatii pentru atingerea obiectivelor si a scopurilor, la niveluri si functii relevante ale organizatiei, si

b)      mijloacele si cadrul orar in functie de care acestea vor fi atinse.

4.4 Implementare si operare

4.4.1 Resurse, roluri, responsabilitate si autoritate

Managementul va asigura disponibilitatea resurselor esentiale pentru stabilirea, implementarea, mentinerea si imbunatatirea sistemului de management al mediul. Resursele includ resurse umane si aptitudini speciale, infrastructura organizationala, tehnologie si resurse financiare.

Rolurile, responsabilitatea si autoritatile vor fi definite, documentate si comunicate in scopul facilitatii managementul eficient de mediu.

Managementul de varf al organizatiei va desemna un reprezentant(ti) de management specific care - pe langa alte responsabilitati va / vor avea roluri, responsabilitati si autoritate definite pentru

a)      a asigura stabilirea, implementarea, mentinerea si imbunatatirea unui sistem de management al mediului, conform cerintelor acestui Standard International,

b)      a raporta managementului de conducere asupra situatiei performantei sistemului de management al mediului in vederea analizei, inclusiv oferirii de recomandari de imbunatatire.

4.4.2 Competenta, instruire si constientizare

Organizatia se va asigura ca fiecare persoana(e) care desfasoara sarcini in cadrul organizatiei sau in numele acesteia si care are posibilitatea de a produce un impact(uri) semnificativ(e) asupra mediului, identificat(e) de organizatie, este competenta si are educatia, pregatirea si experienta necesare si se pastreaza inregistrarile corespunzatoare.

Organizatia va identifica nevoile de instruire asociate aspectelor de mediu si sistemului de management al mediului. Va oferi instruirea necesara sau va intreprinde alte actiuni pentru a raspunde acestor nevoi, si va pastra inregistrarile corespunzatoare.

Organizatia va stabili, implementa si mentine procedura(rile) care sa determine persoanele ce lucreaza in cadrul organizatiei sau in numele ei sa constientizeze

a)      importanta conformitatii cu politica de mediu, procedurile si cu cerintele sistemului de management al mediului,

b)      aspectele semnificative de mediu si impacturile asociate, actuale sau potentiale, legate de activitatea pe care o desfasoara, precum si avantajele unei performante imbunatatite a personalului,

c)      rolul si responsabilitatea lor in respectarea unei conformitati cu cerintele sistemului de management al mediului - si

d)      consecintele potentiale ale indepartarii de procedurile specificate.

4.4.3 Comunicare

In ceea ce priveste aspectele de mediu si propriul sistem de management al mediului, organizatia va stabili, implementa si mentine o procedura(ri) pentru

a)      comunicarea interna dintre diferitele niveluri si functii ale organizatiei,

b)      receptia, documentarea si reactia la comunicarea relevanta, venita dinspre partile interesate exterioare.

Organizatia va decide daca va comunica in exterior in legatura cu propriile aspecte semnificative de mediu si isi va fundamenta decizia. Daca a hotarat sa faca aceasta comunicare, organizatia va stabili si implementa metoda(ele) necesara(e) acestei comunicari externe.

4.4.4 Documentatie

Documentatia sistemului de management al mediului va include

a)      politica de mediu, obiectivele si scopurile,

b)      descrierea ariei de competenta a sistemului de management al mediului,

c)      descrierea elementelor cheie ale sistemului de management al mediului, impreuna cu interactiunile dintre ele, precum si referiri la documentele asociate,

d)      documentele, inclusiv inregistrarile, cerute de acest Standard International - si

e)      documentele, inclusiv inregistrarile, stabilite de organizatie ca fiind necesare pentru a asigura o planificare, operare si control eficiente ale proceselor si care relationeaza cu aspectele semnificative de mediu.

4.4.5 Controlul documentelor

Documentele solicitate de sistemul de management al mediului si de acest Standard International vor fi supuse controlului. Inregistrarile reprezinta o categorie aparte de documente si vor fi controlate conform cerintelor mentionate la punctul 4.5.4.

Organizatia va stabili, implementa si mentine o procedura(ri) pentru a

a)      aproba documentele ca adecvate sau nu, inainte de a fi puse in circulatie,

b)      revizui, a tine la zi si re-aproba documentele,

c)      asigura ca schimbarile si situatia revizuita, actuala a documentelor a fost identificata,

d)      asigura ca versiunile relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile in diferite faze ale utilizarii,

e)      asigura ca documentele raman lizibile si usor identificabile,

f)       asigura ca documentele de origine externa, stabilite ca necesare pentru planificarea si operarea sistemului de management al mediului, sunt identificate iar distributia lor este controlata - si

g)      preveni folosirea neintentionata a documentelor cu continut invechit (perimate), precum si a le identifica in cazul in care ele sunt pastrate, indiferent de scop.

4.4.6 Controlul operational

Organizatia va identifica si planifica acele operatiuni care sunt asociate aspectelor de mediu identificate si semnificative, in concordanta cu politica, obiectivele si tintele de mediu, pentru a se asigura ca aceste operatiuni sunt duse la bun sfarsit in conformitate cu conditiile specificate, si anume prin

a)            stabilirea, implementarea si mentinerea unei(unor) proceduri documentate, pentru a controla situatiile in care absenta lor ar putea duce la devieri de la politica, obiectivele si scopurile de mediu - si

b)            stipularea criteriilor de operare in cadrul procedurilor - si

c)            stabilirea, implementarea si mentinerea procedurilor legate de aspectele semnificative de mediu, identificate pentru bunurile si serviciile folosite de organizatie, precum si comunicarea procedurilor si cerintelor aplicabile furnizorilor si contractorilor.

4.4.7 Situatii de urgenta si raspuns

Organizatia va stabili, implementa si mentine o procedura(ri) pentru a identifica situatiile de urgenta si accidentele potentiale care pot avea un impact(uri) asupra mediului, precum si modalitatea in care va reactiona la acestea.

Organizatia va reactiona in fata situatiilor de urgenta si a accidentelor actuale si va preveni sau diminua impacturile adverse asupra mediului.

Organizatia va revizui periodic si - acolo unde este cazul - reconsidera procedurile privind timpul de reactie si raspuns, mai ales dupa ce au intervenit accidente si situatii de urgenta.

Organizatia va testa, de asemenea, periodic astfel de proceduri, acolo unde este cazul.

4.5 Verificarea

4.5.1 Monitorizare si masurare

Organizatia va stabili, implementa si mentine o (niste) procedura(ri) pentru a monitoriza si masura caracteristicile cheie ale operatiunilor care pot avea un impact semnificativ asupra mediului. Procedura(rile) va (vor) include documentarea informatiilor in scopul monitorizarii performantei, controale operationale aplicabile si conformitatea cu obiectivele si scopurile de mediu ale organizatiei.

Organizatia se va asigura ca este folosit si mentinut un echipament de monitorizare si masurare, calibrat sau verificat si ca vor fi pastrate inregistrarile corespunzatoare.

4.5.2 Evaluarea conformitatii

In conformitate cu angajamentul de conformitate, organizatia va stabili, implementa si mentine o procedura(ri) pentru evaluarea periodica a conformitatii cu cerintele legale aplicabile.

Organizatia va pastra inregistrari ale rezultatelor obtinute in urma evaluarilor periodice.

Organizatia va evalua conformitatea cu alte cerinte la care subscrie. Organizatia ar putea dori sa combine aceasta evaluare cu evaluarea conformitatii legale, la care se face referire la punctul 4.5.2.1 sau sa stabileasca o procedura(ri) separat.

Organizatia va pastra inregistrari ale rezultatelor obtinute in urma evaluarilor periodice.

4.5.3 Neconformitate, actiune corectiva si preventiva

Organizatia va stabili, implementa si mentine o procedura(ri) pentru a remedia neconformitatea(tatile) actuale si potentiale si pentru a aplica actiuni corective si preventive. Procedura(rile) vor defini cerintele pentru

a)      identificarea si corectarea neconformitatii(lor) si luarea masurilor de micsorare a impacturilor acesteia (acestora) asupra mediului,

b)      investigarea neconformitatii(lor), determinarea cauzei(lor) si luarea masurilor pentru a preveni revenirea acestora,

c)      evaluarea nevoii de a preveni neconformitatea(atile) si a implementa actiunile corespunzatoare, desemnate sa evite aparitia acestor neconformitati,

d)      inregistrarea rezultatelor obtinute in urma actiunii(lor) corective si a actiunii(lor) preventive - si

e)      analzia eficientei actiunii(lor) corective sau a actiunii(lor) preventive intreprinse.

Masurile luate vor fi adecvate seriozitatii problemelor si a impacturilor asupra mediului aparute.

Organizatia se va asigura ca sunt realizate toate schimbarile necesare documentarii sistemului de management al mediului.

4.5.4 Controlul inregistrarilor

Organizatia va stabili si pastra acele inregistrari necesare demonstrarii conformitatii cu cerintele sistemului de management al mediului si cu cele ale acestui Standard International, precum si inregistrari ale rezultatelor obtinute.

Organizatia va stabili, implementa si mentine o procedura(ri) pentru identificarea, stocarea, protectia, regasirea, retinerea si dispunerea inregistrarilor.

Inregistrarile vor fi si vor ramane lizibile, identificabile si usor de regasit.

4.5.5 Audit intern

Organizatia se va asigura ca auditurile interne ale sistemului de management al mediului sunt desfasurate la intervale planificate, pentru a

a)      stabili daca sau nu sistemul de management al mediului:

1) respecta aranjamentele stabilite pentru managementul de mediu, inclusiv cerintele acestui Standard International - si

2) a fost implementat si este mentinut corespunzator - si

b)      oferi informatii asupra rezultatelor analizelor managementului.

Programul(ele) de audit vor fi stabilite, implementate si mentinute de organizatie, in functie de importanta asupra mediului a operatiunii(lor) implicate si a rezultatelor auditarilor anterioare.

Procedura(rile) de audit vor fi stabilite, implementate si mentinute pentru a viza

responsabilitatile si cerintele pentru planificarea si desfasurarea auditarilor, raportarea rezultatelor si pastrarea inregistrarilor corespunzatoare,

stabilirea criteriilor auditarii, aria de competenta, frecventa si metodele.

Selectia auditorilor si desfasurarea auditurilor vor asigura obiectivitatea si impartialitatea procesului de audit.

4.6 Analiza managementului

Managementul de varf va analzia, la intervale planificate de timp, sistemul de management al mediului apartinand organizatiei, pentru a-i asigura flexibilitatea, acuratetea si eficienta permanenta. Analizele vor include evaluarea oportunitatilor de imbunatatire si nevoia de schimbare, aduse sistemului de management al mediului, inclusiv politica de mediu si obiectivele si tintele de mediu. Inregistrarile analizelor managementului vor fi pastrate.

Intrarile in cazul acestor analize vor include:

a)      rezultate ale auditurilor interne si evaluarile conformitatii cu cerintele legale si cu alte cerinte la care organizatia subscrie,

b)      comunicarea(arile) dinspre partile interesate exterioare, inclusiv plangerile

c)      performanta de mediu a organizatiei,

d)      gradul in care au fost atinse obiectivele si scopurile de mediu,

e)      situatia actiunilor corective si preventive,

f)       actiuni de continuare a unor analize de management anterioare,

g)      circumstantele in evolutie, inclusiv dezvoltarile privind cerintele legale si de alta natura legate de aspectele de mediu - si

h)      recomandarile pentru imbunatatire.

Iesirile in cazul analizelor managementului vor include orice decizie sau masura legata de posibilele schimbari aduse politicii, obiectivelor, tintelor de mediu sau altor elemente ale sistemului de management al mediului, in conformitate cu angajamentele de imbunatatire continua.

Anexa A

(informativa)

Indrumare privind folosirea acestui Standard International

A.1 Cerinte generale

Textul suplimentar din aceasta anexa este strict informativ si are rolul de a evita interpretarea gresita a cerintelor cuprinse in Sectiunea 4 din acest Standard International. Faptul ca aceasta informatie vizeaza si este conforma cu cerintele Sectiunii 4, aceasta nu presupune ca informatia are rolul de a adauga, extrage sau modifica - in vreun fel - aceste cerinte.

Implementarea unui sistem de management, specificat de acest Standard International, atrage dupa sine imbunatatirea performantei privind mediul. Din acest motiv, acest Standard International porneste de la premisa potrivit careia organizatia trebuie sa-si analizeze si evalueze periodic sistemul de management, pentru a identifica oportunitatile de imbunatatire si implementarea lor. Ritmul, gradul si periodicitatea acestui proces continuu de imbunatatire sunt determinate de organizatie, in functie de circumstantele economice si de alta natura. Imbunatatirile aduse acestui sistem de management sunt menite sa atraga, la randul lor, imbunatatiri aduse performantei privind mediul.

Acest Standard International cere unei organizatii sa

a)      stabileasca o politica de mediu adecvata

b)      identifice aspectele de mediu ce rezulta din activitatile, produsele si serviciile trecute, prezente sau viitoare ale organizatiei, pentru a stabili impacturile semnificative asupra mediului,

c)      identifice cerintele legale aplicabile sau alte cerinte la care organizatia subscrie,

d)      identifice prioritatile si sa stabileasca obiectivele si tintele corespunzatoare privind mediul,

e)      stabileasca o structura si un (niste) program (e), pentru a implementa politica si pentru a atinge obiectivele si a indeplini tintele,

f)       facilita planificarea, controlul, monitorizarea, actiunile preventive si corective, auditarea si analiza activitatilor, pentru a asigura ca politica este respectata, dar si ca sistemul de management ramane adecvat - si

g)      fie capabila de adaptare la circumstantele schimbatoare

O organizatie care nu are un sistem de management al mediului ar trebui, mai intai, sa-si stabileasca pozitia vizavi de mediu, prin intermediul unei analize. Scopul acestei analize ar trebuie sa fie acela de a lua in considerare toate aspectele privind mediul, ca baza in stabilirea sistemului de management al mediului.

Analiza ar trebui sa acopere patru domenii cheie:

identificarea aspectelor privind mediul, inclusiv pe acelea asociate conditiilor normale de operare, conditiilor anormale - inclusiv pornirea si oprirea - precum si situatiile de urgenta si accidentele;

identificarea cerintelor legale aplicabile, precum si a altor cerinte la care organizatia subscrie;

examinarea practicilor si procedurilor existente privind managementul mediului, inclusiv pe acelea asociate activitatilor de aprovizionare si de contractare;

evaluarea situatiilor de urgenta si a accidentelor anterioare.

Instrumentele si metodele necesare pentru a realiza o analiza includ listele de verificare, desfasurarea interviurilor, inspectia si masuratoarea directa, rezultatele unor auditari sau analize anterioare, in functie de natura activitatilor.

O organizatie are libertatea si flexibilitatea de a-si defini granitele si de a alege sa implementeze acest Standard International cu privire la intreaga organizatie sau la unitati de operare specifice ale organizatiei. Organizatia ar trebui sa defineasca si sa documenteze aria de competenta a propriului sistem de management privind mediul. Definind scopul, se urmareste clarificarea granitelor organizatiei, la care sistemul de management al mediului va fi aplicat, mai ales daca organizatia este parte dintr-o organizatie mai mare, cu o locatie data. Odata definita aria de interes, toate activitatile, produsele si serviciile organizatiei din cadrul acelei arii vor trebui sa fie incluse in sistemul de management al mediului. Cand se stabileste o arie de competenta, ar trebui sa se aiba in vedere faptul ca gradul de credibilitate al sistemului de management al mediului va depinde de alegerea privind granitele organizationale. Daca o parte a organizatiei este exclusa din aria de interes a sistemului de management al mediului, organizatia ar trebui sa fie capabila sa explice excluderea. Daca acest Standard International este implementat pentru o unitate de operare specifica, atunci politicile si procedurile dezvoltate de alte parti ale organizatiei pot fi folosite pentru a respecta cerintele acestui Standard International, cu conditia ca ele sa poata fi aplicate acelei unitati de operare specifice.

A.2 Politica privind mediul

Politica de mediu este motorul pentru implementarea si imbunatatirea unui sistem de management al mediului, astfel incat acesta sa-i mentina si - eventual - imbunatateasca performanta privind mediul. Acesta este motivul pentru care aceasta politica ar trebui sa reflecte angajamentul managementului din conducere, de a respecta cerintele legale si de alta natura, de a preveni poluarea si de a se perfectiona continuu. Politica privind mediul formeaza baza pe care organizatia isi stabileste obiectivele si scopurile. Politica privind mediul ar trebui sa fie suficient de explicita pentru a fi inteleasa atat de partile interesate, externe sau interne, si ar trebui sa fie analizata si revazuta periodic, pentru a reflecta conditiile si informatiile nou intervenite. Aria de aplicare (adica aria de competenta, de interes) ar trebui identificata clar si ar trebui sa reflecte natura unica, ritmul si impacturile asupra mediului, pe care il au activitatile, produsele si serviciile din cadrul ariei de competenta definite a sistemului de management al mediului.

Politica privind mediul ar trebui comunicata tuturor acelor persoane care lucreaza pentru sau in numele organizatiei, inclusiv contractantii care lucreaza in cadrul facilitatilor accesorii ale organizatiei. Comunicarea cu contractantii poate lua forme alternative politicii de angajament insesi, asa cum sunt regulile, directivele si procedurile si poate - de aceea - include doar sectiuni pertinente din aceasta politica. Politica unei organizatii privind mediul ar trebui definita si documentata de catre managementul de varf, in contextul politicii privind mediul apartinand unui organism corporativ mai mare, din care organizatia respectiva face parte si cu aprobarea acelui organism.

NOTA: Managementul de la varf (managementul de top) este - de regula - format dintr-o persoana sau un grup de persoane care conduc si controleaza o organizatie, la cel mai inalt nivel.

A.3 Planificare

AA.3.1 Aspecte privind mediul

Subsectiunea 4.3.1 are scopul de a furniza un proces prin care o organizatie sa identifice aspectele privind mediul si sa le stabileasca pe cele semnificative, care ar trebui abordate ca prioritati, cu ajutorul sistemului de management al mediului al organizatiei.

O organizatie ar trebui sa identifice aspectele de mediu, in interiorul ariei de competenta a sistemului de management al mediului, tinand cont de intrarile si de iesirile (atat cele intentionate, cat si cele neintentionate), asociate activitatilor, produselor si serviciilor curente si trecut-relevante, dezvoltarilor planificate sau celor noi, activitatilor, produselor si serviciilor noi sau modificate. Acest proces ar trebui sa aiba in vedere conditiile de operare normale si anormale, conditiile de pornire si de oprire, ca si situatiile de urgenta care pot fi - pe cat posibil - prevazute.

Organizatiile nu trebuie sa aiba in vedere fiecare produs, componenta sau material neprelucrat, in mod individual. Ele pot selecta categorii de activitati, produse si servicii, pentru a le identifica aspectele privind mediul.

Desi nu exista o singura abordare pentru a identifica aspecte de mediu, totusi abordarea selectata ar putea - de exemplu - tine seama de:

1. emisiile in aer
2. deversari in apa
3. deversari pe sol
4. utilizarea materiilor prime si a resurselor naturale
5. utilizarea energiei
6. energia emisa, de exemplu caldura, radiatie, vibratie
7. deseuri si produse conexe - si
8. atribute fizice, cum sunt dimensiunea, forma, culoarea, aspectul

Pe langa acele aspecte de mediu pe care le poate controla in mod direct, o organizatie ar trebui sa ia in considerare si aspectele pe care le poate influenta, ca de exemplu acelea legate de bunurile si serviciile folosite de organizatie sau acelea legate de produsele si serviciile pe care le ofera. Un fel de indrumare pentru evaluarea controlului si a influentei, este oferita mai jos. Totusi, in fiecare dintre cazuri, organizatia este aceea care determina gradul de control si aspectele pe care le poate influenta.

Atentia ar trebui indreptata catre aspecte legate de activitatile, produsele si serviciile organizatiei, asa cum:

concepere / proiectare si dezvoltare,

procesele de productie,

ambalare si transportare,

performanta si practicile privind mediul, ale contractantilor si furnizorilor,

managementul privind deseurile,

extractia si distributia materiilor prime si a resurselor naturale,

distributia, folosirea si incheierea ciclului de viata al produselor - si

viata salbatica si biodiversitatea.

Controlul si influenta asupra aspectelor de mediu ce caracterizeaza un produs furnizat unei organizatii poate varia in mod semnificativ, in functie de situatia pe piata a organizatiei, precum si de furnizorii acesteia. O organizatie care isi concepe singura produsul poate influenta asemenea aspecte semnificative daca schimba - de exemplu - un singur element de intrare, spre deosebire de o organizatie care trebuie sa tina cont de niste specificatii ale produsului, determinate exterior.

In ceea ce priveste produsele oferite, este recunoscut faptul ca organizatiile pot avea un control limitat asupra folosirii si desfacerii produselor lor, de exemplu de catre utilizatori, insa ele pot avea in vedere - acolo unde e cazul - comunicarea catre acesti utilizatori, a unor mecanisme de manipulare si desfacere adecvate, in scopul exercitarii influentei.

Schimbarile aduse mediului, adverse sau benefice, care rezulta total sau partial din aspectele privind mediul sunt numite impacturi asupra mediului. Relatia dintre aspectele si impacturile asupra mediului este una de cauza si efect.

In anumite parti, mostenirea culturala poate constitui un element important al contextului in care opereaza organizatia si - de aceea - ar trebui luata in considerare pentru a intelege impacturile asupra mediului.

Intrucat ar putea implica o multime de aspecte privind mediul si o multime de impacturi asociate, o organizatie ar trebui sa stabileasca criteriile si metoda prin care sa determine acele aspecte pe care le considera semnificative. Nu exista o singura metoda de stabilire a aspectelor semnificative privind mediul. Totusi, metoda folosita ar trebui sa ofere rezultate consistente si sa includa stabilirea si aplicarea criteriilor de evaluare, asa cum sunt cele privind aspectele de mediu, problemele legale, precum si preocuparile partilor interesate, interne sau externe.

Atunci cand aduna informatiile privind aspectele semnificative de mediu, organizatia ar trebui sa ia in considerare pastrarea acestor informatii in scop istoric, dupa cum ar trebui sa foloseasca aceste informatii in scopul conceperii si implementarii propriului sistem de management al mediului.

Procesul identificarii si evaluarii aspectelor de mediu ar trebui sa ia in considerare localizarea activitatilor, costul si timpul necesar intreprinderii analizei, precum si gradul de disponibilitate al datelor pe care se bazeaza. Identificarea aspectelor de mediu nu pretinde o apreciere detaliata a intregului ciclu de viata. Informatiile stabilite deja in scop de control sau in alte scopuri poate fi folosita si in acest proces.

Acest proces de identificare si evaluare a aspectelor privind mediul nu are scopul de a schimba sau mari obligatiile legale ale unei organizatii.

A.3.2 Cerinte legale si de alta natura

Organizatia trebuie sa identifice cerintele legale aplicabile propriilor aspecte de mediu. Acestea pot include

a)      cerinte legale nationale sau internationale,

b)      cerinte legale nationale/regionale/departamentale,

c)      cerinte legale ale guvernului local.

Exemple de alte cerinte la care organizatia poate subscrie, includ - acolo unde este cazul

acorduri cu autoritatile publice,

acorduri cu clientii,

linii directoare fara valoare de norma,

principii sau coduri de practica,

clasificari si angajamente de administrare a produsului,

reglementari ale asociatiilor de comert,

acorduri cu grupuri din comunitate sau cu organizatii ne-guvernamentale,

angajamente publice ale organizatiei sau ale organizatiei-mama,

reglementari corporative.

Determinarea masurii in care aceste cerinte legale sau altele sunt aplicate aspectelor privind mediul, ale unei organizatii - este de obicei realizata chiar in timpul procesul de identificare a acestor cerinte. Ca atare, s-ar putea sa nu fie nevoie de o procedura separata sau suplimentara pentru a stabili o asemenea determinare.

A.3.3 Obiective, scopuri si program (e)

Obiectivele si scopurile ar trebui sa fie specifice si masurabile, acolo unde e cazul. Ele ar trebui sa acopere probleme pe termen scurt si lung.

Atunci cand isi ia in calcul optiunile tehnice, o organizatie ar trebui sa foloseasca cele mai bune tehnici disponibile, daca acest lucru este posibil din punct de vedere economic, al eficientei costului si daca se considera adecvat.

Referirea la cerintele financiare ale organizatiei, nu urmareste sa sugere ca organizatiile sunt obligate sa foloseasca metodologii de contabilitate privind costurile.

Crearea si folosirea unuia sau a mai multor programe este importanta pentru implementarea cu succes a unui sistem de management al mediului. Fiecare program ar trebui sa descrie modul in care obiectivele si tintele organizatiei vor fi atinse, inclusiv perioadele de timp, resursele necesare si personalul responsabil cu implementarea programului (lor). Acest (aceste) program(e) pot fi subimpartite astfel incat sa vizeze elemente specifice ale operatiilor organizatiei.

Programul ar trebui sa includa - acolo unde este adecvat si practic - aspecte privind planificarea, conceptul, productia, marketingul si desfacerea. Acesta poate fi realizata atat pentru activitatile, produsele si serviciile curente, cat si pentru cele noi. In cazul produselor, acesta poate viza conceptul, materialele, procesele de productie, utilizarea si desfacerea finala. In cazul instalatiilor sau a modificarilor semnificative ale proceselor, acesta poate viza planificarea, conceptul, constructia, autorizarea, operarea si - la timpul corespunzator, stabilit de organizatie - renuntarea la aceasta autorizare.

A.4 Implementare si operare

A.4.1 Resurse, roluri, responsabilitate si autoritate

Implementarea cu succes a unui sistem de management al mediului necesita implicarea tuturor persoanelor care lucreaza in organizatie sau in numele acesteia. Din acest motiv, rolurile si responsabilitatile privind mediul nu ar trebui restranse la functia de management al mediului, ci ar putea sa acopere si alte domenii ale organizatiei, asa cum este managementul operational sau functiile personalului, altele decat cele privind mediul.

Aceasta implicare ar trebui sa inceapa la cele mai inalte niveluri ale managementului. In consecinta, managementul de varf ar trebui sa stabileasca politica de mediu a organizatiei si sa se asigure ca sistemul de management al mediului este implementat. Ca parte a acestui angajament, managementul de varf ar trebui sa desemneze un (niste) reprezentant(ti) de management specific(i), cu responsabilitati definite si cu autoritate in ceea ce priveste implementarea sistemului de management al mediului. In organizatiile mari sau complexe, poate exista mai mult decat un singur reprezentant desemnat. In intreprinderile mici sau medii, aceste responsabilitati pot fi asumate de un singur individ. Conducerea ar trebui - de asemenea - sa se asigure ca resursele adecvate, asa cum este infrastructura organizationala, sunt puse la dispozitie pentru a permite stabilirea, implementarea si mentinerea sistemului de management al mediului. Exemple de infrastructura organizationala includ cladirile, liniile de comunicatie, rezervoarele subterane, canalele de scurgere etc.

Este, de asemenea, important ca rolurile si responsabilitatile cheie privind sistemul de management al mediului sa fie bine definite si comunicate tuturor persoanele care lucreaza pentru sau in numele organizatiei.

A.4.2 Competenta, pregatire si constientizare

Organizatia ar trebui sa identifice gradul de constientizare, cunostinte, intelegere si aptitudinile necesare fiecarei persoane care este investita cu responsabilitatea si autoritatea de a desfasura activitati in numele organizatiei.

Acest Standard International reclama ca

a.      acele persoane a caror activitate ar putea provoca impacturi semnificative asupra mediului si care au fost identificate de catre organizatie, sa   aiba competenta necesara indeplinirii sarcinilor care le-au fost desemnate,

b.      nevoile de instruire sa fie identificate si intreprinse actiunile necesare pentru a respecta clauza privind instruirea,

c.      toate persoanele sa fie constiente de politica de mediu a organizatiei, de sistemul de management al mediului si de aspectele privind mediul - pe care le implica activitatile, produsele si serviciile organizatiei si care ar putea fi afectate de munca lor.

Constientizarea, cunostintele, intelegerea si competenta ar putea fi obtinute sau imbunatatite prin instruire, educatie si experienta in munca.

Organizatia ar trebui sa pretinda contractorilor care lucreaza in numele ei sa fie capabili sa demonstreze ca angajatii lor au competenta necesara si/sau instruirea adecvata.

Conducerea ar trebui sa stabileasca nivelul de experienta, competenta si instruire necesare pentru a garanta un personal capabil, mai ales in cazul celor care indeplinesc functii de management al mediului specializat.

A.4.3 Comunicare

Comunicarea interna este importanta pentru a asigura implementarea eficienta a sistemelor de management al mediului. Metodele de comunicare interna pot include intalniri frecvente de lucru in grup, stiri, buletine de perete si site-uri de intranet.

Organizatiile ar trebui sa implementeze o procedura pentru receptia, documentarea si reactia la comunicarile relevante ale partilor interesate. Aceasta procedura poate include un dialog cu partile interesate si discutarea preocuparilor acestora. In unele cazuri, raspunsurile la problemele partilor interesate pot include informatii importante privind aspectele si impacturile asupra mediului, asociate operatiunilor desfasurate de organizatie. Aceste proceduri ar trebui, de asemenea, sa vizeze comunicarea necesara cu autoritatile publice, in privinta planurilor de urgenta si altor aspecte semnificative.

Organizatia ar putea dori sa-si planifice comunicarea in functie de deciziile luate in legatura cu grupurile tinta, mesajele si subiectele corespunzatoare si alegerea mijloacelor.

Atunci cand au in vedere comunicarea externa privind aspectele de mediu, organizatiile ar trebui sa tina cont de opiniile si de nevoile de informare ale partilor interesate. Daca se hotaraste sa aiba o comunicare externa vizavi de aspectele de mediul, organizatia si-ar putea stabili o procedura in acest sens. Aceasta procedura ar putea sa se schimbe, in functie de mai multi factori, inclusiv tipul de informatii care urmeaza a fi comunicate, grupul tinta si circumstantele individuale ale organizatiei. Metodele pentru comunicarea externa pot include rapoarte anuale, stiri, site-uri si intalniri cu comunitatea.

A.4.4 Documentatie

Nivelul de detaliere al documentatiei ar trebui sa fie suficient incat sa descrie sistemul de management al mediului si felul in care componentele sale lucreaza impreuna, dar si sa faca trimitere la locul de unde pot fi obtinute mai multe informatii asupra operatiunii sau a partilor specifice ale sistemului de management al mediului. Aceasta documentatie poate fi integrata documentelor altor sisteme implementate de catre organizatie. Ea nu trebuie sa ia forma unui manual.

Gradul de documentare asupra sistemului de management al mediului poate diferi de la o organizatie la alta, depinzand de

a)      dimensiunea si tipul organizatiei, precum si de activitatile, produsele si serviciile acesteia,

b)      complexitatea proceselor si a interactiunilor dintre ele - si

c)      competenta personalului.

Exemplele de documente includ

declaratii de politica, obiective si scopuri,

informatii asupra aspectelor semnificative de mediu,

proceduri,

informatii privind procesul,

grafice ale organizatiei,

standarde interne si externe,

planuri de urgenta - si

inregistrari.

Orice decizie de documentare a procedurii(lor) ar trebui sa se bazeze pe probleme precum

consecintele, inclusiv cele asupra mediului, pentru situatia in care s-ar proceda invers,

nevoia de a demonstra respectarea cerintelor legale si a altor cerinte la care organizatia subscrie,

nevoia de a garanta ca activitatea este desfasurata in mod constant,

avantajele de a proceda in felul respectiv, ceea ce poate include o implementare mai usoara prin intermediul comunicarii si pregatirii, o intretinere si revizuire mai usoare, un risc mai mic in privinta ambiguitatii si a devierilor, precum si calitatea de a fi demonstrata si vizibilitatea,

cerintele acestui Standard International.

Documentele care au fost initial create in alte scopuri decat pentru sistemul de management al mediului, pot fi folosite ca parti ale acestui sistem si - daca sunt astfel folosite - trebuie mentionate in sistem.

A.4.5 Controlul documentelor

Scopul paragrafului 4.4.5 este de a garanta ca organizatiile creeaza si pastreaza documentele intr-o maniera suficienta implementarii sistemului de management al mediului. In tot cazul, preocuparea centrala a organizatiei ar trebui sa fie implementarea eficienta a sistemului de management al mediului si performanta de mediu, iar nu un sistem complex de control al documentelor.

A.4.6 Controlul operational

O organizatie ar trebui sa evalueze acele operatiuni care sunt asociate aspectelor semnificative de mediu si sa se asigure ca ele sunt desfasurate intr-un mod care va controla si reduce impacturile adverse asociate, in scopul indeplinirii cerintelor propriei politici de mediu si a respectarii propriilor obiective si tinte. Aceasta ar trebui sa includa toate partile operatiunilor sale, inclusiv activitatile de mentenanta.

Intrucat aceasta parte a sistemului de management al mediului ofera indrumare vizavi de modalitatea de aplicare zi de zi, a cerintelor sistemului, paragraful 4.4.6 a) reclama utilizarea procedurii(lor) documentate pentru a controla situatiile in care absenta procedurilor documentate ar putea duce la abateri de la politica de mediu, de la obiective si tinte.

A.4.7 Situatii de urgenta si capacitate de raspuns

Este responsabilitatea fiecarei organizatii sa dezvolte proceduri de reactie si raspuns care se potrivesc propriilor nevoi specifice. Dezvoltand aceasta procedura(ri), organizatia ar trebui sa ia in considerare

a)      natura riscurilor ce apar pe moment, este cazul lichidelor inflamabile, containerelor de stocare si gazelor comprimate, precum si masurile care trebuie luate in cazul varsarii sau scaparilor accidentale,

b)      cel mai probabil tip sau frecventa a unei situatii de urgenta sau accident,

c)      cea (cele) mai adecvata(e) metoda(e) de reactie la un accident sau la o situatie de urgenta,

d)      planurile de comunicare interna si externa,

e)      actiunea(nile) necesare pentru a minimiza daunele asupra mediului,

f)       actiunea (nile) de reducere si reactie care trebuie luate pentru diferitele tipuri de accidente si situatii de urgenta,

g)      necesitatea ca un proces(ele) de evaluare post-accident sa stabileasca si sa   implementeze actiuni corective si preventive,

h)      testarea periodica a procedurii(rilor) de reactie in caz de urgenta,

i)        pregatirea personalului care raspunde de reactia in caz de urgenta,

j)        o lista cu personalul cheie si agentiile de prim ajutor, inclusiv detaliile de contact (de exemplu, departamentul de pompieri, serviciul de curatare in caz de scurgeri),

k)      rutele de evacuare si punctele de grupare,

l)        accesul in cazul unei (unor) situatii de urgenta sau accident(e) la o facilitate accesorie (o fabrica, sosea, cale ferata) - si

m)   posibilitatea de asistenta reciproca din partea organizatiilor invecinate.

A.5 Verificare

A.5.1 Monitorizare si masurare

Operatiunile unei organizatii pot avea o multime de caracteristici. De exemplu, caracteristicile legate de monitorizarea si masurarea deversarii de apa reziduala, pot include cerinta biologica si chimica de oxigen, temperatura si aciditatea.

Datele colectate in urma monitorizarii si masurarii, pot fi analizate pentru a identifica modele si pentru a obtine informatii. Cunoasterea obtinuta prin aceasta informatie poate fi utilizata pentru a implementa actiuni corective si preventive.

Caracteristicile cheie sunt acele caracteristici pe care organizatia trebuie sa le ia in calcul pentru a stabili isi controleaza aspectele semnificative privind mediul, cum isi atinge obiectivele si tintele si cum isi imbunatateste performanta privind mediul.

Atunci cand este necesar sa asigure rezultate valide, echipamentul de masurare ar trebui calibrat sau verificat la intervale specificate de timp sau inainte de folosire, comparativ cu standarde de masurare ce pot fi regasite printre standardele de masurare internationale sau nationale. Daca astfel de standarde nu exista, baza folosita pentru calibrare ar trebui sa fie inregistrata.

A.5.2 Evaluarea conformitatii

Organizatia ar trebui sa poata demonstra ca a evaluat respectarea cerintelor legale identificate, inclusiv avizele si licentele aplicabile.

Organizatia ar trebui sa poata demonstra ca a evaluat respectarea cerintelor identificate la care a subscris.

A.5.3 Neconformitate, actiune corectiva si actiune preventiva

In functie de natura neconformitatii si prin stabilirea procedurilor de abordare a acestor cerinte, organizatiile pot reusi sa le indeplineasca cu o planificare formala minima sau poate fi o activitate mai complexa si pe termen lung. Orice documentare ar trebui sa fie corespunzatoare nivelului de actiune.

A.5.4 Controlul inregistrarilor

Inregistrarile de mediu pot include, printre altele:

a)      registru de plangeri,

b)      inregistrari privind instruirea,

c)      inregistrari privind monitorizarea procesului,

d)      inregistrari privind inspectia, mentenanta si calibrarea,

e)      inregistrari privind contractantii si furnizorii importanti

f)       rapoarte privind incidentele,

g)      inregistrari ale testelor privind timpii de reactie,

h)      rezultatele auditarilor,

i)        rezultate ale analizei managementului,

j)        decizia de comunicare externa,

k)      inregistrari ale cerintelor legale aplicabile,

l)        inregistrari ale aspectelor semnificative de mediu,

m)   inregistrari ale intalnirilor pe probleme de mediu,

n)      informatii privind performanta de mediu,

o)      inregistrari privind respectarea cerintelor legale - si

p)      comunicarile cu partile interesate.

O atentie aparte va trebui acordata informatiilor confidentiale.

NOTA: Inregistrarile nu sunt singura sursa care poate demonstra conformitatea cu acest Standard International.

A.5.5 Auditul intern

Auditarile interne ale unui sistem de management al mediului pot fi desfasurate de catre personalul din cadrul organizatiei sau de catre persoane exterioare, selectate de organizatie si care lucreaza in numele acesteia. In fiecare dintre cazuri, persoana care desfasoara auditul ar trebui sa fie competenta si sa se afle intr-o pozitie care sa-i permita sa actioneze in mod impartial si obiectiv. In situatia unor organizatii mai mici, independenta auditorului poate fi demonstrata prin faptul ca auditorul respectiv nu este implicat in activitatea supusa auditarii.

NOTA 1 Daca o organizatie doreste sa combine auditarile sistemului de management al mediului cu auditarile privind conformitatea cu cerintele de mediu, scopul si aria de competenta a fiecaruia dintre acestea ar trebui definite distinct. Auditarile conformitatii cu cerintele de mediu nu sunt acoperite de acest Standard International.

NOTA 2 Indrumarea asupra auditarii sistemelor de management al mediului este oferita in ISO 19011.

A.6 Analiza managementului

Analzia managementului ar trebui sa acopere aria de competenta a sistemului de management al mediului, desi nu toate elementele sistemului de management al mediului au nevoie sa fie analizate in acelasi timp, iar analiza procesului poate avea loc intr-o perioada mai lunga de timp.

Anexa B

(Informativa)

Corespondenta dintre ISO 14001:2004 si ISO 9001:2000

Tabelul B.1 si Tabelul B.2 identifica bogate corespondente intre ISO 14001:2004 si ISO 9001:2000 si invers.

Scopul comparatiei este acela de a demonstra ca ambele sisteme pot fi folosite impreuna pentru acele organizatii care folosesc deja unul din aceste Standarde Internationale si care doresc sa le foloseasca pe amandoua.

O corespondenta directa intre sub-sectiunile celor doua Standarde Internationale a fost stabilita doar pentru situatia in care cele doua sub-sectiuni sunt - in mare parte - asemanatoare in privinta cerintelor. Dincolo de aceasta, exista numeroase interconexiuni detaliate, de o importanta mai mica si care nu au putut fi prezentate aici.

Tabelul B.1 - Corespondenta dintre ISO 14001:2004 si ISO 9001:2000

Tabelul B.1 - Corespondenta dintre ISO 9001:2000 si ISO 14001:2004

Bibliografie

ISO 9000:2000, Sisteme de management al calitatii - Principii fundamentale si vocabular

ISO 9001:2000, Sisteme de management al calitatii - Cerinte

ISO 14004: - [1], Sisteme de management al mediului - Indrumare generala asupra principiilor, sistemelor si tehnicilor accesorii

ISO 19011:2002, Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitatii si/sau al mediului