Factorii comunicarii – criterii de clasificare a corespondentei

FACTORII COMUNICARII – CRITERII DE CLASIFICARE A CORESPONDENTEI

Emitatorul poate fi orice persoana fizica si juridica care are un mesaj de transmis si care foloseste mijloace materiale de realizare. Emitatorul are obligatia de a prezenta si de a mentiona mijloacele de identificare pentru raspuns.

Clasificarea corespondentei se poate face in functie de emitator:

a) corespondenta oficiala – atunci cand emitatorul reprezinta o autoritate publica

b) corespondenta privata – atunci cand emitatorul, persoana publica sau privata, scrie in calitatea sa de persoana privata unei alte persoane

c) corespondenta protocolara – atunci cand emitatorul este un responsabil de protocol si transmite un mesaj in legatura cu atributiile sale de serviciu

d) corespondenta cu regim special – atunci cand emitatorul transmite informatii confidentiale in raport cu interesele sau atributiile institutiei (publice sau private)

e) petitiile – atunci cand emitatorul este o persoana privata si scrie unei autoritati pentru solutionarea unei probleme

f)                  alte tipuri determinate in raport cu persoana de la care porneste mesajul

Mentionam ca o clasificare similara a corespondentei se face si din punctul de vedere al receptorului, dar prioritatea catalogarii corespondentei este data de tipul mesajului. Exista situatii in care emitatorul isi poate pastra anonimatul, cum ar fi reclamatiile si sesizarile, dar pentru care exista mai multe tipuri de abordare in functie de fiecare institutie (se ignora, se ia in studiu, se pastreaza si se arhiveaza fara efecte, etc.).

Din perspectiva emitatorului corespondenta se mai poate diferentia in:

– corespondenta autorizata

– corespondenta neautorizata

Avem in vedere dreptul unei persoane de a transmite anumite informatii sau solicitari, drept relevat prin respectarea principiului ierarhiei, al competentei materiale sau al competentei teritoriale.

Asadar, nu putem face o catalogare stricta a corespondentei din perspectiva emitatorului, insa trebuie respectate cateva principii:

– emitatorul trebuie sa se identifice

– emitatorul trebuie sa aiba un interes direct reflectat in mesaj

– emitatorul sa aiba calitatea juridica sau sociala de a transmite mesajul

– emitatorul sa fie de buna credinta

– emitatorul sa foloseasca mijlocul cel mai adecvat (nu se trimite ofelicitare prin Biroul documentelor secrete).

Mesajul este elementul central al corespondentei, in functie de care se face clasificarea tematica si in raport cu care se apreciaza oportunitatea, legalitatea si forma de transmitere a corespondentei. Corespondenta se poate clasifica si din punct de vedere al mesajului:

a) Criteriul de circumscriere:

– corespondenta interioara – intre compartimente sau responsabili ai aceleiasi organizatii

– corespondenta exterioara – catre sau de la o institutie spre mediul exterior

b)   Criteriul subiectului:

– corespondenta privata

– corespondenta administrativa

– corespondenta diplomatica

– corespondenta oficiala

– corespondenta de dispozitie

– corespondenta de solicitare (economico-juridica)

– corespondenta de informare (oferta si darea de seama)

– corespondenta de constatare (proces-verbal de contraventie, inventar, arhivare)

– corespondenta de indrumare (decizia si ordinul)

– corespondenta de reclamatie (reclamatia, petitia si sesizarea)

– corespondenta insotitoare de acte

c)    Criteriul accesibilitatii:

– corespondenta confidentiala, transmisa prin mijloace de securitate organizate, Biroul Documente Secrete (BDS), folosit in sistemul institutionalizat, sau destinata personal cu mentiunea pe plic, folosita intre o persoana privata si o persoana publica

– corespondenta deschisa, transmisa pe cale obisnuita, ea poate lua toate formele materiale ale corespondentei (scrisoare, fax, telefax, e-mail, etc.)

d) Criteriul suportului:

– corespondenta clasica (scrisoare, aviz, etc.)

– corespondenta telegrafica (telegrama, telex, fax)

– corespondenta electronica (e-mail)

e) Criteriul formei mesajului:

– corespondenta tipizata (formulare cu regim special si corespondenta cu reguli clasice si prestabilite – cererea, adeverinta, etc.)

– corespondenta netipizata (petitiile, informarile, notele, etc.)

f) Criteriul naturii si destinatiei exemplarelor:

– originalul, care se transmite destinatarului

– copia simpla, de arhiva sau de dosar

– duplicatul, care are valoare de original, dar se specifica natura lui

– copia legalizata sau certificata, are valoare egala cu originalul si caracterul procedurilor formale pentru opozabilitate).

Elementul mesajului este relevant pentru corespondenta si prin principiile care stau la baza redactarii sale in raport de cerintele de forma si stil. Aceste principii nu sunt unanim impartasite de catre specialisti, insa vom prezenta acele principii care au devenit clasice in timp:

Principii de forma:

– adaptarea corespondentei in raport de continut la cerintele legale

– adaptarea corespondentei in raport de mesajul transmis la regulile speciei respective

– respectarea tipului de suport pentru categoria corespondentei.

Principii de stil:

– conciziunea – nu se practica transmiterea unui mesaj in formastufoasa pentru ca isi pierde din acuratete ;

– inteligibilitatea – mesajul trebuie sa fie clar;

– respectul – mesajul trebuie sa tina cont de forma de adresare si modul de redactare de rangul celui caruia ii este destinat si de caracterul relational existent;

– uzantele – in functie de subiectii corespondentei si de obiectul acesteia se impun anumite tipare (fraza de politete introductiva, fraza de incheiere, de asigurare a consideratiei purtate etc.).

Receptorul este cel caruia ii este destinata corespondenta si poate fi orice persoana publica sau privata. Datele receptorului trebuie clar precizate in corespondenta, cu toate elementele sale (date de identificare, functia sau calitatea, modul de transmitere etc.).

Mentionam ca modul de diferentiere a corespondentei in functie de acest element este similar cu cel din cazul emitatorului. Elementele particulare ce pot aparea sunt:

Corespondenta cu destinatar multiplu

a) scrisoare deschisa

b) corespondenta cu mai multe copii

c) circulara si normele de indrumare

Corespondenta in raport de calitate

a) corespondenta adresata functiei (Domnului Ministru)

b) corespondenta adresata persoanei (Domnului Ionescu)

Corespondenta, asa cum am definit-o mai sus, reprezinta transmiterea de informatii de la un emitator la un receptor.