Principii generale ale organizarii contabilitatii institutiilor publice

PRINCIPII GENERALE ALE ORGANIZARII CONTABILITATII INSTITUTIILOR PUBLICE

1. NOTIUNI GENERALE ASUPRA EVIDENTEI BUGETARE

Contabilitatea bugetara trebuie sa asigure reflectarea intregului proces al executarii bugetului de stat pe feluri de venituri si naturi de cheltuieli pe verigile sistemului bugetar, precum si pe fiecare organ financiar si institutie bugetara in parte conform clasificatiei bugetare.

Totodata, contabilitatea bugetara ca instrument in procesul de executare a bugetului trebuie sa furnizeze datele necesare cunoasterii mijloacelor materiale si banesti aflate in folosinta institutiilor bugetare, permitand in acest fel exercitarea controlului asupra utilizarii acestora.

Contabilitatea publica se tine la nivelul tuturor componentelor sistemului bugetar. Aceste componente pot fi grupate dupa mai multe criterii, ca:

Dupa obiectul activitatii:

institutii administrative (ministere, celelalte organisme centrale), institutii locale (prefecturi si primarii);

specifice acestora sunt cheltuielile administrative (efectuate in
scopul desfasurarii acestora);

institutii de specialitate (cu caracter functional: invatamant, medicale, justitie, procuratura);

aici apar si cheltuielile de baza pe langa cheltuielile administrative.

Dupa modul de finantare:

institutii finantate integral de la buget;

institutii cu finantare mixta (de la buget si prin venituri proprii);

institutii care-si asigura integral veniturile pentru acoperirea cheltuielilor;

Din punct de vedere al subordonarii:

institutii de subordonare centrala;

institutii de subordonare locala.

Inregistrarile in contabilitate se fac pe baza documentelor justificative, cronologic, adica prin respectarea succesiunii documentelor in ordinea datelor calendaristice de intocmire a acestora, si sistematic, in conturile sintetice si analitice.

ORGANIZAREA ACTIVITATII FINANCIARE A MUZEULUI NATIONAL DE ARTA AL ROMANIEI

Activitatea financiara bine organizata trebuie sa fie structurata in asa fel incat sa asigure, in principal, urmatoarele: informarea completa si corecta a conducerii; observarea in timp util a tendintelor noi in derularea fenomenelor si pregatirea deciziilor previzionate a avea un succes in viitor; conditii optime pentru apararea si consolidarea patrimoniului si independentei intreprinderii.

Organizarea activitatii financiare porneste de la sarcinile activitatii financiare, care sunt concretizate in domeniile previziunii si executiei, analizei, controlului si coordonarii. Cele mai importante momente se refera la: elaborarea si executarea bugetului de venituri si cheltuieli si a altor planuri financiare pe termen lung, mediu si scurt in vederea asigurarii resurselor necesare finantarii complete si la timp a tuturor actiunilor; fundamentarea necesarului de active circulante si asigurarea structurii optime de finantare a ciclului de exploatare; stabilirea si negocierea preturilor si tarifelor; organizarea tuturor operatiilor banesti de incasari si plata; studiul si analiza privind mobilizarea, alocarea si utilizarea capitalurilor precum si exercitarea actiunilor de control financiar; permanentizarea masurilor care sa asigure echilibrul financiar, rentabilitatea financiara, cresterea economica si flexibilitatea institutiei.

Pornind de la aspectele majore ale activitatii financiare, putem aprecia ca viabilitatea unei institutii depinde, in cea mai mare masura, de organizarea compartimentului financiar - contabil. In aceasta institutie, activitatea financiara este organizata (pe birouri sau servicii), pe compartimente, astfel:

serviciul economic:

1. birou financiar (3 persoane)

compartimentul casierie realizeaza operatiuni de incasari si plati in numerar potrivit regulamentului operatiunilor de casa, intocmeste registrul de casa, ridica numerarul de la banca, ia masuri privind securitatea banilor si a altor valori aflate in casierie etc.;

compartimentul decontari executa urmatoarele lucrari: intocmirea si ordonantarea documentelor de incasari si plati in numerar si prin virament; controlul inregistrarii operatiilor banesti in extrasele de cont de la banca si in registrul de casa intocmit de casier; urmarirea incasarii tuturor facturilor pentru produsele livrate si asigurarea tuturor platilor privind obligatiile institutiei; evidenta avansurilor spre decontare, a debitorilor, a imputatiilor si a instrumentelor de plata bancare; supravegherea permanenta a circulatiei documentelor de decontare cu banca, analiza cuantumului facturilor incasate si stabilirea masurilor pentru sporirea dinamicii incasarilor; verificarea disciplinei de casa;

birou contabilitate (3 persoane) care tine contabilitatea patrimoniului pe categorii si pe fiecare obiect de evidenta, precum si pe cele doua destinatii: aflate in administrare si concesionate, inchiriate sau date in folosinta gratuita; evidenta valorilor materiale cantitativ si valoric; contabilitatea cheltuielilor si a veniturilor;

3. birou audit intern si control financiar preventiv (4 persoane)

- compartimentul analize economico - financiare realizeaza urmatoarele operatii: examineaza periodic echilibrul financiar al institutiei pa baza bilantului, stabilind masuri pentru eliminarea starii de insolvabilitate; urmareste si analizeaza periodic eficienta utilizarii activelor fixe si circulante, evolutia rezultatelor institutiei si a structurii cheltuielilor materiale, randamentul capitalului, precum si alti indicatori financiari, luand masurile corespunzatoare atunci cand se constata deficiente etc.;

- compartimentul control financiar intern (CFI) si control financiar preventiv (CFP) organizeaza si exercita controlul financiar si controlul gestionar de fond privind modul de gospodarie a resurselor materiale si banesti; sisteaza cheltuielile neeconomicoase, inoportune si ilegale; combate abuzurile; urmareste aplicarea sanctiunilor disciplinare, contraventionale sau penale, precum si stabilirea sanctiunilor raspunderii materiale sau civile, dupa caz, impotriva celor vinovati si face propuneri de imbunatatire a activitatii economico - financiare a institutiei. Activitatea de control urmareste si verifica intreaga activitate desfasurata de institutie din momentul aprovizionarii si pana in momentul realizarii serviciilor.

Organigrama compartimentelor care se ocupa de activitatea economico - financiara se realizeaza in functie de eficienta, complexitatea si volumul activitatilor si costul serviciilor respective, precum si inconvenientele care apar in lipsa bunei organizari a compartimentelor respective.

Problemele financiare nefiind rupte de ansamblul activitatilor curente din institutii si din afara lor, pentru realizarea atributiilor specifice activitatii de baza, institutia intra in relatii multiple si variate cu alti agenti economici din cadrul economiei nationale si mondiale, cu salariatii, cu bugetul statului, cu institutiile financiare, bancare si de asigurari.

Activitatea manageriala in domeniul financiar - contabil este pozitiv apreciata daca, in stransa legatura cu celelalte activitati, contribuie la sporirea performantelor institutiei, respectiv cresterea rentabilitatii economice si financiare, a intregii activitati de ansamblu.

3. ORGANIZAREA CONTABILITATII LA MUZEUL NATIONAL DE ARTA AL ROMANIEI

Organizarea evidentei contabile la muzeu, ca la orice alta entitate care este obligata sa tina evidenta contabila in partida dubla, urmareste ca aceasta sa indeplineasca cele trei functii ale sale:

1. cunoastere a fenomenelor si operatiunilor;
2. inregistrarea (oglindirea) operatiunilor inregistrate;

Pentru indeplinirea acestor functii principale contabilitatea in general trebuie sa asigure:

a)     inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiei cu privire la situatia patrimoniala si rezultatele obtinute;

b)     controlul operatiunilor patrimoniale efectuate si exactitatea datelor furnizate;

c)     furnizarea informatiilor necesare stabilirii patrimoniului, executarii BVC si intocmirii bilanturilor contabile si darilor de seama contabile;

In cadrul sistemului de organizare a contabilitatii la o institutie publica intra urmatoarele obiective:

organizarea in compartiment distinct a evidentei contabile, condus de un director financiar - contabil sau contabil - sef, care trebuie sa aiba studii economice superioare, care raspund de tinerea contabilitatii potrivit legii, impreuna cu personalul din subordine;

organizarea contabilitatii in cadrul compartimentului contabil pentru:

- contabilitatea patrimoniului public si privat al statului care se tine si pe categorii si pe fiecare obiect de evidenta, precum si pe cele doua destinatii: - aflate in administrare;

- concesionate, inchiriate sau date in folosinta gratuita.

Evidenta valorilor materiale se tine cantitativ si valoric.

contabilitatea mijloacelor banesti si a relatiilor cu debitorii, clientii, salariatii, furnizorii, creditorii institutiei, care se tine pe categorii si pe fiecare persoana fizica sau juridica;

contabilitatea cheltuielilor se tine pe feluri de cheltuieli, dupa natura lor, pe articole si alineatele clasificatiei economice bugetare. Contabilitatea cheltuielilor se tine distinct pe surse de finantare:

- din buget;

- din venituri extrabugetare;

- din fonduri speciale;

- din donatii, sponsorizari;

- din credite externe guvernamentale etc..

contabilitatea veniturilor se tine tot pe feluri de venituri, dupa natura lor, adica pe:

- venituri din surse proprii folosite cu prioritate la compensarea cheltuielilor, potrivit legii;

- venituri constituite ca venituri extrabugetare, potrivit legii;

- venituri constituite ca fond special, potrivit legii;

- venituri varsate la buget, potrivit legii;

- venituri din sponsorizari etc..

3. Registrele de contabilitate folosite:

registrul - jurnal;

registrul inventar;

registre auxiliare pe grupe de operatiuni - casa, banca, achizitii, salarii, diverse;

registrul numerelor de inventar pentru mijloace fixe (si obiectelor de inventar) si registrul de raspandiri al mijloacelor fixe si obiectelor de inventar;

cartea mare (pe baza careia se intocmeste balanta de verificare, acolo unde se tine acest registru, sau direct pe baza fiselor de cont sintetice, acolo unde nu se tine).

4. Forme de evidenta folosite:

- maestru - sah;

- jurnal - order;

- maestru - sah cu jurnale (combinat) - cea mai folosita

5. Formularele ce se utilizeaza in functie de forma de evidenta contabila folosita, ca de exemplu forma de jurnale:

registrul - jurnal (cod 14-11)

registrul inventar (cod 14-1-2)

jurnale auxiliare (pentru creditul conturilor) si situatii auxiliare (pentru debitul conturilor);

cartea mare (cod 14-1-3);

balanta de verificare (cod 14-6-30);

fisa de cont analitic pentru valori materiale, fisa de cont pentru operatiuni diverse, fisa pentru operatiuni bugetare (cod 4-6-23)etc.., folosite la contabilitatea analitica;

documentul cumulativ (folosit pentru gruparea operatiunilor efectuate intr-o zi la contul privind casa, sau banca etc..).

Organizarea evidentei contabile intr-o institutie publica trebuie sa asigure inregistrarea cronologica, sistematica si operativa a operatiunilor potrivit planului de conturi si a normelor metodologice emise de MF si actualizate periodic. In vederea realizarii acestui scop este necesara intocmirea unui grafic de executie a lucrarilor cu termene pe fiecare salariat si operatiunile ce trebuie sa le efectueze, cui trebuie sa predea lucrarea si in ce consta lucrarea sa specificate in fisa postului.

Organizarea evidentei contabile intr-o institutie publica trebuie sa asigure reflectarea integritatii operatiunilor patrimoniale si financiare efectuate de catre acestea, precum si legalitatea lor.

In contabilitate nu se poate inregistra nici un document care nu este vizat si aprobat de persoanele imputernicite de conducatorul institutiei pentru necesitatea, oportunitatea si legalitatea operatiunii, prin aplicarea semnaturii acestora si a vizei de control financiar preventiv, conform Legii nr. 84 / 2003 si OMFP nr. 522/2003.