PROCESUL DE COMUNICARE in cadrul laboratorului BIOS Diagnostic MC-BD-01 - 5.5.3

PROCESUL DE COMUNICARE in cadrul laboratorului BIOS Diagnostic MC-BD-01 - 5.5.3

In laboratorul BIOS Diagnostic sunt stabilite procese adecvate de comunicare ce asigura comunicarea referitoare la eficacitatea sistemului de management (al calitatii).

I            Client - Organizatie

II           In interiorul organizatiei (comunicare interna)

III          Organizatie furnizori

IV         Organizatie - Autoritati/Organisme de acreditare

a) Client - Organizatie

b) Organizatie - Client

Rezultatele analizelor nu se comunica telefonic

A.     Comunicarea inter-umana

Canale de comunicare

1.    Pe verticala (ierarhica)

1.1  De sus in jos:

Ce tip de informatie circula pe acest tip de canale:

• Comunicarea hotararilor/directivelor;
• Comunicarea masurilor preventive/corective;
• Comunicarea responsabilitatilor;
• Promovarea informarii/instruirii profesionale a personalului;
• Crearea constientizarii referitoare la normele si valorile Organizatiei;
• Influentarea opiniilor si atitudinilor personalului in sensul cultivarii conceptului de schimbare culturala si imbunatatire continua;
• Informari de etapa si recunoasterea realizarilor.

Aceasta comunicare trebuie coordonata de management la locurile de munca (ISO 9004).

1.2  De jos in sus

Ce tip de informatie circula pe acest tip de canale:

• Comunicarea aplicarii hotararilor/deciziilor;
• Comunicarea aplicarii actiunilor preventive/corective;
• Comunicarea perturbarilor/neconformitatilor aparute/potentiale
• Comunicarea propunerilor privind imbunatatirea activitatii
• Comunicarea de informatii privind cerintele clientului

• Comunicarea de informatii privind feedback-ul de la client (satisfactie/insatisfactie)

Acest tip de comunicare trebuie coordonata de management la locurile de munca, deoarece managementul trebuie sa stie in permanenta:

Care cunostinte (informatii/abilitati) sunt esentiale

Unde sunt ele disponibile in cadrul organizatiei

Care angajati le detin

Cum pot fi ele utilizate pentru a adauga valoare

Cum pot fi mentinute

2.    Pe orizontala

• Este un tip de comunicare care nu este legata strict de ierarhie
• Ea apare din necesitatea imperioasa de colaborare, atunci cand activitatea se desfasoara in echipa, iar operatiile pe care aceasta activitate le implica, trec de la o persoana la alta, sau de la un departament la altul

Ce tip de informatie circula pe acest tip de canale:

• Stadiul la care s-a ajuns in cadrul operatiei respective
• Ceea ce s-a realizat
• Ceea ce este de completat/finalizat
• Ceea ce este de corectat/imbunatatit
• Perturbari/neconformitati aparute sau previzibile
• Propuneri de masuri, schimbari
• Dezbateri

Acest gen de comunicare nu poate fi (si nu trebuie sa fie) coordonata in totalitate de management.

Managementul se asigura ca aceasta comunicare se realizeaza in cazurile specificate de proceduri. (predarea schimbului)

Managementul incurajeaza si educa personalul in ceea ce priveste lucrul in echipa, abilitatile de comunicare, imbunatatirea calitatii, castigandu-se astfel un avantaj competitiv.

Abilitatea Organizatiei de a invata din experienta depinde de:

• disponibilitatea angajatilor de a reflecta la problemele aparute
• de oportunitatea acordata angajatilor de a identifica si rezolva probleme comune in echipa
• dorinta de a intervenii preventiv
• un climat de lucru in care fiecare angajat se simte responsabil pentru performanta Organizatiei

Managementul trebuie sa asigure:

• infrastructura fizica aferenta cunoasterii, incat sa stimuleze creativitatea, gandirea pozitiva, respectul de sine
• crearea unui mediu de lucru in care se poate dezvolta o comunicare eficace
• controlul procesului comunicarii

Emitatorul transmite un mesaj catre un receptor. Acesta recepteaza mesajul si il transmite inapoi catre emitator. Acest feedback permite emitatorului sa verifice daca mesajul a fost receptionat si inteles.

Atunci cand oamenii comunica, ei actioneaza ca emitatori si receptori de mesaje. Comunicarea are succes numai daca receptorul interpreteaza mesajul asa cum l-a transmis emitatorul. Emitatorul si receptorul pot disturba procesul de comunicare datorita capacitatilor mentale, care pot fi diferite. Aceasta situatie poate fi creata, de exemplu, de educatie, de mediul din care provin, experienta, norme si valori.