 |
|
 |  |
|
|
| |
 | Administratie | Contabilitate | Contracte | Criminalistica | Drept | Legislatie |
ORGANIZAREA GENERALA A CONTABILITATII IN INTREPRINDERE
Organizarea generala a contabilitatii priveste:
Modul de organizare a sistemului de contabilitate;
Modul de inregistrare contabila a operatiilor financiar-contabile;
Registrele contabile.
Din punct de vedere al organizarii contabilitatii distingem doua sisteme:
Un sistem centralizat si
Un sistem descentralizat.
Ele se aleg in functie de marimea intreprinderii, dispersarea teritoriala a unitatilor componente, fregventa operatiilor economico financiare si gradul de dotare tehnica.
Sistemul centralizat este specific societatilor mici si mijlocii, cu putine unitati si de regula aflate la acelasi sediu. In acest caz, societatea are un singur compartiment financiar-contabilitate la nivel central. Aici se primesc toate documentele primare, se inregistreaza toate operatiile economico-financiare, se intocmesc Registrul jurnal si se intocmeste balanta de verificare si situatiile de sinteza si raportare contabila.
Sistemul descentralizat este specific societatilor mari, cu multe unitati dispersate teritorial si se caracterizeaza prin existenta unui sector de contabilitate la fiecare unitate si a unui compartiment financiar-contabil la nivel central (la sediu). Sectoarele de contabilitate de la nivelul unitatilor prelucreaza propriile documente primare inregistrand toate operatiile economico-financiare pana la balanta de verificare. La nivelul central se inregistreaza operatiile economico-financiare ale sectorului administrativ, se intocmeste balanta de verificare pentru acesta si se centralizeaza toate balantele de verificare obtinandu-se balanta centralizatoare pe intreaga societate. Pe baza ei se intocmesc situatiile de sinteza si raportare financiar-contabila.
Forma de inregistrare contabila poate fi:
(a) Forma pe jurnale Carte mare;
(b) Forma maestru sah;
(c) Forma automatizata.
(a) Forma pe jurnale Carte mare utilizeaza urmatoarele instrumente:
n Jurnale pentru creditul tuturor conturilor;
n Situatii pentru debitul conturilor de disponibil banesc;
n Registrul Carte mare care cuprinde: fisele de cont ale tuturor conturilor utilizate de societate.
In Cartea mare , debitul conturilor se dezvolta pe conturi corespondente, iar creditul se trece in suma totala prin preluarea lui din jurnalul creditului contului respectiv. Se calculeaza apoi rulajele conturilor si soldurile finale. La sfarsitul fiecarui trimestru se determina totalul sumelor cumulate de la inceputul anului. Cartea mare prevede pentru fiecare cont randuri corespunzatoare fiecarei luni ale anului. Pe baza ei se intocmeste balanta de verificare. In plus se mai intocmesc fise de cont analitice pentru conturile care necesita dezvoltare.
(b) Forma de inregistrare maestru sah utilizeaza urmatoarele instrumente:
n Nota contabila care inscrie formula contabila pentru inregistrarea operatiilor;
n Registrul jurnal;
n Fisele de cont sintetice sah pentru debitul si creditul conturilor cu dezvoltare pe conturi corespondente.
Pe baza acestora se intocmesc balanta de verificare. Ca si in cazul precedent apar in plus fise analitice.
(c) Forma automatizata imbina elemente ale primelor doua forme si obtine in afara Registrului jurnal, a fiselor de conturi sintetice si analitice si a balantei de verificare situatii ca:
n Situatia facturilor emise si neincasate;
n Situatia furnizorilor neachitati cu grupare pe termene de scadenta;
n Centralizator al salariilor;
n Fisa de calcul a amortizarilor;
n Jurnal de vanzari ( obligatoriu pentru platitorii de TVA )
n Jurnal de cumparari ( obligatoriu pentru platitorii de TVA)
Jurnalele pentru cumparari si vanzari pentru agentii economici inregistrati in scopuri TVA trebuie intocmite in asa fel incat sa cuprinda in mod obligatoriu urmatoarele date:
livrari intracomunitare de bunuri scutite ;
exporturi de bunuri si alte operatiuni scutite de TVA;
operatiuni ce nu au loc in Romania;
livrari de bunuri respectiv prestari de servicii taxabile ce li se aplica cote diferite de TVA;
bunuri de capital;
bunuri mobile corporale;
servicii;
achizitii intracomunitare de bunuri;
importuri pentru care agentul economic impozabil foloseste derogare conform Codului fiscal art 150 alin.(1) lit. b-g;
● achizitii de bunuri, inclusiv provenite din import, si de servicii, taxabile, carora li se aplica cote diferite de TVA;
3. TVA colectata de respectiva persoana pentru fiecare perioada fiscala;
4. TVA totala deductibila si TVA dedusa pentru fiecare perioada fiscala;
5. Calculul taxei deduse provizoriu pentru fiecare perioada fiscala, a taxei deduse efectiv pentru fiecare an calendaristic si al ajustarilor efectuate, atunci cand dreptul de deducere se exercita pe baza de pro-rata, evidentiind distinct:
- TVA dedusa conform art. 147 alin. (3) din Codul fiscal
- TVA nededusa conform art. 147 alin. (4) din Codul fiscal;
- TVA dedusa pe baza de pro-rata conform art. 147 alin. (5) din Codul fiscal.
Conform legislatiei in vigoare ( leg. Contabilitatatii 82/91 republicata, HG.nr.831/1997, OMFP nr 2055/1998 si OMFP nr. 2226/2006 cu modificari si complectari ulterioare precum si OMF nr 1372/2008 publicat in Monitorul oficial nr.364 din 13 mai 2008) Prevad intocmirea si flolosirea documentelor in contabilitate. Acestea sunt :
FACTURA:
Se intocmeste in cel putin doua exemplare, pentru livrarile de bunuri si/ sau prestariile de servicii efectuate si serveste ca:
document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a bunurilor livrate si serviciilor prestate;
document de insotire a bunurilor pe timpul transportului, dupa caz;
document de incarcare in gestiunea cumparatorului;
document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului.
Incepand cu data de 01ianuarie 2007, factura nu mai intra in categoria documentelor cu regim special. Aceasta este considerata formular cu regim intern de tiparire si numerotare si va fi evidentiata intr-un registru intern de evidenta a facturilor .
In situatia in care nu se intocmeste factura in momentul livrarii, bunurile livrate trebuie sa fie insotite pe timpul transportului de avizul de insotire a marfii. Pentru a exista o corelare intre documentele de livrare, in formularul de factura trebuie sa se inscrie numarul si data avizului de insotire a marfii.
Incepand cu data de 01 ianuarie 2007, factura trebuie sa cuprinda, in mod obligatoriu, cel putin urmatoarele informatii;
numarul de ordine , in baza uneia sau mai multor serii, care sa identifice factura in mod unic
data emiterii facturii;
denumirea, adresa si codul de inregistrare ale persoanei impozabile care emite factura;
denumirea, adresa si codul de inregistrare ale cumparatorului de bunuri sau servicii;
denumirea si cantitatea bunurilor livrate sau a serviciilor prestate;
data la care au fost livrate bunurile sau au fost prestate serviciile sau data incasarii unui avans, cu exceptia cazului in care factura este emisa inainte de data livrarii respectiv prestarii sau incasarii avansului;
baza de impozitare a bunurilor si serviciilor, pentru fiecare cota de TVA, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar exclusiv TVA, precum si rabaturile, remizele risturnele si alte reduceri de pret;
indicarea in functie de cotele TVA, a taxei colectate si a sumei totale a taxei colectate, exprimate in lei, sau a urmatoarelor mentiuni:
* in cazul in care nu se datoreaza TVA, mentiunile " scutit cu
drept de deducere", " neimpozabil in Romania" sau " ne inclus
in baza de imozitare";
* in cazul in care TV A se datoreaza de catre beneficiar,
mentiunea " taxare inversa";
o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeiasi operatiune;
alte informatii solicitate de art.155 alin. ( 5) din Codul Fiscal.
Semnarea si stampilarea facturilor nu sunt obligatorii. Cu toate acestea majoritatea agentilor economici sunt reticenti fata de aceasta prevedere.
FACTURA pentru incasarea de avansuri:
Factura aferenta sumelor avansurilor incasate in legatura cu o livrare de bunuri sau cu o prestare de servicii trebuie emisa pentru fiecare beneficiar cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi lucratoare a lunii urmatoare celei in care a incasat avansurile, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa.
Regularizarea facturilor emise pentru plati in avans se realizeaza prin stornarea facturii de avans la data emiterii facturii pentru contravaloarea integrala a livrarii de bunuri, respectiv a prestarii de servicii. Stornarea se poate face separat sau pe aceeasi factura pe care se evidentiaza contravaloarea integrala a livrarii de bunuri sau prestarilor de servicii.
FACTURILE pentru livrari sau prestari catre sine
Agentul economic inregistrat in scopuri de TVA
conform art. 153 din Codul fiscal trebuie sa autofactureze, in termen de 15
zile de la data fiecarei livrari de bunuri sau prestare de servicii catre sine.
Autofactura se emite numai in scopuri TVA, si trebuie sa contina in mod obligatoriu urmatoarele informatii:
- numarul autofacturii (va fi un numar secvential acordat in baza uneia sau mai multor serii, care identifica in mod unic o factura); data emiterii; numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA din Romania al agentului economic impozabil, la rubrica furnizor;
numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA ale aceluiasi agent economic impozabil din Statul Membru in care se transfera bunurile, precum si adresa exacta a locului in care au fost transferate bunurile;
denumirea si numele, adresa si codul de inregistrare prevazut la art. 153 din Codul fiscal, ale reprezentantului fiscal, in cazul in care agentul economic, care realizeaza transferul nu este stabilit in Romania si si-a desemnat un reprezentant fiscal in Romania;
denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum si particularitatile prevazute la art. 125 1 alin. (3) din Codul fiscal, in definirea bunurilor in cazul transferului de mijloace de transport noi; data la care au fost transferate bunurile; valoarea bunurilor transferate.
Agentul economic obligat sa emita factura prin autofacturare pentru livrarile de bunuri sau prestarile de servicii catre sine va inscrie informatiile din autofactura in jurnalele pentru vanzari, urmand a fi preluate corespunzator in decontul de TVA.
FACTURA centralizatoare :
Art. 155 alin. (8) lit. a) din Codul fiscal permite agentilor economici impozabili, intocmirea unei facturi centralizatoare pentru mai multe livrari separate de bunuri sau prestari separate de servicii cu indeplinirea cumulativa a urmatoarelor conditii:
- sa se refere la livrari de bunuri sau la prestari de servicii catre acelasi client, pentru care faptul generator al taxei ia nastere intr-o perioada ce nu depaseste o luna calendaristica;
- toate documentele emise la data livrarii de bunuri sau prestarii de servicii sa fie obligatoriu anexate la factura centralizatoare.
FACTURA emisa de catre cumparator sau client in numele si in contul furnizorului sau al prestatorului
Aceasta factura se poate intocmi de catre cumparatorul unui bun sau serviciu in urmatoarele conditii:
- partile sa incheie un acord prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare;
sa existe o procedura scrisa de acceptare a facturii;
cumparatorul sa fie stabilit in Comunitate si inregistrat in Romania conform art. 153 din Codul fiscal;
- atat furnizorul sau prestatorul, in cazul in care este inregistrat in Romania conform art. 153 din Codul fiscal, cat si cumparatorul sa notifice prin scrisoare recomandata organului fiscal competent ( din raza teritoriala unde are sediul social) aplicarea acestei proceduri de facturare, cu cel putin o luna calendaristica inainte de a o initia si sa anexeze la notificare acordul si procedura de acceptare prevazute mai sus;
factura sa fie emisa in numele si in contul furnizorului sau prestatorului de catre cumparator si trimisa furnizorului sau prestatorului;
- factura sa cuprinda elementele prevazute la art. 155 alin. (5) din Codul fiscal;
factura sa fie inregistrata intr-un jurnal special de vanzari de catre furnizor sau prestator, daca este inregistrat in Romania conform Punctului 72 alin. (4) la Titlul VI Taxa pe valoarea adaugata din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal.
FACTURA emisa de catre un tert in numele si in contul furnizorului sau prestatorului
Emiterea facturii poate fi externalizata, conform art. 155 al. (8) lit. d) din Codul fiscal, ceea ce inseamna ca facturarea se poate realiza de un tert in numele furnizorului sau prestatorului, cu indeplinirea urmatoarelor conditii:
furnizorul sau prestatorul sa notifice prin scrisoare recomandata organul fiscal competent (din raza teritoriala unde isi are sediul agentul economic respectiv care se afla in calitate de furnizor sau prestator), ca emiterea de facturi va fi realizata de un tert, cu cel putin o luna calendaristica inainte de a initia aceasta procedura, si sa anexeze la scrisoare numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA al tertului;
factura sa fie emisa de catre tert in numele si in contul furnizorului sau prestatorului;
factura sa cuprinda toate elementele prevazute la art. 155 alin. (5) din Codul fiscal;
facturile sa fie puse la dispozitia organelor fiscale competente fara nici o intarziere, ori de cate ori se solicita acest lucru.
Factura emisa conform art.155 alin. (5) din Codul Fiscal va fi intocmita in orice limba oficiala a statelor membre in UE, dar la solicitarea organelor de control trebuie asigurata traducerea in limba romana. Baza de impozitare poate fi inscrisa in valuta, dar daca operatiunea nu este scutita de TVA, suma TVA trebuie inscrisa si in Ron(lei). Iar pentru inregistrarea in jurnalele de vanzari, baza impozabila va fi convertita in Ron(lei) utilizand cursul de schimb valutar prevazut la art.1391 din Codul Fiscal.
Intr-o operatiune de achizitie intracomunitara ( din stat membruUE) , baza de impozitare exprimata in valuta va fi convertita in Ron (lei) utilizand ultimul curs de schimb comunicat de BNR sau cursul de schimb utilizat de banca prin care se efectueaza decontarile, din data la care intervine exigibilitatea TVA ( obligatia de plata ), pentru operatiunea respectiva.
Facturile pot fi transmise prin mijloace electronice, daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:
partile participante in procesul economic , trebuie sa incheie un acord prin care sa prevada aceasta procedura de facturare;
furnizorul respectiv, sau cumparatorul trebuie sa notifice, prin scrisoare recomandata, organul fiscal competent ca vor aplica o astfel de procedura de facturare, cu cel putin o luna inainte de a o initia si sa anexeze acordul incheiat intre cele doua parti;
sa garanteze autenticitatea sursei si integritatea continutului facturii prin:
* semnatura electronica;
* schimbul electronic de date EDI; sau
* orice mijloace electronice agreate de Directia de tehnologie a informatiei
din cadrul Ministerului Finantelor Publice;
sa existe un document centralizator pe suport de hirtie cu evidenta tuturor facturilor transmise prin schimbul EDI intr-o luna.
Emiterea facturii poate fi externalizata, in sensul ca factura poate fi intocmita de un
tert, daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:
furnizorul sau prestatorul trebuie sa notifice prin scrisoare recomandata organul fiscal competent, cu cel putin o luna inainte de a initia aceasta procedura, ca emiterea facturilor va fi realizata de un tert.
furnizorul sau prestatorul trebuie sa anexeze la scrisoare numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri TVA ale tertului;
factura trebuie sa fie emisa de catre tert in numele si in contul furnizorului respectiv prestatorului.
Factura trebuie sa cuprinda toate elementele prevazute la art. 155 alin.(5) din Codul Fiscal;
Facturile trebuie sa fie puse la dispozitia organelor fiscale competente fara nici o intrziere, de fiecare data cand se solicita acest lucru.
Facturile emise si cele primite pot fi stocate prin orice metode, iar locul de stocare trebuie sa se afle pe teritoriul Romaniei. Exceptie fac facturile emise si cele primite prin mijloace electronice, care se pot stoca in orice loc daca, pe perioada stocarii:
se garanteaza accesul on-line la datele respective;
se garanteaza autenticitatea sursei si integritatea continutului facturilor, precum si faptul ca acestea sunt lizibile;
datele care garanteaza autenticitatea sursei si integritatea continutului facturilor sunt deasemenea stocate;
facturile sau continutul facturilor emise si primite pot fi puse la dispozitia organelor fiscale competente fara nici o intarziere, de fiecare data cand se solicita acest lucru.
La furnizor factura circula astfel:
la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in evidentele operative si pentru eventualele reclamatii ale clientilor;
la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrarea in contabilitate.
La cumparator factura circula:
la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea platii, precum si pentru inregistrarea in contabilitate.
La furnizor factura se arhiveaza :
la compartimentul desfacere;
la compartimentul financiar-contabil;
La cumparator factura se arhiveaza:
la compartimentul financiar-contabil.
Persoanele juridice care nu au obligatia de a emite facturi vor inregistra veniturile realizate zilnic utilizand monetarul, chitanta sau alte documete specifice, dupa caz. Aceasta prevedere nu se aplica agentilor economici care au obligatia sa utilizeze aparatele electronice de marcat fiscale.
De regula, in situatiile in care bunurile circula fara sa fie insotite de factura, documentul utilizat pe perioada transportului trebuie sa fie avizul de insotire a marfii.
Corectarea facturilor
Corectarea datelor inscrise in facturi se efectueaza astfel:
in cazul in care documentul nu a fost transmis catre client, respectiv partenerul de afaceri, acesta se anuleaza si se emite un nou document;
in cazul in care documentul a fost transmis clientului, se emite un nou document care trebuie sa cuprinda, pe de o parte, informatiile din documentul initial, numarul si data documentului corectat, valorile cu semnul minus, iar pe de alta parte, informatiile si valorile corecte. De asemenea, se poate emite un nou document care sa contina informatiile si valorile corecte si concomitent se emite un document cu valorile cu semnul minus in care se inscriu numarul si data documentului corectat.
Pentru urmatoarele situatii (in cazul in care este nevoie de ajustarea bazei de impozitare):
daca a fost emisa o factura si, ulterior, operatiunea este anulata total sau partial, inainte de livrarea bunurilor sau de prestarea serviciilor;
in cazul refuzurilor totale sau partiale privind cantitatea, calitatea ori preturile bunurilor livrate sau ale serviciilor prestate, in conditiile anularii totale ori partiale a contractului pentru livrarea sau prestarea in cauza, declarata printr-o hotarare judecatoreasca definitiva si irevocabila sau in urma unui arbitraj, ori in cazul in care exista un acord scris intre parti;
in cazul in care rabaturile, remizele, risturnele si celelalte reduceri de pret necuprinse in baza de impozitare si care sunt acordate dupa livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor;
in cazul in care contravaloarea bunurilor livrate sau a serviciilor prestate nu se poate incasa din cauza falimentului beneficiarului, iar ajustarea este permisa incepand cu data pronuntarii hotararii judecatoresti de inchidere a procedurii prevazute de Leg. nr. 85/2006 privind procedura insolventei, hotarare ramasa definitiva si irevocabila;
in cazul in care cumparatorii returneaza ambalajele in care s-a expediat marfa, pentru ambalajele care circula prin facturare, furnizorii de bunuri sau prestatorii de servicii trebuie sa emita facturi sau alte documente, cu valorile inscrise cu semnul minus, cand baza de impozitare se reduce sau, fara semnul minus, daca baza de impozitare se majoreaza.
Facturile emise se
transmit clientilor respectiv
partenerilor de afaceri, cu exceptia facturilor care privesc ajustari a
contravalorii bunurilor si serviciilor care nu mai pot fi incasate din cauza
falimentului clientului sau al partenerului de afaceri.
AVIZUL de INSOTIRE a marfii
Avizul de insotire a marfii se foloseste pentru insotirea marfurilor pe timpul transportului cu mijloace auto, teren, avion sau vapor si este formular cu regim intern de tiparire si numerotare.
Se intocmeste in cel putin doua exemplare, de catre unitatiile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valorii materiale, precum si in alte situatii stabilite prin procedurile proprii ale societatii.
Cazurile cele mai frecvente care conduc la intocmirea avizului de insotire a marfurilor se refera la:
din motive obiective si cu caracter exceptional nu se poate intocmi factura odata cu livrarea marfurilor;
pentru o singura livrare sunt necesare mai multe transporturi, caz in care pe avizele de insotire intocmite pe fiecare mijloc de transport si transport in parte se va mentiona " urmeaza factura";
se fac livrari in ritm constant, iar clauzele contractuale prevad facturarea la anumite intervale de timp ( cum ar fi spre exemplu de doua ori pe saptamana);
pentru materialele trimise spre prelucrare la terti, caz in care se mentioneaza pe aviz " pentru prelucrare";
pentru transferurile de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati, dispersate teritorial, cu mentiune " fara factura".
Avizul de insotire a marfii in mod obligatoriu trebuie sa cuprinda urmatoarele informatii:
seria si numarul intern de identificare a formularului;
data emiterii formularului;
datele de identificare ale furnizorului ( denumire, adresa, cod de identificare fiscala);
denumirea si cantitatea bunurilor livrate;
Date privind expeditia: ( numele delegatului, buletin sau carte de identitate cu nr. Si serie, numarul mijlocului de transport, ora livrarii,semnatura delegatului; si
Semnatura expeditorului.
Avizul de insotire serveste ca:
document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz;
document ce sta la baza intocmirii facturii dupa caz;
dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi unitati;
document de primire in gestiune, dupa caz.
La furnizor avizul de insotire circula:
la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului, pentru semnarea de primire;
la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatiilor livrate in evidentele acestuia si pentru intocmirea facturii;
la compartimentul financiar-contabil
Iar de arhivat:
Se arhiveaza la compartimentul desfacere si la compartimentul financiar -contabil.
La cumparator avizul de insotire circula:
la magazine, pentru incarcarea in gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor:
la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate in evidenta acestuia;
la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica.
Iar de arhivat
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Avizul reprezinta o " operatiune deschisa". Este obligatorie " inchiderea" lui, adica in toate cazurile in care la rubrica " cumparator nu apare o filiala, din alta localiate sau punct de lucru al aceleasi societati. Avizul de insotire se inchide prin:
facturarea in maxim pana in 15 ale lunii urmatoare de la emiterea lui.
Expedierea marfurilor prelucrate inapoi proprietarului, insotita de un aviz cu un continut similar celui care a insotit initial transportul, la care se adauga factura pentru serviciul de prelucrare,
Un aviz cu un continut similar, in cazul retrimiterii la furnizor a unor bunuri care au avut regim de consignatie.
MONETARUL:
Document aprobat de OMFP nr 970/1998, este folosit pentru consemnarea vanzarilor in unitatile cu amanuntul.
Acesta se intocmeste zilnic, la sfarsitul programului de lucru, pentru incasarile efectuate.
Firmele de comert cu amanuntul, cu anumite exceptii, au obligatia folosirii aparatelor electronice fiscale si emiterii de bonuri fiscale ( obligatie impusa prin OUG nr.28/1999, republicata).
BONUL FISCAL:
Este un document emis de casa de marcat si trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu urmatoarele:
denumirea, adresa si codul fiscal al societatii emitente;
logotipul si seria aparatului de marcat;
numarul de ordine al bonului, data si ora emiterii;
denumirea bunurilor sau serviciilor livrate, cantitatile, preturile unitare, valoarea si cota de TVA aplicata;
valoarea totala a bonului, valoarea aferenta TVA si valoarea altor taxe necuprinse in baza de impozitare a TVA.
In mod obligatoriu bonul fiscal se imaneaza clientilor, odata cu bunurile vandute. Neemiterea la vanzarea cu amanuntul a bonului fiscal reprezinta contraventie pentru societatea vanzatoare.
Important de mentionat este faptul ca achizitia si instalarea aparatelor de marcat constituie cheltuilei integral deductibile la calculul imozitului pe profit din luna punerii in functiune.
Daca se ivesc defectiuni ale casei de marcat societatea este obligata sa tina un registru special, numit carte de interventie, al carui format si mod de intocmire sunt descrise in HG. Nr. 479/18.04.2003( publicata in monitorul oficial nr 319/12.05.2003). Pe perioada cuprinsa intre momentul constatarii defectiunii si repararea casei de marcat, vanzarile vor fi consemnate intr-un registru special intocmit pe baza modelului din anexa 2a/2b la HG. Nr.479/2003.
Firma care vinde si asigura servisul caselor de marcat trebuie sa aiba abilitare in acest sens iar in cazul interventiilor supra aparatelor tehnicianul de service are obligatia sa consemneze in cartea de interventii si in registrul special de vanzari data si ora la care casa de marcat a reanceput sa functioneze.
In cazul intreruperii curentului electric , se aplica aceeiasi procedura dar in aceasta situatie o persoana responsabila ( prin decizie data de conducerea firmei) din cadrul societatii de comert cu amanuntul, va consemna in registrul special de vanzari- sub semnatura si stampila- data si ora reanceperii functionarii casei de marcat..
Sunt excluse de la obligatia folosirii caselor de marcat numai vanzarile de paine si produse de panificatie, ziare, reviste, vanzarile de timbre fiscale, postale si judiciare, activitatile de amanet, dar numai pentru primirile de obiecte.
Important de mentionat ar fi ca bonurile de vanzare pentru activitatea de taximetrie au un continut aparte, descris in detaliu in cuprinsul HG. Nr.479/2003 modificata de HG nr.2398/2004.
ROLA-JURNAL:
Este considerata ca exemplarul doi al bonului fiscal. De fapt, din punct de vedere tehnic, ea este o banda autocopiativa care trece prin imprimatorul casei de marcat deodata cu banda de bonuri fiscale si se ruleaza pe un alt tambur, pe masura ce se consuma.
La sfarsitul zilei, rola-jurnal se rupe obligatoriu dupa ultimul bon emis si se arhiveaz,conform legii timp de doi ani.
RAPORTUL FISCAL DE INCHIDERE ZILNICA ( Raportul Z)
Acest raport este un documet emis tot de casa de marcat si reprezinta o functie obligatorie a acesteia. El trebuie sa contina in mod obligatoriu urmatoarele:
denumirea, adresa si codul fiscal al agentului economic emitent;
logo-tipul si seria aparatului de marcat;
numarul de ordine al raportului, data si ora emiterii;
numarul bonurilor emise in ziua respectiva;
valoarea totala a operatiunilor efectuate, inclusiv TVA, si
valoarea taxelor necuprinse in baza de impozitare.
Raportul fiscal de inchidere zilnica se arhiveaza timp de 10 ani.
REGISTRU SPECIAL:
Este documentul in care se consemneaza datele din rapoartele fiscale de inchidere zilnica. Acest document impreuna cu memoriile fiscale ale aparatului de marcat se arhiveaza timp de 10 ani.
BONUL DE COMANDA-CHITANTA:
Este documentul specific contractarii si efectuarii de servicii. Acest document are rol atat de consemnare si incasare a veniturilor de la clienti, cat si inregistrarea obiectelor si materialelor primite de la acestia pentru a fi reparate, curatate, croite etc. Documentul bonul de comanda-chitanta se intocmeste cel putin in doua exemplare.
Pentru operatiuni intracomunitare si de import export societatile mai uzeza si de alte documente cum ar fi urmatoarele:
FACTURA externa de export ( INVOICE) - se poate folosi si la achizitii si livrari intracomunitatre:
Este document editat in limba straina , in care a fost incheiat contractul si cu mentionarea sumelor in valuta contractului. Acest document are forma stabilita la libera alegere a exportatorului sau agentului care face livrarea intracomunitara, si trebuie in mod obligatoriu sa cuprinda urmatoarele date:
numele si adresa exportatorului ( sau unitatii care face livrarea intracomunitara);
felul si descrierea marfii;
cantitatea, pretul unitar si valoare marfii;
termenul de plata;
referinta comuna ( numar contract comanda);
numele si adresa bancii exportatorului;
numele si adresa importatorului sau a beneficiarului livrarii intracomunitare inclusiv numarul de identificare fiscala si codul de tara.
FACTURA INTERNA ( numai pentru unitati exportatoare)
Este un formular de factura cu TVA zero, intocmit in lei la cursul vamal. Cursul vamal este stabilit de Directia Generala a Vamilor pentru saptamana in care se face exportul si este comunicat de aceasta in fiecare zi de vineri pentru saptamana urmatoare.
DOCUMENTELE DE TRANSPORT
Documente ce atesta expeditia marfurilor /( livrarea si achizitia marfurilor ) acetea sunt in functie de calea de transport aleasa urmatoarele:
pentru transport auto- CMR
pentru transport pe calea ferata- CMR;
pentru transport aerian- Airway Bill AWB;
pentru transport marin- Bill of Lading ( conosament)
DECLARATIA DE INCASARE VALUTARA (DIV) :
Este documentul care este folosit in raporturi de import export cu agenti economici care nu fac parte din spatiul comunitar ( nu fac parte din tari membre in Uniunea Europeana).
Document pe baza caruia vama intocmeste documentele de vamuire propriu-zisa si se distribuie astfel:
un exemplar la exportator, pentru contabilitatea sa;
un exemplar la banca, cu viza vamii care atesta iesirea marfurilor din tara;
un exemplar la vama;
un exemplar la Banca Nationala a Romaniei;
DECLARATIA VAMALA DE EXPORT ( DVE)
Este un document ce este folosit in raporturi de import export cu agenti economici care nu fac parte din spatiul comunitar ( nu fac parte din tari membre in Uniunea Europeana).
Atesta vamuirea marfurilor, valoarea lor in vama ( care este de regula egala cu valoarea facturii externe de export, valoarea exportului in Ron).
Pentru o buna evidenta majoritatea societatilor tin un registru a DIV preluate de la banca si le ataseaza la DVE aferente, unde se mai noteaza numarul facturilor interne si respectiv externe, data , beneficiarul si data incasarii exportului .
CARNETUL TIR:
Este un document cu valoare care se foloseste doar in afara Uniunii Europene ( deci intre tarile membre UE nu mai trebuie folosit ), care garanteza plata taxelor vamale a marfurilor transportate in regim TIR, pana la concurenta sumei de 50 000 USD.
Societatea care foloseste carnete TIR, le foloseste doar pentru raporturile comerciale de import-export si trebuie sa garanteze prin depozit sau scrisoare de garantie bancara in favoarea IRU ( International Road Transport Union), in Romania UNTRR ( Uniunea Nationala a Transportatorilor Rutieri din Romania).
Carnetele TIR sunt de mai multe tipuri: cu patru, sase, saisprezece sau douazeci de voleti, cu (1) o pereche de voleti ( 1 alb, 1 verde) fiind utilizate pentru fiecare operatiune TIR.
Carnetul TIR este compus din urmatoarele elemente:
coperta carnetului TIR;
manifestul marfurilor ( voletul galben non vamal);
perechi de voleti albi si verzi ( cu matcile lor respective);
procesul verbal de constatare;
coperta din spate cu cuponul detasabil.
Pentru a putea fi utilizat, carnetul TIR trebuie complectat, semnat si stampilat de catre titular la rubricile respective de pe coperta, Manifestul marfurilor ( fila galbena non-vamala) toate voletele alb-verde si Procesul-verbal de constatare( ultima fila galbena) cu : numele, adresa, tara si Codul unic de identificare).
Autoritatile vamale din tarile de plecare si de destinatie, vor retine in sarcina titularului carnetului TIR eventualele nepotriviri intre cantitatea indicata pe manifestul marfurilor din carnetul TIR si continutul efectiv al incarcaturii din vehicolulu rutier.
Persoanele juridice care sunt platitoare de TVA in functie de situatia operatiunilor, au obligatia de a tine evidenta urmatorelor documente :
al doilea exemplar al facturilor emise sau al altor documente emise de societatea in cauza cu privire la activitatea desfasurata ( referitore la livrari intracomunitare sau extracomunitare) Inregistrate in mod cronologic intr-un registru;
facturi si alte documente primite de la terti , ce au legatura cu activitatea sa economica ( referitoare la achiztii intracomunitatre sau extracomunitare) Deasemenea inregistrate in mod cronologic intr-un registru .
Daca este cazul REGISTRUL non-transferurilor de bunuri transportate de agentul economic impozabil sau de alta persoana in contul acesteia in afara Romaniei dar in interiorul comunitatii europene ( UE). Acest registru se tine obligatoriu pentru urmatoarele operatiuni;
utilizarea temporara a unui bun transferat in alt stat membru pentru anumite utilizari de catre persoana impozabila stabilita in Romania, pe teritoriul statului membru de destinatie a bunului expediat sau transportat;
Prestarea de servicii in favoarea persoanei impozabile care implica lucrari asupra bunurilor corporale, efectuate in statul membru in care se termina expedierea sau transportul bunului, cu conditia ca bunurile dupa prelucrare sa fie reexpediate persoanei impozabile din Romania de la care au fost expediate si transportate initial.
Pentru situatii in care se aplica masurile simplificate
REGISTRUL non-transferurilor trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu:
un numar de ordine;
data transportului bunurilor;
denumirea si adresa primitorului ;
descrierea bunurilor transportate;
cantitatea bunurilor transportate;
valoarea bunurilor transportate;
data la care bunurile sunt transportate inapoi dupa ce au fost prelucrate sau expertizate;
descrierea bunurilor returnate;
cantitatea bunurilor returnate;
Daca este cazul descrierea bunurilor care nu sunt returnate ,cantitatea bunurilor care nu sunt returnate, si o mentiune referitore la documentele emise in legatura cu bunurile care nu sunt returnate si data emiteri acestor documente.
Acest registru nu trebuie completat pentru :
bunurile necesare desfasurarii activitatilor de presa , radiodifuziune si televiziune;
bunurile necesare exercitarii unor profesi sau meserii liberale ( cum ar fi spre exemplu avocatura sau contabilitate ) cu conditia ca aceste bunuri sa nu fie utilizate mai mult de 7 zile in afara Romaniei sau 24 de luni functie de valoare lor intr 250 euro si 1250 euro;
mijloace de transport imatriculate in Romania;
paleti, containere si alte ambalaje care circula fara facturare.
REGISTRUL bunurilor primite
Agentii economici din Romania care sunt platitori de TVA si primesc, bunuri corporale mobile de la persoane juridice din alte state membre UE inregistrate in scopuri TVA in statele respective, pentru a fi expertizate ,sau pentru a se prelucra sau repara,trebuie sa inregistreze aceste bunuri intru-n registru special numit "Registrul bunurilor primite" si acesta trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu urmatoarele date:
numarul de ordine si data primirii bunurilor;
denumirea si adresa agentului economic primitor;
codul de inregistrare in scopuri de TVA al agentului economic primitor;
descrierea bunurilor primite si cantitatea acestora;
data transportului la returnare catre agentul economic proprietar al bunurilor supuse expertizarii, prelucrarii sau repararii;
cantitatea si descrierea bunurilor care sunt returnate agentului economic proprietar;
mentiuni referitoare la documentele emise in legatura cu serviciile prestate si data acestor documente;
cantitatea si descrierea bunurilor care nu sunt returnate clientului si mentiunile referitoare la cauze, respectiv mentiunea unei date viitore de expediere.
In acest registru nu se inregistreaza bunurile ce fac parte din operatiuni extracomunitare adica bunurile ce sunt plasate in regim vamal de perfectionare activa si pentru care evidentele sunt organizate separat conform legislatiei vamale
1.4.1 Organizarea Compartimentului Financiar-Contabilitate:
In functie de marimea intreprinderii se poate organiza pe mai multe servicii si/sau birouri. In cazul in care se organizeaza pe servicii, societatii de comert turism ii sunt specifice:
Serviciul financiar;
Serviciul contabilitate;
Revizor de gestiune (control financiar intern).
Serviciul financiar are ca atributii:
Intocmirea bugetelor de venituri si cheltuieli si urmarirea executiei lor;
Realizarea operatiunilor de decontare;
Realizarea relatiilor cu banca;
Asigurarea finantarii activitatii din surse proprii sau contractarea de credite;
Organizarea realizarea si controlul operatiunilor de casa.
Serviciul financiar poate intocmi in cadrul societatilor mari Tabloul de trezorerie si chas-flow-ul unitatii.
Serviciul contabilitate organizeaza si tine contabilitatea mijloacelor fixe, stocurilor, veniturilor si cheltuielilor societatii. Aici se inregistreaza operatiile economico-financiare, se intocmeste Registrul jurnal, se determina rezultatul si daca este cazul impozitul pe profit, se intocmeste balanta de verificare si situatiile care se depun in termene legale organului de stat.
Serviciul revizor de gestiune organizeaza inventarierea gestiunilor, participa la controlul acestora, stabileste diferentele la inventar si propune modul de regularizare al lor, determina responsabilitatile materiale ale gestionarilor.
Organizarea contabilitatii se face in functie de profilul de activitate al societatii si structura ei organizatorica ceea ce determina diferentieri in documentele intocmite, circuitul acestora, procedeele alese pentru evaluarea bunurilor, metodele de contabilizare a anumitor elemente patrimoniale si conturile folosite.
Copyright © 2024 - Toate drepturile rezervate
