Protocolul - Modalitati de organizare a activitatilor de protocol in sectorul de stat si cel privat, Aspecte concrete ale managementului compartimentelor de protocol

Protocolul

Protocolul institutional este un ansamblu de norme si dispozitii legale in vigoare care, impreuna cu uzantele, cutumele si traditiile popoarelor, guverneaza realizarea actiunilor oficiale.

In secolul al XXI‑lea protocolul se prezinta ca un complex de tehnici prin intermediul carora se organizeaza ceremoniile, se pun in ordinea cuvenita persoanele participante la acestea, se asigura lucrurile necesare manifestarii respective si se urmareste ca prin el sa se atinga scopurile pe care si le propune amfitrionul.

Pentru multa lume protocolul inseamna corset, incomoditate, rigiditate, insa in realitate el este cea mai buna garantie de a putea multumi pe toata lumea prezenta la o actiune, de a atinge scopurile fiecarei ceremonii.

1 Modalitati de organizare a activitatilor de protocol in sectorul de stat si cel privat

In toate institutiile administratiei centrale de stat si ale celei locale - la nivel judetean si municipal - exista o structura sau o persoana anume insarcinata cu activitatea de protocol.

La Administratia Prezidentiala, aceasta structura se numeste Compartimentul Protocol, condus de un consilier de stat, la Senat - Serviciul de Protocol, la Camera Deputatilor -Directia de Protocol, la Guvern - Compartimentul care asigura protocolul primului-ministru; la Ministerul Afacerilor Externe (MAE) - Directia de Protocol. Tot la M.A.E., urmeaza sa se constituie si sa functioneze Protocolul national, condus de un ambasador. La Ministerul Apararii Nationale functioneaza.o sectie, iar la Ministerul de Interne un serviciu de protocol.

Sunt ministere la care structura de protocol este evidentiata in mod distinct, in organigrama acestora, cum este cazul M.A.E.; la alte ministere protocolul este mentionat in denumirea unor structuri reunind mai multe activitati, ca, de pilda: Directia Relatii Publice si Protocol - la Ministerul Informatiilor Publice; Serviciul pentru imagine publica, protocol si relatii mass media - la Ministerul Justitiei s.a.

La alte ministere, in organigramele date publicitatii, protocolul nu apare mentionat, desi, cu siguranta, aceasta activitate intra in sfera de preocupari a unei directii, a unui serviciu, a unui birou sau a unei alte structuri. Asa este cazul Ministerului Sanatatii si Familiei, Ministerului Educatiei si Cercetarii, Ministerului Industriei si Resurselor.

La nivelul administratiei publice locale, fiinteaza birouri de protocol, de relatii publice si protocol ori cu alte denumiri incluzand si activitatea de protocol, fara a o mentiona expres, sau exista doar referenti ori consilieri insarcinati cu probleme de protocol, in cadrul cabinetelor prefectului sau primarului.

Referitor la atributiile structurilor de protocol din cadrul institutiilor centrale, vom sintetiza, pentru exemplificare, principalele prevederi din cuprinsul regulamentelor de functionare ale catorva dintre acestea, dupa cum urmeaza:

2 Aspecte concrete ale managementului compartimentelor de protocol

Operativitatea maxima in elaborarea unor materiale de protocol precum si nevoia de a cunoaste precedentele in materie, impune cu necesitate ca, m fiecare structura de acest fel, sa existe o baza de date, actualizata la zi, pe activitati specifice, la care sa se poata apela in orice moment, baza care trebuie sa cuprinda:

1. modele ale unor corespondente-tip, pe diferite teme de protocol, cu institutiile implicate, de regula, in organizarea acestor activitati;

2. modele de imprimate uzuale, pentru diferite activitati protocolare: invitatii, meniuri, felicitari, programe-tip pentru anumite vizite, pe baza carora sa se personalizeze, in functie de oaspete, fiecare noua actiune in parte;

3. programele, pe tari, ale vizitelor straine primite si ale celor romanesti peste hotare, efectuate de seful institutiei in cauza, pentru a se asigura reciprocitatea in ce priveste amploarea ceremonialului, nivelul contactelor, evitarea propunerii spre vizitare a acelorasi obiective, a oferirii acelorasi cadouri;

4. componenta delegatiilor primite si a celor romanesti care au efectuat vizite in strainatate, pe tari si, in mod separat, listele personalitatilor straine care au fost la noi, respectiv romane peste hotare, cu indicarea perioadei si a ocaziei cu care s-a facut deplasarea, spre a se putea face referiri la acestea, cu prilejul unor noi actiuni cu tarile respective;

5. biografii, pe tari, ale omologilor conducatorilor institutiilor noastre, ale personalitatilor care ne-au vizitat tara si ale altor persoane straine care prezinta interes pentru relatiile noastre cu statele, cu organismele straine in cauza;

6. lista zilelor nationale, pe tari, ale tuturor statelor cu care avem relatii diplomatice, cu mentionarea semnificatiei evenimentelor respective, astfel incat oficialitatile romane participante la astfel de manifestari sa se poata referi, in cunostinta de cauza, la acele evenimente;

7. lista datelor de nastere ale omologilor/partenerilor de afaceri straini precum si ale personalitatilor romane cu care se intretin relatii mai apropiate, pentru eventuala adresare de felicitari;

8. lista actiunilor ce urmeaza a fi intreprinse, pentru realizarea fiecarei activitati de protocol, intrucat pot fi oameni in compartiment care nu au mai organizat activitati de genul celor ce urmeaza sa aiba loc (de exemplu, pentru pregatirea si desfasurarea unei vizite la nivel de ministru, sunt de intreprins 75 de actiuni);

9. structura unui dosar-tip pentru vizita unei personalitati straine la noi si a uneia romane in strainatate (de la date meteorologice, la particularitati culinare, de la relatii sociale, la traditii religioase, spre a evita incidente nedorite, din necunoastere, de la fise de prezentare a obiectivelor ce urmeaza a fi vizitate la date despre persoanele ce se prevad a fi cuprinse in delegatia ce ne va vizita sau care pot fi intalnite, in strainatate si toate acestea, fireste, in afara fiselor de prezentare a situatiei politice, economice, sociale din tara in cauza, a problemelor de relatii cu aceasta, a prezentarii politicii ei externe);

10. liste-tip indicand personalitatile romane care ar trebui sa participe la diferite activitati protocolare (ziua nationala, vizite de delegatii straine la noi, inaugurarea unor obiective economice, culturale importante s.a.), urmand ca, pornind de la aceste liste, sa se stabileasca, pentru fiecare manifestare in parte, participarea efectiva;

11. liste de personalitati straine si romane, care sa fie felicitate cu ocazia Anului Nou, a zilei nationale s.a.;

12. lista cu denumirea exacta, adresa, telefonul, fax-ul institutiilor centrale si locale, considerate principalii parteneri de lucru;

13. legislatia/reglementarile in materie de protocol (aspecte financiare, alte elemente de trebuie sa se tina seama in organizarea diferitelor activitati de protocol). O alta chestiune care trebuie sa fie mereu in atentie este cea a managementului timpului - deosebit de importanta pentru buna desfasurare a activitatilor de protocol. Este necesar ca organizatorii acestora sa estimeze, in mod realist, timpul pentru fiecare actiune, inclusiv pentru eventuale deplasari de la un loc la altul stabilite in program, spre a evita suprapunerea timpilor prevazuti initial si, prin aceasta, dereglarea intregului program.

In sectorul privat, sfera de preocupari a celor insarcinati cu activitatea de protocol e similara cu cea din sectorul de stat. Deosebirea ar consta in faptul ca, la majoritatea firmelor private, sunt doar 1-2 oameni (asistenti de protocol, consilieri de protocol, referenti de protocol, atasati de protocol), la cabinetele presedintilor sau directorilor generali de firme, structuri de protocol mai numeroase existand doar la mari companii.

3 Aptitudini necesare si cateva reguli de comportare pentru personalul insarcinat cu protocolul

Aptitudini:

a) sociabilitatea, comunicativitatea, capacitatea de a stabili contacte sociale eficiente, in diferite imprejurari;

b) spirit de observatie, atentie distributiva, pentru a putea sesiza, cu promptitudine, eventuala aparitie, in procesul de desfasurare a actiunilor protocolare, a unor elemente noi, neprevazute si a reactiona in consecinta, in mod neintarziat;

c) cunoasterea unor limbi straine de larga circulatie, a utilizarii computerului si a conducerii autoturismului;

Reguli:

a) functionarii de protocol au ca regula obligatorie sa nu alerge niciodata pe timpul desfasurarii unei actiuni protocolare, pentru ca astfel risca sa creeze impresia de panica, de agitatie;

b) ei trebuie sa fie de o politete extrema, dar fermi, in ceea ce priveste respectarea normelor protocolare; aplicarea ordinii de precadere trebuie urmarita cu atentie, insa nu cu rigiditate; daca la o actiune protocolara se indoiesc de precaderea unei persoane, fara a o putea verifica, cel mai indicat e sa-i aplice rangul superior, nicidecum cel inferior; daca se potriveste, este bine, daca nu, persoana in cauza va fi incantata;

c) sa nu ezite niciodata, chiar daca intervine o situatie neprevazuta pe care nu stiu cum sa o rezolve, ci sa imagineze solutii in functie de circumstante, asumandu-si raspunderea, chiar daca lucrurile n-au iesit bine;

d) conform opiniei unui renumit sef de protocol francez, trebuie sa fie foarte precauti fata de cei care pretind ca "nu acorda atentie protocolului', intrucat tocmai din randurile acestora apar cei nemultumiti de lipsa de atentie protocolara;

e) amanarea unei activitati de protocol trebuie sa aiba o motivare foarte serioasa si niciodata nu trebuie sa fie din vina personalului insarcinat cu protocolul;

f) arta protocolului iti impune sa te arati interesat de tot ce spune cineva care participa la o manifestare protocolara, chiar daca ceea ce spune nu te intereseaza cu adevarat;

g) atentie permanenta la tinuta: nu se sta genunchi peste genunchi, cu picioarele desfacute, nu se baga degetul in gura. La acestea mai sunt de adaugat:

‑ integritatea morala si cinstea de care sa dea dovada in tot ceea ce face, in exercitarea functiei sale;

‑ loialitatea fata de institutia in cadrul careia lucreaza;

‑ pastrarea unei depline confidentialitati asupra eventualelor chestiuni cu caracter nepublic discutate la actiuni protocolare la care participa.

Prin comportarea lor, membrii structurii de protocol pot pune, in functie de modul cum lucreaza, fie o pata luminoasa, fie una de culoare inchisa, pe imaginea institutiei pe care o reprezinta.

Relatiile cu presa la diferite actiuni protocolare trebuie tratate cu atentie:

‑ presa trebuie sa fie informata, din timp, asupra desfasurarii unei activitati protocolare, pentru a putea decide daca si pe cine anume sa trimita la fata locului;

‑ reprezentantilor presei, sositi la manifestare, e bine sa li se ofere detalii asupra modului in care se are in vedere desfasurarea actiunii, eventual punandu-li-se la dispozitie materiale documentare;

‑ discutia cu ziaristii, atat la inceput, cat si dupa manifestare, este de natura sa-i orienteze catre ceea ce si-au dorit organizatorii sa reprezinte respectiva actiune protocolara.

Avand in vedere puternicul impact al imaginii in media, organizatorii unei manifestari trebuie sa se preocupe nu numai de invitatii la actiune, ci si de oferirea pentru mass-media a unei imagini adecvate scopului urmarit de respectiva manifestare protocolara.

Daca se doreste o cat mai buna prezentare in mass-media a evenimentului in cauza, este necesar sa se ofere ziaristilor si operatorilor TV conditii de lucru perfecte, alegandu-se in mod corespunzator, de catre serviciul de protocol, locurile destinate presei, pregatind din timp o decorare adecvata pentru imagini TV a spatiilor de desfasurare a respectivei actiuni protocolare. Institutiile de stat importante si marile companii nationale este indicat sa aiba consilieri speciali de imagine care sa se ocupe nemijlocit de aceste aspecte.

Asa, de pilda, cu ocazia vizitei oficiale in tara noastra a presedintelui Frantei, Francois Mitterrand, avand in vedere paloarea tenului acestuia, consilierul sau de imagine a cerut ca la conferinta de presa fundalul pe care va aparea presedintele si masa la care va fi asezat sa fie de culoare albastra, culoare considerata de specialisti ca diminueaza evidentierea nedorita a tenului palid. Tot referitor la imagine, au cerut ca, in nici o imprejurare, presedintele Mitterrand sa nu stea pe scaune cu spatar prea inalt, intrucat aceasta ar da impresia ca este mic de statura, ceea ce "nu ar permite oferirea imaginii impunatoare pe care trebuie, in mod firesc, sa o aiba un sef de stat'. Pe aceleasi considerente, facand teste vizuale din locul rezervat instalarii operatorilor TV, consilierul de imagine a cerut o anumita inaltime pentru podiumul la care urma sa fie masa si scaunele destinate presedintelui, in timpul conferintei de presa.

3.5. Departamentul sau firma de relatii publice

Departamentele de relatii publice (public relations, corporate communication, communication, public affair, advertising public relations in SUA sau departament de comunicare, imagine orichiar departament de relatii cu publicul in Rom#nia) sunt dependente de caracteristicile organizatiei. Ele pot fi subordonate direct conducerii sau pot face parte din alt departament (marketing, publicitate sau resurse umane). Structura si dimensiune sunt variabile: de la una sau doua persoane, pina la sute de persoane; media in SUA este de 10 persoane. Marile departamente se pot impartii in sectii dedicate diferitelor probleme: relatii cu presa, cu consumatorii, cu investitorii, cu agentiile guvernamentale, etc. Ele au un sef al departamentului care este mai degraba un manager de comunicare strategica si face parte din conducerea organizatiei ca vicepresedinte sau director si specialisti in comunicare in functie de problemele specifice. Problemele pe care aceste departamente le au apar fie in raport cu conducerea care nu intelege bine rolul relatiilor publice in viata organizatiei, fie cu departamentele alaturate, de resurse umane (care isi aroga comunicarea interna), juridice (care se tem ca mesajele din partea companiei sa nu poata fi folosite impotriva ei), marketing, publicitate (care vor sa obtina controlul si fondurile intregii comunicari externe). Departamentele de relatii publice au avantajul de a se identifica cu organizatia si a cunoaste bine problemele si dezavantajul de a nu avea o experienta suficient de bogata si mai ales flexibila. Uneori in aceste departamente se avanseaza greu si se ajunge la rutina.

Firmele (s-au mai numit si: birou sau agentie) de relatii publice ofera servicii organizatiilor. Avantajele firmei de relatii publice rezida in experienta bogata si variata, contactele de care dispune, atitudinea obiectiva fata de probleme si costurile mai mici ale operatiilor. Inconvenientele apar datorita imperfectei cunoasteri a organizatiei, a rezistentei interne a organizatiei, sau a indisponibilitatii conduerii organizatiei contractante. In general firma de relatii publice este condusa de un director care stabileste politica generala si este purtatorul de cuvint. Urmatoarea pozitie este director executiv care consiliaza clientii, defineste problemele si publicurile cheie, traseaza planul de comunicare si il pune in functiune. Firmele mai cuprin si un numar variabil de specialisti care concep si produc mesajele de relatii publice, studiaza caracteristicile si disponibilitatile canalelor mass-media, cerceteaza, se ocupa de aspectele financiare sau de marketing etc. Exista tendinta asocierii acestor firme cu agentiile de publicitate precum si aceea a globalizarii lor. Modalitatile de plata ale firmei de relatii publice sunt: plata cu ora (la care se adauga cheltuielile suplimentare), plata fixa lunara, plata fixa pe proiect. Dificultatile firmei provin mai ales din diversitatea mare a clientilor.