MANUAL PROCEDURI SUPERVIZOR CANDY BAR

1.OBIECTIVELE PROCEDURII

Obiectivul acestei proceduri este de a asigura urmarirea si raportarea corecta a veniturilor din CANDY BAR .

De asemenea, procedura contribuie la crearea unor reguli unitare in desfasurarea activitatii SPV Candy Bar in ceea ce priveste gestionarea marfurilor, banilor si a resurselor umane.

2.PRINCIPII DE BAZA

Principiul de baza pe care il urmareste Compania este cel de a avea un control permanent asupra gestiunii in Candy Bar.

3.DOMENIU DE APLICARE

Aceasta procedura se aplica in cadrul departamentului Candy Bar (parte integranta a Departamentului Operational) , aplicarea ei vizand activitatea SPV Candy Bar.

4.STRUCTURA ORGANIZATORICA

4.1 SUBORDONARI

In cadrul Departamentului Operational se instituie urmatoarele linii ierarhice de subordonare si control:

Operational Manager Controllerul se subordoneaza Directorului Executiv al Companiei.

Managerii Operationali se subordoneaza Operational Manager Controllerului.

Supervisorii Candy Bar se subordoneaza Managerilor Operationali.

Lucratorii comerciali se subordoneaza Supervisorului din departamentul respectiv..

5 .DOCUMENTE SI DEFINITII

5 A.Factura (vezi anexa nr1)

5 B. Aviz de expeditie( vezi anexa nr 2)

5 C. Nir( vezi anexa nr 3)

5 D. Dispozitia de livrare( vezi anexa nr 4)

5 E. Foaie de gestiune( vezi anexa nr 5)

5 F. Fisa de magazie( vezi anexa nr 6)

5 H. Raport monetar( vezi anexa nr 7)

5 G. Raport pe articole ( vezi anexa nr 8)

5 I. Raport pe casier (soft vanzari)( vezi anexa nr 9)

5 J. Z-urile( vezi anexa nr 10)

5 K.Certificatul de calitate si conformitate al marfii( vezi anexa nr 11)

5L. Proces verbal ( vezi anexa nr 12)

5M. Rola fiscala ( vezi anexa nr 13)

5A. Factura - acest document insoteste orice livrare de marfa sau prestare de serviciu. Documentul se completeaza in trei exemplare, astfel :

exemplarul albastru revine cumparatorului

exemplarul rosu revine vanzatorului/ furnizorului

exemplarul verde revine tot vanzatorului/ furnizorului (ramane capsat in cotorul carnetului).

In cazul marfurilor comercializate la Candy Bar, factura se intocmeste de catre Furnizor, iar SPV Candy are obligatia sa verifice la receptionarea marfurilor corectitudinea informatiilor inscrise: datele firmei, cantitatea livrata, semnatura, stampila si semnatura Furnizorului , valoarea facturii, datele personale ale reprezentantului Furnizorului (BI serie, numar, CNP), termenul de garantie al produselor livrate (in cazul in care este inscris pe factura). Factura se stampileaza si se semneaza de catre SPV, caruia ii revine exemplarul albastru, urmand ca exemplarul rosu al acesteia sa ramana la Furnizor. Ulterior, aceasta va fi depusa la Contabilitate insa nu inainte de a trece cu el pe la AM pentru a-i da numar de intrare;

In situatia in care factura este emisa de catre Spv Candy este foarte important ca factura rosie sa fie depusa la contabilitate (aceasta nu se pastreaza in carnet decat in situatia in care o factura a fost emisa gresit si aceasta a fost anulata) imediat dupa eliberarea exemplarului albastru..

5 B. Aviz de insotire al marfii acest document se intocmeste de catre Furnizor, insoteste intotdeauna factura fiscala, iar SPV Candy are obligatia sa verifice ca marfa receptionata sa corespunda cu datele inscrise pe Avizul de insotire al marfii. Documentul se stampileaza si se semneaza de catre SPV, si arhiveaza in dosarul AVIZ DE EXPEDITIE care contine o sectiune distincta pentru fiecare distribuitor in parte.

5 C. NIR (Nota de Intrare Receptie - reprezinta documentul oficial prin care se reflecta intrarea marfii in gestiune. Acesta se intocmeste conform informatiilor de pe factura si se semneaza de catre SPV Candy, acelasi care a receptionat marfa, in aceeasi zi cu receptionarea propriu-zisa. NIR-ul va avea de asemenea atasata o copie a facturii originale si o copie imprimata a documentului Purchase(Suplier-Store) din aceeasi data; aceste trei documente impreuna se pastreaza in biroul SPV, in dosarul RECEPTIONARI. Documentul Purchase Supplier - Store reflecta inregistrarile in softul de gestiune a cantitatilor receptionate in magazie conform fiecarei facturi fiscale in parte.

5 D. Dispozitie de livrare - reprezinta documentul ce insoteste marfa din magazie pana la intrarea pe bar. Se completeaza in magazie de catre SPV Candy cu data curenta, destinatia produselor (candy 1 sau candy 2), numele lucratorului comercial Candy Bar care receptioneaza, denumirea marfii si cantitatea livrata (la rubrica "Dispusa"), urmand sa semneze. In bar, lucratorul comercial Candy Bar. isi numara marfa primita si completeaza rubrica "Livrata" cu cantitatea de produse livrata, urmand sa semneze dispozitia. In carnetul de dispozitii de livrare se completeaza doua exemplare, originalul (exemplarul alb) se pastreaza in dosar pe bar iar al doilea exemplar (cel rosu) ramane la cotorul carnetului care se pastreaza in biroul SPV.

5 E. Foaie de gestiune pe Bar -Foaia de gestiune reprezinta un document care se completeaza cu stocul de marfa initial constatat fizic in bar de catre lucratorul comercial Candy Bar de dimineata. SPV Candy-Bar va verifica impreuna cu managerul operational daca acest stoc coincide cu stocul constatat fizic de lucratorul comercial Candy-bar si Spv-ul care au inchis ziua anerioara Lucratorul comercial Candy-Bar va inregistra la rubrica intrari produsele primite de el in ziua respectiva din magazia candy si la rubrica stoc final se inregistreaza numaratul fizic consatat de lucratorul comercial si de catre SPV Candy-Bar de seara.Stocul final al zilei precedente trebuie sa fie identic cu numaratul fizic din deschiderea zilei curente.Foaia de gestiune se completeaza zilnic si se pastreaza in timpul zilei pe bar, urmand ca dupa completarea unui exemplar, acesta sa se indosarieze in biroul SPV, la dosarul Foi de gestiune;

5 F. Fisa de magazie - furnizeaza stocul curent si transferurile de marfa (intrarile-marfa receptionata de la furnizori ,iesirile -marfa dusa in bar pentru aprovizionarea barului ). Exista cate o fisa de magazie pentru fiecare produs si locatie in parte care trebuie completata si semnata de fiecare data cand se fac modificari in stocul fizic de marfa, de catre SPV care efectueaza miscarile.

Exemplu- in cazul in care avem in stoc 100 kg porumb 70 kg in magazia 13 si 30 kg in magazia 7 trebuie sa existe cate o fisa cu cantitatea mentionata in fiecare magazie.

Fisele de magazie se pastreaza intr-un biblioraft in fiecare magazie.

5 H. Raportul Monetar - cuprinde data, incasarea din ziua respectiva (inregistrata in sistem, respectiv numerarul incasat de casieri), numele si semnatura SPV Candy Bar care preda banii, numele si semnatura Managerului Operational care preia banii. In cazul in care exista produse care se vor achita prin OP se va mentiona pe Monetar la rubrica Diferente aceste aspect.

5 G. Raport pe articole -(cunoscut si sub titlul generic de "Rulaj") este un document furnizat de soft-ul CineSys, din meniul Concession/Retail Report by Group. Acest document reda cantitatea de produse vandute in ziua specificata, impreuna cu incasarea totala aferenta produselor vandute.

5 I. Raport pe casier (soft vanzari)-acest document este furnizat de soft-ul CineSys, in meniul Cashier/Closing si reda lista de produse vandute pe userul unui anumit casier, valoarea acestora si incasarile efectiv realizate (monetarul banilor predati trebuie introdus de catre SPV Candy-Bar). Raportul pe casier se emite zilnic pentru fiecare casier si casa in parte intr-un singur exemplar ( in momentul printarii se bifeaza toate optiunile astfel incat acesta sa contina atat monetarul cat si produsele vandute de Lucratorul Comercial Candy -Bar in ziua respectiva), se semneaza de catre lucratorul comercial Candy- Bar cat si de catre SPV Candy-Bar si se pastreaza in biroul SPV Candy, in dosarul Decontari casieri. Atentie ! in cazul in care un casier a vandut intr-o zi pe doua case se printeaza doua decontari, cate una pentru fiecare casa in parte.

5 J. Z-urile - reprezinta sumarul vanzarilor generat de imprimanta fiscala a fiecarei casa de marcat in parte pe parcursul unei zile (intervalul dintre momentul in care este deschisa ziua pe casa fiscala si momentul in care aceasta este inchisa).

5 K.Certificatul de calitate si conformitate al marfii (pt porumb, sare, unt de cocos,salata , inghetata si nachos )Acest certificat trebuie sa insoteasca obligatoriu marfa livrata de catre Furnizor, iar verificarea datelor inscrise pe acest certificat intra tot in satrcina SPV Candy. Acest certificat va fi indosariat de catre SPV Candy impreuna cu o copie dupa factura .Pentru toate produsele se vor respecta conditiile de depozitare si de consum prevazute in acest cerificat.

5 L.Proces verbal de constatare diferente la receptionare - daca la receptionarea marfii, se constata prin numarare efectiva lipsa unor produse, atunci se va intocmi si semna un Proces verbal de constatare diferente intre SPV si reprezentantul Furnizorului, acesta din urma avand obligatia sa completeze in cel mai scurt timp posibil (nu mai tarziu de urmatoarea livrare), produsele constatate lipsa. Aceste Procese verbale se pastreaza in biroul SPV, in dosarul de Procese verbale de constatare diferente la receptionare;

5M.Rola fiscala - acesata reprezinta martorul bonurilor fiscale si acesta ramane in imprimanta fiscala. Este obligatoriu ca la inchiderea casei lucratorul comercial candy -bar sa predea Spv-ului de candy si rolele din ziua respectiva ,Supervizorul va prelua rolele de la fiecare casier si la sfarsitul zilei le va sigila pe toate intr-o singura punguta .Aceste role vor fi pastrate pe zile ( in biroul Spv dupa care la sfarsit de luna vor fi depozitate in magazia nr 51 in cutii sigilate)

6.PROCEDURA DE LUCRU

6 A.SARCINI ZILNICE

6 B.SARCINI SAPTAMANLE

6 C.SARCINI LUNARE

6 D.SARCINI PERIODICE

6.A Sarcini zilnice

Cap I Deschiderea zilei

1.1. Organizarea activitatii

In fiecare zi, la intrarea in tura SPV Candy Bar se informeaza cu privire la evenimentele care au avut loc sau vor avea loc in cinematograf si care ii influenteaza activitatea precum si la sarcinile pe care le are de efectuat. In functie de informatiile primite si de activitatile uzuale isi prioritizeaza sacinile astfel incat eficienta sa fie maxima. In cazul in care are neclaritati sau nu a primit toate informatiile va solicita suportul managerului de tura.

1.2. Verificarea stocului de marfa

Zilnic, la intrarea in tura, SPV Candy are obligatia sa verifice concordanta dintre stocul de marfa (atat in bar cat si in magazie) inregistrat in soft-ul CineSys cu stocul fizic ce se va constata prin numarare si prin utilizarea urmatoarelor documente:

Raport pe Stoc (Store sau Candy)

Fisa de magazie

Foaie de gestiune pe Bar

1.2 A Pentru verificarea Magaziilor se vor verifica urmatoarele corelatii pentru fiecare magazine in parte:

Stoc initial zi curenta numarat= Stoc final zi precedenta fisa de magazine= Raport pe stoc Store zi precedenta (Cinema Control>Retail>Stock Report>Store)

1.2.B.Pentru verificarea barurilor se vor verifica urmatoarele corelatii:

Stoc initial zi curenta numarat SPV = Stoc final zi precedenta foaie de gestiune= Stoc final Raport stoc Candy din ziua precdenta= Stoc initial zi curenta numarat casier.

In cazul in care in urma corelatiilor de mai sus, SPV Candy Bar constata diferente acesta anunta Managerul Operational, detecteaza impreuna cu acesta cauza diferentelor si stabileste si executa modalitatea de reglare.SPV Candy verifica concordanta cu fisele de gestiune completate de Supervisorul Candy Bar precedent, regleaza diferentele:

in cazul in care se constata produse minus se deschide casa pe Userul SPV-ului si se bat produsele minus. Dupa ce au fost batute minusurile pe casa , se inchide casa SPV-Ului si se mai imprima din nou stoc Candy>Cinema Control>Retail>Stock Report>Candy

in cazul in care se constata produse plus acestea sunt scoase din bar si sunt trecute in Foaia de gestiune la rubrica Iesiri) si se completeaza fisele de gestiune cu stocul fizic existent.

1.3. Verificarea echipamentele din dotarea candy bar

SPV Candy trebuie sa verifice in fiecare dimineata aparatura din baruri, pentru a se asigura de buna functionalitate a acestora. si are datoria sa semnaleze Managerului Operational eventualele nereguli descoperite.

case de marcat - in cazul unor difunctionalitati se anunta telephonic si prin email SAul

masini de popcorn si heatere - in cazul unor disfunctionalitati se contacteaza si telephonic angajatul delegate sa repare masina de popcorn. De asemenea, SPV Candy Bar trebui sa verifice zilnic dupa ora 10:00 daca ventilatia masinii de popcorn este functionala ; in caz contrar va anunta SPV Proiectie si Managerul Operational.

Atentie! Intotdeauna masina de popcorn va fi pornita pentru a produce popcorn numai dupa ce ventilatia masinilor de popcorn este functionala

frigidere, dozatoare, heatere si dispensere nachos, sigle si alte semnele luminoase, alte dispensere - se anunta intotdeauna reprezentantii Furnizorului si se stabileste cu acestia cand se poate rezolva problema semnalata. Tinand cont de importanta echipamentelor pentru desfasurarea activitatii barului si pentru imaginea cinematografului se va insista pentru o remediere urgenta.

Atentie ! Intotdeauna casetele promotionale, siglele menuboard-ul heaterele vor fi aprinse inainte ca primii spectatori sa intre in cinematograf

Mobilier - se stabileste impreuna cu managerul operational cand se pot efectua reparatiile de catre personalul de intretinere.

Plasmele - se aprind cu 15 min inainte de a intra primul film si se sting cu 30 min dupa ce a intrat ultimul film. In cazul unor disfunctionalitati se anunta si Saul telfonic si prin email.

1.4 Verificarea angajatilor din bar

SPV Candy-Bar va permite accesul angajatilor in bar la programul de lucru numai dupa ce a verificat ca tinuta lor este corespunzatoare si ca acestia detin toate informatiile necesare desfasurarii activitatii (date despre filme, promotii, vizionari speciale etc.). De asemenea, inainte de intrarea spectatorilor in cinematograf SPV Candy- Bar trebuie sa verifice daca barurile sunt pregatite(vezi paragraful din Procedura Lucrator Comercial- Deschidere Bar )

1.5 Verificarea produselor expuse la vanzare

SPV Candy verifica in fiecare zi produsele expuse la vanzare astfel incat:

aranjarea produselor in frigidere si pe rafturi sa aiba un aspectul estetic

sa nu existe expuse la vanzare produse deteriorate sau care nu au un aspect fizic corespunzator ( sticle fara etichete , pahare murdare ,pungi patate de ulei sau deteriorate).

Atentie!Pungile de popcorn se verifica in fiecare dimineata atunci cand sunt scoase din dulap iar seara cand se pun in dulap se verifica din nou fiecare punga .Daca se observa nereguli in legatura cu integritatea pungilor sau a produselor din bar se anunta Managerul Operational si acestea sunt scoase de la vanzare .

In fiecare seara Spv Candy-Bar are datoria de a merge in baruri si de a schimba retururile din ziua respectiva , sub nici o forma acestea nu sunt lasate in bar de pe o zi pe alta.

Cap II Deschiderea casierilor

Deschiderea casierilor candy bar presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

Deschiderea caselor de marcat

Exista doua etape pe care Supervisorul trebuie sa le urmeze pentru deschiderea caselor de marcat :

Deschidereaza zilei fiscale pe casele de marcat astfel :

Se aprinde mai intai monitorul( de la buton),

se aprinde si imprimanta fiscala (de la buton)

se acceseaza programul de vanzare propriu-zis CinePos

se introduce Userul si Parola,

la domeniul "Functii" se tasteaza:"Setare data si ora"

se verifica data zilei de lucru si se seteaza ora (ora din cinesys trebuie sa corespunda cu ora imprimantei )

se deschide ziua din punct de vedere fiscal tastand butonul"Deschidetre zi"

Deschiderea casei in programul Cinema Control

SPV Candy Bar poate opera in softul de gestiune CinemaControl numai dupa ce Managerul Operational opereaza deschiderea zilei. Dupa deschiderea zilei curente de catre Mangerul de tura, SPV Candy poate deschide casele de marcat pentru Lucratorii Comerciali Candy-Bar, astfel :

- Cinema Control- Cashier- Opening

- in fereastra care se deschide SPV CB

Selecteaza numarul si tipul casei care urmeaza sa fie deschisa . Casele de marcat de la Candy Bar sunt identificate in sistem cu codurile de autentificere POS 1 - POS 8

(Ex:cashiere-opening: casa nr 1-se acceseaza:Terminal:POS-1)

Selecteaza numele casierului

Completeaza suma de bani de schimb predata casierului la rubrica Opening Float, suma de bani care va fi predata SPVului la inchiderea casei.

Pregatirea banilor de schimb pentru fiecare casier.

Banii de schimb trebuie sa asigure casierului maruntul necesar/ suficient pentru a da intotdeuna restul corect clientului. SPV Candy va preda banii de schimb fiecarui casier caruia ii va deschide casa de vanzare, iar acesta din urma va numara in prezenta Supervisorului banii de schimb primiti. De asemenea, SPV Candy-Bar va insoti Lucratorul Comercial Candy -Bar in bar pana cand acesta pune sertarul cu banii in casa .

Spv Candy este responsabil cu pastrarea banilor in conditii de siguranta si in monede si bancnote cat mai mici.

Pentru asigurarea maruntului necesar desfasurarii activitatii trebuiesc respectate urmatoarele reguli :

SPV Candy are sarcina ca in fiecare zi de Luni si Vineri sa mearga la banca pentru a schimba banii marunti. Atentie ! SPV Candy Bar va trebui insotit intotdeuna de catre un agent de paza.

In situatia in care Spv Candy Bar a epuizat stocul de bani marunti si nu este deschis la banca pentru a schimba bani acesta poate apela la supervizorul Box Ofice pentru a-l ajuta, insa nu inainte de a anunta Managerul de tura ( sub nici o forma Spv Candy-Bar nu merge in incinta casieriei (Box-ofice) pentru a schimba bani direct la casieri).

In situatia in care un Lucrator Candy-Bar doreste sa schimbe bani cu alt coleg din bar schimbul se efectuaeaza doar in porezenta SPV Candy-Bar.

Pentru pastrarea banilor in siguranta (bani de schimb, incasari etc) , SPV Candy Bar va utiliza seiful din birou. Sistemul de inchidere/ deschidere al acestuia include o cartela magnetica si pentru a asigura functionalitatea acestuia SPV Candy are obligatia de a utiliza cu grija cartela magnetica si de a monitoriza durata de viata a bateriilor (notand la loc vizibil data de expirarea a acestora in momentul in care le schimba). In cazul in care sesizeaza o disfunctionalitate sau deteriorare a cartelei magnetice SPV Candy Bar va anunta Managerul Operational. Pentru transmiterea cartelei magnetice de la o zi de lucru la alta SPV Candy Bar de seara o va lasa pe timpul noptii in biroul Managerului Operational.

Intotdeuna la preluarea turei (dimineata sau dupaamiaza) SPV Candy Bar va verifica banii din seif , iar daca acesta constata diferente la banii din seif anunta Managerul de tura pentru a verifica si acesta banii din seif .

Cap III Gestionarea produselor

3.1. Comanda (vezi anexa nr 14)

SPV Candy este responsabil de efectuarea comenzilor de noi cantitati de produse de la furnizori respectand graficul (ziua de comanda) si aspectele agreate cu furnizorii (comanda se poate lansa telefonic, prin fax, prin email),

Comanda se intocmeste in functie de previziunile de consum pentru saptamana urmatoare (se va tine cont de evenimente care influenteaza traficul de clienti cum ar fi vacante, meciuri de fotbal, lansari de blockbustere, promotii etc.), corelate cu consumul saptamanii anterioare si a stocului existent in prezent completand formularul Situatie Comenzi.

Fiecare formular Situatie Comanda trebuie sa contina urmatoarele :

numar de inregistrare si data

tabelul cu cantitatile de comandat propuse : produs/ stoc magazie/ stoc CB/ stoc total/ Vanzare anterioara/ Propunere de comanda

numele si semnatura SPV CB care a intocmit-o

numele si semnatura Managerului care a aprobat comanda

Comanda va fi transmisa la furnizori numai dupa ce va fi aprobata de Managerul Operational .

Atentie ! La verificare stocului zilnic de marfa SPV CB trebuie sa verifice daca acesta este suficient pentru desfasurarea activitatii si pentru zilele urmatoare ; in caz contrar va lansa o comanda mai devreme decat ziua stabilita.

In prezent graficul de lansare a comenzilor este urmatorul :

Nota :

*data cu lansarea comenzii de bere se va lansa si comanda de capace

** la evaluarea stocului de unt de cocos se va tine cont ca dupa recepetionarea marfii stocul sa fie suficient pentru doua saptamani.

In cazul salatelor comenzile se vor da zilnic iar aprovizionarea se va realiza zilnic inainte de intrarea primilor clienti in cinematograf. Cantitatea de comandat se va determina conform exemplului de mai jos, fara a se mai completa formularul Situatie comenzi.

Exemplu :In cursul zilei de vineri s-au vandut doar 9 caserole din cele 12care au fost receptionate, ceea ceinseamna ca la sfarsitul zile veti arunca 3 caserole ,a doua zi, cand veti comanda din nou, va vor fi facturate mai putin cu 3 salate, adica exact cele 3 care nu s-au vandut in ziua anterioara

Salata va fi livrata si respectiv receptionata pe baza de aviz de expeditie insotit de un certificat de calitate, urmand ca factura sa se intocmeasca in ultima zi a lunii pentru intreaga luna si numai dupa ce in prealabil SPV Candy verifica ca suma avizelor corespunde cu centralizarea celor de la Sbarro si cu centralizarea de la contabilitate

Comanda de role se face atunci cand in magazie mai este o singura cutie de role . Spv-ul de Candy trebuie sa se intereseze la cei de la Sintezis cum lucreaza pentru a inainta catre acestia comanda de rôle necesara .Comanda de role si riboane se da prin fax ( Vezi anexa nr 28)

De asemenea, SPV Candy Bar are obligatia sa afisezeze la loc vizibil datele de contact ale tuturor distribuitorilor si sa le modifice dupa caz.

3.2. Aprovizionarea cu marfa de la furnizori

Receptia marfurilor are loc la sediul fiecarui cinematograf si va fi facuta numai in prezenta Spv Candy.

Circuitul oricarui produs comercializat la Candy Bar este urmatorul:

FURNIZOR----- ----- ------------MAGAZIE----- ----- ----------BAR----- ----- -----------CLIENT

Factura

Nir

Cinesys Cinesys

Fisa de Magazie Fisa de Magazie Bon fiscal

Dispozitie de livrare

Foie de gestiune

3.2.1 Aprovizionarea magaziilor

SPV Candy Bar, la receptionarea marfurilor si implicit aprovizionarea magaziilor are urmatoarele atributii:

verifica prin numarare concordanta dintre cantitatea comandata, cea inscrisa pe factura si cantitatea livrata( Cantitatea constata fizic prin numarare bucata cu bucata fiecare produs ) Daca doar o parte din produsele inregistrate pe factura nu corespund se intocmeste Proces verbal cu reprezentantul Furnizorului(urmand ca acesta sa le livreze corespunzator in cel mai scurt timp posibil.SPV Candy are datoria sa urmareasca ca produsele specificate pe procesul verbal au fost aduse de Furnizor in cel mai scurt timp posibil

Verifica daca tipul produselor livrate sunt intocmai cu produsele comandate bifand formularul Situatie Comenzi;

Verifica faptul ca produsele nu prezinta vicii datorate furnizorului sau transportatorului;

Verifica termenul de garantie al produselor livrate astfel incat acesta sa fie suficient de mare pana la epuizarea stocului. In cazul in care constata produse cu termenul de garantie expirat sau prea scurt nu le va receptiona si le va returna catre furnizor.

Pentru inregistrarea corecta in gestiune a produselor receptionate SPV Candy Bar trebuie sa :

Completeze NIR-ul aferent fiecarei facturi in parte. NIRul va contine informatii despre produsele receptionate (denumire produse, cantitate, pret unitar, valoare totala si semnarea acestora), va fi datat, inregistrat cu numar de inregistrare. La NIR se va atasa factura aferenta in original si numai dupa aceea se va transmite la contabilitate.

Inregistreze in softul Cinesys intrarea de marfa astfel:

se acceseaza CinemaControl/Concession/Movements/PurchaseSuplier to Store,

in fereastra care se deschide se introduce cantitatea de marfa primita in stocul magaziei si se inscrie numele documentului insotitor (factura/ PV)/ data si firma care a livrat marfa.

Obs: Daca la receptia marfii s-au constatat diferente si s-a intocmit Proces verbal de diferenta acest PV se inrezistreaza in soft-ul CineSys, in meniulConcession/ Movements/PurchaseSuplier to Store, se introduce cantitatea de marfa cu semnul minus sau plus ( depinde ce scrie pe procesul verbal de diferente).

Atentie! Introducerea datelor in soft trebuie realizata cu mare atentie, deoarece dupa inchiderea zilei, nu se mai pot face operatii de corectie a eventualelor greseli

Documentul care atesta inregistrarea intrarii marfurilor in Cinesys se printeaza, se semneaza se ataseaza la copia facturii si se arhiveaza in dosarul RECEPTIONARI.

Completeze la Fisa de magazie a fiecarui produs receptionat cu data receptionarii, cantitatea primita, cantitatea existenta in magazie inainte si dupa receptionare, semnatura

Atentie !

Toate documentele si miscarile de marfa in soft se vor efectua exact in ziua receptionarii produselor.

Dupa efectuarea inregistrarilor SPV Candy Bar trebuie sa verice faptul ca Stoc final Fisa de Magazie= Stoc final magazie Cinesys= Stoc final numarat

Referitor la manipularea si transportarea marfurilor se va tine cont de faptul ca :

- aprovizionarea magaziilor cu produse de la furnizori nu se face in prezenta spectatorilor (manipularea marfii pe spatiul public se efectuaeaza doar dupa ce clientii au mers in sala ).

- Lucratorii Comerciali Candy care participa la aprovizionare magaziilor au sarcina de a manipula cu grija caruciorul si liza pentru a nu deterioara produsele si pentru a evita eventualele accidentari.

In cazul pungilor, tavitelor de Nachos, cutiilor junior si romance in momentul receptionarii marfurilor SPV Candy Bar va verifica doar integritatea cutiilor fara a numara produsele bucata cu bucata, dat fiind faptul ca acest lucru necesita o perioada foarte lunga de timp. De aceea, in toate inregistrarile SPV Candy Bar va utiliza cantitatea teoretica (exp 1000 pungi/ cutie, 100 tavite/ baz) urmand ca ulterior, dupa determinarea stocului real/ faptic sa se intocmeasca un Proces verbal de diferente de catre SPV CB si Managerul Operational care va fi operat in softul Cinesys cu semnul+/- in functie de tipul diferentei constatate surplus/minus.

Stocul faptic de pungi din magazie va fi determinat prin numararea continutului fiecarei cutii de catre angajatii de la Box Office si Floor (in nici un caz Candy Bar, indifeerent de functia anagajatului respectiv). Constatarea stocului faptic este un proces de durata care se va derula respectand normele de mai jos :

1 . Angajatului care numara pungi i se va indica de catre SPV Candy din care cutii sa inceapa sa numere ( ordinea acestora ) si i se vor pune la dispozitie instrumentele necesare: elastice , pix,marker negru , hartie, scotch mare etc.

2. Intotdeauna si fara exceptie , angajatul :

Va lega pungile cu elastic in pachete de cate 50 de bucati;

Dupa numarare , va sigila cutiile doar in prezenta SPV-ului de Candy ;

Va nota pe cutia numarata: numarul de pungi constatat , data numararii , numele, prenumele si semnatura celui care a numarat

3. Fiecare cutie de pungi se va numara individual de catre un singur angajat; nu se accepta numararea unei cutii de pungi de catre mai multi angajati;

4. In incinta magaziei unde se numara pungi de catre un angajat , este interzis accesul altor angajati care nu au ca sarcina numararea pungilor .

5. Punga care este lipita ca monstra pe fiecate cutie se va rupe ( nu va fii pusa la numarat )

6.SPV Candy va tine o evidenta exacta cu numarul cutiilor numarate , angajatii implicati si SPV Candy care a fost de tura .

In cazul salatei, aceasta va fi livrata si respectiv receptionata pe baza de aviz de expeditie insotit de un certificat de calitate, urmand ca factura sa se intcmeasca in ultima zi a lunii pentru intreaga luna si numai dupa ce in prealabil SPV Candy verifica ca suma avizelor corespunde cu centralizarea celor de la Sbarro si cu centralizarea de la contabilitate . SPV CB va tb sa completeze insa si fisa de magazie si dispozitie de livrare si miscarile de marfa in soft si pentru acest produs.

3.2.2. Aprovizionarea pe bar cu marfa.

In functie de necesarul zilnic stabilit de catre SPV Candy, la inceperea zilei, se va realiza aprovizionarea cu marfa din magazie a barurilor, pana la inceperea primului spectacol, astfel incat manipularea marfii pe spatiul public sa nu se efectueze in prezenta spectatorilor.

Necesarul zilnic de marfa se determina in functie de stocul de marfa existent in bar in dimineata respectiva, de vanzarea din aceiasi zi din saptamana anterioara , sde evenimentele speciale si anumite vizionari in ziua respectiva , de datele meteo ( dacaeste urat afara vom avea mai multi clienti ,dac este frumos afara vom avea mai putini clienti ), de meciurile de fotbal ( daca este meci important vom avea clienti mai putini ).

De asemenea, aprovizionarea barurilor cu produse, se va face in cantitatea optima astfel incat sa nu mai fie necesara aprovizionarea suplimentara in aceeasi zi dar nici ramanerea la finalul zilei cu stocuri prea mari.

Aceasta operatie se efectueaza insotita de completarea si/sau emiterea urmatoarelor documente:

Dispozitie de livrare ( vezi paragraful de la capitolul Documente)

Move (Store-Candy) - dupa aprovizionarea celor doua baruri, in cadrul soft-ului CineSys se completeaza in meniul Concession/Movements/Move Store to Candy documentul Move (Store-Candy) pentru ziua curenta, cu cantitatile de produse introduse pe bar si se noteaza actul insotitor al operatiei (dispozitia de livrare), se noteaza data si nr magaziei. Acest document nu se pastreaza fizic ci doar virtual in cadrul programului, putand fi vizualizat in orice moment.

Foaie de gestiune pe bar - dupa primirea marfii in bar, Lucratorul Comercial candy va completa in acest document, la rubrica "Intrari", cantitatile de produse intrate in bar.

Toate aceste documente se indosariaza separat si se pastreaza de catre SPV Candy in birou.

Responsabilitatea pastrarii in stare buna a acestor acte cat si a pastrarii confidentialitatii datelor inscrise ii revine in totalitate SPV-ului Candy-Bar.

Corelatia care trebuie sa existe intre documente si inregistrari este:

cantitatea inscrisa pe dispozitiile de livrare = cantitatea inscrisa pe fisele de magazie la rubrica iesiri = cantitatea inscrisa in calculator la Move (Store-Candy)

Legat de aprovizionarea barului cu tavite nachos si pungi trebuiesc facute urmatoarele mentiuni :

Inainte sa fie duse in bar tavitele sunt numarate de catre SPV Candy Bar impreuna cu Managerul de tura .In situatia in care se constata diferente fata de stocul de pungi existent in cutie se intocmeste un proces verbal de constatare de diferente +/1 care se opereaza in Cinesys.

Inainte sa fie duse in bar pungile sunt numarate de catre SPV Candy Bar impreuna cu Managerul de tura .In situatia in care se constata diferente fata de stocul de pungi existent in cutie se intocmeste un proces verbal de constatare de diferente si aici avem 2 posibilati:

Daca pungile au fost receptionate si nu a fost inca intocmit stocul faptic in aceasta situatie ne raportam la numarul pungilor existente scriptic in cutie

Exemplu :la receptionarea pungilor 1 cutie pungi mamut are 1000 buc, SPV Candy si Managerul prin numararea pungilor constata 1005 pungi mamut avem o diferenta de +5 pungi mamut prin urmare Pv-ul de constatare va fi intocmit pe +5 si va fi adaugat in gestiune

Daca pungile au fost receptionate si a fost intocmit stocul faptic in aceasta situatie ne raportam la numnarul pungilor inscrise pe cutie

Exemplu :pe cutie scrie 1002 pungi mamut ,SPV Candy si Managerul prin numararea pungilor constata 998 pungi mamut avem o diferenta de -4 pungi mamut ,prin urmare Pv-ul de constatare va fi intocmit pe -4 pungi si va fi scazut din gestiune ).

Dupa ce a fost intocmit PV-ul acesta se opereaza atat in fisa de magazie cat si in softul CineSys In meniul Concession/Movements/Purches Suplier Store/new/pv nrdin data de dif numarat pungi / se selecteaza tipul pungii constatate diferenta si se opereaza cu plus sau cu minus depinde care a fost diferenta/ salvare ).

Aceste pungi ,dupa ce sunt receptionate pe bar de angajatii candy-bar si notate in dispozitiile de livrare vor fi depozitate in dulapurile candy-bar si inchise cu cheie.Cheia va sta doar la SPV Candy care va scoate sistematic,in functie de necesitati pe tot parcursul zilei teancuri de cate 50 bucati. Angajatul candy bar are datoria sa anunte Supervizorul sa vina sa scoata pungi din dulapuri cand observa ca nu mai are pungi suficiente .

3.3. Inventarierea produselor

Inventarierea produselor se efectueaza dupa cum urmeaza :

3.3.1 Zilnic pentru produsele finite (mai putin paie, capace, servetele), porumb si ingrediente Nachos ( vezi Cap VIII. Inchiderea zilei )

3.3.2 Lunar pentru toate produsele (finite sau de productie- sare, unt, concentrate, CO2, bere)

Inventarul lunar presupune parcurgerea unui proces mai laborios. Specific este faptul ca se intocmeste de catre o Comisie de inventariere din care fac parte:

supervisor Candy Bar

managerul operational de serviciu

un reprezentant al Departamentului Contabilitate

si ca vizeaza toate produsele.

Tinand cont de intervalul mai lung de timp necesar intocmirii si de faptul ca sunt implicate trei departamente, pe data de 25 ale lunii supervisorul trebuie sa ia legatura cu ceilalti membri ai Comisiei de inventariere pentru a stabili exact data si ora la care se vor inventaria magaziile si barurile. In general, inventarul lunar se realizeaza in doua zile astfel:

ultima zi a lunii pentru care se intocmeste- se inventariaza magaziile iar la final supervisorul preda cheile de la magazii reprezentantului Departamentului Contabilitate pe baza de proces verbal. Acesta va restitui cheile supervisorului la finalizarea intregului inventar. Pentru a nu ramane fara produse in bar aprovizionarea trebuie facuta cu o cantitate mai mare de produse.

Prima zi a lunii urmatoare, inainte de inceperea procesului de vanzare se inventariaza produsele din casierie.

Etape:

Verificarea stocurilor faptice din magazii de catre SPV si OM, detectarea si reglarea eventualelor diferente (reglarile se fac numai dupa ce sunt avizate de catre Operational Manager Controler) cu doua zile inainte de inventar

intocmirea stocurilor faptice pentru toate categoriile de produse de catre Comisia de inventariere existente atat in candy bar cat si in magazii si completarea tabelelor anexate (anexa )

printarea Rapoartelor pe stoc si a Rulajului pe articole lunar din Cinesys. Aceste documente se vor semna de catre toti membrii Comisiei

completarea formularului de inventariere (anexa 17) Inventarul trebuie finalizat si predat Departamentului Contabilitate pana cel tarziu pe data de 4 a lunii urmatoare. Inventarul trebuie verificat si semnat de toti membrii Comisiei de inventariere

La completarea formularului se verifica respectarea urmatoarelor egalitati:

Si = stoc faptic final al lunii precedente (pentru fiecare produs)

Sf = Sf fisa de magazie+ Sf Fisa de Box Office

Intrari Fisa de magazie=a facturi

a Iesiri Fisa de magazie = a intrari Candy Bar

Pentru determinarea vanzarii cantitatilor de produse implicate in productie se va tine cont de retetarul fiecarui produs final. Retetarul precizeaza cantitatile ingredientelor pentru fiecare produs final. Toate retetarele sunt precizate in Formularul Inventar.

Exemplu :

1 paharacola 0.75contine . 0.01lco2 . ..1 pahar . 1 pai . 1 capac . 0.118l concentrat cola

Daca in luna respectiva am vandut 1000 pahare de suc Cola 0.75, asta inseamna ca am vandut urmatoarele :

10 l CO2

1000 pahare 0.75 goale

1000 paie

1000 capace 0.75

118 l concentrate Cola

Compararea diferentelor constatate cu cele determinate de contabilitate (in mod normal acestea trebuie sa fie egale) si semnarea documentului cu diferente emis de contabilitate.

3.4 Reguli suplimentare privind gestiunea unor produse

3.4.1 Comercializarea si gestionarea produselor Nachos

I. Descrierea produsului

Nacho - fulgi de porumb produsi dupa o reteta mexicana care se servesc calzi impreuna cu sos (sos tomate sau sos de branza cald ) si chili.

II. Aparate/ dispozitive

Pentru expunerea si pregatirea produsului Nacho se utilizeaza urmatoarele dispozitive/ aparate:

Nacho Chip Warmer

Nacho Tray Warmer

Cheese Warmer

Salsa and Chili Dispenser

III. Pregatirea

Produsul nachos se serveste in tavite speciale, tavite care prezinta doua compartimente:

compartiment pentru chispuri si chili

compartiment pentru sos.

Fiecare client care cumpara acest produs va primi pe langa tavita cu produse si un servetel. In cazul in care clientii solicita servetele suplimentare pentru acest produs, angajatii Candy nu il vor refuza ci ii vor mai oferi servetele.

Angajatii Candy Bar trebuie sa serveasca produsul respectand urmatoarele cantitati pentru fiecare portie de Nachos servita:

Nacho Chips 60 grame

Sos (salsa sau branza) 80 grame

Chili 5 grame

Servetel 1 buc

Pentru a verifica respectarea retetarului mentionat, SPV Candy bar trebuie sa intocmeasca inventarul acestor produse zilnic ( vezi anexa nr 18) .Pentru intocmirea corecta a stocului faptic, supervisorul va utiliza un cantar cu abatere de 1g. Responsabil cu utilizarea si pastrarea corespunzatoare a cantarului este SPVul Candy bar.

Pentru a asigura servirea eficienta a produsului fiecare casier trebuie sa respecte in mod obligatoriu urmatorii pasi:

aprinderea dispozitivelor Nacho Chips Warmar, Cheese Warmer cu aproximativ 1 ora inainte de deschiderea barului;

alimentarea permenenta a dispenserelor si heaterelor cu produse

verificare modalitatii de expunere a materialelor promotionale

umplerea heaterului Nacho Tray Warmer cu tavite conform specificatiilor de la punctul II.2 (tavitele nu trebuie sa contina sos si chili).

In cazul in care clientii solicita acest produs casierul va trebui sa ii intrebe despre tipul de sos dorit.

umplerea unei tavite cu Nacho din Nacho Warmer

umplerea tavitelor cu sosul indicat de client

decorarea Nacho din tavita cu Chili. In cazul in care clientul refuza acest produs casierul nu il va servi.

3.4.2 Comercializarea Salata Sbarro

Pentru comercializarea si gestionarea produselor Sbarro se impun urmatoarele precizari:

Modalitatea de ambalare: Salatele vor fi ambalate in caserole de plastic, sigilate in punguta de plastic impreuna cu o furculita si un servetele.Aceste salate ne vor fi furnizate de catre cei de la Ruby Tuesday zilnic.

Salatele se vor pastra numai in frigiderele personalizate Sbaro

Nu se vor vinde salate de pe o zi pe alta deoarece acestea au un termen de valabilitate de o zi.

3.4.3 Comercializarea si gestionarea produselor Elitte

Pentru comercializarea si gestionarea produselor Elitte ( Expresso, Expresso lung, Expresso cu lapte, Cappucino, Cappucino cu ciocolata, Ciocolata si French Vanilla) se impun urmatoarele precizari

I. Modalitate de vanzare

Aceste produse pot fi ridicate de catre clientii cinematografului de la cele doua dozatoare Elite care vor fi amplasate in cinematograf (cate unul pe fiecare etaj) in baza:

fie a unui jeton platit la casa de pe Candy bar . In plus, supervisorul va primi de la furnizor un numar de 200 jetoane pe care le va rula conform procedurii aplicate de furnizorul anterior. Mai exact circuitul jetoanelor va fi urmatorul:

SPV CANDY --------> CASIER -------> CLIENT --------->APARAT ELITE -----------> SPV CANDY

fie introducand contravaloarea unui produs in aparat, in spatiul indicat pentru monede.

ATENTIE!!!

se pot utiliza doar monede de 50 bani iar clientul trebuie sa introduca 9 astfel de monede avand in vedere ca pretul unui Jeton produs este de 4.5 lei noi.

clientii care introduc banii direct in aparat nu pot acumula/ plati cu/ in puncte daca sunt detinatorii unui card de fidelitate.

II. Modalitatea de gestionare

Gestionarea ingredientelor acestor produse reprezinta sarcina supervisorilor Candy Bar. Astfel acesta va trebui sa se ocupe de comandarea, receptionarea si aprovizionarea aparatelor cu ingredientele necesare si anume: cafea Elita profesional, Ciocolata, Capucino French Vanilla, Zahar Elite Margaritar, Albitor Cofee Cremer, Pahare plastic bej, Palete Elite pentru cafea. Retetarul produselor comercializate este specificat in vezi Anexa 19 ..

Comanda ingredientelor se va face lunar, in fiecare zi de joi, in functie de stocul existent si de consumul estimat pe luna urmatoare.

Receptionarea se va face pe baza facturii fiscale care insoteste marfa.. In momentul receptionarii ingredientelor se va intocmi NIR si se vor completa Fisele de magazie.

DE RETINUT!!! este ca pentru gestionarea acestor ingrediente NU se va utiliza softul Cinesys. Aceste produse vor fi reprezentate in Cinesys de articolul «JETON».

Aprovizionarea aparatelor cu ingredientele necesare se face direct de catre Supervisorul din tura in fiecare zi de vineri a saptamanii dimineata. Pentru a inregistra alimentarea aparatelor cu ingrediente, SPV Candy Bar va completa si va semna cate o Dispozitie livrare pentru fiecare dozator aprovizionat.

ATENTIE!!!In momentul aprovizionarii aparatului, supervisorul va avea grija sa:

manipuleze cu grija recipientele de plastic

sa nu inchida clapeta verde a recipientului de cafea

sa utilizeze greutatea dupa aranjarea paletelor in recipientul aferent.

De asemenea, supervisorul va:

schimba sacul de gunoi al cosului din aparat in fiecare zi de luni si respectiv vineri a saptamanii

schimba apa din rezervorul de apa al apararului de pe etajul 1 in fiecare zi de luni si respectiv vineri a saptamanii

Inventarierea ingredientelor consumate se va face lunar. La inventarierea lunara, SPV Candy Bar va nota indexul pe sortimente de cafea citit de reprezentantul Elite in prezenta unui manager operational si a unui reprezentant al Departamentului Contabilitate. Aceste informatii vor fi notate in tabelul prezentat in Anexa 20.

Legat de inregistrarea consumului de cafea in Cinesys se impugn urmatoarele precizari:

1. Produse vandute in baza jetoanelor - acestea se inregistreaza zilnic in softul Cinesys de catre casieri.

Pentru monitorizarea consumului de produse Elite SPV candy Bar va nota la sfarsitul fiecarei luni in tipizatul atasat indexul final general si va determina numarul total de produse Elite vandute

2. Produse acordate pe protocol- In fiecare seara, SPV candy Bar va inregistra la sectiunea «Movements - Candy Out numarul de jetoane acordate pe protocol conform Fisei de gestiune aferente zilei respective.

De asemenea, toti angajatii care beneficiaza de protocol vor trebui sa respecte urmatoarele conditii:

jetonul va fi ridicat numai dupa completarea Fisei de gestiune corecta, ca si pana acum, fara a preciza sortimentul de cafea dorit.

jetonul va fi onorat exact in ziua in care a fost ridicat de la bar.

3. Produse Elite vandute cu bani, direct de la aparat. Avand in vedere ca produsele Elite pot fi platite direct la aparat si ca vanzarea produselor platite astfel nu este inregistrata in Cinesys pe parcursul zilei, desigilirarea rezervorului din aparatul Elite se va face in zilele de 16 si 29 ale lunii si se va nota numarul jetoanelor si fiselor scoase din aparat ( vezi anexa nr 21) de catre SPV candy bar care va proceda astfel:

A. Bani

- va deschide rezervorul de bani al dozatorului, va numara banii si va bate pe casa numarul de jetoane aferent, determinat pe baza raportului dintre suma de bani numarata si pretul unui jeton.

DE RETINUT!!! este faptul ca dupa deschidere, rezervorul de bani si jetoane se sigileaza de catre managerul operational impreuna cu supervisorul cu un sigiliu pe care este aplicata stampila HMO si semnaturile ambilor angajati.

De asemenea, butonul verde care permite reglarea cantitatii de cafea va fi sigilat de catre cei doi angajati conform procedurii de mai sus.

B. Jetoane

va deschide rezervorul de Jetoane al aparatului Elite si va verifica daca nr. de jetoane existente fizic in aparat este egal cu numarul de jetoane vandute si acordate pe protocol in perioada respectiva conform Raportului pe trafic si Fisei de gestiune.

Va inregistra in Cinesys la sectiunea «Movements- Supplier to store - Store to Candy" numarul jetoane ridicate din aparat + numarul de jetoane aferent sumei de bani gasita in aparat. Este foarte important ca la finalul zilei dupa golirea dozatorului de Jetoane si efectuarea inregistrarilor in Cinesys supervisorul sa aiba in stoc acelasi numar de jetoane 200 primit de la Elite.

De retinut este ca:

accesul SPV candy bar la aparatele Elite este permis doar in prezenta managerului operational care are obligatia de a pastra si cele doua seturi de chei corespunzatoare fiecarui dozator (1 set are doua chei).

SPV Candy Bar va urmari sa fie respectate intructiunile de curatare

SPV Candy Bar va urmari ca luminile cornerelor sa fie aprinse doar pe parcursul orelor operationale ale cinematografului si ca ornamentele si mesele cornerului sa fie curate.

SPV Candy Bar va nota toate observatiile clientilor legate de produsele Elite cat si de modul de comercializare al acestora si le va transmite managerului operational.

In cazul blocarii aparatelor, SPV Candy Bar va informa reprezentantul tehnic al Elite.

SPV candy bar va afisa, la loc vizibil numele persoanelor si numerele de contact ale acestora pentru comenzi si service.

3.4.4. Comercializare si gestionare produse multicardshop

Doar posesorii de card de fidelitate au posibilitatea sa isi achizitioneze produse speciale comercializate in cadrul programului Multicardshop- cani personalizate, tricouri personalizate, sepci personalizate, jucarii, carti, DVDuri etc.

Supervisorii Candy Bar vor fi responsabili cu gestionarea acestor produse. Se vor intocmi urmatoarele documente de gestiune:

NIR

Fisa de magazie

ATENTIE! Pentru carti si DVDuri se vor intocmi fise de magazie pentru fiecare titlu, chiar daca in Cinesys cele doua produse nu se vor gestiona pe titlu ci pe categorie de produs.

Dispozitie de livrare

Fisa de gestiune - se va intocmi o fisa separata de cea utilizata pentru produsele alimentare comercializate in bar, care va fi intocmita de catre managerul operational tinand cont de urmatoarele:

va fi inseriata astfel: MS_nr_data nume manager si se va stampila cu stampila firmei de catre emitent

va contine informatiile: produs MS/ Stoc initial/ Intrari/ Stoc final/ Diferente/ Semnatura NW/ Semnatura SPV

si se vor inregistra corect miscarile corespunzatoare acestor acte in softul Cinesys de catre supervisorii Candy Bar.

De asemenea, aceste produse se vor inventaria lunar, conform procedurii de inventariere a produselor alimentare.

Pe langa responsabilitatea completarii acestor acte supervizorul Candy bar trebuie sa:

sa receptioneze aceste produse sa asigure un stoc de produse nealimentare minim necesar pe fiecare bar din cinematograf

monitorizeze procesul de vanzare al produselor nealimentare

sa verifice permanent conditiile de depozitare ale acestor produse si sa sesizeze in timp util deteriorarea acestora. Produsele nealimentare se vor depozita in timpul orelor operationale pe fiecare bar in dulap (NU SE VOR EXPUNE PE RAFTURILE DIN BAR).

sa anunte insuficienta stocului in timp util (minim 1 luna inainate) Directorului de marketing si managerului operational. Relatia cu furnizorii produselor comercializate in cadrul programului Multicard Shop va fi tinuta de catre Directorul de Marketing (comanda, urmarire termen de livrare etc.), iar acesta trebuie sa informeze in timp util supervisorul Candy Bar despre termenul de livrare al comenzilor. Se va urmari ca produsele sa fie livrate in ziua de miercuri a saptamanii.

Cap. IV. Depozitarea produselor

Depozitarea marfurilor in bar si magazii:Toate produsele sunt depozitate atat in magazii cat si in baruri pe paleti sau pe rafturi

Depozitarea Porumbului -SPV Candy raspunde de depozitarea porumbului in conditiile de pastrare specificate de Furnizor.In fiecare magazie Candy-Bar este instalat cate un termometru in vederea monitorizarii unei temperaturi constatnte si propice pentru depozitarea marfii,in magazia nr 7 si nr 13 sunt instalate aparate de aer conditionat si acestea trebuiesc verificate in fiecare dimineata daca functioneaza (temperatura trebuie sa fie setata la 18) si se verifica sa nu fie apa in bidon ( daca este aceasta se goleste zilnic). De asemenea, in magaziile in care se depoziteaza porumb lumina trebuie sa fie in permanenta aprinsa.

Depozitarea Pungilor de Popcorn se va face astfel:

A) In magaziile candy-bar : in cutii sigilate si ordonate astfel incat verificarea stocului sa fie accesibila.Vor fi scoase la vanzare doar de catre SPV Candy impreuna cu Managerul Operational de tura,in functie de necesarul stabilit.

B)In candy-bar in teancuri de cate 50 buc.Acestea trebuiesc tinute incuiate in dulapuri si cheia de la dulap va fi pastrata doar de SPV Candy.

Depozitarea paharelor, paielor, capacelor tavitelor nachos: acestea se depoziteaza doar sigilate in material de plastic.In magazii vor fi depozitate in cutii asezate pe paleti de lemn ,iar in candy-bar asezate pe rafturi in dulapuri.

Depozitarea cutiilor pentru Meniu Junior si Romance se va face astfel:

A)In magaziile candy-bar :in teancuri legate de cate 50 sau 100 buc,depozitate in saci de plastic ,in cutii si ordonate astfel incat verificarea stocului sa fie accesibila.

B)In candy-bar in teancuri de cate 50 buc,in saci de plastic.Acestea trebuiesc tinute in dulapuri. Cutiile vor fi pastrate in magazii si asamblate,in functie de spatiul de depozitare.Asamblarea lor prealabila ajuta la scurtarea timpului de tranzactionare pentru comenzile care contin ca produs vandut Meniu Junior.

Depozitarea baxurilor de racoritoare se face doar pe paletii de lemn de sub tejghea ,special amenajati.In magazii vor fi depozitate doar pe paletii de lemn inveliti in saci de plastic.

Depozitarea bipurilor de concentrat se face doar pe paleti din lemn atat in magazie cat si in candy bar , bipurile care sunt puse pe dozator sunt pastrate pe rafturile special amenajate .

Depozitarea tuburilor de Co2 acestea sunt pastrate atat in magazie cat si in Candy-Bar asigurate cu lanturi.

Depozitarea untului de cocos,acesta va fi depozitat doar pe paleti de lemn inveliti in saci de plastic.Uleiul de cocos care este desigilat (este scos din cutie ) se tine in galeti, galeta de ulei trebuie sa fie acoperita cu capacul ,intotdeauna untul de cocos se pune la topit

Depozitarea ingredientelor Nachos. Pentru depozitarea ingredientelor Nachos se vor respecta prevederile de mai jos :

IV. Conditii de depozitare:

In afara de specificatiile de mai sus legate de termenul de garantie si temperatura de pastrare a produselor, angajatii Candy Bar trebuie sa tina cont si de urmatoarele aspecte:

produsele livrate in conserve ( sos branza si chili) trebuie pastrate in borcane de sticla/ inox ermetice dupa desfacerea conservelor pentru a evita deteriorarea acestora. Borcanele se vor depozita in frigiderele mici din bar.

Nu se vor desface cutii/ borcane/ pungi sosuri/ chipsuri/ chili irational si se va urmari permanent ca produsele din ambalajele desfacute sa se consume intr-un interval de timp cat mai scurt.

De asemenea, orice defectiune sesizata de catre angajati trebuie raportata in cel mai scurt timp superiorului direct pentru a fi remediata in cel mai scurt timp si pentru a preveni accidentele.

Cap. V. Specificatii privind procesul de vanzare

5.1. Monitorizarea si organizarea procesului de vanzare

Pe parcursul turei de lucru fiecare supervizor trebuie sa monitorizeze derularea procesului de vanzare , urmarind cu precadere urmatoarele :

respectarea pasilor de vanzare de catre casier (conform procedurii pentru casieri)

respectarea normelor de igiena

verificarea angajatilor prin intocmirea decontarilor partiale ( se verifica banii impreuna cu Lucratorul caruia i se face decontarea) In acest scop SPV CB genereaza de la imprimanta fiscala a casei pe care lucreaza casierul verificat un Raport X si compara numerarul existent in sertarul casei de marcat cu cifra indicata de Raportul X. Rezultatul obtinut se noteaza in fisierul Decontari Partiale (Desktop/ SPV/ Decontari Partiale). Pentru generarea raportului X se parcurg pasii :

SPV CB introduce Userul si Parola pe casa de marcat

Se acceseaza butonul simbolizat cu cheita

Se selecteaza Raport X

Decontarea partiala trebuie semnata in mod obligatoriu si de angajatul vizat.

Organizarea procesului de vanzare se refera in primul rand la distributia casierilor pe fiecare bar in functie de :

a)     traficul de clienti

Exemplu:- in cazul in care in orar sunt 4 casieri se distribuie cate 2 pe fiecare etaj, insa in cazul in care pe un etaj este aglomerat pe o perioada limitata de timp se trece de la distributia 2 cu 2 la 3 cu 1 (3 pe etajul cu traffic mai mare).

- in situatia in care numarul de angajati disponibil este insuficient intr-un anumit moment al zilei, SPV CB trebuie sa participe activ in procesul de vanzare.

b)    nivel de pregatire (timpi de tranzactionare, capacitate de organizare, vechime etc.)

c)     pozitionare anterioara

5.2. Stornare produse :

Stornarea de produse se face doar de catre spv Candy Bar

a)     In situatia in care este de stornat un produs si nu a fost folosit multicardul : Se deschide casa pe numele SPV-ului>Se introduce pe casa Userul si parola>cheita>Storno> User ,parola> selectare produs> se activeaza butonul storno > apare fereastra cu multicard >fara > ok.

b)     In situatia in care este stornat un produs si a fost folosit multicardul :User /Parola>cheita> storno >User / Parola > Se selecteaza produsul >se activeaza butonul storno > apare fereastra cu multicardul > se introduce numarul cardului > se apasa butonul card > selectare buton OK

5.3. Eveniment kids (petreceri pentru copii)

In cinematograf se pot organiza si petreceri pentru copii SPV CB fiind implicat in actiunile enumerate mai jos.

inregistrarea in sistem si incasarea contravalorii petrecerii (in sistem petrecerile sunt inregistrate prin butoane KIDS CLUB)

inregistrarea in sistem a intrarilor de produse care se consuma in cadrul acestor evenimente

inregistrarea si vanzarea a meniurilor Kids Junior

Petrecerile includ 1ora si 30 min de joaca (in general spatial dedicat este foayerul din fata salilor6-8) si vizionarea unui film selectat de parinte.

Parintii care vor organiza pentru copii lor zile de nastere in cinematograf vor achita astfel contravaloarea evenimentului:

in avans meniurile Kids Club. Se va achita un numar de meniuri KIDS CLUB egal cu numarul de invitatii distribuite (nu onorate)

imediat dupa eveniment, dar in ziua evenimentului se vor achita meniurile KIDS JUNIOR si biletele de cinematograf.

Pentru toate activitatile mentionate SPV Candy Bar va colabora cu Asistentul de Marketing (AM) delegat sa se ocupe cu organizarea. Documentul in baza caruia se vor efectua inregistrarile va fi Fisa de eveniment.

Lista detaliata a atributiilor este mai jos :

inregistrarea receptionarilor in soft pe baza facturilor predate de catre AM si intocmirea NIRurilor aferente, pentru produsele consumate in cadrul acestor evenimente (mai putin pentru baloane fara rozeta, CD, plic fara CD, lumanare, servetele, hartii de colorat)

Inregistrarea transferului de marfa din magazie in candy bar in soft pentru produsele din Tabelul 1 din Fisa de eveniment (mai putin cele aferente meniului Kids Junior), transferul de marfa din magazie in candy se face in ziua cand a fost platita prima parte a evenimentului.

inregistrarea produselor consumate in cadrul evenimentelor:

vanzare in softul Cinesys

a.      Meniu Kids Club - nr meniuri Kids Club = nr invitatii distribuite

ATENTIE!!! Pretul pentru Meniu Kids Club este stabilit pe transe de invitatii distribuite. Atunci cand SPV candy inregistreaza vanzarea Meniurilor Kids Club trebuie sa tina cont de numarul de invitatii distribuite si sa acceseze butonul corespunzator transei respective:

Nr invitatii distribuite >= 20 se acceseaza butonul KC20

Nr invitatii distribuite cuprins intre 10 si 19 se acceseaza butonul KC15-19

b.     Meniu Kids Junior - nr meniuri Kids Junior = nr invitatii onorate

De asemenea, SPV candy bar trebuie sa anunte SAul de serviciu in timp util pentru accesarea butoanelor aferente meniurilor mentionate mai sus in Cinesys. SPV Candy inregistreaza vanzarea si incaseaza banii. Bonul fiscal emis de casa fiscala va fi inmanat parintelui impreuna cu restul de bani, daca este cazul.

In cazul in care parintele solicita factura fiscala, AM trebuie sa informeze SPV Candy in timp util, iar acesta trebuie sa emita aceasta factura fiscala in cel mai scurt timp posibil.

Completarea bonului de consum pentru urmatoarele produse consemnate in Tabelul 2 din Fisa eveniment Kids: tort, apa, suc, saraturi (prajituri).

ATENTIE!!! Cantitatile pentru tort, prajituri, suc si apa se vor determina de catre SPV candy bar astfel:

Cantitate achizitionata conform facturii fiscale - Cantitate consumata conform Tabelului 1din Fisa eveniment Kids.

Cantitatile pentru CD, baloane fara rozeta, plic CD, lumanare, servetele, hartii de colorat sunt predefinite si sunt specificate in Tabelul 2 din Fisa eveniment Kids.

Bonul de consum se completeaza in doua exemplare din care unul se preda la Contabilitate, iar celalalt ramane in carnet.

Completarea PV de perisabilitate (vezi anexa nr26) pentru urmatoarele categorii de produse: prajituri, tort, apa si suc (se utilizeaza acealeasi cantitati consemnate in bonul de consum) inregistrarea acestuia in softul Cinesys in meniul Concession/ Movements/ Rejects-Candy out.. PV se va completa in doua exemplare din care unul se va preda la contabilitate, iar celalalt se va indosaria alaturi de inregistrarea in Cinesys.

c)     furnizarea stocului de produse utilizate in cadrul evenimentelor de copii AM.

ATENTIE!!! In situatia in care in ziua evenimentului au sosit mai multi copii decat erau invitati ,pentru inregistrara meniurilor Kids Club onorate in plus fata de ce s-a platit se va accesa BUTONUL Kids Club SPECIAL* nr de copii veniti in plus.

5.4. Vanzarea produselor de la Multicardshop

La vanzarea acestor produse casierii trebuie sa acceseze in mod obligatoriu butonul POINTS, iar SPV CB trebuie sa verifice la inchidere zilei, in baza Rulajului pe articole, daca au existat produse multicardshop care au fost vandute fara a se accesa butonul POINTS. In cazul in care vanzarea nu s-a facut conform regulii de mai sus, SPV CB trebuie sa storneze tranzactia gresita si sa o inregistreze corect.

5.5. Carduri de fidelitate pierdute - In situatia in care un client pierde cardul de fidelitate HMC, conform regulamentului de utilizare acesta va trebui sa plateasca contravaloarea cardului pierdut .

Inregistrarea vanzarii in sistem a cardului pierdut cade tot in sarcina SPV CB , iar emiterea noului card se va realiza in mod obligatoriu de catre asistentul de marketing front office de tura. Pentru inregistrarea vanzarii in sistem, SPV CB va parcurge aceeasi pasi ca in cazul vanzarii oricarui produs din CB cu precizarea ca trebuie sa respecte urmatorii pasi :

preia de la client suma de bani

inregistreaza in sistem vanzarea

preda clientului bonul fiscal aferent si restul de bani (AM nu trebuie sa intervina in preluarea-predarea de bani).

Pe de alta parte, in cazul in care exista clienti care isi uita cardurile de fidelitate pe baruri acestea vor fi predate de catre casieri SPV CB, iar acestia din urma le vor preda la AM pentru a anunta clientii in cauza.

5.6. Campanii promotionale

Departamentul de marketing organizeaza in cinematograf periodic campanii promotionale, iar departamentul Candy bar trebuie sa acorde, alaturi de celelalte departamente suportul pentru implementarea promotiilor.

Ca reguli generale, SPV Candy Bar are urmatoarele obligatii :

sa solicite managerilor operationali Nota interna aferenta campaniei, sa o citeasca, sa isi insuseasca si sa respecte obligatiile mentionate in Nota interna

sa se asigure ca toti angajatii citesc, cunosc si respecta obligatiile precizate in Nota interna

Cap. VI. Utilizarea aparatelor

6.1. masina de popcorn- vezi manual angajat

6.2. casa de marcat - pentru prelungirea duratei de funcionare a caselor de marcat se vor respecta urmatoarele reguli si instructiuni:

Aparatura din bar (parte de IT), imprimante, touch, cabluri se verifica la fiecare inceput de tura si sfarsit de tura.(inceput/sfarsit de tura de SPV)astfel:

Ca aparatura este intacta

Ca nu exista bucati lipsa

Ca licentele sunt intacte

Firele sunt la locul loc. (fiecare spv trebuie sa cunoasca firele existente la aparatura, care este alimentare, care nu etc)

In general ca toata aparatura nu difera fata de ultima verificare efectuata. La angajare, noului spv ii va fi prezentata toata aparatura din baruri si din birou, pentru a lua la cunostiinta in ce stare se afla si pentru a avea un termen de comparatie pentru urmatoarele verificari.

Orice nereguli gasite la proprietatile fizice ale aparaturii se anunta imediat catre departamentul IT (mail cu detaliile necesare)

Orice componente, parti sau alte obiecte fizice necunoscute (ce prezinta similaritati cu echipamentele) nu se arunca/matura/la curatenie (se pastreaza si se anunta SysAdmin-ul de tura, pe mail cu detaliile necesare)

Se va lua ca referinta o zi de functionare normala a aparaturii in Candy. Orice diferenta fata de aceasta, se va anunta departamentului IT. (mail cu detaliile necesare)

Orice mesaj aparut in plus fata de functionarea normala (referinta) se va nota exact (caracater cu caracter) si se anunta departamentului IT (mail cu detaliile necesare).

Inainte de deschiderea/inchiderea zilei pe candy se verifica Status bar-ul aplicatiei (partea de jos) unde exista mesaje de genul 'Bon Inchis','Zi inchisa'. Pentru orice mesaj necunoscut se intrerupe folosirea casei si se anunta departamentul IT (mail cu detaliile necesare)

Ca functionare:
Inainte de deschiderea unei zile, trebuie sa existe mesajul 'Zi inchisa'
Inainte de inchiderea unei zile, trebuie sa existe mesajul 'Zi deschisa'
Inainte de generarea unui nou bon, trebuie sa existe mesajul 'Bon Inchis'

In cazul unor defectiuni aparute pe perioada functionari (intre deschidere - inchiderea zilei), angatul si SPV-ul care au fost de fata, trebuie sa ofere cat mai multe informatii referitoare la fiecare actiune existenta inainte de aparitia defectiunii.. Orice informatie oricat de mica poate fi de ajutor.

La orice functionare necorespunzatoare (sau necunoscuta), nu se va efectua repetat operatia ce genereaza aceasta functionare. Se va intrerupe activitatea pe casa respectiva si se anunta departamentul IT (mail cu detaliile necesare)
Exemplu: La inchiderea cashierului, systemul nu efectueaza inchiderea. => Nu se va apasa in mod repetat inchidere ci se anunta departamentul IT

In fiecare seara Spv -ul de candy are obligatia sa inchida toate casele si imprtimatele ordirea corecta si obligatorie fiind inchiderea touchului si numai dupa aceea a imprimantei. Daca dimineata exista case/imprimante deschise (la verificare) se anunta departamentul IT (mail cu detaliile necesare)

Prizele de la case nu sunt acoperite cu baxuri pentru a permite accesul rapid la acestea.

Exista prize de culoare rosie si un prelungitor sub fiecare casa. Acestea sunt special pentru case. Nu se introduc nici un alt tip de aparate pe aceste prize/prelungitor.

In cazul in care exista lichide varsate, pe imprimanta/touch etc se procedeaza astfel :

- se scoate imediat prelungitorul din priza in cauza.

- se ridica imprimanta din pozitia initiala si se amplaseaza intr-o pozitie ce permite scurgerea lichidului din interior (pe coltul sufrafetei in care stau imprimanta si computerul)

- si aplica cat mai multe sevetele in zonele afectate pentru a elimina lichidul

- dupa toate aceste operatii (efectuate rapid) se anunta departamentul IT.

Pentru a evita eventualele incidente de acest gen ( de a curge lichid pe imprimante) se recomanda casierilor

sa nu faca piramide de pahare langa echipamente

sa fie atenti la clienti, la plecarea acestora de langa bar(pana la eliberarea acestuia)

daca sunt multe bauturi sa nu le ofere pe toate in apropierea echipamentului.

Curatarea echipamentului de sare se va efectua in fiecare seara si daca este cazul dimineatza, dupa decontarea casierului la iesirea din tura acesta are datoria de a curata sertarul in care a avut banii ( acesta se spala dupa care se sterge su servetel uscat ).

Orice anunt catre departamentul IT, se va efectua in cel mai scurt timp. (la nivel de minute)

Detaliile obligatorii in cazul unui mail: Numele SPV-ului, Numele SPV-ului anterior, Numarul casei (1, 3 5) si eroarea aparuta pe casa cu lux de amanunte

Daca exista probleme legate de totalul pe zi, bonuri, Z-uri etc, este necesar ca rola/rolele folosite sa fie disponibile.

In situatia in care se schimba preturile la produse Supervizorul de Cady are datoria sa verifice daca modificarile de preturi au fost efectuate corect . Spv-ul de candy trebuie sa verifice modificarile inainte de a deschide primele case si acesta procedeaza astfel:

Deschide casa de marcat > selecteaza fiecare produs si verifica la acesta : pretul in lei /pretul in puncte/ cate puncte se acumuleaza la produsul respectiv , daca observa greseli trebuie sa anunte imediat administratorul de retea daca a sesizat o greseala

In situatia in care a fost introdus un produs nou in bar supervizorul trebuie sa verifice : pretul in puncte / pretul in lei /puncte acumulate / componenta produsului ( este valabila pentru meniuri ), acestea se verifica atat pe casa dimineata inainte sa se deschida primacasa cat si atunci cand a fost batut primul bon pe casa.

Angajatii candy bar au obligatia :

Sa efectueze si sa pastreze curate casele de marcat si imprimantele (touch-ul se curata cu solutie preparata din 50% apa si 50% clin ,cu un servetel pe care a fost pusa solutia respectiva nu se toarna solutie direct pe touch)

Sa schimbe rola de casa atunci cand a observat dunga rosie pe rola ,acesta se schimba conform pasilor de mai jos :

Se ridica capacul la imprimanta

Se ridica clapeta din partea stanga si se ridica cuterul

Se rupe rola , si pentru a indeparta rola ramasa in aparat se apasa butonul FEED

Se desprinde capatul de la rola noua se aseaza rola in imprimanta , capatul de la rola se trece prin canalul care duce spre cuter si se apasa butonul FEED pentru a inainta rola .

Se ruleaza rola de control( rola care ramane in imprimanta)pe cilindrul pentru rola

Se rupe a doua rola ( rola care merge la client ) si se aseaza cuterul la loc.

Se pune capacul la imprimanta

Se verifica itotdeauna primul bon care iese din imprimanta sa fie imprimat ( daca rola nu este buna si nu se imprima pe ea ,se anunta supervizorul si rola care nu este buna se preda acestuia).

Cand se schimba rola pentru a scoate rola ramasa in imprimanta nu se trage de rola inapoi ci se apasa butonul FEED

Se schimba rola cu grije pentru a nu ramane capete de rola sau hartiute mici in imprimanta pentru ca acestea pot bloca imprimanta .

Sa schimbe Ribonul atunci cand observa ca nu se mai imprima bine pe bon, acesta se schimba conform instructiunilor de mai jos :

Se ridica capacul la imprimanta

Pentru a se ridica cutterul se ridica putin clapeta din partea stanga

Se prinde ribonul de ambele parti

Se ridica mai intai partea stanga a ribonului dupa care se ridica partea dreapta si se indeparteaza ribonul vechi

Se indeparteaza folia de pe ribonul nou

Se apuca ribonul de partile laterale

Se introduce mai intai partea dreapta a ribonului dupa care se apasa partea stanga

Se roteste putin rotita din partea dreapta a ribonului pentru a se fixa cat mai bine rola pe care se afla tus.

Sa nu tranteasca si sa bruscheze imprimanta

Sa curete sertarele de la case de praf si de sare

Sa curete cu atentie pe sub imprimante ( nu se trage de fire )

Sa nu lipeasca nimic pe imprimante sau pe touch-uri

Sa nu dezlipeasca nici un actibild care se afla lipit pe imprimante de catre departamentul SA

Sa actioneze imediat daca cumva a observat un scurt circuit la case : trebuie sa opreasca mai intai alimentarea cu energie dupa care foloseste Singatorul Cu Spuma

6.3. Aparate aflate in locatie (frigidere, dispensere nachos, aparate cafea

Pentru expunerea si mentinerea produselor in baruri se afla in locatie urmatoarele aparate :

Frigider Cola ( vitrina mare).

Frigider Cappy( vitrina mica).

Dozatoare Cola.

Dozatoare Bere.

Dispensere nachos.

Aparate cafea.

Heatere Salata.

Congelatoare pentru Inghetata.

Vitrine pentru Kinder.

Taoate aceste aparate apartin Furnizorilor si pentru orice defectiune aparuta Spv Candy are sarcina de a lua legatura cu furnizorul pentru a trimite o persoana autorizata sa remedieze problema , Inainte de a lua legatura cu furnizorul Spv Candy anunta Managerul de tura de problema aparuta .Sub nici o forma angajatii candy -Bar nu incearca sa remedieze ei problemele aparute..

6.4 .Utilizare lift de marfa(vezi procedura Lucrator ComercialCandy-Bar)

Cap VII. Decontarea casierilor

Decontarea casierilor reprezinta procesul de predare a incasarilor acumulate de fiecasier pe parcursul turei de lucru SPV CB de tura.

SPV CB are obligatia de a colecta incasarile de la fiecare casier in parte si de a le preda la inchiderea zilei managerului operational de tura.

Acest proces implica:

a) preluarea numerarului

In momentul in care un casier isi incheie tura de lucru, acesta parareste barul in care a lucrat impreuna cu sertarul cu bani numai insotit de catre SPV-ul de tura.

Atat casierul in cauza cat si Supervisorul care inchide, au urmatoarele obligatii legate de numararea banilor predati (incasarile):

Supervisorul si casierul care este decontat, vor efectua impreuna numaratul fizic al banilor, amandoi acordand intreaga lor atentie numai acestei operatiuni, mentinandu-si privirile orientate cu predilectie catre banii numarati;

Este strict interzis ca Supervisorul sau casierul in cauza, sa paraseasca incinta biroului SPV in momentul numararii fizice a banilor;

Este strict interzis ca Supervisorul sau casierul in cauza, sa-si orienteze atentia in alta directie sau sa se indeletniceasca cu orice alta activitate decat aceea a numaratului banilor.

nici unul din cei doi nu vor parasii biroul pana banii nu sunt numarati si de catre casier si de catre SPV Candy .

b) inregistrarea in softul de gestiune a inchiderii casei

In meniul Cinesys-Cashier-Closing se completeaza monetarul numerarului predat si identificat conform procedurii de mai sus si suma pe care casierul a primit-o la deschidere ca bani de schimb.

Prin accesarea butonului Close se opereaza inchiderea de casa in sistem.

Raportul pe casier generat astfel se printeaza intr-un singur exemplar, se semneaza de ambii angajati si se arhiveaza in dosarul DECONTARI CASIERI.

Inainte de a fi semnat SPV CB trebuie sa verifice daca conform Raportului pe casier acesta a inregistrat tranzactii eronte (exp: nu a accesat butonul POINTS la produsele Multicardshop, a accesat butonul CARTE DE CREDIT in loc de CASH etc.)

c) colectarea rolelor fiscale (bonurile fiscale martor) si arhivarea acestora in pungi pe fiecare zi in parte, respectiv in cutii pe fiecare luna in parte.

Cap VIII. Inchiderea zilei

Inchiderea zilei presupune urmatoarele etape:

Etapa 1: efectuarea decontarilor

Etapa 2: constatarea stocului faptic de produse din bar . La terminarea fiecarei zile, atat SPV Candy-Bar cat si ultimii angajati care raman pe tura, au obligatia de a numara fizic produsele aflate in bar ( foaie numarat vezi anexa nr 27) . Dupa ce fiecare nbar este numarat de casierii de tura pe de o parte cat si de SPV pe de alta parte se compara stocurile fizice constatate si se verifica diferentele.

De asemenea, SPV CB trebuie sa constate la finalul zilei si cantitatea de popcorn care se arunca si sa inventarieze porumbul si ingredientele de Nachos, utilizand tabelul de mai jos. De retinut este ca determinarea stocurilor de marfa se face impreuna cu casierul, urmand ca toate calculele de mai jos sa fie efectuate doar de SPV CB :

STOC INITIAL =stoc faptic din ziua anterioara

RECEPTIONARI= aprovizionarea cu porumb din magazie in bar in ziua respectiva

CONSUM = cantiatea de popcorn (masurata in pungi )vanduta in ziua respectiva

Exemplucalcul consum porumb:in data de.au fost vandute 20 pungi normale ,30 pungi elefant 20, pungi mamut si 5 junioare . Consumporumb=20*0.08+30*0.16+20*0.21+5*0.07=10.95 kg porumb . Pentru transformarea popcornului in porumb se foloseste tabelul de mai jos:

PIERDERI PORUMB =cantitatea de porumb neexpantada + popcornul ramas nevandut ( pentru cantitatea de porumb nevandut se foloseste tabelul pentru calcul consum

STOC FINAL=STOCUL INITIAL+RECEPTIONARI-CONSUM-PIERDERI

STOC FAPTIC=CANTITTEA DE PORUMB CONSTATATA FIZIC IN BAR

DIFERENTE=STOC FAPTIC -STOC FINAL

Exemplu :In data de 1 iunie au fost vandute 30 portii nachos salsa si20 portii nachos branza, asta insemna o vanzare pe ingrediente de :

nachos=50*0.06=3

sos salsa=30*0.08=2.4

sos branza=20*0.08=1.6

chili=50*0.005=0.25

Etapa 3 : inregistrarea produselor acordate pe protocol in meniul Candy out.

Etapa 4: determinarea diferentelor prin compararea stocurilor fizice constate pe fiecarebar cu stocul scriptic furnizat de Cinesys prin intermediul Raportului pe stoc (Cinesys-Concession- Stoc Report). Se pot constata in aceasta etapa:

a) Produse in plus - cand se constata produse in plus la numaratul fizic fata de cantitatea prevazuta in Raport pe stoc (Candy) se opereaza la scoaterea fizica a respectivelor produse din bar, de catre SPV Candy si se noteaza pe Foia de gestiuene la rubrica iesiri.

b) Produse lipsa - cand se constata produse lipsa la numaratul fizic fata de cantitatea prevazuta in Raport pe stoc (Candy) se opereaza la baterea acestor produse pe casa de catre SPV Candy ( aceste produse mai sunt verificate si de catre SPV Candy din dimineata urmatoare si acesta din urma le bate pe casa ).

In mod exceptional se pot constata diferente foarte mari intre Stocul fizic si Raportul pe stoc (Candy).Pana la verificarea erorii si pana la reglarea stocului inchiderea se efectueaza cu ajutorul unui tabel care trebuie sa contina urmatoarele coloane : DenumireProdus/Stoc Initial/Intrari/Iesiri(Vanzare)/Stoc Final/Stoc Fizic(Numarat)/Diferente/Stoc Candy (Cinesys)

Etapa 5: inchiderea caselor si generarea rapoartelor de inchidere zilnica (zurile)

Orice eroare a casei fiscale,a imprimarii eronate a bonului fiscal trebuie adusa la cunostinta departamentului SA , Managerului de tura si Operational Manager Controllerul , nu se incearca sa se remedieze eroarea sau problema aparuta la casa de marcat de catre nici un angajat candy bar ci doar de catre cei de la departamentu IT

Etapa 6: predarea banilor

SPV Candy Bar are obligatia ca incasarile acumulate de casierii care au lucrat intr-o zi sa fie centralizate si predate managerului operational de tura.

Suma de bani pe care trebuie SPV CB trebuie sa o predea managerului operational trebuie sa fie egala cu suma reflectata in Traficul pe articole generat de Cinesys (Cocession-Retail Report by group) si cu suma rapoartelor de inchidere Z emise.

In cazul in care exista diferente intre cashul colectat si suma reflectata de cele doua rapoarte SPV candy Bar trebuie sa noteze in monetar explicatia . Exemplu : se achita prin OP.

In cazul in care exista diferente nejustificate intre cele doua rapoarte (Traficul pe articole si Z) SPV Candy va nota in Traficul articolelor zilnic pe grupe cantitatea produsului lipsa sau plus si valoarea in vederea scaderii acesteia. SPV Candy va intocmi si un raport in care se va consemna problemele aparute la casa in ziua respectiva .Raportul va fi semnat de catre SPV Candy si va fi adus la cunostinta Managerului Operational si Administratorului de Retea.

Intotdeauna banii predati la sfarsitul zilei de lucru vor fi in conformitate cu raportul fiscal Z

In concluzie, la inchiderea zilei SPV Candy Bar trebuie sa se prezinte la managerul operational cu urmatoarele :

cashul colectat

monetarul aferent cashului colectat completat in 3 exemplare (1 CB, 1 OM, 1 Contab) care trebuie semnat de SPV si OM

rulajul pe articole emis si semnat doar de SPV CB in 2 exemplare (1 CB, 1 Contab)

Zurile 1 exemplar care se preda la Contabilitate

Foia de protocol emisa si semnata doar de SPV CB in 2 exemplare (1 CB, 1 Contabilitate)

Etapa 7 : verificarea curateniei efectuata in bar

Etapa 8: predarea managerului operational a cartelei de la seif si a foilorde gestiune

Cap. IX Alte atributii

Pe langa sarcinile zilnice, SPV Candy Bar treuie sa realizez si urmatoarele sarcini periodice :

1. Sarcini saptamanale

In Fiecare zi de miercuri seara Spv -Candy-bar are sarcina de a trimite la Manger propunerea de orar pentru saptamana urmatoare.

In fiecare zi de joi seara SPV-Candy are sarcina de a verifica impreuna cu Mangerul orarul Lucrat pe saptamana anterioara.

In fiecare zi de joi seara SPV Candy are sarcina de a completa pe Site preturile de achizie a produselor de la Candy https://thoth.hmplx.ro/CBOSS> USER>PAROLA>Articles> Select Site( Se selecteaza bucuresti mall)>se selecteaza perioada(saptamana anterioara de vineri pana joi)> se selecteaza fiecare articol si se modifica pretul (se tasteaza casuta verde)

In fiecare zi de joi seara se aduc reviste noi in bar (reviste si fluturasi cu programul pentru saptamana urmatoare) si se arunca revistele vechi din bar.

In fiecare zi de marti SPV candy are sarcina de a verifica si de a trimite la Manger data de expirare a produselor.

In fiecare zi de Duminica seara SPV Candy are sarcina de a preda la Manager raportul de verificare al angajatilor din saptamana anterioara.

2. Sarcini lunare

In fiecare luna ( in ultima zi din luna)SPV-Candy are sarcina de a intocmi si de a trimite la Manger pentru verificare Fisele de prezenta pentru angajatii departamentului ( vezi procedura HR)

In fiecare luna la sfarsitul lunii SpvCandy -Bar are sarcina de a efectua impreuna cu Mangerul si Contabilitatea inventarul produselor din candy( vezi anexa nr 17)

Raportul fiscal Z va fi scos si in ultima zi a fiecarei luni pe toata luna care s-a incheiat (user>parola> cheita>functii casa > date tiparire memorie fiscala > de la data de..pana la data de..) ?si va fi predat la departamentul contabilitate in dublu exemplar.

3. Sarcini ocazionale

informarea angajatilor despre Notele interne in vigoare si verificarea modului in care acestia le aplica

evaluarea activitatii anagajatilor

participarea la instructajele despre protectia, sanatatea si securitatea la locul de munca

monitorizarea respectarii conditiilor pe care trebuie sa le indeplineasca angajatii si anume :

o      analizele sunt efectuate la angajare si periodic din 6 in 6 luni

o      fiecare angajat prezinta atestat de vanzator in alimentatie publica sau face dovada ca urmeaza cursurile aferente ( Pentru efectuarea controlului periodic angajatii sunt indrumati catre Medicina Muncii (Str Pache Protopopescu Nr 109 sau Str Jean Lui Calderon Nr 33 , numar persoana de contact 0744584618))

o      fiecare angajat prezinta la angajare cazier, carte de munca si alte documente completate de HR si semneaza de luare la cunostinta regulamnetele interne in vigoare

rezolva toate problemele comunicate de angajati (exp : salariu, adeverinta etc.)

anual intocmeste planificarea concediilor de odihna si o transmite managerilor operationali

X. Modalitati de actionare in situatii de urgenta

SPV Candy Bar are datoria de a cunoaste, aplica si verifica cunsotintele angajatilor in ceea ce priveste modalitatea de actionare in situatii de urgenta tinand cont de potentialul impact al acestora asupra angajatilro si clientilor cinematografului.

Prevederile referitoare la modalitatile de actionare in sitautii de incendiu (general, masina de popcorn, casa de marcat), explozie tub CO2, atac terorist, cutremur sunt detaliate in cadrul procedurii inctomite pentru lucrator comercial.

XI. Rezolvarea reclamatiilor clientilor

Exista doua modalitati prin care clientii isi exprima nemultumirea :

a)   verbal

In aceasta situatie casierul incearca sa lamureasca situatia, iar daca nu reuseste apeleaza la ajutorul SPV Candy Bar, iar in situatia in care nici acesta nu reuseste sa rezolve solicitarea clientului va apela la ajutorul managerului operational.

b)   in scris

Orice nemultumire/reclamatie primita de la clienti poate fi exprimata si in scris ( la departamentul Box-Ofice exista un formular pentru Sugestii si Reclamatii- anexa_ unde clientul este indrumat de catre SPV sau Managerul Operational dupa ce acestia au discutat in prealabil cu clientul si nu a reusit sa il multumeasca). Aceste reclamatii sunt analizate, iar clientii sunt sunati pentru lamuriri suplimentare de catre managerul operational.

Indiferent de natura sau cauza nemultumrii clientului este foarte important ca:

timpii nostri de raspuns sa fie foarte scurti

discutia sa fie purtata de toti angajatii cu calm si amablitate in directia rezolvarii solicitarii indiferent de atitudinea manifestata de client

transmiterea problemei catre departamentele direct implicate trebuie sa se faca foarte rapid (exp: temperatura neadecvata in sala, clienti zgomotosi, greseli de locuri).

Fiecare SPV Candy Bar are obligatia de a insusi si respecta toate specificatiile de mai sus si de a solicta ajutorul managerilor operationali si trainerilor pentru lamuriri suplimentare.