FUNCTIILE NEGOCIERII

FUNCTIILE NEGOCIERII

Negocierea este o forma de interactiune care are costuri intrinseci: de timp, efort psihic, alte resurse materiale si umane. Negociatorii au nevoie de timp pentru pregatirea intalnirii cu partenerii; desfasurarea tratativelor necesita, de asemenea, timp ca partile sa construiasca repere comune in functie de care sa-si adapteze comportamentele si pentru a gasi solutiile problemelor. Angajarea in negociere implica si un efort psihic, determinat de tensiunea interactiunii cu persoane care au alte interese sau de necesitatea de a ceda ceva sau de a cere ceva. Pregatirea si derularea negocierii reclama si alte costuri (ex.: necesitatea informarii, costurile organizarii sedintelor, oamenii angajati in aceste actiuni). Faptul ca oamenii isi asuma asemenea costuri inseamna ca negocierea are o valoare intrinseca, valoare care ii motiveaza.

'De ce negociaza oamenii?'

rezolvarea conflictelor- in viata cotidiana (familiare, de vecinatate),
sociala, politica, internationala, ca si a conflictului din organizatii;

adoptarea deciziilor,

introducerea schimbarii in organizatie;

realizarea schimbului economic.

Negocierea ca modalitate de rezolvare a conflictelor

Domeniul conflictelor este foarte vast si acopera situatii extrem de variate, de la micile neintelegeri ale vietii zilnice pana la greve sau conflicte armate, iar obiectul acestora poate fi material (produse, bani, teritorii) sau imaterial (conceptii, avantaje, putere, siguranta, confort etc.). Se pot distinge totusi doua categorii. Prima se refera la conflictele de mare amploare - in domeniul social (grevele) sau in viata internationala (conflicte intre vecini, conflicte armate). Cea de-a doua categorie este formata din neintelegerile din viata cotidiana si din activitatea profesionala.

Rezolvarea conflictelor presupune o abordare structurata care include definirea cadrului de manifestare, identificarea stadiului si a cauzelor reale (care in cele mai multe cazuri sunt diferite de manifestarile aparente) si strategia de actiune. Implicati intr-un conflict, oamenii au mai multe raspunsuri posibile, cum ar fi:

abandonarea confruntarii, prin retragerea psihica si emotionala din aceasta;

reprimarea, prin refuzul de a lua act de existenta conflictului;

confruntarea pura, in care scopul urmarit de fiecare este victoria;

negocierea, care reprezinta o modalitate creativa de tratare a conflictului.

Negocierea este o modalitate acceptabila de conlucrare, deoarece astfel partile pot sa ajunga la aplanarea divergentelor dintre ele pe baza unor solutii reciproc acceptabile. Aceasta optiune implica necesitatea indeplinirii a cel putin doua conditii majore prealabile: recunoasterea legitimitatii pozitiilor partilor si pariul pe cooperare.

Recunoasterea legitimitatii pozitiilor Partenerii trebuie sa adopte ca premisa ideea ca intre ele exista diferente, dar ca obiectivele, interesele si punctele de vedere ale fiecaruia sunt legitime. Uneori acest lucru nu este usor de realizat, pentru ca presupune sa se treaca peste imaginile negative pe care unul le are despre celalalt si care, la randul lor, au pus in miscare mecanisme proprii de autoaparare. Abia de la acest punct partile care accepta sa discute isi pot exprima deschis interesele, conceptiile, le pot intelege si actiona pentru gasirea unor solutii reciproc acceptabile.

Pariul pe cooperare In faza initiala de conlucrare, nu este exclus ca episoadele de confruntare si de negociere sa se intrepatrunda. Optiunea partilor pentru negociere necesita ca ele sa-si focalizeze atentia asupra interdependentei si a elementelor de cooperare, si nu asupra a ceea ce le desparte. Alegerea lor se bazeaza pe recunoasterea de catre fiecare partener a faptului ca are nevoie de celalalt. Aceasta noua strategie are riscurile ei. Negociatorul nu poate sa nu se intrebe daca adversarul nu accepta negocierea doar ca o stratagema prin care sa castige teren pentru a relua confruntarea. Din acest motiv se considera ca recurgerea la negociere pentru solutionarea conflictului reprezinta pentru negociator 'un pariu pe cooperare'.

Negocierea ca modalitate de adoptare a deciziilor

Cohen (1998) considera 'ca negocierea reprezinta o modalitate prin care oamenii iau decizii intr-un mod civilizat". Astfel se poate considera negocierea ca apartinand unui sistem mai larg de adoptare a deciziilor in societatea umana.

Pot fi identificate mai multe procese prin care sunt adoptate deciziile:

1. procese politice Deciziile sunt adoptate si impuse in mod unilateral de catre o instanta terta care detine puterea sa o faca. Astfel sunt decizia ierarhica, decizia prin vot, decizia judecato­reasca sau pseudo-judecatoreasca (comisie de arbitraj).

2. procese de dominare Decizia unilaterala este impusa de partea mai puternica. In aceasta categorie sunt incluse procesele de confruntare pura (incluzand fortarea, constrangerea etc.), precum si procesele de manipulare, chiar daca sunt exercitate in cadrul unei negocieri aparente (pseudonegociere).

3. procese de expertiza Decizia este luata de specialisti, repre­zentand autoritati recunoscute de parti. In aceeasi categorie se includ procesele de rezolvare a problemelor, in care participantii actioneaza tot in calitate de experti, si nu ca purtatori ai unor interese personale.

4. procese de substituire Procesele de substituire sunt cele in care intervine timpul. In anumite situatii, individul decide sa amane sau se eschiveaza sa se implice intr-o anumita problema. Un alt proces de substituire este dezbaterea unei probleme, in care partile argumenteaza punctele lor de vedere, fara a urmari neaparat sa se adopte o decizie.

5. procese de schimb Deciziile sunt adoptate pe baza unui proces de schimb de valori (do ut des si facio ut facies). Schimbul poate sa se realizeze prin modalitati diferite, de pilda, printr-un simplu act de vanzare, cand decizia este impusa de piata, prin adjudecarea unei licitatii sau prin negociere.

Negocierea ca modalitate de realizare a schimburilor
economice. Distinctia intre vanzare si negociere

Oamenii obtin produsele necesare pentru a-si satisface nevoile pe diferite cai. Acestea sunt:

din productie proprie;

prin constrangere (confruntare pura): violenta, jaf;

prin cersit;

prin schimb. Aceasta modalitate include vanzarea si negocierea.

Este important sa se faca o distinctie intre cele doua procese de schimb economic.

Exemplu de lucru:

Are loc o discutie intre reprezentantul Bazei de Aprovizionare cu Rulmenti (BAR) si un angajat al Fabricii de Rulmenti (FR) privitor la cumpararea a 10000 de bucati, de tipodimensiuni diferite, conform unei specificatii. Pretul mediu cerut de vanzator este de 22000 lei/buc., ceea ce reprezinta o valoare a contractului de 220 milioane de lei; in schimb, cumparatorul este dispus sa accepte un pret mai mic, de 20000 lei/buc., adica o valoare de 200 milioane de lei. Apare o diferenta intre cele doua parti de 20 milioane de lei. Cum poate fi aceasta acoperita?

Problema poate fi rezolvata in principal prin doua modalitati: prin vanzare sau prin negociere.

O prima posibilitate ar fi ca reprezentantul FR sa-l convinga pe cumparator sa accepte pretul si celelalte conditii de vanzare aplicate la toti ceilalti beneficiari. Vanzatorul nu-si schimba astfel propunerea initiala, iar cumparatorul este pus in fata unei alternative: sa accepte termenii propusi sau sa se adreseze unui alt furnizor.

Cealalta posibilitate este ca vanzatorul sa poata sa-si modifice propunerea initiala. El doreste sa incheie contractul, dar pentru aceasta trebuie ca impreuna cu partenerul sau sa gaseasca o solutie de acoperire a diferentei de 20 milioane de lei. Pentru aceasta, va ceda din pret si va modifica probabil si alte conditii de vanzare; la randul sau, cumparatorul isi va schimba propunerile initiale. Cei doi desfasoara un proces de negociere.

Distinctiile principale dintre vanzare si negociere sunt:

modificarea propunerilor:

In cazul vanzarii, vanzatorul prezinta conditiile uzuale pe care le aplica clientilor sai, conditii care nu pot fi modificate, astfel incat cumparatorul nu are motive sa exprime propuneri alternative. In cazul negocierii, apar propuneri diferite care configureaza anumite diferente intre pozitiile partilor, de natura sa impiedice incheierea contractului.

scopul si strategia partilor:

Obiectivul vanzatorului este sa-l convinga pe partener sa cumpere de la el mai degraba decat sa se adreseze in alta parte, ceea ce acesta din urma ar putea sa faca in orice moment. Pentru a-l atrage, a-l retine si a-l convinge, vanzatorul utilizeaza tehnici specializate, care ii cer sa fie un foarte bun comunicator, sa fie inzestrat cu o buna forta de persuasiune. Cumparatorul nu are asemenea preocupari, el nu este interesat de nevoile partenerului, concentrandu-se doar pe satisfacerea celor proprii.

Obiectivul negociatorilor - cumparator si vanzator - este de a elimina diferentele care impiedica incheierea contractului. Pentru aceasta, ambii vor face apel la tehnicile anterioare: ambii vor incerca sa determine care sunt nevoile si prioritatile celuilalt.

raportul dintre dorintele de realizare a schimbului:

Unii specialisti afirma ca dorinta vanzatorului de a incheia tranzactia este mai mare decat a cumparatorului. Aceasta se intampla din urmatorul motiv: concurenta actioneaza in favoarea acestuia din urma. Pe masura ce abundenta de produse si servicii creste, firma vanzatoare va fi in permanenta confruntata cu o piata in restangere. Totdeauna vor aparea alti concurenti care vor incerca sa-i atraga clientii sai si astfel sa-i micsoreze cota sa de piata. De aceea vanzatorii sunt obligati sa paraseasca atitudinea de asteptare si sa iasa ei in intampinarea cumparatorilor, dand dovada de abilitate si fantezie in organizarea sistemelor de distributie si de vanzare. Acelasi proces de sporire a abundentei joaca insa un rol pozitiv pentru firma cumparatoare, care va avea in fata o piata in extensie.

In cazul negocierii, ambii parteneri manifesta o dorinta egala de a incheia tranzactia. Din acest motiv, ambii se vor stradui sa identifice cele mai bune solutii, reciproc satisfacatoare, pentru a se ajunge la acord.

Orientarile predominante ale negocierii

Exista doua orientari in abordarea negocierii - distributiva si integrativa. In situatiile concrete de lucru, elementele de un tip se combina cu cele de un alt tip. Din acest motiv, se poate vorbi mai degraba de negocieri cu orientare predominant distributiva si negocieri cu orientare predominant integrativa.

Pentru a intelege distinctia dintre cele doua modalitati de negociere, se poate imagina urmatorul caz:

Vanza­torul  propune un pret de 21 de dolari/buc., iar cumparatorul 14 dolari/buc. Intre pozitiile partilor apare o diferenta de 7 dolari care trebuie acoperita. Pot interveni mai multe variante ale mecanismului de negociere. Intr-o prima varianta, negociatorii incearca sa-si imparta diferenta intre ei (abordarea distributiva). Intr-o alta varianta insa, ei incearca sa introduca elemente suplimentare prin care sa sporeasca castigurile fiecaruia (abordarea integrativa).

Orientarea distributiva a negocierii se caracterizeaza prin incercarea protagonistilor de a-si distribui castigurile si pierderile potrivit intereselor proprii, cel mai adesea ajungand la un compromis. Prin urmare, partile incearca sa-si imparta valorile si costurile, obiectivul fiecareia fiind sa revendice si sa-si adjudece un castig propriu cat mai mare. Intr-o expresie consacrata, are loc 'impartirea prajiturii' intre cei interesati. In termeni matematici, negocierea este un joc cu suma fixa.

Orientarea integrativa a negocierii se caracterizeaza prin incerca­rea protagonistilor de a gasi modalitati de a majora castigul global, pe care apoi sa si-l imparta prin realizarea unui compromis, astfel incat fiecare sa primeasca mai mult. Protagonistii se straduiesc sa 'mareasca prajitura' pe care o impart. In termeni matematici, negocierea nu mai este un joc cu suma fixa, ci cu suma majorata.

Pentru a "creste prajitura", trebuie introduse in discutie noi valori care sa fie impartite. De exemplu in cazul vanzarii unei masini vechi, elementul suplimentar fata de pret este momentul efectuarii platii (imediat). Intr-o alta vanzare pot interveni: calitatea, ambalajul, modalitatea de plata, termenul de livrare, modul de transport, garantiile etc.

Fiecare element nou reprezinta o utilitate pentru parti

In negocierea integrativa partile nu pun accentul pe impartirea sumei fixe, ci pe majorarea acesteia. Aceasta presupune transformarea concurentei inchise (joc cu suma fixa) in concurenta deschisa (joc cu suma variabila).

O situatie anecdotica ilustreaza acest lucru: agentii de vanzare ai unei intreprinderi comerciale au propus un concurs prin care cel care vinde cel mai mult sa primeasca o suma de bani de la ceilalti. Directorul insa a transformat regulile concursului in sensul unei concurente deschise: cei care isi vor mari vanzarile proprii cu 10% vor primi o parte din profitul suplimentar drept prima. In mod asemanator, negociatorii pot transforma concurenta inchisa caracteristica negocierii distributive in concurenta deschisa.

Tipuri de negociere

Negocierea se plaseaza intre doua tipuri de interactiuni opuse: rezolvarea problemelor si confruntarea pura.

Negocierea integrativa se invecineaza cu interactiunea de tipul rezol­varii problemelor, anumite abordari fiind comune (ex.: definirea problemelor, generarea si selectarea solutiilor).

Negocierea distributiva se plaseaza in apropierea confruntarii pure, aparand anumite interferente in diferite situatii specifice (ex.: alternarea unor episoade de conflict cu cele de negociere).

Cel mai adesea, negocierile au un caracter mixt , situatiile concrete de negociere conducand la combinarea aspectelor integrative si a celor distributive.

Diferenta intre situatii este determinata de numerosi factori, printre care un rol important il joaca modul in care partile percep divergentele dintre pozitiile lor si atitudinea cu care abordeaza procesele.

In practica, se intalnesc cateva tipuri mai bine conturate de negocieri, care se pot plasa pe axa interactiunilor spre o extremitate sau alta.

Negocierea conflictuala este tipic distributiva, protagonistii straduindu-se sa-si adjudece o parte cat mai mare a prajiturii. Din acest motiv, interesele si nevoile partenerului nu au relevanta prea mare, ba chiar negociatorii (adversarii) sunt pregatiti sa le incalce daca au puterea s-o faca. Aceasta este o abordare apropiata de cea a confruntarii pure, cu accent pe putere. Totusi, spre deosebire de acel tip de interactiune, partile ajung la concluzia ca este mai bine pentru ele sa negocieze si accepta sa conlucreze si sa gaseasca solutii impreuna, chiar daca acestea vor reflecta dezechilibrul raportului de putere. 

O forma extrema este negocierea agresiva, in care atitudinea negociatorului este ostila, iar actiunile sale impotriva adversarului sunt dure, exploatand fara mila slabiciunea acestuia, recurgand la amenintare, inselatorie, manipulare.

Negocierea pozitionala este caracterizata prin situarea parteneri­lor pe pozitii de negociere bine definite, pe care le mentin cat mai mult posibil. Aceasta forma de negociere este foarte frecventa, de pilda, in domeniul comercial. Desi are elemente clare distributive, nu sunt excluse nici dezvoltarile integrative, de introducere a unor noi valori in joc. Din acest motiv, negocierea comerciala, ca tipic pozitionala, are totusi un caracter mixt. Protagonistii sunt interesati de cunoasterea intereselor si nevoilor celorlalti, dar in principiu eforturile lor se concentreaza pe promovarea interesului propriu. Pentru ca se urmareste interesul propriu, asemenea negocieri mai sunt denumite si 'negociere in avantaj propriu'.

Negocierea cooperanta este tipic integrativa si se caracterizeaza prin accentul pus pe descoperirea avantajelor care sa sporeasca castigurile reciproce. Pentru aceasta, este necesar ca partile sa colaboreze intr-o atmosfera de incredere, deschidere si sa adopte o abordare inovativa. Pot exista numeroase nuante in functie de amploarea diver­gentelor. Daca acestea sunt neinsemnate, atunci negocierea cooperanta va capata un aspect apropiat de rezolvarea problemelor. Existenta unor divergente mai ample nu impiedica faptul ca negocierea sa fie cooperanta, doar ca efortul partilor va fi mai mare. Colaborarea ca forma de interactiune este mai solicitanta, facand apel la competente interpersonale si de comunicare mai largi. Pentru un director este mai usor sa dea ordine sau sa evite dificultatile decat sa trateze in mod cooperant problemele.