Inregistrarea corespondentei

INREGISTRAREA CORESPONDENTEI

Orice document, indiferent de forma pe care o are (hartie, banda magnetica, CD, folie transparenta) trebuie inregistrat. Exista mai multe tipuri de registre de intrare a documentelor, dar fiecare institutie trebuie sa aiba un registru de intrare care sa cuprinda in mod obligatoriu urmatoarele rubrici:

numar curent

data documentului

numarul de iesire al expeditorului

numarul de intrare al beneficiarului

prezentarea, pe scurt, a continutului documentului

numele persoanei sau al institutiei care a trimis documentul

numele persoanei careia i-a fost repartizat documentul

semnatura de primire a documentului

Nerespectarea acestor cerinte pot crea prejudicii institutiei respective, atunci cand se apeleaza la serviciile secretariatului pentru obtinerea de informatii despre un anumit document. In cazul institutiilor mari exista un serviciu special de registratura care tine evidenta intrarilor si iesirilor de documente pentru toate serviciile functionale ale institutiei. La registratura se foloseste stampila cu rubrici pentru numar si data, care se va completa manual. Nu este permisa inregistrarea a doua documente diferite cu acelasi numar.

Secretarul isi intocmeste o mapa de corespondenta structurata pe probleme, care va fi prezentata conducerii unitatii. Managerul va nota pe fiecare document persoana care il va primi spre rezolvare, termenul si modalitatea de rezolvare. Pentru evitarea confuziilor este necesar ca secretarul sa tina o evidenta riguroasa a persoanelor care primesc corespondenta, pe baza de semnatura. In unitatile mici sarcina de a redacta proiectul de raspuns la documentele primite ii revine secretarului. Tot secretarului ii revine sarcina de a extrage din continutul corespondentei termenele de rezolvare si trecerea lor in scadentarul de termene.

Fara a-si aroga un drept de control, secretarul are imputernicirea si obligatia de a informa periodic conducerea unitatii asupra eventualelor cazuri de nerespectare a termenelor prevazute in documente.

Realizarea documentelor de initiativa sau a raspunsurilor la corespondenta primita are un grad mare de complexitate, comporta o mare raspundere si este caracterizata printr-o mare diversitate. Secretariatele intocmesc proiectul de raspuns la scrisorile primite, dar conducerea este cea care avizeaza, semneaza si raspunde de continutul fiecarei scrisori.