Certificarea calitatii

CERTIFICAREA CALITATII

In conditiile diversificarii si inoirii rapide a ofertei de marfuri si a mondializarii pietelor, a aparut necesitatea introducerii unor practici noi, care sa asigure cresterea increderii intre partenerii comerciali din diferite tari si, in special, a increderii consumatorului privind calitatea produselor pe care le achizitioneaza.

Deoarece simpla afirmatie a producatorului nu mai oferea garantii obiective privind calitatea produselor, intr-o serie de tari, in primul rand in cele dezvoltate, s-a introdus sistemul certificarii.

Certificarea a capatat o larga extindere in comertul international, mai ales dupa aparitia standardelor internationale ISO seria 9000 si a normelor europene EN seria 45000.

Prin certificare, conform normelor europene EN seria 45000, se intelege "actiunea unei terte parti care dovedeste existenta increderii adecvate ca un produs, proces sau serviciu, corespunzator identificat, este in conformitate cu un anumit standard sau cu un alt document normativ". Deci certificarea reprezinta o modalitate de atestare a conformitatii produselor, serviciilor, proceselor, sistemului calitatii unei intreprinderi, cu un referential prestabilit, atestare pe care o realizeaza un organism neutru, independent de producator si beneficiar, denumit organism de certificare. Recunoasterea oficiala a competentei unui organism de certificare se realizeaza prin acreditare. Scopul principal al acreditarii este de a tine sub control organismele de certificare. Acest control poate fi exercitat direct de catre stat, sau de un organism care se ocupa de toate aspectele tehnice ale acreditarii.

In scopul asigurarii unei baze unitare pentru acreditare, organismele europene de standardizare CEN (Comitetul European de Standardizare) si CENELEC (Comitetul European de Standardizare in Electrotehnica) au elaborat srandardele europene EN seria 45000. Aplicarea acestor standarde este obligatorie in tarile Uniunii Europene si ale Asociatiei Europene a Liberului Schimb. Ele au fost adoptate si de Romania, ca standarde nationale, in anul 1993 (figura 2.5.1.).

Figura 2.5.1.

Standardele EN 45011, EN 45012 si EN 45013 prevad criteriile generale pe care trebuie sa le indeplineasca organismele de certificare a produselor, sistemelor calitatii si personalului, pentru a fi acreditate. Aceste criterii, considerate minime, pot fi suplimentate in functie de cerintele concrete ale unui anumit sector.

Potrivit acestor standarde, organismul de certificare trebuie sa fie impartial, cu o structura administrativa, organizatorica adecvata si cu un personal competent, corespunzator pregatit pentru functiile pe care le exercita. El trebuie sa asigure tinerea sub control a documentatiei referitoare la sistemul de certificare. Se prevede, de asemenea, obligatia organismului de certificare de a dispune de proceduri documentate de certificare, mijloacele necesare pentru certificarea si supravagherea respectarii conditiilor certificarii, proceduri documentate privind rezolvarea recursurilor, retragerea sau anularea certificatelor acordate si obligatia de a mentine un sistem de inregistrare adaptat conditiilor proprii si conform cu reglementarile in vigoare.

Organismul de certificare trebuie sa elaboreze un manual al calitatii si proceduri documentate, prin care sa stabileasca modul in care se asigura satisfacera cerintelor prevazute de standardele mentionate. Evaluarea conformitatii cu aceste cerinte se realizeaza prin audituri interne si analize periodice.

Standardele EN 45001, EN 45002 si EN 45003 stabilesc criteriile generale pentru functionarea si evaluarea laboratoarelor de incercari, care efectueaza determinari in cadrul unui sistem de certificare, ca si cerintele pe care trebuie sa le indeplineasca organismele de acreditare ale acestor laboratoare. Acreditarea laboratoarelor este definita in standardul EN 45001 ca reprezentand o "recunoastre oficiala a competentei unui laborator de incercari de a realiza anumite incercari sau tipuri de incercari".

Standardul EN 45014 specifica procedurile recomandate pentru situatia in care furnizorul isi propune sau i se cere sa declare ca un anumit produs este in conformitate cu un referential. Declaratia de conformitate reprezinta declaratia unui furnizor (fabricant, distribuitor, importator, etc.), care afirma pe propria raspundere ca un produs, proces sau serviciu este in conformitate cu un standard, sau cu un alt document normativ.

Declaratia de conformitate trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii:

numele si adresa celui care a emis declaratia;

identificarea produsului (denumire, tip, numar de model si orice alte informatii suplimentare relevante);

standardele sau alte documente normative la care se face referire intr-o forma precisa, completa si corespunzator definita;

toate informatiile suplimentare care pot fi necesare (clasa de calitate, categoria etc.);

data emiterii declaratiei;

semnatura si functia sau marcajul echivalent al persoanei autorizate;

confirmarea ca declaratia a fost emisa pe propria raspundere a furnizorului.

Aceasta declaratie poate avea forma unui document, a unei etichete, sau o alta forma echivalenta. Ea poate fi tiparita sau aplicata pe un imprimat, catalog, o factura, sau pe instructiunile de utilizare, referitoare la produsul in cauza.

Certificarea sistemelor calitatii

Certificarea sistemelor calitatii reprezinta atestarea, de catre organismul de certificare, a conformitatii acestora cu un standard de referinta din seria EN 29000 (ISO 9000), sau echivalentele acestora. Ea se poate realiza si pe baza unui alt standard sau document normativ. In acest caz organismul de certificare trebuie sa demonstreze ca documentele in cauza au in vedere un sistem al calitatii de nivel si continut compatibile cu standardele ISO mentionate mai sus. Dovada conformitatii cu standardul (documentul normativ) stabilit o reprezinta certificatul sistemului calitatii.

Certificarea sistemului calitatii unei intreprinderi se realizeaza atat in scopuri externe (publicitar, aliniere la diferite reglementari, la Directivele comunitare etc.), cat si in scopuri interne (realizarea obiectivelor stabilite, potrivit politicii intreprinderii in domeniul calitatii, motivarea personalului pentru imbunatatirea calitatii, asigurarea capabilitatii proceselor privind realizarea anumitor performante).

Prin certificarea sistemului calitatii de catre organisme terte, independente, avand un prestigiu recunoscut, se creaza o dovada a superioritatii intreprinderii fata de concurenti, avand un sistem al calitatii eficient, capabil sa asigure, in mod constant, obtinerea unor produse corespunzatoare pentru satisfacerea cerintelor clientilor.

Un sistem al calitatii certificat da mai multa incredere conducerii intreprinderii ca toate procesele si activitatile sunt tinute sub control, permitind obtinerea unor rezultate prestabilite. El poate determina personalul sa se preocupe mai mult de imbunatatirea calitatii propriei activitati, in favoarea rezultatelor de ansamblul ale intreprinderii. Implicatii favorabile asupra proceselor intreprinderii rezulta si prin implementarea unui sistem al calitatii potrivit standardelor ISO 9000 a caror conditie importanta o reprezinta instruirea corespunzatoare a personalului, astfel ca se realizeaza perfectionarea acestuia in domeniul asigurarii calitatii.

Un certificat obtinut pentru sistemul calitatii intreprinderii nu inseamna ca, in mod automat, toate produsele pe care le furnizeaza intreprinderea vor fi fara abateri fata de cerintele stabilite. Astfel ca dupa certificare, trebuie asigurata respectarea conditiilor din referentialul stabilit, ceea ce presupune eforturi continue de perfectionare a tuturor acestor procese, evitandu-se aparitia deficientelor de orice natura, pe intreaga traiectorie a produsului. Cheltuielile pentru certificarea si mentinerea sistemului calitatii sunt relativ mari, de aceea intreprinderile mici manifesta, de multe ori, retinere fata de acest tip de certificare.

Acreditarea nu este obligatorie, intreprinderea avand libertatea sa-si aleaga organismul de certificare care sa corespunda politicii sale de promovare a produselor pe diverse piete de desfacere.

Certificarea sistemelor calitatii presupune, de regula, parcurgerea urmatoarelor patru etape principale:

pregatirea auditului de certificare;

examinarea documentelor sistemului calitatii;

efectuarea auditului de certificare;

acordarea certificatului si supravegherea respectarii conditiilor certificarii.

1. Pregatirea auditului de certificare

Dupa discutia de informare preliminara, organismul de certificare verifica daca intreprinderea solicitanta indeplineste conditiile necesare efectuarii auditului de certificare. In acest scop ii transmite un chestionar de autoevaluare. Pe baza chestionarului complectat de intreprindere, organismul de certificare stabileste daca se poate trece sau nu la faza urmatoare. In masura in care se considera necesar, poate fi efectuat un preaudit, de catre echipa desemnata de organismul de certificare.

2. Examinarea documentelor sistemului calitatii

Intreprinderea transmite organismului de certificare documentele sistemului calitatii (manualul calitatii si, dupa caz, procedurile, instructiunile de lucru, sau alte documente relevante), care sunt examinate de responsabilul de audit, de regula pe baza unui chestionar tip. Se pot intalni urmatoarele situatii:

responsabilul de audit nu poate raspunde la toate intrebarile din chestionar, pentru ca documentele sistemului calitatii prezentate de intreprindere sunt incomplete sau neclare; in acest caz se ia legatura cu intreprinderea pentru clarificarea aspectelor respective;

sistemul calitatii prezentat in documentele examinate nu corespunde conditiilor certificarii, situatie in care se propune intreprinderii imbunatatirea sistemului calitatii;

sistemul calitatii prezentat in documentele examinate corespunde referentialului stabilit, situatie in care se poate efectua auditul de certificare.

Concluziile analizei sunt cuprinse in "Raportul privind examinarea documentelor sistemului calitatii", raport pe care organismul de certificare il transmite intreprinderii. In cazul in care a decis efectuarea auditului de certificare, odata cu raportul comunica intreprinderii si componenta echipei de audit si perioada de efectuare a acestuia.

3. Efectuarea auditului de certificare

Auditul de certificare se desfasoara potrivit metodologiei auditului sistemelor calitatii, prevazute in standardul ISO 10011-1 Ghid pentru auditarea sistemelor calitatii. Partea 1: Auditare.

Responsabilul de audit intocmeste un plan privind desfasurarea auditului, care este definitivat impreuna cu reprezentantul conducerii intreprinderii.

Dupa sedinta de deschidere, la care participa alaturi de reprezentantul conducerii si coordonatorii compartimentelor care urmeaza sa fie auditate, echipa de audit examineaza elementele sistemului calitatii, potrivit planului stabilit. De regula, pentru chestionarea persoanelor din compartimentele respective se folosesc chestionare tip, stabilite de organismul de certificare, existand insa si posibilitatea formularii unor intrebari suplimentare. Auditorii examineaza apoi pe cont propriu elementele in cauza, pentru a se putea convinge ca sunt respectate cerintele prevazute in referentialul stabilit pentru certificarea sistemului calitatii.

Pe baza constatarilor facute de auditori se intocmesc "rapoarte de neconformitati" (daca au fost identificate). Cu prilejul sedintei de incheiere, responsabilul de audit prezinta conducerii constatarile echipei.

Potrivit practicii unor organisme de certificare a sistemelor calitatii, se intocmeste un "raport preliminar", cuprinzand, in sinteza, constatarile echipei de audit. Ulterior, responsabilul de audit, de comun acord cu auditorii, intocmeste raportul final.

4. Acordarea certificatului si supravegherea respectarii conditiilor certificarii

In functie de continutul raportului de audit, organismul de certificare poate hotara acordarea certificatului, sau efectuarea, a inca unui audit al sistemelui calitatii intreprinderii. Astfel, daca au rezultat abateri importante fata de conditiile din standardul de referinta, organismul de certificare cere efectuarea unui alt audit.

In cazul unui raport favorabil, organismul de certificare acorda certificatul intreprinderii in cauza si incheie cu aceasta un contract in care sunt precizate conditiile de efectuare a auditurilor anuale de supraveghere si a auditului de reinnoire. Acestea se desfasoara potrivit metodologiei auditului de certificare, prezentat anterior.

In Romania singura autoritate care are drept de acreditare a organismelor (de acreditare a laboratoarelor, de certificare a sistemelor calitatii, de certificare a produselor sau de certificare a personalului) este Institutul Roman de Standardizare (IRS). In cazul organismelor de certificare a sistemelor calitatii conditiile organizatorice si de functionare trebuie sa fie conforme standardului romanesc si european SR EN 45012.

In 1997 era acreditat in Romania pentru certificarea sistemelor calitatii, ca organism extern, doar TÜV Bayern Sachsen, München, Germania, cu o reprezentanta in Bucuresti (deci cu posibilitatea certificarii sistemelor calitatii si cu documentatia intocmita in limba romana). Acest organism este acreditat sa certifice sistemele calitatii, practic, in toate domeniile de activitate economica.

Ca organisme nationale, in 1997 erau acreditate urmatoarele firme:

AEROQ S.A. Bucuresti, pentru, in special, industria aeronautica dar si pentru industria textila, alimentara, prelucrarea lemnului, chimie si petrochimie, produse farmaceutice, din cauciuc, mase plastice, metale, pentru materiale de constructie, pentru masini si echipamente electrotehnice, electronice si optice, etc.;

SRAC Bucuresti, cu acoperirea tuturor domeniilor firmei AEROQ si, in plus, pentru servicii ca, de exemplu, intermedieri financiare, hoteluri si restaurante, proprietati mobiliare, servicii de inginerie, administratie publica, invatamant, sanatae, protectie sociala, etc.

Certificarea conformitatii sistemelor calitate in raport cu standardele ISO nu are un catacter obligatoriu, insa aceasta actiune devine necesara pentru supravietuirea pe piata. Certificarea va detine un rol din ce in ce mai mare in comertul intern si international si, pana la sfarsitul secolului, va constitui ceva normal. Acele intreprinderi care nu vor trata cu seriozitate problema certificarii sistemelor lor de calitate vor fi privite cu neincredere de catre potentialii lor clienti, riscand sa fie eliminate de pe piata.